Import dat ze souborů csv nebo xml do aplikace FinAnalysis

Transkript

1 Obsah 1 Úvod Nastavení připojení Připojení k csv nebo xml souboru a FinAnalysis Nastavení csv souboru Nastavení xml souboru Vlastní práce s aplikací Načtení dat z csv souboru Načtení dat z xml souboru Export dat do FinAnalysis Pomocná tlačítka Tlačítko Otevřít Excel Tlačítko Editovat výkazy Tlačítko Kontrola účtů Příklady nastavení importních souborů CSV soubor XML soubor Úvod Tato aplikace je určena pro rychlé opakované plnění listů rozvahy a výsledovky ve FinAnalysis z externího csv nebo xml souboru, který je výstupním souborem účetního systému. Sečte záznamy, které najde v účetním souboru podle zadaných podmínek z parametrů. Výsledek ale nemusí plně odpovídat vaší skutečné rozvaze a výsledovce. Proto je nutné po tomto pomocném naplnění ještě zkontrolovat skutečně vyplněná pole rozvahy a výsledovky ve FinAnalysis a případně upravit definici plnění rozvahy a výsledovky. Váš csv nebo xml soubor musí obsahovat údaje o konečných zůstatcích na účtech. Tedy csv soubor musí mít sloupec definující číslo účtu a sloupec definující konečný stav na něm. U xml souborů je to obdobné, musí existovat potřebný element, případně atribut. Podmínkou je mít možnost vytvoření takových souborů z vašich účetních programů v určité struktuře. My nemůžeme zajistit ani možnost vytvoření takového souboru z vašich účetních dat ani určitou potřebnou strukturu výstupního datového souboru. Vzhledem k tomu, že výstupy z různých ekonomických systémů jsou různé, nemůžeme zaručit fungování importu z vašich konkrétních výstupních souborů. Zejména výstupní xml soubory z Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 1

2 různých systémů mají mnoho různých podob. Import jsme se snažili nadefinovat co nejvíce univerzálně. Ale existence výstupních souborů s daty účtů a jejich struktura jsou na nás naprosto nezávislé. 2 Nastavení připojení 2.1 Připojení k csv nebo xml souboru a FinAnalysis Nastavení připojení k csv nebo xml souboru a aplikaci FinAnalysis se provede prvními 3 tlačítky na horní liště nebo tlačítky u adresáře souboru. Připojený csv či xml soubor a soubor FinAnalysis se zobrazí v příslušném okénku. 2.2 Nastavení csv souboru V tomto bloku se vyplní povinné i nepovinné parametry, které určují komunikaci s csv souborem. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 2

3 Povinné parametry: Oddělovač sloupců - tento parametr určí, jakým znakem jsou oddělené sloupce v csv souboru. Standardním oddělovačem je středník ;. Pořadí sloupce s číslem účtu - ze sloupce s tímto pořadím se budou číst čísla účtů. Pořadí sloupce s částkou - ze sloupce s tímto pořadím se budou číst konečné částky na účtu. Tento parametr se vyplní vždy. Pokud mají aktivní a pasivní i nákladové a výnosové účty zůstatky ve 2 sloupcích, standardně zůstatek MD a zůstatek D, použije se i další parametr Pořadí 2. sloupce s částkou. Nepovinné parametry: Číslo prvního řádku s daty - tímto parametrem lze omezit čtení řádků z csv od daného řádku. Koeficient vynásobení částky - tímto koeficientem se vynásobí částky z csv souboru, které se zapíší do FinAnalysis. Použije se např. pro vynásobením 1000 nebo naopak vydělením 1000, pozn. rozvaha a výsledovka se udává v tisících Kč. Dá se použít i konstanta -1, pokud jsou v csv souboru částky záporné. Použitím této konstanty se dá i jednoduše vyplňovat FinAnalysis jinou měnou než českou korunou. Např. při kurzu z , kdy 1 EUR = CZK lze vyplnit koeficient 0,037, a částky se přepočtou na EURa. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 3

4 Přidat úvodní nulu do účtu do počtu - při exportu čísel z účetního programu do Excelu, ten většinou vyhodnotí číslo účtu jako číslo a u účtů třídy 0 ořízne úvodní nulu. Potom je v Excelu účet změněn na Tento parametr přidá úvodní nulu do účtu do počtu číslic uvedených v parametru. Pořadí 2. sloupce s částkou - jedná se o druhý sloupec, ze kterého se budou číst konečné částky na účtech. Tento parametr se použije, pokud v csv souboru jsou zůstatky ve 2 sloupcích, standardně existují sloupec zůstatek MD a zůstatek D. Aktivní a pasivní i nákladové a výnosové účty mají zůstatek v jiném sloupci. 2.3 Nastavení xml souboru V tomto bloku se vyplní povinné i nepovinné parametry, které určují komunikaci s xml souborem. Povinné parametry: Rodičovský element účtu/částky - tento element je rodičovský element elementů účet a částka. Ohraničuje oba elementy účtu a částky. Element/atribut pro účet - z elementu nebo atributu s tímto názvem se budou číst čísla účtů. Element/atribut pro částku - z elementu nebo atributu s tímto názvem se budou číst konečné částky na účtu. Tento parametr se vyplní vždy. Pokud mají aktivní a pasivní i nákladové a výnosové účty zůstatky ve 2 elementech/atributech, standardně zůstatek MD a zůstatek D, použije se i další parametr Element/atribut pro částku (2). Nepovinné parametry: Element/atribut pro částku (2) - jedná se o druhý element, ze kterého se budou číst konečné částky na účtech. Tento parametr se použije, pokud v xml souboru jsou zůstatky ve 2 elementech, standardně existují element pro zůstatek MD a zůstatek D. Aktivní a pasivní i nákladové a výnosové účty mají zůstatek v jiném elementu. Element prvku - v případě, že pod nadřízeným elementem existuje element, jehož atributy jsou účet a částka. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 4

5 Možný předchozí element - použije se v případě, že mezi kořenovým elementem a Rodičovským elementem ještě jiný rodičovský element. Koeficient vynásobení částky - tímto koeficientem se vynásobí částky z csv souboru, které se zapíší do FinAnalysis. Použije se např. pro vynásobením 1000 nebo naopak vydělením 1000, pozn. rozvaha a výsledovka se udává v tisících Kč. Dá se použít i konstanta -1, pokud jsou v csv souboru částky záporné. Použitím této konstanty se dá i jednoduše vyplňovat FinAnalysis jinou měnou než českou korunou. Např. při kurzu z , kdy 1 EUR = CZK lze vyplnit koeficient 0,037, a částky se přepočtou na EURa. 3 Vlastní práce s aplikací 3.1 Načtení dat z csv souboru Tlačítkem Načíst data z csv souboru načtete do aplikace externí data. 3.2 Načtení dat z xml souboru Tlačítkem Načíst data z xml souboru načtete do aplikace externí data. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 5

6 3.3 Export dat do FinAnalysis Do pole Pořadí období ve FinAnalysis je nutné zadat číslo období. Toto číslo určuje pořadí sloupce v Excelu aplikace FinAnalysis, do kterého se data daného období naimportují. Tím lze ovlivnit výběr sloupce dat ve FinAnalysis. Po stisknutí tlačítka Export dat do FinAnalysis si aplikace data dosadí do FinAnalysis do příslušného sloupce v rozvaze a výsledovce vybraného číslem období. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 6

7 3.4 Pomocná tlačítka Tlačítko Otevřít Excel Toto tlačítko slouží pouze pokud jste si v průběhu práce uzavřeli excelovou aplikaci FinAnalysis Tlačítko Editovat výkazy Toto tlačítko slouží k nadefinování vazeb účtů do řádků Excelovské aplikace FinAnalysis. Aplikace FinAnalysis si musí naplnit řádky listů rozvahy a výsledovky stavy z jednotlivých účtů. V můstku jsou již napočítané stavy na jednotlivých analytických účtech. Musí se tedy určit ze kterého účtu importuje můstek stavy do jakého konkrétního řádku ve FinAnalysis. Jsou proto hotovy šablony, které definují, který účet se promítne do konkrétního řádku FinAnalysis, a tyto soubory jsou i editovatelné pomocí tlačítka Editace výkazů. Daný řádek si vyberete kliknutím na něj. Účty z daného řádku se editují v poli pod tabulkou. Případné změny do tabulky musíte uložit tlačítkem Zapsat změnu. Po zapsání změn odcházíte z formuláře tlačítkem Uložit změny do souboru a uložíte změny do toho samého nebo nového souboru. ImportDat si bere nastavení pouze ze souborů list_rozvaha.txt a list_vysledovka.txt. Pokud si uložíte změny do souboru jiného názvu, tento soubor je aplikací ignorován. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 7

8 Pravidla pro editaci výkazů: Úpravy souborů Rozvahy a Výsledovky musejí zachovávat pevná pravidla. Jejich porušením riskujete, že aplikace FinAnalysis nebude správně naplněna načtenými daty! Změna účtů vstupujícího do daného řádku FinAnalysis: a) Můžete si přidávat do řádků další účty, opravovat je nebo i mazat. b) Každý účet na řádku MUSÍ být zakončen čárkou, i ten poslední na řádku. c) Mezi účty, ani na konci řádku, NESMÍ být žádná mezera. d) Účet, který se na řádku odečítá, má před sebou mínus. e) Účet, kde se rozlišují stavy pasivní/aktivní má za sebou znaky "<" a ">" (daně, DPH, sociál. zab. atd.) Tlačítko Kontrola účtů Toto tlačítko zkontroluje obsažení čísla daného účtu v připojeném textovém souboru rozvahy a výsledovky. Pokud daný účet nalezne v definici, přidá popis, na jakém řádku rozvahy či výsledovky je účet zaveden. Lze tak najít účty, jejichž stavy se nepromítnou do aplikace FinAnalysis, protože čísla těch účtů nejsou obsažena v přiložených souborech rozvahy a výsledovky. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 8

9 Pokud jsou v csv souboru i jiné řádky než čísla účtů, můstek si je může načíst. To není na závadu, i touto kontrolou je vidět, že např. číslo účtu = pokus není obsažen v definici rozvahy a výsledovky, a tedy se do FinAnalysis nenačte. 4 Příklady nastavení importních souborů 4.1 CSV soubor Nastavení v importu pro následující csv soubor: Oddělovačem sloupců je středník. Sloupec s číslem účtu je v souboru druhý, s částkou čtvrtý. První řádek s hodnotami je až sedmý. U účtů třídy nula je ořezaná úvodní nula, 0 se doplní do počtu 5 číslic v účtu. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 9

10 4.2 XML soubor a) verze XML souboru, kde je účet <ucet> a částka <castkamd>/<castkad> podřízeným elementem nadřízeného elementu <stav_uctu> a1) Nadřízeným elementem <uctu> a <castky> je <stav_uctu>. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 10

11 a2) Nadřízeným elementem elementů <ucet> a částky je <stav_uctu>. Částky jsou v tomto případě ve 2 různých elementech, různých pro aktivní a pasivní účty - <castkamd> a <castkad>. b) verze XML souboru, kde je účet <ucet> a částka <castkamd>/<castkad> atributem elementu <prvek>. Nadřízený element elementu <prvek> je <stav_uctu>. Nadřízeným elementem prvku <prvek> je <stav_uctu>. Element <prvek> má 3 atributy - ucet, castkamd a castkad. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 11

12 c) verze XML souboru, kde je účet <ucet> atributem elementu <stav_uctu> a částka <castkamd>/<castkad> je jeho podřízeným elementem Nadřízeným elementem je <stav_uctu>. Element <stav_uctu> má atribut ucet <ucet>. Element <stav_uctu> má podřízený element <castkamd> a <castkad>. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 12

13 d) verze XML souboru, kde je účet <ucet> a částka <castkamd>/<castkad> podřízeným elementem nadřízeného elementu <stav_uctu>, ale element <stav_uctu> není přímým potomkem kořenového elementu Nadřízeným elementem je <stav_uctu>. Element <stav_uctu> má podřízený element <ucet>. Element <stav_uctu> má podřízený element <castkamd> a <castkad>. Oproti předcházejícím případům není element <stav_uctu> elementem ihned navazujícím na kořenový element <REPORT>. Není jeho přímým potomkem. Mezi kořenovým elementem <REPORT> a nadřízeným elementem <stav_uctu> ještě jiný element, a to element <Detail>. Ten se musí vložit do definice jako předchozí element elementu <stav_uctu>. Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 13

14 V Plzni dne 8. února 2016 Atlantis PC s.r.o., Gerská 40, Plzeň Stránka 14