ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA

Transkript

1 Akademický informační systém ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA o.p.s. Studijní referentka Svazek 5 Verze: 7.25 Datum: 11. března 2016 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Studium Studijní období Studijní systém Katalog předmětů Kódy studia Studentské karty Studijní evidence Studijní evidence Osobní údaje studenta Ubytovací stipendia Sociální stipendia Financování studia Údaje o studiu Průběh studia Nestandardní operace se studiem Zakládání studií Zkušební zprávy Statistiky počtu studentů V Počet studentů na cvičení Rozdělení studentů do skupin Statistika počtu osob ve skupinách Vyřazování studentů ze studia Hromadná změna kreditů u zapsaných studentů Tisk prázdného formuláře na žádosti studentů Tisk informačních kartiček Elektronické žádosti na studijní oddělení Centrální tisk potvrzení o studiu Evidence studentů v kurzech Zápis do kurzu Studijní evidence studentů kurzu Bakalářská zkouška Studijní sestavy a výpisy Seznamy studentů (tzv. dvacítky) Definice sestav studentů Úspěšnost studentů v předmětech Hromadný tisk výkazu o studiu (V7) Hromadný tisk dokumentů Výkazy vykonané práce Seznam vypsaných termínů zkoušek Statistiky počtu studentů dle různých kritérií

4 5 Závěrečné zkoušky a oficiální výstupy Státní zkoušky Termíny pro přihlášení ke státní zkoušce Správa předmětů a šablon státních a závěrečných zkoušek Archivace oficiálních dokumentů a tisk duplikátů Vysvědčení o státní zkoušce Tisk výstupních dokumentů Tisk imatrikulačních listů Hromadné zadávání a tisk ocenění Rozvrhy Editace rozvrhů Nastavení vyučujících u předmětů Kolize rozvrhových akcí Požadavkové listy Rozvrhy dle studijních plánů Nastavení vyučujících u předmětů Rozdělení místností mezi pracoviště Financování a poplatky Přehled financování studentů Finanční přehledy poplatků Přehled plateb na bankovních účtech Nespárované platby za financování Upomínky za neuhrazené financování Zaslání u dlužícím studentům Sazebník poplatků za studium Stipendia Zadávání stipendií Sestavy stipendií podle období Sestavy stipendií pro fakultu (bez rozlišení období) Příprava stipendií k vyplacení Evidence bankovních spojení Tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium Přehled nároků na sociální stipendia Rejstřík 213 4

5 Seznam obrázků 1: Vyhledání studenta ve Studijní evidenci : Studijní evidence : Seznam adres s formulářem pro jejich vložení : Bankovní spojení : Změna příjmení studenta při změně rodinného stavu : Zadávání omluvenek : Mapa studií : Správa karet : Změna rodného čísla : Ubytovací stipendia : Sociální stipendium : Přehled financování : Přehled financování studenta : Přehled plateb studenta : Úprava částky, zrušení rozhodnutí : Stanovené kódy studia : Převedení platby za studium na jiný variabilní symbol : Evidence financování studia obrazovka před sběrem dat SIMS : Evidence financování studia obrazovka po sběru dat SIMS : Korekce údajů SIMS : Založení studia na jiné vysoké škole : Korekce údajů SIMS přestup na jiné studium : Dopis o ukončení studia : Nesplněné studijní povinnosti : Přestup mezi programy : Zápis studenta : Přihláška k SZ : Úprava podané přihlášky k SZ : Informace o podané přihlášce k SZ editace ukončena : Komise SZ : Zrušení přihlášky k SZ : Návrh tématu závěrečné práce : Zobrazení aplikace Závěrečná práce : Externí oponenti závěrečné práce výzva : Prohlídka státních zkoušek : Prohlížení logu studovaných předmětů : Ocenění studenta : Přehledy a informace o studiu : Formulář pro vložení přerušení studia : Příklad vloženého přerušení studia : Zápisový arch při ukončování přerušení : Uznaná doba rodičovství : Formulář pro změnu formy studia : Formulář pro změnu oboru studia : Změna posledního kódu studia

6 6 46: Návrh na ukončení studia : Formulář pro ukončení studia : Příklad studijní evidence studenta s úspěšně ukončeným studiem : Vrátit do studia : Zrušení předmětu : Evidence uznaných předmětů : Hromadné uznávání předmětů : Průběh studia : Přehled registrací studenta : Nestandardní operace se studiem : Zakládání studií : Volba operace se zkušebními zprávami : Zkušební zpráva : Automatické doplnění hodnocení předmětu : Zobrazení zkušební zprávy : Statistika počtu studentů : Počet studentů na cvičení : Počet studentů ve skupinách se čtvrtinovou obsazeností : Rozdělení studentů do skupin : Statistika počtu osob ve skupinách : Příklad zobrazení aplikace Hromadné vyřazování studentů ze studia : Hromadná změna kreditů : Tisk informačních kartiček : Nepřiřazené žádosti : Řešená žádost : Historické a řešené žádosti na studijním : Studijní evidence studenta zapsaného do kurzu část pro správu studia : Seznamy studentů (tzv. dvacítky) : Úprava nabídky filtrů formuláře : Úprava nabídky Typy sestav : Evidence sestav : Vytváření vzhledu sestav : Prohlížení vzhledu sestav : Úspěšnost studentů v předmětech : Hromadné hodnocení úspěšnosti předmětů : Individuální tisk sestavy V : Příklad formuláře pro omezení výběru studentů pro hromadný tisk sestavy V : Hromadný tisk dokumenttů : Vypsané termíny zkoušek : Statistiky počtu studentů dle různých kritérií : Seznamy studentů přihlášených ke státní zkoušce podle šablon : Seznamy studentů přihlášených ke státní zkoušce bez předmětů : Seznamy studentů přihlášených k danému předmětu státní zkoušky : Komise státních zkoušek : Členové komise státních zkoušek : Přidělení předmětů komisi SZ : Přidělení studentů komisi SZ : Formulář pro založení komise státní zkoušky kopií

7 94: Kopírování komise do jiného studijního období : Vyřazování studentů z komise státní zkoušky : Seznamy studentů tisk protokolu : Termíny pro přihlášení ke státní zkoušce : Evidence předmětů SZ ve skladu : Evidence tematických celků předmětů : Prohlížení tematických celků : Skupiny předmětů státních zkoušek : Šablony předmětů státní a bakalářské zkoušky : Tisk duplikátů : Odstranění dokumentů z archivu : Hromadné odstranění dokumentů z archivu : Volba skupiny studentů pro zadávání vysvědčení : Formulář vysvědčení : Formulář vysvědčení studenta s nesplněným studijním plánem : Hromadná kontrola vysvědčení : Tisk diplomů, výkazů a dodatků k diplomům : Tisk osvědčení : Individuální tisk imatrikulačního listu volba kritérií : Hromadné zadávání ocenění : Hromadný tisk ocenění : Rozvrhy jednoho období : Přesuny v rozvrhu : Rozvrhové akce : Editace periodické rozvrhové akce : Editace blokové rozvrhové akce : Paralelky blokových rozvrhů : Nastavení vyučujících u předmětů : Kolize rozvrhových akcí : Příklad výpisu kolizí rozvrhů : Kontrola rozvrhových akcí dle hodinových dotací : Přehled požadavků : Zobrazení požadavkového listu učitele : Zobrazení požadavkového listu předmětu : Rozvrhy dle studijních plánů : Nastavení vyučujících u předmětů : Přehled financování studentů : Nespárované platby za financování : Zaslání u dlužícím studentům : Sazebník poplatků za studium : Zadávání stipendií : Sestavy stipendií podle období : Sestavy stipendií pro fakultu (bez rozlišení období) : Příprava stipendií k vyplacení : Evidence bankovních spojení : Hromadný tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium : Individuální tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium : Přehled nároku studentů na ubytovací stipendium : Zobrazení aplikace při výběru kvartálu pro výplatu ubytovacích stipendií 211 7

8 8 143: Přehled nároků na sociální stipendia

9 Vážené studijní referentky, pátý svazek příručky Akademického informačního systému ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s. (ŠAVŠ) je určen především referentkám studijního oddělení. Obsah je zaměřen na aplikace studijního systému, který společně s aplikacemi přijímacího řízení patří k nejrozsáhlejším subsystémům Akademického informačního systému. Úvodní část příručky je věnována názvosloví a pojmům používaným v souvislosti s AIS. V následujících částech publikace jsou postupně rozebrány aplikace Studijního oddělení, jako například studijní evidence, hromadné tisky dokumentů, agenda státních zkoušek, rozvrhy, stipendia. Popis je, jako v předešlých dílech dokumentace, doprovázen screenshoty, tipy a poznámkami a podle potřeby i názornými příklady. I tato publikace přímo navazuje na první svazek Všichni uživatelé v němž je uvedeno, jak dokumentaci číst. Pro snadnější pochopení některých částí doporučujeme nahlédnout do předchozích svazků určených studentům a učitelům, s příznačnými názvy Student a Učitel. Svazek Studijní referentka lze doporučit i systémovým integrátorům a všem, kteří se zajímají o práci a aplikace studijního oddělení. Protože celá dokumentace k informačnímu systému vzniká ve stejných souborech jako dokumentace pro rozsáhlejší univerzity, hovoří se v některých částech textu o fakultách. Tento text platí i pro ŠAVŠ. Také pojem systémový integrátor fakulty (SIF) splývá s pojmem systémový integrátor univerzity (SIU) osoby jsou totožné. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 9

10

11 1 Studium Kapitola přibližuje pojmy studijní a univerzitní období, ve stručnosti vysvětluje, co je to katalog předmětů. Nejrozsáhlejší částí kapitoly je pojednání o kódech studia, které jsou velice důležitou součástí evidence studentů a jejich studií na fakultě. Sestavy studentů s jejich kódy studia jsou v pravidelných intervalech zasílány do matriky studentů (SIMS). 1.1 Studijní období Celé studium studenta je členěno na období studijní období. Období je jednotkou postupu studenta v jeho studiu. Po splnění všech požadavků daných v aktuálním studijním období je student zapsán do následujícího období a tím postupuje ve svém studiu dále. Datum začátku a konce období je dáno harmonogramem univerzity. Některé činnosti však probíhají ještě před počátkem období (např. přijímací řízení), jiné i po jeho skončení (např. evaluace předmětů). Každá fakulta má svá vlastní studijní období, evidovaná v aplikaci Evidence období, se kterou pracuje integrátor fakulty. Používá ji k nastavování parametrů období a řízení jednotlivých akcí (zápisy, zkušební zprávy, přijímací řízení atd.). Významným atributem období je veřejné období. Běžný uživatel systému (pedagog, student) se při práci s AIS setká pouze s obdobími, která byla označena jako veřejná. Neveřejná období slouží systémovému integrátorovi k činnostem, které nemají být běžným uživatelům viditelné. Typickým použitím neveřejného období je sklad předmětů nebo prosté ukrytí nově vytvářeného období do doby, než bude kompletně připraveno a zpřístupněno uživatelům. Stručný přehled průběhu každého studijního období popisuje časová osa aplikace Harmonogram. Univerzitní období Univerzitní období vzniklo na základě potřeby určit, která období na jednotlivých fakultách patří do stejného akademického roku. Univerzitní období a s ním spojený harmonogram, řídí termíny spouštění některých celouniverzitních akcí, jako mohou být například registrace, zápisy, podávání žádostí o koleje. 1.2 Studijní systém Evidovaná studia jsou rozlišována tzv. studijním systémem, který umožňuje od sebe odlišit studia s ohledem na studijní plány, na podmínky postupu studentů do dalšího semestru studia (například počet kreditů nutných k postupu). Studijní systémy jsou označovány velkými písmeny. Typ studijního systému je studentům přiřazován automaticky na základě kvalifikátorů (podle příslušnosti k fakultě, podle data počátku studia, podle stupně studia apod.) při založení studia. Individuální změnu nastavení studijního systému lze provést v atributech studia v aplikaci Studijní evidence. 11

12 1 STUDIUM Typ studijního systému je zobrazován u každého studenta v aplikacích Studijní evidence 1.3 Katalog předmětů Katalog předmětů je kompletní souhrn všech předmětů, které se na univerzitě učily nebo právě učí. Každý předmět patří do určitého období a tím je dáno, kdy byl nebo je vyučován. V atributech každého předmětu je uloženo kromě kódu a názvu předmětu také jméno garanta předmětu, garantující pracoviště, definice prerekvizit, hodinová dotace, různé jazykové mutace sylabů, doporučená literatura, možné varianty ukončení předmětu včetně jejich kreditového ohodnocení, standardní ukončení předmětu a řada dalších. Za standardní ukončení předmětu je považováno jedno z možných ukončení předmětu. S tímto ukončením je předmět studentovi běžně zapisován, ale student má možnost zapsat si předmět s alternativním ukončením. Například předmět Unix má jako standardní ukončení určeno zakončení zkouškou, ale studenti mají možnost zapsat si předmět Unix i s ukončením zápočet. Podrobnosti ke katalogu předmětů a popis příslušných aplikací jsou uvedeny ve 13. svazku dokumentace Systémový integrátor studijní systém. 1.4 Kódy studia Vysoké školy jsou podle zákona povinné vést informace o studiu studenta a zasílat je v pravidelných termínech do matriky Sdružené informace matrik studentů (SIMS). Velký důraz se klade na stav studia jednotlivých studentů. Stavy studia jsou evidovány pomocí tzv. kódů studia. Používané kódy studia lze rozdělit na kódy: otevírací (1 10), z nichž jsou aktuální kódy 1 a 2 a v prvním období studia Zbývající kódy této řady jsou historické a již se nepoužívají. Tyto kódy otevírají studijní období, je možné je též označit jako zápisové kódy; ukončovací (66 91), přičemž při úspěšném uzavírání studijního období se nejčastěji používají kódy 81, 82, 84. Při úspěšném ukončení studijního období/studia se do matriky zasílá pouze informace úspěšně ukončil. Je-li studentovi studium ukončeno neúspěšně kódy zasílá se do matriky celý kód, který vyjadřuje důvod neúspěšného ukončení studia; přerušovací (14, 22) Kódy otevírající studium (studijní období) (1 10) Kódy otevírající studium (studijní období) vyjadřují způsob, jakým se student zapsal. Tyto kódy otevírají studentovi období studia, zavádějí uvnitř studijního systému řád (u jednoho studenta nemohou být aktivní (otevřená) dvě období studia). Při zápisu do dalšího semestru je předchozí období uzavřeno kódem, který je sestaven přičtením čísla 80 k původnímu zápisovému kódu. Tedy byl-li zápisovým kódem kód 1, uzavíracím kódem bude 81 a následným otevíracím kódem může být kód 1. 12

13 1 STUDIUM Termíny přerušení, stejně jako stav studia, jsou součástí tabulky průběhu studia každého studenta. V této tabulce je však přerušení evidováno podle studijních období, a tak se zde na jejich počet nemůže brát ohled. Například přeruší-li student své studium před koncem období (semestru) na půl roku, je mu v tabulce průběh studiem zaznamenáno na dva řádky, protože přerušení zasáhlo do dvou období (semestrů). Ve skutečnosti měl přerušení jen jedno. Přesná evidence přerušení studenta je zaznamenána v aplikaci Evidence přerušení. Kódy zápisu (1 6) Nejčastěji používanými kódy zápisu kreditního studia jsou kódy 1 a 2. kódy jsou kódy Uzavíracími Kódy přestupu (7 10) Kódy vyjadřují přestup studenta mezi různými studijními programy ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s. nebo fakulty jiné univerzity. Příslušné uzavírací kódy jsou kódy Seznam otevíracích kódů Kód 1 řádně zapsán student je v ročníku řádně zapsán. Kód 2 studuje po přerušení student je řádně zapsán a ročník studuje po přerušení studia. Kód 7 přestup (stejná fakulta) bez ztráty student přestoupil z jiného studijního programu stejné fakulty ŠAVŠ bez ztráty roku. Kód 8 přestup (stejná fakulta) se ztrátou student přestoupil z jiného studijního programu stejné fakulty ŠAVŠ se ztrátou roku. Kód 9 přestup (jiná fakulta/vš) bez ztráty student přestoupil z jiné fakulty (vysoké školy) bez ztráty roku. Kód 10 přestup (jiná fakulta/vš) se ztrátou student přestoupil z jiné fakulty (vysoké školy) se ztrátou roku. Kódy ukončovací (uzavírající) studium/období (66 91) Uzavíracími kódy se vyjadřuje způsob ukončení jednoho období studia studenta nebo celého studia. Ukončení může být úspěšné nebo neúspěšné. Ukončovací kódy navazují na kódy zápisu (viz předchozí odstavec). Odečtením čísla 80 od ukončovacího kódu získáme zápisový kód ukončeného období. Je-li studentovi ukončeno studium úspěšně, lze u něj měnit kódy ukončení jen v rámci nabídky kódů úspěšně ukončovacích (80 90). Naopak, je-li studentovi ukončeno studium neúspěšně, lze u něj měnit kódy ukončení jen v rámci nabídky kódů neúspěšně ukončovacích (66 79). Úspěšné ukončení (80 91) Za úspěšné ukončení se považuje splnění všech požadavků studentem pro jeho postup do dalšího semestru nebo vykonání státní zkoušky nebo splnění podmínek k ukončení kurzu (pro kód 91). V případě úspěšného ukončení se do matriky vždy odesílá číslo (kód) 1. 13

14 1 STUDIUM Neúspěšné ukončení (66 79) Kódy se ukončuje studium studentům, kterým se nepovedlo ukončit období nebo studium úspěšně (splnit požadavky pro další studium, resp. složit státní zkoušku). Jsou závazné pro matriku, musí se odesílat ve tvaru (kód-70), aby bylo jasné, proč bylo studentovi studium ukončeno. Seznam uzavíracích kódů Kód 66 nezaplacení školného včetně splátkového kalendáře student neuhradil předepsané školné nebo splátkový kalendář a nereagoval na zaslané upomínky. Kód 67 nedodání nostrifikace student nepředložil dokumenty, které by prokázaly absolvování požadovaného stupně předchozího vzdělání. Kód 68 nezapsání se po ukončení přerušení student po ukončení přerušení neprovedl zápis do dalšího studia, nepožádal o jiný termín zápisu ani nepožádal o prodloužení přerušení studia. Kód 69 nezapsání se do dalšího semestru student neprovedl povinný zápis do dalšího období studia. Kód 70 přestup na jiný st. prog. (Z) přestup na jiný studijní program z důvodu zákona. Kód 72 zanechání studia zanechání studia dle 56 odstavce 1 písmene a). Kód 73 nesplnění požadavků nesplnění požadavků vyplývajících ze studijního programu podle studijního a zkušebního řádu ( 56 odstavec 1 písmeno b). Kód 74 odnětí akreditace odnětí akreditace studijního programu ( 56 odstavec 1 písmeno c). Kód 75 zánik akreditace zánik akreditace studijního programu ( 56 odstavec 1 písmeno d). Kód 76 vyloučení ze studia ( 65) vyloučení ze studia podle 65 odstavec 1 písmeno c vyloučení z disciplinárních důvodů). Kód 77 vyloučení ze studia ( 67) vyloučení ze studia podle 67 (z důvodu podvodného jednání). Kód 78 úmrtí studenta. Kód 79 přestup na jiný st. prog. student přestoupil v rámci fakulty na jiný studijní program. Kód 80 ročník je uznán ročník je studentovi uznán. Kód 81 řádně uzavřené období (1) období uzavřeno po zápisu kódem 1 splněním požadavků pro zápis do dalšího období a tímto zápisem případně úspěšným ukončením studia. Kód 82 období uzavřeno po přerušení (2) období uzavřeno po přerušení (po zápisu kódem 2). Kód 83 období uzavřeno po opakování (3) období uzavřen po opakování (po zápisu kódem 3). Kód 84 ukončil stud., odložená SZ student ukončil studium a státní závěrečnou zkoušku složil v odloženém termínu (po přerušení kódem 23, kód 84 se zadává jen v posledním ročníku). Kód 85 roč. uzavřen po ISP 2. rokem ročník uzavřen po ISP 2. rokem tentýž ročník (po zápisu kódem 5). Kód 86 roč. uzavřen po ISP, nerozlož. ročník uzavřen po ISP (když nešlo o rozložení studia na 2 roky po zápisu kódem 6). Kód 87 řádně uzavřené období (7) řádně uzavřené období po zápisu kódem 7. 14

15 1 STUDIUM Kód 88 řádně uzavřené období (8) řádně uzavřené období po zápisu kódem 8. Kód 89 řádně uzavřené období (9) řádně uzavřené období po zápisu kódem 9. Kód 90 ukončení krátkodobého pobytu. Kód 91 ukončení kurzu. Kód 1000 opakování ročníku Je uzavíracím kódem ročníku. Kódem 1000 se uzavře ročník studentovi, který propadl a ročník opakuje. Pak se student zapíše do dalšího ročníku s kódem 3. Tento kód už patří téměř do historie, používal se u starých (nekreditních) studií. Nyní je jeho využití výjimečné u studentů, jimž dobíhá bezkreditní studium (podle starého SzŘ). Úplný konec studia se pozná tak, že student není již dále zapisován. Zvláštní kód pro úspěšné ukončení studia není. Přerušení studia Evidence přerušení má v rámci studijního subsystému i celého AIS zásadní význam. Přerušení studia a návrat studenta z přerušení jsou totiž akty stejné úrovně jako nástup studenta do studia a jeho vyřazení, neboť evidovaná osoba v okamžiku přerušení studia ztrácí status studenta (minimálně pro instituce, jako jsou zdravotní pojišťovna nebo matrika studentů). Přerušení se eviduje přímo k průběhu studia, tzn. že je přiřazeno ke konkrétnímu období. U každého záznamu o průběhu přerušení stojí neoddělitelně informace o časovém období, kdy student studium přerušil. Na ŠAVŠ se používají kódy přerušení 14, 22, které mají za úkol odlišit jednotlivé typy přerušení studia. Jejich použití je poněkud odlišné, a proto budou podrobněji probrány v následujících odstavcích. Ke každému kódu je uveden příklad s grafickým vyjádřením, který vychází z tabulky průběhu studia. Seznam přerušovacích kódů Kód 14 přerušil před koncem období student přerušil studium bez splnění podmínek pro zápis do dalšího období, po návratu bude pokračovat ve stejném ročníku. V období počátku přerušení jsou zachovány všechny předměty beze změny, do období po návratu z přerušení jsou přeneseny všechny neukončené předměty formou opakovaného zápisu. Kód 22 přerušil po uzavření ročníku student přerušil studium po uzavření ročníku (zadává se do nového ročníku). Kód 14 přerušil před koncem období Kód se chová stejně jako kód 22 s tím rozdílem, že se předměty zapsané v období přerušení nezruší a po ukončení přerušení mají studenti tyto neukončené předměty opakovaně zapsané druhý zápis předmětu. Úspěšně ukončené předměty zůstávají v období, kde je studenti splnili. 15

16 1 STUDIUM Kód 22 Přerušení po uzavření ročníku Doporučuje se používat tento kód v případech, kdy student splnil svoji studijní povinnost v daném období a po návratu z přerušení se bude normálně zapisovat (lze označit za opožděný zápis). Po návratu z přerušení tento kód signalizuje, že období, ve kterém student přerušil studium, bude uzavřeno kódem 81 (úspěšné ukončení) a předměty se tak, na rozdíl od přerušení kódem 14, nepřepisují. Kredity se budou počítat v období, ve kterém je student skutečně získal. Příklad, jehož grafické vyjádření je v tabulace: a) před zápisem studenta: Období Kód studia Význam kódu LS 1999/00 81 Úspěšně ukončené studijní období ZS 2000/01 22 Studium, ve kterém má student zapsané předměty řádně ukončené student splnil své studijní povinnosti. Po zápisu do ZS 2001/02 mu bude vložen kód 81 b) po zápisu studenta: Období Kód studia Význam kódu LS 1999/00 81 Úspěšně ukončené studijní období ZS 2000/01 81 Po zápisu do ZS 2001/02 byl studentovi vložen kód 81 místo kódu 22 LS 2000/01 22 Období, ve kterém má student přerušeno studium a ve kterém nemá zapsané žádné předměty ZS 2001/02 2 Student je zapsán, zapíší se předměty které má v tomto studijním období studovat Student v období ZS 2000/01 má řádně splněné své studijní povinnosti a potřebuje z nějakého důvodu na jedno období (LS 2000/01) přerušit studium. Je mu přerušeno kódem 22. Celé následující studijní období (semestr) LS 2000/01 nestuduje a nemá v něm zapsán žádný předmět. Do studia se navrací v semestru ZS 2001/02, který je mu otevřen kódem 1. U zápisu jsou mu zapsány jen předměty, které v tomto následujícím semestru bude (má v plánu) studovat. Žádný předmět se mu do předchozího období (LS 2000/01) nepřepisuje. V okamžiku ukončení přerušení a zápisu do dalšího období je mu studium v ZS 2000/01 ukončeno kódem 81. V období LS 2000/01 mu zůstává zapsán kód 22. Uznaná doba rodičovství Student má podle zákona o vysokých školách právo na přerušení studia mimo jiné i v souvislosti s těhotenstvím, porodem či rodičovstvím, a to po celou uznanou dobu rodičovství. Je-li tato doba zaevidována jako přerušení, vztahují se na studenta běžná pravidla uvedená na straně 15. Zákon však dále uvádí, že v souvislosti s péčí o dítě má student nebo studentka právo na prodloužení doby studia o dobu po kterou o dítě pečoval, za podmínky, že v této době studium nepřeruší. V tomto případě se doba uznané doby rodičovství nezapočítává do celkové doby přerušení studia ani do maximální doby studia, je-li taková doba studijními předpisy stanovena. V době čerpání uznané doby rodičovství je studium chápáno jako aktivní, se všemi právy a povinnostmi, které jsou na aktivního studenta kladeny. Uznaná doba rodičovství se tedy promítá do doby studia, což má vliv zejména na: 16

17 1 STUDIUM ubytovací stipendia nárok studenta na ubytovací stipendium je prodloužen o uznanou dobu rodičovství; sociální stipendia nárok studenta na sociální stipendium je prodloužen o uznanou dobu rodičovstí. Ve smyslu zákona je uznaná doba rodičovství považována za aktivní studium. Stav studia se oproti přerušení nijak nemění, studium je dále vedeno jako aktivní. Doba přerušení studia a doba uznaného rodičovství však nesmí vzájemně kolidovat. Evidence uznané doby rodičovství se provádí v aplikaci popsané na straně Studentské karty Studentská karta identifikuje studenta univerzity. Na kartě je uvedeno jméno a příjmení studenta, fotografie, datum narození studenta, datum platnosti karty, plný název univerzity a případně další údaje. Karta je opatřena identifikačním čipem, může být i čárový kód. Karty se zadávají k výrobě: automaticky všem studentům nastupujícím do prvního semestru studia při přesunu jejich dat z Přijímacího řízení do Studijní evidence; ručně prostřednictvím aplikace Správa karet, která je umístěna ve Studijní evidenci a je také součástí Osobní administrativy, kde je umístěna v části Technologie a jejich správa. Ještě před výrobou karty se každý student musí jít vyfotografovat na určené místo. Digitální fotografie se uloží v AIS, využije se při výrobě karty a dále je používána některými aplikacemi AIS (např. Lidé na ŠAVŠ). Nově vyrobené karty je nutné aktivovat (tzv. napípnout). Aktivaci mohou provádět jak pracovníci výpočetního centra, tak systémoví integrátoři nebo studijní referentky, závisí na organizaci práce a přidělených oprávnění. Pokud student ukončí bakalářské studium, karta je mu automaticky deaktivována. Po zápisu do nového studia se tato stejná karta automaticky aktivuje. Jedná-li se o kartu ISIC, je její doba platnosti omezena na dobu cca pěti let. Popis aplikace pro správu karet je uveden na straně

18

19 2 Studijní evidence Studijní evidence, která je důležitou součástí Studijního oddělení, se používá k evidenci studentů a jejich studií, k založení studia studentovi přijatému do studia na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. z jiných důvodů, než je přijímací řízení. Jsou zařazeny aplikace pro rozdělení studentů do skupin, hromadné vyřazení studentů a jen občas využívaná aplikace pro hromadnou změnu kreditů u zapsaných předmětů. Dále je zde možné (i zpětně) nahlédnout na zkušební zprávy předmětů své fakulty, na statistiky počtu studentů a počtu osob ve skupinách. 2.1 Studijní evidence Studijní evidence poskytuje aplikace k vedení studijní agendy studentů bakalářského, magisterského, magisterského navazujícího a doktorského studia, dále studentů programů celoživotního vzdělávání. Tj. pro každého studenta evidenci studií, osobních údajů, studovaných předmětů a dosažených studijních výsledků již od zápisu do studia na fakultě ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s., respektive od chvíle převedení studenta z evidence pro Přijímací řízení. Podrobný popis přijímacího řízení je uveden v 6. svazku dokumentace Přijímací řízení. Součástí údajů evidovaných o studentovi je také, v jakém jazyce student studijní program studuje a v jakém jazyce předměty studoval (informace je součástí sestavy V7 výkaz o studiu). Po vstupu do studijní evidence je zobrazeno vyhledávací pole (obr. 1) pro individuální dohledávání studentů, do něhož se vepíše jméno studenta nebo pouze část jména, či jeho ID, rodné číslo. Nebo se studenti dohledají přes čárový kód karty nebo její čip pomocí čtečky. Pokud se před dohledání označí pole Omezit výběr studentů, nabídnou se kritéria (pracoviště, stav, typ a forma studia) pro omezení výběru. Výběrem omezujících podmínek lze zrychlit dohledávání studentů podle jména. Kliknutím na ikonu, resp. lze hromadně označit, resp. odznačit položky zvoleného kritéria. Aplikace si pamatuje poslední nastavení omezujících podmínek, proto je při dalším dohledávání není třeba nastavovat. Pro vyhledání studenta se do vyhledávacího pole může zadat jméno studenta, přihlašovací jméno, ID číslo nebo RČ. Aplikace akceptuje slova s diakritikou podle normy ISO nebo bez diakritiky. Je nutné zadat minimálně tři znaky libovolného podřetězce jména či příjmení. Kliknutím na tlačítko Dohledat je vypsán seznam všech studentů, kteří vyhovují zadanému řetězci (v případě dohledávání podle jména), případně nastaveným kritériím. Pro snadnější orientaci jsou jména opatřena barevnou značkou symbolizující fakultu, kde studují, a identifikací studia (zkratka fakulty, studijního programu, oboru a formy, semestr a ročník nebo informace o ukončení nebo přerušení studia). Kliknutím na jméno se otevře studijní evidence studenta (obr. 2), tzv. studijní karta, která je rozdělena na dvě části. První část se týká osobních údajů studenta, jako je jeho jméno, fotografie, kontaktní adresy, bankovní spojení atp. Podrobněji bude probráno níže (viz strana 21). Pod touto částí se zobrazují upozornění o tom, že student nepotvrdil správnost svých osobních 19

20 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 1 Vyhledání studenta ve Studijní evidenci dat (nebo kdy naposledy potvrzení provedl), že se ještě nezapsal do dalšího studijního období, že nemá uhrazeny všechny závazky ve financování nebo že nemá vyřízené závazky se školní knihovnou (součástí tohoto upozornění je odkaz na seznam výpůjček ve školní knihovně, kde je možné zobrazit další podrobnosti). Druhá část je věnována všem studiím, která kdy student na ŠKODA AUTO VY- SOKÉ ŠKOLE o.p.s. započal. Výpis může obsahovat více studií, a to současná (aktivní a předešlá) úspěšně i neúspěšně ukončená. U aktivního studia je vedle stavu studia uvedeno označení období, do kterého se student naposledy zapsal. Je-li toto období starší než aktuální, je vypsáno červeně. Studenti, kteří studují v jiné obci, než je hlavní sídlo univerzity, je uvedeno místo studia. U každého studia, které má student na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. evidováno, jsou prostřednictvím ikonek dostupné další aplikace pracující s vybraným studiem. Aktivní studia poskytují mnohem více aplikací ikon než studia neaktivní (např. ukončené studium). Má-li student evidováno další studium na jiné fakultě ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. nebo na jiné univerzitě, studijní referentce je o tomto studiu podána pouze základní informace a není jí umožněna editace. Studia z ostatních univerzit ČR, která student absolvoval, jsou uvedena pod seznamem studií na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s.. Tyto informace jsou přebírány z celostátní databáze SIMS. Jsou zde zohledněny i korekce, které může studijní referentka svým studentům zavést v aplikaci Financování studia Korekce údajů SIMS. 20

21 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 2 Studijní evidence Je-li student současně s probíhajícím studiem zaměstnán na ŠKODA AUTO VYSO- KÉ ŠKOLE o.p.s., zobrazuje se i jeho pracovní zařazení, které je přebíráno ze systému personálního oddělení. 2.2 Osobní údaje studenta Většina osobních údajů studenta je přejímána z Přijímacího řízení, kdy podáním přihlášky ke studiu dochází k prvním kontaktům studenta s fakultou. Do Studijní evidence se osobní údaje přenesou (po přijetí do studijního programu) převodem z aplikace Přijímací řízení. Údaje zobrazované pod jménem studenta: adresa trvalého pobytu, případně kontaktní adresa nebo adresa do zaměstnání adresy lze evidovat a měnit v aplikaci Změna adresy; ová adresa adresu lze zaevidovat a změnit v aplikaci Editovat, evidováno může být více ů. Zobrazována je soukromá (externí adresa), pokud není evidována, zobrazuje se školní adresa. Je-li evidováno více adres, zobrazují se všechny; 21

22 2 STUDIJNÍ EVIDENCE ID identifikační číslo studenta, které je u každé osoby univerzity jedinečné a které informační systém vygeneruje automaticky při překlápění studenta z Přijímacího řízení do Studijní evidence; rodné číslo studenta změnit jej lze v aplikaci Změna rodného čísla; číslo studentské karty univerzity; poznámka v případě, že je evidována přes aplikaci Poznámka. Ke vkládání dalších údajů nebo jejich opravě slouží ikony umístěné v horní části obrazovky vedle fotografie. Jejich význam je následující: Prohlížet Kliknutím na ikonu se zobrazí tabulka s osobními údaji studenta. Pod tabulkou je odkaz k vysvětlení významu jednotlivých atributů tabulky. Údaje lze modifikovat a přidávat přes následující ikonu. Editovat Prostřednictvím formuláře se vkládají osobní údaje studenta do AIS. Základní informace jsou vkládány z přihlášky studenta do studijního programu fakulty. Každá položka formuláře je popsána doprovodným textem. Nachází-li se pod vyplňovaným polem tlačítko Přidat, je možné jeho stisknutím vložit pole pro vložení další informace (např. několik ových adres). U položky Sřední škola je po jejím vyplnění nutné pro dohledání přesného názvu a adresy školy stisknout tlačítko Dohledat. Změna položky Státní občanství je závislá na tvaru rodného čísla studenta. Občanství Česká republika lze nastavit pouze studentům s platným českým rodným číslem. Pokud má student přidělen rodný kód (obsahuje kromě číslic i písmeno), lze nastavit jakékoliv občanství, jen ne české. Pro uložení vyplněných údajů je potřeba kliknout na tlačítko Uložit změny, jinak budou vložená data ztracena. Položky a Adresa webové stránky, může vyplňovat a měnit i sám student. Evidence titulů Tituly se absolventům ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s. doplňují automaticky po úspěšném ukončení jejich studia. Aplikace Evidence titulů nabízí možnost provést korekci titulů například studentům, kteří nastoupili ke studiu z jiné školy, nebo studentům kurzů celoživotního vzdělávání. Aplikace je přístupná uživatelům s právem atr-uziv-e. Pokud je absolvent současně zaměstnancem univerzity, musí změnu titulu nahlásit personálnímu oddělení. Tituly jsou přenášeny z personálního systému a zde doplněný titul se při každém přenosu přepíše údaji z personálního systému. Poslat Stisknutím ikonky se otevře okno poštovního klienta AIS pro sepsání nové zprávy. Zpráva bude odeslána na školní studenta, který vlastní každá osoba evidovaná v AIS. Změna adresy Aplikace Změna adresy umožňuje evidovat a měnit adresu: trvalého pobytu, přechodného pobytu, kontaktní (tato adresa bude použita při tisku adresních štítků) a do zaměstnání (obr. 3). Aplikace je přístupná uživatelům s právem atr-uziv-e. Formulář pro vložení nové adresy nebo její opravu je pod ikonou. Po vyplnění názvu ulice, č. p. a PSČ se musí pro dohledání obce stisknout tlačítko Dohledat obec. Následně bude podle PSČ dohledána obec a případně i její část. Pokud je nalezeno více obcí, jsou nabídnuty k výběru v roletkovém menu. Je-li studentem cizí státní příslušník, obec se podle PSČ nevyhledává. Po volbě státu se zobrazí textové pole 22

23 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 3 Seznam adres s formulářem pro jejich vložení pro vepsání názvu obce. Aby se zadané údaje uložily, je třeba stisknout tlačítko Uložit adresu, nikoliv pouze zvolit jiný typ adresy. Do pole Poznámka se mohou vyplnit další údaje o adrese, jako např. číslo pokoje, jméno majitele bytu. V zájmu rozumného vzhledu při tisku se do poznámky vyplňuje pouze znaků. Pokud obec nemá ulice, nemusí se název ulice vyplňovat. Na toto místo bude automaticky doplněno jméno obce. Do pole Ulice se nevpisují č. p., č., čp., číslo... Odebrání původní vložené adresy se provede zatržením políčka u adresy a stisknutím tlačítka Smazat. Pokud studenti nemají zadáno PSČ, není jim možné vytisknout různé typy dopisů. Obrázek 4 Bankovní spojení Bankovního spojení Vyplněním formuláře (obr. 4) v aplikaci Zadání bankovního spojení se přidá nové bankovní spojení studenta. V roletkovém menu se vybere konkrétní banka. Číslo účtu se vepisuje bez lomítka a kódu banky, dále se vloží adresa majitele účtu a v případě 23

24 2 STUDIJNÍ EVIDENCE potřeby poznámka.vložit lze pouze účet vedený u české banky. Stisknutím tlačítka Přidat bude nové bankovní spojení vloženo a označeno jako aktivní. Vkládá-li se studentovi do evidence nový aktivní účet, je provedena kontrola, zda má student podánu žádost o ubytovací stipendium. Jestliže ano, účet pro vyplacení ubytovacího stipendia se automaticky změní na nově vložený. Nelze vložit jedno číslo účtu pro více studentů. Pod formulářem pro vložení nového účtu je tabulka obsahující všechna bankovní spojení studenta. Ve sloupci Aktivní je uveden příznak, zda je účet aktivní nebo ne. Vždy může být aktivní nejvýše jeden bankovní účet. Změna stavu se provede stisknutím ikony ve sloupci Upravit. Ve sloupci Vazby na účet jsou uvedeny informace o účelech použití příslušného účtu. U neaktivních účtů je prováděna kontrola zadaných stipendií a aktivní žádosti o ubytovací stipendium. Jsou-li na neaktivní účet zadána stipendia určená k výplatě, je ve sloupci zobrazeno varování, které slouží jako odkaz do aplikace Zadávání stipendií, kde je možné provést úpravy příslušných záznamů. Označením účtu v tabulce a stisknutím tlačítka Odebrat nebo deaktivovat se účet odebere nebo deaktivuje. Bylo-li v minulosti na účet vyplaceno stipendium, nelze tento účet odebrat, a zůstává tak trvale v evidenci jako deaktivovaný. Změna příjmení (při změně rodinného stavu) Aplikace Změna příjmení slouží ke změně příjmení osoby při změně rodinného stavu. V poli Nové příjmení se uvedené jméno nahradí novým, nastaví se, jak se má původní jméno uložit, a nový rodinný stav. Kliknutím na Uložit je ještě jednou vznesen dotaz, zda se má změna skutečně provést. Po jeho potvrzení tlačítkem Změnit příjmení se údaje uloží. U nového jména se pak ve studijní evidenci bude zobrazovat nové jméno a v závorce původní, například Jana Nováková (Dvořáková). Dohledávání pro práci v různých aplikacích bude probíhat podle nového příjmení. Obrázek 5 Změna příjmení studenta při změně rodinného stavu 24 Jak opravit omylem vloženou změnu příjmení (původně Dvořáková, nově Nováková): V atributech osobních údajů studenta ( Editovat) se smaže obsah pole Rodné příjmení (příjmení Dvořáková) a Rodinný stav se nastaví na svobodná. Změní se příjmení na původní jméno (Dvořáková). V atributech osobních údajů studenta ( Editovat) se smaže obsah pole Rodné příjmení (Nováková) a Rodinný stav se nastaví na svobodná. Zobrazí se původní stav příjmení. Nesprávně vložené příjmení zde opravovat nelze. Opravu provádí systémový integrátor fakulty přes aplikaci Správa osob.

25 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Nový rodinný stav, např. druh/družka (rozvedený/á), se uvádí v případě, že je student rozvedený a v současné době žije s druhem. Rozvrh studenta V průběhu výukové části studijního období zobrazuje aplikace Rozvrh studenta osobní rozvrh studenta. Podmínkou jeho zobrazení je sestavení rozvrhu studentem při zápisech do semestru. Ubytovací stipendia Aplikace informuje studijní referentky o stavu studentovy žádosti o ubytovací stipendium, poskytuje bližší informace o ubytovacích stipendiích a dále umožňuje zjistit stav vyhodnocení žádosti k aktuálnímu dni a vyhodnocení žádosti pro historická období. Studentovi s jiným aktivním bankovním spojením je možné provést změnu bankovního spojení žádosti. Ubytovacím stipendiím je věnována samostatná podkapitola na straně 29. Sociální stipendia Aplikace je nástrojem umožňujícím evidenci nároků na výplatu sociálního stipendia studentům, kteří splňují podmínky pro jeho poskytnutí. Pro svůj rozsah je aplikace popsána v podkapitole na straně 32. Financování studia Pro svůj rozsah je aplikace popsána v samostatné podkapitole na straně 34. Obrázek 6 Zadávání omluvenek Evidence omluvenek Aplikace Evidence omluvenek slouží k evidenci omluvenek (absencí) studenta. Ve formuláři se vyplní datum, odkdy dokdy bude student nepřítomen, a důvod nepřítomnosti. Není-li termín přesného ukončení omluvenky znám, vepíše se orientační datum a položka Předpokládané ukončení omluvenky se nastaví na ano. Stav jed- 25

26 2 STUDIJNÍ EVIDENCE notlivých omluvenek je indikován ikonami, které vyjadřují, zda je ukončení platnosti omluvenky skutečné nebo předpokládané. Všechny omluvenky studenta se řadí v tabulce, jejíž zobrazení se může omezit filtrem na aktuální omluvenky nebo všechny. Omluvenky lze zpětně opravit přes ikonu nebo smazat označením omluvenky a kliknutím na Odebrat. Vložené omluvenky se vypisují studentům v aplikaci Moje omluvenky a vyučujícím předmětů, které studenti studují, v Záznamníku učitele. Poznámka Textové pole pro evidenci jakékoliv poznámky, která se zobrazuje pod identifikačními údaji studenta vedle jeho fotografie. Kontaktní centrum Aplikace umožňuje prohlížet všechny studentovi aktuálně řešené a vyřešené dotazy v aplikaci Kontaktní centrum. Podrobnější informace o aplikacích Kontaktního centra naleznete v prvním svazku dokumentace Všichni uživatelé. Mapa studií Aplikace na časové ose zobrazuje přehled všech studií studenta na vysokých školách, která jsou v AIS evidována (obr. 7). Zobrazovány jsou údaje o všech studiích na ŠAVŠ a dále studia na jiných vysokých školách přebírané z matriky studentů. Přerušení studia je vyjádřeno vodorovnou přerušovanou čarou, předpokládané pokračování studia šedou barvou, přestup mezi studii vyjadřuje ikona šipky. Aktuální měsíc je vyznačen svislou čarou. Pomocí kurzoru myši je možné zobrazit označení studia v případech, kdy příliš krátká délka studijního úseku znemožnila označení příslušné školy přímo v řádku. Podrobnosti o studiu je možné zobrazit pod časovou osou kliknutím na odkaz Legenda. Obrázek 7 Mapa studií Správa karet Aplikace Správa karet slouží pro správu a vydávání identifikačních karet. Je součástí rozsáhlé agendy pro správu identifikačních karet, která kromě vydávání, rušení a aktivace umožňuje generování různých sestav, práci s fotografiemi, ověření platnosti karet apod. Aplikace Správa karet umístěná ve Studijní evidenci zobrazuje všechny karty, které student vlastní nebo vlastnil, jejich čísla, typ, stav a termín platnosti. Pokud je student zapsán do dalšího studijního období, které bude aktivní za 21 dní, je upozornění o jeho zápisu uvedeno vedle identifikace studia. U nezapsaných studentů a uživa- 26

27 2 STUDIJNÍ EVIDENCE telů bez studia se nevypisuje nic. Informaci lze využít například při prodlužování identifikačních karet, které se provádí pouze zapsaným studentům. Vlastní-li student platnou kartu, aplikace nabízí akci, která vyplývá ze stavu karty. Pokud platná karta neexistuje, je nabídnuta možnost vytvoření požadavku na výrobu nové karty. Podrobnější informace o kartě lze získat kliknutím na číslo čárového kódu. Akce, které je možné s kartou provádět. Možné stavy identifikační karty jsou: aktivní karta je ve stavu, kdy ji uživatelé mohou běžně používat. Každý uživatel může vlastnit pouze jednu aktivní kartu; deaktivovaná karta není aktivní, uživatelé její vlastnosti nemohou využít, je možné ji opětovně aktivovat; napípnutá nová karta, jejíž čip je zaveden v AIS, karta není ještě aktivní; neaktivní nová karta, jejíž čip není zaveden v AIS, karta je před napípnutím; požadavek na výrobu bylo zažádáno o výrobu nové karty; ve výrobě požadavek na výrobu nové karty byl přijat a karta se vyrábí; zrušená zrušená karta, nelze ji aktivovat, pouze vydat novou kartu. Obrázek 8 Správa karet Co dělat s kartou, když: Student přestupuje na navazující magisterské studium karta se v den vyřazení studenta ze studia automaticky deaktivuje a následující den, kdy je student zapsán do navazujícího magisterského studia, se opět aktivuje. Student přerušuje studium karta je mu při přerušení automaticky deaktivována (student nemůže využívat výhod studenta). Po dobu přerušení by měla být karta studenta uschována na studijním oddělení. V případě potřeby je možné studentovi aktivovat kartu, i když ještě nebyl zapsán do následujícího období. 27

28 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Více o správě karet v 9. svazku dokumentace AIS Ostatní portálové aplikace. Obrázek 9 Změna rodného čísla Změna RČ Aplikace slouží ke změně, případně dodatečnému zadání rodného čísla vybraného uživatele (obr. 9). Aplikace je přístupná uživatelům s právem atr-uziv-e. Z údaje o rodném čísle systém automaticky získává datum narození uživatele, které se samostatně neeviduje. Nemá-li uživatel přiděleno rodné číslo a je-li známo pouze datum narození, jako rodné číslo se zadá uměle vytvořený rodný kód odvozený z data narození (způsob tvorby rodného čísla z data narození je popsán v 10. svazku dokumentace nazvaném Systémový integrátor báze systému). Rodný kód je uměle generované číslo, které se vytváří uživatelům s cizí státní příslušností podle jejich data narození. Kód slouží k vykazování studentů do matriky (SIMS). K občanům Slovenské republiky narozeným po datu se AIS při tvorbě rodného kódu chová jako k cizincům. Jejich rodné číslo je v AIS evidováno a používáno jako jednoznačný identifikátor osoby, ale současně je z něj generován i rodný kód, který je vyžadován matrikou. Slovenským studentům, kteří nemají rodný kód v AIS evidovaný, je automaticky generován před odesláním dat do SIMS. Kód lze změnit nezávisle na rodném čísle v aplikaci pro změnu rodného čísla. Rodný kód také řeší možnou situaci, kdy by český a slovenský student měli přidělena stejná rodná čísla. V případě, kdy studijní referentka mění slovenskému studentovi rodný kód zadaný v AIS v poli Rodné číslo na rodné číslo vydané v SR (tj. ne na rodné číslo vydané v ČR), je nutné po této změně ještě provést změnu pole Rodný kód v atributech osoby a zde vložit rodný kód dříve uložený v atributu Rodné číslo. Tento postup je nezbytný pro správné vykázání studenta do matriky, kde je takovýto student evidován právě rodným kódem (protože nemá RČ vydané v ČR). 28

29 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Upozornění Informace upozorňující na nesplnění následujících úkonů nebo závazků vůči univerzitě: Potvrzení správnosti osobních dat jedná se o potvrzení, které příslušným osobám oznamuje, zda a kdy uživatel (v tomto případě student) provedl a potvrdil kontrolu svých osobních dat. Tato kontrola se provádí každý akademický rok a při zápisu do zimního semestru by ji měl mít každý student potvrzenu. Závazky ve financování zobrazuje se v případě, že studentovi bylo vystaveno rozhodnutí o financování studia a současně neuhradil celou stanovenou částku. Více o financování studenta v aplikaci Financování studia. Zápis do aktuálního semestru zobrazuje se v případě, že studentovi nebylo ukončeno studium, ale doposud nebyl do aktuálního semestru (období studia) zapsán. 2.3 Ubytovací stipendia Studenti vysokých škol mají podle zákona o vysokých školách nárok na ubytovací stipendium. Týká se studentů ubytovaných na kolejích i studentů obývajících priváty. Podmínky přidělení ubytovacího stipendia studentům ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKO- LY o.p.s. upravuje Stipendijní řád ŠAVŠ. Žádost o ubytovací stipendium si podávají studenti sami prostřednictvím AIS přes aplikaci Portál studenta Žádost o ubytovací stipendium. Žádost o ubytovací stipendium se podává jednou za celé studium na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. bez ohledu na typ studia, tzn. že v případě zahájení studia na bakalářském typu a následném přechodu na navazující typ není nutné opakovaně podávat žádost. Opakovaná žádost se podává pouze v případě, kdy osoba nebude studentem déle než jeden rok. Při podání žádosti studenti musí uvést své bankovní spojení v předepsaném tvaru, který je automaticky kontrolován. Mají-li studenti v AIS již nějaké bankovní spojení evidované a je-li toto spojení v aktivním stavu, pak je použito v žádosti. Má-li student podánu žádost o ubytovací stipendium, nesmí být všechny jeho evidované účty v neaktivním stavu, resp. jeden z účtů musí být vždy ve stavu aktivním. Vkládá-li se studentovi do evidence nový aktivní účet, je provedena kontrola, zda má student podánu žádost o ubytovací stipendium. Jestliže ano, účet pro vyplacení ubytovacího stipendia se automaticky změní na nově vložený. Studenti, kteří si žádost nepodají, nemají na ubytovací stipendium nárok. Podanou žádost mohou studenti deaktivovat a následně aktivovat. Po deaktivaci ztrácejí nárok na vyhodnocení a případné poskytnutí ubytovacího stipendia. Stav podané žádosti si studenti mohou sami průběžně kontrolovat. Studenti nemusí žádost o ubytovací stipendium podávat opakovaně, stačí, když ji podají na začátku svého studia. Žádosti mohou studenti podávat do konce kvartálu, pak se tato možnost zablokuje do doby vyhodnocení (cca na první tři týdny následujícího kvartálu) s udáním důvodu blokace. V případě delší prodlevy mezi ukončením jednoho studia a zápisem do dalšího studia se studentům doporučuje provést kontrolu stavu žádosti. 29

30 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Po ukončení termínu pro podávání žádostí provede správce AIS jednorázové vyhodnocení všech podaných žádostí. Algoritmus pro vyhodnocení je popsán stipendijním řádem. Zde je také uvedeno, kteří studenti mají na ubytovací stipendium nárok. Aplikován je mechanismus, který v případě dřívějšího vyhodnocování stipendií (před odesláním matriky) hlídá změny v evidenci studentů, kterým bylo stipendium vyplaceno. Tj. aby jim do odeslání matriky nemohla být ve studiu provedena takové změna, po které by ztratili na stipendium nárok (změna formy studia, přerušení studia apod.). Studenti se ve své aplikaci Vyplacená stipendia dozvědí, zda vyhověli podmínkám pro výplatu ubytovacího stipendia a zda jim bylo stipendium přiznáno. Uvedena je také výše stipendia, která jim za každý měsíc daného čtvrtletí náleží. Stipendium je studentům vypláceno nejpozději do třicátého dne měsíce následujícího po příslušném výplatním termínu a to za každý měsíc, ve kterém měli nárok na ubytovací stipendium alespoň v jednom dni. Hromadnou výplatu ubytovacích stipendií provádí ekonomické oddělení. Po vyhodnocení žádostí je možné tisknout rozhodnutí o stipendiu. Tisk rozhodnutí se provádí přes aplikaci Tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium, která je umístěna ve Studijním oddělení v sekci Stipendia. Protože podklady pro vyhodnocení žádostí se berou z AIS a SIMS, měly by studijní referentky na žádost studentů provést potřebné korekce jejich studií evidovaných v AIS i údajů dodaných matrikou aplikace Korekce údajů SIMS, která je popsána na straně 41. Ubytovací stipendia lze zahraničním studetům vyplatit i přes aplikaci Zadávání stipendií ve Studijní evidenci (viz strana 201). Ubytovací stipendia změna bankovního spojení Aplikace Ubytovací stipendia ve Studijní evidenci informuje studijní referentky o stavu studentovy žádosti o ubytovací stipendium (zda byla žádost podána, zda student vyhověl podmínkám pro přidělení stipendia apod.), poskytuje bližší informace o ubytovacích stipendiích. Podá-li si student žádost o ubytovací stipendium s jiným bankovním spojením, než na které chce skutečně stipendium poukazovat, pak je nutné provést změnu bankovního spojení. Změnu bankovního účtu u podané žádosti o ubytovací stipendium může provést pouze studijní referentka změnou aktivního účtu v AIS. Aktivní může být pouze jeden účet. Není-li účet, na který má být změna provedena, evidován nebo je neaktivní, musí se v aplikaci Bankovní spojení buď vložit nové aktivní bankovní spojení, nebo aktivovat již evidované bankovní spojení. (Aplikace Bankovní spojení je umístěna ve Studijní evidenci studenta pod ikonou viz strana 23.). Změna bankovního spojení pro vyplacení stipendií se okamžitě projeví v aplikaci pro podávání žádostí o ubytovací stipendium, a student tak má možnost zpětné kontroly účtu, na který mu bude stipendium zasíláno. 30

31 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 10 Ubytovací stipendia Tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium Aplikace poskytuje sestavy studentů s vyhodnoceným stavem žádosti o ubytovací stipendium a tisk rozhodnutí pro jednotlivé studenty. Ve Studijním oddělení je umístěna v části Stipendia. V záložce Hromadný tisk sestav se provádí tisk seznamů, které studijní oddělení vyvěšuje na úřední desce fakulty, rozhodnutí, předkontace pro finanční účtárnu a převod do banky. Tisk se provádí po jednotlivých čtvrtletích tak, jak probíhá vyhodnocování žádostí, a po skupinách definovaných filtry program, obor, forma. Dále se zde definuje stav žádosti (vyhověno, zamítnuto) a sestava (rozhodnutí, seznam na úřední desku, předkontace pro finanční účtárnu, převod do banky). Tisk rozhodnutí o přidělení nebo nepřidělení nároku na ubytovací stipendium lze provést až po hromadném vyhodnocení žádostí. Záložka Individuální tisk rozhodnutí umožňuje vytisknout rozhodnutí jednotlivým studentům, kteří jsou dohledáni přes vyhledávací pole. Kdykoliv jsou žádosti vyhodnoceny, je možné rozhodnutí vytisknout. Další informace o aplikaci jsou na straně

32 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Časový harmonogram ubytovacích stipendií Časová posloupnost prací jednotlivých subjektů vstupujících do procesu zpracování a vyplacení ubytovacích stipendií je následující: Studenti kdykoliv v průběhu studia podají elektronickou žádost o ubytovací stipendium (mohou ji sami kdykoliv deaktivovat a znovu aktivovat). Žádosti mohou podávat do konce kvartálu, pak se možnost podat žádost zablokuje do doby vyhodnocení (cca na první tři týdny následujícího kvartálu) s udáním důvodu blokace. Žádost se podává jednou za studium a její platnost je po celou dobu tohoto studia. Bez podané aktivní žádosti nemůže být studentovi ubytovací stipendium vyplaceno. Provozovatel provádí ve čtvrtletních intervalech kontrolu ukončení a přerušení studií, korekce údajů ze SIMS a vyhodnocení podaných žádostí o ubytovací stipendium. Pro vyhodnocení jsou stanoveny měsíce leden, duben, červenec a listopad. Doba vyhodnocení záleží na termínu, kdy je na ŠKODA AUTO VYSOKOU ŠKOLU o.p.s. doručena matrika studentů (SIMS). Ekonomické oddělení (EO) na základě protokolu od provozovatele AIS provede jednorázové zadání stipendií do AIS s okamžitým nastavením stavu připraveno k vyplacení. EO zadává pouze jednu částku, která bude vyplacena každému studentovi. Po tomto kroku fakulty zpracují platební příkazy za konkrétní kvartál akademického roku, na jejichž základě pak EO zašle do banky příkaz k výplatě ubytovacích stipendií. Výplata probíhá v měsících leden, duben, červenec a listopad. Studijní referentky by měly před vyhodnocením žádostí vložit veškeré změny ve studiích studentů, které by se mohly dotknout vyhodnocování žádostí (například ukončení přerušení nebo studia, korekce v SIMS). Bezprostředně po vyhodnocení a zadání stipendií do AIS vygenerují studijní referentky platební příkaz za konkrétní kvartál akademického roku, který se po kontrole zašle na EO. Na jeho základě provede EO výplatu ubytovacích stipendií. Po vyplacení ubytovacích stipendií provedou studijní referentky tisk rozhodnutí a seznamů na úřední desku. Seznamy lze tisknout ihned po vyhodnocení žádostí, rozhodnutí až po vložení stipendií do AIS. 2.4 Sociální stipendia Aplikace Sociální stipendia je nástrojem umožňujícím evidenci nároků na výplatu sociálního stipendia studentům, kteří splňují podmínky pro jeho poskytnutí. V případě nároku studenta na sociální stipendium zaeviduje studijní referentka přes formulář na obrázku 11 časový interval, který definuje období nároku studenta na sociální stipendium. Interval nároku je definován daty odkdy a dokdy. Nárok je aktivní, jestliže aktuální datum spadá do zadaného intervalu. Každý student může mít v daném okamžiku aktivní pouze jeden interval nároku. Zaevidováním intervalu se studentovi potvrzuje jeho nárok na sociální stipendium a tímto krokem student splňuje nárok na vyplacení stipendia přes AIS ze zdroje Nelze zadat interval nároku tak, aby koncové datum přesahovalo den, kdy student dosáhne věku 26 let. Intervaly, v nichž již byla zvolené osobě vložena do AIS sociální stipendia se zdrojem 1101, nelze odebírat. 32

33 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Aplikaci mohou používat studijní referentky nebo osoby s přiděleným právem stipendia-soc-e. Při zadávání nároku na stipendium se u každého studenta automaticky provádí kontrola, zda nepřekračuje standardní délku studia v programu, nemá přerušeno studium a zda již nedovršil 26 let (poslední stipendium mu může být vyplaceno v měsíci, kdy 26 let dovrší). Obrázek 11 Sociální stipendium Má-li student na sociální stipendium nárok, lze mu prostřednictvím aplikace pro zadávání stipendií (viz strana 201) zadat k výplatě sociální stipendium ze zdroje Ve formuláři pro zadávání stipendia se v položce Typ stipendia vybere sociální, Klasifikace Stipendia sociální a v položce Zdroj 1101 Základní dotace z MŠMT. Nemá-li student na sociální stipendium nárok, nelze mu je ze zdroje 1101 vyplatit. Je však možné vyplatit je z jiného zdroje. V souvislosti s výplatou sociálních stipendií byla aplikace na tisk sestav stipendií po období rozšířena o filtr zdroj stipendia (viz strana 203), pro výpis skupiny studentů, kterým byla stipendia ze zdroje 1101 vyplacena. Sociální stipendium je možné zadat i v období prázdnin tj. za měsíce červenec a srpen. Časový harmonogram sociálních stipendií Časová posloupnost prací jednotlivých subjektů vstupujících do procesu zpracování a vyplacení sociálních stipendií je následující: Studenti si žádosti o sociální stipendium podávají na Studijním oddělení. Součástí žádosti jsou veškeré vyžadované dokumenty. 33

34 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Studijní referentky přijímají žádosti o sociální stipendium od studentů. Na základě vyhodnocení podané žádosti a kladného rozhodnutí fakulty vloží interval nároku na sociální stipendium do AIS. Studentům s aktivním intervalem nároku pak mohou přidělit sociální stipendium ze zdroje 1101, v opačném případě nikoliv. Nemají-li studenti vložen interval nároku nebo je-li interval neaktivní, je možné vyplatit sociální stipendium z jiného zdroje financování. Studijní referentky vygenerují platební příkaz, který se po kontrole zašle na EO. Na jeho základě provede EO výplatu sociálních stipendií. Ekonomické oddělení (EO) na základě platebního příkazu z fakult vyplatí zadaná sociální stipendia. 2.5 Financování studia Aplikace Financování studia se věnuje problematice financování studií studentů. Výše poplatku je stanovena vnitřním předpisem. V aplikacích pro financování studií jsou zobrazována a využívána data přebíraná ze SIMS. Ta jsou aktuální k poslednímu sběru dat. Z toho vyplývá, že údaje o dalších studiích jsou evidovány u všech studentů, kteří již byli za ŠKODA AUTO VYSOKOU ŠKOLU o.p.s. zaneseni v SIMS (v minulém sběru). Proto u studentů prvních ročníků tyto informace před prvním sběrem dat nejsou známy Časový harmonogram financování studií Pro správnou funkčnost systému z hlediska zpracování financování studií je nutné dodržet harmonogram prací jednotlivých pracovníků vstupujících do procesu během zpracování údajů. Ze strany studijních referentek je nutné: dodržet všechny zásady pro sběr údajů do SIMS (ještě před odesláním dat do matriky) včasně zanesené změny ve studijní evidenci studentů (vložení začátků nebo ukončení přerušení, vyřazení ze studia, kódy financování). Nyní již mohou pracovníci odpovědní za výměr poplatků s přiděleným právem stud-f vystavit a vytisknout rozhodnutí o poplatcích (děje se tak každý semestr po získání aktuálních informací ze SIMS), zaslat je jednotlivým studentům a kontrolovat plnění plateb. V případě potřeby mohou provést ruční spárování došlých plateb nebo převedení platby na jiný, správný variabilní symbol. Ekonomický odbor pravidelně vkládá do AIS výpisy z účtů. Každý den ráno pracovnice EO kontroluje pohyby na účtu univerzity (příjem poplatků za studium). Dojde-li na účet poplatek, pracovnice jej vloží do AIS. Výpočet požadované částky probíhá automaticky. Na základě výpisu z účtu dochází automaticky k párování plateb. Přehled financování studií Aplikace Přehled financování poskytuje přehled studentova financování studia podle jednotlivých období. Studenti podepisují se školou smlouvu na počátku svého studia, jejíž součástí je výše školného. Školné se během studia nemění.rozhodnutí se studentům nevystavují. 34

35 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Různé seznamy studentů sestavené podle studia, stavu platby apod. lze zobrazit v aplikaci Přehled financování studentů strana 193. Částka je spočtena za celé období, přičemž studijní referentka může spočítanou částku ručně upravit nebo ji rozdělit do splátek. Došlo-li ke korekci vypočtené částky, pak je studentovi účtována ručně vložená částka. Studentovi se tak v jeho aplikaci kromě celkové částky zobrazuje částka po ruční korekci. Obrázek 12 Přehled financování Přístup do aplikace Financování studií je vázán na více oprávnění, kdy každé umožňuje různý rozsah povolených operací. Přístup v plném rozsahu je umožněn uživatelům s právem stud-f. Pro přístup v režimu prohlížení je určeno právo fin-p. Právo fin-mp umožňuje prohlížet financování studií a zakládát, editovat a mazat malé poplatky. V úvodu aplikace Přehled financování jsou zobrazena období studia, ke každému pak vypočtená částka za studium, která je po studentovi požadována a jakou její část již zaplatil (obr. 12). Kliknutím na ikonu ve sloupci Editace se zobrazí: Přehled plateb zvoleného období obsahuje přehled průběhu financování, odkaz na vytvoření a editaci rozhodnutí (obr. 13). V první tabulce je zachycen průběh historie financování celého studia. Ke stanovení jednotlivých kódů a počátku jejich platnosti byla použita aktuálně dostupná data. V případě, že se údaje o historii studií dodatečně měnily, může dojít k situaci, že dříve vytvořená rozhodnutí neodpovídají aktuálnímu stavu. Taková rozhodnutí je možné v případě potřeby zrušit. Ve druhé tabulce jsou uvedeny informace o celkové době studia. Do výpočtu jsou zahrnovány údaje evidované v AIS a rovněž dostupné informace získáne z matriky studentů (SIMS). Nad tabulkou je uvedeno datum, ke kterému jsou uvedené údaje vypočítány. Ve třetí tabulce jsou uvedeny všechny platby za studium stanovené za dané období. Ke každé platbě lze vytvořit rozhodnutí o poplatku. Platby, ke kterým dosud ne- 35

36 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 13 Přehled financování studenta bylo vytvořeno rozhodnutí podléhají přepočtu v případě, že se vstupní údaje změní. Platby zahrnuté do již vytvořených rozhodnutí jsou dále neměnné. Pomocí ikony na řádku Vytvořit ruční poplatek je možné studentovi vytvořit ruční poplatek. Poslední tabulka obsahuje všechna vytvořená rozhodnutí o platbě. Zde je možné s rozhodnutími provádět různé operace. Podrobnosti o práci s rozhodnutím jsou uvedeny na straně 36. Přehled plateb za celé studium obsahuje přehled průběhu financování za celé studium, přehled všech vystavených rozhodnutí, s možností vytvoření nového rozhodnutí, možností editace vystavených rozhodnutí. Přehled plateb přehled všech vydaných rozhodnutí pro dané studium a přehled plateb, které byly k jednotlivým rozhodnutím napárovány (obr. 14). Zde je možné provést přepárování plateb na jiný variabilní symbol nebo číslo jednací uvedené na rozhodnutí. Více o párování plateb na straně 39. Rozhodnutí o platbě Ke každé předepsané platbě lze vytvořit rozhodnutí o poplatku. Platby, ke kterým dosud nebylo vytvořeno rozhodnutí, podléhájí přepočtu v případě, že se vstupní údaje změní. Platby zahrnuté do již vytvořených rozhodnutí jsou dále neměnné. Rozhodnutí se vytvoří kliknutím na ikonu ve sloupci Vytvořit rozhodnutí. Kliknutím na ikonu na řádku Vytvořit ruční poplatek je možné zadávat předpisy tzv. malých poplatků, jimiž jsou např. poplatek za výrobu karty, vystavení duplikátu diplomu, apod. Vytvořená rozhodnutí o platbě jsou vypsána v přehledové tabulce (obr. 13). Zde je možné s rozhodnutími provádět různé operace. Význam jednotlivých sloupců tabulky následuje. 36

37 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 14 Přehled plateb studenta Stav ikony ve sloupci znázorňují stav rozhodnutí o platbě vytvořeno, zaplaceno nebo zrušeno. Var. symbol - sloupec obsahuje variabilní symbol potřebný pro úhradu rozhodnutí. Uvedení správného variabilního symbolu při platbě poplatku je klíčové pro automatické přiřazení platby k vytvořenému rozhodnutí. Variabilní symbol je přidělen každému studiu a je pro něj jedinečné. Všechny platby jednoho studia mají stejný variabilní symbol. Přiděluje se již v přijímacím řízení a pro studia počínající ZS 2007/08 má formát 816xxxxxx, kde xxxxxx je šest číslic v sekvenci. Příklad variabilního symbolu je U starších studií je to pěti až sedmimístné číslo bez dalšího významu míst. Variabilní symbol lze zobrazit v atributech studia, tj. v aplikaci Studijní evidence, ikona Prohlížet v části Studium (obr. 2). Rozhodné datum sloupec obsahuje datum počátku období platnosti poplatku. Dále může být uvedeno datum konce tohoto období (uvedeno v závorce). Splatnost sloupec obsahuje datum splatnosti vyměřeného poplatku. Do tohoto data musí student poplatek uhradit. Datum splatnosti je možné u rozhodnutí změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Editace. Typ zobrazuje typ vyměřeného poplatku. Částka ve sloupci je uvedena výše částky předepsaného poplatku. Ručně ve sloupci se zobrazuje výše ručně nastavené částky poplatku. Částku je možné upravit po kliknutí na ikonu ve sloupci Editace. Ruční částka se používá v případě, kdy je třeba studentovi individuálně upravit automaticky vyměřenou částku poplatku (zvýšit, snížit, vynulovat). Jsou-li u rozhodnutí evidovány splátky, nelze úpravu ruční částky provést. V tomto případě je nutné provést úpravu částky editací splátek. Uhrazeno ve sloupci je uvedena výše uhrazené částky připsaná k danému poplatku (tj. informace, kolik je již zaplaceno). Splátky kliknutím na odkaz ve sloupci Splátky je možné částku rozdělit nebo pro ni vytvořit splátkový kalendář. Pokud je splátkový kalendář vytvořen, zobrazují se ve sloupci Splátky výše jednotlivých splátek a datum splatnosti každé z nich (u následující splátky nesmí být datum splatnosti dříve, než datum předchozí splátky, ale může být ve stejný den). Barevně je indikován i stav splacení jednotlivých splátek. Kliknutím na splátku je možné přejít do editace splátkového kalendáře a provádět 37

38 2 STUDIJNÍ EVIDENCE úpravy částek a termínů splatnosti. Splátky se vztahují k částce vyměřené rozhodnutím, resp. k ruční částce je-li zadána a musí tuto částku zcela pokrýt. Dodatečnou editací zadaných splátek je možné celkovou částku snížit nebo navýšit. Poznámka ve sloupci se vypisuje poznámka zadaná k rozhodnutí. Poznámku je možné upravit po kliknutí na ikonu ve sloupci Editace. Číslo jednací zobrazuje číslo jednací rozhodnutí o platbě, je-li zadáno. Číslo jednací je možné doplnit při tvorbě rozhodnutí nebo při editaci již vytvořeného rozhodnutí (obr. 15). Detail přes ikonu je možné zobrazit podrobnější údaje k výpočtu rozhodnutí, informace o platbě a datu transakce, případně provést odpárování a přepárování platby na jiné rozhodnutí. Platby zasílané studenty se přijímají pouze elektronickou cestou na zvláštní číslo účtu univerzity a párují se automaticky podle variabilního symbolu platby. Párování plateb znamená přiřazení doručené platby ke konkrétnímu rozhodnutí o platbě. Obrázek 15 Úprava částky, zrušení rozhodnutí Editace přes ikonu je možné editovat poznámku, provést ruční úpravu vypočtené částky, upravit datum splatnosti nebo rozhodnutí zcela zrušit. Rušení rozhodnutí se používá zcela výjimečně, v případech, kdy se změní vstupní údaje (tj. většinou evidence historie studií na jiných VŠ, jejíž aktuální stav se získává pravidelně z matriky studentů). Jinak se vytvořená rozhodnutí, pro která trvají důvody jejich vzniku, rušit nedají (systém by po jejich zrušení ihned napočítal nový poplatek), těm je pouze možné nastavit ruční částku (snížení, prominutí částka 0). Jak rozpoznat, že již vytvořené rozhodnutí přestalo být správné (z důvodu aktualizace informací z matriky): V první tabulce (obr. 16) na stránce Přehled aktuálního financování (obr. 12) je uveden přehled kódů financování, jak je nyní AIS počítá pro celou historii studia podle aktuálních údajů, které jsou v AIS uloženy. Když se tyto údaje 38

39 2 STUDIJNÍ EVIDENCE srovnají s 2. tabulkou (obr. 16), kde je uveden přehled plateb v období, je vidět, že se některé údaje musely změnit, protože v první tabulce je uveden kód 3 až od , zatímco v druhé je uveden poplatek za kód 3 už k Obrázek 16 Stanovené kódy studia Studentům se v aplikaci Kontrola osobních údajů zobrazuje pro jednotlivá studia aktuální stav financování. Přepárování platby Párování plateb probíhá automaticky a umožňuje přiřadit došlé platby k vygenerovanému rozhodnutí o platbě. Pokud je vytvořeno více rozhodnutí a student zašle součet všech částek prostřednictvím jedné platby, pak jsou z této částky automaticky uhrazena všechna rozhodnutí o platbě do výšky zaplacené částky (plně nebo částečně). Je-li zaslaná částka vyšší, než je požadovaná k uhrazení všech plateb, pak je zůstatkem částečně nebo plně uhrazeno další následně vystavené rozhodnutí. Je-li zaslaná částka nižší, jsou automaticky uhrazena rozhodnutí do výšky této částky, přičemž zbývající rozhodnutí zůstanou neuhrazena, je však možné ručně určit, které pohledávky v rámci dané agendy se mají přednostně uhradit. Platby je možné jednotlivě odpárovat a pak částku: použít k zaplacení jiného rozhodnutí studenta; ponechat platbu u studenta jako přeplatek, ze kterého se pak automaticky zaplatí následně vystavené rozhodnutí o platbě; část použít k zaplacení rozhodnutí a část ponechat jako přeplatek; vrátit do nespárovaných plateb v rámci agendy. Přepárování lze provést z přehledu plateb zvoleného období (obr. 13), z přehledu plateb za celé studium a z přehledu došlých plateb (obr. 14). V detailech rozhodnutí je uvedena ikona odkazující na aplikaci pro přepárování platby. V přehledu došlých plateb je odkaz uveden pod ikonou ve sloupci Přepárovat, resp. Párování celé platby. Po vstupu do aplikace Přepárovat se podle variabilního symbolu nebo čísla jednacího dohledá rozhodnutí, na které má být platba přepárována. Může být dohledáno více rozhodnutí, ze kterých se označí jedno a do pole částka se uvede výše částky, která se má na rozhodnutí napárovat. Pokud zůstane částka nevyplněna použije se maximální možná. Následný převod platby na vybrané rozhodnutí je nutné potvrdit označením rozhodnutí a stisknutím tlačítka Odeslat (obr. 17). Tlačítko Odpárovat platbu umožňuje zrušit platbu u zvoleného rozhodnutí a její ponechání ve financování studenta. Částka může být použita pro ruční přepárování platby nebo je použita automaticky po nově vytvořeném rozhodnutí. 39

40 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 17 Převedení platby za studium na jiný variabilní symbol S aplikací Párování celé platby se pracuje obdobně, rozdíl je v tom, že se pracuje s celou částkou, nelze ji dělit. Při párování se vždy použije maximální možná částka. Tlačítkem Odpárovat platbu a zařadit do nespárovaných se zvolená platba převede do seznamu aplikace Nespárované platby za financování (viz strana 196) a pak je možné ji použít k uhrazení financování jiného studenta. V přehledu plateb (obr. 14) je zobrazen způsob rozdělení plateb a částky, které byly odpárovány a ponechány u studenta jako přeplatek, mají v předpisu označení Studium (jsou přiřazeny k danému studiu zvoleného studenta, kde čekají na další využití). Při vytvoření nového poplatku a vygenerování rozhodnutí jsou přeplatky automaticky použity k zaplacení starších pohledávek a ze zbytku je uhrazen poplatek za poslední vytvořené rozhodnutí. Evidence financování studií Evidence financování zachycuje vývoj hodnot financování celého průběhu studentova studia. Aktuální hodnota je vždy poslední, u aktivních studií není vyplněno pole Konec. Údaje o financování se posílají do matriky studentů (SIMS), a proto lze změny provádět pouze k datu po posledním sběru. Pokud aktuální hodnota začala platit až po posledním sběru matriky, může se změnit (obr. 18), případně zcela odebrat. V opačném případě lze zadat pouze novou aktuální hodnotu (obr. 19) a datum změny musí 40

41 2 STUDIJNÍ EVIDENCE být po posledním sběru matriky. U ukončených a přerušených studií nelze hodnotu financování editovat vůbec. Obrázek 18 Evidence financování studia obrazovka před sběrem dat SIMS Obrázek 19 Evidence financování studia obrazovka po sběru dat SIMS Na ŠAVŠ jsou studia do SIMS vykazována výhradně s kódem financování [10] student platí školné. Korekce údajů SIMS Aplikace Korekce údajů SIMS umožňuje upravovat stav financování studentů, dobu přerušení studia a tituly evidované na jiné vysoké škole, zakládat nebo rušit studia na jiné vysoké škole. Tyto úpravy jsou evidovány pouze pro potřeby ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s., do SIMS se neodesílají. Korekce údajů se zohledňuje, do výpočtu ubytovacích stipendií a při výpisu studií na jiných vysokých školách ve studijní evidenci a ve studentské aplikaci pro podávání žádostí o ubytovací stipendia. Barevnou značkou je pro přehlednost odlišen typ záznamu o studiu (např. vložený ručně, zrušený ze SIMS). Význam značek je uveden v legendě pod seznamem studií. Založení studia na jiné vysoké škole provádí se přes formulář na obrázku 21. Po vyplnění formuláře se kliknutím na Založit studium na jiné VŠ založí nové studium na jiné škole. Před uložením se spustí řada kontrolních mechanismů, která upozorní na případné chyby a nedostatky. Funkce některých částí formuláře jsou provázány. Vyplněním pole Nástup se automaticky doplní pole Financování od. Vyplněním pole Vyřazení se změní obsah menu Stav studia. Titul lze vložit pouze jeden před nebo za jméno, protože logicky za jedno studium nelze získat více než jeden titul. U soukromých vysokých škol je možné uložit kód financování pouze 10 školné na soukromých vysokých školách, u veřejných škol lze vybrat z kódů 1 9. Počet polí pro vložení financování a přerušení studia lze rozšířit až na pět. Návaznosti mezi jednotlivými přerušeními studia také podléhají kontrole. 41

42 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 20 Korekce údajů SIMS Obrázek 21 Založení studia na jiné vysoké škole Datum nástupu a vyřazení studenta ze studia kliknutím na datum (obr. 20) se zobrazí formulář pro změnu data. Všechny změny jsou evidovány a na provedenou ko- 42

43 2 STUDIJNÍ EVIDENCE rekci je uživatel v úvodní tabulce upozorněn tučným červeným písmem. Smazáním nového data a opětovným uložením formuláře se datum vrátí na původní hodnotu přijatou ze SIMS. Titul jeho změnu lze provést u záznamů, jejichž součástí je získaný titul řádně ukončená studia. Změna se provede kliknutím na zkratku titulu, výběrem správného titulu z menu a uložením požadované změny. Ručně změněný titul je zvýrazněn tučným písmem. Financování pod ikonou (obr. 20) se zakládá nový nebo upravuje původní stav financování studia. Nový kód financování se vybere z menu, vloží se datum, ke kterému změna proběhla, a klikne se na tlačítko Přidat. Datum přerušení musí spadat do časového intervalu nástupu a vyřazení studenta ze studia. Všechna vložená financování studia se evidují i s údajem, kdo a kdy je zadal. Ručně vložené stavy financování lze odebrat jejich označením a kliknutím na Odebrat. Záznam ze SIMS se popsaným způsobem pouze zneplatňuje. Obnovit jej pak lze jeho označením a kliknutím na tlačítko Obnovit. Přerušení vyplněním polí formuláře Odkdy Dokdy se založí nové přerušení studia. Ručně vložená přerušení studia lze odebrat jejich označením a kliknutím na Odebrat. Záznam ze SIMS se popsaným způsobem pouze zneplatňuje. Obnovit jej pak lze jeho označením a kliknutím na tlačítko Obnovit. Obrázek 22 Korekce údajů SIMS přestup na jiné studium Zrušení studia označená studia jsou po stisknutí tlačítka Zrušit označená studia smazána. Toto platí u ručně založených studií. U údajů poskytnutých SIMS se nejedná o úplné smazání studií, ale pouze o jejich zneplatnění nejsou započítávána do financování a nelze je editovat. Zneplatněná studia lze obnovit jejich označením a stisknutím tlačítka Obnovit. Přestup přestup mezi studii je vazba mezi dvěma studii, z nichž první skončilo přestupem na studium další. Jednoho přestupu se tedy účastní vždy právě dvě studia. Přestupy mohou být realizovány v rámci studií jedné univerzity, nebo i mezi studii různých institucí. 43

44 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Každé jedno studium může být součástí maximálně jedné sekvence přestupů, tj. předchází mu vždy nejvýše jedno předcházející studium, které skončilo přestupem na aktuální studium a následuje nejvýše jedno studium, které vzniklo ukončením aktuálního studia přestupem. Je-li mezi dvěma studii vazba předcházející následující, předcházející studium musí být ukončeno neúspěšně, stavem ukončení, který indikuje přestup. Datum ukončení předcházejícího studia by se nemělo výrazně lišit od data nástupu následujícího. Typicky, např. při přestupech realizovaných uvnitř AIS, se tato data rovnají, nemusí to být ale pravidlem. Správná a kompletní evidence přestupů mezi studii je důležitá, protože v některých agendách je celá sekvence přestupných studií považována za jediné studium, což může při nezaevidování přestupu způsobit odlišné výstupy např. v oblasti výpočtů poplatků za studium. Menu (obr. 22) pro vložení předchozího a následujícího studia se plní ze seznamu studií v úvodní stránce Korekce údajů SIMS: Předchozím studiem zvoleného studia mohou být studia, která: * jsou neúspěšně ukončená; * mají datum vyřazení studenta ze studia o 60 dní menší než nástup na toto studium nebo maximálně o 60 dní větší. Navazujícím studiem zvoleného studia mohou být studia, která: * mají datum nástupu studenta na studium o 60 dní větší než vyřazení z tohoto studia nebo maximálně o 60 dní menší. Logicky nelze provést přestup z jednoho studia na dvě a více, a naopak ze dvou a více studií na jedno. 2.6 Údaje o studiu Tato část studijní evidence zahrnuje informace o všech studiích dohledaného studenta na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s., studia na jiných univerzitách a případně i pracovní poměr, který student má na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s.. Seznam informací o studiích a pracovních aktivitách studenta je na stránce seřazen následovně: Studia na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. podle data nástupu od nejpozději započatého. Kromě editačních ikon jsou uvedeny základní informace o studiu: identifikace studia retězec identifikující studium složený ze zkratkyškoly, studijního programu, oboru a formy, semestr a odhadnutý ročník studia ; datum nástupu na studium, datum vyřazení a datum ukončení studia. V posledních dvou datech je rozdíl pouze v případě, že je student vyřazen z důvodu nenastoupil po přerušení jedno z nich je pak menší. Například student přerušil své studium dne a má evidován předpokládaný konec přerušení Z přerušení se do studia nevrátil. Po vyřazení ze studia bude termín vyřazení a termín ukončení studia den, kdy své studium přerušil ; Při úspěšném ukončení studia je automaticky vkládáno datum ukončení studia, které odpovídá datu poslední splněné studijní povinnosti studenta (datum zkoušky z normálního předmětu, obhajoby, dílčí zkoušky nebo odevzdání závěrečné práce). Datum poslední splněné povinnosti se vkládá do diplomu a dodatku k diplomu; aktuální stav studia (kromě označení a kódu je vyjádřen ikonou); místo studia (město, ve kterém studium probíhá); 44

45 2 STUDIJNÍ EVIDENCE druh zahraniční dohody, délka nominace, typ studia a zahraniční instituce (zobrazováno u zahraničních studií); grafické vyjádření stavu studia ikona se průběžně mění tak, jak se mění stav studia: student s aktivním studiem; student navržen na vyřazení; student s neúspěšně ukončeným studiem; student s přerušeným studiem; student s úspěšně ukončeným studiem; student na výměnném pobytu. Všechna ostatní vysokoškolská studia studenta. Jsou to informace ze SIMS, platné k datu posledního sběru. Jedná se o údaje o studentech, kteří studují na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. a o jejichž studiu u nás jsou informace zaneseny v SIMS z minulého sběru. Proto typicky u studentů prvních ročníků před prvním sběrem není možné tyto informace znát. Kromě fakulty, na které student studoval, je přístupná informace o studijním programu, typu studia, datu nástupu a vyřazení ze studia, stavu studia a získaném titulu. Stručné údaje o případném zaměstnání studenta na univerzitě. Průběh studia Stránka aplikace Průběh studia sestává z tabulky evidující jednotlivá období a řady ikon, odkazujících uživatele k dalším aplikacím, které souvisejí se studiem studenta a studijní evidencí (obr. 38). V aplikaci je možné přidávat a odebírat předměty, editovat jejich ukončení a počet kreditů, provádět změnu data zápisu a studijní skupiny, dále evidovat přerušení studia, změnu studijního programu, oboru a formy, měnit kód posledního průběhu studia, rušit a uznávat předměty, individuálně ukončit studentovi studium, evidovat financování a provádět případné korekce studií na jiných univerzitách. Pro svoji rozsáhlost je popis aplikace umístěn do samostatné kapitoly na straně 74. Prohlížet Aplikace zobrazuje vložené atributy studentova studia, které se vkládají a mění přes formulář pod ikonou Editovat. Editovat Přes tuto ikonu (obr. 2) vkládají studijní referentky atributy studentova studia. Obsah atributů na stránce se mění podle toho, v jakém typu studia je student zapsán (bakalářském, navazujícím a magisterském studiu, doktorském studiu nebo studiu zahraničních studentů). Základními atributy jsou: Studuje v jazyce tímto atributem se rozlišují studenti, kteří studují na univerzitě v jiném než českém jazyce. Týká se zejména zahraničních studentů. Je-li předmět vyučován ve více jazykových variantách, pak se studentovi implicitně zapíše ta varianta předmětu, která se shoduje s jazykem, v němž student studuje. Délka studia v letech je povinným atributem, kterým je určena standardní délka daného studia. Plní se automaticky dle aktuální definice délek programů v aplikaci Evidence studijních programů a musí odpovídat akreditaci. Zde ji lze upravit, ale změna bývá nutná zcela výjimečně. Údaj se odesílá do matriky. 45

46 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Korekce ročníku slouží k doladění skutečného studijního ročníku studenta. V evidenci se počítají odstudované semestry, ročníky se odhadují. Korekce ročníku je číslo, které je přičteno k odhadnutému ročníku. K nesprávnému odhadu ročníku může dojít při přerušení studia. Korekci ročníku bude také nutné použít v případě, že student přestoupil z jiné vysoké školy do jiného než prvního ročníku. Potom odhadnutý ročník nebude souhlasit s ročníkem, do kterého na ŠAVŠ nastoupil. Příklad provedení korekce: je-li odhadnutý ročník vyšší o jeden rok, vloží se do pole Korekce hodnota -1 ; je-li odhadnutý ročník nižší o dva roky, vloží se hodnota 2. Touto operací bude opraven údaj ročníku u studenta a student se bude zobrazovat ve správném seznamu studentů, jejichž kritériem výběru je ročník. Kmenový jazyk kmenový (první) jazyk studia. Zadává se u studií programů, kde ve studijních plánech je návaznost na zvolený kmenový jazyk (typicky volba jazykových předmětů). Navazující magisterské studium vyplňuje se pouze u navazujících studijních programů, tedy u studentů, kteří složili bakalářskou zkoušku a pokračují dále ve studiu za účelem získání úplného magisterského vzdělání. Údaj se posílá do matriky studentů. Pokud se jedná o navazující studijní program ve smyslu 58 odst. 4, vyplňuje se ANO, v opačném případě se uvádí NE. Rozhodnutí o přijetí položka je vyplněna automaticky v okamžiku převodu uchazeče o studium z Přijímacího řízení do Studijní evidence. Místo vykonání praxe místo praxe vkládá studijní oddělení. Je součástí dodatku k diplomu, kde je vkládáno do bodu 6.1. U zahraničních studentů, kteří přijeli studovat na ŠKODA AUTO VYSOKOU ŠKO- LU o.p.s. a jsou zapsáni referentkami zahraničního oddělení, se zobrazují i tyto atributy studia: Program výměnného studia určuje studijní program na ŠAVŠ, který student v rámci výměnného pobytu studuje nebo který se nejvíce blíží struktuře předmětů, které studuje. Údaj je důležitý pro odesílání informací o výměnných studentech do matriky. Pokud nelze program pro dané výměnné studium jednoznačně stanovit, musí být nastaven atribut Fakulta výměnného studia. Fakulta výměnného studia určuje fakultu, na níž je výměnné studium z převážné části uskutečňováno. Údaj je důležitý pro odesílání informací o výměnných studentech do matriky. Není nutno vyplňovat, pokud je zadán atribut Program výměnného studia. Výměnný program identifikuje mezinárodní výměnný studijní program, v rámci kterého je výměnný pobyt uskutečněn. Tisk dokumentů Aplikace Tisk dokumentů sdružuje tiskové výstupy, které se během studia a po jeho ukončení vydávají studentům. Dokumenty se dělí do několika kategorií vstupní, průběžné, žádosti a formuláře a výstupní dokumenty. Nabídka aplikace se liší podle stavu studia a dalších kritérií. Dokumenty typu dopis jsou opatřeny jednotnou hlavičkou a nelze je vytisknout studentům, kteří nemají uloženou adresu, resp. poštovní směrovací číslo (PSČ). Aplikace umožňuje tisknout následující dokumenty: 46

47 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Diplom Aplikace umožňuje individuálně vytisknout diplom absolventům nebo osobám, jež mají přes vysvědčení zadáno číslo diplomu. S prvním výtiskem je diplom elektronicky archivován. Opakovaný tisk provádí aplikace z archivu. Proto po provedené opravě dat obsažených v diplomu je nutné diplom z archivu vymazat a až potom tisknout. Mazání dokumentů z archivu většinou zajišťuje systémový integrátor přes aplikaci Odstranění dokumentů z archivu. Dodatek k diplomu Aplikace umožňuje individuálně vytisknout dodatek k diplomu absolventům nebo osobám, jež mají přes vysvědčení zadáno číslo diplomu. S prvním výtiskem je dodatek elektronicky archivován. Opakovaný tisk provádí aplikace z archivu. Proto po provedené opravě dat obsažených v dodatku diplomu je nutné dodatek z archivu vymazat, a až potom tisknout. Mazání dokumentů z archivu většinou zajišťuje systémový integrátor přes aplikaci Odstranění dokumentů z archivu. Obrázek 23 Dopis o ukončení studia Dopis o ukončení studia Aplikace tiskne dopis rozhodnutí o ukončení studia. Ikona se zobrazuje pouze u studentů, kterým bylo studium neúspěšně ukončeno nebo mají návrh na ukončení studia. V rozhodnutí je studentovi oznámen důvod, pro který mu bylo studium ukončeno, a další údaje. V závislosti na ukončovacím kódu může být dopis vytisknut v několika variantách. V případě tisku variabilního rozhodnutí je možno se rozhodnout, zda se vytiskne: původní varianta dopisu, která byla vytištěna v okamžiku ukončování studia; nová varianta dopisu, která se zvolí z nabídky. 47

48 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Změny variant je možné provádět do okamžiku, než je studium ukončeno. Po ukončení již změny provádět nelze a bude se tisknout poslední nastavená varianta. Dopis o ukončení studia v angličtině Aplikace tiskne anglickou variantu dopisu o ukončení studia. Potvrzení o průběhu studia Aplikace Potvrzení o průběhu studia tiskne doklad, který studentovi potvrzuje jeho studium na fakultě. Tiskne se studentům studujícím na všech typech studia, s přerušeným i ukončeným studiem. Potvrzení o studiu Aplikace Potvrzení o studiu tiskne doklad, který studentovi potvrzuje jeho studium na fakultě (viz strana 52). Uvedené kontaktní údaje jsou vkládány z aplikace Informace o studijním oddělení, nejsou-li zde uvedeny, pak z aplikace Evidence pracovišť pracoviště děkanát, nejsou-li ani zde evidovány, tak z pracoviště fakulta. Potvrzení o studiu v angličtině Aplikace tiskne anglickou verzi potvrzení o studiu, která je po potvrzení dokladem o studentově studiu. Potvrzení o ukončení studia Potvrzení o ukončení studia požaduje po absolventech například Úřad práce při zaevidování uchazeče o zaměstnání. Toto potvrzení lze z AIS vytisknout přes aplikaci Potvrzení o ukončení studia všem studentům, kterým bylo studium na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. úspěšně ukončeno. Potvrzení obsahuje základní informace o univerzitě a fakultě, jméno a datum narození studenta, studijní program, který absolvoval, a dobu, po kterou v programu studoval, vyjádřenou dnem zápisu do prvního semestru studia a dnem ukončení studia. Kliknutím na ikonu se potvrzení vytiskne ve formě PDF souboru. Potvrzení pro SSZ Potvrzení pro SSZ je sestaveno podle požadavků Správy sociálního zabezpečení (SSZ) a slouží jako potvrzení o studiu pro účely důchodového pojištění. Aplikace Potvrzení pro SSZ se zobrazuje pouze u studentů s ukončeným studiem. Kliknutím na ikonu se potvrzení vytiskne. Smlouva o studiu Ikona Smlouva o studiu umožňuje individuální tisk smlouvy o studiu uzavírané mezi uchazečem a ŠAVŠ. Mimo jiné jsou na smlouvě uvedeny kontaktní údaje obou stran, bankovní spojení školy, osobní číslo studenta, které je současně jeho variabilním symbolem. V závěru smlouvy jsou vyznačená místa pro podpis zástupce školy a studenta. 48

49 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Smlouvy se zpravidla tisknou ještě před zápisem do studia, po přidělení kladného rozhodnutí o přijetí ke studiu. Proto aplikace pro jejich hromadný i individuální tisk jsou umístěny v aplikaci Přijímací řízení Zadávání a tisk rozhodnutí Hromadný tisk rozhodnutí, resp. Individuální tisk smlouvy o studiu. Více v 6. svazku dokumentace Přijímací řízení. Smlouva o studiu (anglicky) Ikona umožňuje individuální tisk smlouvy o studiu v anglickém jazyce. Tisk informační kartičky Aplikace Tisk informační kartičky umožňuje individuální tisk kartičky s přihlašovacími údaji studenta. Před tiskem je možné zvolit jazyk, ve kterém se má text na kartičce vytisknout (čeština, slovenština, angličtina). Kartičku lze tisknout do doby, než si student heslo změní. Pro individuální tisk informačních kartiček musí mít studijní referentka přiděleno právo stud-e a evidence-osob-s. Tisk V7 Aplikace Tisk V7 zobrazuje sestavu doposud absolvovaných studijních povinností studenta včetně neukončených předmětů a umožňuje její tisk v české i anglické verzi. Výběr jiného než implicitního jazyka je nutné potvrdit tlačítkem Změnit jazyk. Sestavu V7 je možné tisknout jak studentům s aktivním studiem, tak s přerušeným nebo ukončeným studiem. Je-li před tiskem označena položka Vytisknout větu Složil všechny zkoušky předepsané učebním plánem nebo Student stvrzuje správnost a úplnost přehledu., je pak tato věta součástí výtisku sestavy. Více je o sestavě V7 na straně 129. Tisk zápisového archu Aplikace Zápisový arch umožňuje tisk zápisového archu, který se běžně tiskne z aplikace Změny v zápisech. Údaje se tisknou podle skutečně zapsaných předmětů, tzn. že se netisknou předměty připravené k zápisu. Zápisový arch (anglicky) Ikona Zápisový arch (anglicky) umožňuje tisk zápisového archu v anglickém jazyce. Nesplněné studijní povinnosti Aplikace Nesplněné studijní povinnosti zobrazuje seznam studijních povinností studenta. Seznam obsahuje předměty, které student za celé studium úspěšně ukončil a které má ještě studovat. Studijní referentku upozorňuje na nesplněné studijní požadavky. Typická je kontrola odstudovaných předmětů před závěrečnou zkouškou. Kontrola je prováděna 49

50 2 STUDIJNÍ EVIDENCE podle skupin předmětů v jednotlivých obdobích studia (povinné, povinně volitelné, volitelné). Červenými značkami jsou vyznačeny nesplněné podmínky za jednotlivé skupiny a ve skupinách nesplněné (neukončené i nezapsané) předměty, tj. nesložení zkoušky nebo nesplnění zápočtu. Uznané předměty jsou vypsány pod skutečným názvem. V úvodní části stránky aplikace je studijní referentka upozorněna na splnění, resp. nesplnění studijního plánu, na počet doposud získaných kreditů za splněné předměty a celkový počet kreditů, které musí student získat za své studium ve studijním programu. Dále je uvedeno počáteční období studijního plánu. Ve většině případů by mělo být totožné s obdobím zápisu studenta do prvního období semestru. Lišit se může u studentů, kteří například přerušili studium a pak jim bylo počáteční období plánu upraveno. Studijní plán lze změnit přes roletkové menu, změnu je nutné potvrdit tlačítkem Změnit studijní plán. Legenda vysvětluje stavy, kterými se označují splněné, nesplněné a zapsané předměty. Největší část stránky aplikace zabírá výpis předmětů, které jsou obsahem studijního plánu studenta. Předměty jsou řazeny ve skupinách podle povinnosti a podle období (semestrů) od prvního. V daném období tedy nejprve předměty povinné, potom povinně volitelné. Volitelné a nahrazující předměty tvoří samostatnou skupinu a jsou zařazeny až na konec celého výpisu. V závěru studijního plánu jsou umístěny skupiny předmětů povinných a povinně volitelných, které jsou navázané na studijní plán (ne na studijní období), tzn. že je povinností studenta tyto skupiny splnit během daného studia. Studijní plán může být složen z více částí podplánů. V takovém případě jsou v úvodu zobrazeny záložky umožňující řazení skupin předmětů podle studijních plánů nebo po obdobích. Kód předmětu a jeho název slouží jako odkaz pro zobrazení sylabu předmětu. U předmětů neaktivního období je zobrazován sylabus ze skladu. Ikonou jsou označeny historické předměty, jejichž výuka již byla ukončena. U každého splněného předmětu je uvedeno datum jeho splnění. Pro předměty, které si student zapsal do průběhu studia, je zobrazena ikona, přes kterou lze zobrazit předměty zapsané ve stejném období, kde lze mimo jiné získat přesné informace o výsledku předmětů, případně odebrat nebo přidat předmět mezi studované v daném období (více o studovaných předmětech na straně 74). Má-li student předmět zapsán podruhé, zobrazí se předměty z období posledního zápisu předmětu. U uznaných předmětů je v závorce uveden skutečný název předmětu, je-li evidován. Skupiny předmětů, které mohou mít studenti ve studijních plánech evidovány, a jejich význam: povinné student musí splnit všechny předměty této skupiny; povinně volitelné tato skupina je opatřena podmínkou v podobě minimálního počtu předmětů, které je pro splnění skupiny nutné odstudovat, nebo podmínkou minimálního počtu kreditů za odstudované předměty; volitelné tato skupina obsahuje nabídku volitelných předmětů a její podmínkou splnění je minimální počet kreditů; nahrazující předměty za celé období studia skupina předmětů, které nahrazují předměty dané studijním plánem. Náhradu zařizuje studijní oddělení fakulty, na které probíhá studium. Náhrada se provádí například u studentů, kteří se vrátili z přerušení studia, v případě, že předmět v jejich studijním plánu změnil název a kód studia. Původní předmět má ve studijním plánu stav splněn nahrazením ; povinné a povinně volitelné navázané na studijní plán, a ne období skupiny obsahují předměty povinných nebo povinně volitelných předmětů, které je nutné splnit 50

51 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 24 Nesplněné studijní povinnosti 51

52 2 STUDIJNÍ EVIDENCE do konce aktuálního studia. Tyto skupiny jsou na stránce umístěny pod studijním plánem nad volitelnou a nahrazující skupinou předmětů. Studijní plány sestavuje studijní oddělení. Studijní plány do AIS vkládá integrátor fakulty pro každé studium od jeho počátku do posledního semestru. Nesplněnou studijní povinností je i neukončený studijní výjezd. nevim, je to z pruchod_studiem.pl Potvrzení o studiu Student často potřebuje dokládat svůj studentský status různým státním institucím a organizacím. Pro tyto účely vydává škola studentům potvrzení o studiu. V aplikaci Potvrzení o studiu je možné vytisknout již vyplněné potvrzení o studiu (čtyři kusy na list A4). Podle nastaveného typu tiskárny se tisk provede buď přímo, nebo přes virtuální tiskárnu v podobě souboru PDF. Kontaktní údaje vkládané do potvrzení se získávají z aplikace Úřední hodiny stud. oddělení. Tyto údaje může měnit systémový integrátor fakulty. Přestup mezi programy Přes aplikaci Přestup mezi programy se provede přestup studenta mezi různými studijními programy na fakultě nebo škole. Přestup pro studenta znamená ukončení jeho původního studia a začátek studia v programu, do kterého přestupuje. Studijní programy k přestupu jsou nabízeny v menu. Po zadání data přestupu a výběru nového studijního programu a oboru, případně pokud dochází ke změně běhu studia, tak i běhu, se stiskne tlačítko Zvolit program a obor (obr. 25). Rozbalí se další část přestupního formuláře pro definování dalších údajů studia, na které student přestupuje. Zde se zvolí forma a stav nového studia, stav ukončení původního studia a správné studijní období, ve kterém bude nové studium začínat. Stisknutím tlačítka Provést přestup je student převeden na jiný studijní program. Požaduje-li student přestup mezi programy ke konci období a je-li mu přestup schválen, je nejlépe s převodem posečkat na splnění jeho povinností v rámci aktuálního období. Jakmile složí požadované zkoušky, provede se přestup mezi programy. Registraci předmětů na následující období si pak student provede tak, že si původní předregistrované předměty odebere a ručně si vybere všechny předměty, které bude studovat v příštím období v rámci nového studijního programu. Zadávání stipendií Aplikace umožňujě zadávání stipendií studentům. Pro svůj rozsah je aplikace popsána v podkapitole na straně

53 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 25 Přestup mezi programy Vyplacená stipendia Ikona se zobrazuje ve Studijní evidenci u studentů, kterým bylo ukončeno studium. Aplikace je přístupná uživatelům s právy stips-studenti a stips-pracoviste nebo s jejich variantami pouze pro čtení stips-studenti-r a stips-pracoviste-r. V aplikaci Vyplacená stipendia jsou zobrazována jen stipendia, která byla studentovi vyplacena prostřednictvím AIS. Výpis se provádí za vybrané období. Tabulka se stipendii obsahuje sloupce měsíc, rok, typ, částku vyplaceného stipendia a v posledním řádku tabulky je uvedena vyplacená částka celkem. Zápis Zápisy studentů bakalářského, navazujícího a magisterského studijního programu probíhají v současné době dvakrát ročně, před začátkem každého semestru, a následují po registracích. Ikona pro zápis studentů se ve Studijní evidenci zobrazuje standardně dva měsíce před počátkem dalšího studijního období, dříve studenty zapsat nelze. Do 53

54 2 STUDIJNÍ EVIDENCE předchozího studijního období lze studenty zapisovat s datem vyhovujícím intervalu dva měsíce po začátku studijního období. Zápisovou aplikaci studentům spouští studijní oddělení, resp. systémový integrátor prostřednictvím milníku Zápisy, který je součástí harmonogramu studijního období více ve svazku 13. Systémový integrátor studijní systém. Registrace jsou obdobím počátku příprav na vlastní zápisy. Registrace a zápisy se týkají studentů celé školy. Jednotlivé akce se mohou spouštět celouniverzitně, s rozkladem po fakultách a podle speciální funkce. Studenti mají v zápisovém archu předregistrované povinné předměty dané studijním plánem. Předregistraci provádí studijní oddělení. Při vlastních registracích si studenti skladbu předmětů upravují a doplňují o povinně volitelné a volitelné předměty. Registrace do dalšího studijního období si mohou provést i studenti končící bakalářské studium. Studentům, kteří si v posledním semestru bakalářského studia provedli registraci předmětů do navazujícího magisterského studia, se po založení navazujícího studia přenesou informace o registraci předmětů (i v případě změny formy studia). Nepřijdou tedy úspěšným ukončením svého bakalářského studia o rezervace míst v registrovaných předmětech. Jestliže registraci předmětů neprovedli, zaregistrují se jim předměty podle studijních plánů. Před vlastním zápisem si je mohou upravit. Studenti studující meziuniverzitně si předměty sami registrovat nemohou, předměty jim zapisují přímo studijní referentky. Během zápisů si student upraví skladbu předmětů, které si zaregistroval, a sestaví rozvrh. Má-li svůj zápisový arch v pořádku (u žádného předmětu mu nesvítí červený puntík) a splňuje podmínky pro postup do dalšího studijního období, má možnost zapsat se elektronicky. Ostatní studenti musí navštívit studijní oddělení a vyřešit svůj zápis se studijní referentkou. I tito studenti si musí svůj zápisový arch připravit a sestavit rozvrh. Student si může některé předměty zapsat konzultační formou u těchto předmětů se kontroluje, zda student splňuje podmínky zápisu konzultačním způsobem (viz strana 56). Dále si student sám vybírá termíny cvičení předmětů, které ještě před spuštěním zápisů vložilo do AIS studijní oddělení. Rozvrhové akce si mohou volit pouze studenti prezenčního studia. Výběr rozvrhové akce je omezen podle formy rozvrhu, což znamená, že studenti prezenční formy studia nemohou volit rozvrhové akce z rozvrhu pro kombinovanou formu studia. U některých předmětů se může stát, že jsou rozvrhové akce z nějakého důvodu studijním oddělením přidělena striktně, zde si student rozvrhovou akci volit nemůže. U předmětů, které je možné studovat ve více jazycích, si může zvolit jazyk, ve kterém bude předmět studovat. Výběry se provádějí kliknutím na údaj o rozvrhové akci nebo na zkratku jazyka. Studenti prvních ročníků bakalářských studijních programů mají rozvrhové akce předvyplněny automaticky tím, jak byly rozvrhové akce sestaveny. Student je v zápisové aplikaci upozorněn na nesplněné studijní povinnosti, zejména pak na nesplnění dvakrát studovaného a nezrušeného 54

55 2 STUDIJNÍ EVIDENCE předmětu. Podobná upozornění se u zápisu vypisují i studijním referentkám. Zápisy studentů prvních ročníků bakalářských studijních programů Povinné předměty prvního semestru jsou studentům zapsány podle studijního plánu. Povinně volitelné předměty zadává podle volby studentů studijní referentka současně s docházkou k zápisu a následně jsou při zápisech překlopeny do průběhu studia společně s povinnými předměty. Zápisy studentů prvních ročníků navazujících studijních programů s registrací Tento způsob zápisu předmětů se týká studentů, kteří na konci bakalářského studia provedli registraci předmětů prvního semestru navazujícího studia. Umožňuje vstup studenta do přípravy předmětů k zápisu (např. volbu rozvrhu). Studentům se předměty přenesou do zápisové aplikace, následně musí provést zápis. Zápisy studentů prvních ročníků navazujících studijních programů bez registrace Tento způsob zápisu předmětů se týká studentů, kteří neprovedli registraci předmětů. Povinné předměty prvního semestru jsou studentům zapsány podle studijního plánu. Povinně volitelné předměty zadává podle volby studentů studijní referentka současně s docházkou k zápisu a následně jsou při zápisech překlopeny do průběhu studia společně s povinnými předměty. Zápis předmětu Státní zkouška Státní zkouška je zvláštní předmět, při jehož zápisu se spouští mechanismus kontroly. Studentovi se zkontrolují všechny odstudované a aktuálně zapisované předměty, včetně jejich ukončení proti jeho studijním povinnostem daným studijním plánem. Když student nepřijde k zápisu Každý student má povinnost zapsat se do dalšího období studia (semestru) na studijním oddělení. Student, který se nezapíše, pozbývá výhod studenta, kterých doposud využíval. V rámci univerzity je mu zneplatněna studentská karta pro přístupové body a jsou mu zrušeny účty na všech školních serverech. O zrušení účtů a ochranné lhůtě, ve které si může převést svá data jinam, je systémem automaticky informován ovou zprávou. Obdrží-li student zprávu o zrušení účtu a bude v brzkém termínu zapsán, nemusí se o svá data obávat, přístupy na servery mu budou ponechány. Student může požádat na studijním oddělení o výjimku. Praktické rady studijnímu oddělení k zápisům Kromě oznámení termínu a způsobu zápisů je vhodné studentům nejpozději v první den zápisů, nejlépe však již v době zpřístupnění rozvrhů a spuštění aplikace pro zápisy, zajistit přístup k počítačům, aby měli možnost připravit si své zápisové archy. Studenti pak budou mít rovnou šanci pro přípravu svého zápisového archu a výběr individuálního rozvrhu. 55

56 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Pracoviště referentky v období zápisů by mělo být vybaveno: počítačem s tiskárnou s nastaveným přímým tiskem z AIS (pro tisk zápisových archů a potvrzení o studiu) a přístupem na internet; čtečkou identifikačních karet pro rychlejší dohledání studentů ve Studijní evidenci podle studentské karty. Některé fakulty při zápisech preferují umístění referentek v počítačové učebně, kde si studenti připravují zápisové archy v AIS. Aplikace pro zápisy je otevřena podle harmonogramu univerzity. Konec tohoto termínu neznamená, že studijní referentka nebude moci zapsat studenta, který přijde k zápisu v pozdějším termínu. Nezapsaný student pouze pozbude možnost přípravy zápisového archu. Aplikace pro změnu po zápisech je téměř shodná s aplikací pro zápisy. Doporučujeme její zpřístupnění současně s aplikací pro zápisy, aby studenti mohli již v průběhu zápisů provádět změny. V období změn po zápisech si mohou studenti sami provést přípravu změn, které v zápisu požadují, a to ještě před příchodem na studijní oddělení. Změny, které student v zápisovém archu provede, musí být potvrzeny studijním oddělením, jinak nedojde k jejich promítnutí do ostatních aplikací Akademického informačního systému. Toto pravidlo se netýká změny ve výběru rozvrhových akcí, které se na studijním oddělení nemusí potvrzovat. I po ukončení termínu zápisů a změn po zápisech může studijní oddělení provádět zápisy studentů. Popis zápisové aplikace Po spuštění aplikace Zápisy se na stránce zobrazí tabulka s předměty (obr. 26), které student absolvoval v předchozím semestru. Pokud student některé předměty neukončil, jsou označeny červeným kolečkem. Další tabulkou je seznam předmětů připravených k zápisu (pocházejí z registrací předmětů). Červeným kolečkem jsou označeny předměty, které nejsou doporučeny ke studiu. Seznam nevyhovujících předmětů je uveden v další tabulce i s důvody (nesplněné návaznosti, překročená kapacita předmětu). Seznam předmětů lze doplnit přes dohledávací pole. Zvolený předmět se označí a přidají se tlačítkem Přidat označené předměty. Nemá-li student pro daný předmět vybrán rozvrh, je možné konkrétní rozvrhovou akci zvolit kliknutím na odkaz vybrat ve sloupci Rozvrh (obr. 26), který je zobrazen pouze v případě, že kapacita předmětu není naplněna. Ze zobrazeného seznamu rozvrhových akcí lze vybrat pouze tu, která vyhovuje a není naplněna její kapacita. Rozvrhová akce musí být vždy zvolena. Výběr se musí potvrdit tlačítkem. U předmětů s více možnostmi způsobu studia (normálně, konzultačně) lze provést změnu. Kliknutím na označení způsobu studia se zvolí jedna z možností: Normální způsob studia představuje běžnou pravidelnou výuku s vypsanými rozvrhovými akcemi. Konzultační způsob studia předmětu je nabízen studentům, kteří si podají žádost o výjimku a tuto žádost schválí garant předmětu. Je vypisován bez přednášek a cvičení. 56

57 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 26 Zápis studenta Ve sloupci Pořadí je uvedeno pořadí, ve kterém student provedl potvrzení výběru předmětu v jeho zápisové aplikaci. Za lomítkem je celkový počet studentů přihlášených na tento předmět. Svítí-li nad tabulkou červené kolečko a informace Zápis není kompletní, znamená to, že v zápisovém archu studenta není něco v pořádku. Chyby v zápisovém archu jsou vypsány a popsány v tabulce Chyby zápisového archu pod tabulkou Aktuální zápisový arch. Význam tlačítek pod seznamem zapisovaných předmětů: stisknutím tlačítka budou označené předměty odebrány. Pozor, student tímto krokem ztratí své pořadí v předmětu i ve zvoleném cvičení. Odebrat označené předměty 57

58 2 STUDIJNÍ EVIDENCE stisknutím tlačítka se do zápisového archu přidají předměty, které jsou platným studijním plánem určeny jako povinné. Předměty obsažené v zápisovém archu nebudou přidány. Přidat povinné předměty Zobrazit studijní plán Pro přidělení předmětů studijního plánu musí mít student nastaven správný studijní program, obor, ročník. stisknutím tlačítka se zobrazí studentův studijní plán s označením studia a formy. Předměty jsou rozděleny podle skupin předmětů plánů, zvolené předměty lze označit a do zápisového archu přidat tlačítkem Přidat označené předměty. Tlačítkem Schovat studijní plán se zobrazený plán skryje. Pod statistickými údaji zápisového archu je umístěno pole pro vyhledání předmětů, k němuž ještě náleží volby: Detaily označením položky se u vyhledaných předmětů zobrazí další podrobnosti (povinnost, prerekvizity, limit zápisu). Svítí-li pod tlačítky pro výběr předmětů červený nápis Neproběhla kontrola předmětů současného období, lze kliknutím na šipku, která se nachází těsně za jménem studenta v úvodu této stránky, zobrazit tabulku Rekapitulace, v níž jsou uvedeny všechny chyby zápisu i s případným výrazným upozorněním, že student nesplňuje podmínky pro další studium. V závěru stránky aplikace je pole pro upřesnění počtu archů potvrzení o studiu, které budou vytištěny, a je uvedeno číslo identifikační karty, která byla studentovi vydána. Ještě před úplným zapsáním studenta lze nastavit jiné datum zápisu, než je aktuální. Zápis studenta se potvrdí tlačítkem Zapsat studenta. Současně s potvrzením zápisu bude vytištěno potvrzení o studiu a zápisový arch v jazyce studia. Nevytiskne-li se zápisový arch, není zřejmě nastaven atribut studijního období Počet listů zápisového archu. Nastavení provede systémový integrátor. Tisk zápisového archu je možný i z aplikace studijního oddělení Tisk dokumentů, viz strana 49. Aplikace Zápisy neklade žádná omezení zápisu studenta s chybami v zápisovém archu ani studenta, který nesplňuje podmínky studia. Pouze informuje o chybách v zápisovém archu, případně vypíše důvody, proč student nesplňuje podmínky pro zápis do dalšího období studia. V AIS existuje aplikace pro zobrazení chyb v zápisu, které se vyskytly. Zobrazuje seznam studentů, které studijní referentky zapsaly, i s vysvětlením chyb. Přístup k aplikaci má vedení fakulty. Rady při různých problémech spojených se zápisy: Zápis studenta po přerušení, který nebyl v předchozím semestru zapsán je-li zobrazení zápisové aplikace nestandardní, je vhodné studenta zapsat s nabízenými předměty nebo bez předmětů a následně mu provést korekci ročníku. Skladba předmětů se pak upraví v aplikaci Změny v zápisu. Tento postup vysvětlíme na následujícím příkladu. Student v ZS 2003/04 ukončuje přerušení a v období LS 2002/03 nebyl vůbec zapsán. Studentovi se nejprve ukončí 58

59 2 STUDIJNÍ EVIDENCE přerušení, pak se mu v otevřeném zápisovém archu odeberou všechny předměty a student se zapíš. Nyní se provede korekce ročníku (v případě, že jsou na fakultě zachovány skupiny, nastaví se i studijní skupina). V Průběhu studia se odeberou všechny předměty, které se studentovi zapsaly do následujícího semestru (podle uvedeného příkladu ZS 2003/04), a ve změnách po zápisech se mu zapíší předměty ručně nebo se přidělí doporučený studijní plán. Zápis studenta, který přestupuje mezi programy a formou studia po přerušení přeruší-li student studium a při návratu do studia je nutné mu změnit studijní program, případně i formu studia, je postup zápisu následující: Nejprve se studentovi ukončí přerušení a bez výběru předmětů se zapíše do následujícího semestru. Potom se provede přestup mezi programy a pak přestup mezi formami (z prezenční na kombinovanou). Ve změnách po zápisu se studentovi zapíší předměty, které bude v následujícím semestru studovat. Stisknutím tlačítka Provést změny v zápisu je student zapsán do dalšího období studia (semestru) v jiném studijním programu, příp. i jiné formě studia. Obecně: Pokud student po přerušení studia přestupuje na jiný studijní program, nejprve se mu ukončí přerušení a potom se provede přestup na jiný studijní program. Zápis studenta přijatého do programu Sokrates student si před odjezdem zapíše předměty bez výběru cvičení. Po návratu studenta ze studijního pobytu se v zápisovém archu podle potřeby upraví studované předměty. Změny v zápisu Vzhled stránky a použití aplikace Změny v zápisu pro změny po zápisech je téměř stejné, jako je stránka a použití aplikace pro zápisy. Aplikace umožňuje provádět změny v zápisovém archu již zapsaného studenta. Změnou může být přidání předmětu, odebrání předmětu, změna ukončení předmětu. V případě elektronického zápisu si student změny provede a potvrdí sám. Před potvrzením změn je vhodné zkontrolovat, zda nemá student v zápisovém archu chyby (student nesplňuje požadavky ke studiu předmětu, nedostatečná kapacita cvičení atp.). Tisk zápisového archu je možný i z aplikace studijního oddělení Tisk dokumentů, viz strana 49. Smaže-li si student předmět ve změnách v zápisech (nebo jej smaže studijní referentka), automaticky se zruší i vybraná rozvrhová akce (cvičení), a student tak může ztratit místo ve cvičení. Při prováděné změně v zápisovém archu studenta se vytiskne nový zápisový arch a také je možné vytisknout potvrzení o studiu. Změnu výběru cvičení si student provádí sám během změn po zápisech. Tuto změnu nemusí potvrdit na studijním oddělení. Přihláška k SZ Aplikace Přihláška k SZ umožňuje studijní referentce přihlásit studenta ke státní zkoušce, zobrazit informace o komisi, do které byl student přiřazen, nebo zrušit přihlášku. Aplikace se nabízí u studentů, kteří mají zapsaný speciální předmět Státní závěrečná 59

60 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 27 Přihláška k SZ práce, Státní bakalářská práce apod. Pokud je v daném období založeno několik termínů konání státních zkoušek, pak se při podávání přihlášky zobrazí seznam s možností volby termínu, ke kterému se student hlásí. Studenti s aktivním studiem, kteří splňují podmínky pro přihlášení, se mohou přihlásit na jednu nebo více státních zkoušek, ale pouze na jednu státní zkoušku v jednom termínu. Aplikace Přihláška k SZ umožňuje: Podat přihlášku studenta lze přihlásit na kterýkoliv vypsaný termín státní zkoušky. Pro každý termín je uvedeno (obr. 27): Stav vyjadřuje dostupnost termínu studentům pro podání přihlášky. Termín pro přihlašování termín odkdy dokdy se studenti na termín mohou přihlašovat. Otevřený vyjadřuje, zda je studentům termín dostupný a zda mohou podávat přihlášky ke státní zkoušce. Přihláška přes ikonu lze zobrazit podrobnosti o podané přihlášce, tj. seznam povinných a povinně volitelných předmětů státní zkoušky, seznam členů komise státní zkoušky, odkaz na stránku, kde je možné přihlášku zrušit. 60

61 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Podáno termín podání přihlášky. Podal jméno osoby, která podala přihlášku ke zkoušce, většinou je to student nebo studijní referentka. Přihlásit formulář pro přihlášení na termín. Obrázek 28 Úprava podané přihlášky k SZ Kliknutím na ikonu ve sloupci Přihlásit (obr. 27) se otevře stejný přihlašovací formulář, jako se nabízí studentům. V úvodu stránky je seznam povinných předmětů jejichž skladbu nelze ovlivnit, následuje seznam povinně volitelných předmětů, ze kterých se vybere počet uvedený v závorce. Počet určuje minimum povinně volitelných předmětů, na které studenti musí být ke zkoušce přihlášeni. Nabídka předmětů je dána šablonou předmětů určenou pro konkrétní program a obor. Pro každý předmět se kontroluje splnění prerekvizit a jejich splnění je vyjádřeno ikonou. Výběr předmětů se potvrdí a přihláška se podá stisknutím tlačítka Podat přihlášku ke státní zkoušce. Tlačítko je nutné stisknout i v případě, že součástí státní zkoušky jsou pouze povinné předměty, nebo v případě, že součástí státní zkoušky nejsou žádné předměty, ale pouze obhajoba závěrečné práce. Při podávání přihlášky studentovi s přerušeným studiem jsou vypnuty kontroly podmínek pro podání přihlášky. Pokud student státní zkoušku opakuje a původně měl zapsanou jinou skladbu předmětů (nejsou součástí šablony), je jejich výčet uveden pod seznamem. Jsou-li mezi nimi neukončené předměty, student si nemůže sám podat přihlášku a aplikace ho odkáže na studijní oddělení. Studijní referentka přihlášku nemůže podat, dokud přihláška bude obsahovat jiné předměty, než jsou dány aktuální šablonou. Situaci lze řešit následujícími způsoby: integrátor předměty doplní do šablony jako povinně volitelné a studijní referentka studentovi v přihlášce upraví skladbu povinně volitelných předmětů. 61

62 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Řešení lze použít až po uplynutí termínu pro podávání přihlášek, aby si z doplněných předmětů nemohli volit ostatní studenti; Obrázek 29 Informace o podané přihlášce k SZ editace ukončena předměty se z tabulky vymažou a přihláška se podá s výběrem předmětů daným aktuální šablonou. Zda může opakující student měnit povinně volitelné předměty je určeno atributem studijního systému Může měnit volitelné opakované předměty na přihlášce k SZ, který nastavuje systémový integrátor (hodnota Ano změnu povoluje). Implicitně je nastaveno, že student nemůže měnit povinně volitelné předměty. Na operace studijní referentky nemá nastavení atributu vliv. Předměty zkoušky mohou být v následujících stavech: nesplněn student předmět dosud úspěšně nesplnil; splněn student měl předmět zapsán v předchozím termínu státní zkoušky a splnil jej, termín splnění je uveden ve sloupci Kdy; zapsán student má předmět zapsán ke státní zkoušce; opakován student má předmět zapsán opakovaně; nezapsán student nemá předmět zapsán ke státní zkoušce. Jakmile je přihláška podána, ikona pro její podání se již nezobrazuje. Do přihlášky se vstupuje přes ikonu ve sloupci Přihláška (obr. 27). 62

63 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Editovat podanou přihlášku přihlášku lze upravovat do doby, než je přidělena ke komisi státní zkoušky nebo uplynulo období umožňující její editaci. Po určitou dobu je editace umožněna i studentům. V záložce Předměty SZ (obr. 28) lze odebírat nebo přidávat nabízené předměty a je možné zobrazit tematické celky s okruhy otázek pro jednotlivé předměty státní zkoušky. Každou změnu je nutné uložit. Zobrazit obsah přihlášky po ukončení období editace přihlášek je v záložce Předměty SZ uveden seznam předmětů s indikací jejich zápisu (obr. 29). Je možné prohlížet okruhy otázek předmětů. Zobrazit komisi v záložce Komise SZ jsou uvedeny podrobnosti o komisi, do které byla přihláška zařazena, včetně jmenného seznamu členů komise a zařazených studentů. Informace o komisi lze vytisknout, studentům v komisi lze zaslat ovou zprávu. Studentům jsou informace o komisi zobrazovány v závislosti na nastavení atributů období Zobrazování složení komise studentům a Zobrazování informací o státní zkoušce studentům. Obrázek 30 Komise SZ Zrušit přihlášku v záložce Zrušit přihlášku ke státní zkoušce je umístěno tlačítko, které umožňuje zrušit přihlášku ke státní zkoušce, včetně všech informací v agendě státních zkoušek vztahujících se k této přihlášce (obr. 31). Opětovné podání přihlášky je možné při splnění všech standardních podmínek. 63

64 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 31 Zrušení přihlášky k SZ Po proběhnutí komise státních zkoušek je možné sledovat průběh zkoušek ve studijní evidenci v aplikaci Prohlídka státních zkoušek (viz strana 70). Více o státních zkouškách na straně 137. O termínech státních zkoušek je více uvedeno na straně 149. Návrh tématu závěrečné práce Aplikace Návrh tématu závěrečné práce umožňuje studijní referentce založit studentovi nový návrh tématu závěrečné práce, ze kterého může být následně vytvořeno zadání závěrečné práce. Ikona se zobrazuje pouze u studentů, kteří dosud nemají založeno zadání závěrečné práce a studují v rámci stupně studia, pro které mohou studijní referentky téma práce zakládat. Dostupnost této aplikace je závislá na aktuálním nastavení AIS, které ovlivňuje pouze vývojový tým. Nový návrh tématu závěrečné práce se založí vyplněním formuláře zobrazeného na obrázku 32. Pole Typ tématu je vyplňováno automaticky v závislosti na stupni studia zvoleného studenta. Nejprve je tedy nutné dohledat vedoucího návrhu tématu, aby se správně zobrazili další povinné položky a bylo možné návrh uložit. Následně se vyplní název tématu, garantující pracoviště, abstrakt, případně další zobrazené položky. Garantující pracoviště odpovídá pracovišti, které bude téma garantovat. Pokud je u pracoviště uvedeno v závorce datum, udává toto datum termín dokdy se mohou vypisovat nová témata pro fakultu pod níž pracoviště spadá. Poslední údaj představuje vedoucího pracoviště, který bude téma schvalovat. Nové téma se založí stisknutím tlačítka Uložit a kompletní téma poslat ke schválení. Následně bude posláno ke schválení vedoucímu garantujícího pracoviště. Pokud požadujete automatické schválení tohoto tématu, můžete stisknout tlačítko Uložit kompletní téma a automaticky schválit. Automatické schválení bude provedeno pouze v případě, kdy je osoba, která návrh zadává, zároveň vedoucím zvoleného garantujícího pracoviště. V opačném případě bude téma navrženo ke schválení příslušnému vedoucímu garantujícího pracoviště. 64

65 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 32 Návrh tématu závěrečné práce Závěrečná práce Závěrečná práce je rozsáhlá aplikace určená zejména studentům a vedoucím závěrečných prací. Studenti přes ni odevzdávají své závěrečné práce i s přílohami v elektronické podobě, vedoucí prací zakládají zadání a vkládají soubory s posudky. Studentům i vedoucím prací jsou nabízeny stejné ikony s odkazy jako studijním referentkám. Studijní referentky tak mohou v krajních případech suplovat práci studentů i vedoucích prací. Jsou zobrazeny základní informace o vloženém zadání práce, jako jsou typ práce (diplomová, bakalářská apod.), název práce, jméno autora, odpovědný ústav, jméno vedoucího práce a oponenta (až jej vedoucí práce vloží), informace o úplnosti zadání (vyjadřuje možnost další editace ze strany studenta) a o stavu práce (aktuální, historická). Důležitou informací je stav, ve kterém se práce aktuálně nachází a na kterém závisí nabídka ikon a tím i operací, jež je možné s prací provádět. Ikony lze rozdělit do následujících skupin: Aplikace pro založení zadání práce je zobrazena v případě, že vedoucí práce nevložil studentovi zadání závěrečné práce do AIS. Vedoucí práce může založit zadání závěrečné práce jen studentům s aktivním studiem, studijní referentka i studentům s přerušeným studiem. Aplikace pro zobrazení a stahování souborů, například pro zobrazení a tisk zadání práce, zobrazení odevzdané práce a příloh, posudků vedoucího a oponenta: Postup odevzdání závěrečné práce aplikace znázorňuje postup odevzdání závěrečné práce a umožňuje sledování průchodu práce jednotlivými stavy. Odevzdání závěrečné práce musí projít všemi stavy uvedenými v aplikaci. Pokud během provádění kteréhokoliv kroku dojde k chybě, aplikace vypíše její 65

66 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 33 Zobrazení aplikace Závěrečná práce příčinu a způsob řešení. Současně se vznikem problému bude autorovi práce automaticky odeslán . Splnění jednotlivých kroků odevzdání práce se zde ihned promítá. Kontrola stavu aplikace poskytuje informace o stavu závěrečné práce a její kompletnosti. Červeně jsou vypsána upozornění na dosud neprovedené kroky, které se musejí ještě provést k úspěšnému odevzdání elektronické verze závěrečné práce. Typy upozornění: 66

67 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Zadání závěrečné práce není kompletní v zadání závěrečné práce nejsou vyplněny všechny nutné položky, doplnit je lze je přes ikonu. V informačním systému není vložen posudek vedoucího práce přes ikonu je nutné vložit posudek vedoucího práce. Oponenti závěrečné práce nebyli stanoveni přes ikonu je nutné vložit jméno oponenta práce (u disertačních prací jsou to až tři jména). V informačním systému není vložen posudek oponenta práce přes ikonu je nutné vložit posudek oponenta. Doplňující informace nejsou kompletně vloženy student ještě nevložil jazyk závěrečné práce a informace o práci v jednotlivých jazykových variantách, jako jsou název práce, abstrakt, případně právní doložka. Elektronická verze závěrečné práce nebyla odevzdána student ve své aplikaci nepotvrdil vložení a odevzdání elektronické verze závěrečné práce. Zobrazit zadání kliknutím na ikonu se zobrazí zadání závěrečné práce studenta. Je-li zadání úplné, pak je na konci zobrazené stránky tlačítko Vytisknout zadání pro vytištění zadání. Zobrazit doplňující informace aplikace poskytuje doplňující informace, které vložil student, tj. název práce, jazyk, ve kterém je práce zpracována, abstrakt a klíčová slova. Závěrečná práce kliknutím na ikonu lze stáhnout nebo otevřít soubor se zpracovanou závěrečnou prací. Přílohy práce jednotlivě kliknutím na ikonu se otevře seznam odevzdaných příloh závěrečné práce, přílohy lze individuálně stáhnout nebo otevřít. Přílohy práce hromadně kliknutím na ikonu lze stáhnout ZIP soubor se všemi odevzdanými přílohami práce. Posudek vedoucího ikona je zobrazena, jakmile je vložen posudek vedoucího práce. Kliknutím na ni se stáhne soubor s posudkem, který lze otevřít a uložit. Posudek oponenta ikona je zobrazena, jakmile je vložen posudek oponenta práce. Kliknutím na ni se stáhne soubor s posudkem, který lze otevřít a uložit. Editační aplikace vedoucího práce a oponenta, například pro úpravu obsahu zadání práce, potvrzení úplnosti zadání, změnu vedoucího práce, stanovení oponentů i pro disertační práce, pro vložení posudků, potvrzení odevzdání práce, nastavení utajení, udělení zápočtu, vložení rozhodnutí o podobnosti s jinou prací, změnu stavu práce: Změna stavu ikona se zobrazuje v případě, že na fakultě není spuštěn software pro porovnávání prací. Umožňuje změnit stav odevzdané práce na jeden ze stavů nabízených aplikací. Potvrzení úplnosti zadání aplikace slouží k nastavení kompletnosti, respektive nekompletnosti zadání. Je-li zadání označeno jako nekompletní, může je student editovat. Jakmile vedoucí práce považuje zadání práce za hotové, provede jeho zkompletnění, čímž studentovi editaci uzavře. Stanovení oponentů aplikace umožňuje stanovení oponenta závěrečné práce. Oponenta vkládá k závěrečné práci vedoucí závěrečné práce. Oponent se dohledá ze všech osob evidovaných v AIS, případně je možné přidat oponenta jako externistu (není uživatelem AIS). Jakmile je oponent schválen, je mu automaticky odeslána výzva k akceptaci oponentury, tj. ová zpráva s unikátním odkazem do schvalovací aplikace. Platnost výzvy má určitou dobu trvání (je uvedena v aplikaci pro stanove- 67

68 2 STUDIJNÍ EVIDENCE ní oponentů). Schválenému externímu oponentovi nehistorické práce je možné výzvu odeslat opakovaně. Zde lze sledovat stav schválení oponentury a dále: opakovaně odeslat výzvu kliknutím na ikonu je výzva odeslána. Před odesláním se provede kontrola, že návrh na oponenturu existuje, že patří k této práci, že je po oponentovi požadována akceptace, že je oponent schválený, že má evidovaný , že má založený přístup do informačního systému, a že tento přístup stále platí; přeposlat výzvu vedoucímu kliknutím na ikonu je výzva k oponentuře přeposlána vedoucímu práce; založit nový přístup a odeslat výzvu kliknutím na ikonu je oponentovi založen nový přístup do informačního systému a odeslána nová výzva. Před odesláním se provede kontrola, že návrh na oponenturu existuje, že patří k této práci, že je po oponentovi požadována akceptace, že je oponent schválený, že má evidovaný . Následně se smaže existující přístup, založí se nový a odešle se výzva. Obrázek 34 Externí oponenti závěrečné práce výzva Vložit posudek aplikace umožňuje vedoucímu a oponentovi vkládání a tisk posudků závěrečné práce. Vrácení závěrečné práce aplikace umožňuje vrátit práci k přepracování. Vrátit lze práci, která je studentem řádně odevzdána, připravena k převodu nebo posouzena. Operace vrácení práce je rozdělena do dvou kroků, aby se zamezilo případnému omylu. O vrácení práce je student automaticky informo- 68

69 2 STUDIJNÍ EVIDENCE ván em, který obsahuje výzvu, aby kontaktoval vedoucího práce a po provedení požadovaných úprav vložil práci znovu do informačního systému. Udělení zápočtu za vypracování závěrečné práce získávají studenti zápočet, který je možné udělit na tomto místě kliknutím na tlačítko Udělit zápočet za závěrečnou práci Nastavení utajení utajení lze nastavit společně pro závěrečnou práci a její přílohy a zvlášť pro všechny posudky práce. Utajením se veřejnosti znemožní přístup k jednotlivým položkám, je zobrazena pouze informace o utajení práce a kontaktní údaje na vedoucího práce, uživatelé mají pouze možnost zobrazit si zadání závěrečné práce. Utajení, resp. zveřejnění se nastavuje označením položek formuláře Závěrečná práce (přílohy závěrečné práce), Posudky závěrečné práce. Volbu je nutné potvrdit tlačítkem Nastavit utajení. Zveřejnění se provede odznačením položek a kliknutím na Nastavit zveřejnění. Změna vedoucího závěrečné práce aplikace umožňuje změnu vedoucího závěrečné práce. Změna se provádí nabídnutím elektronické evidence závěrečné práce studenta jiné osobě, která bude plnit funkci nového vedoucího práce. Tato osoba může nebo nemusí nabídku přijmout. Rozhodnutí o podobnosti aplikace se nabízí v případě, že byla práce v systému Theses.cz vyhodnocena jako podezřelá. Pokud taková situace nastane, je úkolem vedoucího práce posoudit, zda je srovnávaná práce potvrzeným plagiátem či nikoliv vůči každé zjištěné podobnostosti. O podezření ze shodnosti práce s jinou je automatickým e- mailem informován jak autor, tak vedoucí práce. Seznam všech zjištěných podobností je zobrazen v přehledové tabulce. Hodnota uvedená ve sloupci Podobnost určuje míru podobnosti závěrečné práce s porovnávaným zdrojem. Ve sloupci Rozhodnutí je pomocí ikon rozlišen stav udělení rozhodnutí. Je-li rozhodnutí uděleno, zobrazuje se zde rovněž jméno osoby, která rozhodnutí udělila a datum udělení. Kliknutím na ikonu ve sloupci Protokol lze stáhnout soubor ve formátu PDF, který obsahuje protokol o vyhodnocení podobnosti obou dokumentů. Ikona ve sloupci Zobrazit umožňuje zobrazit informace o nalezených shodách přímo v systému Theses.cz. Pro přístup je však nutné mít přihlašovací údaje do systému Theses.cz. Rozhodnutí o podobnosti se k vybraným zdrojům přidá jejich označením a stisknutím příslušného tlačítka pod seznamem nalezených shod: Potvrdit stisknutím tlačítka bude práce označena za potvrzený plagiát vůči vybranému zdroji. Vyvrátit stisknutím tlačítka bude práce označena za originální vůči vybranému zdroji. Rozhodnutí je možné udělovat ke všem srovnávaným zdrojům. Jakmile je však alespoň jedna shoda označena jako potvrzený plagiát, je možné tlačítkem Označit práci za plagiát označit celou práci za plagiát a další zdroje již není třeba kontrolovat (k další kontrole již není důvod). Po zadání definitivního rozhodnutí již není možné provádět dílčí rozhodnutí o podobnostech s jednotlivými zdroji. Zadání celkového rozhodnutí je nevratná operace. 69

70 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Editační aplikace studenta pro vložení doplňujících informací, vložení právní doložky, vložení souborů s prací a jejími přílohami, odevzdání práce za studenta, vložení errat: Vložit doplňující informace za doplňující informace se považují: jazyk práce, název práce, abstrakt, právní doložka a klíčová slova. Povinnou položkou ve všech jazykových variantách jsou název práce, její abstrakt a klíčová slova. Právní doložka slouží k uvedení veškerých omezení, která se vztahují na šíření vlastní práce nad rámec autorského a vysokoškolského zákona. Na jejím základě posoudí vedoucí práce způsob utajení práce. Většina studentů však ponechá pole Právní doložka prázdné. Vložit práci a přílohy prostřednictím aplikace Vložit práci a přílohy je možné vložit do AIS soubory se závěrečnou prací a přílohami. Odevzdání závěrečné práce aplikace Odevzdání závěrečné práce slouží k potvrzení vložení a správnosti elektronické verze závěrečné práce a všech údajů souvisejících se závěrečnou prací. V případě, že jsou vyplněny všechny informace a je vložen soubor se závěrečnou prací, zobrazí se v aplikaci tlačítko Odevzdat závěrečnou práci. Vložit errata aplikace Vložit errata umožňuje vložení souboru s erraty. Tvůrcem souboru je student. Soubor obsahuje opravy k seznamu připomínek, který na základě obhajoby práce studenta sestavila komise. Práce je označena za historickou ve chvíli, kdy studijní referentka vloží výsledek obhajoby závěrečné práce do vysvědčení. Práce se následně vedoucímu práce zařadí mezi historické. Pracovníci studijního oddělení mají nástroj pro zjištění stavu vložení závěrečné práce studentů v podobě sestavy vygenerované aplikací Seznamy studentů (tzv. dvacítky) viz strana 117. Jedná se například o seznamy studentů, kteří nemají vloženo zadání závěrečné práce, posudek oponenta nebo vedoucího práce, práci atd. Podrobný popis aplikací je uveden ve svazcích dokumentace 2 Student a 3 Učitel. Prohlídka státních zkoušek Prohlídka státních zkoušek (obr. 35) zobrazuje chronologicky seřazené proběhlé události související se závěrečnou zkouškou, jako například podání přihlášky k SZ, závěrečná práce, komise státních zkoušek, speciální předměty, vystavení vysvědčení. Pokud student opakoval státní zkoušku ve stejném období, je evidence předmětů státní zkoušky rozdělena pro odlišení termínu konání. Stejné informace mohou studenti zobrazit ve své aplikaci v Portálu studenta. Počet pokusů je počítán na základě počtu podaných přihlášek ke státní zkoušce. Prohlížení logu studovaných předmětů Aplikace Prohlížení logu studovaných předmětů (obr. 36) zobrazuje operace, které student prováděl při registraci, zápise a při změnách v zápise s jednotlivými předměty. Do aplikace mají přístup uživatelé s právem stud-predm-log-a. 70

71 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 35 Prohlídka státních zkoušek Z prvního seznamu změn (obr. 36) lze ihned rozpoznat, který předmět byl přidán, odebrán nebo zda byly jeho základní (např. ukončení, způsob studia) údaje aktualizovány (tučně jsou zvýrazněny které), dále je vidět kdo (např. student, studijní referentka, delegovaná osoba, systémový integrátor) a kdy změny provedl. Z druhého seznamu lze vyčíst změny některých atributů, zobrazen je původní i nová hodnota (například volba rozvrhové akce, jazyk studia). Každý výpis lze omezit na určité období studia a na záznamy vkládané (insert), upravované (update) a smazané (delete). V operacích uživatele pak lze dohledat další podrobnosti. Studijní výjezd Studijní výjezd je portálová aplikace pro evidenci studijních pobytů a stáží. Obsahuje záložky: Studijní pobyt aplikace umožňuje evidovat studijní pobyty studentů v rámci zvoleného studia. Pro pobyt studenta je předem definovaný seznam institucí, se kterými 71

72 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 36 Prohlížení logu studovaných předmětů ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA o.p.s. uzavírá dohody. Význam a způsob použití aplikace je popsán v 17. svazku dokumentace Zahraniční oddělení. Údaje o zahraniční pracovní stáži studenta jsou součástí dat odesílaných do matriky studentů. Závěrečnou zprávu mohou studenti vyplnit v aplikaci Hodnocení zahraničního pobytu v Portálu studenta. Pracovní stáž aplikace umožňuje evidovat pracovní stáž studenta v rámci zvoleného studia. Student vyjíždějící na pracovní stáž přinese na studijní oddělení dohodu s libovolnou firmou. Název firmy a stát je nutné zanést v aplikaci Správa zahraničních podniků (viz 17. svazek dokumentace Zahraniční oddělení). U stáže se eviduje druh, podnik, časové rozmezí a stav stáže. Při vložení nového záznamu je stav automaticky nastaven na hodnotu student na stáži. Údaje o pracovní stáži studenta jsou součástí dat odesílaných do matriky studentů. Závěrečnou zprávu mohou studenti vyplnit v aplikaci Hodnocení zahraniční pracovní stáže v Portálu studenta. 72

73 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Poznámka Textové pole pro evidenci jakékoliv poznámky, která se zobrazuje pod identifikačními údaji studia. Ke každému evidovanému studiu studenta lze evidovat samostatnou poznámku. Double Degree program Aplikace Splnění podmínek Double Degree programu dostupná přes ikonu ve studijní evidenci umožňuje potvrdit splnění podmínek studia pro studenta Double Degree programu a evidenci dohody. Splnění podmínek a přiřazení dohody se eviduje pomocí připraveného formuláře, kde je zapotřebí zvolit dohodu, v rámci které bylo studium organizováno a vložit datum splnění podmínek. U názvu dohody je v závorce uvedena partnerská instituce. Volitelně je možné vyplnit i poznámku. Zadané údaje se potvrdí stisknutím tlačítka Uložit. Přiřazení dohody a vyplnění data splnění je promítáno do tisku diplomu a dodatku k diplomu. Jakmile je dohoda přiřazena, není možné změny provádět. Pokud je opravdu nutné změny provést, je nutné dohodu stisknutím tlačítka Zrušit odebrat a následně znovu zaevidovat novou dohodu. Ocenění Aplikace Ocenění umožňuje evidovat ocenění studenta. V číselníku se zvolí typ ocenění, vloží se datum jeho udělení a hodnoty se uloží tlačítkem Přidat. Nabídka typů ocenění závisí na typu studentova studia. Některé typy ocenění je možné udělit až po zapsání předmětu bakalářská, diplomová práce apod. Studentům bakalářského studia se například nabízí pochvalné uznání děkana za vynikající zpracování bakalářské práce, ale až po zapsání speciálního předmětu Bakalářská práce. Udělené a zaznamenané ocenění lze vytisknout kliknutím na ikonu. Hromadně lze ocenění zadávat a tisknout v aplikaci Hromadné zadávání a tisk ocenění, viz strana 170. Administrativní úkony Aplikace Administrativní úkony poskytuje studijní referentce přehled všech administrativních úkonů, které se váží ke studentovu studiu a umožňuje evidovat stav jejich splnění. Jednotlivé úkony definuje systémový integrátor v aplikaci Definice administrativních úkonů, kde rovněž stanovuje skupiny studentů, kterým se má daný administrativní úkon přiřadit. Všechny úkony souvisejicí se studentovým studiem jsou zobrazovány v přehledové tabulce. Pro každý úkon je zobrazen jeho název a stav splnění. Ve sloupcích Provedeno, Provedl je uvedeno datum poslední změny stavu splnění úkonu a jméno osoby, které změnu provedla. Stav splnění je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. V závislosti na nastavení jednotlivých administrativních úkonů systémovým integrátorem, je v aplikaci Zápis prováděna kontrola splnění jednotlivých úkonu. Samotné zapsání studenta do následujícího studijního období tak může být podmíněno splněním daných administrativních úkonů. 73

74 2 STUDIJNÍ EVIDENCE 2.7 Průběh studia Obrázek 37 Ocenění studenta Aplikace Průběh studia je umístěna ve Studijní evidenci. Je zde možné sledovat údaje o jednotlivých obdobích studentova studia a provádět operace týkající se evidence studia jako jsou záznamy o přerušení, oboru, formě, financování a ukončení studia, rušení a uznávání předmětů apod. Období studia Období studia jsou uvedena v tabulce, v jednotlivých řádcích se vypisují informace o stavu studia a datu zápisu studenta do období (semestru, roku apod.), o zapsaných předmětech (pod ikonou ), počtu získaných kreditů za jednotlivá období a o přerušení studia. V posledním sloupci tabulky je ikona pro evidenci atributů studia jako je datum zápisu, číslo skupiny. Studované předměty Předměty studované v jednotlivých obdobích lze vypsat kliknutím na ikonu ve sloupci Předměty. V tabulce jsou uvedeny všechny předměty, které má student v daném období zapsány, případně za toto období uznány. Součástí údajů o předmětech jsou: Kód kód předmětu. Předmět název předmětu, kliknutím se zobrazí sylabus předmětu. U obecně uznávacího předmětu se jeho skutečný název vloží do závorky (z evidence uznávání). Povinnost předmětu je vyjádřena ikonou, vychází ze studijního plánu přiřazeného studentovi. Ukončení zapsané ukončení, se kterým si student předmět zapsal. Některé předměty mohou mít variantní ukončení, pak lze kliknutím na název ukončení změnit (varianty se nastavují v Katalogu předmětů). Pokud má předmět více než jedno ukončení, lze ukončení měnit i při zápisech. Studentům lze tuto 74

75 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 38 Přehledy a informace o studiu možnost u zápisů povolit nebo zakázat atributem ve studijním období (více ve svazku 13. Systémový integrátor studijní systém). Způsob forma studia předmětu (normální nebo konzultační). U předmětů, které mají více možných způsobů výuky lze provádět změny. Změnu však nelze provést u předmětů uznaných, zrušených a splněných v jiném studijním období. Jazyk zkratka vyjadřuje jazyk, ve kterém student předmět absolvuje. Některé předměty se vyučují ve více jazykových variantách, pak lze kliknutím na zkratku jazyk změnit (varianty se nastavují v Katalogu předmětů). Pokus vyjadřuje počet pokusů, které student ke splnění předmětu využil. Výsledek hodnocení, které vložil zkoušející. Zde je možné vložit novou známku nebo provést její korekci, případně lze provést korekci ukončení a počtu 75

76 2 STUDIJNÍ EVIDENCE kreditů. Výběr je možný ze všech evidovaných vyučujících předmětu, nebo lze známku zadat pod svým jménem. Pokud je atribut studijního období Referentky vkládají výsledky jako garanti nastaven na hodnotu ANO, pak je možné při vkládání nové známky zvolit osobu, která známku udělila. Výběr je možný z vyučujících s rolí garant, administrativa předmětu nebo zkoušející, kteří jsou evidováni v předmětu, nebo je možné zvolit jméno přihlášené osoby. Pokud je atribut období nastaven na NE, pak se automaticky uloží jméno osoby, která známku vkládá. Do pole Datum zadání lze kliknutím na odkaz dnešní datum vložit aktuální datum. Pokud se jedná o uznaný předmět, pak ikona odkáže do aplikace pro uznávání předmětů, kde lze způsob uznání předmětu upravit; tj. upravit ukončení, výsledek, datum uznání a splnění, místo splnění, jméno uznávajícího a skutečný název. Pokud má student předmět zapsán ve více obdobích, pak v uzavřených obdobích lze doplnit pouze známku nesplnil, nedostavil se. Kladný výsledek lze vložit pouze do aktuálního období. Kredity počet kreditů, které student za úspěšné absolvování předmětu získal. Počet kreditů lze změnit přes ikonu ve sloupci Výsledek. Zapsáno udává počet zápisů daného předmětu. Výsledky kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro vložení nebo úpravu ukončení, známky a počtu kreditů. Zadáno datum vložení známky (zápočtu) zkoušejícím. Zadal jméno osoby, která jako poslední vložila záznam o ukončení předmětu (známku nebo zápočet). Atributy prostřednictvím příslušných ikon je možné prohlížet a editovat atributy studovaných předmětů. Těmito atributy jsou zejména: * Prodloužené datum expirace jedná se o prodloužené datum proti defaultním nastavením, ke kterému skončí platnost daného výsledku. Používá se v případě, že je třeba individuálně posunout datum, ke kterému má být daný studovaný předmět automaticky zrušen z důvodu expirace hodnocení. Změněno datum zápisu nebo poslední manipulace s předmětem. Jsou-li na fakultě povoleny e-zápisy, může zde být uloženo jméno studenta. V seznamu předmětů jsou zvýrazněny i nahrazené předměty. Pod seznamem předmětů je uveden celkový počet kreditů získaných za dané období. Do tohoto součtu jsou započítávány pouze kredity za úspěšně ukončené předměty. Předmět, který nemá zadané ukončení (známku), je možné odebrat. Předmět se označí a klikne se na tlačítko Odebrat označené předměty. Je-li nutné odebrat předmět se zadaným ukončením, musí se nejprve ručně odstranit hodnocení předmětu. Tento postup je zvolen proto, aby se zabránilo náhodnému smazání předmětu i s jeho známkou (výsledkem), neboť je obtížné získat zpět všechny údaje o smazaném předmětu (obnova ze zálohy je značně náročný proces). Přes uvedenou aplikaci lze studentovi předmět i přidat, i když je to nestandardní způsob (skladba předmětů by se prvotně měla upravovat přes aplikaci určenou pro zápis a změny v zápisech viz strana 59). Ve vyhledávacím poli umístěným 76

77 2 STUDIJNÍ EVIDENCE pod tabulkou s předměty se dohledá podle kódu nebo části názvu požadovaný předmět. Pokud má být dohledán předmět z jiné fakulty, musí být před dohledáním označeno pole Výběr předmětů ze všech fakult. Dohledaný předmět se označí a kliknutím na Přidat předmět se přidá k předmětům studovaným v období. Standardní ukončení a počet kreditů se nastavuje automaticky podle údajů evidovaných v katalogu předmětů daného studijního období. Výsledek předmětu může studijní referentka upravit přes ikonu. S výsledkem lze provést následující operace: 1. Odebrat vždy poslední pokus výsledku odstudovaného předmětu stisknutím tlačítka Odebrat poslední pokus. Evidovaný pokus zakončení může být úspěšný i neúspěšný. 2. Zadat nový výsledek předmětu. U předmětů s vícenásobným ukončením je možnost volby ukončení. Tlačítkem Zadat výsledek se potvrdí zvolené ukončení (zápočet, zkouška atd.) a potom se vloží datum zápočtu, zkoušky apod. a z roletkového menu se vybere výsledek: u zápočtu započteno, nezapočteno nebo nedostavil se; u zkoušky známka. Současně se známkou za zkoušku, případně za klasifikovaný zápočet je nutné zadávat i bodové hodnocení více na straně 99. Nakonec se výsledek přidá stisknutím tlačítka Přidat výsledek. Tlačítko Zadávat jiné ukončení slouží k návratu na počátek akce pro zadání nového výsledku. Volit Zadavatele výsledku je umožněno pouze nastavením atributu v Evidenci období (nastavuje integrátor). Toto však ze strany fakult není doporučováno. Vkládat ukončení předmětu (známky) lze i přes aplikaci Zkušební zprávy (viz strana 97), která je součástí Studijního oddělení. Pak je jako jméno zadavatele ukončení vloženo jméno vkládající osoby (v tomto případě studijní referentky). 3. Změnit počet získaných kreditů v části Kredity za předmět. Pokud je nutné opravit počet kreditů většímu množství studentů, použije se aplikace Studijního oddělení Hromadná změna kreditů u zapsaných předmětů viz strana 109. Průběh studia V Průběhu studia je uložena informace o termínu zápisu do období (semestru) a o zařazení studenta do studijní skupiny. Většina fakult má studenty zařazeny do studijních skupin pouze v prvním semestru, aby jim mohl být automaticky přidělen rozvrh. Skupiny mohou být studentům odebrány automaticky prostřednictvím parametru studijního období (v aplikaci Evidence období například při zápisu do druhého semestru). Jsou-li na fakultě studijní skupiny zachovány, je potřeba je každému studentovi, který přerušil studium, opět ručně přidělit. Automaticky dochází k odebrání studijní skupiny i při přerušení studia. 77

78 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Evidence přerušení Aplikace Evidence přerušení slouží k zadání a ukončení přerušení. Nové přerušení se studentovi s aktivním studiem zadává přes formulář na obrázku 39. Při zadávání přerušení se vybere vhodný stav studia (kód přerušení), začátek a předpokládaný konec přerušení (přerušit studium lze podle SZŘ jen během semestru v průběhu výuky) a důvod přerušení. Datum a číslo žádosti jsou nepovinné údaje, vyplňují se podle potřeby. Vyplněné hodnoty se uloží stisknutím tlačítka Uložit. Evidované záznamy o přerušení jsou uvedeny v přehledové tabulce. Datum konce přerušení nemá vliv na výpočet kódu financování a následně na stanovení poplatků. S datem konce přerušení se pracuje až po jeho ukončení. Doba přerušení studia se nesmí překrývat s uznanou dobou rodičovství, je-li u studenta evidována. Popis přerušovacích kódů je uveden na straně 15. V okamžiku vložení přerušení studia ztrácí uživatel statut studenta, a to i v případě, že jeho začátek má pozdější datum, než je aktuální. Obrázek 39 Formulář pro vložení přerušení studia Přerušení, které je vloženo po sběru matriky nebo před jejím sběrem, lze odebrat tlačítkem Zrušit přerušení. Jsou-li údaje o studiu zaslány do matriky (SIMS), nelze studentovi přerušení studia (vložené před jejich odesláním) zrušit odebráním ani změnit počátek přerušení. Na obrázku 40 je uveden příklad právě probíhajícího přerušení studia. U něj je možné upravit datum jeho počátku a předpokládaného ukončení, kód stavu studia a důvod přerušení. Uvedený počet dní přerušení se vztahuje k datu předpokládaného ukončení přerušení. Je-li tento termín překročen, počet dní se počítá k aktuálnímu datu. 78

79 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 40 Příklad vloženého přerušení studia Ukončování přerušení (kód 14, 22) automaticky je spuštěna aplikace pro zápis studenta. Zde proběhne rekapitulace předmětů, které měl zapsány před přerušením. Následuje výčet předmětů, které doposud neukončil, s poznámkou, zda mohou být v tomto období zapsány (musí být v tomto období vypsány ke studiu). Další tabulka je zápisovým archem a obsahuje předměty, které budou studentovi zapsány ke studiu. Je-li rozvrh volitelný, zvolí se zde rozvrhové akce nebo přidají další předměty. Kliknutím na tlačítko Zapsat studenta (obr. 41) je provedena kontrola, zobrazen přehled zapisovaných předmětů a tlačítka: Zapsat studenta stisknutím je studentovi přerušení ukončeno a současně je zapsán do studia. Zpět do přípravy zápisu slouží k návratu na předchozí obrazovku. Při ukončení přerušení a zápisu do období se neúspěšné pokusy o ukončení předmětu přenášejí. Příklad: Student má tři termíny ke složení zkoušky z předmětu Matematika. Před přerušením studia byl dvakrát neúspěšně zkoušen. Po ukončení přerušení mu tedy zbývá pouze jeden termín na splnění zkoušky z předmětu Matematika. Ukončování přerušení (kód 22) automaticky je spuštěna aplikace pro zápis studenta. Stejně jako v ukončení přerušení s kódem 14 se vypíší předměty zapsané v posledním období studia a předměty neúspěšně ukončené. Do zápisového archu je nutné doplnit předměty, které bude student studovat, případně vybrat cvičení. Další průběh ukončení přerušení a zápis studenta je stejný jako v předchozím případě. Je-li termín návratu studenta do studia na rozhraní dvou studijních období (semestrů, akademických roků), musí se vybrat jedno z nabízených období. Ukončování přerušení (kód 23) přerušení se ukončuje pouze na jeden den, kdy student absolvuje státní nebo jinou závěrečnou zkoušku. Ke zkoušce musí být přihlá- 79

80 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 41 Zápisový arch při ukončování přerušení 80

81 2 STUDIJNÍ EVIDENCE šen. Přihlášku může podat během přerušení sám, nebo ji za něj může podat studijní referentka. Aby mohla být přihláška podána, musí mít student zapsán předmět Státní bakalářská zkouška, Státní závěrečná zkouška, Závěrečná zkouška apod. Po ukončení přerušení proběhne zápis studenta automaticky, nenabízí se zápisová aplikace jako při ukončování přerušení u předchozích kódů. V tomto případě může být datum ukončení a datum vyřazení různé i v letech. O kódech pro přerušení studia a jejich použití více v kapitole Kódy studia na straně 15. Uznaná doba rodičovství Aplikace Uznaná doba rodičovství slouží k evidenci doby, po kterou student čerpal tzv. uznanou dobu rodičovství. Jedná se o dobu, po kterou student pečoval o dítě a zároveň byl aktivním studentem. Evidence uznané doby rodičovství je zásadní z pohledu výpočtu celkové doby přerušení a celkové délky studia, protože se do těchto údajů nezapočítává. To má vliv zejména na: Obrázek 42 Uznaná doba rodičovství ubytovací stipendia nárok studenta na ubytovací stipendium je prodloužen o uznanou dobu rodičovství; sociální stipendia nárok studenta na sociální stipendium je prodloužen o uznanou dobu rodičovstí. Nový záznam se studentovi zadá vyplněním políček Odkdy/Dokdy udávajících interval uznané doby rodičovství (obr. 42). Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka Přidat. Systém kontroluje, zda student nemá aktivní přerušení a zda se zadaný interval nepřekrývá s dobou, kdy měl student studium přerušeno. Pokud tato situace nastane, je uživatel upozorněn na chybu a záznam není uložen. Záznamy je možné vkládat i do minulosti, začátek však nesmí předcházet počátku daného studia. Přehled evidovaných záznamů je zobrazen v přehledové tabulce, kde je možné jednotlivé záznamy editovat nebo je mazat. 81

82 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Dojde-li u studenta k dodatečné změně začátku nebo konce studia, který zasahuje do uznané doby rodičovství, pak tato změna ovlivní i záznam o evidované době rodičovství a ten je patřičně prodloužen nebo zkrácen. K automatickému zkrácení evidované doby rodičovství dochází i při ukončení studia. Evidence forem studia Aplikace Evidence forem studia slouží k evidenci formy studia prezenční a kombinovaná. V tabulce je zachycen vývoj hodnot v průběhu celého studia. Aktuální hodnota je vždy v posledním řádku. U aktivních studií je nevyplněno pole Konec. U ukončených a přerušených studií nelze hodnotu formy editovat vůbec. Obrázek 43 Formulář pro změnu formy studia První část formuláře (obr. 43) slouží k opravě již evidované formy studia a ke změně začátku platnosti formy. Protože se forma studia odesílá do matriky studentů, lze změny (formy, data začátku, odebrání poslední hodnoty formy tlačítkem Odebrat poslední ) provádět pouze k datu po posledním sběru. Druhá část slouží k zadání nové formy studia. Současně se zadáním nové formy se vloží datum konce platnosti předchozí formy studia. Hodnotu formy studia nelze editovat u ukončených a přerušených studií. Možnost volby formy studia je závislá na evidované formě studijního oboru. Pokud má obor jen prezenční formu studia, nenabízí se u studenta ikona pro Evidenci formy studia. Evidence oborů Aplikace Evidence oborů slouží k evidenci studijního oboru studenta. V tabulce je zachycen vývoj hodnot oboru studenta v průběhu celého jeho studia. Aktuální hodnota je vždy poslední, u aktivního studia je pole Konec nevyplněno. V roletkovém menu se nabízejí obory akreditované u daného studijního programu. Při změně oboru se vybere jeden z nich a vloží se datum, ke kterému změna proběhla, a změna se potvrdí tlačítkem Uložit. Při změně oboru zůstane registrace předmětů zachována. Studijní obor se odesílá do matriky, a proto lze jeho změny provádět pouze k datu po posledním sběru. Pokud aktuální hodnota oboru začala platit po posledním sběru, může se ještě změnit nebo úplně odebrat (obr. 44). V opačném případě se může pouze zadat nová aktuální hodnota a datum změny musí být po posledním sběru matriky. U ukončených a přerušených studií nelze hodnotu oboru editovat vůbec. 82

83 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 44 Formulář pro změnu oboru studia Evidence financování V aplikaci Evidence financování se eviduje financování studentova studia, které je součástí dat odesílaných do matriky studentů. Protože se podle kódu financování vypočítávají případné poplatky za studium, je třeba se jimi podrobněji zabývat. Problematice financování studií se věnuje samostatná podkapitola s názvem Financování studia viz strana 34, kde je uveden přehled jednotlivých kódů financování a jejich význam. Změnit kód posledního průběhu studia Prostřednictvím menu v aplikaci Změnit kód posledního průběhu studia (obr. 45) se mění kód stavu posledního průběhu studentova studia. Kódy se vybírají z roletkového menu. Změna kódu se potvrdí stisknutím tlačítka Změnit. Po jeho stisknutí se obrazovka přepne zpět na aplikaci Průběh studia. Kódům studia a jejich použití se věnuje samostatná kapitola na straně 12. Obrázek 45 Změna posledního kódu studia Návrh na ukončení studia Aplikace Návrh na ukončení studia umožňuje spravovat návrh studia na ukončení, tzv. odložené vyřazení studentů ze studia. O odložené vyřazení ze studia se jedná v případě ukončení studia ukončovacími kódy, které jsou dané Studijním a zkušebním řádem univerzity (kód 73). Původní stav studia je změněn na kód 11 navrženo na vyřazení + kód stavu, kterým bude po uplynutí lhůty pro odvolání studium automaticky samo ukončeno. Aplikace Návrh na ukončení studia je přístupná v aplikaci Studijní evidence Průběh studia pouze a jen tehdy, pokud existuje nějaký návrh na vyřazení ze studia (přidělen aktuálně nebo je historicky evidován). Seznam studentů navržených na vyřazení je možné zobrazit v aplikaci Seznamy studentů s využitím filtru Kód studia. Lhůta, po kterou se student může odvolat, začíná běžet ihned od data zadání návrhu na ukončení studia. Po doběhnutí lhůty je studium automaticky ukončeno zpětně k datu zadání návrhu. V aplikaci je také možné návrh na ukončení zrušit a studium vrátit do původního stavu stisknutím tlačítka Zrušit návrh na ukončení studia. Studenti s kódem studia 11 se nezobrazují v aplikaci pro hromadné vy- 83

84 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 46 Návrh na ukončení studia řazení. Se studenty se pracuje individuálně nebo se nechá doběhnout odvolací lhůta. Tisk rozhodnutí o návrhu na ukončení studia je možný ze Studijní evidence do doby, než je student individuálně nebo automaticky vyřazen ze studia. Současně je možné tisknout českou a anglickou verzi potvrzení o studiu. Rozhodnutí nelze vytisknout po vyřazení ze studia. Ukončit studium Prostřednictvím aplikace Ukončit studium lze studenta individuálně vyřadit ze studia. Ve formuláři na obrázku 47 se do kolonky Datum vloží datum, ke kterému se studentovi studium ukončuje, a ze seznamu se vybere nový stav studia. Operace vyřazení se potvrdí tlačítkem Ukončit studium. Datum ukončení studia musí být k datu posledního sběru matriky, ne starší. Datum ukončení je aplikačně hlídáno a má-li být datum ukončení studia v termínu až po odeslání matriky, je nutné kontaktovat systémového integrátora. Datum lze zadat ve formátu DD.MM.RRRR, na místě dní a měsíců se může vložit tvar s nulou i bez, okolo teček smějí být mezery. Je tedy povoleno například , , ale i Vyřazovaní studenti s přerušeným studiem se ze studia vyřazují ke dni, kdy přerušení končí. Aplikace se v průběhu studia zobrazuje studentům, kteří nemají přidělen kód studia 11 nebo jej nemají historicky evidován. Ukončovací kód studia by měl navazovat na předchozí kód stavu studia (více na straně 12). Ukončování studia po tzv. návrhu na vyřazení se řídí pravidly uvedenými na straně

85 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 47 Formulář pro ukončení studia V některých případech ukončení jsou nabídnuta dvě tlačítka, jedno k návratu zpět do aplikace Průběh studia a druhé Vytisknout dopis o ukončení umožňuje vytisknout dopis Rozhodnutí o ukončení studia (pouze tehdy, je-li tisk dopisu podporován). Tisk rozhodnutí o ukončení studia je možný i ze Studijní evidence v aplikaci Tisk dokumentů (viz strana 47). Ikona se zobrazuje pouze u studentů s ukončeným studiem. Ve Studijní evidenci studenta s ukončeným studiem (obr. 48) nelze používat některé aplikace, proto je nutné veškerou evidenci vyřídit ještě před ukončením studia. Studentovi s ukončeným studiem je možné vytisknout sestavu V7 s odstudovanými předměty, různá potvrzení (např. pro Správu sociálního zabezpečení SSZ), zobrazit vyplacená stipendia, nahlédnout do atributů studia a provádět některé operace v aplikaci Průběh studia. Dojde-li k mylnému ukončení studia, lze studenta vrátit zpět do studia aplikací Vrátit do studia, která je popsána v následujícím odstavci. Student však nesmí být vyřazen ze studijní evidence. Obrázek 48 Příklad studijní evidence studenta s úspěšně ukončeným studiem V případě, že se studium ukončuje v době změn v zápisech, provede se odebrání rozvrhové akce cvičení, aby student neblokoval cvičení v předmětu. V průběhu semestru k odebrání studenta z rozvrhové akce nedochází. Ukončovací kódy: 85

86 2 STUDIJNÍ EVIDENCE 66 nezaplacení školného včetně splátkového kalendáře; 67 nedodání nostrifikace; 68 nezapsání se po ukončení přerušení; 69 nezapsání se do dalšího semestru; 70 přestup na jiný studijní program (Z); 72 zanechání studia na vlastní žádost; 73 nesplnění požadavků; 74 odnětí akreditace; 75 zánik akreditace; 76 vyloučení ze studia ( 65 disciplinární přestupek); 77 vyloučení ze studia ( 67 podvodné jednání); 78 úmrtí studenta; 79 přestup na jiný studijní program; 80 ročník je uznán; 81 řádně uzavřený ročník (1); 82 ročník uzavřen po přerušení (2); 83 ročník uzavřen po opakování (3); 84 ukončil studium, odložená SZ; 85 ročník uzavřen po ISP 2. rokem; 86 ročník uzavřen po ISP, nerozlož.; 87 ročník uzavřen (7). Z historického hlediska jsou v AIS evidovány všechny ukončovací i zápisové kódy, které se na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. používaly. V současné době se používají zápisové kódy 1, 2, 6, 7, 8 a jim odpovídají kódy ukončení ročníku 81, 82, 86, 87, 88. Studenti jsou hromadně vyřazováni přes aplikaci Hromadné vyřazování studentů, která je popsána na straně 106. Po ukončení studia (úspěšně či neúspěšně) je studentům ukončena platnost studentské karty (menza, přístupové body, knihovna), zrušen přístup na studentské servery apod. Ukončí-li student studium úspěšně státní zkouškou a byl na fakultě přijat k dalšímu studiu (navazujícímu magisterskému nebo doktorskému), je mu karta ponechána. Aktivována mu je opět při zápisu do studia. Ukončení studia studentovi, který nenastoupil po předchozím přerušení studia: Studentovi končí studium ke dni vyřazení (je nemožné, aby po dni vyřazení probíhalo jakékoliv přerušení). Proto je dnem jeho vyřazení datum přepokládaného ukončení přerušení. Na rozhodnutí o ukončení studia jsou uvedeny termíny začátku a konce studia a termíny, odkdy dokdy bylo studium přerušeno. 86

87 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Vrátit do studia Obrázek 49 Vrátit do studia Aplikace Vrátit do studia vrací studenta s ukončeným studiem zpět do studia. V případě ukončení studia a následného návratu zpět se veškeré údaje nastaví na původní hodnoty včetně přerušení. Ztracen je pouze údaj o plánovaném ukončení přerušení. Studenta lze do studia vrátit (ikona se zobrazuje) jen v případě, že datum jeho vyřazení ze studia následuje po datu odeslání matriky. Použití aplikace je jednoduché, obrazovka nabízí pouze dvě tlačítka ANO a NE (obr. 49). Tlačítko ANO vrátí ihned po stisknutí studenta do studia s původním kódem studia a veškerou jeho evidencí. Obrázek 50 Zrušení předmětu Zrušení předmětu Prostřednictvím aplikace Zrušení předmětu je možné studentovi zrušit předmět (resp. jej označit za zrušený, protože fyzicky mu ve studijní evidenci zůstává). Aplikace se použije například ve chvíli, kdy děkan studentovi schválí požadavek na zrušení zápisu předmětu. V menu se vybere požadovaný předmět a zatrhne se důvod rušení. Dále je možné označit položku Student nemusí tento předmět opakovat v případě, že student tento 87

88 2 STUDIJNÍ EVIDENCE předmět (s daným kódem) již nikdy nebude muset odstudovat. Následně se zrušení předmětu potvrdí. V tabulce na obrázku 50 jsou vedeny všechny zrušené předměty i s podrobnostmi o jejich zrušení. Tyto podrobnosti lze upravit kliknutím na ikonu na konci řádku ve sloupci Změnit. Předměty s příznakem zrušeno v období, kdy má student přerušeno studium, se nesmí odebírat. Předměty se studentům mohou z evidence odmazat přes evidenci před- mětů v aplikaci Průběh studia (viz strana 74). Předmět, který má vložené ukončení, nelze zrušit. Automaticky nebo ručně zrušené předměty se netisknou na dodatek k diplomu. Evidence uznaných předmětů Aplikace Evidence uznaných předmětů se používá k evidenci předmětů uznaných studentovi. Může být spuštěna pouze v prohlížecím režimu. Studijní období, do kterého se mají předměty uznat, je možné zvolit z menu. Pravidla uznávání předmětů: 1. Předměty se uznávají z fakultního skladu nebo ze všech univerzitních skladů stejného běhu. K přepnutí mezi fakultním skladem a skladem všech fakult univerzity slouží tlačítko Výběr ze všech skladů/výběr pouze z fakultního skladu, které je nutné stisknout ještě před dohledáním předmětu. 2. Uznat lze i předmět aktuálně studovaný který má student zapsány v právě probíhajícím studijním období (semestru). Takový předmět nesmí mít vloženo žádné ukončení, ani neúspěšné, tzn. student ještě neabsolvoval zkoušku. Předměty, které mají vloženo jakékoliv ukončení, nejsou součástí nabídky roletkového menu. Výjimku tvoří předměty, které byly ze studia zcela zrušeny, takové předměty je možné uznat i přes to, že má u nich student vloženo úspěšné hodnocení z hlediska evidence nejsou považovány za úspěšně ukončené. Uznání aktuálně studovaného předmětu se provede výběrem z menu Uznat předmět akt. průběhu a stiskem tlačítka Uznat. Uznáním předmětu řádně zapsaného v aktuálním období dojde k automatickému odmazání studenta ze zkušební zprávy a seznamů daného předmětu (záznamy v učitelském portálu týkající se zápisu tohoto předmětu budou smazány). Nabídka pro uznání aktuálně studovaného předmětu chybí, pokud mají všechny předměty aktuálního období vloženo ukončení (i neúspěšné) známku ze zkoušky nebo zápočet. 3. Pokud je uznávaný předmět z jiné univerzity a v AIS neexistuje jeho ekvivalent, lze jej uznat jako tzv. obecný uznávací předmět. Ve skladu předmětů je k nalezení pod názvem Uznaný předmět. U něj je možné individuálně nastavit skutečný název předmětu, způsob ukončení a počet získaných kreditů. 88 Pokud nebude u obecného předmětu (Uznaný předmět) vložen jeho skutečný název, bude se předmět zobrazovat pod názvem Uznaný

89 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 51 Evidence uznaných předmětů předmět. U obecných uznávacích předmětů bude tento název vystupovat ve všech přehledech studia. V příslušném menu se vybere předmět (obr. 51), který má být studentovi uznán. Jeho volbou se zobrazí formulář pro uznání předmětu. V něm se uvedou podrobnosti týkající se uznávaného předmětu, především ukončení, známka a počet kreditů. Datum Uznáno dne podléhá kontrole a musí spadat do období (semestru), ve kterém je uznání provedeno. Osobu, která předmět jako uznaný schválila, je nutné vyhledat v poli Uznal. Pokud položka nebude vyplněna, bude do pole Uznal doplněno jméno přihlášeného uživatele. Pole Předchozí studium slouží jako přepínač pro položku Původ předmětu/studijní výjezd a jeho nastavení je následující: Ano v povinném poli Původ předmětu je nutné výběrem odpovídající možnosti určit původ uznávaného předmětu, tj. kde student předmět skutečně studoval. Nejčastější volbou je možnost vysoká škola, která se použije pro předměty uznané z předcházejícího studia nebo při přestupu mezi programy či z jiné školy. Ne příslušný výjezd je možné zvolit v nabídce Studijní výjezd. Údaj je odesílán do matriky. Pole Počítat kredity lze nastavit na: Ano předmět je uznán pro dané období a v tomto období se započítávají kredity za něj získané. Typicky se jedná o předmět, který student absolvoval v tomto období na jiné univerzitě. 89

90 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 52 Hromadné uznávání předmětů Ne předmět je uznán v rámci celého studia a kredity se připočítávají ke kreditům získaným za celé studium. Kredity v tomto případě nejsou zahrnuty v počtu kreditů za semestr. Typicky se jedná o předmět uznaný z předchozího studia. Položky Skutečně splněno dne, Kde splněno (název instituce, kde student předmět odstudoval), Skutečný název a Studováno v jazyce mají informativní charakter, je však nutné je vyplnit. Vyplněný formulář je nutné uložit. Uznané předměty jsou rozděleny do dvou tabulek podle způsobu započítání kreditů (za semestr, za celé studium). U každého uznaného předmětu je možné provést opravu evidovaných údajů přes ikonu (a to i opravu počítání kreditů). Prostřednictvím ikon ve sloupci Atributy je možné prohlížet, resp. editovat atributy uznaných předmětů. Těmito atributy jsou zejména: Prodloužené datum expirace jedná se o prodloužené datum proti defaultním nastavením, ke kterému skončí platnost daného výsledku. Používá se v případě, že je třeba individuálně posunout datum, ke kterému má být daný studovaný předmět automaticky zrušen z důvodu expirace hodnocení. 90

91 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Předmět lze z evidence uznaných předmětů studentovi také odebrat jeho označením a stisknutím tlačítka Odebrat předmět. Uznaný předmět vkládá integrátor pouze do skladu předmětů v potřebném počtu s označením 1 až n (v názvu i v kódu předmětu). Kód uznaného předmětu je shodný pro všechny fakulty UP1 až UPn. Předmět musí mít nastaveno ukončení, počet kreditů (hodnota se upravuje při vkládání předmětu), standardní ukončení (zápočet nebo zkouška) a atributy Obecný uznávací předmět a Lze studovat vícekrát na ano. Hromadné uznávání předmětů Aplikace Hromadné uznávání předmětů umožňuje hromadně uznávat předměty z předchozích studií. Nejprve se zvolí cílové období, do kterého mají být předměty uznány, a studium, jež je zdrojem pro uznávané předměty (obr. 52). Stisknutím tlačítka Vybrat se následně zobrazí přehled všech předmětů, které student má ve zvoleném studiu na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. zapsány a úspěšně ukončeny. V seznamu se označí předměty, které mají být uznány. V případě potřeby lze upravit kreditovou hodnotu jednotlivých předmětů. Tlačítkem Vynulovat kredity u ozn. předmětů lze u označených předmětů vynulovat kredity a tlačítkem Načíst původní hodnoty se načte zpět kreditová hodnota pro všechny předměty. Označením pole ve sloupci Počítat kredity se určí, že se kredity za předmět mají započítat do aktuálního studijního období. Pole lze označit buď individuálně nebo tlačítkem Počítat vše, kterým se označí započítání všech předmětů v seznamu. Tlačítkem Nepočítat vše se všechny předměty odznačí. Pod seznamem se vyplní datum uznání a osoba, která uznání předmětů schválila, či provedla. Implicitně je nastaveno aktuální datum a osoba, která právě edituje studium. Předměty v seznamu lze hromadně vybrat nebo výběr zrušit a označit nebo odznačit započítávání kreditů. Při uznávání předmětů, které byly uznány již na předcházejícím studiu a mají vyplněn atribut Původ předmětu, je hodnota tohoto atributu přenesena. U ostatních předmětů je při uznání atribut automaticky nastavován na hodnotu vysoká škola. Zobrazení celého průběhu studia Kliknutím na ikonu se zobrazí aplikace Zobrazení celého průběhu studia s podrobným seznamem předmětů, které má student zapsány (obr. 53). V hlavičce stránky je uvedeno plné jméno studenta a základní údaje o studijním programu, oboru, formě a ročníku. Seznam obsahuje předměty aktuálně zapsané, řádně ukončené, neukončené, zrušené a uznané a statistické údaje o odstudovaných předmětech za jednotlivá období a za celé studium. U každého předmětu je uveden kód, jeho název, povinnost, zapsané ukončení, počet pokusů, které student využil k získání ukončení, výsledek (známka), počet kreditů, kdo známku vložil a kdy, a způsob studia. Přehled registrací studenta Aplikace Přehled registrací studenta poskytuje přehledné informace o registrovaných předmětech studentů (obr. 54). Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním studp. 91

92 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 53 Průběh studia 92

93 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Registrované předměty jednotlivých semestrů jsou uvedeny v přehledové tabulce. U každého předmětu je uvedena povinnost, způsob ukončení, počet kreditů, jazyk studia, způsob studia, přesný čas registrace předmětu, limit registrace, pořadí studenta a případně prerekvizity. Obrázek 54 Přehled registrací studenta 2.8 Nestandardní operace se studiem Aplikace Nestandardní operace se studiem slouží k provádění nestandardních operací se studiem, jako je např. zrušení omylem založeného studia, zápisu, úprava a rušení přerušení nebo změna studijního programu. Aplikace je dostupná pouze uživatelům s oprávněním stud-nestand_oper tj. pouze systémovému integrátorovi univezity. Pro provedení dílčích operací se studiem je navíc vyžadováno oprávnění k provádění změn dat odeslaných do matriky studentů matrika-b. Agenda není určena pro správu průběhu studia, pouze pro řešení vzniklých nestandardních stavů a při jejím používání je třeba postupovat velmi obezřetně! Po vstupu do aplikace je zobrazeno vyhledávací pole pro individuální dohledávání studentů, do něhož se vepíše jméno studenta nebo pouze část jména, či jeho ID, rodné číslo. Nebo se studenti dohledají přes čárový kód karty nebo její čip pomocí čtečky. 93

94 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 55 Nestandardní operace se studiem Kliknutím na tlačítko Dohledat je vypsán seznam všech studií studentů, kteří vyhovují zadanému řetězci (v případě dohledávání podle jména). Pro snadnější orientaci jsou jména opatřena barevnou značkou symbolizující fakultu, kde studují, a identifikací studia (zkratka fakulty, studijního programu, oboru a formy, semestr a ročník nebo informace o ukončení nebo přerušení studia). Kliknutím na jméno studenta se otevře agenda nestandardních operací (obr. 55). V horní části aplikace jsou v tabulkách zobrazeny informace o průběhu studia v jednotlivých obdobích a evidovaná přerušení studia. Pod tabulkami se nachází ikony pro jednotlivé operace. Zrušení celého studia prostřednictvím aplikace Zrušení studia je možné zrušit studentovi chybně založené studium a úplně jej odstranit z databáze. Aby bylo možné vybrané studium odstranit, musí být nejprve ukončeno některým z neúspěšných kódů ukončení (např. kód 72 - zanechání studia). 94

95 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Změna programu aplikace umožňuje provést u vybraného studia změnu studijního programu. Změnu je možné provést pouze v rámci stejné fakulty a formy studia. Pokud je třeba změnit i formu studia, je nutné tuto provést před samotným převodem v rámci původního studijního programu, nebo po převodu na nový studijní program ve studijní evidenci studenta. POZOR! Aplikace neslouží pro změnu programu uprostřed rozestudovaného studia. Pro tyto účely použijte aplikaci Přestup mezi programy (viz strana 52). Zrušení posledního zápisu aplikace umožňuje u vybraného studia zrušení posledního zápisu do studia. Studium tak bude vráceno do stavu před zápisem. Se zrušením budou smazány i všechny zapsané předměty. Zápis je možné zrušit pouze v případě, kdy se v období pro které má být zápis zrušen, nevyskytují předměty se zadaným výsledkem. Pokud se takové předměty vyskytují, je nutné nejprve odebrat jejich výsledky prostřednictvím evidence průběhu studia. Přidání přerušení prostřednictvím této aplikace je možné do průběhu vložit libovolné přerušení studia. Nově přidávané přerušení se nesmí křížit s již existujícími přerušeními studia. Datum začátku a konce přerušení musí spadat do zadaných období a také průběhu samotného studia (splnění podmínek pro postup do dalšího období atd.). Vložené přerušení je následně zobrazeno v tabulce Evidence přerušení, kde jej lze dále upravovat (ikona ) nebo jej smazat (ikona ). Aplikace neumožňuje vložení neukončeného přerušení k tomuto použijte standardní aplikaci ve studijní evidenci. Zrušení návratu z přerušení ikona Zrušení návratu z přerušení umožňuje zrušení posledního ukončení přerušení studia. Operace je relevantní pouze pro poslední přerušení v historii studia, pokud od návratu z přerušení neproběhly zápisy do dalších období. Po provedení operace je přerušení navráceno do stavu aktivní neukončené, přičemž období návratu z přerušení a všechny mezilehlá období od období začátku přerušení jsou z průběhu studia smazány, včetně všech předmětů zapsaných v období návratu z přerušení. Pokud operace návratu z přerušení provedla zrušení předmětů v období začátku přerušení, jsou tyto předměty navráceny do nezrušeného stavu. Přestup mezi studii aplikace umožňuje evidovat sekvenci přestupů mezi studii studenta. Více o aplikaci naleznete na straně Zakládání studií Aplikace Zakládání studií se používá pro zápis studenta, který neprošel klasickým přijímacím řízením v AIS, například při přestupu studenta z jiné univerzity, při zápisech zahraničních studentů nebo studentů celoživotního vzdělávání. Studentům je možné založit pouze jedno studium na jednom studijním programu. Výjimku tvoří studia vybraných stupňů (celoživotní nebo zahraniční studium), kde je možné studovat stejný studijní program jiného oboru (studijní program musí mít v systému povolen souběh studijních programů). Aplikace současně poskytuje informace o pracovním poměru a studiích na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. nebo jiné vysoké škole (údaj ze SIMS). Pro zakládání studií studentům, kteří absolvovali přijímací řízení, je určena aplikace Přijímací řízení Zápisy Hromadné zakládání studií. 95

96 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 56 Zakládání studií Po spuštění aplikace Zakládání studií a dohledání studenta se otevře stránka pro zadání nového studia (obr. 56). Zde se nejprve vybere studijní program, obor a stav studia, případně další údaje. Nelze-li studenta vyhledat, je nutné zajistit u systémového integrátora jeho založení v AIS. Ten jej založí přes aplikaci Správa osob. Studenti z jiných univerzit, kteří u nás studují jednotlivé předměty, se evidují ve studijním programu, jehož KKOV je U Studenti jiných univerzit. Programy jsou evidovány pro každou fakultu zvlášť, jejich zkratka začíná prefixem U a pokračuje zkratkou fakulty, například U-SJUAF. Stisknutím tlačítka Pokračovat se formulář pro definici studia rozšíří o další povinné položky, které je zapotřebí vyplnit. Přestupuje-li student z jiné univerzity, uvádí se jako datum nástupu den, kdy mu bylo na předchozí univerzitě ukončeno studium. Dále je možné zvolit způsob zápisu povinných předmětů daných studijním plánem: 96

97 2 STUDIJNÍ EVIDENCE nezapisovat žádné předměty student bude zapsán do studia bez předmětů. Ty je pak možné zapsat přes aplikaci ve Studijní evidenci; připravit povinné předměty do změn v zápisu předměty se studentovi připraví do zápisové aplikace, avšak jejich zápis musí potvrdit studijní referentka nebo sám student (v případě e-zápisu); zapsat povinné předměty do období student je zapsán do studia i s povinnými předměty, při jejich zápisu neprobíhá kontrola limitů předmětů apod. Pro úspěšný zápis předmětů musí být připraven příslušný studijní plán. Ke konečnému zápisu osoby do studia lze využít tlačítka Založit studium nebo tlačítka Založit studium a přejít do změn v zápisu, které po zápisu studenta spustí aplikaci Změny po zápisu. Toho lze využít v případě, že se mají studentovi zapsat předměty. Tlačítko Zadat hodnoty znovu umožňuje před založením studia provést změny ve formuláři. Se zapsaným studentem lze nyní pracovat ve Studijní evidenci (viz strana 19). Pokud je datum založení studia zvoleno nevhodně datum spadá do období, z něhož byly informace o studentech zaslány do matriky je uživatel na tento nedostatek upozorněn zobrazením příslušné chyby. U studijních programů celoživotního vzdělávání a zahraničních studijních programů je možné jednomu studentovi založit souběžná studia na různých studijních oborech stejného studijního programu. Zapsat studenta do několika stejných oborů nelze nikdy stejně jako do více bezoborových studijních programů Zkušební zprávy Zkušební zprávy vyplňují zpravidla zkoušející předmětů, nebo jejich garanti. Studijním referentkám poskytuje aplikace Zkušební zprávy nástroj k hromadnému doplnění hodnocení (zkoušek a zápočtů) studentů jednotlivých předmětů. Individuální doplnění hodnocení předmětů je možné ve Studijní evidenci jednotlivých studentů, viz strana 77 nový výsledek předmětu. Podle nastavení atributů období (nastavuje systémový integrátor) vkládají studijní referentky známku pod svým jménem nebo pod jménem garanta předmětu. Atributy období, které je nutné v aplikaci Evidence studijních období nastavit, jsou Starý režim zkušebních zpráv a Referentky vkládají výsledky jako garanti více je o nastavení atributů uvedeno ve 13. svazku dokumentace Systémový integrátor studijní systém. Po vstupu do aplikace je nabídnuta možnost zadání hodnocení předmětu, automatické vložení hodnocení, tisk zkušební zprávy a její zobrazení. Před výběrem operace, které se provede stisknutím příslušného tlačítka, je nutné zvolit správné studijní období menu implicitně nabízí aktuální období (obr. 57). V dalším kroku všech operací se zvolí předmět a následně skupina studentů, se kterou se bude dále pracovat. Skupina studentů se volí pomocí filtrů, jež umožňují seznam studentů omezit podle studijního programu, oboru, formy studia, místa studia a způsobu výuky (normální, konzultační, mimosemestrální). Nastavení filtrů lze podle potřeby kombinovat nebo u všech zvolit možnost bez omezení. Pokud existuje více způsobů ukončení předmětu, pak se nabídne menu pro zvolení jednoho z nich. Zobrazený seznam studentů pak ještě lze omezit na skupinky podle počátečního písmene příjmení studentů kliknutím na písmeno v abecedě uvedené nad seznamem 97

98 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 57 Volba operace se zkušebními zprávami (obr. 58). Kliknutím na znak * se zobrazí všichni studenti, kteří vyhovují nastavenému filtru. Kliknutím na jméno studenta se otevře jeho studijní evidence (tuto stránku doporučujeme otevřít v novém okně prohlížeče). Zadávání hodnocení předmětu volba umožňuje zadávat hodnocení zvoleného předmětu podle způsobu jeho ukončení (zápočet, zkouška). Hromadné vyplňování zkušební zprávy je možné usnadnit zadáním data do pole Datum zadávání známek. Toto datum se po stisknutí tlačítka Uložit zadaná ukončení uloží ke každé vložené známce nebo zápočtu. Po vyplnění známek nebo zápočtů a před opuštěním stránky je vždy nutné stisknout tlačítko. Příklad částečně vyplněné zkušební zprávy s bodovým hodnocením studentů je na obrázku 58. Způsob hodnocení předmětu a příslušná stupnice hodnocení je uvedena pod formulářem (obr. 58). Vyplnění zkušební zprávy: 1. Informace o způsobu ukončení předmětu (zkouška, zápočet) je umístěna v nápovědném textu spolu se stupnicí hodnot(případně bodové hranice výsledku), které je možné vkládat. V návodu jsou názorně uvedeny možnosti při vyplňování zkušební zprávy. Vždy je uvedeno původní zobrazení, průběžné zobrazení při vyplňování a výsledné zobrazení po uložení zprávy Hodnoty ukončení je možné do pole sloupce T1, T2 atd. vepisovat velkými i malými znaky. Společně s hodnocením se vkládá i datum splnění předmětu. Není-li datum vloženo ani předvyplněno v poli Datum zadávání známek, uloží se aktuální datum. Není-li vložena žádná známka, je záznam ignorován a pole pro vložení známky zůstane prázdné. Pokud se vyplní pole v záhlaví tabulky umístěné v pod názvem

99 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 58 Zkušební zpráva sloupce, pak je vložená hodnota (známka, datum) uložena podle zvolené možnosti, tedy do všech polí, pouze do prázdných nebo se má z polí smazat. 3. Známku lze smazat i s datem jejího udělení tak, že se smaže její původní hodnota a nahradí se řetězcem xx. Po uložení zkušební zprávy je známka odstraněna. 4. Hodnotu známky lze přepsat vepsáním znaku x a známky, například x2. Kliknutím na odkaz umístěný nad seznamem studentů lze zobrazit nebo skrýt doplňující informace, jako je identifikační číslo studenta, identifikační číslo studia, identifikace studia, jméno osoby, která údaje změnila, a datum poslední změny. 5. Smazání známky bez vložení uvedeného řetězce nebo změna známky bez uvedeného znaku není akceptována. Tento způsob mazání a změn známek zamezuje způsobení nechtěných změn ve zkušební zprávě. 6. Veškeré změny nebo vložení nového hodnocení je nutné před opuštěním stránky nebo před změnou výběru studentů potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit zadaná ukončení. Současně se známkou je nutné do zkušební zprávy vkládat i body, které vyjadřují úspěšnost studenta u zkoušky. Vložené body jsou společně se známkou zobrazeny studentovi. Body je možné zadávat s přesností na dvě desetinná místa. Tisk zkušebních zpráv tlačítko umožňuje vytisknout zkušební zprávu zvoleného předmětu ro všechny studenty předmětu nebo pro zvolenou skupinu. Zobrazení zkušebních zpráv tlačítko umožňuje zobrazit obsah zkušební zprávy s hodnocením všech nebo jen vybraných studentů. Seznam obsahuje všechny pokusy a jejich výsledky, které studenti k úspěšnému ukončení předmětu využili. Přehled 99

100 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 59 Automatické doplnění hodnocení předmětu Obrázek 60 Zobrazení zkušební zprávy lze omezit podle počátečního písmene příjmení studentů kliknutím na abecedu nad seznamem. Kliknutím na jméno studenta se zobrazí stránka s jeho studijní evidencí, kliknutím na jméno zkoušejícího se otevře jeho osobní stránku v aplikaci Lidé na ŠAVŠ. Seznam lze exportovat do MS Excel. Hromadně doplnit neúspěšná hodnocení stisknutím tlačítka se do zkušebních zpráv všech předmětů aktuálního období, které nejsou speciální, doplní neúspěšná hodnocení studentům bez zadaného výsledku. Tato funkce je dostupná od milníku Uzávěrka zadávání hodnocení do konce daného studijního období. Neúspěšné hodnocení se doplňuje na základě bodového zisku studenta v předmětu. Doplnění se provede pouze pokud počet získaných bodů studentem neodporuje hodnotící stupnici. Případy, u kterých k doplnění nemohlo dojít (typicky studenti s vyšším počtem počtem bodů nebo předměty bez nastavené stupnice v automatickém hodnocení), vypisuje aplikace v přehledové tabulce. Tyto studenty je nutné dořešit ručním zásahem nebo stanovením správné hodnotící stupnice v automatickém hodnocení. Vzhledem k velkému množství kontrolovaných dat může tato operace trvat delší dobu. Pozor, tato operace je nevratná! 100

101 2.11 Statistiky počtu studentů V11 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Aplikace Statistiky počtu studentů V11 umožňuje zobrazení statistických údajů o počtech studentů ve zvolených akademických letech s možností volby typu studia a studijního programu. Statistiky se vždy vztahují k jedné fakultě. Obrazovka na obrázku 61 je rozdělena na dvě části část pro výběr akademického roku a část pro omezení statistiky podle typu studia a oboru. Případně je možné nezobrazovat obory v programech s jedním oborem, sloučit kombinovanou a distanční formu studia, rozlišovat aktivní studenty na zapsané a nezapsané nebo započítávat pouze studenty zapsané ve vybraných obdobích. Pokud se má zobrazit statistika za kalendářní rok, pak je nutné zvolit akademické roky, které do něj spadají a následně zvolit datum začátku a konce roku. Po volbě kritérií jsou zobrazeny souhrnné údaje o počtech studentů, přičemž kliknutím na číslo počtu studentů v tabulce lze zobrazit seznam studentů vyhovujících výběru i s identifikací jejich studia. Výpis je možné dále upravit změnou údajů ve formuláři v horní části stránky (datum začátku a konce výpisu a stav ke dni). Hodnoty dat jsou generovány dle vybraného období a jejich nastavení souvisí se sběry matriky. Po nastavení jednotlivých dat se musí znovu kliknout na tlačítko Zobrazit statistiku. Obrázek 61 Statistika počtu studentů Rozhodující význam pro rozsah zobrazených dat mají tři pole s daty v horní části stránky. Do výpisu jsou zahrnuta studia ukončená v časovém intervalu Začátek výpisu, Konec výpisu a dále studia, která byla aktivní k datu Konec výpisu. Údaje o formě studia, oboru pokud by se během sledovaného období u konkrétního studia měnily, jsou vztaženy u ukončených studií k datu vyřazení, u aktivních k datu Stav ke dni. Stejně tak je datum Stav ke dni rozhodující pro zařazení studenta s neukončeným buď do kategorie aktivní, nebo přerušené. Pole Stav ke dni je automaticky nastavováno na aktuální datum u období, které probíhá. Pokud je zvoleno již ukončené 101

102 2 STUDIJNÍ EVIDENCE období, je nastaveno na koncového roku (den po sběru matriky). Pozor, nejsou započítávána studia započatá po datu Stav ke dni. Toto je zavedeno kvůli nově přijatým studentům, kteří jsou typicky zapisováni během července a srpna a fakticky nespadají do vybraného akademického roku. Pokud se má zobrazit přesný stav studia (aktivní a přerušená) studentů k určitému datu, vyplní se pole Stav ke dni a Konec výpisu shodně s tímto datem a pole Začátek výpisu se nastaví na libovolné předcházející datum. Údaje o vyřazených studentech a absolventech jsou v tomto případě nesměrodatné. Obrázek 62 Počet studentů na cvičení 2.12 Počet studentů na cvičení Aplikace Počet studentů na cvičení umožňuje zobrazení počtu studentů na cvičeních, tj. počet studentů požadujících zápis a počet skutečně zapsaných studentů. Aplikace je přístupná uživatelům s právem stud-p nebo stud-e. Údaje se zobrazují zvlášť pro každé studijní období, pro zvolený předmět (jeden nebo všechny) a pro zvolenou obsazenost cvičení. Obsazenost udává s jakou obsazeností se cvičení mají vypsat. Není-li konkrétní předmět vybrán, zobrazí se cvičení všech předmětů. Obsah výpisu cvičení záleží na obsahu položky Obsazenost. Je-li zadána nějaká obsazenost cvičení, budou se vypisovat ta cvičení, ve kterých je zapsáno méně studentů, než 102

103 2 STUDIJNÍ EVIDENCE je dáno volbou obsazenosti. Není-li obsazenost zadána, vypíše se seznam a obsazenost všech cvičení předmětu. V počtu studentů požadujících zápis jsou zahrnuti všichni studenti, kteří si předmět vložili do zápisového archu, ale ještě jej nemají zapsaný (nemají proveden zápis), včetně studentů, kteří si podali žádost o výjimku. Ikona ve sloupci Změnit odkazuje do aplikace pro volbu rozvrhové akce a umožňuje provádět změny přiřazené akce zvoleného studenta. V seznamu zapsaných jsou zahrnuti pouze ti studenti, kteří mají předmět již řádně zapsán. Pod ikonou ve sloupci Rozdíl je uveden seznam studentů požadujících zápis nebo studentů zapsaných na jednotlivá cvičení předmětu. Rozdíly jsou znázorněny ikonou v příslušném sloupci. Běžnou situací je větší počet studentů požadujících zápis než studentů skutečně zapsaných. Mohou však nastat i případy opačného jevu. Tento stav bývá zpravidla způsoben uvolněním rozvrhové akce vyřazenými studenty, kdy dochází k uvolnění kapacity rozvrhové akce, ale nikoliv ke zrušení vybrané akce. Studentům v jednotlivých seznamech lze zaslat hromadnou ovou zprávu jejich označením a stisknutím tlačítka Poslat hromadný . Obrázek 63 Počet studentů ve skupinách se čtvrtinovou obsazeností Příklad použití aplikace. Zvolí se předmět bez zadané obsazenosti. Výsledek dohledání je na obrázku 62. Pokud je ve formuláři zadána Obsazenost < 1/4, pak je z obrázku 63 vidět, že seznam obsahuje jen jednu položku, která vyhověla zadaným kritériím. Je to cvičení, které má počet aktuálně zapsaných studentů menší, než je čtvrtina celé kapacity vypsaného cvičení. Dalším využitím aplikace je hromadný výpis cvičení předmětů vyučovaných na fakultě. Ten se provede tak, že není vybrán žádný předmět. Takovým způsobem lze vypsat všechna cvičení všech předmětů vyučovaných na fakultě nebo taková, která budou vyhovovat kritériu Obsazenosti (všechny předměty a jejich cvičení, která mají nulovou obsazenost apod.). Výpis cvičení lze získat i ve formě tabulky Excel kliknutím na tlačítko Export do Excelu Rozdělení studentů do skupin Prostřednictvím aplikace Rozdělení studentů do skupin se studenti rozdělují do studijních skupin, a to v prvním studijním období (semestru). Rozdělením studentů do skupin je jim automaticky přidělen připravený rozvrh. Při tvorbě skupin je třeba znát celkový 103

104 2 STUDIJNÍ EVIDENCE počet studentů na studijní program (příp. obor). Z tohoto počtu je třeba vycházet nejen při dělení studentů do skupin, ale již při tvorbě rozvrhu cvičení. Aby byl studentům rozvrh přidělen automaticky rozvrhové akce jim byly přiděleny podle studijního programu, oboru, formy studia, ročníku a skupiny je nutné nejprve vytvořit rozvrhové akce a až potom rozdělit studenty do skupin. Pozdější změny jako nová rozvrhová akce s omezením nebo změna omezení rozvrhové akce (program, obor, ročník atd.) je možné provést v aplikaci Editace rozvrhů (viz strana 175). Obrázek 64 Rozdělení studentů do skupin 104

105 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Po výběru studijního období (název aktuálního je vypsán tučným písmem) je nabídnut formulář pro specifikaci studentů pro rozdělení do studijních skupin. Povinně musí být vybrán program, forma a ročník, má-li studijní program evidován studijní obory, pak i obor. Kliknutím na tlačítko Zobrazit počty ve skupinách se zobrazí počet studentů, kteří nejsou zařazeni do skupiny, a přehled počtu skupin a jejich obsazení studenty. Nejsou-li ještě skupiny vytvořeny, je uveden pouze počet studentů, kteří nejsou zařazeni ve skupině. Kliknutím na ikonu ve sloupci Upravit je vygenerován seznam studentů, které je možné rozdělit do skupin. Před rozdělením je možné seznam omezit podle občanství a upravit způsob řazení seznamu (podle příjmení a jména nebo PSČ a ID studia). Vybraný počet studentů se označí (pro hromadné označení je možné využít tlačítka umístěná pod seznamem), v poli pod seznamem se uvede číslo studijní skupiny (bez tečky) a stiskne tlačítko Přesunout. Tímto postupem je založena jedna studijní skupina. Při zakládání další studijní skupiny se jména studentů zařazených do studijních skupin již v seznamu nevyskytují. Dalším možným kritériem pro zobrazení studentů k jejich rozdělení do skupin může být předmět, který mají studenti v daném období zapsán ke studiu (např. jazykový předmět). Současně musí být zvolen studijní program, obor, forma a ročník. Požadovaný předmět se musí vyhledat přes vyhledávací pole. Je-li předmětů dohledáno více, vybere se ten správný a stiskne tlačítko Zobrazit počty ve skupinách. Zde však pozor, může se stát, že nabídnutý seznam studentů nebude úplný, protože ne všichni studenti, kteří vyhovují nastavenému studiu, musí mít daný předmět zapsány. Zda budou, či nebudou studijní skupiny zachovány, je ovlivněno parametrem studijního období Používat číslované skupiny, který nastavuje fakultní integrátor před počátkem studijního období. Studenty lze ze skupiny vyřadit tlačítkem Vyřadit, které se nabízí jen v případě, že už byl do skupiny zařazen alespoň jeden student. Aby bylo zachováno rozdělení studentů do skupin i po zápisech do dalšího studijního období, musí SIF nastavit atribut Používat číslované skupiny ve studijním období, do kterého jsou studenti zapisováni. Je-li prováděno rozdělení skupin pro letní semestr a je nastaven atribut Používat číslované skupiny, je třeba skupiny pro letní semestr označit jiným číslem, než skupiny v zimním semestru. Pokud by skupiny nebyly rozlišeny, budou rozvrhové akce přiřazeny studentům obou semestrů (v případě stejného předmětu). Pokud atribut nastaven není, přiřadí se rozvrhové akce jen studentům letního semestru. V případech, kdy jsou studijní skupiny používány po celou dobu studia a počet studentů se ve studijním programu nebo oboru v jednotlivých obdobích snižuje (např. z důvodu vyřazení neúspěšných studentů), lze provést nové rozdělení studentů do skupin. Toto rozdělení je nutno provádět pouze v době po ukončení výuky (dáno milníkem Výuková část ) a před začátkem dalšího semestru. V opačném případě může změna rozdělení skupin způsobit nekonzistenci v datech a zapříčinit ztrátu studentů z rozvrhových akcí. 105

106 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 65 Statistika počtu osob ve skupinách 2.14 Statistika počtu osob ve skupinách Aplikace Statistika počtu osob ve skupinách zobrazuje pro vybraný studijní obor a jeho ročník seznam studijních skupin a počet studentů zapsaných do skupin (obr. 65). Statistiky se vztahují ke studijnímu období. Výběrem požadovaného období se zobrazí formulář pro bližší specifikaci generovaných skupin. Výběr může být omezen na studijní program a obor, forma studia musí být vybrána vždy. Pro vypsání statistiky je nutné stisknout tlačítko Vypsat Vyřazování studentů ze studia Ze studia se vyřazují studenti, kteří úspěšně nebo neúspěšně ukončili studium na ŠKO- DA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s.. Úspěšně ukončené studium je zakončeno státní závěrečnou zkouškou. Neúspěšně ukončují studenti studium většinou v případě nesplnění studijních povinností nedostatečný počet kreditů pro postup do dalšího období, třetí zápis stejného předmětu, nedostavení se k zápisu, na žádost studenta apod. Po ukončení studia se studentům automaticky zruší veškeré jejich implicitní nároky, jako například stravovací účet, přístup na školní servery, průchod přístupovým systémem na učebny a studijní oddělení. Studenty je možné vyřazovat ze studia hromadně nebo individuálně. Hromadné vyřazování studentů období hromadného vyřazování studentů nastává zpravidla po ukončení zápisů do dalšího období, kdy se vyřazují studenti, kteří nesplňují podmínky pro další studium a například blokují místa v rozvrhových akcích ostatním studentům. Seznam se sestavuje ze studentů aktuálního období, kteří podle zadaných podmínek nesplňují podmínky pro studium v následujícím studijním období. Proto je důležitý výběr období, pro které se vyřazení provádí vybírá se vždy to následující. Ve zvoleném období lze zkontrolovat i studenty zapsané do dalšího studijního období. Při vyřazování před zápisy do dalšího období se do seznamu pro vyloučení nesmí zahrnout ti, kteří se nedostavili k zápisu (v období před zápisy by se vypsali všichni studenti fakulty). Způsob úspěšného a neúspěšného vyřazování: Ukončení státní zkouškou (úspěšné ukončení studia) po vyplnění vysvědčení o státní zkoušce, konkrétně po vložení celkového výsledku státní zkoušky 106

107 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 66 Příklad zobrazení aplikace Hromadné vyřazování studentů ze studia do vysvědčení, se studentům hromadně ukončuje studium a vyřazují se ze studia. Datum ukončení studia se automaticky vyplní podle data poslední studijní povinnosti, kterou studenti splnili. Poslední studijní povinnost se určuje z plnění studijních předmětů a předmětů státní zkoušky. Rozhodující je datum uvedené jako poslední. Může to být datum běžného předmětu, státnicového předmětu nebo datum obhajoby. Aby nedošlo k chybě, nabízejí se v hromadném vyřazování ze studia studenti s úspěšným ukončením kdykoliv, bez ohledu na zvolené období. Při výpisu seznamu adeptů na úspěšné ukončení studia lze označit možnost nekontrolovat splnění studijního plánu (obr. 66). Pak seznam bude obsahovat všechny studenty, kteří mají podanou přihlášku ke státní zkoušce a splněné státnice. Splnění státnic je pak indikováno v samostatném sloupci. Po vyřazení jsou studentům v AIS automaticky vloženy získané tituly. Automaticky také informační systém zasílá informace o absolventovi zaměstnanci univerzity na personální oddělení, aby mohlo zaevidovat údaj o jeho získaném titulu (zaměstnanec však není zbaven povinnosti doložit na personální oddělení diplom). Nesplnění studijních podmínek pro postup (neúspěšné ukončení studia) studenti se vyřazují ihned po zápisech, protože při vyřazování před zápisy by se mohlo stát, že budou vyřazeni i studenti, kteří podmínky pro postup do dalšího období splňují, avšak zkoušející jim známku nezapsal do AIS. Při nesplnění 107

108 2 STUDIJNÍ EVIDENCE 108 studijních požadavků se u důvodu nedostatek kreditů uvádí, kolik kreditů z kolika povinných student získal. V případě překročení standardní délky studia je uvedena aktuální a maximální možná doba studia podle SZŘ. Nezaplacení školného aplikace po zatržení důvodu neuhrazené financování nabídne k vyřazení studenty, kteří mají uhrazenou částku menší než vyměřenou platbu. Vedle zdůvodnění je v závorce uvedena konkrétní částka zaplaceno/vyměřeno. Při hromadném vyřazování studentů se v aplikaci Hromadné vyřazování studentů nejprve vybere období, ve kterém má vyřazení studentů proběhnout. V případě vyřazování studentů z důvodu nesplnění studijních povinností se vybere období, které následuje po aktuálním (kvůli započítání ukončení předmětů aktuálního období). Nabídka období pro výběr studentů obsahuje pouze aktivní období. Aktivní období se počítá podle začátku a konce studijního období. Období je považováno za aktivní ještě 10 dní po konci a 60 dní před začátkem. Proto se v určitých intervalech, jako například v září, mohou nabízet dvě aktivní období. V nabídnutém formuláři se zvolí omezující podmínky, například studijní program, obor a forma studia (tato omezení nemusí být pro zobrazení seznamu uvedena), zadá se datum vyřazení a označí se důvod vyřazení nebo jejich kombinace. Je možné zvolit i položku Kontrolovat studenty zapsané do dalšího období, která umožní zkontrolovat počet získaných kreditů i studentům zapsaným do následujícího semestru. Potom se stiskne tlačítko Zobrazit studenty k vyřazení. Následně je vypsán seznam studentů, kteří vyhovují zadaným podmínkám. Automaticky je jim vložen ukončovací kód, který odpovídá důvodu ukončení. Splňuje-li student více podmínek ukončení, je mu vložen kód uvedený jako poslední ve výběru. Ručně je možné nastavit jiný ukončovací kód. Datum ukončení u studentů, kteří nenastoupili po přerušení, odpovídá jejich přepokládanému ukončení přerušení. V dalších sloupcích tabulky může být uvedena indikace splnění závazků vůči škole týkající se například financování nebo splnění studijního plánu. Kliknutím na znak * se zobrazí celý seznam studentů. Studenti jsou ze studia vyřazeni po jejich označení, případné korekci ukončovacího kódu a data ukončení a po kliknutí na tlačítko Vyřaď studenty. Protože se jedná o nevratnou operaci, je vhodné před stisknutím tlačítka ještě jednou zkontrolovat, zda jsou k vyřazení skutečně označeni správní studenti. Ještě před vyřazením je možné označeným studentům zaslat hromadnou ovou zprávu. Kliknutím na tlačítko Poslat hromadný se otevře příslušný formulář pro sestavení a odeslání zprávy. Je-li důvodem vyřazení dvakrát neúspěšně ukončený předmět, pak se vedle důvodu vypisuje i kód neukončeného předmětu. Po vyřazení studentů je zobrazeno tlačítko Výstup do CSV souboru, jež umožňuje vygenerovat soubor se seznamem studentů, kteří byli právě vyřazeni ze studia. Se seznamem lze pak dále pracovat. Seznam a význam ukončovacích kódů je uveden na straně 85.

109 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Protože se následující studijní období (do kterého se budou studenti teprve zapisovat) zobrazuje již dva měsíce před jeho počátkem, nabízí se možnost vyřadit studenty, kteří nesplňují podmínky zápisu nedosáhli potřebného počtu kreditů ještě před zápisy (toho lze využít především před zápisy do zimního semestru). Při vyřazování je nutné odstranit volbu důvodu vyřazení nedostavil se k zápisům, protože s touto volbou se nabídnou k vyřazení studenti celé fakulty. Studenti, kteří se nedostavili k zápisu, a podmínky pro postup splňují, se vyřazují nakonec, přibližně týden po zápisech. Tento termín záleží na fakultě. Individuální vyřazování studentů probíhá přes aplikaci Ukončit studium, která je umístěna v aplikaci Studijní evidence Průběh studia. Aplikaci je věnována podkapitola na straně 84. Odložené vyřazení ze studia o odložené vyřazení studentů se jedná v případě ukončení studia některými kódy (viz strana 83). Stav studia je studentům změněn na kód 11 navrženo na vyřazení + kód stavu, kterým bude po uplynutí lhůty pro odvolání studium automaticky samo ukončeno. Aplikace pro správu návrhu na ukončení Návrh na ukončení studia je umístěna ve Studijní evidence Průběh studia. Její funkce je popsána na straně 83. Po ukončení studia jsou o tomto úkonu studentům rozeslány y do jejich školní schránky, kde jsou informováni o ukončení účtů na školních serverech, o ukončení stravovacího účtu v menze apod. Studenty lze vracet do studia pouze individuálně přes aplikaci Studijní evidence Vrátit do studia, která je popsána na straně 87. Má-li být student vrácen do studia po odeslání dat do matriky (SIMS), je nutné o vrácení požádat provozní tým AIS. Tyto návraty jsou většinou potvrzovány rektorem. Obrázek 67 Hromadná změna kreditů 2.16 Hromadná změna kreditů u zapsaných studentů Aplikace Hromadná změna kreditů u zapsaných studentů se používá ve výjimečných případech, kdy je studentům zapsán předmět s nesprávným počtem kreditů. Po výběru 109

110 2 STUDIJNÍ EVIDENCE vhodného studijního období se zvolí předmět, u něhož mají mít studenti zapsán jiný počet kreditů. Počet kreditů lze změnit všem nebo jen vybraným studentům. Volbou předmětu je zobrazen seznam všech studentů, kteří mají daný předmět zapsaný (zohledněn je pouze stav řádný zápis, ostatní stavy zápisu předmětu zahrnuty nejsou). U každého studenta je uvedeno studium, počáteční období studijního plánu, který je studentovi přiřazen, zapsané ukončení předmětu a počet kreditů. Pod seznamem je pole, kam se vloží nová hodnota kreditů. Stisknutím tlačítka Provést se provede změna hodnoty kreditů u všech vybraných (zatržených) studentů Tisk prázdného formuláře na žádosti studentů Kliknutím na odkaz Tisk prázdného formuláře na žádosti studentů je vytištěn jeden arch nevyplněného formuláře pro podání žádosti studenta na studijní oddělení. Podle nastaveného typu tiskárny v AIS je formulář vytištěn buď přímo na tiskárně, nebo v případě nastavení virtuální tiskárny na obrazovku ve formátu PDF nebo PostScript. Stejný formulář, ale s předvyplněnými osobními a studijními údaji, si student může vytisknout ve studentské aplikaci Tisk žádosti na studijní oddělení. Vyplní-li i Předmět a Odůvodnění žádosti, vytiskne si zcela vyplněnou žádost, kterou pouze podepíše a odevzdá na studijním oddělení. Obrázek 68 Tisk informačních kartiček 2.18 Tisk informačních kartiček Aplikace Tisk informačních kartiček slouží pro hromadný tisk kartiček s přihlašovacími údaji do AIS. Tisknou se vždy čtyři kartičky na jeden arch papíru velikosti A4. Kartičky se mohou tisknout s omezením na studijní program, obor, formu, odhadnutý ročník, semestr a místo studia studentů. Dále je možné zvolit kartičky všechny, vytištěné nebo nevytištěné. Kartičky je možné tisknout v různých jazykových variantách (česky, slovensky, anglicky). Přihlašovací údaje platí do doby, než si student změní přidělené heslo. Více o tisku ve 13. svazku dokumentace Systémový integrátor studijní systém. 110

111 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Individuální tisk kartičky s heslem umožňuje aplikace ve Studijní evidenci (viz strana 49) Elektronické žádosti na studijní oddělení Aplikace Elektronické žádosti na studijní oddělení umožňuje řešit elektronické žádosti studentů. Studenti podávají žádosti přes aplikaci Podání elektronické žádosti na studijní oddělení, která je umístěná v Portálu studenta. Součástí žádosti může být textová nebo obrazová příloha. O nově vložené žádosti jsou uživatelé pověření jejich zpracováním automaticky informováni školním em. Podanou žádost je nutné nejprve převzít ke zpracování, následně se k ní mohou vyjádřit kompetentní osoby. Definitivní schválení žádosti se ještě musí potvrdit. V průběhu schvalovacího procesu je neustále sledován stav žádosti. Seznam žádosti v jakémkoliv stavu lze zobrazit v záložce Historické a řešené žádosti na studijním. Obrázek 69 Nepřiřazené žádosti Aplikace je zobrazena uživatelům, kteří mají přiděleno právo stud-e nebo kombinaci práv stud-p a stud-zadosti. Ti mohou žádost vyřizovat. Aplikace Elektronické žádosti na studijní oddělení je rozdělena do následujících částí: Nepřiřazené žádosti záložka obsahuje všechny dosud nevyřízené žádosti. Seznam lze omezit podle studijního programu. Akce, které lze s žádostí provádět: Podrobnosti kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o podané žádosti, včetně jejího stavu vyřízení. Přes ikony lze žádost jen převzít nebo převzít a ihned řešit. Jen převzít kliknutím na ikonu je žádost převzata a zařazena mezi řešené. Žádosti jsou k dohledání v záložce Řešené žádosti. Převzít a řešit kliknutím na ikonu je žádost převzata a v otevřeném formuláři (obr. 70) je možné ihned vložit vyjádření k jejímu obsahu (viz ikona ve sloupci Spravovat). Řešené žádosti záložka obsahuje seznam žádostí, které uživatel převzal k vyřízení. Význam ikon seznamu: 111

112 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 70 Řešená žádost 112

113 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Zobrazit komentáře přes ikonu lze psát a číst komentáře osob, které mohou s žádostí pracovat. Komentáře slouží k interní komunikaci zúčastněných osob studijního oddělení, studenti si je zobrazit nemohou. Předat jiné osobě žádost přijatou k řešení lze postoupit jiné osobě, která ji bude vyřizovat. Klikne se na ikonu, z menu se zvolí osoba, jež může na pracovišti vyřizovat žádosti, a stiskne se tlačítko Předat žádost vybrané osobě. Daná osoba je informována em. Předaná žádost se zařadí do tabulky mezi žádosti s požadavkem o jejich převzetí jinou osobou. V ní je možné požadavek zrušit kliknutím na ikonu ve sloupci Zrušit požadavek o převzetí. Schválit kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o žádosti a pole pro vložení závěru k žádosti. Pokud má být žádost chválena, ale je nutné ji ještě dále zpracovávat, ponechá se pole Schválením označit žádost jako vyřízenou neoznačené a stiskne se tlačítko Schválit žádost žádost bude zařazena do záložky Schválené žádosti k vyřízení, kde je možné ji dále zpracovávat. Zamítnout kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o žádosti a pole pro vložení závěru k žádosti. Po vyplnění závěru stiskne tlačítko Zamítnout žádost. Spravovat pod ikonou je umístěn formulář pro vložení závěru k žádosti a rozhodnutí, dále ikona pro vložení komentáře a pole pro vložení dalších osob, které se mohou k žádosti vyjádřit. Osoby, které se mají k žádosti vyjádřit, lze přidat přes dohledávací pole. Před dohledáním je možné určit skupinu uživatelů, ve které se má vyhledávat. Po dohledání se označí zvolený uživatel, zvolí se priorita, s jakou je nutné žádost vyřídit, a klikne se na Požádat označené uživatele o vyjádření s prioritou. Osoba je o požadavku informována školním em. Uživatelé s požadavkem o vyjádření k žádosti, se řadí v tabulce Uživatelé požádaní o vyjádření k žádosti. Tito uživatelé dohledají žádosti v aplikaci Vyjádření ke studijní žádosti, která je umístěna v Osobní administrativě v části eagenda. Dokud požádaný uživatel nezadal své vyjádření, lze mu měnit prioritu, s jakou rychlostí má své vyjádření vyplnit, nebo ho ze seznamu uživatelů odstranit. Schválené žádosti k vyřízení záložka obsahuje tabulku se schválenými žádostmi, které čekají na vyřízení. Je možné zobrazit si jejich komentáře, podrobnosti nebo je převzít k vyřízení kliknutím na ikonu. Převzatou žádost lze kliknutím na ikonu označit za vyřízenou. Historické a řešené žádosti na studijním v záložce lze zobrazit seznam žádostí podle jména řešitele, studenta, který žádost podal, stavu žádosti a období, ve kterém byla žádost podána. Položky formuláře (obr. 71) lze volit jednotlivě nebo je různě kombinovat Centrální tisk potvrzení o studiu Aplikace Centrální tisk potvrzení o studiu umístěná v Osobní administrativě v části Studijní systém slouží tisku potvrzení o studiu všem studentům školy. Studentům s aktivním studiem se tiskne potvrzení o studiu, studentům s ukončeným studiem je tisknuto potvrzení o ukončení studia. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním stud-tiskpotvrzeni. 113

114 2 STUDIJNÍ EVIDENCE Obrázek 71 Historické a řešené žádosti na studijním 114

115 3 Evidence studentů v kurzech Kurzy jsou v AIS chápány jako předměty vyučované podle vlastního harmonogramu a ve speciálních studijních programech. V jednom studijním programu je evidováno několik kurzů. Na každý kurz se mohou přihlašovat jak studenti ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s., tak externí studenti. Přihlášky mohou uchazeči podávat elektronicky. Přes kurzy lze řešit evidenci studia různých jazykových kurzů, prázdninových škol apod. Kurzy jsou evidovány v období, ve kterém probíhají, ale je možné nastavit jejich dobu trvání na přelom dvou semestrů. S účastníky kurzů lze ve studijních aplikacích AIS pracovat stejně jako s ostatními studenty. Je možné tisknout seznamy, evidovat osobní údaje, provádět omezenou evidenci studijních náležitostí. Základní nastavení kurzů provádí systémový integrátor, který má přístup do potřebných aplikací. Informace o základním nastavení kurzů je možné najít ve 13. svazku dokumentace Systémový integrátor studijní systém. 3.1 Zápis do kurzu Přihlášky do kurzů standardně podávají uchazeči přes aplikaci Přihláška do kurzu. V případech, kdy nejsou přihlášky podány elektronickou cestou nemůže garant kurzu provést zápis uchazeče do kurzu a je nucen jeho zápis řešit se studijním oddělením, které má k dispozici aplikaci Zakládání studií. Aplikace se využije v případě, kdy uchazeči nepodali přihlášku elektronicky. Podmínkou zápisu je, aby byl uchazeč evidovaný v AIS. V aplikaci se dohledá uživatel, vybere se studijní program, ve kterém se kurzy studují, zvolí se stav studia. Po stisknutí tlačítka Pokračovat se vyplní forma studia a datum. Zvolí se taková období, které má označení KURZ. Po stisknutí tlačítka Založit studium nebo Založit studium a přejít do změn v zápisech je student zapsán do studijního programu. Nyní se studentovi musí zapsat kurz (je reprezentován předmětem uloženým v katalogu předmětů). Aplikace Zakládání studií je popsána na straně 95. Studentům se za zápis mimosemestrálního kurzu neodečítají poukázky. Zápis do kurzu evidovaného ve stejném studijním programu Protože je v AIS možné evidovat studenty v jednom studijním programu pouze jedenkrát, zapisují se studenti nastupující do stejného programu, ale jiného kurzu tak, že se jim obnoví jejich původní studium. Pokud jsou studenti do kurzu přihlašování automaticky, provede se jejich návrat do studia automaticky ihned po jejich zapsání do kurzu. Pokud se studenti přihlašují jiným způsobem a jejich zápis probíhá ručně, je nutné studenty nejprve vrátit do studia a následně jim zapsat předmět kurz. Návrat do studia se provede přes aplikaci Studijní evidence Průběh studia Vrátit do studia. Kurz se jim zapíše přes aplikaci určenou pro zápisy. 115

116 3 EVIDENCE STUDENTŮ V KURZECH Obrázek 72 Ukončení studia Studijní evidence studenta zapsaného do kurzu část pro správu studia Po absolvování kurzu je možné studium ukončit přes aplikaci studijní evidence Ukončit studium, která nabízí ukončovací kód 91 ukončení kurzu. 3.2 Studijní evidence studentů kurzu Správa osobních údajů a studia studentů zapsaných do kurzu probíhá přes aplikaci Studijní evidence. Použití aplikací je stejné jako u studentů běžných studií. Pouze nabídka aplikací pro správu studia je omezená. Příklad Studijní evidence s částí pro správu studia je obrázku 72. Více o použití aplikací Studijní evidence je na straně Bakalářská zkouška Bakalářská zkouška je evidována v katalogu předmětů jako speciální předmět. Vypisuje se jako mimosemestrální kurz, v prerekvizitách jsou uvedeny dílčí předměty, které jsou součástí zkoušky. Předmět Bakalářská zkouška má v katalogu aktuálního studijního období nastaveny atributy: maximální počet termínů atribut, který přebíjí základní nastavení počtu možných zkouškových termínů, pokud nebude nastaven, pak se uvažují tři termíny; perzistentní předmět atribut určuje, že systém bude automaticky přenášet staré pokusy (zkouškové termíny) mezi obdobími. Předmět se bude automaticky překlápět do dalšího období (pokud nebude splněný) včetně případně vyčerpaných termínů. (To zajistíme my). Kvůli sledování průběhu studia tohoto předmětu u studenta předmět zrušit ne smazat. Důvod zrušení se nastaví na zrušení z důvodu perzistentnosti. Pokud by se předmět ze zápisu smazal úplně, už nebude možné dohledat, kdy student začal předmět studovat. 116

117 4 Studijní sestavy a výpisy Tato část Studijního oddělení zahrnuje aplikace pro definici, zobrazení a tisk seznamů studentů, formuláře pro tvorbu a hromadný tisk dokumentů včetně diplomů a jejich dodatků, navíc možnost definice sestav pro další aplikace (Seznamy studentů, aplikace Záznamníku učitele atd.). Dále zobrazuje hodnocení úspěšnosti vyučovaných předmětů. U většiny následujících aplikací je první volbou studijní období. Veškerá zobrazovaná data se týkají vlastní fakulty bez možnosti zobrazovat seznamy či vyplňovat formuláře studentů jiné než vlastní fakulty. 4.1 Seznamy studentů (tzv. dvacítky) Aplikace Seznamy studentů slouží k opakovanému zobrazení a tisku seznamů studentů určitého období podle zvolených kritérií nebo jejich kombinací, například podle studijního programu, oboru, ročníku, semestru, stavu studia, studovaného předmětu, ukončení předmětu atd. Každá sestava může být opatřena datem a časem jejího vytištění. Uživatelé s oprávněním stud-p nebo stud-univ-p mohou zobrazit seznam studentů pro celou školu. Pro výběr studenta a jeho zařazení do patřičné kategorie je rozhodující stav studia k datu porovnání. U běžících období je pro porovnání použito aktuální datum, u historických pak datum konce období. Jako aktivní jsou klasifikováni ti studenti, kteří se zapsali do zvoleného období a k datu porovnání nebyli ani přerušeni ani vyřazeni. Podmínce přerušení vyhoví všichni studenti, kteří mají k datu porovnání evidováno přerušení studia. Pod vyřazené studenty spadají všichni ti, kteří ukončili studium od začátku období do data porovnání. Veškerá data seznamů lze také vygenerovat ve formátu vhodném pro MS Excel, který umožňuje jejich další zpracování. Obdobná aplikace pro zobrazení seznamu uchazečů s podanou papírovou nebo elektronickou přihláškou je umístěna v aplikaci Přijímací řízení. Aplikace pro prohlížení vzhledu sestav, evidenci sestav a definici sloupců seznamů přijímacího řízení jsou umístěny ve Studijním oddělení v aplikaci Definice sestav studentů. Zobrazení seznamu studentů Po výběru vhodného období se zobrazí formulář pro bližší specifikaci seznamu studentů. Formulář se skládá z několika roletkových menu, která usnadňují a urychlují definici budoucího seznamu studentů. Roletková menu na konci formuláře jsou věnována způsobu vytvoření seznamu (zobrazení, tisk, data pro Excel) a typu generovaného seznamu sestavy. Příklad základních sestav: pro zahraniční oddělení sestava umožňuje zkontrolovat naplnění údajů o studentech přijíždějících studovat na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. ze zahraničí. Tyto údaje jsou nutné k odeslání do databáze SIMS; 117

118 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY prostý seznam zobrazuje pouze pořadové číslo a jméno studenta, což je základem ostatních seznamů a sestav; seznam s řádky zobrazuje navíc řádky pro doplnění poznámek v tištěném seznamu; seznam s okénky zobrazuje navíc okénka, takový seznam je vhodný například pro vyplňování docházky; seznam s fotografiemi základní seznam je doplněn fotografií studenta; sestava s identifikací studia seznam je doplněn bližším určením studia (zkratka školy, studijního programu, oboru, formy studia a údaj o semestru a odhadnutém ročníku studia například ŠAVŠ B-EM-EO prez [sem 4, roč 2]))); sestava s adresami sestava s plnou adresou studentů, která je vhodná například k vytvoření adresních štítků; další sestavy lze definovat přes aplikaci Definice sestav. Seznam studentů podle zvolené sestavy se zobrazí nebo vytiskne po stisknutí tlačítka Provést. Sestava je automaticky doplněna o jméno studenta, které je zároveň odkazem do studijní evidence. Kliknutím na jméno studenta v zobrazené sestavě přejdete do Studijní evidence. Studium, na které je ze seznamu odkazováno, je ve studijní evidenci zvýrazněno podbarvením. Aktuální nastavení filtrů formuláře je možné uložit pro pozdější použití zatržení políčka Uložit konfiguraci pod jménem a vyplněním jména, pod kterým má být konfigurace uložena. Jméno nově vzniklé konfigurace musí být jedinečné. V případě, kdy se jméno nové konfigurace shoduje s názvem konfigurace dříve vytvořené, je původní konfigurace nahrazena konfigurací novou. Výběr uložených uživatelských konfigurací je nabízen nad formulářem s filtry společně s tlačítky pro načtení konfigurace nebo její odstranění. Je-li ve formuláři vybrán předmět a stisknuto tlačítko Vybrat cvičení, zobrazí se seznam všech cvičení předmětu v tomto období. Jejich označením a stisknutím tlačítka Provést se zobrazí vybraný typ seznamu studentů pro označená cvičení. Pokud má alespoň jeden student fakulty ve vybraném období zapsán předmět jiné fakulty ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s., načte se předmět do seznamu předmětů v roletkovém menu Předmět. Předměty jiné fakulty jsou uvedeny až v závěru seznamu. U každého názvu předmětu je v závorce uvedena zkratka fakulty, která jej vyučuje. Seznam studentů předmětu jiné fakulty obsahuje pouze jména studentů fakulty, ne všech studentů, kteří jej studují. Řazení obsahu sestav podle sloupců Zobrazenou sestavu studentů lze řadit podle různých sloupců kliknutím na název sloupce. Seznam se seřadí podle zvoleného sloupce vzestupně. Pokud se klikne na více sloupců po sobě, řadí se seznam kompozitně podle více sloupců. V záhlaví seznamu je uvedeno, podle čeho je seřazen. Implicitně zůstává řazení podle příjmení a jména studentů. Má-li být řazení zrušeno, stiskne se opět tlačítko Provést. Při tisku sestavy, kdy je požadováno jiné řazení, je třeba sestavu nejprve zobrazit, seřadit klikáním na záhlaví a pak změnit způsob prezentace na tisknout. Řadit je možné dle více sloupců najednou. 118

119 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Obrázek 73 Seznamy studentů (tzv. dvacítky) 119

120 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Formát výpisu jména studentů Ještě před výpisem nebo tiskem sestavy lze zvolit formát výpisu jména studentů, které se automaticky přidává do každé sestavy. Jméno studenta je zároveň odkazem do studijní evidence. Zobrazit je možné jména studentů ve tvaru celé jméno v jednom poli, celé jméno s tituly, jméno a příjmení v samostatných polích, příjmení a jméno, zkrácené jméno apod. Volba se provádí v menu Formát jména a je prozatím funkční pro zobrazení sestavy na obrazovce a export do CSV. Úprava zobrazení formuláře Protože množství různých filtrů ve formuláři postupně roste, může si nyní každý uživatel aplikaci personalizovat skrýt méně používané filtry. Implicitně jsou všechny zapnuté. Doporučujeme této nabídky využít pro zpřehlednění a zrychlení aplikace (některé filtry se plní dynamicky podle zvoleného období). Nastavení se provede v odkazu Přehled dostupných sestav umístěném v nápovědném textu aplikace. V záložce Filtry (obr. 74) se označí ty, které se ve formuláři nemají zobrazovat. Volba se potvrdí tlačítkem Uložit. Skryté filtry se zobrazí jejich odznačením a uložením stránky. Obrázek 74 Úprava nabídky filtrů formuláře Analogická možnost jako s filtry je pro definované sestavy, které se nabízejí ve filtru Typ sestavy. Každý uživatel může skrýt nepoužívané typy sestav. Nastavení se provede v odkazu Přehled dostupných sestav umístěném v nápovědném textu aplikace. V záložce Sestavy (obr. 75) se označí sestavy, které se ve filtru Typ sestav nemají nabízet. Aplikace současně nabízí prohlížení sloupců sestav, kliknutím na název sestavy se zobrazí seznam sloupců, které obsahuje. Opětovným kliknutím se seznam sloupců skryje. Skryté sestavy se zobrazí jejich odznačením a uložením stránky. Význam některých filtrů formuláře pro zobrazení seznamů studentů Ext. výuk. instituce externí instituce zajišťující výuku studentů doktorského studia. Filtr umožňuje získat seznam studentů zvolené instituce. 120

121 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Obrázek 75 Úprava nabídky Typy sestav Financování umožňuje zobrazit seznam studentů se stavem financování. Doporučujeme užít v kombinaci s typem seznamu Financování studia. Je možné získat sestavu s přehledem financování vybrané skupiny studentů nebo sestavu studentů s určitým kódem financování (například skupinu studentů, kteří si za své studium již musí platit). Kód zápisu umožňuje zobrazit sestavu studentů s různým kódem zápisu, například řádně zapsané studenty, studenty s přerušením studia, studenty s odloženou státní zkouškou, studenty, kteří přestoupili z jiné vysoké školy. Místo studia filtr se zobrazuje pouze v případě, že má daná fakulta (pracoviště) definována detašovaná pracoviště. Umožňuje získat seznam studentů, kteří studují na zvoleném pracovišti. Počáteční období počáteční období je univerzitní úsek (semestr), ve kterém student začal studovat. Filtr umožňuje získat seznam studentů, kteří začali studovat v tomto zvoleném období. Předmět filtr obsahuje všechny předměty vyučované v daném studijním období. Řazeny jsou abecedně, nejprve jsou uvedeny předměty fakulty, za nimi následují předměty, které si studenti zapsali ke studiu z jiných fakult. Je možné vytvořit sestavy studentů, kteří mají zapsaný zvolený předmět. Další možností je zobrazit seznamy studentů pro jednotlivá cvičení předmětu (kliknout na Vybrat cvičení, v zobrazeném seznamu cvičení označit, zvolit typ sestavy a kliknout na Provést ). Přihláška k SZ umožňuje získat kontrolní sestavu o stavu podání přihlášek studentů ke státní zkoušce (podána, nepodána). Stav studia umožňuje zobrazit sestavu studentů se zvoleným stavem studia, například aktivní studenti (studenti řádně zapsaní do studia v daném období), studenti s přerušeným studiem (seznam obsahuje i studenty s přerušeným studiem v některém z předcházejících studijních období, jejichž přerušení mělo podle uvedeného data 121

122 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY již skončit, ale nebylo dosud v systému ukončeno návratem z přerušení), studenti na výměnném pobytu. Význam voleb: všichni studenti je sjednocením voleb aktivní studenti, přerušení studenti a vyřazení studenti ve filtru Stav studia. Jejich význam je posán v následijícím textu; aktivní studenti studenti zahrnuti do sestavy splňují následující podmínky: * musí být zapsáni v období zvoleném v úvodu aplikace (před zobrazením filtrů) a záznam v průbehu studia s daným semestrem musí existovat; * k zadanému rozhodnému datu musí mít aktivní, nepřerušené studium; * zadáním rozhodného data před datum nástupu se studia s datem nástupu po rozhodném datu odfiltrují, do sestavy se nezahrnou; přerušení studenti: * studenti musí mít k zadanému rozhodnému datu přerušené studium, tj. rozhodné datum spadá dovnitř evidovaného přerušení studia; * dosud neukončená přerušení neukončených studií jsou brána tak, že končí v nekonečnu (jejich evidovaný konec přerušení je brán pouze jako plánovaný ); * studenti nemusejí být zapsáni ve zvoleném období; vyřazení studenti v seznamu jsou zahrnuti studenti, kteří splňují jednu z následujících podmínek: * studenti byli zapsáni do zvoleného období a datum ukončení jejich studia je před začátkem tohoto období. Takoví studenti jsou do sestavy zahrnuti vždy a to bez ohledu na rozhodné datum; * studenti byli vyřazeni v období od začátku zvoleného období do zadaného rozhodného data včetně. Datum nástupu na školu je nižší než tzv. limitní datum odvozené z roku a semestru (pro LS je to vždy 1.7. kalendářního roku, v němž se LS nachází, tj pro LS 2013/14). Studenti nemusejí být zapsáni ve zvoleném období, vyhoví i studenti, kteří byli například naposled zapsáni v předcházejícím období, ale jejich vyřazení spadá datumem už do zvoleného období. Stav vložení ZP umožňuje zobrazit sestavu studentů s určitým stavem závěrečné práce (studenty bez zadání, se zadáním, bez vložené závěrečné práce do AIS apod.). Například v kombinaci s filtrem Předmět lze získat seznam studentů, kteří mají zapsán předmět státní zkoušky, ale neodevzdali svoji závěrečnou práci. Pro potřeby závěrečných zkoušek jsou připraveny různé typy sestav. Studijní plán umožňuje zobrazit sestavu studentů podle splnění svého studijního plánu (např. plán splněn, plán nesplněn, studia bez studijního plánu), čehož je možné využít při hromadné kontrole studijních povinností studentů. Způsob prezentace seznamů Zobrazení sestavy umožní sestavu zobrazit na obrazovce a dále s ní pracovat řadit podle jednotlivých sloupců, upravovat a tisknout prostřednictvím správce tabulek (více v 1. svazku dokumentace Všichni uživatelé). Tisk sestavy zvolenou sestavu je možné vytisknout na šířku nebo na výšku, s libovolným počtem sloupců. Data pro MS Excel umožňuje stáhnout data pro další zpracování v MS Excel. CSV soubor umožňuje stáhnout data pro další zpracování. 122

123 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY zkracování záhlaví vytisknout lze tabulku do 26 sloupců, další jsou při tisku vynechány. Počet možných sloupců k vytištění na A4 závisí na obsahu sloupců, případně na rozsahu záhlaví, které je možné zkrátit. Zkrácené sloupce jsou označeny číslicemi a přesunuty pod seznam do legendy. Používá se zejména pro zobrazení nebo tisk seznamů s více sloupci. Možné varianty zkrácení záhlaví jsou: nezkracovat záhlaví nastaveno implicitně; všechna záhlaví přesunout do legendy všechna záhlaví budou prezentována číslicí, jejíž význam bude uveden v legendě; dlouhá záhlaví přesunout do legendy do legendy budou přesunuta pouze dlouhá záhlaví, krátká zůstanou bez změny; dlouhá záhlaví na víc řádků (jen tisk) v tištěném seznamu budou dlouhá záhlaví rozdělena do více řádků. Vytisknout lze tabulku do 26 sloupců, další budou při tisku vynechány. Počet možných sloupců k vytištění na A4 závisí na obsahu sloupců, případně na rozsahu záhlaví, které je možné zkrátit. Datum a čas pořízení sestavy umožňuje opatřit sestavu datem jejího vytištění. 4.2 Definice sestav studentů Aplikace Definice sestav studentů umožňuje vytvářet podobu tiskových sestav, které mohou využívat studijní referentky ve Studijní evidenci Seznamy studentů (tzv. dvacítky), učitelé v aplikacích Záznamníku učitele. Některé sestavy jsou předdefinované a přístupné všem uživatelům pracujícím se seznamy studentů. Aplikace pro definici sestav je rozdělena na následující části, u každé se rozlišuje pro jaký účel se bude vyoužívat pro studenty, uchazeče s papírovou přihláškou nebo uchazeče s elektronickou přihláškou: Obrázek 76 Evidence sestav Evidence sestav slouží k evidenci a zakládání nových sestav. Sestava se založí po vyplnění jejího názvu, případně popisu, výběrem položky Pro učitele (ano znamená, že tisková sestava bude zveřejněna vyučujícím v aplikacích Záznamníku učitele, proto 123

124 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY je třeba dávat pozor na zveřejnění osobních údajů, jako je například rodné číslo studentů, nepovolaným osobám) a stisknutím tlačítka Přidat. U sestav určených pro učitele nedochází k automatickému omezení na studenty fakulty, protože předmět mohou studovat studenti více fakult. Vytvořené sestavy se řadí v tabulce (viz obr. 76). Kteroukoliv sestavu lze odmazat jejím označením a stisknutím tlačítka Odebrat. Přes ikonu ve sloupci Upravit vzhled se definuje vzhled sestav. K tomu také slouží aplikace Vytváření vzhledu sestav. Vytváření vzhledu sestav základem každé sestavy je jméno a příjmení studenta a jeho pořadové číslo v seznamu. Jsou to sloupce, které se do sestavy vkládají automaticky. Další sloupce sestavy se přidělují (definuje se vzhled sestavy) přes formulář (obr. 77), který se zobrazí kliknutím na ikonu. V menu se vybere sloupec a do pole Pořadí se vepíše číslo označující pozici sloupce v sestavě. Kliknutím na Přidat se do sestavy vloží nový sloupec. Stejným způsobem se doplní další požadované sloupce tvořené sestavy. Pořadí sloupců lze kdykoliv upravit přes ikonu. Zajímavé jsou sloupce pro získání různých druhů průměrů studentů, například průměr za celé studium (bez posledního období) a průměr za celé studium (bez posledního období, včetně neúspěšně ukončených předmětů), které pracují stejně jako klasické průměry, ale nezapočítávají aktuální období studia. Prohlížení vzhledu sestav umožňuje prohlížení všech nadefinovaných sestav, včetně sestav pro papírové přihlášky a e-přihlášky. V menu se vybere sestava a stiskne tlačítko Zobrazit vzhled. Kromě pořadí a názvu sloupců se zobrazí název sestavy, její popis, správce a informace, zda je sestava veřejná pro učitele (viz obr. 78). Sloupce sestav V následujícím výčtu jsou uvedeny významy některých sloupců, které mohou být součástí sestav seznamů studentů: Adresa evidováno je několik typů adres, základními jsou kontaktní adresa a adresa trvalého pobytu. Ostatní jsou jejich různé varianty. Aritmetický průměr evidovány jsou sloupce s následujícími typy průměrů: aritmetický průměr aktuálního období; aritmetický průměr aktuálního období (včetně neúspěšně ukončených předmětů); aritmetický průměr posledních dvou uzavřených období (včetně neúspěšně ukončených předmětů); aritmetický průměr za celé studium; aritmetický průměr za celé studium (bez posledního období); aritmetický průměr za celé studium (bez posledního období a včetně neúspěšně ukončených předmětů); aritmetický průměr za celé studium (včetně neúspěšně ukončených předmětů). Datum zápisu do akademického roku datum zápisu studentů do zimního semestru zvoleného akademického roku. U studentů, kteří v daném akademickém roce nebyli zapsáni a přesto se na sestavě zobrazují (například studenti s přerušeným studiem), bude pole tohoto sloupce prázdné. Délka studia uvedena je buď v letech, nebo semestrech. Délka studia v semestrech je počet skutečně odstudovaných semestrů. Započítávají se všechny semestry studia, které mají stav jiný než 14 a

125 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Obrázek 77 Vytváření vzhledu sestav Obrázek 78 Prohlížení vzhledu sestav Délka studia v letech je počet odstudovaných semestrů vydělen dvěma a zaokrouhlen nahoru. Identifikace studia řetězec, který prostřednictvím zkratek popisuje studentovo studium. 125

126 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Index plnění studijních povinností počítán je pro aktuální studijní období (IpSp) a minulý akademický rok (IpSp min.a.r.). Je násobkem váženého studijního průměru a indexu opakování, který se vypočítá jako podíl počtu termínů k počtu zkoušek za hodnocené období. Krátkodobý zahraniční student druh dohody využívá se pro sestavy zahraničních studentů, obsahuje druh dohody v rámci níž studenti na ŠAVŠ studijí. Krátkodobý zahraniční student instituce využívá se pro sestavy zahraničních studentů, obsahuje instituci z níž byl vyslán na studium na ŠAVŠ. Kredity různé varianty počtu kreditů zapsaných nebo splněných předmětů, například počet kreditů posledních dvou období (součet kreditů, které student získal za studium v minulém a aktuálním období), počet aktuálně zapsaných kreditů. Kredity zapsané za celé studium suma kreditů za nezrušené zapsané předměty za celé studium. Pokud měl student zapsán víckrát stejný předmět, počítají se kredity za každý zápis. Nezávisle na zvoleném období je vždy zobrazován aktuální součet kreditů za všechna období, do kterých je student zapsán. Kredity registrované na další období suma kreditů za předměty, které má student připraveny k zápisu (registrované) pro další období následující po vybraném. Pokud má být zobrazena sestava s počtem registrovaných kreditů na období LS 2007/2008, musí se pro zobrazení zvolit období ZS 2007/2008. Registrační poukázky pro kontrolu stavu registračních poukázek studentů. Studijní plán typ studijního plánu přiřazaného studentům. Vážený průměr evidovány jsou sloupce s následujícími typy průměrů: vážený průměr aktuálního období; vážený průměr aktuálního období (včetně neúspěšně ukončených předmětů); vážený průměr posledních dvou uzavřených období; vážený průměr posledních dvou uzavřených období (včetně neúspěšně ukončených předmětů); vážený průměr za aktuální akademický rok průměr zahrnuje pouze úspěšně ukončené předměty; vážený průměr za aktuální akademický rok (včetně neúspěšně ukončených předmětů) pro ukončená studijní období je výsledek za zimní i letní semestr stejný; vážený průměr za celé studium; vážený průměr za celé studium (včetně neúspěšně ukončených předmětů); vážený průměr za minulý akademický rok; vážený průměr za minulý akademický rok (včetně neúspěšně ukončených předmětů); vážený průměr za poslední ukončené období (včetně neúspěšně ukončených předmětů). Zahraniční oddělení sloupce sestav, které se využívají při výjezdech studentů: Výjezd druh dohody; Výjezd stav stav výjezdu studenta (student na výjezdu, ukončený výjezd); Výjezd univerzita univerzita, na kterou student odjel studovat; Výjezd začátek a Výjezd konec začátek a předpokládaný termín návratu studenta z výjezdu; Zahraniční instituce výměnného pobytu; Zahr. studium fakulta; Zahr. studium program; Zahr. studium výměnný program. 126

127 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Obrázek 79 Úspěšnost studentů v předmětech 127

128 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY 4.3 Úspěšnost studentů v předmětech Aplikace Úspěšnost studentů v předmětech přehledně zobrazuje hodnocení úspěšnosti studia jednotlivých předmětů fakulty ve vybraném období. Hodnocení úspěšnosti lze zobrazit individuálně pro vybraný předmět nebo hromadně pro zvolené či všechny předměty. Hodnocení obsahuje statistické údaje o počtu studentů, kteří mají daný předmět zapsán a mají aktivní studium, a o úspěšnosti ukončení předmětu. Dalším údajem je grafické vyjádření výsledků studentů v jednotlivých termínech zkoušek předmětu (řádný, 1. a 2. opravný) a přehled výsledků za všechny termíny předmětu. Obrázek 80 Hromadné hodnocení úspěšnosti předmětů Hromadná zpráva, na niž je odkaz v dolní části stránky Zobrazení souhrnné zprávy (obr. 79) umožňuje vytvoření sestavy s hodnocením pro více předmětů současně (obr. 80). Kliknutím na odkaz se zobrazí seznam všech předmětů vybraného období. 128

129 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Pro jejich hromadný výběr (označení) je na konci stránky umístěno tlačítko Označit vše, resp. Odznačit vše. Seznam je možné omezit podle formy studia. Sestava zvolených předmětů se zobrazí tlačítkem Odeslat. Uvedené údaje zohledňují všechny studenty předmětu. Pomocí filtru je však možné omezit data pouze na studenty zvoleného oboru. Nabídka oborů je odvozena od studentů předmětu. Stav vyplnění údajů závisí na době, kdy se hodnocení předmětů zobrazuje. V období před zkouškami a v období zkoušek nemají údaje spolehlivou vypovídací schopnost. 4.4 Hromadný tisk výkazu o studiu (V7) Výkaz o studiu je seznamem doposud absolvovaných studijních povinností studenta včetně neúspěšně ukončených předmětů, respektive seznamem všech předmětů zapsaných studentovi. Předměty jsou rozděleny po studijních obdobích nejčastěji semestrech, zvlášť jsou vypsány uznané předměty. V seznamu je uveden: název předmětu; kód předmětu, jehož součástí je identifikace fakulty, na které byl předmět vyučován (např. je předmět Matematika vyučovaný na ŠAVŠ název předmětu názvy předmětů jsou brány z katalogu předmětů daného období. garant předmětu; garantující pracoviště; stav předmětu (např. řádně zapsaný, uznaný); počet pokusů, které student využil k řádnému ukončení předmětu; výsledek ukončení; celkový počet kreditů za období; počet doposud získaných kreditů; a další. Seznam předmětů uznaných za celé studium (ne za konkrétní období) je uveden na konci výpisu. Výpis je možné podle volby doplnit o: větu Student složil všechny zkoušky předepsané učebním plánem. ; o podpis rektora; lze zařadit pouze úspěšně ukončené předměty. Sestavu V7 je možné studentům tisknout: individuálně z aplikace Studijní evidence v českém i anglickém jazyce (viz strana 49). Příklad sestavy jednoho studenta je na obrázku 81; hromadně v aplikaci Hromadný tisk výkazu o studiu (V7). Po výběru správného studijního období se zobrazí formulář pro volbu omezujících podmínek (obr. 82), podle kterých se vygeneruje seznam studentů s identifikací jejich studia. V seznamu se označí studenti, kterým se má sestava skutečně vytisknout, vybere se vhodná jazyková varianta, případně se označí pole dalších specifikací a stiskne se tlačítko Vytisknout. Zde se na rozdíl od individuálního tisku vygenerované sestavy nezobrazují, ale ihned tisknou například do souboru PDF. Obsahuje-li anglická verze sestavy české názvy předmětů, není jejich anglický název uložen v katalogu předmětů (zajišťuje systémový integrátor). 129

130 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Obrázek 81 Individuální tisk sestavy V7 Obrázek Hromadný tisk dokumentů Příklad formuláře pro omezení výběru studentů pro hromadný tisk sestavy V7 Aplikace Hromadný tisk dokumentů poskytuje možnost hromadného tisku několika typů potvrzení týkající se studia a dále umožňuje tisknout některé typy rozhodnutí o ukon- 130

131 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY čení studia. Nejprve je nutné zvolit vhodné studijní období, ve kterém jsou požadovaní studenti do studia zapsáni nebo ve kterém byli vyřazeni ze studia. Další kritéria omezení skupiny studentů pro hromadný tisk se zvolí z formuláře (obr. 83). Zde se volí i typ tištěného potvrzení. Pokud nebudou zadány omezující podmínky pro tisk, budou vytištěna potvrzení všem studentům fakulty, což se nedoporučuje nejen z důvodu časové náročnosti. Zatržením políčka Generovat jako tiskovou úlohu na pozadí bude tisk proveden pomocí dávkové úlohy na pozadí systému. Po dokončení dávky je uživateli zaslán o dokončení s odkazem pro stažení vygenerovaného souboru. Dávkový tisk je vhodné využít u všech typů potvrzení. Tisk dokumentů se zahájí stisknutím tlačítka Hromadný tisk. Individuální výběr studentů je možný po stisknutí Individuální výběr, kdy se zobrazí seznam studentů vyhovujících zvoleným kritériím. Pro vybrané studenty se zvolený dokument vytiskne pomocí tlačítka Vytisknout. Vygenerované dokumenty jsou ve výstupu seřazeny abecedně podle příjmení studentů. Obrázek 83 Hromadný tisk dokumenttů Potvrzení o studiu hromadný tisk potvrzení o studiu využívá studijní oddělení v období hromadného rozdávání potvrzení studentům, nejčastěji však při zápisech do prvních ročníků, kdy mají studenti ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s. možnost získat toto potvrzení zdarma. Každému studentovi jsou na jednom archu A4 vytištěna čtyři potvrzení. Potvrzení o studiu je možné tisknout pouze v aktuálním studijním období. Ze studijní evidence studenta lze individálně vytisknout anglickou verzi potvrzení o studiu (viz strana 48). Nejsou-li studenti do období či Studijní evidence zapsáni, není možné je vyhledat a potvrzení jim vytisknout. Potvrzení o ukončení studia (úspěšné či neúspěšné ukončení) zde je možné vytisknout potvrzení všem studentům, kteří byli po úspěšném, resp. neúspěšném ukončení v daném studijním období ze studia vyřazeni. Potvrzení pro SSZ potvrzení pro Správu sociálního zabezpečení (SSZ) je možné vytisknout pouze studentům s ukončeným studiem. Potvrzení pro SSZ je sestaveno podle požadavků SSZ a slouží jako potvrzení o studiu pro účely důchodového pojištění. Potvrzení pro SSZ (úspěšné ukončení) zde je možné vytisknout potvrzení pro Správu sociálního zabezpečení pouze studentům s úspěšně ukončeným studiem. 131

132 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Rozhodnutí o vyloučení ze studia (neúspěšné ukončení kód 73) jedná se o zrušení studia z důvodu nesplnění požadavků vyplývajících ze studijního programu a Studijního řádu ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s.. Zápisový arch dokument obsahuje přehled zapsaných předmětů, individuálně lze zápisový arch vytisknout při zápisu studenta ve Studijní evidenci. Zápisový arch na další období dokument obsahuje přehled předregistrovaných předmětů, včetně volitelných. 4.6 Výkazy vykonané práce Aplikace Výkazy vykonané práce slouží k tvorbě výkazů vykonané práce pro jednotlivé vyučující. Aplikace je přístupná uživatelům s právem stud-e nebo stud-p. Data výkazu jsou přebírána z rozvrhů, zkušebních zpráv a termínů zkoušek. Z rozvrhů jsou čerpány informace o počtech a délce odučených hodin, zohledňovány jsou i nastavené podíly v případě souběžné výuky více učiteli. Z termínů zkoušek jsou pak přebírány informace o počtu zkoušených studentů. Zkušební zprávy jsou pak zdrojem informací o zadaných výsledcích. Pro tvorbu výkazu se v aplikaci zvolí vyučující, případně vyučovaný předmět. Nastavením datumů odkdy/dokdy je možné omezit období, za které je výkaz sestavován. Výkaz práce zvoleného vyučujícího se zobrazí stisknutím tlačítka Zobrazení. Stisknutím tlačítka Výstup do Excelu se výkaz vyexportuje do souboru ve formátu XLS, který je možné dále doplňovat a upravovat např. v MS Excel. 4.7 Seznam vypsaných termínů zkoušek Do části sestav lze zařadit i aplikaci Seznam vypsaných termínů zkoušek. Aplikace umožňuje zobrazovat vypsané termíny zkoušek pro jednotlivá období, a to i zpětně, a osobám s přiděleným oprávněním stud-seznam-terminu umožňuje exportovat sestavu obsahující den, hodinu a dobu trvání zkoušky, počet studentů přihlášených na termín, kapacitu termínu, označení místnosti, název předmětu a stav. Po výběru studijního období je vypsán seznam všech předmětů (obr. 84), které byly vyučovány. U každého předmětu je uveden jeho kód, garant a počet doposud vypsaných termínů. Je-li počet vypsaných termínů nenulový, je zobrazena i ikona ve sloupci Zobrazit seznam. Kliknutím na ni se zobrazí seznam všech vypsaných termínů předmětu s jejich základním popisem kdy a kde se termín konal, druh termínu, jeho kapacita a jméno zkoušejícího, který termín vypsal. Stav termínu je vyjádřen barevnou značkou, jejíž význam je následující: zelená na termín se studenti mohou přihlašovat; červená na termín se studenti nemohou přihlašovat; šedá termín už proběhl. Prostřednictvím ikony o termínu. umístěné ve sloupci Info lze zobrazit podrobné informace 4.8 Statistiky počtu studentů dle různých kritérií Aplikace Statistiky počtu studentů dle různých kritérií nabízí řadu statistik studentů sestavených podle různých kritérií, které lze využít při zpracování výročních zpráv školy a fakult. Ve Slovenské republice jsou využívány pro výkazy Centrum vědecko-technických 132

133 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Obrázek 84 Vypsané termíny zkoušek informací SR (CVTI SR), ale zajímavé informace mohou poskytnout i ostatním univerzitám. Přístup ke statistikám mají uživatelé s přiděleným oprávněním stud-p, stud-e, stud-univ-p nebo stud-univ-e. Statistiky jsou rozděleny podle akademických roků a lze je zobrazit pro celou školu. Statistiky nabízí jen aktuální stav pro aktuální akademický rok, pro jednotlivé roky ho 133

134 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY Obrázek 85 Statistiky počtu studentů dle různých kritérií 134

135 4 STUDIJNÍ SESTAVY A VÝPISY lze v tabulce zafixovat tlačítkem. Zobrazení statistik je možné ovlivnit filtry podle různých kritérií, údaje lze individuálně exportovat do MS Excel. Nabízeny jsou statistiky: SK 11-01/I Zapsaní studující podle ročníků; SK 11-01/I Zapsaní studující podle ročníků (doktorandi); SK 11-01/II Nově přijatí do 1. ročníku; SK 11-01/IV Studenti cizinci podle státního občanství; SK 11-01/IV Studenti cizinci podle státního občanství (doktorandi); SK 11-01/VI Stipendia; SK 11-01/VII Počet učitelů podle funkcí; SK 11-01/VIII Věková struktura učitelů; SK 11a-01/I Věková struktura studujících; SK 11a-01/II Věková struktura studujících doktorandského studia; SK 12-01/I Absolventi I. a II. stupně studia; SK 12-01/II Absolventi doktorandského studia; SK 12a-01/I Věková struktura absolventů I. a II. stupně studia; SK 12a-01/II Věková struktura absolventů doktorandského studia; CZ Věková struktura akademických pracovníků veřejné vysoké školy; CZ Přehled o počtu akademických pracovníků na veřejné vysoké škole. 135

136

137 5 Závěrečné zkoušky a oficiální výstupy První část kapitoly se věnuje přípravě podkladů ke státním zkouškám, vysvětluje princip zpřístupnění elektronického přihlašování na státní zkoušky, přípravu zkušebních komisí, dále přípravu povinných a povinně volitelných předmětů pro jednotlivé typy závěrečných zkoušek, sestavení a přidělení skupin předmětů konkrétním skupinám studentů. Součástí popisovaných aplikací jsou aplikace pro generování sestav studentů a přidělování studentů jednotlivým komisím. Další část kapitoly je věnována oficiálním tiskovým výstupům, jako jsou imatrikulační listy, diplomy a dodatky k diplomům. Popsán je způsob digitální archivace oficiálních tiskových výstupů. 5.1 Státní zkoušky Studenti se mohou ke státním zkouškám přihlašovat elektronicky. Aplikace je studentům přístupná, jakmile si zapíší předmět Státní závěrečná zkouška, Státní bakalářská zkouška apod. a jakmile jim je přihlašování zpřístupněno milníkem Podávání přihlášek ke státní zkoušce nebo vypsáním otevřeného termínu státních zkoušek. Obojí nastavuje systémový integrátor. Předmětům typu závěrečná zkouška mohou být nastaveny prerekvizity, čehož se využívá v případě, že součástí státní zkoušky jsou dílčí předměty, které musí studenti splnit během svého studia. Pokud student nesplní bakalářskou zkoušku na druhý pokus, musí opakovat i dílčí předměty tyto mu budou přes aplikaci Zrušit předmět zrušeny. Student si je musí při zápisech opět zapsat a následně úspěšně ukončit. Na názvu předmětu státní zkoušky nezávisí, pouze musí mít nastaven atribut Speciální předmět na typ závěrečná zkouška. Bez něj se studentovi aplikace pro přihlášení nezpřístupní (v katalogu předmětů nastavuje systémový integrátor). Studentům mohou být ke státním zkouškám vypsány povinné i povinně volitelné předměty. Povinné předměty státní zkoušky se studentům zapíší automaticky a studenti pak v aplikaci Přihláška ke státní zkoušce pouze potvrdí přihlášení ke státní zkoušce. Povinně volitelné předměty si volí z jedné nebo více skupin, přičemž jsou informováni, kolik předmětů si z dané skupiny musí ke zkoušce zapsat. Po výběru musí potvrdit účast u státní zkoušky. Po sestavení komisí státní zkoušky, jejich zkompletnění a rozdělení studentů do komisím se mohou vytisknout formuláře pro zápis o státní zkoušce (tzv. košilka). Implicitní nastavení agendy státních zkoušek povoluje přidělit jednu přihlášku jedné komisi, ale správným nastavením atributů studijního období a studijních programů lze docílit přihlášení studenta s jednou přihláškou k více zkušebním komisím. Studentům se v aplikaci Přihláška ke státní zkoušce mohou zobrazovat informace o příslušnosti ke komisi (zobrazování nastavuje systémový integrátor pro celé studijní období). Aplikace Státní zkoušky slouží pro hromadnou správu studentů přihlášených ke státní závěrečné zkoušce. Kromě seznamů studentů nabízí další možnosti, jako například evidenci komisí státních zkoušek, rozdělení studentů ke komisím, tisk formuláře pro zápis o státní zkoušce. Pokud jsou závěrečné zkoušky vypisovány ve více termínech (evidují se v aplikaci Termíny pro přihlášení k SZ), je zobrazení výše uvedených údajů rozděleno podle těchto termínů. 137

138 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Pokud nebyla v daném studijním období podána žádná přihláška ke státní zkoušce, není toto období součástí nabídky. Přihláška ke státní zkoušce Přihlášku ke státní zkoušce si mohou studenti podávat sami, případně ji za ně může podat studijní referentka. Přihlášku je nutné podat i v případě, že součástí státní zkoušky nejsou žádné předměty, ale pouze obhajoba závěrečné práce. Jestliže si studenti budou přihlášku podávat sami, musí mít zapsán předmět státní zkouška a ve fakultním harmonogramu musí být nastaven milník Podávání přihlášek ke státní zkoušce (nastavuje systémový integrátor). V intervalu, jež udává milník, se pak studenti mohou sami přihlašovat ke státní zkoušce přes aplikaci Přihláška ke státní zkoušce. Pokud budou přihlášky vkládat pouze studijní referentky, studenti musí mít opět zapsán předmět státní zkouška, milník harmonogramu Podávání přihlášek ke státní zkoušce nebude nastaven a termín SZ bude nastaven jako uzavřený. Studijní referentka používá k přihlašování studentů ke státní zkoušce aplikaci Přihlašování k ZS umístěnou ve Studijní evidenci (více na straně 59). Seznamy přihlášených studentů po šablonách Aplikace Seznamy studentů po šablonách umožňuje zobrazení přehledu studentů přihlášených na povinné a povinně volitelné předměty státní zkoušky podle sestavených šablon předmětů nebo zobrazení seznamu studentů přihlášených ke státní zkoušce bez předmětů. Zobrazené seznamy je možné vytisknout. Přihlášky s předměty V záložce je možné zobrazit seznam studentů po skupinách rozdělených podle šablon, jež obsahují předměty zvolené závěrečné zkoušky. Studenti jsou do šablony předmětů přiřazeni podle studijního programu a oboru. Počet přihlášených studentů se vztahuje vždy k celé skupině předmětů (obr. 86). Obsah tabulky na obrázku 86 lze omezit podle typu studia a podle šablony. Sloupec Celkem studentů obsahuje počet studentů přihlášených ke státní zkoušce. Kliknutím na číslo ve sloupci Celkem studentů nebo Přihlášeno se otevře seznam přihlášených studentů s identifikací studia, jménem vedoucího závěrečné práce a přiřazení ke komisi. Kliknutím na jméno studenta se otevře stránka s jeho studijní evidencí. Existují-li kombinace předmětů, na které se studenti hlásí (při výběru dvou a více předmětů ze skupiny), pak se údaj o počtu přihlášených studentů do povinně volitelných předmětů vztahuje k dané kombinaci předmětů a zobrazuje se ve zvláštním sloupci Statistika povinně volitelných předmětů. Přihlášky bez předmětů V případě, že jsou podávány přihlášky ke státním zkouškám bez předmětů, zobrazuje aplikace seznam přihlášených studentů a základní informace o komisi. Seznam je možné omezit podle studijního programu (obr. 87). Toho lze využít i pro doktorská studia, zde 138

139 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 86 Seznamy studentů přihlášených ke státní zkoušce podle šablon Obrázek 87 Seznamy studentů přihlášených ke státní zkoušce bez předmětů je však nutné, aby státní zkouška a obhajoba práce proběhla ve STEJNÉM STUDIJNÍM OBDOBÍ. Seznamy přihlášených studentů po předmětech Aplikace Seznamy po předmětech umožňuje zobrazit seznamy studentů podle jednotlivých předmětů státní zkoušky. V seznamu studentů, na kterých je přihlášen alespoň jeden student, se kliknutím na hodnotu ve sloupci Přihlášeno zobrazí seznam přihlášených studentů, který je možné vytisknout. Kliknutím na jméno studenta se otevře stránka s jeho studijní evidencí. 139

140 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 88 Seznamy studentů přihlášených k danému předmětu státní zkoušky Bakalářské zkoušky postupové Postupové bakalářské zkoušky, které předcházejí bakalářské státní zkoušce jsou vypisovány formou speciálního mimosemestrálního předmětu. Jejich nastavení provádí systémový integrátor. Postupová zkouška je evidovaná v katalogu předmětů, mimo jiné je důležité nastavit atributy Typ studia předmětu (mimosemestrální), Perzistentní předmět, Speciální předmět (souborná zkouška), Ukončení předmětu (zkouška). Postupová zkouška se řídí samostatným harmonogramem, který se může od harmonogramu výuky běžných předmětů lišit jak v termínu zápisu, tak v termínu období výuky, zkoušek a ukončení závěrečných zpráv. Studenti si tento předmět zapisují přes Portál studenta. Termíny zkoušek vypisují zkoušející přes Záznamník učitele Vypisování termínů. Na ně se studenti přihlašují, zkoušející pak mohou vytisknout seznamy studentů na termínu, vkládat hodnocení zkoušky atd. Komise státních zkoušek Aplikace Komise SZ slouží k sestavování komisí státních zkoušek, přidělování studentů ke komisím a tisku formuláře pro zápis o státní zkoušce. Evidenci komisí umožňuje právo sz-e. Založení komise státních zkoušek Nová komise se založí přes formulář na obrázku 89. Komise může být založena zvlášť pro studenty s přihláškami s předměty a zvlášť pro studenty s přihláškami bez předmětů. Podle toho je třeba zvolit příslušnou záložku Přihlášky s předměty nebo Přihlášky bez předmětů. Význam položek formuláře pro založení komise je: Šablona přiřazuje dané kombinaci studia skupinu předmětů státních zkoušek (povinná položka formuláře). Pro studenty přihlášené bez předmětů se šablona nevolí. Termín určuje den a hodinu zasedání komise, vyplňuje se ve formátu DD.MM.RRRR hh:mm. Položka není povinná, avšak termín je nutné později doplnit. Místnost místnost, ve které se budou státní zkoušky konat, seznam obsahuje pouze místnosti předem určené ke konání státních zkoušek. 140 Zda je místnost určená pro konání závěrečných zkoušek je vyjádřeno

141 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY atributem místnosti Místnost určená pro státní zkoušku v aplikaci Pasportizace. Nastavení atributu provádí systémový integrátor. Kapacita počet studentů, které komise v daném termínu odzkouší. Položka není povinná, avšak kapacitu je nutné později doplnit. Bez kapacity nelze komisi zkompletnit. Poznámka text poznámky se tiskne do seznamu studentů zařazených do komise, zobrazuje se studentům například v přihlášce ke státní zkoušce. Přidat povinné předměty zvolením možnosti ano budou komisi současně s jejím založením přiřazeny povinné předměty ze zvolené šablony. Komisi je možné založit i v případě nevyplnění položek Termín, Kapacita a Místnost. Tyto údaje je možné doplnit později přes ikonu ve sloupci Upravit (obr. 89). Nelze založit komisi pro šablonu, na kterou nejsou podány žádné přihlášky. Práci v aplikaci Přihlášky s předměty lze omezit filtrem podle typu studia a šablony předmětů, zpřehlední se tak vyhledávání šablon v zakládacím formuláři a seznam založených komisí. Dále je možné založené komise omezit filtrem nad jejich seznamem podle jejich aktuálnosti (aktuální a budoucí, minulé) a kompletnosti (kompletní, nekompletní). Pod seznamem komisí je umístěno tlačítko Odebrat označené komise, pomocí kterého lze vybrané komise smazat. Smazat lze pouze komise bez přiřazených studentů. Obrázek 89 Komise státních zkoušek 141

142 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Operace se založenou komisí Po žaložení komise je nutné provést příslušná nastavení jako je stanovení členů komise, přiřazení povinných, případně povinně volitelných předmětů, přiřazení studentů, apod. Podle proběhlých operací se v příslušných sloupcíh zobrazují ikony k provedení dalších kroků k úspěšnému sestavení kompletní komise. Význam ikon a sloupců v tabulce na obrázku 89 je následující: / Kompletnost komise nově založená komise je nekompletní. Po naplnění komise členy a předměty se kliknutím na ikonu označí jako kompletní. Jakmile je komise kompletní, zobrazí se ikona ve sloupci Studenti, kde se provádí přiřazení studentů k dané komisi. Komisi bez uvedené kapacity nelze označit za kompletní. Dokud nejsou komisi přiřazeni studenti, je možné kliknutím na vrátit stav komise na nekompletní a případně ji smazat. Po přidělení studentů nelze komisi označit za nekompletní. * Šablona, termín, místnost sloupec obsahuje informaci o šabloně předmětů přiřazené dané komisi, o termínu a místě konání státních zkoušek. Tyto údaje lze změnit ve sloupci Upravit. * Kapacita sloupec poskytuje údaj o počtu studentů přiřazených dané komisi z celkové kapacity. Kapacitu komise je možné změnit ve sloupci Upravit. Členové komise umožňuje správu členů zvolené komise. V úvodu stránky jsou uvedeny podrobnosti o komisi. Je-li uvedena nulová kapacita, znamená to, že komisi nebyl přidělen žádný člen. Jako členy komise lze vkládat zaměstnance a externí osoby evidované v AIS. Osoba se dohledá přes vyhledávací pole, označí se a zvolí její funkce (obr. 90). Zastává-li osoba v komisi více funkcí, klikne se na tlačítko Přidat funkci. Člen se uloží tlačítkem Přidat člena komise. Každý člen se vkládá pouze jednou, předseda je současně i členem komise. Pokud se nepodaří externí osobu dohledat, založí se přes formulář na obrázku 90. Následně se tato osoba dohledá jako v předchozím případě, nastaví se funkce a uloží se tlačítkem Přidat člena komise. Tajemníci se vkládají přes zvláštní pole. Pokud se využije nabídky našeptávače, pak je jméno tajemníka do komise ihned přidáno. Pokud nejsou do okamžiku tisku zápisu o SZ známa jména všech členů komise, je možné zaevidovat jejich počet v části Přidání počtu bezejmenných členů. Pro ně bude v dokumentu vytištěn příslušný počet řádků pro jejich ruční dopsání. Předměty u vybrané komise umožňuje správu předmětů, ze kterých budou studenti dané komise zkoušeni. Nabídka předmětů pro přidání je omezena na skupinu předmětů přiřazených šabloně předmětů, která přísluší k danému typu státní zkoušky a na kterou se již přihlásil alespoň jeden student. Povinné předměty je možné přidat hromadně tlačítkem Přidat povinné předměty (v případě, že jsou součástí zkoušky). Předměty lze hromadně přidat i podle šablony tlačítkem Přidat všechny předměty šablony (obr. 91). Pokud nemá komise stanoveny předměty, nelze dohledat a přidělit studenty. Studenti v komisi umožňuje přiřazování studentů k vybrané komisi SZ a jejich správu. Studenty lze přidělovat až ve chvíli, kdy jsou komise kompletní (komise se označí za kompletní kliknutím na ikonu ve sloupci Kompl). Po vstupu do aplikace se zobrazí seznam studentů, kteří jsou přihlášeni na kombinaci předmětů přidělených dané komisi a kteří ještě nejsou přiděleni žádné komisi. Přiřazení studentů je 142

143 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 90 Členové komise státních zkoušek 143

144 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 91 Přidělení předmětů komisi SZ možné provést hromadně tlačítkem Naplnit komisi studenty (do maximální kapacity komise) nebo jejich označením a kliknutím na tlačítko Přiřadit označené studenty do komise (obr. 92). Studenty lze přidávat až do naplnění kapacity komise (není možné přidat více studentů). V případě, že je komise plná (vyčerpaná kapacita), seznam studentů se již nenabízí. Tlačítkem Informovat studenty em je možné zaslat s podrobnostmi všem studentům přiřazeným do komise. Pořadí studentů v komisi je možné ovlivnit ikonami. Sloupec Odevzdání ZP v seznamu studentů informuje o tom, zda student řádně odevzdal závěrečnou práci pro dané studium. Za řádně odevzdanou práci se považuje taková práce, u které student potvrdil její odevzdání. Sloupec Splnění předpokladů signalizuje splnění, resp. nesplnění předpokladů pro připuštění studenta k závěrečné zkoušce. Za nesplněné předpoklady se považuje nesplněný studijní plán, neodevzdání příslušné závěrečné práce v AIS (nesplněné povinnosti lze zobrazit v aplikaci studijní evidence Nesplněné studijní povinnosti viz strana 49). Studenta, který nesplňuje předpoklady pro připuštění k závěrečné zkoušce, lze z komise vyřadit kliknutím na ikonu, která spustí aplikaci Vyřazování studentů (viz strana 148). Studenty lze z komise odebrat jejich označením a kliknutím na tlačítko Odebrat studenty. Studenty lze do komisí přidělovat dvěma způsoby: Jedna komise pro jednu přihlášku implicitně nastavený způsob přiřazování studentů komisím. Jedné přihlášce lze přidělit vždy jen jednu komisi. 144

145 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 92 Přidělení studentů komisi SZ Více komisí pro jednu přihlášku studenta s jednou přihláškou ke státní zkoušce lze přiřadit do více komisí tak, aby byly předměty z přihlášky studenta pokryty předměty, které komise zkouší. Platí pravidlo: Studenta lze přiřadit ke komisi, která zkouší alespoň jeden předmět, který má student vybrán, a tento předmět dosud nezkouší žádná jiná komise, ke které již je přiřazen. Studenti jsou nabízeni do komisí tak dlouho, dokud nemají pokryty všechny své vybrané předměty působností přiřazených komisí. Formulář pro zápis o státní zkoušce se pak tiskne tolikrát, ke kolika komisím je student přidělen. Funkci více komisí pro jednu přihlášku nastavuje systémový integrátor atributem Více komisí státních zkoušek v aplikaci Evidence období nebo v aplikaci Evidence studijních programů. Pokud je atribut programu nastaven, přebíjí hodnotu atributu období. Jestliže nastaven není, je bráno nastavení období. Není-li nastaven ani v období, pracuje se s implicitní hodnotou (jedna přihláška odpovídá jedné komisi). Nastavení musí být provedeno před rozřazováním studentů do komisí. Studentům s odloženou státní zkouškou je zobrazena informace o podané přihlášce a přidělené komisi stejně jako studentům s aktivním studiem. Atributem studijního období Zobrazování informací o komisi je mož- 145

146 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY né ovlivnit způsob zobrazování informací o komisi, do které jsou studenti přiřazeni. Informace je možné zobrazovat vždy, nezobrazovat nikdy, zobrazovat určený počet dní před konáním státní zkoušky. Tisk zápisu (košilky) ikona slouží pro tisk zápisu o státní zkoušce. Formulář pro zápis o státní zkoušce, tzv. košilka, je jeden z dokumentů, které dokladují průběh a vykonání závěrečné zkoušky. Formulář se digitálně archivuje. Atributem studijního programu Tisk textu na košilkách je možné ovlivnit text tištěný na poslední straně košilky. Nastavuje se v aplikaci Evidence studijních programů. Klinutím na ikonu se vytiskne formulář Zápis o státní zkoušce pro všechny studenty dané komise. Formulář je možné tisknout, jakmile je komise kompletní, jsou přiřazeni studenti a nastaveny předměty. Pro tisk formuláře není podmínkou zadání členů komise a místa konání. Tisk se provádí oboustranně na papír formátu A3, přičemž jednotlivé formuláře jsou řazeny abecedně podle jmen studentů. Pro tisk je nutné použít A3 tiskárnu s duplexem. Info poskytuje souhrnné informace o konání státní zkoušky, jako jsou studijní program, termín a místo konání zkoušky, předměty státní zkoušky. Dále je uveden seznam ostatních členů komise a seznam studentů, kteří byli komisi přiděleni. Je zde možné vytisknout informace o komisi. Upravit přes ikonu je možné provést změnu šablony předmětů, kapacity komise, termínu a místa konání komise. Obrázek 93 Formulář pro založení komise státní zkoušky kopií Založit podle ikona umožňuje založit novou komisi kopií v rámci jednoho období. Formulář pro založení komise státní zkoušky kopií podle zvolené komise (obr. 93) je implicitně vyplněn údaji, které lze změnit. Nastavit lze kopírování komise včetně členů a předmětů nebo bez nich. Zadané hodnoty se potvrdí tlačítkem Kopírovat. Nová komise je vždy označena jako nekompletní, je nutné ji označit za kompletní kliknutím na ikonu ve sloupci Kompl. (obr. 89). Kopírování komisí je možné v rámci jednoho období. Kopírovat ikona umožňuje zkopírovat zvolenou komisi do jiného období. Kopíruje se místnost, kapacita komise, členové komise i s funkčním zařazením. V případě, 146

147 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 94 Kopírování komise do jiného studijního období že v cílovém období nejsou založeny předměty a šablony předmětů, je možné je také zkopírovat (v cílovém období se založí předměty s tematickými celky, jejich atributy a šablony předmětů dané komise). Ve formuláři (obr. 94) se vyplní datum a čas konání komise a zvolí se období, do kterého se má komise zkopírovat. Kopírovat lze pouze do zveřejněných období, ve kterých je podána alespoň jedna přihláška k závěrečné zkoušce. Je možné ovlivnit možnost zkopírování předmětů, které nejsou v cílovém období založeny. Při přípravě státních zkoušek je nutné dodržet následující postup: 1. Založit předměty, skupiny a šablony předmětů státních zkoušek. 2. V případě, že se studenti budou ke státním zkouškám přihlašovat sami, založit milník Podávání přihlášek ke státní zkoušce. 3. Založit termíny státních zkoušek. 4. Založit komise státních zkoušek. 5. Komisi přidělit předměty státní zkoušky. 6. Vložit členy komise. 7. Označit komisi za kompletní. 8. Přiřadit studenty do komise. 9. Vytisknout formulář pro zápis o závěrečné zkoušce. Komise, jejichž termín proběhl, je možné pouze prohlížet, nelze je editovat. Označeny jsou ikonou. Seznamy studentů Aplikace Seznamy studentů slouží k zobrazení seznamu studentů, kteří nejsou přiděleni ke komisi státních zkoušek nebo nemají pro alespoň jeden předmět své státní zkoušky přidělenu komisi. Dále je možné zobrazit seznam studentů zařazených do komise a zde individuálně nebo označeným studentům hromadně vytisknout protokol o státní závěrečné zkoušce (obr. 96).. Aplikace se zobrazuje v případě, že: jsou ke státní zkoušce přihlášeni studenti, kteří nejsou ve zvoleném období přiřazeni ke komisi státní zkoušky; je podporováno více komisí státních zkoušek a existují studenti, kteří nemají alespoň pro jeden předmět přidělenu komisi státní zkoušky. 147

148 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 95 Vyřazování studentů z komise státní zkoušky Obrázek 96 Seznamy studentů tisk protokolu Vyřazování studentů z komise státní zkoušky Aplikace Vyřazování studentů slouží k vyřazování studentů, kteří jsou přiděleni ke komisi státních zkoušek, ale nesplňují podmínky pro účast u státní zkoušky. Seznam na obrázku 95 obsahuje studenty zařazené do komise státních zkoušek ve zvoleném období. Seznam lze omezit podle šablony komise a formy studia. Zda student splňuje předpo- 148

149 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY klady pro přístup ke státní zkoušce vyjadřuje ikona ve sloupci Stav. Přes ikonu ve sloupci Studijní povinnosti lze zobrazit přehled studijních povinností zvoleného studenta, kde je uveden seznam důvodů, proč student nesplňuje požadavky ke státní nebo závěrečné zkoušce. Odkaz vede do aplikace Nesplněné studijní povinnosti. Studenti, kteří mají být z komise vyřazeni, se označí a stisknutím tlačítka Odebrat označené studenty, jež je umístěno pod seznamem, se vyřadí. Současně s vyřazením není studentům zrušena přihláška. Proto lze vyřazené studenty dohledt v záložce Seznamy studentů (viz strana 147). Jakmile studenti podmínky splní, je možné je do komise opět přiřadit (v období, ve kterém mají zapsaný předmět bakalářská, státní nebo jiná závěrečná zkouška). 5.2 Termíny pro přihlášení ke státní zkoušce Aplikace Termíny pro přihlášení k SZ umožňuje evidovat více termínů státních nebo závěrečných zkoušek stejných typů studia v rámci jednoho studijního období. Pokud není více termínů využíváno, termíny se neevidují. Součástí evidence je typ studia (bakalářský, magisterský navazující apod.) a termín, odkdy dokdy se studenti mohou přihlašovat. Na který termín se studenti mohou přihlašovat, je dáno atributem Otevřený termín. Jestliže je termín otevřený, mohou se studenti ke státní zkoušce přihlašovat. Pokud je uzavřený, může studenty ke státní zkoušce přihlásit pouze studijní referentka. Pokud je v daném období založeno několik termínů konání státních zkoušek, pak se při podávání přihlášky zobrazí seznam termínů s možností volby termínu, ke kterému se student hlásí. Platí to jak pro přihlašování přes Portál studenta, tak pro přihlašování přes Studijní evidenci. Termíny státních zkoušek slouží k doplnění milníku Podávání přihlášek k SZ, kterým se studentům spouští podávání přihlášek ke státním a závěrečným zkouškám. Například: termín daný milníkem Podávání přihlášek k SZ; termín pro podávání přihlášek ke státním bakalářským zkouškám; termín pro podávání přihlášek ke státním závěrečným zkouškám. Bude-li termín daný milníkem delší než nejzazší datum termínu daného typu studia, pak mohou podávat přihlášky ke státní zkoušce studenti ostatních typů studia. Toto platí i pro datum začátku podávání přihlášek. Přihlašování na státní zkoušku typu studia, pro který není vypsán termín, se řídí milníkem Podávání přihlášek k SZ. Je-li vypsán termínově neomezený otevřený termín SZ a milník Podávání přihlášek k SZ není nastaven, je podávání přihlášek omezeno pouze rozsahem studijního období. Studenti se tak budou moci přihlašovat a odhlašovat v průběhu celého období. Založení termínu Nový termín se založí přes formulář (obr. 97), ve kterém se vyplní název termínu a určí se, zda se jedná o otevřený nebo uzavřený termín. Tento stav lze později změnit v seznamu termínů přes ikonu ve sloupci Upravit. V seznamu termínů se dále nastaví pro jednotlivé typy studia přesné termíny podávání přihlášek ke státní nebo závěrečné zkoušce. Termín může být dán pouze dnem nebo dnem a přesnou hodinou. 149

150 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 97 Termíny pro přihlášení ke státní zkoušce 5.3 Správa předmětů a šablon státních a závěrečných zkoušek Aplikace Správa předmětů a šablon SZ je portálovou aplikací pro evidenci předmětů, správu skupin a správu šablon předmětů státních a jiných závěrečných zkoušek. Příprava závěrečných zkoušek začíná evidencí předmětů ve skladu předmětů státních zkoušek (je zjednodušenou obdobou skladu předmětů vypisovaných ke studiu), následuje příprava skupin předmětů a šablon předmětů závěrečných zkoušek pro zvolené období studia. Šablony předmětů jsou podkladem pro přihlášky studentů ke státním a závěrečným zkouškám a podkladem pro tvorbu vysvědčení o závěrečné zkoušce, případně osvědčení. Ve skladu jsou evidovány všechny předměty závěrečných zkoušek, odkud se kopírují do požadovaného období, kde jsou z nich sestavovány skupiny předmětů. Ze skupin předmětů se sestavují šablony předmětů závěrečné zkoušky. Každá šablona je určena pro studijní program a jeho obor Prostřednictvím šablony je studentovi do přihlášky ke státní zkoušce vložena správná sada povinných a povinně volitelných předmětů, ze kterých si vybírá. 150

151 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Zadávání předmětů pro státní zkoušku Předměty jsou evidovány ve skladu předmětů a z něj kopírovány do katalogu předmětů příslušného období, ve kterém se konají Státní bakalářské nebo Státní závěrečné zkoušky. Zakládají se pouze ve skladu předmětů, v katalogu období je možné předměty editovat v záložce Správa předmětů pro státní zkoušku. Pro každý státnicový předmět lze navíc evidovat tematické celky a otázky v několika jazykových mutacích( čeština, angličtina). Vložení předmětu Ve formuláři umístěném ve skladu předmětů aplikace Správa předmětů a šablon SZ se vyplní následující položky, povinné mají editační pole podbarveno (obr. 98): Kód kód předmětu by měl být unikátní a slouží zejména systémovým integrátorům k orientaci mezi předměty podobných názvů. Změna kódu je možná pouze ve skladu předmětů a automaticky se promítne i do předmětu v katalogu předmětů všech období, kde je nakopírován. Název název předmětu závěrečné zkoušky. Garant osoba, která garantuje předmět, dohledává se z evidence osob v AIS. Pokud má být garantem osoba z jiné fakulty, musí mít založen externí pracovní poměr (externí učitel) na stejné fakultě, kde bude předmět garantovat. Pracoviště pracoviště garantující předmět, dohledává se z evidence pracovišť. Prerekvizity Prerekvizita není povinná, udává se u povinně volitelných předmětů. Způsob jejího sestavení je uveden v dolní části aplikace. Přes uvedené prerekvizity lze kontrolovat návaznost povinně volitelných předmětů státní zkoušky na předměty (u povinných tato kontrola neprobíhá), které student během svého studia absolvoval. Pokud student nesplňuje prerekvizitu předmětu, který si chce zvolit ke státní zkoušce, nedovolí mu systém tento předmět zapsat. Avšak studijní referentce ano. Obhajoba práce označením položky se určí předmět, u kterého je požadována obhajoba (týká se předmětu Obhajoba závěrečné práce). V každém studijním období by měl být takový předmět založen. Aplikace přítomnost takového předmětu hlídá. Je využíván aplikací pro vyplnění vysvědčení. Otázky předmětu jsou shodné s tématickými celky označením této položky se určuje, že otázky předmětu jsou totožné s tematickými celky a není zapotřebí provádět dvojí evidenci. U takto označeného předmětu nejsou dostupné nástroje pro editaci otázek. Stisknutím tlačítka Založit nový předmět se předmět založí. Nyní je možné doplnit tématické celky (více na straně 153) a otázky (více na straně 154). Smazání předmětu Označené předměty lze mazat jak ve skladu, tak v katalogu předmětů SZ. Pro hromadné označení, resp. odznačení předmětů lze použít tlačítko. Smazání se potvrdí tlačítkem Odebrat označené předměty. Pokud byly předměty vloženy do šablony, jejímž prostřednictvím již bylo vytvořeno alespoň jedno vysvědčení, smazat jej nelze. 151

152 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 98 Evidence předmětů SZ ve skladu Kopírování předmětů Předměty lze kopírovat ze skladu do katalogu předmětů SZ nebo mezi katalogy období. Kopírované předměty se označí, vybere se cílové období a stiskne tlačítko Kopírovat označené předměty do období. Před kopírováním lze určit: zda se mají předměty v cílovém období přepsat pokud jsou předměty v cílovém období již založeny; 152

153 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 99 Evidence tematických celků předmětů zda se mají zkopírovat pouze tematické celky předmětů toho se využívá v případě, že v cílovém období jsou předměty již založeny a mají se pouze doplnit tematické celky. Současně však není žádoucí provést změny v atributech předmětů; zda se mají zkopírovat pouze otázky předmětů toho se využívá v případě, že v cílovém období jsou předměty již založeny a mají se přenést pouze otázky. Při současném zatržení položky Kopírovat pouze tematické celky předmětů budou zkopírovány tematické celky i otázky vybraných předmětů. Tematické celky předmětů státní zkoušky Tematické celky předmětů státní zkoušky jsou okruhy otázek předmětů doplněné o další podrobnosti. U předmětu lze evidovat až 40 celků (otázek) (obr. 99), přičemž na požádání může vývojový tým tuto nabídku rozšířit. Celky se postupně vyplňují do připravených polí. Podmínkou je, že název celku se nesmí opakovat, musí být pro daný předmět a jazyk jedinečný. Množství polí na stránce se rozšiřuje vždy o jeden kliknutím na tlačítko Přidat celek. Vyplněná pole se uloží tlačítkem Uložit tematické celky. Jejich pořadí lze 153

154 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 100 Prohlížení tematických celků zpětně upravit přes odkaz Prohlížení tematických celků, který je umístěn v nápovědném textu, nebo přes ikonu ve sloupci Tematické celky na obrazovce 98. Klikáním na šipky ve sloupci Pořadí se docílí požadované posloupnosti celků (obr. 100). Tisk tematických celků umožňuje ikona. Pokud je atributem studijního období Úprava předmětů SZ garantem povoleno, pak tematické celky předmětů aktuálního nebo budoucího období může editovat garant předmětu v aplikaci Státní zkoušky. Tematické celky se zobrazují v aplikaci Studijní plány, studenti si je mohou zobrazit v přihlášce k závěrečné zkoušce. Otázky předmětů státní zkoušky Kromě tematických celků je možné ke každému předmětu státních zkoušek evidovat i zkušební otázky, které z tematických celků vycházejí. Tyto otázky jsou určeny pouze pro potřeby zkušební komise, tudíž nejsou zveřejňovány studentům, tak jako tematické celky. Otázky se stejně jako tematické celky postupně vyplňují do připravených polí, přičemž platí stejná pravidla jako v případě okruhů tj. název otázky se nesmí opakovat, musí být pro daný předmět a jazyk jedinečný, název otázky může obsahovat až 400 znaků a popis maximálně Množství polí na stránce se rozšiřuje vždy o jedna kliknutím na tlačítko Přidat další otázku. Maximální množství otázek je omezeno, vývojový tým však může na požádání tento počet navýšit. 154

155 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 101 Skupiny předmětů státních zkoušek Vyplněná pole se uloží tlačítkem Uložit otázky. Pořadí otázek lze upravit přes odkaz Prohlížení otázek, který je umístěn v nápovědném textu, nebo přes ikonu ve sloupci Otázky na obrazovce 98. Klikáním na šipky ve sloupci Pořadí se docílí požadované posloupnosti otázek. Tisk otázek umožňuje ikona. Pokud je atributem studijního období Úprava předmětů SZ garantem povoleno, pak otázky předmětů aktuálního nebo budoucího období může editovat garant předmětu v aplikaci Státní zkoušky. Skupiny předmětů státních zkoušek Aplikace Skupiny předmětů státních zkoušek slouží k evidenci skupin předmětů státní zkoušky. Skupiny se evidují pro požadované studijní období. Do skupin se sdružují předměty státní zkoušky, které jsou evidované v aplikaci Zadávání předmětů pro státní zkoušku. Ze skupin se tvoří šablony předmětů státní zkoušky, které se používají v dalších aplikacích, jako například Přihláška ke státní zkoušce, Studijní plány, Brožura studijních programů a další. 155

156 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 102 Šablony předmětů státní a bakalářské zkoušky Skupiny povinných a povinně volitelných předmětů se zakládají přes formulář na obrázku 101. Název skupiny může být libovolný, ale měl by vypovídat o tom, pro koho je skupina určena nebo jaké předměty obsahuje. Založeným skupinám se předměty přidělují přes ikonu ve sloupci Předměty, kde se volí z menu. Menu obsahuje předměty uložené v katalogu předmětů SZ stejného studijního období. Chybí-li v menu předmět, pak se musí doplnit do katalogu doplnit. Předměty s příznakem obhajoba se v menu nenabízejí a do skupiny nepřidělují. Skupina a následně šablona předmětů se nezakládá pro studia, která jsou ukončena pouze obhajobou práce a studenti neskládají zkoušku z žádného předmětu. Kopírování skupin předmětů do jiných období Skupiny předmětů lze mezi obdobími kopírovat. Kopírované skupiny se označí, vybere se cílové období a stiskne tlačítko Kopírovat skupiny předmětů do období. Před kopírováním lze určit, zda se má kopírovaná skupina a její předměty v cílovém období přepsat, pokud bude tato možnost využita, pak se skupiny a předměty evidované v cílovém období přepíší. 156

157 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Oddělená obhajoba závěrečné práce Pokud má být obhajoba závěrečné práce oddělenou zkouškou, pak je nutné nastavit: 1. atribut studijního období nebo studijního programu Více komisí státních zkoušek na Ano; 2. ve skladu předmětů SZ založit předmět označený jako Obhajoba práce a vložit jej do povinné skupiny předmětů státní zkoušky nebo pro tento předmět založit samostatnou skupinu. Toto je nutné provést ještě před přihlašováním studentů ke státní zkoušce, aby se obhajoba studentům zařadila do přihlášek. Šablony předmětů státních zkoušek V aplikaci Šablony předmětů státních zkoušek se definují šablony předmětů státní zkoušky (obr. 102), tj. kombinacím studijních programů a oborů se přiřazují skupiny předmětů definované v aplikaci Skupiny předmětů státních zkoušek. Tvorba šablon Šablony pro jednotlivé studijní programy a obory se mohou sestavovat až po vložení předmětů státní zkoušky a sestavení skupin předmětů. Po výběru žádaného období se zobrazí formulář pro založení šablony předmětů státní zkoušky. Založené šabloně se ve sloupci Skupiny předmětů přiřadí příslušné skupiny předmětů státní zkoušky. Přiřazena může být jedna nebo více skupin z povinných nebo povinně volitelných předmětů. Současně s přiřazením povinně volitelné skupiny předmětů se stanovuje počet předmětů, který si student musí ze skupiny zvolit. Je to jedna z podmínek, kterou musí student při přihlašování ke státní zkoušce splnit. Skupiny předmětů lze přidělovat do doby, než je na typ přijímací zkoušky s uvedenou šablonou podána přihláška a založena komise státní zkoušky. Odebrání šablony Šablonu předmětů státní zkoušky je možné smazat pouze do doby, než je na ni podána přihláška ke státní zkoušce. Jakmile jsou pro šablonu přihlášky podány, není možné šablonu smazat. V takovém případě je nutné zrušit podané přihlášky a následně provést smazání šablony. Kopírování šablon předmětů do jiných období Šablony předmětů lze mezi obdobími kopírovat. Kopírované šablony se označí, vybere se cílové období a stiskne tlačítko Kopírovat šablonu do období. Před kopírováním lze určit, zda se mají v cílovém období automaticky přepsat existující součásti šablon (včetně tématických celků), které v cílovém období již existují. 5.4 Archivace oficiálních dokumentů a tisk duplikátů Archivace dokumentů slouží k uchování oficiálních dokumentů vydávaných studentům a absolventům ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s. a umožňuje vytvářet jejich kopie. Elektronická archivace se týká: dodatku k diplomu; imatrikulačního listu; 157

158 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY osvědčení pro studenty programů celoživotního vzdělávání; diplomu; vysvědčení pro studenty programů celoživotního vzdělávání. Zmíněné dokumenty se při jejich prvním tisku uloží do archivu. Při opakovaném tisku (při klasickém tisku i tisku duplikátů) se nebude daný dokument znovu generovat, ale použije se dokument uložený v archivu. Když nastane případ, že dokument v archivu chybný je (např. z důvodu špatně vyplněných údajů), je nutné jej odstranit aplikací Odstranění dokumentů z archivu. Teprve pak jej lze tisknout opravený dokument jako prvotisk. Opakovaný tisk originálu vysvědčení a diplomu je možný ze studijní evidence z aplikace Tisk dokumentů (viz strana 46). Tisk duplikátů Duplikáty mohou tisknout osoby s právy stud-e, stud-p nebo archiv-a, která mají přidělena především studijní referentky. Aplikace Tisk duplikátů slouží k individuálnímu nebo hromadnému tisku digitálně archivovaných dokumentů zvolenému studentovi. Evidovány jsou oficiální dokumenty, které již byly vytištěny. Jsou rozděleny podle studií, které student započal nebo absolvoval na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s.. V aplikaci se nejprve zvolí student, se kterým se bude dále pracovat. Poté se označí dokumenty, jejichž duplikáty se mají vytisknout. Je možné označit více dokumentů a provést tisk hromadně. Tisk se provede tlačítkem Tisk duplikátů (obr. 103), lze jej provádět opakovaně. Individuální tisk dokumentů a jejich duplikátů je možný přes aplikaci Tisk dokumentů, která je umístěna ve Studijní evidenci. Obrázek 103 Tisk duplikátů Pokud je nutné v dokumentu provést opravu, musí se dokument před 158

159 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 104 Odstranění dokumentů z archivu následujícím tiskem smazat z archivu. Odstranění dokumentů z archivu V archivu jsou evidovány vytištěné oficiální dokumenty. Jsou rozděleny podle studií započatých nebo absolvovaných na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s.. Aplikace Odstranění dokumentů z archivu slouží k individuálnímu nebo hromadnému smazání digitálně archivovaných dokumentů. Smazat lze jeden nebo více dokumentů dohledaného studenta nebo jeden dokument všem studentům aktuálního studijního období dohledaným podle zvoleného kritéria Mazat dokumenty individuálně mohou osoby s právem archiv-a, hromadně osoby s právem archiv-hrom-a. Většinou to jsou systémoví integrátoři a další osoby, jimž bylo příslušné právo přiděleno. Individuální smazání dokumentů po dohledání studenta se zobrazí seznam oficiálních dokumentů, které mu byly vytištěny. Dokumenty, které se mají smazat, se označí a tlačítkem Odstranit dokumenty (obr. 104) se smažou. Smazané dokumenty již nelze obnovit, jejich seznam je uveden v tabulce v dolní části stránky. Uvedeno je kdo a kdy dokument smazal. Hromadné smazání dokumentů kliknutím na odkaz Hromadné odstranění dokumentů z archivu v dolní části úvodní stránky aplikace Odstranění dokumentů z archivu se otevře formulář (obr. 105) pro stanovení kritérií, podle kterých je možné dohledat dokumenty, jež se mají smazat. Obsah vyplněného formuláře lze vyčistit tlačítkem Vymazat formulář, jméno uživatele, který dokumenty tiskl lze z formuláře zrušit kliknutím na odkaz vymazat. 159

160 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 105 Hromadné odstranění dokumentů z archivu Seznam zobrazených dokumentů je možné seřadit vzestupně nebo sestupně podle data tisku. U každého dokumentu je uvedeno jméno studenta včetně identifikace jeho studia, data tisku a jména uživatele, který tiskl provedl. Dokumenty, které se mají smazat, se označí a tlačítkem Smazat označené z archivu odstraní. Smazané dokumenty již nelze obnovit. Dokumenty lze označit nebo odznačit i hromadně. Z hromadného mazání dokumentů lze přestoupit do individuálního archivu zvoleného studenta kliknutím na ikonu ve sloupci Individuální archiv. Dokumenty lze hromadně mazat pouze v aktuálním období. 5.5 Vysvědčení o státní zkoušce Vysvědčení o státní zkoušce lze vkládat všem studentům s aktivním studiem v kterémkoliv studijním období, ve kterém mají podanou přihlášku ke státní zkoušce a ve svém průběhu studia mají zapsaný speciální předmět (Státní závěrečná zkouška, Státní bakalářská zkouška apod., důležité je, aby byl nastaven atribut závěrečná zkouška ), jež je vázán na studium, ne na studijní období. Bez podané přihlášky nelze vysvědčení vyplnit. Z přihlášky se do formuláře vysvědčení (obr. 107) vkládají povinné a povinně volitelné předměty státní zkoušky, jejichž známky se zde vyplňují, volit lze i typ termínu státní zkoušky, ve kterém byly jednotlivé předměty splněny. Předměty nelze do vysvědčení vkládat ručně. Název závěrečné práce se vkládá ze zadání závěrečné práce, které zpravidla vkládá její vedoucí. Možnost sestavit zadání závěrečné práce má i studijní referentka, ale není to pravidlem. Kliknutím na název práce se otevře aplikace studijního oddělení Závěrečné práce, ve které lze údaje prohlížet nebo editovat (viz strana 65). V úvodní části formuláře je zobrazena informace o splnění studijního plánu (obr. 108). Pokud plán není splněn, je možné kliknutím na odkaz Podrobnosti otevřít aplikaci Nesplněné studijní povinnosti, kde jsou uvedeny důvody. Vysvědčení lze průběžně ukládat a podle potřeby se k jeho editaci vracet, za kompletní je považováno, až jsou u studenta splněny následujících podmínky: 160

161 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY budou vyplněny úspěšné výsledky u všech zapsaných předmětů státní zkoušky; bude zadán výsledek speciálního předmětu nebo bude tento předmět úspěšně splněn v rámci daného studia; pokud bude mít student v průběhu studia zapsán další speciální předměty, musí být také úspěšně splněny (týká se zejména studentů doktorského studia). Během editace vysvědčení podává aplikace ve svém úvodu informace o případně nalezených nesrovnalostech. Kontrola se týká také existence předmětu Obhajoba diplomové, bakalářské nebo jiné závěrečné práce v katalogu předmětů státních zkoušek (více o katalogu na straně 151) a pokud není vypsán, pak je podána informace o nutnosti jeho doplnění do příslušného katalogu předmětů SZ, protože předmět se automaticky nedoplňuje! Při spuštění aplikace Vysvědčení o státní zkoušce je důležité zvolit správné studijní období, ve kterém studenti skládají státní zkoušku. Následuje výběr souboru studentů, se kterým se bude dále pracovat: jen aktivní studenti studenti, kteří jsou přihlášeni ke státní zkoušce a ještě nemají vytištěné závěrečné dokumenty (diplom, dodatek k diplomu); všichni studenti soubor studentů zahrnuje i studenty, kterým v daném studijním období byly dokumenty o státní zkoušce vytištěny. V následně otevřené stránce je možné: Nastavit datum implicitně je nastaveno aktuální datum, ve formuláři se zvolí požadovaný den, měsíc a rok. Nastavené datum se vloží do vysvědčení ke všem předmětům státní zkoušky (nemusí se u každého předmětu nastavovat ručně). Vyhledat studenta k individuálnímu zadání vysvědčení zvolí se typ studia a student se dohledá podle jména. Vybrat skupinu studentů skupinu lze zvolit postupnou volbou programu, oboru, formy studia a komise státní zkoušky. Výběrová menu jsou na sobě závislá, hierarchicky se předvybírají pouze odpovídající možnosti obsahující studenty, proto nelze nastavit kombinaci, která neobsahuje žádné studenty. Dále se volí akce, která se bude se studenty provádět: výběr studentů pro zadávání vysvědčení zobrazí se roletkové menu se jmény studentů, kteří vyhověli zadaným kritériím. Zde se označením jména a stisknutím tlačítka Zadávat vysvědčení postupně volí jednotliví studenti a v zobrazeném formuláři se vypisuje vysvědčení. Po uložení vysvědčení se použije pro návrat k seznamu studentů odkaz v dolní části stránky Zpět na vybrané studenty podle kritérií. Jméno naposledy zvoleného studenta je pro snadnější orientaci v menu označeno; výběr studentů pro kontrolu vysvědčení zobrazí se seznam studentů, kteří mají zadáno vysvědčení, resp. jim bylo v aplikaci vysvědčení uloženo (obr. 109). Červeným písmem jsou vypsáni studenti s červeným diplomem. Pokud bude zatržena možnost Zobrazit plný seznam (včetně nezadaných, co mají zapsán spec. předmět), budou vypsání i studenti s neúplným vysvědčením. Kromě předmětů státní zkoušky, termínu jejich splnění a dosažených výsledků obsahuje číslo diplomu a číslo protokolu. Prostřednictvím ikony ve sloupci Zadávání vysvědčení je možné vstoupit do zadávání vysvědčení a případné chyby v zadaných výsledcích opravit. Seznam lze využít pro kontrolu zadaných vysvědčení a je možné ho exportovat do MS Excel. Formulář pro vyplnění vysvědčení je na obrázku 107. Vyplněné vysvědčení je nutné uložit tlačítkem Uložit vysvědčení. Po vyplnění a uložení vysvědčení se zobrazí tlačítko 161

162 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 106 Volba skupiny studentů pro zadávání vysvědčení Tisk diplomu, které umožňuje individuální tisk diplomu. Z praktického hlediska se však ve většině případů využívá hromadného tisku. Formulář vysvědčení obsahuje: číslo přílohy k diplomu to je automaticky vygenerované systémem; číslo protokolu část čísla protokolu se generuje automaticky (obsahuje KKOV-číslo fakulty-rok) a část (čtyři znaky) vkládá studijní oddělení podle zkušebního protokolu. Číslo protokolu je vkládáno do diplomu a číslo diplomu je vloženo v příloze diplomu; jméno studenta, program a obor vkládá se automaticky ze studijní evidence; 162

163 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 107 Formulář vysvědčení políčko pro zadání červeného diplomu získá-li student červený diplom, pole se označí; předměty státní zkoušky do vysvědčení (obr. 107) se povinné i povinně volitelné předměty vkládají automaticky z přihlášky ke státní zkoušce. Nejprve je zařazena skupina povinných předmětů, potom povinně volitelných předmětů. V rámci těchto skupin se předměty řadí abecedně; menu pro vložení hodnocení a data složení zkoušek jednotlivých předmětů stupnice známek pochází z ukončení předmětu Státní zkouška v katalogu předmětů (nastavu- 163

164 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 108 Formulář vysvědčení studenta s nesplněným studijním plánem Obrázek 109 Hromadná kontrola vysvědčení je systémový integrátor). Po vložení celkového výsledku státní zkoušky jsou studenti nabízeni k úspěšnému ukončení studia v aplikaci Hromadné vyřazování studentů; název závěrečné práce je vkládán automaticky ze zadání závěrečné práce, kterou vložil její vedoucí. Kliknutím na název se zobrazí podrobnosti o závěrečné práci, včetně možnosti stáhnout soubory s prací a s posudky; pole pro hodnocení závěrečné práce a datum jejího vykonání zadáním hodnocení obhajoby závěrečné práce do vysvědčení přechází závěrečná práce studenta do stavu historická. Tím je uzavřena jakákoliv možnost manipulace se závěrečnou prací. 164

165 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Před zadáním hodnocení z obhajoby závěrečné práce tedy musí být závěrečná práce v systému vložena a řádně odevzdána. menu pro výběr celkového výsledku státní zkoušky; menu pro volbu data splnění státní zkoušky. Vysvědčení se digitálně archivuje. Jeho opakovaný tisk se provádí z digitálního archivu. Pokud je první výtisk chybný a je třeba vysvědčení opravit, je nutné jej před dalším tiskem odstranit z archivu (obvykle provádí systémový integrátor). 5.6 Tisk výstupních dokumentů Tiskové výstupy aplikace Tisk výstupních dokumentů jsou závislé na typu studia. Pro bakalářská, navazující magisterská, magisterská a doktorská studia umožňuje tisk diplomů, výkazů o studijních výsledcích a tisk přílohy k diplomu (Diploma Supplement) v české nebo anglické verzi. Zda je tisk proveden v angličtině, závisí na atributech studijního programu a oboru Program je vyučován v jazyce a Obor je vyučován v jazyce. Atribut jazyka u studijního oboru je nadřazený atributu studijního programu. Pro celoživotní, zahraniční, meziuniverzitní studia a kurzy umožňuje aplikace tisknout osvědčení o absolvování daného studia. Tisk diplomů, výkazů o studijních výsledcích a příloh k diplomům Diplomy, výkazy o studijních výsledcích a přílohy k diplomům jsou závislé na předchozím vyplnění vysvědčení. Studentům je nejprve vloženo vysvědčení v aplikaci Vysvědčení o státní zkoušce. Diplomy se mohou tisknout z aplikace Tisk výstupních dokumentů na výšku i na šířku. Podle požadavků fakulty ovlivňuje formát diplomu integrátor atributem Tisk diplomů na šířku v aplikaci Evidence období. Datum na diplomu odpovídá datu poslední studentovy splněné studijní povinnosti. Pro tisk přílohy k diplomu musí integrátor fakulty doplnit atributy v aplikacích: Evidence studijních programů požadavky na studium v mateřském a anglickém jazyce (používá se u bezoborových studijních programů); hlavní studijní oblasti v mateřském a anglickém jazyce (používá se u bezoborových studijních programů); program je vyučován v jazyce. Evidence studijních oborů požadavky na studium v mateřském a anglickém jazyce; hlavní studijní oblasti v mateřském a anglickém jazyce; obor je vyučován v jazyce (zejména pro anglickou verzi). Evidence pracovišť doplňující informace v mateřském a anglickém jazyce; další informační zdroje v mateřském a anglickém jazyce (zejména pro anglickou verzi). Studijní evidence místo vykonání praxe. 165

166 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 110 Tisk diplomů, výkazů a dodatků k diplomům Předměty státní zkoušky se na dodatku k diplomu řadí podle povinnosti nejprve skupina povinných předmětů, pak skupina povinně volitelných předmětů; v rámci daných skupin se předměty řadí dle abecedy. Implicitně se diplom a dodatek k diplomu tiskne česky. Pro anglické verze musí systémový integrátor ještě naplnit anglické názvy předmětů státní zkoušky a studovaných předmětů. Na diplomu a dodatku k diplomu se tiskne datum ukončení studia, které odpovídá poslední splněné studijní povinnosti studenta. Před zahájením vlastního tisku diplomů a dodatků k diplomům se nejprve provede výběr vhodného studijního období. Pak následuje volba souboru studentů všichni nebo jen aktivní studenti (ti, kterým bylo vyplněno vysvědčení a ještě jim diplom a dodatek nebyl vytištěn). Následně je zobrazen formulář pro omezení výběru studentů 166

167 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY podle studijního programu, oboru a formy (obr. 110). Jeho součástí je také výběr akce, která se má provést po stisknutí tlačítka Provést : výběr studentů pro tisk vybere se seznam studentů, kteří vyhovují zadaným podmínkám. Tento výběr se většinou používá pro tisk dokumentů jen vybraným studentům. Studenti, jimž se má dokument vytisknout, se označí, v roletkovém menu pod seznamem studentů se vybere typ tištěného dokumentu (vysvědčení, příloha k diplomu) a stiskne tlačítko Provést ; tisk diplomů, výkazů o studijních výsledcích vytisknou se diplomy a výkazy všem studentům, kteří splňují podmínky zadané ve formuláři a kterým bylo do AIS vloženo vysvědčení; tisk příloh k diplomům vytisknou se přílohy (dodatky) k diplomům všem studentům, kteří splňují podmínky zadané ve formuláři. Součástí přílohy k diplomu je seznam studovaných předmětů, vyjma předmětů, které byly během studia automaticky nebo ručně zrušeny. Ze seznamu lze zvolit skupinu pro tisk označením jednotlivých studentů, tlačítkem Označit vše zvolit všechny zobrazené studenty, tlačítkem Nejsou v archivu označit studenty, kterým dokument ještě nebyl vytištěn a archivován nebo označit studenty, kterým již dokument byl vytištěn a archivován. Tlačítka jsou uvedena pod seznamem studentů. Pro tisk dodatku k diplomu studentům končícím doktorské studium platí stejná pravidla jako pro ostatní studia studenti musí mít v daném roce zapsán předmět státní zkouška, případně disertační zkouška či obhajoba závěrečné práce a současně ve stejném roce podánu přihlášku ke státní zkoušce a dále jim musí být v AIS vyplněno vysvědčení. Diplom a dodatek k diplomu se digitálně archivují. Jejich opakovaný tisk se provádí z digitálního archivu. Pokud je první výtisk chybný a je třeba diplom nebo dodatek k diplomu opravit, je nutné je před dalším tiskem odstranit z archivu (obvykle provádí integrátor). Tisk osvědčení Osvědčení je možné tisknout studentům s vyplněným nebo nevyplněným vysvědčením, podmínkou však je vložení úspěšného výsledku předmětu Závěrečná zkouška, Státní zkouška apod. Tisk osvědčení se používá například pro absolventy studijních programů celoživotního vzdělávání. Na osvědčení je uveden název studijního programu i oboru. Pro tisk osvědčení musí integrátor fakulty vyplnit následující atributy v aplikaci Evidence studijních programů, které umožňují variabilitu osvědčení pro různé studijní programy. Žádný z uvedených atributů není povinný, jejich vyplnění ovlivňuje celkový obsah osvědčení. Garant programu nebude-li uveden, nebude se na osvědčení tisknout jeho jméno. Podpis rektora na osvědčení pokud bude zvolena hodnota Ano, pak se na osvědčení pro zvolený studijní program bude tisknout jméno a místo pro podpis rektora. Popis programu na osvědčení pokud bude text vyplněn, bude se tisknout pod název studijního programu. Co absolvoval na osvědčení vyplňuje se ve 4. pádu. Pokud bude text vyplněn, bude se tisknout informace o tom, co student absolvoval (např. čtyřsemestrální kurz). 167

168 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Číslo ministerské akreditace na osvědčení přidělené číslo, které se má na osvědčení vytisknout. Spoluvzdělávací instituce na osvědčení název instituce, která se podílela na zajištění výuky a má být uvedena na osvědčení. Obhajoba na osvědčení pokud bude vyplněno na hodnotu Ano, pak se na osvědčení pro zvolený studijní program bude tisknout věta o obhajobě závěrečné práce a vkládat název závěrečné práce, který je uložen v zadání závěrečné práce. Akreditovaný program atribut ovlivňuje tisk nápisu Česká republika na osvědčení. Pokud je nastaven na Ano, nápis se tiskne. Pro studia s akreditovaným oborem je nutné číslo akreditace zavést v aplikaci Evidence oborů do atributu Číslo ministerské akreditace na osvědčení. Obrázek 111 Tisk osvědčení Před zahájením vlastního tisku osvědčení se nejprve provede výběr vhodného studijního období. Následně se zvolí soubor studentů všichni nebo jen aktivní studenti. Poté se zobrazí formulář pro omezení výběru studentů podle studijního programu, oboru a formy (obr. 111). Jeho součástí je také výběr akce, která se má provést po stisknutí tlačítka Provést : Výběr studentů pro tisk zvolení seznamu studentů, kteří vyhovují zadaným podmínkám. Tento výběr se používá pro tisk dokumentů pro vybrané studenty. Stu- 168

169 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY denti se označí a zvolená akce se potvrdí tlačítkem Provést. Označení lze provést hromadně tlačítkem Označit vše, resp. Odznačit vše. Tlačítkem: Nejsou v archivu označí se studenti, kterým zvolený dokument ještě nebyl vytištěn a archivován. Jsou v archivu označí se studenti, kterým zvolený dokument byl vytištěn a byl digitálně archivován. Kliknutím na ikonu je možné seznam studentů aktualizovat. tisk osvědčení vytisknou se diplomy a výkazy všem studentům, kteří splňují podmínky zadané ve formuláři a kterým bylo do AIS vloženo vysvědčení. Osvědčení se digitálně archivuje. Jeho opakovaný tisk se provádí z digitálního archivu. Pokud je první výtisk chybný a je třeba osvědčení opravit, je nutné jej před dalším tiskem odstranit z archivu (obvykle provádí systémový integrátor). 5.7 Tisk imatrikulačních listů Aplikace Tisk imatrikulačních listů se využívá k tisku imatrikulačních listů, které studenti obdrží po slavnostním složení imatrikulačního slibu při nástupu do studia na fakultu. Způsob tisku je rozdělen na hromadný a individuální a volí se z roletkového menu. Při hromadném tisku se zvolí kritéria pro výběr skupiny studentů, kterým se má imatrikulační list vytisknout. Výběr může být omezen na typ studia, studijní program, obor a formu, dále lze vybrat skupinu studentů, kterým nebyl, nebo naopak již byl imatrikulační list vytištěn. Datum imatrikulace je implicitně nastaveno na aktuální datum, datum nástupu na školu je nastaven na nebo aktuálního roku. Data lze změnit výběrem z menu. Stisknutím tlačítka Vybrat se zobrazí seznam studentů, kterým se tlačítkem Tisk imatrikulačních listů vytisknou imatrikulační listy. Vybrané studenty lze ještě před tiskem ze seznamu vyjmout jejich odznačením. Obrázek 112 Individuální tisk imatrikulačního listu volba kritérií Pokud je nutné tisknout imatrikulační listy pro velkou skupinu studentů, doporučujeme provádět tisk po sto kusech. Tisk listů po více kusech se nemusí zdařit. Po 169

170 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY sestavení seznamu studentů pro tisk se tlačítkem Odznačit vše odznačí všichni studenti a tlačítkem Označit prvních 100 se označí první skupina pro tisk. Tlačítka jsou umístěna pod seznamem studentů. Po výtisku nebude těchto sto studentů v seznamu figurovat. Následně se stránka aktualizuje, klikne se na tlačítko Označit prvních 100 a provede se tisk. Při individuální volbě tisku imatrikulačního listu se přes vyhledávací pole vybere student, kterému se má list vytisknout, a vloží se skutečné datum imatrikulace (obr. 112). Stisknutím tlačítka Tisk se pro zvoleného studenta vytiskne imatrikulační list. Je-li dohledáno více studentů, musí se před tiskem jméno jednoho z nich označit. V dolní části vytištěného imatrikulačního listu je prostor pro podpis rektora univerzity. Imatrikulační listy celouniverzitních studijních programů podepisuje prorektor pro pedagogiku. Jeho jméno nastavuje systémový integrátor pro každý studijní program zvlášť v aplikaci Evidence studijních programů. 5.8 Hromadné zadávání a tisk ocenění Aplikace Hromadné zadávání a tisk ocenění umožňuje hromadně vkládat a tisknout ocenění skupině studentů, kterou lze omezit dle: typu, formy, programu a oboru studia; období studia; stavu závěrečné práce bez, zadání, se zadáním, práce je vložena apod.; stavu studia aktivní, přerušené, ukončené studium; stavu přihlášky ke státní zkoušce podána, nepodána, bez rozlišení. Podle zvoleného typu ocenění se automaticky mění obsah výběru důvodu jeho udělení. Vazba mezi důvodem a typem ocenění se definuje v aplikaci Studijní oddělení Evidence typů ocenění. V důvodu se mohou objevovat metaznaky, které jsou po přidělení ocenění nahrazeny textem (např. název závěrečné práce). Seznam pro vložení i tisk ocenění lze rozšířit o ID uživatele, ID studenta a identifikaci studia kliknutím na příslušný odkaz nad tabulkou. V seznamu lze studenty označovat individuálně nebo hromadně tlačítkem Označit vše pod tabulkou. V tabulce lze studenty řadit kliknutím na název sloupce ID uživatele, ID studia, Jméno, Datum. Kliknutím na ikonu ve sloupci Operace lze vstoupit do studijní evidence zvoleného studenta. Individuální zadání ocenění umožňuje i aplikace Ocenění umístěná ve studijní evidenci studenta (viz strana 73). Vložení ocenění Kliknutím na tlačítko Omezit se zobrazí seznam všech studentů vyhovujících výběru ve formuláři (obr. 113), kterým zvolené ocenění nebylo doposud přiděleno. Kliknutím na tlačítko Přidat se označeným studentům přidělí zvolené ocenění a jeho důvod. Některé typy ocenění je možné udělit až po zapsání předmětu bakalářská, diplomová práce apod. Studentům bakalářského studia se například nabízí pochvalné uznání děkana za vynikající zpracování bakalářské práce, ale až po zapsání speciálního předmětu Bakalářská práce. 170 Pokud nejsou založeny typy ocenění a nastaven jejich důvod udělení,

171 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 113 Hromadné zadávání ocenění nelze ocenění udělovat. Nastavení provádí systémový integrátor v aplikaci studijního oddělení Evidence typů ocenění (více ve 13. svazku dokumentace). Tisk ocenění Ocenění lze tisknout studentům, kterým již bylo přiděleno. Pokud se ze zadávání ocenění přejde ihned k jeho tisku, zůstává nastavení formuláře nezměněné, což usnadní výběr studentů pro tisk. Kliknutím na tlačítko Omezit (obr. 114) se zobrazí seznam všech studentů, jimž bylo zvolené ocenění přiděleno. Ocenění lze tisknout individuálně kliknutím na ikonu nebo hromadně označeným studentům tlačítkem Tisk ocenění. Přidělené ocenění lze označeným studentům hromadně odebrat tlačítkem Odebrat. Individuální tisk umožňuje i aplikace Ocenění umístěná ve studijní evidenci studenta (viz strana 73). 171

172 5 ZÁVĚREČNÉ ZKOUŠKY A OFICIÁLNÍ VÝSTUPY Obrázek 114 Hromadný tisk ocenění 172

173 6 Rozvrhy Příprava rozvrhů začíná ihned po registraci předmětů studenty. Z údajů registrací (viz aplikace Počítání skupin z výsledků registrací, Tisk rozvrhových kartiček, Kolize předmětů z registrací) se připraví podklady pro rozvrhovou komisi fakulty. Ta v rozvrhových tabulích sestaví rozvrhové akce pro předměty přednášky a cvičení. Rozvrh se po schválení a připomínkování vyučujícími vloží do Akademického informačního systému přes aplikaci Editace rozvrhů, která je součástí Studijního oddělení. Do sekce Rozvrhy patří také aplikace Zobrazení a tisk rozvrhů a Kolize rozvrhových akcí. Po vložení rozvrhu do AIS a jeho zveřejnění přidělí garanti předmětů jednotlivým akcím vyučující (tak si studenti mohou rozvrh vybírat i podle vyučujících). Vyučující mohou k předmětům nastavovat i vedoucí ústavu prostřednictvím Portálu vedoucího v záložce Pedagogika Rozvrhy. Vedoucí mohou přiřazovat vyučující jen k předmětům, které nemají vyučující určeny. Před každými zápisy si studenti prezenčního studia vybírají nejen předměty, ale i jejich rozvrhové akce, čímž si sami tvoří svůj rozvrh na celé studijní období (semestr). Pro výběr rozvrhové akce může být na fakultě nastaveno omezení, které studentům neumožní zapsat si dvě rozvrhové akce ve stejnou dobu; nastavení provádí SIF v aplikaci Nastavení studijních systémů. V rozvrzích mohou existovat tzv. párové rozvrhové akce. Pro studenty to znamená, že si zvolí jednu hlavní akci s informací, které další rozvrhové akce jsou k ní navázány. Používá se například ke spárování cvičení s přednáškou. Výjimku tvoří studenti prvního semestru prvního ročníku bakalářského studia, kteří mají rozvrh přidělen striktně studijním oddělením. Za tímto účelem jsou tito studenti rozděleni do skupin studijních skupin. Studenti mají možnost se z vybrané rozvrhové akce sami odhlásit nebo ji změnit. Stejná možnost je poskytnuta studijní referentce při zápisech. V aplikaci Editace rozvrhů je možné zobrazit si rozvrhové akce jednotlivých předmětů i s jejich kapacitou a aktuálním obsazením studenty. 6.1 Editace rozvrhů Aplikace Editace rozvrhů umožňuje zakládání rozvrhů pro jednotlivá studijní období fakulty a editaci rozvrhových akcí předmětů (přednášek, cvičení), které jsou v období vypsány ke studiu. Každá fakulta si vytváří rozvrhy pro předměty, které má ve svém katalogu předmětů, vkládá je do Akademického informačního systému a tam je také zpřístupňuje široké veřejnosti. Tvorba rozvrhů je vázána na začátek studijního období, který je dán hlavním milníkem Období (více o milnících ve 13. svazku dokumentace Systémový integrátor studijní systém). Založení rozvrhu Po spuštění aplikace Editace rozvrhů se nejprve vybere správné studijní období (obr. 115) a potom se založí rozvrh zvlášť pro prezenční a zvlášť pro kombinované studium. 173

174 6 ROZVRHY Rozvrh se založí vyplněním názvu rozvrhu (např. Letní semestr), nastavením termínu začátku a konce platnosti rozvrhu (obr. 115) výběrem formy rozvrhu. Nově založený rozvrh má nastaveno zveřejnění pouze autorům (uživatelé s právem rozvrh-a nebo rozvrh-b ). Seznam všech rozvrhů podle oprávnění uživatele je zobrazen v přehledové tabulce. Význam jednotlivých sloupců následuje. Ozn. ve sloupci je zobrazováno pole pro výběr rozvrhu a jeho následné smazání. Pole se zobrazuje pouze u rozvrhu, který je možné smazat. Smazat lze jen rozvrhy, ve kterých nejsou evidovány žádné rozvrhové akce. Název název rozvrhu zadaný uživatelem. Název je možné změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Forma rozvrhu určuje, pro jakou formu studia je rozvrh určen (prezenční, kombinovaná). Podle formy se liší nabídka předmětů při editaci rozvrhových akcí. Nabídka předmětů se automaticky upravuje podle formy výuky předmětu, která se eviduje v katalogu předmětů. Obrázek 115 Rozvrhy jednoho období Začátek, konec udává začátek a konec platnosti rozvrhu. Obdobím platnosti se řídí nabídka rozvrhů v aplikaci Zobrazení a tisk rozvrhů. Zobrazení (zveřejnění) rozvrhu zveřejnění rozvrhů se provádí ve formuláři umístěném pod ikonou ve sloupci Upravit. Rozvrhy se zveřejňují postupně různým skupinám uživatelů. Toto nastavení se provádí z roletkového menu. V době editace rozvrhů studijním oddělením se doporučuje volba Jen autoři rozvrhu rozvrh bude zpřístupněn jen osobám, kterým bylo přiděleno právo rozvrh-a. Pro zpřístupnění studijnímu oddělení je pak určena volba Studijní oddělení všech fakult rozvrhu bude přístupný osobám s právem rozvrh-b. Pro doplnění cvičících a přednášejících a provedení kontroly vložených rozvrhových akcí učiteli se zvolí Učitelé všech fakult. Pro zveřejnění rozvrhů všem uživatelům AIS se musí zvolit položka Všichni 174

175 6 ROZVRHY uživatelé. Volba Přihlášení uživatelé zamezí přístup do rozvrhu osobám, které nejsou přihlášeny do AIS. Historie rozvrhu po přeřazení rozvrhu do historie (nastavení se provádí ve sloupci Upravit) nebudou akce v něm obsažené figurovat v žádných sestavách ani v zobrazení rozvrhů. Rozvrhy zařazené do historie lze zpětně dohledat pouze v aplikaci Editace rozvrhů. Do historie se zařazují rozvrhy, které pozbyly platnost. U historických rozvrhů lze garantům předmětů povolit zobrazování rozvrhových akcí jejich předmětů v aplikaci Učitelé a rozvrh v Záznamníku učitele tím, že se rozvrhy zveřejní učitelům všech fakult. Kromě jednotlivých rozvrhových akcí předmětu se garantovi zobrazí vyučující na jednotlivých cvičeních i s procentuální účastí na výuce. Periodické akce akce opakující se pravidelně (týdně, jednou za čtrnáct dní) po celou dobu platnosti rozvrhu. Tento typ akce se používá téměř výhradně v rozvrzích pro prezenční formu. Blokové akce akce pevně svázané s konkrétním datem. Konají se pouze jednou v zadaný den, neopakují se jako periodické. Datum musí být v intervalu začátku a konce platnosti rozvrhu. Blokové akce jsou typické pro rozvrhy kombinované formy, výjimečně se zadávají i u formy prezenční (exkurze, semináře, hlavní nebo terénní cvičení apod.). Editace se provádí přes ikonu ve sloupci Blokové akce. Pevný rozvrh aplikace pro přidělení pevné rozvrhové akce studentům, kteří splňují daná omezení (na program, obor, ročník a skupinu nebo na ročník a skupinu). Pevný rozvrh je studentům automaticky přiřazen při jejich přidělení do skupiny. V případě, že rozvrh je tvořen až po rozdělení studentů, je třeba použít tuto ruční aktualizaci. Pro aktualizaci stačí stisknout tlačítko Přidělit pevné rozvrhové akce. Kopírovat slouží ke kopírování rozvrhů mezi obdobími. Při tvorbě kopie je vždy v cílovém období založen nový rozvrh a jsou zkopírovány všechny akce z původního rozvrhu. Nelze tedy provádět pouze částečné kopie. Kopírovány jsou pouze akce předmětů nacházejích se v cílovém období, předměty nenalezené v cílovém období jsou přeskočeny a uživatel je o tomto informován ve výsledku kopírování. Nejsou kopírovány informace specifické pro daný rok omezení na program, obor a skupinu, paralelní varianty blokových akcí, vyučující. Nejprve se zvolí cílové období, do kterého se má rozvrh zkopírovat. Výběr se potvrdí tlačítkem Zvolit. Následně se zadá název nového rozvrhu a nastaví se období jeho platnosti. Stisknutím tlačítka Kopírovat bude vybraný rozvrh zkopírován. Výsledek kopírování, včetně předmětů jejichž rozvrhové akce se nepodařilo zkopírovat, je vypsán na obrazovce. Přesuny pro řešení kolizí periodického prezenčního rozvrhu a mimořádných jednorázových rezervací je určena aplikace Přesuny (obr. 116). Aplikace umožňuje u konkrétní rozvrhové akce provést jednorázovou změnu učebny, ve které má výuka probíhat. Nejprve se pomocí formuláře vyhledají rozvrhové akce, u kterých má dojít k přesunu výuky. Akce lze vyhledávat podle místnosti, dne v týdnu nebo podle vyučovaného předmětu. Následně se určí den, ve kterém má dojít k přesunu rozvrhové akce. Nakonec se vybere místnost, do které se má výuka předmětu přesunout. Pomocí volby Odeslat je možné informovat o přesunu výuky studenty zapsané na přesunovaných rozvrhových akcích. Provedené změny se potvrdí tlačítkem Uložit přesuny. Seznam zadaných přesunů výuky zobrazuje záložka Přehled zadaných přesunů. Upravit založený rozvrh lze přes ikonu (obr. 115). Lze změnit jméno rozvrhu, jeho začátek a konec, nastavit volné dny, formu studia. Atributem Komu zveřejnit se řídí zveřejnění rozvrhu ostatním uživatelům AIS. Atributem Zařadit do historie se řeší přemístění rozvrhu mezi historické. Zda je rozvrh zveřejněn, či je zařazen v historii, 175

176 6 ROZVRHY Obrázek 116 Přesuny v rozvrhu se zobrazuje v seznamu rozvrhů (obr. 115).Vyjde-li na den výuky den volna (např. svátek), je vhodné nastavit v rozvrhu tento den jako volný. Například se může stát, že v úterý je (Svátek práce), pak u všech rozvrhových akcí v zobrazení rozvrhů bude poznámka, že je volno. Datum odpovídající volnému dni se vepíše do pole Přidání volného dne a formulář se uloží. Takto lze přidat potřebný počet volných dnů. Smazat volné dny lze jejich označením a opětovným uložením formuláře. Editace rozvrhových akcí Je-li rozvrh založen, lze přistoupit k editaci nebo opravě jednotlivých rozvrhových akcí přednášek a cvičení přes ikonu ve sloupci Periodické akce nebo Blokové akce (obr. 115). Stránka na obrázku 117 obsahuje formulář pro zobrazení již vložených rozvrhových akcí. V položce Předmět jsou zobrazeny názvy všech předmětů, pro něž byly vloženy rozvrhové akce. Zobrazení jednotlivých položek formuláře je závislé na údajích vložených do rozvrhových akcí a v jednotlivých rozvrzích se může vzhled formuláře mírně lišit. Například není-li žádná rozvrhová akce rozvrhu omezena na skupinu, nezobrazuje se ve 176

177 6 ROZVRHY Obrázek 117 Rozvrhové akce formuláři položka pro výběr skupiny. Pod formulářem se nachází tabulka pro zobrazení vybraných rozvrhových akcí (podrobnosti viz dále) a také tlačítko Nová periodická akce. Pozor, je nutné odlišit stránku s filtrem pro prohlížení již zadaných rozvrhových akcí od formuláře pro editaci nových rozvrhových akcí. Zobrazení vložených rozvrhových akcí Podle zvoleného kritéria nebo jejich kombinace, které formulář na obrázku 117 nabízí, se zobrazí rozvrh například pro vybranou místnost, den v týdnu nebo předmět, u blokového rozvrhu pro zvolené datum nebo paralelku. Nabídka kritérií závisí na jejich evidenci v rozvrhových akcích zvoleného rozvrhu. Zvolit lze také způsob řazení zobrazených rozvrhových akcí, a to podle předmětu, dne a začátku akce; dne, začátku akce a předmětu; 177

178 6 ROZVRHY místnosti, dne a začátku akce. Vyplněný formulář je třeba odeslat stisknutím tlačítka Zobrazit. Seznam rozvrhových akcí vyhovujících zadaným kritériím je zobrazen v přehledové tabulce. U každé akce jsou uvedeny údaje o konkrétním datu nebo dnu v týdnu, kdy akce probíhá, čase konání, typu rozvrhové akce (přednáška, cvičení atd.), četnosti (každý týden, sudý/lichý týden), místnosti, do které je akce rozvržena, a předmětu, ke kterému je akce přiřazena a její vyučující. Jsou-li u akce zadána omezení (např. na program, obor, ročník, studijní skupinu, jazyk výuky), zobrazují se tyto údaje v příslušných sloupcích. Ve sloupci Kapacita je možné zjistit počet obsazených míst a celkovou kapacitu rozvrhové akce. Stejně tak ve sloupci Poznámka je uvedena poznámka k rozvrhové akci zadaná rozvrhářem, případně je zde vypsána informace o párování k hlavní rozvrhové akci. Prostřednictvím ikon ve sloupcích Upravit a Kopírovat lze s rozvrhovými akcemi provádět další akce. Tyto operace jsou popsány v dalších částech tohoto textu. Poznámka rozvrhové akce je zobrazována v aplikacích pro zobrazení rozvrhu a také ve volbě rozvrhové akce v aplikaci Registrace a zápisy. Obrázek 118 Editace periodické rozvrhové akce Vložení nové rozvrhové akce Rozvrhová akce se vkládá přes formulář na obrázku 118 nebo 119, který se zobrazí kliknutím na tlačítko Nová periodická akce (obr. 117), resp. Nová bloková akce při vkládání blokových akcí. Vyplněný formulář se uloží tlačítkem Uložit. Výsledkem této operace je vložení jedné rozvrhové akce předmětu do zvoleného rozvrhu. 178

179 6 ROZVRHY Při vkládání rozvrhových akcí je prováděna kontrola kolizí s rezervacemi místností a kontrola duplicit. Nelze tak zadat stejnou akci jednoho předmětu na stejný čas výuky do jedné místnosti. Pozor na rozdíl mezi editací nové rozvrhové akce a změnou již založené akce. Význam položek formuláře (atributů rozvrhové akce): Předmět zobrazuje se nabídka předmětů formy studia, pro kterou je určen vytvářený rozvrh. Zobrazen je plný název předmětu i s kódem (zkratkou), není-li předmět součástí menu, je nutné ho nejprve doplnit do katalogu předmětů fakulty, případně upravit formu studia, pro kterou je předmět určen. Den (u periodického rozvrhu) v nabídce menu jsou všechny dny týdne. Datum (u blokového rozvrhu) určuje den, na který je rozvrhová akce plánována. Místnost zobrazuje se označení místnosti i s její skutečnou kapacitou. Nabízejí se pouze místnosti evidované v AIS jako učebny určené pro výuku. Pro přidání učebny, případně úpravu její kapacity, je nutné kontaktovat správce pasportizace. Rozsah určuje začátek a konec rozvrhové akce. Čas počátku se vybere z nabídky od, nabídka do se doplní automaticky, přičemž předpokladem je dvouhodinová akce. Je-li rozvrhová akce kratší nebo delší, vybere se z nabídky do její skutečný konec. Kapacita určuje kapacitu rozvrhové akce, nejvyšší možná kapacita rozvrhové akce je kapacita místnosti. Není-li kapacita vložena, je uložena hodnota odpovídající minimu z kapacity učebny a kapacity cvičení předmětu. Toto se nevztahuje na editaci rozvrhové akce typu přednáška. Pokud je hodnota zadána, použije se i pro vkládání dalších akcí. Osoba s oprávněním rozvrh-c může při editaci rozvrhové akce překročit kapacitu místnosti až o 20 %. Ostatní uživatelé tuto možnost nemají. Typ akce vybírá se typ rozvrhové akce (např. přednáška, cvičení apod.). Mimosemestrální kurz (u blokového rozvrhu). Četnost akce (u periodického rozvrhu) volba určuje, s jakou četností se rozvrhová akce bude opakovat (každý týden, sudý nebo lichý týden). Lichost a sudost týdne se odvozuje z ISO normy. Omezení pomocí nastavených omezení je možné rozvrhovou akci vyhradit pro danou skupinu studentů. Omezení je možné definovat pomocí několika kritérií: Program, obor výběr studijního programu, oboru, ročníku a studijní skupiny, které je rozvrhová akce určena (většinou se uvádí v rozvrhu pro studenty prvního semestru). Nabídka oboru je závislá na volbě studijního programu. Při mezifakultní registraci není na tento atribut brán zřetel. Ročník určuje, pro který ročník je rozvrhová akce určena (většinou se uvádí v rozvrhu pro studenty prvního semestru společně se studijním oborem). Při mezifakultní registraci není na tento atribut brán zřetel. Studijní skupina určuje, pro kterou studijní skupinu je rozvrhová akce určena. Většinou se uvádí v rozvrhu pro studenty prvního semestru společně s ročníkem a oborem. Při mezifakultní registraci není na tento atribut brán zřetel. Tlačítko Přidat další omezení, resp. Přidat dalších 5 omezení rozšiřuje možnost přidělení jedné rozvrhové akce studentům několika studijních skupin, ročníků a oborů. 179

180 6 ROZVRHY Obrázek 119 Editace blokové rozvrhové akce Paralelka číslo paralelní skupiny, do které rozvrhová akce patří (u blokového rozvrhu). Rozvrhové akce lze řadit do paralelních skupin v aplikaci Rozvrh paralelek (viz strana 182). Nekolizní akce pokud se při kontrole kolizí rozvrhových akcí v aplikaci Kolize rozvrhových akcí (viz strana 185) sejdou dvě rozvrhové akce s označenou položkou Nekolizní akce, nebudou vyhodnoceny jako kolize, například výuka ve stejném čase a místnosti. Poznámka prostor pro informaci, která se zobrazuje u rozvrhové akce jak studentům, tak i vyučujícím. Vyučující pole umožňuje doplnit vyučujícího dané rozvrhové akce, uložit však lze pouze osobu, která je již u předmětu evidovaná jako vyučující s příslušnou rolí, pro přednášku s přidělenou rolí přednášející, pro cvičení s rolí cvičící. Párovat k hlavní akci tato funkce je dostupná pouze v editaci existující rozvrhové akce (viz strana 180) a umožňuje připojit zvolenou rozvrhou akci k akci hlavní. Jazyk výuky umožňuje nastavit k rozvrhové akci jazyk, ve kterém je rozvrhová akce vyučována. Student si pak v zápisové aplikaci může zvolit pouze takovou rozvrhovou akci, která odpovídá jazyku studia předmětu. Informace o uložení rozvrhové akce je uvedena v horní části stránky spolu s výpisem jejích parametrů. Editace a párování vložených rozvrhových akcí Vybranou rozvrhovou akci lze upravit nebo k ní určit párovou akci přes ikonu ve sloupci Editace (obr. 117). Kliknutím na ni se zobrazí stejný formulář jako pro editaci nové akce, ale naplněný příslušnými hodnotami. Provedené změny se potvrdí tlačítkem Uložit. 180

181 Změny rozvrhových akcí doporučujeme provádět pouze do spuštění zápisů. Potom už to není příliš vhodné vzhledem k provedeným volbám rozvrhů studenty při zápisech. Jsou-li na rozvrhovou akci již přihlášeni studenti, nelze měnit položky Předmět a Typ akce. 6 ROZVRHY Párování rozvrhových akcí tím, že se u rozvrhové akce zvolí párování, stává se vedlejší akcí napárovanou k hlavní rozvrhové akci. Každá vedlejší rozvrhová akce může být párována pouze k jedné hlavní rozvrhové akci. K jedné hlavní rozvrhové akci může být napárováno několik vedlejších akcí. Smyslem párování rozvrhových akcí je provázání cvičení nebo přednášky a cvičení. Studenti si při sestavování rozvrhů volí pouze hlavní rozvrhovou akci s informací, se kterými vedlejšími akcemi je párována. V aplikaci Zobrazení a tisk rozvrhů je informace uvedena v poznámce k rozvrhové akci. Vložení rozvrhové akce kopií Novou rozvrhovou akci lze také založit kopií již uložené rozvrhové akce. Kliknutím na ikonu ve sloupci Kopírovat se otevře formulář s předvyplněnými hodnotami kopírované akce. Po úpravě se formulář musí uložit tlačítkem Přidat, po jehož stisknutí je upravená rozvrhová akce vložena. Smazání rozvrhové akce Smazat lze každou rozvrhovou akci, na kterou není zapsán žádný student. Akce se označí a stisknutím tlačítka Smazat označené rozvrhové akce se nenávratně odebere. Hromadné změny v rozvrhových akcích Přes formulář umístěný pod výpisem rozvrhových akcí (obr. 117) lze některé údaje označených akcí hromadně změnit. Ve výpise se označí akce, u nichž je požadována změna. Ve formuláři se označí požadovaná změna, nastaví se její nová hodnota a tlačítkem Provést označené změny se požadavek potvrdí. V úvodu stránky se zobrazí potvrzení úspěšnosti či neúspěšnosti operace. Hromadně lze: změnit kapacitu nová hodnota je kontrolována s kapacitou místnosti. Osoby s právem rozvrh-c mohou počet míst navýšit i přes skutečnou kapacitu místnosti; změnit místnost výběr místností z menu podle označení, jehož součástí je kapacita místnosti; změnit vyučujícího změna je možná pouze při omezení výpisu na konkrétní předmět, pak jsou nabízeni vyučující, které v předmětu zaevidoval garant předmětu; změnit jazyk slouží pro změnu jazyka výuky u označených rozvrhových akcí. Aby bylo možné příslušný jazyk výuky rozvrhové akce u předmětu nastavit, musí být tento jazyk u předmětu povolen. Jazyky předmětu nastavuje systémový integrátor úpravou atribut Vyučován v jazyce prostřednictvím aplikace Katalog předmětů. přidat omezení na program, obor, ročník nebo studijní skupinu nebo jejich kombinaci; smazat všechna omezení na program/obor, ročník a skupinu u označených rozvrhových akcí budou smazány všechna uvedená omezení; smazat pouze skupiny ze všech omezení u označených rozvrhových akcí bude smazáno číslo studijní skupiny; 181

182 6 ROZVRHY změnit poznámku pole umožňuje doplnit nebo změnit poznámku, pokud zůstane nevyplněno, bude poznámka u rozvrhové akce vymazána. Editace rozvrhových akcí pro studenty prvního semestru prvního ročníku Studenti prvních ročníků jsou po převodu z Přijímacího řízení do Studijní evidence studijní referentkou rozděleni podle oborůdo skupin. Pokud se má pevný rozvrh úspěšně přidělit studentům prvního semestru prvního ročníku bakalářského i magisterského navazujícího studia automaticky, pak je nutné vložit jednotlivé rozvrhové akce s omezením na studijní program, obor, ročník a skupinu. Podle nich jsou studentům rozvrhové akce uloženy. Při takovém striktním přidělení rozvrhu není brán ohled na kapacitu jednotlivých cvičení. Ta jsou přidělena všem studentům v dané skupině, i když se jejich počet od kapacity liší. Změní-li se studentovi dodatečně studijní skupina v aplikaci Změna studijní skupiny, je mu automaticky změněn i jeho rozvrh. Pokud je rozvrhová akce určena studentům prvního ročníku a současně některým studentům druhého ročníku, je možné využít následujícího řešení. Rozvrhová akce pro studenty prvního ročníku se omezí na konkrétní skupinu studentů (program, obor, ročník, skupina) a pro druháky se přidá další omezení pouze na ročník. Rozvrh pro paralelní skupiny blokových rozvrhů Aplikace Rozvrh paralelek je přístupná pro blokový typ rozvrhů. Aplikací se definuje rozvrh pro jednotlivé paralelní skupiny blokových rozvrhů. Paralelka je číslo sdružující několik rozvrhových akcí konkrétního předmětu k sobě, například část rozvrhových akcí předmětu je přiřazeno paralelní skupině číslo 1, část skupině číslo 2 a část není přiřazena žádné skupině. Na obrázku 120 je seznam definovaných paralelních skupin předmětu a formulář pro založení dalších paralelních skupin. Seznam paralelek lze omezit podle předmětu. Filtr obsahuje ty předměty, ke kterým byla definována alespoň jedna paralelní skupina. Nová paralelka se založí zvolením předmětu a uvedením čísla do pole Číslo paralelní skupiny. Menu obsahuje předměty, ke kterým byla založena alespoň jedna rozvrhová akce. Stisknutím tlačítka Založit novou paralelku se přejde k vyjmenování konkrétních rozvrhových akcí, které budou do skupiny patřit. Rozvrhové akce se volí z menu, jejich přiřazení do paralelní skupiny se potrvzuje tlačítkem Přidat novou akci do skupiny. Menu obsahuje akce definované v záložce Rozvrhové akce a doposud nepřiřazené žádné paralelce. Přiřazení rozvrhové akce zvolené paralelní skupině lze provést již při samotné definici akce (obr. 119). Chování rozvrhové aplikace při výběru cvičení Chování rozvrhové aplikace při výběru cvičení je ovlivněno způsobem evidence rozvrhových akcí, tj. zda jsou v rozvrhu zadané omezující podmínky pro volbu rozvrhových akcí. Proto rozlišujeme: 182

183 6 ROZVRHY Obrázek 120 Paralelky blokových rozvrhů Pevný rozvrh pevný rozvrh znamená, že rozvrhové akce jsou omezeny na program obor ročník skupinu nebo ročník skupinu. U takových rozvrhových akcí se předpokládá, že student má daný pevný rozvrh (typické pro první ročníky). Při přidělování rozvrhu pak vyhodnocování probíhá postupně, aby se vybraly nejstriktněji omezené akce. Vyhovuje-li při přidělování rozvrhových akcí studentům pouze jedna akce, je automaticky přiřazena. Pokud vyhovuje více akcí, nabídne se v zápisové aplikaci výběr z vyhovujících akcí. Za pevný rozvrh se nepovažují akce s omezením pouze na skupinu (skupiny mají unikátní čísla v rámci ročníku, vložit lze pouze dvouciferné číslo) nebo na skupinu obor. Akce bez omezení skupiny se taktéž nepovažují za pevný rozvrh. Příklad pevného rozvrhu: Najdou se dvě vyhovující akce s omezením obor ročník skupina, jedna s omezením ročník skupina a pět bez omezení. Student dostane na výběr 2 akce s omezením program obor ročník skupina. Volitelný rozvrh pokud je rozvrh volitelný, tzn. že jednotlivé rozvrhové akce cvičení nemají vložena žádná omezení (nebo jsou omezení jen částečná), výběr rozvrhu provádějí studenti sami. Omezí-li se rozvrhová akce pouze na program, dosáhne se toho, že se na ni budou moci přihlásit pouze studenti daného programu, kteří nemají pevný rozvrh. Pokud však existuje další rozvrhová akce stejného předmětu bez omezení, mohou si ji studenti také zvolit. Dalším hlediskem je mezifakultní zápis, kde se při výběru cvičení nebere ohled na zadaná omezení, tzn. že student se může zapsat do kteréhokoliv cvičení (je-li tam volno). 183

184 6 ROZVRHY Návaznost aplikací na rozvrh Zveřejněný rozvrh je zobrazován všem uživatelům AIS, tj. každý si může rozvrh zobrazit v mnoha variantách, které mu nabízí aplikace Zobrazení a tisk rozvrhů (rozvrh předmětu, učebny, garanta předmětu apod.). Tato aplikace je popsána ve 12. svazku dokumentace Portál veřejných informací. Studenti si svůj osobní rozvrh mohou zobrazit a vytisknout v aplikaci Zobrazení a tisk rozvrhů. Osobní rozvrh si student může také zobrazit v Portálu studenta pomocí ikony Osobní rozvrh. Pokud fakulta nemá zveřejněn rozvrh, nemohou se rozvrhové akce studentovi zobrazit v jeho osobním rozvrhu. Studijní referentka si může zobrazit rozvrh studenta v jeho studijní evidenci. Učitelům se zobrazují seznamy studentů s vybraným cvičením pro vkládání docházky, zápočtů a hodnocení. Vyučující může studenty podle rozvrhových akcí oslovovat hromadnou korespondencí, vypisovat jim termíny, například zápočtových písemek. Rozvrh učitelů se zobrazuje na jejich osobní stránce aplikace Lidé na ŠAVŠ. Garant předmětu si může zobrazit rozvrh vyučujících v Záznamníku učitele. Obrázek 121 Nastavení vyučujících u předmětů 6.2 Nastavení vyučujících u předmětů Aplikace Nastavení vyučujících u předmětů je dostupná uživatelům s oprávněním predmet-v a umožňuje stanovit vyučující u předmětů, definovat jejich role a přiřadit 184

185 6 ROZVRHY jednotlivé vyučující k rozvrhových akcím. Je nástrojem, kterým lze provést operace, které běžně provádí garant předmětu v Záznamníku učitele. Pro zvolené studijní období se zobrazí seznam předmětů (obr. 121), který lze omezit podle garantujícího pracoviště. Zde je možné jednotlivě volit předměty a přidělovat jim vyučující stejně, jako v Záznamníku učitele. Více o nastavování vyučujících a jejich přidělování k rozvrhovým akcím naleznete ve 3. svazku dokumentace s názvem Učitel. 6.3 Kolize rozvrhových akcí Aplikace se používá ke kontrole kolizí rozvrhů a ke kontrole hodinových dotací vůči katalogu předmětů. Po vstupu do aplikace Kolize rozvrhových akcí a výběru příslušného období jsou zobrazeny všechny založené rozvrhy. Pokud jsou ve zvoleném akademickém roce založeny rozvrhy pro oba semestry, je vždy možné volit kombinaci rozvrhů pro zobrazení jen z jednoho semestru. Kontrolované rozvrhy lze označovat individuálně nebo hromadně tlačítky pod seznamem. Obrázek 122 Kolize rozvrhových akcí 185

186 6 ROZVRHY Kolize rozvrhových akcí Aplikace pro zvolené rozvrhy a případně zvolenou místnost nebo den v týdnu zobrazuje seznam rozvrhových akcí, u kterých nastala kolize (obr. 122), tj. například souběh rozvrhových akcí dvou a více různých předmětů v jedné učebně ve stejnou dobu. Je-li zatrženo pole rezervace, budou do kontroly kolizí zahrnuty i zadané rezervace místností. Akce, které jsou spolu v kolizi, jsou vypsány pod sebou. Dvě a více akcí, které jsou označeny za nekolizní (nastavuje se v editaci rozvrhové akce viz strana 180), se nevypisují. Aplikace poskytuje nástroje pro okamžité řešení kolizních situací: Editovat úprava rozvrhové akce tak, aby byla kolize odstraněna. Ikona uživatele odkazuje do aplikace Editace rozvrhu a formuláře jako je na obrázku 118 nebo 119. Zrušit kliknutím na ikonu je vybraná rozvrhová akce ihned smazána. Pozor však, tato operace je nevratná. Kontrola kolizí by měla být provedena ještě před zveřejněním rozvrhů, aby případné opravy zbytečně nemátly studenty při sestavování rozvrhů a učitele při plánování své výuky. Obrázek 123 Příklad výpisu kolizí rozvrhů Kontrola rozvrhových akcí dle hodinových dotací V aplikaci Kontrola dle hodinových dotací je možné pro zvolené rozvrhy zkontrolovat dotaci zadaných rozvrhových akcí vůči hodinové dotaci jednotlivých typů akcí uložených v katalogu předmětů (zpravidla přednáška a cvičení). Vypsány jsou všechny předměty se zadaným rozvrhem, kde se liší dotace na přednášku nebo cvičení uvedená v katalogu předmětů a v rozvrhových akcích (obr. 124). Ve sloupci Dotace je uveden počet hodinové dotace uložené pro daný typ rozvrhové akce v katalogu předmětů. Ve sloupci Rozvrh je uvedena hodinová dotace uložená u zvolené rozvrhové akce. Přes ikonu ve sloupci Upravit je možné zobrazit seznam rozvrhových akcí zvoleného předmětu v aplikaci Editace rozvrhů (obr. 117), kde je možné dotaci upravit. Pokud je špatně zaevidovaná dotace v katalogu předmětů, může změnu provést systémový integrátor. 186

187 6 ROZVRHY Obrázek Požadavkové listy Kontrola rozvrhových akcí dle hodinových dotací Požadavkové listy informují rozvrhovou komisi o podrobnostech týkajících se výuky předmětu, jejího umístění a časové vázanosti učitele. Aplikace Požadavkové listy slouží k zobrazení nebo dohledání předmětů následujícího studijního období a zobrazení a tisku požadavků k sestavení rozvrhu. Prohlížet a tisknout lze požadavky kterékoliv fakulty. Požadavky na rozvrh vložili vyučující, garanti předmětu a některé integrátor fakulty. Způsob vkládání požadavků a jejich schvalování je popsán ve 3. svazku dokumentace AIS Učitel a 8. svazku Portál vedoucího pracoviště. Obrázek 125 Přehled požadavků 187

188 6 ROZVRHY Přehled požadavků Aplikace zobrazuje všechny předměty vybrané fakulty, které jsou vypsány ke studiu v následujícím studijním období a neučí se pouze konzultační formou. Barevnou značkou ve sloupci Nezadáno je vyjádřeno, jaký požadavek na rozvrh není u předmětů zadán, případně že předmět nemá definovány vyučující. Seznam předmětů lze omezit na všechny předměty nebo pouze dotované (tj. předměty s uvedenou hodinovou dotací). Seznam předmětů lze filtrem seřadit podle názvu, kódu předmětu a počátečního období studijního plánu (v rámci tohoto řazení jsou předměty dále řazeny podle jejich názvu). Obrázek 126 Zobrazení požadavkového listu učitele Operace s požadavky předmětů: Zobrazení kliknutím na ikonu se zobrazí podrobné informace o předmětu, kdy je vyučován, pro jaký studijní plán je vypsán, garant a garantující pracoviště, limity pro zápis a registraci, počet studentů na skupinu, seznam vyučujících a jejich požadavky na rozvrh, požadavky na místnosti, počet cvičení za den atd; Odhad 1. ročníku číslo je součtem údajů vyplněných ve studijním plánu. Pokud se vyskytne v nějakém studijním plánu odhad studentů prvního ročníku v jakémkoliv stupni, pak se jejich odhad sečte a zobrazí v požadavkovém listu u této položky. Údaj vychází pouze ze seznamu studijních plánů, ve kterých 188

189 6 ROZVRHY Obrázek 127 Zobrazení požadavkového listu předmětu 189

190 6 ROZVRHY je předmět zařazen. Odhad se zobrazuje pouze v případě, že je předmět zařazen v plánu prvního semestru bakalářského nebo magisterského navazujícího studia. Počet skupin v počtu rozvrhových skupin je zohledněn pouze odhad počtu studentů bakalářského studia. Zařazení ve studijním plánu informace o studijních plánech, ve kterých je předmět zařazen, včetně počtu zaregistrovaných studentů s aktivním studiem v zobrazeném studijním oboru. Požadavky na učebny ve sloupci Místnost je vedle označení místnosti uvedena maximální vzdálenost mezi areály studia a výuky. Tj. prvním areálem je umístění pracoviště, u kterého je student zapsány do studia, ve druhém areálu je umístěna místnost s výukou daného předmětu. Pokud existují studenti se studiem evidovaným v různých areálech, pak se uvažuje ten nejvzdálenější a uvedena je tato vzdálenost. Tisk kliknutím na ikonu se vytiskne požadavkový list daného předmětu. Hromadný tisk požadavky na rozvrh předmětu se vytisknou hromadně po označení všech nebo jen některých předmětů kliknutím na tlačítko Tisknout označené. hromadné zobrazení požadavky na rozvrh předmětu se zobrazí hromadně po označení všech nebo jen některých předmětů kliknutím na tlačítko Zobrazit označené. Všechny předměty je možné označit, resp. odznačit tlačítky Označit vše a Odznačit vše. Předměty, které nemají vloženy žádné požadavky nebo nemají zadány vyučující předmětu lze hromadně označit tlačítkem Označit předměty bez požadavků nebo bez učitele. Vyhledat podle předmětu V aplikaci je možné podle názvu nebo kódu vyhledat předmět a následně pro něj zobrazit požadavky na předmět a omezení a požadavky vyučujících. Do vyhledávacího pole se vepíší alespoň tři po sobě jdoucí znaky názvu nebo kódu předmětu. Kliknutím na Dohledat se vypíší předměty, které odpovídají zadanému řetězci znaků. Kliknutím na ikonu se zobrazí požadované informace. V dolní části stránky je umístěna ikona (obr. 127), která umožňuje vytištění požadavkového listu předmětu. Vyhledat podle učitele Aplikace umožňuje zobrazit požadavkový list učitele. Dohledání probíhá přes vyhledávací pole podle jména učitele, jeho části, loginu nebo identifikačního čísla učitele. Kliknutím na Dohledat se požadavky a omezení učitele pro tvorbu rozvrhu zobrazí. 6.5 Rozvrhy dle studijních plánů Aplikace Rozvrhy dle studijních plánů umožňuje provádět kontrolu evidovaných rozvrhů podle studijních plánů. Přes aplikaci se zobrazí rozvrh předmětů, které má zvolený studijní plán pro dané období povinné a povinně volitelné. Ve formuláři na obrázku 128 se zvolí omezující kritéria pro zobrazení seznamu studijních plánů. Následnou volbou kliknutím na ikonu se zobrazí všechny rozvrhové akce plánu. Filtr Den v týdnu a Jazyk výuky akce nemá vliv na výpis seznamu studijních plánů, ovlivňuje až samotné zobrazení rozvrhu. Jazyk výuky se nastavuje pro každou rozvrhovou akci zvlášť. 190

191 6 ROZVRHY Obrázek Nastavení vyučujících u předmětů Rozvrhy dle studijních plánů Přes aplikaci Nastavení vyučujících u předmětů mohou uživatelé s přiděleným oprávněním predmet-v přidělovat vyučující předmětů, stanovovat jim role a přiřazovat vyučující k rozvrhovým akcím. Po vstupu do aplikace se po výběru příslušného období zobrazí seznam všech vyučovaných předmětů. Seznam lze omezit podle garantujícího pracoviště. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vybrat se zobrazí seznam vyučujících, ve kterém je možné vyučujícím upravit nebo odebrat role. Přes pole Přidat vyučujícího jménem lze dohledat a přidat k předmětu dalšího vyučujícího. Pokud má předmět vytvořen rozvrh, jsou zobrazeny jednotlivé rozvrhové akce, kterým lze přidělit vyučujícího a stanovit jeho procentuální podíl na výuce. Protože běžně tuto činnost provádí garant nebo administrativa předmětu, jsou podrobnosti o evidenci vyučujících, jejich rolích a práce s rozvrhem uvedeny ve 3. svazku dokumentace s názvem Učitel. 6.7 Rozdělení místností mezi pracoviště Aplikace Rozdělení místností mezi pracoviště umožňuje definovat intervaly využívání výukových místností a jejich rozdělení mezi jednotlivá pracoviště školy. Aplikace je dostupná uživatelům s právem mistnost-r. Aplikace je určena rozvrhářům, kteří pro tvorbu rozvrhů využívají aplikaci Roger. Po vstupu do aplikace se nejprve pomocí připraveného formuláře zvolí období, areál, budova a místnost, pro kterou mají být intervaly rozdělení vkládány. Výběr se potvrdí tlačítkem Zvolit. Pro vybranou místnost je následně zobrazen přehled evidovaných rozdělení zvoleného období. Nové rozdělení je možné přidat prostřednictvím formuláře umístěného nad tabulkou. Z nabídky Pracoviště se zvolí pracoviště, pro které má být rozdělení vloženo, následně se určí den a časový interval přidělení. Formulář se odešle stisknutím tlačítka Přidat. Přehled všech rozdělení je zobrazen v tabulce, rozdělení evidovaná pro jednotlivá pracoviště jsou barevně rozlišena. Označená rozdělení je možné smazat stisknutím tlačítka Odebrat označená rozdělení. 191

192 6 ROZVRHY Obrázek 129 Nastavení vyučujících u předmětů 192

193 7 Financování a poplatky Tato kapitola je věnována aplikacím pro hromadnou správu poplatků a plateb. Individuálnímu financování vybraného studia je věnována kapitola Financování studia, jejíž popis naleznete na straně 34. Obrázek 130 Přehled financování studentů 7.1 Přehled financování studentů Aplikace Přehled financování studentů slouží k zobrazení seznamu studentů, kterým byl v souvislosti s průběhem jejich studia stanoven některý z poplatků za studium. Tímto poplatkem může být např. poplatek za překročení standardní doby studia, poplatek za další studium, školné, atp. Aplikace je dostupná uživatelům s oprávněním stud-f. Po vstupu do aplikace se vybere období, se kterým se má pracovat. Období jsou zobrazována v závislosti na vypočtených poplatcích. Není-li některé období v seznamu zobrazeno, nebyl v tomto období vypočten poplatek žádnému studentovi. Pro zvolené období je možné vytvořit přehled financování studentů. Seznam studentů lze vytvořit podle omezení zvolených ve formuláři na obrázku 130. Požadovaná sestava se zobrazí stisknutím tlačítka Provést. Vyhledáni jsou studenti, kteří vyhovují vybraným kritériím a kteří mají aktivní alespoň jedno studium. Pro snadnější identifikaci studentů se kromě jména zobrazuje i jejich identifikační číslo, podle kterého je lze vyhledat například ve studijní evidenci. Sestava dále obsahuje sloupce: Vypočteno požadovaná částka včetně zohlednění ručních korekcí. Korekce se provádějí ve Studijní evidenci v aplikaci Financování studia Přehled financování. 193

194 7 FINANCOVÁNÍ A POPLATKY Rozhodnutí informuje, zda bylo za toto studijní období studentům zasláno rozhodnutí o platbě. Zaplaceno částka, kterou již studenti zaplatili. Detail kliknutím na ikonu se vstoupí do aplikace Financování studia vybraného studenta v jeho Studijní evidenci. Zde je možné zjistit datum transakce. O financování studia je více napsáno ve stejnojmenné podkapitole na straně 34. Prostřednictvím tlačítek umístěných pod zobrazenou sestavou lze provést operace: vygenerování dat pro další zpracování v MS Excel tlačítkem Export dat do Excelu ; vygenerování sestavy pro podatelnu tlačítkem Sestava pro podatelnu sestava se používá při odesílání rozhodnutí. 7.2 Finanční přehledy poplatků Aplikace Finanční přehledy poplatků poskytuje agregovaný pohled na poplatky vytvořené v souvislosti s průběhem studií studentů a přihláškami uchazečů. Aplikace umožňuje vytvářet finanční přehledy podle nejrůznějších kritérií dle aktuálních potřeb vedení školy s možností prohlížení agregovaných dat až na jednotlivá rozhodnutí a skutečné platby. Vzhledem k citlivosti poskytovaných údajů je aplikace dostupná pouze uživatelům s právem fin-ekon. Po vstupu do aplikace je zobrazeno portálové menu se záložkami, prostřednictvím kterých je možné přepínat mezi agendou poplatků spojených se studiem a agendou poplatků za přihlášky. Podrobnosti o jednotlivých agendách naleznete níže. Financování a poplatky Záložka Financování a poplatky umožňuje vytvářet přehledy poplatků spojených se studiem (např. poplatek za studium, výrobu karty, vystavení potvrzení, apod.). Prostřednictvím připraveného formuláře se nejprve nadefinují parametry sestavy a stiskne se tlačítko Zobrazit. Zobrazená sestava poskytuje přehled všech předepsaných poplatků, ke každému poplatku jsou v jednotlivých sloupcích uvedeny informace o finančních částkách. Význam sloupců je následující: Požadováno celková částka vyměřená pro daný poplatek; Zaplaceno celková částka přijatá na úhradu poplatku daného druhu. Představuje součet částek ve sloupcích Zcela zaplaceno a Částečně zaplaceno; Zcela zaplaceno celková částka kompletně uhrazených rozhodnutí; Počet osob počet osob, které spadají do kategorie Zcela zaplaceno; Částečně zaplaceno celková částka částečně uhrazených rozhodnutí; Počet osob počet osob, které spadají do kategorie Částečně zaplaceno; Nezaplaceno po splatnosti součet všech rozhodnutí, které dosud nebyly uhrazeny a jejichž doba splatnosti uplynula; Nezaplaceno před splatností součet všech rozhodnutí, které dosud nebyly uhrazeny a jejich doba splatnosti dosud neuplynula; Přeplatek celková částka přijatá nad rámec vyměřených poplatků. Vznik přeplatku může být v mnoha případech signálem špatného spárování plateb, k němuž nejčastěji dochází špatným zadáním platby ze strany studenta (např. chybné zadání variabilního symbolu, úhrada více rozhodnutí společnou platbou, apod.). Je proto vhodné věnovat vzniklým přeplatkům zvýšenou pozornost. 194

195 7 FINANCOVÁNÍ A POPLATKY Celkové částky zobrazené v jednotlivých sloupcích slouží rovněž jako odkaz a umožňují zobrazit podrobný seznam všech studentů, kteří do dané kategorie spadají. Seznam studentů je možné dále filtrovat pomocí formuláře umístěného nad tímto seznamem. Ikona ve sloupci Detail umožňuje přejít do aplikace Financování studia vybraného studenta (podrobněji viz strana 34). E-přihlášky V záložce E-přihlášky je možné vytvářet přehledy poplatků spojených s elektronickými přihláškami. Při tvorbě sestavy se nejdříve prostřednictvím připraveného formuláře nadefinují parametry sestavy a následně se stiskne tlačítko Zobrazit. Zobrazená sestava poskytuje finanční přehled pro všechny přihlášky, které vyhovují zadaným parametrům. Pro přehlednost jsou přihlášky rozděleny do skupin podle stavu převodu a kompletnosti. Ke každé skupině jsou v jednotlivých sloupcích uvedeny informace o finančních částkách. Význam sloupců je následující: Požadováno celková požadovaná částka tvořená součtem poplatků za všechny podané přihlášky; Zaplaceno celková výše přijatých úhrad za přihlášky ke studiu; Nezaplaceno celková výše dosud nerealizovaných plateb; Přeplatek celková výše částka přijatá nad rámec vyměřených poplatků. Částky zobrazené v jednotlivých sloupcích slouží rovněž jako odkaz a umožňují zobrazit podrobný seznam všech uchazečů, kteří do dané kategorie spadají. Seznam uchazečů je možné dále filtrovat pomocí formuláře umístěného nad tímto seznamem. 7.3 Přehled plateb na bankovních účtech Centrální bankovní účet poskytuje nástroje, které sdružují práci s bankovními výpisy a platbami z dílčích agend do jednoho komplexního nástroje, aniž by byla nějak omezena samostatnost těchto agend. Pro zobrazení a manipulaci se všemi platbami existuje v CBÚ aplikace Přehled nespárovaných plateb, která umožňuje zobrazení všech spárovaných a nespárovaných plateb a základní manipulace s platbami skrývání plateb, převod plateb do lokální agendy, rušení nekorektního spárování plateb. Aplikace Přehled plateb na bankovních účtech pak poskytuje pokročilejší nástroje pro tyto operace a umožňuje centrálně provádět ruční párování mezi agendami, včetně přiřazování plateb přímo v těchto agendách, což vede ke zlepšení komfortu uživatele při práci s agendami financování. Aplikace je přístupná uživatelům s právem cbu-p. Po vstupu do aplikace je zobrazen formulář pro definici parametrů výpisu plateb. Po zadání omezujících podmínek a následném stisknutí tlačítka Zobrazit je vypsán seznam všech plateb, které daným podmínkám vyhovují. U každé platby seznamu jsou uvedeny základní identifikační údaje platby (číslo účtu, částka, VS, datum transakce), další údaje je možné zobrazit pomocí odkazů umístěných nad seznamem. Kliknutím na ikonu, resp. je možné určit, které platby se mají skrýt nebo naopak zobrazit. Skryté platby je možné nezobrazovat nastavením příslušného pole filtru. Pokud je platba přiřazena do konkrétní agendy, je tato skutečnost uvedena ve sloupci Agenda. Je-li platba v lokální agendě navíc spárována, je ve sloupci Párováno uvedeno jméno uživatele či uchazeče a druh poplatku uhrazeného touto platbou. 195

196 7 FINANCOVÁNÍ A POPLATKY Ikona ve sloupci Párovat umožňuje ruční zpracování vybrané platby. Platbu přiřazenou konkrétnímu rozhodnutí je možné pomocí tlačítka Odpárovat pouze v lokální agendě od tohoto rozhodnutí odpárovat (platba se tak ocitne v seznamu nespárovaných plateb dané agendy). Tlačítkem Odpárovat agendu je možné platbu přiřazenou v lokální agendě odpárovat a převést ji mezi agendami nebo ponechat v CBÚ. Dále je možné prostřednictvím vyhledávacího pole dohledat studenta nebo uchazeče a převést danou platbu na jemu vystavená rozhodnutí o platbě. Obrázek 131 Nespárované platby za financování 7.4 Nespárované platby za financování Aplikace Nespárované platby za financování obsahuje přehled všech plateb, které nebyly automaticky spárovány s vystaveným rozhodnutím za financování studia. Zde je možné dohledat platbu a spárovat ji s konkrétním rozhodnutím. Párování se provede tak, že se ve sloupci dané platby klikne na ikonu, do zobrazeného formuláře se vyplní variabilní symbol a stiskne se tlačítko Odeslat. Jedná se o variabilní symbol, jenž byl studentovi vygenerován na rozhodnutí. Součástí formuláře jsou podrobnosti o platbě. Aplikace je přístupná pouze osobám, které se zabývají financováním studia a mají přiděleno právo stud-f nebo vypisy-e. 7.5 Upomínky za neuhrazené financování Aplikace Upomínky za neuhrazené financování umožňuje tvorbu a správu upomínek za neuhrazená rozhodnutí o platbě za financování studia. Počet a typ upomínek, které mohou být studentovi zaslány je dán nastavením systému. U každé upomínky je dále možné stanovit počet dní, po kterých lze studentovi upomínku vytvořit (konfiguraci provádí vývojový tým AIS). V případě první upomínky je tato doba vztažena k datu splatnosti rozhodnutí o financování. U druhé a dalších upomínek se tato doba vztahuje k vystavení upomínky předchozí. Například při nastavení první upomínky s 5 dny a druhé upomínky s 15 dny bude možné první upomínku studentovi vystavit nejdříve 196

197 7 FINANCOVÁNÍ A POPLATKY 5. den po uplynutí splatnosti daného rozhodnutí. Druhou upomínku pak bude možné vystavit až po 15 dnech od vystavení první upomínky. Na ŠAVŠ je první upomínka v podobě ového upozornění posílána následující den po uplynutí splatnosti. Druhou upomínku v podobě dopisu lze vystavit až po uplynutí 15 dní od data vystavení první upomínky. Upomínky mohou být studentům zasílány: em zpravidla se využívá pro první upozornění studenta na neuhrazené závazky ve financování; dopisem z AIS je tisknut dopis, který je následně nutné zaslat studentovi. Správa upomínek je přístupná uživatelům s oprávněním fin-upom. Tvorba upomínek Záložka Tvorba upomínek, jak už její název napovídá, slouží k tvorbě upomínek za neuhrazené financování studií. Po vstupu do aplikace se nejprve v zobrazeném formuláři zvolí druh upomínky, který má být vytvořen, případně stav a jazyk studia studentů a stiskne se tlačítko Zobrazit. Následně je zobrazen seznam studentů, pro které je možné danou upomínku vytvořit. V seznamu jsou zahrnuti studenti s neuhrazenými závazky po splatnosti, u nichž došlo k uplynutí počtu dní pro vystavení upomínky. Počet dní, po jejichž uplynutí je možné upomínku vystavit, společně se způsobem předání upomínky je uveden nad seznamem studentů. U každého studenta je v seznamu kromě jeho jména a identifikace studia uvedena i dlužná částka a datum její splatnosti. Ikona ve sloupci Detail slouží k zobrazení podrobností o financování vybraného studenta. Upomínky se vytvoří označením studentů ve sloupci Ozn., volbou jazykové varianty v poli Vytisknout v jazyce a stisknutím tlačítka Vytvořit upomínky. Jedná-li se o upomínku zasílanou elektronickou poštou, je zpráva s upomínkou ihned odeslána. V případě písemné upomínky je po stisknutí tlačítka vrácen soubor s jednotlivými dopisy. Vytvořené upomínky Záložka Vytvořené upomínky umožňuje prohlížet všechny vytvořené upomínky podle jejich druhů. V poli Upomínka je zvolí druh upomínky a stiskne se tlačítko zobrazit. V přehledové tabulce jsou následně zobrazeny všichni studenti, kterým byla tato upomínka vytvořena. Datum vytvoření upomínky je uvedeno ve sloupci Datum upomínky. 7.6 Zaslání u dlužícím studentům AIS umožňuje zasílat hromadné zprávy. Pokud má uživatel přidělena příslušná práva, pak může zaslat hromadnou zprávu i studentům, kteří mají ve financování svého studia evidován nedoplatek. V aplikaci Poštovní schránka se zvolí záložka Hromadné zprávy a zde záložku Skupiny příjemců. Kliknutím na tlačítko Přidat zaměstnance/skupiny (obr. 132) se zobrazí formulář pro volbu skupiny studentů, které se má zpráva odeslat. Ve druhém menu označeném jako Obecná skupina se zvolí jedna z variant: Studenti dané fakulty s nedoplatkem ve financování (i historicky) všichni studenti, kteří mají stále nedoplatek. Studenti dané fakulty s nedoplatkem ve financování v aktuálním období studenti, kteří mají nedoplatek v aktuálním studijním období. 197

198 7 FINANCOVÁNÍ A POPLATKY Obrázek 132 Zaslání u dlužícím studentům Volba se potvrdí tlačítkem Přidat, zvolí se fakulta, resp. pracoviště a opět stiskne tlačítko Přidat. Nyní je vytvořen seznam požadovaných příjemců. Označený seznam příjemců lze použít k jednorázovému odeslání zprávy tlačítko Poslat hromadnou zprávu, nebo jej uložit a používat opakovaně tlačítko Uložit seznam. Seznam vždy obsahuje aktuální seznam studentů s nedoplatkem podle zvoleného parametru. Seznam adresátů je možné shlédnout a doplnit o další adresáty přes tlačítko Prohlížet všechny osoby v seznamu. Více o práci s aplikací Poštovní schránka je uvedeno v 11. svazku dokumentace Osobní management. 7.7 Sazebník poplatků za studium Aplikace Sazebník poplatků za studium slouží ke správě sazebníku poplatků spojených se studiem. Vzhledem k závažnosti evidovaných údajů je aplikace dostupná výhradně uživatelům s právem fin-sazebnik. Sazebník poplatků (obr. 133) je tvořen jednotlivými záznamy sazbami. Při automatickém výpočtu poplatků za studium AIS vybere vždy nejrelevantnější sazby na jejichž základě určí výšku i časovou posloupnost jednotlivých poplatků pro každé studium, které má dle aktuálního nastavení povinnost hradit poplatek. Seznam zobrazených sazeb je možné omezit pomocí připraveného filtru. 198

199 7 FINANCOVÁNÍ A POPLATKY Obrázek 133 Sazebník poplatků za studium Sazebník je třeba kompletně naplnit a zkonfigurovat v dostatečném předstihu před začátkem každého univerzitního období a to založením nových sazeb nebo jejich zkopírováním z předcházejících období. Prostřednictvím ikony je možné editovat vybranou sazbu. Ikona je zobrazována pouze u sazeb, které dosud nebyly použity v žádných poplatcích. Stejné pravidlo je uplatněno při odebírání sazeb. Ikona ve sloupci Založit podle umožňuje vytvoření nové sazby kopií z již existující s úpravou parametrů nové sazby. Nový záznam se do sazebníku přidá kliknutím na odkaz Přidání nového záznamu do sazebníku, nacházející se v nápovědném textu v úvodu aplikace. Po kliknutí na odkaz Přidání nového záznamu do sazebníku se zobrazí nabídka výběru typu poplatku. Zde je třeba zvolit typ poplatku a stisknout tlačítko Pokračovat. Následně je zobrazen formulář pro založení nové sazby. Formulář je zobrazován ve zjednodušené podobě v závislosti na položkách uplatněných ve stávajících sazbách. Úplná podoba formuláře se zobrazí po kliknutí na odkaz Zobrazit všechny položky. Kliknutím na název položky je možné zobrazit doplňující komentář vysvětlující její význam. Čím více omezujících podmínek je vyplněno, tím je daná sazba specifičtější a bude použita pro menší skupinu studentů. Vyplněný formulář se odešle tlačítkem Uložit. Pokud již v daném univerzitním období existují vypočtené poplatky, není možné nové sazby do sazebníku zadávat. 199

200

201 8 Stipendia Kapitola pojednává o způsobu vkládání a evidence stipendií, bankovních spojení a vyplácení stipendií studentům prostřednictvím Akademického informačního systému. Nejprve však budou pro přehlednost uvedeny a vysvětleny všechny stavy stipendia, kterými postupně procházejí. V evidenci stipendií se studijním referentkám zobrazují pouze tři stavy: zpracovává studijní oddělení, připravené k vyplacení a vyplaceno. Stavy stipendia: 1 zpracovává studijní. Stav je implicitně přiřazen všem nově zadaným stipendiím. Stipendia, která se nacházejí v tomto stavu, lze stále upravovat podle potřeb studijního oddělení. 2 připravené k vyplacení. Do tohoto stavu je stipendium převedeno odesláním sestavy stipendií na ekonomické oddělení. Stipendia v tomto stavu již referentka zpracovávající stipendia nemá možnost modifikovat ani rušit. Stipendia čekají na zpracování ekonomickým oddělením. 3 vyplaceno. Tento stav je závěrečným stavem všech stipendií (kromě stipendií určených k pouhé evidenci) a oznamuje, že stipendium bylo vyplaceno příjemci (sestava stipendií byla ekonomickým oddělením odeslána do banky). Přehled vyplacených stipendií mohou studijní referentky zobrazovat prostřednictvím aplikace Zadávání stipendií u aktivních studentů nebo aplikace Vyplacená stipendia u studentů s ukončeným studiem. Studenti si mohou svá stipendia vyplacená přes AIS zobrazit v aplikaci Vyplacená stipendia, která je umístěná v Osobní administrativě v sekci Studium. 4 pouze evidence (zahraničních stipendií). Tento stav byl zaveden především z důvodu evidence stipendií v cizích měnách, protože tato stipendia v AIS neprochází stejnou posloupností stavů jako stipendia vyplácená v korunách. Se stipendiem, které se nacházejí v tomto stavu se zachází stejně jako se stipendiem ve stavu Vyplaceno. Taková stipendia jsou tedy ihned po zadání zobrazována v kontrolních sestavách vyplacených stipendií, které jsou určeny pro studenty a studijní referentky, a nevstupují do sestav určených pro hromadné zadávání platebních příkazů bance. 8.1 Zadávání stipendií Aplikace Zadávání stipendií umožňuje vkládat (vyplácet) stipendia studentům ŠKO- DA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s.. Pro přístup do aplikace je nutné mít přidělena oprávnění stips-studenti a stips-pracoviste, případně jejich varianty pouze pro čtení stips-studenti-r a stips-pracoviste-r. Stipendia lze zadávat pouze studentům s aktivním studiem, dále ukončeným studentům (maximálně jeden měsíc po ukončení studia a pouze do měsíců, ve kterých byli alespoň jeden den studentem), studentům s přerušeným studiem lze stipendia vyplácet pouze v období, kdy měli aktivní studium. Studentům může být vyplaceno poslední stipendium v měsíci, kdy dovrší 26 let věku nebo kdy nepřekračují standardní délku studia v daném studijním programu. Studentům, kteří nejsou zapsáni do aktuálního období, nelze stipendium vložit. Typicky na přelomu období nelze studentovi nezapsanému do ZS vložit stipendium za

202 8 STIPENDIA měsíc. Studenti mají možnost nechat si vyplácet stipendia na pokladnu nebo přímo do banky. Obrazovka aplikace Zadávání stipendií je pomyslně rozdělena na dvě části, přičemž v zeleném úvodním textu je ještě odkaz na Zobrazení vyplacených stipendií. V první části stránky je formulář, přes který se stipendia vkládají. V druhé části je tabulka, ve které jsou evidována stipendia vyplacená v aktuálním studijním období a právě vyplácená stipendia. V tabulce se zobrazují stipendia ve stavu 1 (zpracovává studijní oddělení) bez ohledu na dobu, kdy byla zadána. V průběhu prvních tří měsíců roku (leden březen) se zobrazují i stipendia vložená v předchozím kalendářním roce. V posledním měsíci v roce se zobrazují i stipendia zadávaná do následujícího roku. Sloupec Období se v tabulce vyplacených stipendií zobrazuje pouze v případě, že existuje více období z více pracovišť, ve kterých byla stipendia vyplacena. Obrázek 134 Zadávání stipendií Ve sloupci Bank. spojení je uvedeno číslo účtu, na které bylo stipendium vyplaceno. V případě stipendií ve stavu 1 jde o číslo účtu, na které bude stipendium vyplaceno. Je-li číslo účtu zobrazeno červeně, jedná se o neaktivní účet. POZOR! Tomuto stavu je nutné věnovat zvýšenou pozornost a pokud je to možné, převést stipendia na aktivní účet, aby nedošlo k vyplacení stipendia na neaktivní účet. Každé zadané stipendium je možné zkopírovat a zadat tak stejné stipendium, jako už bylo dříve vloženo a vyplaceno. Kliknutím na ikonu ve sloupci Zkopírovat se předvyplní formulář pro zadání stipendia, který se může uložit ihned nebo až po provedených úpravách. 202 Jednomu studentovi lze jednorázově vyplatit stipendium za dva měsíce jdoucí po sobě tak, že se vloží stipendium za každý měsíc a současně se připraví k výplatě (převede se do stavu 2). Student pak má ve výpisu uvedeny dvě částky, za každý měsíc jednu.

203 8 STIPENDIA U stipendia typu DSP mimořádné, sociální, za tvůrčí činnost, zvláštní, do zahraničí, pro cizince a prospěchové, kde je vyžadován tisk rozhodnutí o přiznaném stipendiu, je ve sloupci Tisk rozhodnutí zobrazena ikona pro tisk. Po kliknutí na ikonu se musí vyplnit informace, které jsou povinné pro rozhodnutí daného typu stipendia. Stipendium, které je ve stavu zpracovává studijní stav 1, lze ještě upravit přes ikonu nebo odebrat. Změny v zadaném stipendiu lze provádět do doby, než je stipendium převedeno do stavu připravené k vyplacení stav 2 nebo vyplaceno stav 3. Do stavu 2 se stipendia přepínají hromadně v aplikaci Připravení stipendií k vyplacení. Tímto krokem jsou stipendia předána na ekonomické oddělení (EO), které si je ve stavu 2 stahuje a zpracovává. Stipendia v jiné než české měně (zahraniční stipendia) nejsou přes AIS vyplácena, jsou pouze evidována tato stipendia mají kód 4. Jakmile EO odešle sestavu se stipendii do banky, jsou zpracovaná stipendia převedena do stavu 3. Vkládaná kombinace typu a klasifikace stipendia podléhá kontrole, není proto možné založit stipendium s nevhodnou kombinací těchto položek. Podklady pro výpočet motivačních stipendií lze získat prostřednictvím sestavy (Seznamy studentů). Pro její vygenerování se zvolí typ sestavy Podklady pro motivační stipendia 1. ročník a Podklady pro motivační stipendia ročník (více na straně 125). Přes aplikaci lze vyplati i ubytovací stipendia, ale pouze zahraničním studentům. 8.2 Sestavy stipendií podle období Aplikace Sestavy stipendií podle období se používá především ke kontrole správnosti zadaných stipendií a tisku jednotlivých sestav a protokolu o předání stipendií. Tento typ sestav umožňuje oddělit od sebe především studenty bakalářských, magisterských a navazujících studií od studentů doktorských studií (společnou sestavu umožňuje vygenerovat aplikace Sestavy stipendií pro fakultu). Aplikace je přístupná uživatelům s právem stips-pracoviste nebo stips-pracoviste-r. Sestavy jsou zobrazovány jen pro vybrané období. Jeho název, začátek a konec je uveden v úvodu stránky. Vybranému období je také uzpůsobena nabídka měsíce a roku pro zobrazení sestavy. Sestavy podle období se generují po jednotlivých měsících, na rozdíl od ubytovacích stipendií. Ta jsou vyplácena čtvrtletně a pro tisk jejich sestav je určena aplikace Tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium strana 207. K vypsání sestavy se nejprve vybere vhodné studijní období. Pro definici různých omezení jsou postupně nabídnuty dvě části formuláře (obr. 135). V první z nich se vybere množina stipendií k dalšímu zpracování podle stavu stipendia: zpracovává studijní, připravené k vyplacení + převzato na EO, vyplaceno, evidence zahraničních stipendií. Pro potvrzení výběru se stiskne tlačítko Vyber. Ve druhé části formuláře se vybere měsíc, rok, typ sestavy (předkontace pro finanční účtárnu, převod do banky, výplata stipendií na pokladnu, protokol o předání rozhodnutí o stipendiu) a místo, kde se budou stipendia vyplácet (banka, pokladna). Dalšími kritérii 203

204 8 STIPENDIA Obrázek 135 Sestavy stipendií podle období k omezení sestavy jsou typ stipendia (např. prospěchové, sociální, ubytovací, DPS řádné stipendium studentů doktorských programů), zdroj, ze kterého proběhne platba, a studijní program a obor. Je to z důvodu kontroly platebních příkazů pro jednotlivé typy stipendií. Zde pozor na nevhodnou volbu kombinace kritérií, aby výsledná sestava nebyla neúplná. Vybranou sestavu lze zobrazit tlačítkem Zobrazit nebo vytisknout tlačítkem Tisk sestavy. V jednom měsíci a roce mohou být stipendia více stavů, například zpracovává studijní a připraveno k vyplacení. 8.3 Sestavy stipendií pro fakultu (bez rozlišení období) Formulář aplikace Sestavy stipendií pro fakultu (bez rozlišení období) (obr. 136) slouží ke kontrole a tisku celkové přehledové tabulky zadaných stipendií za celou fakultu. Sestava se netiskne pro konkrétní měsíc, ale pro celé zvolené období, které je vymezeno dvěma měsíci. Sestava stipendií pro fakultu se může tisknout na výšku i na šířku. Formát tisku se ovlivňuje zatržením pole Tisknout na šířku. Typ sestavy Kompletní sestava všech stipendií poskytuje přehled všech studentů za konkrétní období (měsíc nebo více) s výší stipendia a jménem osoby, která jim stipendia vložila, připravila k výplatě a vyplatila. 204

205 8 STIPENDIA Po kontrole všech sestav je možné označit všechna stipendia daného období jako připravená k vyplacení. Stipendia se tak převedou ze stavu 1 (zpracovává studijní) do stavu 2 (připraveno k vyplacení). Tento převod se provádí stiskem tlačítka Připravit k vyplacení, které je uvedeno ve formuláři aplikace Sestavy stipendií podle období. Sestava Celkový přehled poskytuje přehled o množství prostředků poskytnutých z jednotlivých zdrojů financování na všechny typy stipendií. Aplikace je přístupná uživatelům s právem stips-pracoviste nebo stips-pracoviste-r. Obrázek 136 Sestavy stipendií pro fakultu (bez rozlišení období) 8.4 Příprava stipendií k vyplacení Aplikace Příprava stipendií k vyplacení umožňuje připravit stipendia k vyplacení, tedy převést je ze stavu 1 do stavu 2. Aby mohla být vložená stipendia ekonomickým oddělením vyplacena (převedena do stavu 3), musí být k vyplacení připravena. Aplikace je přístupná uživatelům s právem stips-pracoviste nebo stips-pracoviste-r. V aplikaci lze volit mezi dvěma způsoby přípravy stipendií (obr. 137): Individuální příprava stipendií při individuální volbě přípravy je pro vybraný měsíc a rok zobrazen seznam všech stipendií nebo stipendií zvoleného typu ve stavu zpracovává studijní. V seznamu se označením vyberou stipendia, která mají být připravena k vyplacení. Stisknutím tlačítka Připravit k vyplacení budou vybraná stipendia převedena do stavu 2 připraveno k vyplacení. Hromadně připravit k vyplacení stisknutím tlačítka pro hromadnou připravu stipendií k vyplacení budou všechna stipendia tohoto období ve stavu zpracovává studijní převedena do stavu připraveno k vyplacení. Tato operace je nevratná. Výplata stipendií do banky již probíhá mimo Akademický informační systém. Vyplacená stipendia je však nutno převést do stavu vyplaceno. Tento převod se provede stisknutím tlačítka Označit jako vyplacené. 8.5 Evidence bankovních spojení Aplikace Evidence bankovních spojení slouží k založení nových bankovních spojení a k hromadné evidenci všech bankovních spojení studentů fakulty. Aplikace je přístupná uživatelům s právem stud-e nebo banka-a. V horní části aplikace je umístěn formulář pro vložení nového bankovního spojení. Nejprve se dohledá jméno studenta, potom se vybere z roletkového menu banka 205

206 8 STIPENDIA Obrázek 137 Příprava stipendií k vyplacení a do následujícího pole se vepíše číslo bankovního účtu. V dalších polích může být vložena adresa majitele účtu a poznámka. Všechna vložená bankovní spojení se řadí v tabulce (obr. 138) a jsou abecedně seřazena podle jmen studentů. Nad tabulkou je umístěna lišta pro postupné zobrazení seznamu studentů a jejich účtů. Pro zobrazení seznamu účtů všech studentů se musí kliknout na znak *. Význam ikon v tabulce: kliknutím na ikonu ve sloupci Výběr pobočky se zobrazí menu pro výběr adresy banky. Osoby s příslušným oprávněním mají možnost vkládat adresy bank přes odkaz Zadávání poboček, který je umístěn pod menu. pod touto ikonou lze vložit adresu majitele účtu a aktivovat nebo deaktivovat účet. Ve sloupci Vazby na účet jsou uvedeny informace o účelech použití příslušného účtu. U neaktivních účtů je prováděna kontrola zadaných stipendií a aktivní žádosti o ubytovací stipendium. Jsou-li na neaktivní účet zadána stipendia určená k výplatě, je ve sloupci zobrazeno varování, které slouží jako odkaz do aplikace Zadávání stipendií, kde je možné provést úpravy příslušných záznamů. Pokud ještě nebylo na účet vyplaceno stipendium, lze jej smazat jeho označením a kliknutím na tlačítko Odebrat nebo deaktivovat. Bylo-li v minulosti na účet stipendium přes AIS vyplaceno, lze účet pouze deaktivovat, nikoliv smazat. 206 Individuálně se stipendia vkládají přes aplikaci Zadávání stipendií, která

207 8 STIPENDIA Obrázek 138 Evidence bankovních spojení je součástí Studijní evidence a je popsána na straně 201. Tam je také uvedeno více o stipendiích a jejich stavu. 8.6 Tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium Ubytovací stipendia jsou zvláštním typem stipendií, která se od předchozích odlišují způsobem podávání žádostí a jejich výplatou. Jsou poskytována studentům ze zákona o vysokých školách a jejich vyplácení se řídí Stipendijním řádem ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s.. Vyplácejí se čtvrtletně. Aplikace Tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium slouží k hromadnému nebo individuálnímu tisku rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium a tisku sestav. Tisk rozhodnutí souvisí s aplikací Ubytovací stipendia, která je přístupná ze studijní evidence studenta (viz strana 29). Rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium lze tisknout až po celouniverzitním vyhodnocení žádostí o ubytovací stipendia. Žádost o ubytovací stipendium, kterou studenti sami podali, může v jednotlivých kvartálech univerzitního období nabýt jednoho ze tří stavů, které jsou vyjádřeny následujícími ikonami: 207

208 8 STIPENDIA vyhodnocená žádost, kterou lze kliknutím na tuto ikonu vytisknout; žádost, která ještě nebyla vyhodnocena; žádost, kterou student pro daný kvartál deaktivoval. Ikony stavu žádosti se zobrazují na stránce pro individuální tisk (obr. 140). Obrázek 139 Hromadný tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium I rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium může nabývat několika stavů, jejichž zkrácený tvar se užívá v tištěných sestavách, které studijní oddělení umísťuje na veřejné nástěnky. Stavy rozhodnutí a jejich důvody jsou následující: má nárok student má nárok na ubytovací stipendium; bez nároku: student má ukončena všechna studia na ŠAVŠ; není prezenční forma student nemá na ŠAVŠ žádné prezenční studium; nerozpočtové studium; není první studium; překročil studijní dobu v aktuálním studiu; překročil studijní dobu v souběžném studiu; není občan ČR (EU); trvalé bydliště v místě studia; nárok uplatněn na jiném studiu; 208

209 8 STIPENDIA žádost deaktivována stav používaný pro indikaci, že student za daný měsíc o ubytovací stipendium vůbec nežádá; student nebyl po celý měsíc aktivním studentem stav se používá, pokud student splnil všechny podmínky dle zákona, ale nemá nárok na stipendium dle Stipendijního řádu ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s., protože v daném měsíci nebyl po celou dobu měsíce aktivním studentem; přerušené studium. Obrázek 140 Individuální tisk rozhodnutí o nároku na ubytovací stipendium Hromadný tisk sestav Hromadný tisk sestav zajišťuje kvartálový tisk platebních příkazů na ekonomické oddělení, hromadný tisk rozhodnutí o ubytovacích stipendiích a seznam žadatelů zveřejňovaný na vývěskách, kde je uvedeno jméno a příjmení studenta, jeho datum narození a jednotlivé měsíce kvartálu s vyjádřením o jeho nároku na ubytovací stipendium. Dále je možné požadovanou sestavu zobrazit na obrazovce tlačítkem Zobrazit nebo exportovat do MS Excel tlačítkem Export do Excelu. Při volbě hromadného tisku sestav, jako jsou rozhodnutí, seznam nároků na ubytovací stipendium, seznam na úřední desku, předkontace pro finanční účtárnu a převod do banky, se nejprve vybere kvartál, za který se má rozhodnutí tisknout. Následující kritéria tisku se volí z formuláře na obrázku 139. Jsou jimi studijní program, obor a forma, stav žádosti (vyhověno, nevyhověno) a typ sestavy. Stav žádosti je pro tisk rozhodnutí implicitně nastaven na vyhověno. Je i připraveno pole pro vložení čísla jednacího. Tisk zvolené sestavy se provádí tlačítkem Tisk sestavy. 209

210 8 STIPENDIA Individuální tisk rozhodnutí Individuální tisk rozhodnutí umožňuje tisk rozhodnutí jednomu studentovi právě dohledanému přes vyhledávací pole. Stránka obsahuje jméno dohledaného studenta a tabulku, která zahrnuje: jednotlivá univerzitní období s indikací stavu žádosti pro toto období (aktivní, deaktivovaná, historická), bankovní spojení, na které si student přeje vyplatit stipendium, datum, kdy byla žádost o ubytovací stipendium podána a ikony stavu žádosti pro jednotlivé kvartály univerzitního období. Kliknutím na název kvartálu se nad tabulkou zobrazí období vybraného kvartálu (např. období 1. kvartálu zahrnuje měsíce červenec září). Dohledání studenta podle bankovního spojení Aplikace Hledání dle bankovního spojení umožňuje dohledání studentů podle čísla bankovního spojení. Aplikace je přístupná uživatelům s právem stip-univ-p. Vyhledávat lze aktivní i vyřazené studenty podle aktivního nebo neaktivního bankovního spojení. Dohledání probíhá přes formulář, do kterého se vepíše číslo bankovního spojení, případně specifický symbol. Kliknutím na Dohledat se spustí vyhledávání. Kliknutím na jméno studenta se zobrazí jeho bližší specifikace. Bankovní spojení se vkládá ve tvaru číslo_účtu/kód_banky (např /0800). Obrázek 141 Přehled nároku studentů na ubytovací stipendium Hromadná výplata ubytovacích stipendií Aplikace Hromadná výplata ubytovacích stipendií umožňuje hromadnou výplatu ubytovacích stipendií studentům celé univerzity. Lze zobrazit také přehled nároku studentů na ubytovací stipendia za již uplynulé kvartály aktuálního univerzitního období (obr. 141) nebo za kvartál právě probíhající (obr. 142). Je-li zvolen aktuální kvartál, ve kterém ještě neproběhlo vyhodnocení a nebyl vygenerován náhled vyhodnocení ubytovacích stipendií, dojde k jeho generování (operace probíhá řádově v minutách). 210

211 8 STIPENDIA Aplikace provádí kontrolu aktivních účtů v žádostech a pokud narazí na žádosti s neaktivním bankovním spojením, zobrazí varování. Kliknutím na ikonu je následně možné stáhnot seznam studentů s neaktivním účtem v žádosti. U těchto studentů je žádoucí účty před výplatou upravit v aplikaci Bankovní spojení (viz strana 23). V opačném případě bude stipendium vyplaceno na neaktivní účet. Aplikace pro hromadnou výplatu stipendií nabízí dvě tlačítka: tlačítko zobrazí dříve vygenerovaný náhled. tlačítko vygeneruje nový náhled platný k dnešnímu dni. Pro zobrazení náhledu je pak nutné kliknout na tlačítko Zobrazit Zobrazit Generovat Obrázek 142 Zobrazení aplikace při výběru kvartálu pro výplatu ubytovacích stipendií 8.7 Přehled nároků na sociální stipendia Aplikace Přehled nároků na sociální stipendia slouží k zobrazení všech nároků na sociální stipendium z pracoviště, k jehož studentům má uživatel přiděleno právo stipendia-soce. Pokud má přiděleno oprávnění na celou školu, může kliknutím na odkaz Celouniverzitní volba zobrazit nároky studentů celé školy. Po výběru pracoviště se zobrazí formulář pro zadání data a dohledání osoby. K zadanému datu se vypíše seznam všech studentů s podaným nárokem na sociální stipendium, jejichž interval nároku zahrnuje právě toto datum. Pole pro dohledání osoby umožňuje vyhledat ze seznamu hledaného studenta. Seznam studentů s nárokem (obr. 143) lze řadit kliknutím na název sloupce podle jména, identifikace studia, termínu nároku odkdy dokdy a osoby, která jako poslední provedla změnu v evidenci nároku na sociální stipendium. Seznam je možné omezit podle pracoviště, stavu verifikace nároku a podle počátečního písmene příjmení studentů. Kliknutím na tlačítko Výstup do Excelu jej lze exportovat do MS Excel. U každého nároku je barevnou ikonou vyjádřen jeho stav: Verifikovaný nárok nárok, který je pro zadané datum platný. Částečně verifikovaný nárok nárok, který je pro zadané datum neplatný, ale pro jiné by platný byl, například student má v daném dni studium přerušeno. Neverifikovaný nárok nárok, který je pro zadané datum neplatný, student během zadaného intervalu nároku nestudoval (měl přerušené nebo ukončené). 211

212 8 STIPENDIA Obrázek 143 Přehled nároků na sociální stipendia Kliknutím na ikonu ve sloupci Verifikace se zobrazí podrobnosti o nároku a průběh jeho verifikace. Kliknutím na ikonu ve sloupci Podrobnosti se zpřístupní editace nároku lze upravit termín nároku, zrušit nárok nebo zadat nový interval nároku na sociální stipendium. Přerušení příjmu žádostí o ubytovací stipendium Aplikaci Přerušení příjmu žádostí o ubytovací stipendium spravuje oddělení zabývající se provozem aplikací nebo univerzitní integrátor. Umožňuje celouniverzitní přerušení příjmu žádostí o ubytovací stipendium, přičemž všechna přerušení jsou evidována s termínem, kdy a kým bylo zadáno. Studentům znemožňuje v daném časovém intervalu podávání žádostí o ubytovací stipendium. Přerušení se vkládá přes formulář, ve kterém se udává interval přerušení, důvod přerušení a kdo o přerušení rozhodl (jméno se dohledá přes vyhledávací pole). Datum v poli Přerušeno do je termínem opětovného spuštění podávání žádostí. Například pro interval přerušení je aplikace opětovně spuštěna :00. Právě probíhající přerušení již není možné odebrat ani editovat a jsou v tabulce zvýrazněna. 212