ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY

Transkript

1 Základní škola Josefa Václava Myslbeka a Mateřská škola Ostrov, Myslbekova 996, okres Karlovy Vary ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY součást č INVENTARIZACE MAJETKU Vypracovala: Mgr. Věra Kučerová, zástup. ředitele školy Schválil: Mgr. Martin Fous, ředitel školy Směrnice nabývá platnosti ode dne: Směrnice nabývá účinnosti ode dne: Legislativní rámec Povinnost inventarizace majetku a závazků je zakotvena v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění ( 29 a 30). Inventarizace majetku a závazků je jedna z podmínek zabezpečujících průkaznost účetnictví ( 8, odst. 4). Prováděcím předpisem je vyhláška č. 270/2010 Sb. Tato vnitřní norma upravuje provádění inventarizací veškerého majetku a závazků, ostatních pasiv (vlastních zdrojů a rezerv), podrozvahových účtů a operativní evidence. Inventarizace se provádí vždy ke dni řádné a mimořádné účetní závěrky. Jednotlivá ustanovení této směrnice se také přiměřeně použijí pro případy mimořádně nařízených inventur tedy zejména v případě předávání věcí v případě změny osoby hmotně odpovědné za dané předměty či v případě mimořádných inventarizací pokladny. Základní cíle provádění inventarizace: zjištění, zda skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví (existence věcí identifikace případných přebytků, schodků a mank), zjištění, zda nejsou dány důvody pro účtování opravných položek k majetku, zjištění, zda byla adekvátně nastavena reálná hodnota u majetku oceněného podle 27 odst. 1 písm. h) Zákona o účetnictví, zhodnocení odpisových plánů u dlouhodobého majetku a návrhy na jejich aktualizaci v případě majetku odepisovaného rovnoměrným způsobem, zjištění případů neoprávněného používání majetku organizace identifikace nevyužívaného majetku včetně návrhu na lepší využívání, upozornění na nutnost oprav inventarizovaného majetku, identifikace majetku, pohledávek či závazků, který by měl být likvidován Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 1

2 2. Inventarizační činnosti 2.1. Plán inventur Plán inventur bude sestaven do běžného roku, ke kterému se inventarizace provádí. Odpovědnost za sestavení návrhu plánu inventur: Termín předání návrhu řediteli do: Odpovědnost za schválení návrhu: Termín schválení plánu do: Mgr. Věra Kučerová, ZŘŠ běžného roku Mgr. Martin Fous, ŘŠ běžného roku Plán inventur bude sestaven v rozsahu dle 5 vyhlášky č. 270/2010 Sb. Součástí plánu inventur bude jmenování členů inventarizačních komisí a ústřední inventarizační komise včetně podpisových vzorů jednotlivých členů. Plán inventur má závazný vzor, který je přílohou č.1 této směrnice Inventarizační komise Inventarizační komise budou jmenovány k běžného roku a seznam členů jednotlivých inventarizačních komisí bude uveden jako součást plánu inventur. Inventarizační komise budou nejméně dvoučlenné. Ústřední inventarizační komise je nejméně tříčlenná. Předsedou komise je vždy ředitel organizace. Na přípravě inventarizace (proškolení, seznámení se s podklady pro inventarizaci) jsou povinni zúčastnit se pracovníci jmenovaní: v ústřední inventarizační komisi (dále jen ÚIK) v inventarizačních komisích (dále jen IK) ostatní pracovníci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventovaný majetek nachází Příprava inventarizace odpovědnými pracovníky za majetek zahrnuje také: kontrolu označení majetku inventárním číslem, kde je to realizovatelné zajištění dokladů k převodům v rámci a vně organizace, příjemek, výdejek u zásob a cenin úplnost pokladní knihy k inventurám pokladen další práce pro hladký průběh inventur (úklid, narovnání věcí ) příprava podkladů k ověření stavu (manka do normy, způsoby zjišťování měření, vážení, přepočet ) Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 2

3 Požadavky na znalosti inventarizačních komisí: znalost umístění a vlastností částí inventarizačních položek znalost značení částí inventarizačních položek identifikátory znalost ocenění částí inventarizačních položek znalost předpisů k bezpečnosti práce a hygienických předpisů znalost inventarizačních postupů včetně postupů k vyplnění tiskopisů a oběhu dokladů znalost plánu inventur Účast odpovědného pracovníka Fyzické inventury se musí zúčastnit zaměstnanec odpovědný za inventovaný majetek. Jde-li o inventuru při změně odpovědného zaměstnance, musí se jí zúčastnit zaměstnanec funkci odevzdávající i zaměstnanec funkci přejímající. Pokud se odpovědný zaměstnanec nemůže inventury účastnit, má právo za sebe určit zástupce. Povinnosti a pravomoci inventarizačních komisí Členové komisí mají právo na přístup k účetním knihám, účtům a dokumentům organizace za období běžného roku, pokud se na tyto dokumenty nevztahují zvláštní předpisy nebo pokud se dokumenty jeví z hlediska provádění inventury nebo inventarizace nepřínosné, případně předložení dokumentů není vhodné (ochrana osobních údajů, utajované skutečnosti). Případné spory o předložení požadovaných dokumentů rozhodne ředitel školy. Členové komisí mají právo na volný přístup do veškerých prostor a k veškerým aktivům organizace k ověření fyzické existence při dodržení bezpečnostních a hygienických předpisů (např. držení zdravotních průkazů). Další povinnosti pravomoci IK a ÚIK jsou dány vyhláškou č. 270/2010 Sb. v 4, povinnost proškolení v bodě 3.3 této směrnice Odborné zajištění inventarizačních činností a technické podmínky Pro odborné zajištění inventarizačních činnosti budou pracovnící, kteří se podílejí na přímém zajištění inventarizace proškolení a budou mít k dispozici dokumentace a významné informace dle bodu směrnice 3.3. Pravidlo bezpečnosti a ochrany majetku Při fyzické inventuře jsou členové komisí povinni dodržovat bezpečnostní a hygienické předpisy. Při inventuře majetku významné hodnoty, cenných papírů, významných dokumentů a hotovosti se musí zajistit bezpečnost členů komisí a ochrana majetku (uzamčení místnosti, ozbrojená ochrana, apod.) Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 3

4 2.4. Připojování podpisových záznamů Dle podpisových vzorů, které jsou přílohou plánu inventur, budou připojovány podpisové záznamy na inventurní soupisy, dodatečné inventurní soupisy, k inventarizační zprávě a případně k jiné inventarizační evidenci Ocenění podle 26 (zásoby) Odpovědný pracovník je povinen poskytnout IK podklady pro ocenění inventarizačních přebytků (identifikace reprodukčních cen, kterými by přebytky měly být oceněny). Tyto skutečnosti musí být zvlášť uvedeny v části inventurního soupisu (viz závazné vzory inventurních soupisů a dodatečných inventurních soupisů) Ověřovací dopisy pohledávek a závazků Ověřovací dopisy na závazky nebudou zasílány dodavatelům, protože to není v zájmu účetní jednotky. Ověřovací dopisy na pohledávky budou zasílány jen v případě pohledávek po splatnosti 30 a více dní. Bez ohledu na částku a splatnost budou předmětem ověření pohledávky a závazky ve vztahu ke zřizovateli včetně dohadných položek aktivních a pasivních. Ověřovací dopis je v tomto případě možno nahradit plně prostřednictvím ové korespondence. Ověřovací dopisy budou odeslány do 5.1. následujícího roku Zjišťování informací pro zúčtovatelné inventarizační rozdíly Z hlediska potenciální tvorby opravných položek uvede IK v inventurním soupisu případ zjištění neadekvátnosti ocenění majetku za těchto podmínek: hodnota majetku se jeví nižší, než jeho ocenění snížené o oprávky z důvodu: A zároveň 1. majetek vykazuje znaky významného zanedbání běžné údržby až ztráty funkčnosti 2. vnější okolnosti významně snižují hodnotu majetku (nedostupnost, ekologická zátěž, hlučnost a jiná omezení v činnosti vedlejšími stavbami, omezení využití např. chráněná krajinná oblast, rezervace atd.) hodnota majetku se jeví nižší významně minimálně o 10% V tomto případu je IK odpovědná za identifikaci daných případů, konkrétní posouzení oprávněnosti daného návrhu a případné výše opravné položky již není předmětem práce konkrétní inventarizační komise, ale je realizována v rámci dalšího postupu práce při vyhodnocení inventur (obsaženo v inventarizační zprávě). Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 4

5 Inventurní komise dále upozorní zejména na případy, kdy prováděný režim odepisování jednotlivých věcí významně neodpovídá skutečné životnosti jednotlivých věcí. V tomto případu je IK odpovědná za identifikaci takových případů, konkrétní posouzení adekvátnosti a případného návrhu na změnu odpisového plánu již není předmětem práce konkrétní inventarizační komise, ale je realizována v rámci dalšího postupu práce při vyhodnocení inventur (obsaženo v inventarizační zprávě) 2.8. Inventarizace cizích věcí Předmětem fyzické inventury jsou také podle 6 odst. 5 Vyhlášky 410/2010 Sb. věci nacházející se na pozemcích, v budovách nebo jiných prostorech, které jsou ve vlastnictví organizace, nebo k nimž organizaci přísluší hospodaření, pokud z této skutečnosti mohou vznikat práva a povinnosti. Za případy, z nichž by mohly vznikat práva a povinnosti, výslovně nejsou považovány případy věcí umístěných v místech určených pro zaměstnance a žáky školy. Provádění inventarizace u těchto věcí by bylo v rozporu s Listinou lidských práv a svobod Oběh dokladů k zaúčtování inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných inventarizačních rozdílů Jednotlivé inventurní soupisy budou předány ÚIK k celkovému vyhodnocení, přípravě dokladů k proúčtování zúčtovatelných inventarizačních rozdílů a zpracování inventarizační zprávy. Termín pro předání inventurních soupisů z fyzických inventur účetní k porovnání s účetním stavem: nejdéle do běžného roku Termín pro předání inventurních soupisů z fyzických inventur s již odsouhlasenými stavy s účetnictvím ÚIK: nejdéle do následujícího roku Termín pro předání inventurních soupisů z dokladových inventur: nejpozději v den odeslání účetní závěrky Předání dokladů k proúčtování zúčtovatelných inventarizačních rozdílů: nejpozději následujícího roku Postupy pro vyhodnocení inventarizační zprávy Inventarizační zpráva má závazný vzor, který je přílohou této směrnice. Inventarizační zpráva je předkládána řediteli organizace, který mimo jiné rozhodne o opatřeních Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 5

6 k odstranění negativních zjištění (včetně termínů a odpovědných osob). Jedná se například o vyhodnocení finančních dopadů (např. potřeba oprav a rekonstrukcí) s vazbou na plán výnosů a nákladů, na plány oprav jak naložit s identifikovaným zbytným majetkem (likvidace) řešení mank a schodků z hlediska odpovědnosti za škodu a požadavků na náhradu škody vyhodnocení dostatečnosti pojištění majetku rozhodne o změnách záměrů využívání majetku vyhodnocení majetkové pozice účetní jednotky na základě informací o zúčtovatelných inventarizačních rozdílech opatření k lepšímu využití majetku zajištění maximální ochrany majetku Kopie inventarizační zprávy je zároveň předkládána likvidační komisi pro realizaci případných kroků směřujících k vyřazení majetků. 3. Další inventarizační činnosti 3.1. Inventarizační identifikátor Veškeré části inventarizačních položek budou označeny inventarizačními identifikátory v souladu s vyhláškou č. 270/2010 Sb., a to buď připojením k dané věci, nebo jednoznačným popisem Seznam inventarizačních identifikátorů Seznam inventarizačních identifikátorů bude archivován s inventarizační evidencí v elektronické podobě. Tento seznam tvoří především: 1. seznam inventárních čísel registru majetku, evidenčních čísel OTE, evidenčních čísel skladové evidence 2. seznam použitých čísel dokladů v jednotlivých dokladových řadách na základě schválené organizace účetnictví v účetní jednotce 3. seznam jednoznačných popisů k jednoznačnému určení majetku u částí inventarizačních položek, kde nelze využít bod 1 nebo Proškolení zaměstnanců a inventarizačních komisí Pracovníci (zaměstnanci účetní jednotky a IK), kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, potvrdí, že byli seznámeni s vyhláškou č. 270/2010 Sb., s touto normou a s jejími přílohami a že byli proškoleni na prezenční listině školení k zajištění inventarizace a způsobu provádění. Před zahájeními inventarizační prací budou pracovníci nad rámec předpisů a vnitřních norem k inventarizaci proškoleni: Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 6

7 s pravidly na ochranu majetku s pravidly na ochranu utajovaných informací, případně podepíší mlčenlivost s pravidly bezpečnosti práce a hygienickými předpisy s inventarizačními postupy včetně posouzení adekvátnosti ocenění částí inventarizačních položek, s postupy technických výpočtů s rozsahem inventarizačních položek s povinnými přílohami k průkaznosti inventurních soupisů s oběhem dokladů k inventarizaci a s inventurní evidencí včetně termínů předávání Pracovníci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, před zahájením prací obdrží: seznamy inventarizačních položek, případně jejich částí (části inventarizačních položek je možné předat i v elektronické podobě). seznamy inventarizačních identifikátorů tiskopisy stanovené přílohami této směrnice k vyplnění 4. Závěrečná ustanovení 4.1. Kontrolou provádění ustanovení této směrnice je statutárním orgánem školy pověřen zaměstnanec: Mgr. Věra Kučerová 4.2. Uložení směrnice v archivu školy se řídí Spisovým a skartačním řádem školy Směrnice nabývá účinnosti dnem: Zaměstnanci školy s touto směrnicí byli seznámeni dne V Ostrově dne Mgr. Martin Fous ředitel školy Přílohy: 1. plán inventur 2. inventarizační zpráva Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 7

8 Plán inventur na rok na rok 2013 platnost od do Příloha č. 1 Ve smyslu zákona 563/1991 Sb., o účetnictví a prováděcího předpisu č.270/2010 stanovuji tento plán inventur. Zřízení inventarizačních komisí, definice inventurních soupisů K zajištění inventarizace se zřizují tyto inventarizační komise: Ústřední inventarizační komise: Předseda: Mgr. Martin Fous, ředitel organizace Členové: Mgr. Věra Kučerová (koordinátor průběhu inventarizace v celé organizaci) Ing. Irena Frýdlová (osoba odpovědná za evidenci majetku a grafickou úpravu inventarizačního zápisu) p. Rostislav Košátko (osoba odpovědná za umístění majetku a dovršení fyzické inventury) pí Stanislava Jeřábková (osoba odpovědná za porovnání stavu zjištěného fyzickou inventurou se stavem v účetnictví) Mgr. Václav Hruška (koordinátor průběhu inventarizace na úseku MŠ) Mgr. Martin Fous Mgr. Věra Kučerová Ing. Irena Frýdlová p. Rostislav Košátko Stanislava Jeřábková Mgr. Václav Hruška Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 8

9 K zajištění inventarizace jmenuji tyto dílčí inventarizační komise: DIK č. 1: Druh majetku: Drobný dlouhodobý nehmotný majetek (včetně oprávek k drobnému dlouhodobému nehmotnému majetku) Místo provedení: budova ZŠ a budova MŠ Výše uvedený majetek zaúčtován na účtech číslo 018. a 078. Předseda komise: Mgr. Kateřina Rücková Členové komise: Mgr. Hana Stýblová, Mgr. Martin Choutka Mgr. Kateřina Rücková Mgr. Hana Stýblová Mgr. Martin Choutka DIK č. 2: Druh majetku: dlouhodobý hmotný majetek odepisovaný a dlouhodobý hmotný majetek neodepisovaný (samostatné movité věci a soubory) Místo provedení: budova ZŠ a budova MŠ Čísla účtů : , , Předseda komise: Mgr. Lenka Machalová Členové komise: Mgr. Markéta Vomočilová, Kamila Tekely, Bc. Veronika Baláková Mgr. Lenka Machalová Podpisový vzor - viz příloha k plánu inventur Mgr. Markéta Vomočilová Kamila Tekely Bc. Veronika Baláková DIK č. 3: Druh majetku: drobný dlouhodobý hmotný majetek Místo provedení: budova ZŠ a budova MŠ Čísla účtů : , , , , , Předseda komise: Mgr. Andrea Bärreiterová Členové komise: Jiří Hájek, Iva Tarabulová, Gabriela Bláhová Mgr. Andrea Bärreiterová Jiří Hájek Iva Tarabulová Gabriela Bláhová Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 9

10 DIK č. 4: Druh majetku: účty oprávky k samostatným movitým věcem a souborům movitých věcí, oprávky k drobnému dlouhodobému hmotnému majetku Čísla účtů: 082., 088. Předseda komise: Stanislava Jeřábková Členové komise: Ing. Irena Frýdlová, Mgr. Martin Fous Stanislava Jeřábková Ing. Irena Frýdlová Mgr. Martin Fous DIK č. 5: Druh majetku: jiný drobný dlouhodobý hmotný majetek Místo provedení: budova ZŠ a budova MŠ Čísla účtů: 902. Předseda komise: Mgr. Vladimír Vízdal Členové komise: Mgr. Hana Tamchynová, Jitka Lichtenbergová, Tamara Brožíková Mgr. Vladimír Vízdal Mgr. Hana Tamchynová Jitka Lichtenbergová Tamara Brožíková DIK č. 6: Druh majetku: peněžní prostředky v pokladně Místo provedení: hlavní pokladna, valutová pokladna (hmotně odpovědná osoba pí Kateřina Fedorová) účty č , Předseda komise: Stanislava Jeřábková Členové komise: Ing. Irena Frýdlová, Kateřina Fedorová Mgr. Václav Hruška Ing. Irena Frýdlová Kateřina Fedorová Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 10

11 DIK č. 7: Druh majetku: zásoby ve skladu čisticích prostředků a zásoby ve skladu potravin MŠ Čísla účtů : , Předseda komise: Ing. Irena Frýdlová Členové komise: Rostislav Košátko, Pavlína Boboková Ing. Irena Frýdlová Rostislav Košátko Pavlína Boboková DIK č. 8: Druh majetku: dlouhodobý finanční majetek, pohledávky a závazky, účty-viz účtový rozvrh Předseda komise: Mgr. Václav Hruška Členové komise: Stanislava Jeřábková, Ing. Irena Frýdlová Mgr. Václav Hruška Podpisový vzor příloha k plánu inventur Stanislava Jeřábková Ing. Irena Frýdlová Likvidační komise (LK) v tomto složení : Předseda LK: Mgr. Václav Hruška Člen LK : Kateřina Fedorová Člen LK : p. Rostislav Košátko LK připraví a zpracuje podklady k návrhu na vyřazení majetku, návrh je předkládán k posouzení a rozhodnutí Likvidační komisi MÚ Ostrov v termínu do Povinností LK je zajistit do jednoho měsíce po ukončení inventarizace fyzickou likvidaci vyřazeného majetku včetně zpracování protokolů o vyřazení majetku a zajištění potvrzení firmy, která fyzickou likvidaci vyřazeného majetku provede. Při inventarizaci se postupuje dle vnitřní normy č.30. Členové inventarizačních komisí jsou povinni postupovat dle vyhlášky č. 270/2010 Sb. Sb. a dle vnitřní normy k inventarizaci organizace. Za tímto účelem jsou povinni se s oběma předpisy seznámit. UIK je povinna seznámit s touto normou a závaznými vzorovými tiskopisy všechny členy IK do Členové inventarizačních komisí včetně předsedů se zúčastní proškolení k provádění inventarizace dne a svoji účast potvrdí na prezenční listině účastníků proškolení. Každá z výše uvedených inventarizačních komisí zpracovává jeden inventurní soupis, pouze komise č. 8 zpracovává 10 inventurních soupisů Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 11

12 Komise č. Inventurní soupis vymezení účtů (účtových skupin, účtových tříd) 1 IS č. 13 účty č a IS č. 14 účty č , a IS č. 15 účty č , , , , , IS č. 16 účty č. 082., IS č. 17 účet č IS č. 02 účty č , IS č. 12 účty č , IS č. 1 a IS č.3 až 11, účty č. viz. příloha účtový rozvrh Harmonogram inventarizačních prací Práce zajišťované inventarizačními komisemi Inventarizace zajišťované komisí č. 1-5: a) předání dokumentace nutné k provedení inventur b) zahájení fyzické inventury c) ukončení fyzické inventury d) porovnání s účetním stavem, řešení inventurních rozdílů e) vypracování inventurního soupisu Inventarizace zajišťované komisí č. 6: (pokladna) a) zahájení fyzické inventury b) ukončení fyzické inventury c) vypracování inventurního soupisu Inventarizace zajišťované komisí č. 7: (sklad čisticích prostředků ) a) zahájení fyzické inventury b) ukončení fyzické inventury c) vypracování inventurního soupisu Inventarizace zajišťované komisí č. 7: (sklad potravin) a) zahájení fyzické inventury b) ukončení fyzické inventury c) vypracování inventurního soupisu Inventarizace zajišťované komisí č. 8: a) zahájení inventury b) ukončení inventury Další navazující činnosti a) veškeré inventarizační a zúčtovatelné inventarizační rozdíly musí být proúčtovány k datu zpracování účetní závěrky Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 12

13 b) termín pro předání inventurních soupisů z fyzických inventur účetní k porovnání s účetním stavem (nejdéle do ) c) termín pro předání inventurních soupisů z fyzických inventur s již odsouhlasenými stavy s účetnictvím ÚIK (nejdéle do ) d) termín pro předání inventurních soupisů z dokladových inventur (nejpozději v den odeslání účetní závěrky) e) předání dokladů k proúčtování zúčtovatelných inventarizačních rozdílů (nejpozději ) f) termín závěrečného jednání UIK g) zpracování inventarizační zprávy h) předání inventarizační zprávy řediteli organizace (pro další navazující opatření) V Ostrově, dne ředitel školy Organizační řád školy součást č.30 Inventarizace majetku strana 13