Směrnice pro provedení inventarizace

Transkript

1 Obec Salačova Lhota Směrnice č.7 Směrnice pro provedení inventarizace Obec : Salačova Lhota Směrnici zpracoval: Švecová Zdeňka Obsah: 1. Legislativní rámec 2. Inventarizační činnosti 2.1. Plán inventur 2.2. Inventarizační komise - její činnost, znalosti a postupy 2.3. Odborné zajištění inventarizačních činností a technické podmínky 2.4. Ověřovací dopisy pohledávek a závazků 2.5. Inventurní soupis 2.6. Inventarizační rozdíly 2.7. Inventarizační zpráva 1.Legislativní rámec Inventarizace majetku a závazků bude provedena v souladu s ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví s vyhl.410/2009sb., zejména 6 odst.3 účetní jednotky jsou povinny inventarizovat majetek a závazky podle 29a 30 a dále podle 8 odst.4 účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné( 33a) a účetní jednotka provedla inventarizaci a dále bude provedena v souladu s vyhláškou č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků v pozdějším znění. Inventarizace veškerého majetku a závazků bude provedena v souvislosti s řádnou účetní závěrkou (mimořádnou účetní závěrkou). Cílem směrnice je podrobně upravit postupy při inventarizaci majetku a závazků. Obec provádí pouze prvotní inventarizaci vždy k Stránka 1

2 2.Inventarizační činnosti 2.1.Plán inventur Sestavuje účetní obce Zdeňka Švecová. Termín sestavení je do b.r Schvaluje a odpovědnost za zveřejnění má starosta obce v termínu do b.r. Obsahuje časové vymezení procesu inventarizace včetně vymezení okruhu majetku a závazků. Smyslem je zajistit kvalitní a kvalifikované zajištění procesu inventarizace ve vazbě na: - rozsah inventarizace, - personální zajištění, - kvalifikaci a časových dispozicích osob podílejících se na inventarizaci. 2.2.Inventarizační komise Jmenování inventarizační komise je součástí plánu inventur, zahajují a ukončují činnost v souladu se zahájením a ukončením inventarizace. Inv.komise bude nejméně čtyřčlenná. Členem inventarizační komise u fyzických inventur musí být vždy osoba odpovědná za majetek, u dokladových inventur účetní odpovědná za inventarizační položku. Dalším členem může být člen zastupitelstva, vedoucí odboru, další pracovník odboru. Předsedou komise bude zvolený člen zastupitelstva obce, případně předseda kontrolního výboru, členem komise musí být starosta, jako osoba odpovědná za správu majetku vůči radě a zastupitelstvu. Požadavky na znalosti inventarizačních komisí: znalost umístění a vlastností částí inventarizačních položek znalost značení částí inventarizačních položek identifikátory znalost ocenění částí inventarizačních položek znalost předpisů k bezpečnosti práce a hygienických předpisů znalost vnitroorganizačních inventarizačních postupů včetně postupů k vyplnění tiskopisů a oběhu dokladů znalost plánu inventur Účast odpovědného pracovníka Fyzické inventury se musí zúčastnit zaměstnanec odpovědný za inventovaný majetek. Jde-li o inventuru při změně odpovědného zaměstnance, musí se jí zúčastnit zaměstnanec funkci odevzdávající i zaměstnanec funkci přejímající. Pokud se odpovědný zaměstnanec nemůže inventury účastnit, má právo za sebe určit zástupce. Jinak zaměstnance, který se bude inventury účastnit, určí příslušný vedoucí zaměstnanec. Stránka 2

3 Povinnosti a pravomoci inventarizačních komisí Členové komisí mají právo na přístup k účetním knihám, účtům a dokumentům organizace za období běžného roku, pokud se na tyto dokumenty nevztahují zvláštní předpisy nebo pokud se dokumenty jeví z hlediska provádění inventury nebo inventarizace nepřínosné, případně předložení dokumentů není vhodné (ochrana osobních údajů, utajované skutečnosti). Případné spory o předložení požadovaných dokumentů rozhodne starosta. Členové komisí mají právo na volný přístup do veškerých prostor a k veškerým aktivům organizace k ověření fyzické existence při dodržení bezpečnostních a hygienických předpisů (např. držení zdravotních průkazů). Další povinnosti pravomoci IK jsou dány vyhláškou č. 270/2010 Sb. v 4. Hmotně zodpovědní pracovníci - v případě fyzické inventury se vždy účastní osoba odpovědná - předají před zahájením inventarizačních prací předsedovi příslušné komise podklady o pohybech majetku, které nebyly předány k zaúčtování - podepisují inventurní seznamy, svým podpisem potvrzují předání všech informací potřebných pro provedení inventury Zjištěný stav majetku se zaznamená v průkazně vedených inventurních soupisech (označení inventurního soupisu, dodatečného inventurního soupisu, označení jednotlivých stran, označení příloh, součty peněžních hodnot včetně rekapitulace). Všechny inventurní soupisy musí být podepsány pracovníky odpovědnými za provedení inventury. Musí si být vědomi odpovědnosti, která z uvedeného úkonu vyplývá. Pracovníci odpovědní za provedení inventur a inventarizace předloží vypracované inventurní soupisy společně s předávacím protokolem o provedení inventarizace. Ten obsahuje: - identifikaci inventurních soupisů včetně počtu stran, - rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy, - zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku, a návrhu řešení inventarizačních rozdílů, - návrh řešení, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů, - rekapitulaci dalších významných zjištění související s ochranou,využitím majetku apod. Provedení fyzické inventury ( 6 vyhlášky) Fyzická inventura se provádí u majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho fyzickou existenci, je možné jej prohlédnout, přepočítat, změřit či zvážit. Podstatou je zjistit skutečný stav hmotného majetku, peněz a zásob ověřením jejich fyzické existence, přitom není důležitá forma inventarizačního identifikátoru ani způsob, kterým je identifikátor k majetku připojen. Pokud existují inventarizační evidence např. karty majetku, skladové karty, místní seznamy majetku apod., je také jejich prověření součástí fyzické inventury. Stránka 3

4 Majetek v nájmu, ve výpůjčce nebo svěřený k hospodářskému využití Skutečný stav majetku účetní jednotky, který má v držení nebo v užívání jiná osoba, se bude zjišťovat fyzickou inventurou, nebo jiným vhodným způsobem, například na základě potvrzení osoby, která má majetek v užívání. Tato osoba bude pověřena k provedení inventury majetku obce, který užívá. Nemovitý majetek Existenci nemovitého majetku, který účetní jednotka běžně využívá (např. existenci budovy obecního úřadu, hasičské zbrojnice apod.) není nutné ověřovat vizuálně. Provedení dokladové inventury ( 7 vyhlášky) Dokladová inventura se provádí u majetku, jehož existenci není možné ověřit vizuálně, především u pohledávek,závazků, práv apod. Skutečný stav se zjišťuje prostřednictvím inventarizačních evidencí, tj. na základě účetních dokladů např. došlých faktur, na základě knih např. kniha došlých faktur, na základě seznamů dlužníků / nájemníků / poplatníků apod Proškolení zaměstnanců a inventarizační komise Pracovníci (zaměstnanci účetní jednotky a IK), kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, potvrdí, že byli seznámeni s vyhláškou č. 270/2010 Sb., s touto normou a s jejími přílohami a že byli proškoleni na prezenční listině školení k zajištění inventarizace a způsobu provádění. Před zahájeními inventarizační prací budou pracovníci nad rámec předpisů a vnitřních norem k inventarizaci proškoleni: s pravidly na ochranu majetku s pravidly na ochranu utajovaných informací, případně podepíší mlčenlivost s pravidly bezpečnosti práce a hygienickými předpisy s inventarizačními postupy včetně posouzení adekvátnosti ocenění částí inventarizačních položek, s postupy technických výpočtů (používá se pro zjišťování skutečného množství volně uloženého materiálu - uhlí, dřeva, písku, kamene a obdobného stavebního materiálu) s plánem inventur včetně příloh, tedy včetně rozsahu inventarizačních položek s povinnými přílohami k průkaznosti inventurních soupisů (výpisy BÚ, výpisy z OR, ze střediska CP, doklady k časovému rozlišení, dodací listy, převodky - rozpis dokumentů k průkaznosti je uveden v příloze směrnice Postupy inventur a inventarizace Metodika pro IK). s oběhem dokladů k inventarizaci a s inventurní evidencí včetně termínů předávání 2.4. Odsouhlasení pohledávek (dle ust. 3 odst. 1 písm. j) - nebude realizováno ve vazbě na závazky, není to v zájmu účetní jednotky - odsouhlasení pohledávek bude realizováno v případě, že k bude pohledávka po splatnosti více než 90 dnů a její výše bude minimálně ,- Kč. Podklady pro odsouhlasení budou dlužníkovi zaslány do s termínem vrácení do Akceptace, rozpor nebo nevrácení odsouhlasení pohledávky bude u příslušné části inventarizační položky vyznačeno. Stránka 4

5 2.5. Inventurní soupis Inventurní soupis shrnuje inventurou zjištěné skutečné stavy majetku, závazků a pohledávek. Je to průkazný účetní záznam, to znamená, že vznikl na základě přímého porovnání se skutečností. Nová právní úprava předepisuje vyhotovit inventurní soupisy vždy za konkrétní syntetický účet, případně za účtovou skupinu, nebo za seskupení několika účtů. V naší účetní jednotce budou inventurní soupisy sestavovány nejčastěji za syntetické účty. Vyhláška o inventarizaci ( 8) a zákon o účetnictví ( 30 odst. 2) předepisují následující náležitosti inventurního soupisu. a) Identifikační číslo účetní jednotky b) Číslo účtu (účtovou skupinu) a slovní označení podle směrné účtové osnovy, c) Z působ zjišťování skutečných stavů, tedy informace o tom, zda byla provedena fyzická či dokladová inventura. d) Soupis majetku, závazků a pohledávek, jejich zjištěné skutečné stavy a ocenění tohoto majetku, e) Celkovou výši ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a jiných pasiv v členění podle analytických účtů nebo podrozvahových účtů. f) Okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury, g) Jména členů inventarizační komise, jejich podpisy a datum vyhotovení h) Seznam příloh inventurního soupisu, Inventurní soupis musí také obsahovat porovnání zjištěného a evidenčního stavu majetku včetně nalezených inventarizačních rozdílů Inventarizační rozdíly Inventarizační rozdíly vzniklé chybným účtováním nebo jiným omylem, budou před vyčíslením inventarizačních rozdílů opraveny a opravné doklady s vysvětlením budou přiloženy. IK je odpovědná za zpracování a rekapitulaci výsledků inventarizačních prací a za zpracování souhrnné inventarizační zprávy včetně návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů. Inventarizační rozdíly (manka a přebytky) musí být doloženy, vysvětleny a zaúčtovány do účetnictví daného roku, odpovědnost za uvedený postup je na předsedovi IK společně s vedoucím účetním pracovníkem. Vypořádání konkrétních inventurních rozdílů musí být zpětně doplněno o odkazy na jejich vypořádání (datum a číslo účetního dokladu) Inventarizační zpráva Inventarizační zpráva bude předložena zastupitelstvu obce včetně všech příloh a vysvětlení. ZO v průběhu roku rozhodne: - o opatřeních k odstranění negativních zjištění (včetně termínů a odpovědných osob). - o vyhodnocení finančních dopadů (např. potřeba oprav a rekonstrukcí) s vazbou na rozpočet, na plány oprav - jak naložit s identifikovaným zbytným majetkem (prodej, likvidace), u prodejů opět s vazbou na rozpočet - řešení mank a schodků z hlediska odpovědnosti za škodu a požadavků na náhradu škody (převod odpovědnosti na zřízenou škodní a likvidační komisi) Stránka 5

6 - vyhodnocení dostatečnosti pojištění majetku - rozhodne o změnách záměrů využívání majetku - vyhodnocení majetkové pozice účetní jednotky na základě informací o zúčtovatelných inventarizačních rozdílech Mezi požadavky na zhodnocení ukončené inventarizace je možné zařadit požadavky na: zajištění maximální ochrany majetku ověření vlastnických práv (zajištění nabývacích titulů k majetku) zamezení možných ztrát na majetku opatření k lepšímu využití majetku využití poznatků z inventarizace k finančnímu řízení 3.Ostatní ustanovení Kontrolu dodržování této směrnice vykonává starosta obce nebo jím pověření pracovníci kontroly. Tato směrnice byla schválena zastupitelstvem obce Salačova Lhota dne usnesením číslo. s účinností od Malina Martin starosta obce. Šesták Martin místostarosta Stránka 6