1. Pořízení dokumentu

Transkript

1

2 1. Pořízení dokumentu Vytvoření kdykoliv čitelného, ověřitelného a nezpochybnitelného dokumentu je pomocí aplikací Long- Term Docs rychlé a velice jednoduché. Stačí se zaregistrovat a vybrat si zařízení, na kterém chcete pracovat (např. počítač, mobilní telefon nebo tablet). PDF soubor pro ošetření vytvoříte snadno díky funkcím Long-Term Docs a nainstalované aplikaci na Vámi vybraném zařízení S mobilní aplikací Software602 Signer pro ios, Android, Windows Pomocí aplikace Software602 Signer můžete vytvořit PDF dokument z libovolného dokumentu v zařízení nebo z Google Drive, DropBox, OneDrive. Dokument bude převeden na serveru a poskytnut vám zpět v rámci aplikace pro jeho další ošetření vaším podpisovým certifikátem a časovým razítkem. Aplikace je dostupná pro zařízení s operačními systémy ios, Android a Windows Phone Software602 Signer pro ios Vyžaduje ios 5.1 nebo pozdější Kompatibilní se zařízeními iphone, ipad a ipod touch Aplikace je optimalizována pro iphone Software602 Signer pro Android Vyžaduje zařízení s OS Android 4.0 a vyšší Software602 Signer pro Windows Phone Vyžaduje zařízení s OS Windows Phone V libovolném počítači s Long-Term Docs Signer na OS Windows 7 a vyšší Pořízení PDF dokumentu je také možné na jakémkoliv stolním počítači vybaveném podporovaným operačním systémem Windows s pomocí aplikace Long-Term Docs Signer a vytvořenou registrací na portále LongTermDocs.eu. Instalace vyžaduje administrátorská práva, instaluje se pouze jednou a je vybavena automatickou aktualizací v případě nových verzí, bezpečnostních oprav apod. LongTermDocs.eu/Signer 2

3 Podporované platformy Windows 7 Windows 8 a 8.1 Windows Na počítači s OS Windows díky profesionální aplikaci Long-Term Docs Server Jedná se o profesionální nástroj pro zajištění serverové konverze, ošetření a udržení čitelnosti PDF dokumentů po libovolně dlouhou dobu, který je dostupný ve formě instalačního EXE balíčku. TRIAL verze aplikace je dostupná zdarma zde: LongTermDocs.eu/Server Doporučené SW a HW nároky Instalace TRIAL Doporučeno pro předpokládané využití serveru pro zpracování 2000 dokumentů měsíčně. Požadavky na hardware: Procesor min. 2 jádra, 3GHz a vyšší 8GB RAM 4GB místa na disku (součástí instalace je Microsoft SQL Server 2012) Požadavky na software: 64-bitový Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 nebo Windows Server 2012.NET Framework SharePoint Server2013 Client Components pro přístup k Office 365 složkám Instalační balíček ve formátu EXE vás provede celým procesem instalace Long-Term Docs Server aplikace do vašeho prostředí. V průběhu instalačního procesu je detekován operační systém a potřebné systémové komponenty pro správný běh aplikace. V případě absence budete vyzváni k instalaci odpovídajících komponent např..net Framework. Vlastní proces instalace a následného základního nastavení pro testovací provoz je možné zvládnout do jednoho dne. Součástí instalační podpory je příručka administrátora a instalační příručka. Po základní instalaci je k dispozici plně funkční TRIAL režim pro otestování kvalitativních a výkonových parametrů aplikace Long-Term Docs Server a možnosti nastavení v Long-Term Docs rozhraní. Včetně správné konfigurace a systému sdílení a oprávnění pro složky lokálních úložišť nebo cloudových úložišť typu GoogleDrive, GoogleApps, DropBox nebo OneDrive, Office365, Sharepoint. Po zakoupení plné licence, je TRIAL režim převeden na placený režim. Funkce Long- Term Docs je dále možné využívat bez jakýchkoliv omezení. Veškerá nastavení konverzních, archivačních profilů, sdílených složek atd. zůstávají platná. Veškeré dokumenty a data, která byla ošetřena v rámci TRIAL režimu, zůstávají platná a budou dále udržovány Základní přehled vlastností Čitelnost zajištěna konverzí do formátu PDF/A daného normou ISO , 2 a 3 3

4 Podepisování PDF dokumentů podle specifikace PAdES Podepisování XML dat a dokumentů dle specifikace XAdES Podepisování libovolných dat dle specifikace CAdES Kvalifikovaná časová razítka Služby pro evidenci a archivaci dokumentů Zajištění digitální kontinuity dokumentů Snadné napojení na úložiště GoogleDrive, DropBox, OneDrive, Sharepoint Ověřování podpisových certifikátů Ověřování PDF/A formátu Řízení pravidel a nastavení Long-Term Docs složek Zajištění zpracování dokumentů a dat ze sledované ové schránky Zajištění stažení a zajištění platnosti datových zpráv ze sledované datové schránky Konverze a archivace obsahu webových stránek Klíčovou vlastností dlouhodobé archivace je čitelnost dokumentů. K zajištění této vlastnosti je třeba se postarat o soulad s ISO normou pro dlouhodobou archivaci (LTA). Funkce Long-Term Docs zajišťují, že elektronické dokumenty bude možné získat a zobrazit se stále stejným a očekávaným výsledkem i v budoucnu. To je zaručeno použitím formátu PDF/A definovaného normami ISO :2005, 2:2011 a 3:2012. PDF/A-3 umožňuje začleňování originálních dat, jako například XML, DOC, CAD a dalších, do PDF/A-3 dokumentu jako celistvý archivovaný objekt. Vlastní konverze je zajištěna špičkovou licencovanou technologií Callas. V případě aktualizace archivního formátu je zajištěna včasná připravenost na legislativní změny. Long-Term Docs využívá služby SecuStamp.eu pro verifikaci elektronických certifikátů a tvoří komplexní řešení k přípravě a dlouhodobé archivaci dokumentů. Jednoduše a rychle můžete získat technologii a aplikaci splňující požadavky evropské legislativy a plně odpovídající PAdES, pokročilému formátu pro elektronické podpisy. Zároveň je možné zajistit dlouhodobou ověřitelnost dalších formátů souborů v souladu se specifikacemi rozšířeného elektronického podpisu - XAdES a CAdES dle ETSI specifikace. Například pro strukturované XML dokumenty, nebo datové zprávy Vlastnosti nastavitelné nad Long-Term Docs složkou Libovolné dokumenty určené k ošetření a dlouhodobé archivaci je možné zařadit do Long-Term Docs složek, ve kterých je zajištěna jejich dlouhodobá čitelnost a ověřitelnost prostřednictvím vstupních kanálů, které jste zvyklí používat Long-Term Docs složka Nad touto složkou jsou definovány vstupní kanály a způsob zpracování dokumentů a dat, například zda je u nich požádáno při konverzi do PDF/A připojení originálních souborů, zajištění elektronickým podpisem a časovým razítkem, vodotisk, vizualizace podpisu a další parametry. Long-Term Docs složka může být založena a definováno buď v rámci složek interních úložišť, které mají nastavenou odpovídající úroveň přístupu. Zároveň je možné tuto složku definovat v cloudovém úložišti typu Office365, SharePoint, OneDrive, DropBox či Google Drive / Google Apps. Tyto služby umožní definování uživatelských přístupů, zajišťují vysokou úroveň zálohování a dostupnosti dat, včetně nástroje pro rychlé vyhledání dokumentu. Součástí ukládání dokumentů do Long-Term Docs složky je připojení metadat k těmto dokumentům, které usnadní následné vyhledání v archivovaných dokumentech. 4

5 Vstupní kanály Interní úložiště Je možné využít libovolné interní diskové úložiště dostupné v rámci interní sítě spravované prostřednictvím nastavení sdílení složek a souborů. Vstupní složka je průběžně monitorována Long- Term Docs serverem a veškeré dokumenty a data z této složky jsou ošetřena dle nastavených pravidel a zařazena do Long-Term Docs složky pro zajištění dlouhodobé ověřitelnosti Cloudová úložiště Web Respektujeme možnosti využívání cloudových diskových úložišť. Není nutné realizovat nová úložiště a nová nastavení pro řízení přístupu. Využijte stávající služby od společnosti Microsoft, Google, Inc. a DropBox, Inc. a nechte ošetřit a archivovat své dokumenty kdykoliv a odkudkoliv. Jednoduchým vložením do vstupní složky definované v těchto úložištích bude dokument zpracován, ošetřen a zařazen do Long-Term Docs složky pro zajištění dlouhodobé ověřitelnosti. ová schránka je jedním z kanálů, kterými je možné zasílat dokumenty určené k ošetření k dlouhodobé čitelnosti a archivaci. Přiložené dokumenty jsou z ové zprávy vyjmuty a ošetřeny v soulady s nastavením pro danou Long-Term Docs složku. Archivujte obsah důležitých internetových stránek. Internetová stránka může být archivována jednou, či průběžně monitorována a archivována v předem daných časových úsecích. Webová stránka je převedena do čitelného PDF/A formátu verze 3. Díky tomuto formátu je k PDF dokumentu připojen původní zdroj kódování stránky a dokumenty, na které je z dané stránky odkazováno. Včetně informací o SSL zabezpečení či IP adrese serveru poskytovatele. Nepopiratelné doložení existence webové stránky a obsahu na ní zobrazené v daném čase Datová schránka Dalším ze vstupních kanálů, který je možné využít je datová schránka v tom případě je obsah datové schránky pravidelně kontrolován a jednotlivé datové zprávy ukládány ve vašem úložišti a ošetřeny tak aby byla zajištěna jejich dlouhodobá ověřitelnost a platnost Na počítači s OS Windows ve volně dostupném Software602 Form Filler Volně dostupný a v České republice již všeobecně rozšířený nástroj pro práci s formulářovými aplikacemi v offline režimu Software602 Form Filler - může také užitečně posloužit pro snadné vytváření PDF souborů, a to pomocí nabídky pod pravým tlačítkem myši nad daným dokumentem. Na stanicích s OS Windows převádí do PDF prakticky veškeré soubory, které lze poslat z daného počítače na tiskárnu. Program Software602 Form Filler a jeho použití je zcela zdarma. Informace a stažení aplikace dostupné zde OS Microsoft Windows (desktop): Windows 2003 Windows XP (SP3) Windows Vista (SP2) 5

6 Windows 7 (SP1) Windows 8 Windows Proces ošetření dokumentu k archivaci 2.1. Ověření PDF/A formátu Prověření formátu příchozích dokumentů tak, aby odpovídali normě. Do procesu ošetření dokumentů mohou být vloženy dokumenty, u kterých se předpokládá soulad se specifikací PDF/A. Tyto dokumenty jsou prověřeny, zda uvedený formát odpovídá zvolené specifikaci. V případě nesouladu jsou dokumenty opraveny tak, aby do archivace vstupovaly jen dokumenty, které odpovídají PDF/A normě. Používáme stejnou licencovanou technologii jako Adobe Preflight Konverze do PDF/A formátu Dokumenty jsou analyzovány a konvertovány do formátu PDF/A. Pokud je při zpracování Long-Term Docs složky nastaveno konvertování do PDF/A formátu, je provedena analýza typu vstupujícího dokumentu, ověřen jeho soulad s PDF/A a v případě potřeby je dokument konvertován do zvolené úrovně souladu s PDF/A specifikací (ISO :2005, :2011 a :2012). Originální dokumenty mohou být vloženy jako přílohy do výsledného formátu souboru PDF/A Digitální podpis Dokument je elektronicky podepsán na základě zvoleného podpisového certifikátu. Digitální podpis vzniká na základě definovaného podpisového certifikátu. Pro každý proces zpracování dokumentů u Long-Term Docs složky je možné definovat různý podpisový certifikát, na jehož základě budou dokumenty a data podepisovány Zajištění časové kontinuity Před vypršením platnosti časového razítka (5 let) je dokument automaticky opatřen novým časovým razítkem tak, aby se zachovala kontinuita platnosti daného dokumentu. Zajištění digitální kontinuity a ověřitelnosti dokumentu zároveň znamená, že předchozí podpisové certifikáty a certifikáty časových razítek jsou ověřeny a informace nezbytné pro jejich pozdější ověření jsou připojeny k dokumentu v souladu se specifikací rozšířeného elektronického podpisu. Long-Term Docs server eviduje metadata dokumentů a dat a automaticky vyhodnocuje blížící se exspiraci a spouští procesy pro zajištění kontinuity a ověřitelnosti dokumentů Ověřování certifikátů Ověření platnosti elektronických podpisů a časových razítek příchozích elektronických dokumentů. Každý dokument či data, která jsou přijata do procesu Long-Term Docs ošetření, jsou analyzovány. V případě, že již obsahují prvky elektronického zabezpečení elektronické podpisy a časová razítka, jsou tyto prvky podrobeny kvalifikované analýze a je ověřena jejich platnost. V případě nesouladu se zadanými požadavky nejsou takové dokumenty či data přijaty k procesu dlouhodobé ověřitelnosti. Nejsou uchovávány dokumenty, které nesplňují podmínky pro dlouhodobou ověřitelnost. 6

7 2.6. Časové razítko K dokumentu je připojeno kvalifikované časové razítko, které jasně specifikuje stav dokumentu v čase připojení. Long-Term Docs obsahuje přímou integraci s poskytovatelem kvalifikovaných časových razítek, které jsou k datům a dokumentům připojeny tak, aby bylo nezpochybnitelné, kdy byla započata dlouhodobá údržba dokumentu, dat. Časová razítka jsou poskytována s garantovanou platností 5+1 rok. Vzhledem k tomu, že technická ověřitelnost elektronického podpisu / značky je většinou 1 rok, připojením kvalifikovaného časového razítka se celková platnost dokumentu významně prodlužuje. Zároveň, a tato skutečnost je velmi důležitá, je zaručena doba ošetření dokumentu a je ochráněn proti budoucí revokaci podpisového certifikátu, což by mohlo vést ke zneplatnění důvěryhodnosti celého dokumentu. 7