Moje-Projekty.cz Dokumentace k aplikaci

Transkript

1 Moje-Projekty.cz Dokumentace k aplikaci Verze: 1.0

2 Obsah 1. Obecné informace Přihlášení do systému Odhlašování ze systému Jak si změnit heslo Nastavení projektů Nastavení zhotovitele Nastavení vlastních údajů pro vytvoření objednávky Export dat ze systému Projekty

3 1. Obecné informace Systém moje-projekty.cz je internetová aplikace určená především pro větší obce, města a firmy včetně jejich divizí a oddělení. Cílem této aplikace je získání přehledu nad všemi firemními a obecními výdaji a získání okamžitého přehledu o stavu financí, včetně jejich efektivního vynakládání. Systém zajišťuje kvalitní řešení, bezpečnost dat a tím i větší efektivitu práce. Výhodou této aplikace je přístupnost odkudkoli, kde máte k dispozici internetové připojení. O nic se nemusíte starat, nic nemusíte instalovat, jen se do systému přihlásíte a můžete pracovat. Díky této aplikaci získáte přehled o utracených penězích na jakémkoli středisku vytvořeném uživatelem. Aplikace je založena na registraci objednávek na základě vnitřního předpisu. Není závislá na účetních programech. Ulehčuje přípravu porad, schůzí, setkání s občany. Zobrazuje ukončené, začínající i opožděné projekty. Zákazník si prostřednictvím této aplikace může nahrát neomezené množství projektové dokumentace. Vložením fotek před a po realizaci projektů se tak zamezí dohadům. Na první pohled vidíte všechny potřebné informace v rámci jedné přehledné dynamické tabulky. Všechna data je možné si individuálně uspořádat dle osobních preferencí. Dostupná je samozřejmě i fulltextová filtrace všech zobrazovaných dat v tabulce. Stačí pouze začít psát a začnou se Vám zobrazovat všechna vyhledaná data. Řazení a stránkování dat je samozřejmostí. V jednotlivých projektech si můžete ihned zobrazit i údaje o jednotlivých položkách v projektu. Stačí pouze jeden klik a vše je přehledně zobrazeno na jedné stránce. Systém poskytuje zobrazování některých důležitých informací také v přehledných grafech. Můžete si tak například zobrazit přehled čerpání financí za daný rok, čerpání v jednotlivých měsících, případně rozdělení celého rozpočtu na jednotlivá střediska. Dostanete tak rychlé a přehledné informace o vynakládaných financích včetně jejich cílových umístění. V případě potřeby si můžete po kliknutí na jednotlivé části grafu zobrazit detailní hodnotu dané položky v grafu. Aplikace je navržena tak, aby práce s ní byla jednoduchá, příjemná a co nejefektivnější. Zadat jednotlivé projekty a položky do ní zabere několik sekund. K dispozici jsou nejpokročilejší a nejmodernější prvky současné internetové technologie umožňující pohodlné vkládání, úpravu nebo přehledy vložených projektů. Základními atributy tohoto systému jsou: plánování projektů a investicí pro denní využití, přehlednost nahromaděných dat včetně grafů a tabulek, dostupnost odkudkoli na světě z dovolené i z pracovních cest a v neposlední řadě také efektivní využívání finančních prostředků v praxi. 3

4 2. Přihlášení do systému Přihlášení do systému moje-projekty.cz je velice jednoduché. Stačí pouze kliknout na políčko, kde se Vám objeví tabulka pro přihlášení. Zde je nutné vyplnit svou ovou adresu, heslo a následně kliknout na tlačítko login. Obrázek 1: Úvodní tabulka pro přihlášení do systému 3. Odhlašování ze systému Odhlašování ze systému je stejně jednoduché, jako přihlašování. Stačí kliknout na políčko. Tímto tlačítkem se uživatel automaticky ze systému odhlásí a zobrazí se mu opět hlavní stránka moje-projekty.cz. 4. Jak si změnit heslo Po přihlášení do systému si můžete sami změnit své heslo. Kliknutím na políčko se Vám otevřou Vaše základní údaje, kontakty a heslo, kde si kliknutím na políčko upravit můžete své heslo změnit. Heslo je nutné vyplnit 2x. Jednou pro změnu a podruhé pro ověření, že jste zadali správnou formu hesla. Měla by se Vám objevit tato tabulka: 4

5 Obrázek 2: Tabulka pro změnu hesla 5. Nastavení projektů 5.1. Nastavení střediska Jednotlivá střediska si nastavíte tak, že kliknete na horní liště na tlačítko zobrazí tato tabulka:, kde se Vám Obrázek 3: Tabulka pro nastavení středisek a zhotovitelů V této chvíli vyberete tlačítko upravit, kde si Vámi požadované středisko sami vložíte kliknutím na tlačítko přidat. Po tomto kroku by se Vám měla objevit tato tabulka: 5

6 Obrázek 4: Tabulka pro přidání střediska Potvrzením tlačítka uložit se Vám středisko vloží do systému. Střediska můžete upravovat pomocí tlačítka či odstraňovat pomocí tlačítka. Jednotlivá střediska jsou řazena podle svého čísla. Můžete si je však nechat řadit i podle názvu či popisu Nastavení zhotovitele Jednotlivé zhotovitele si nastavíte pomocí tlačítka Vám otevře stejná tabulka jako u nastavení středisek. na horní liště. Po jeho rozkliknutí se Obrázek 5: Tabulka pro nastavení středisek a zhotovitelů 6

7 Po tomto kroku postupujete stejně jako u předešlého. Vyberete si tlačítko upravit a vložíte si do systému Vámi vybraného zhotovitele. Opět by se Vám měla objevit tato tabulka: Obrázek 6: Tabulka pro přidání zhotovitele Potvrzením tlačítka uložit se Vám zhotovitel vloží do systému. Zhotovitele můžete upravovat pomocí tlačítka či odstraňovat pomocí tlačítka. Jednotliví zhotovitelé jsou řazeni podle svého čísla. Můžete si je však nechat řadit i podle názvu či popisu. Jak u středisek, tak u zhotovitelů se můžete podívat kliknutím na tlačítko odstraněné na všechna Vámi odstraněná střediska či zhotovitele. 7

8 5.3. Nastavení vlastních údajů pro vytvoření objednávky Údaje pro vytvoření objednávky si nastavíte pomocí tlačítka jeho rozkliknutí se Vám otevře stejná tabulka jako u nastavení středisek. na horní liště. Po Obrázek 7: Tabulka pro nastavení středisek a zhotovitelů tabulka. Po té kliknete na tlačítko upravit u Správy vlastních údajů a otevře se Vám následující Obrázek 8: Správa vlastních údajů pro vytvoření objednávky Zde použijete tlačítko přidat a otevře se okno s touto tabulkou: 8

9 Obrázek 9: Tabulka pro přidání vlastních údajů pro vytvoření objednávky Zde doplníte potřebné údaje. Řádky označené jsou povinné. Bez jejich doplnění nepůjdou informace uložit. Všechny zadané informace potvrdíte tlačítkem uložit. Tím se údaje zapíší do systému a program Vás vrátí na tabulku, kde můžete použít možnosti upravit nebo odstranit. Při použití tlačítka odstranit odešlete požadovaný záznam do sekce Odstraněné. Zde jsou záznamy uloženy pro případnou pozdější potřebu. Obrázek 10: Tabulka správy vlastních údajů pro vytvoření objednávky 9

10 Použijeme-li tlačítko Odstraněné otevře se nám tabulka s odstraněnými záznamy: Obrázek 11: Tabulka odstraněné vlastní údaje pro vytvoření objednávky I zde můžeme záznam opravit tlačítkem nebo ho vrátit do sekce aktivní. Pro tuto možnost použijeme tlačítko obnovit. Po té je třeba použít tlačítka Aktivní a program vás vrátí do sekce Správa valstních údajů pro vytvoření objednávky Export dat ze systému Údaje, které jsou určeny k exportu dat ze systému otevřete pomocí tlačítka horní liště. Po jeho rozkliknutí se Vám otevře stejná tabulka jako u nastavení středisek. na Obrázek 12: Tabulka pro nastavení 10

11 Zde použijete tlačítko Exportovat a objeví se Vám tabulka v programu EXCEL. Tabulka zjednodušenou formou ukazuje základní přehled všech aktivních i ukončených projektů. 6. Projekty 6.1. Jak vytvořit projekt Pro vytvoření projektu klikněte na úvodní straně moje-projekty.cz na horní liště na tlačítko a poté zvolte tlačítko přidat. Otevře se Vám tato tabulka: Obrázek 13: Tabulka pro vložení projektu Je potřebné zde vyplnit povinné údaje název projektu, středisko, rozpočet, který na požadovaný projekt máte, termín od kdy do kdy bude realizace daného projektu probíhat a popis onoho projektu, který slouží zejména pro Vaši orientaci v jednotlivých projektech. Povinné položky jsou v tabulce označeny malým čtverečkem se zelenou fajfkou. 11

12 U kolonky Střediska můžeme šipkou vybrat již ze zadaných středisek nebo ikonou tabulku pro zadání nového střediska. otevřeme V této sekci je možné si prohlédnout všechny dostupné aktivní projekty i všechny projekty již ukončené. Obrázek 14: Příkladová tabulka aktivních projektů Zadané projekty je možné upravovat pomocí tlačítka, detailně zobrazovat bez možnosti editace a při dokončení vložit zadaný projekt do hotových pomocí tlačítka. Tlačítkem můžete daný projekt více rozvinout (viz tabulka níže)- zobrazí se ve zjednodušené formě všechny zadané položky k projektu, včetně jejich rozpočtu. Pokud položka není v termínu hotova, zobrazí se u ní červená bublina s vykřičníkem Obrázek 15: Detailní tabulka projektu 12

13 6.2. Přidat do projektu položky U každého projektu je možné vložit další položky pomocí tlačítka přidat. Objeví se následující tabulka: Obrázek 76: Přidání dalších položek do projektu Ty položky, které jsou povinné, jsou opět označeny čtverečkem se zelenou fajfkou zadané údaje je nutné uložit tlačítkem uložit.. Všechny Do přílohy je možné nahrát z vašeho počítače jeden dokument, který je pro danou položku zásadní /smlouva, plány, atd./. Ostatní dokumenty je možné nahrát do pole poznámky včetně fotografií. Fotografii vložíte pomocí tlačítka. Otevře se Vám pak tato tabulka: 13

14 Obrázek 87: Tabulka pro vložení obrázku do projektu 6.3. Editace zadaného projektu Pokud chceme již zadaný projekt upravovat, použijeme ikonu tabulka:. Otevře se nám následující Obrázek 98: Ukázka editovaného projektu U editovaného projektu jsou jasné patrné výdaje kolik je vyčerpáno, kolik financí na realizaci projektu zbývá. Pod cenou je údaj uveden i procentuálně. Do popisu projektu je možné vložit k popisu i fotografii. 14

15 Fotografii vložíte pomocí tlačítka. Otevře se Vám pak tato tabulka: Obrázek 109: Tabulka pro vložení obrázku do projektu Pod tabulkou Editovat projekt se u každého projektu znázorní tzv. aktivní položky, které zaznamenávají jednotlivé dílčí kroky / objednávky/ daného projektu. Obrázek 20: Tabulka aktivní položky Tyto položky se mohou pomocí tlačítka upravovat, tlačítkem odstranit nebo lze danou položku označit ikonou, čímž se daná položka označí jako splněná. Ikona zobrazí položku v textové podobě což je interní objednávka, kterou je možné vytisknout Historie vložených dat V každém projektu jsou zaznamenané veškeré manipulace a práce se systémem. Zobrazí se autor, který změnu provedl, datum i čas provedené změny a další náležitosti. Vše je viditelné v Historii projektu : 15

16 nebo v Historii položek projektu : 6.5. Ukončené projekty Obrázek 21: Tabulky historie projektu a položek Ukončené projekty jsou všechny projekty, které byly v aktivních projektech označeny tlačítkem. Pod ikonou Ukončené projekty se zobrazí všechny ukončené projekty, které lze stejnou ikonou vrátit zpět do aktivních projektů Všechny projekty Všechny projekty. Pod touto ikonou jsou všechny projekty / aktivní i ukončené/. Aktivní jsou potom označeny ikonou. I zde je možné projekt editovat nebo detailně zobrazovat. 7. Přehledy Stisknutím tlačítka Přehledy na horní liště úvodní strany se Vám otevřou tabulky: - Projekty končící tento měsíc - Projekty začínající tento měsíc - Opožděné projekty - Opožděné části projektu 16

17 Z těchto tabulek získáte na první pohled informace: o jaký projekt se jedná, které středisko ho hradí, kdy projekt začal, kdy měl být dokončen, jaký byl plánovaný rozpočet, kolik bylo z rozpočtu vyčerpáno, atd 8. Uživatelé Stisknutím tlačítka Uživatelé na horní liště úvodní strany se Vám ukáže tabulka, ve které jsou zaznamenáni jmenovitě všichni uživatelé Vašeho programu. 9. Úvodní strana - Domů V okamžiku, kdy naplníte program Moje- projekty svými daty, vytvoří se na úvodní straně přehledy ve formě grafů: Přehled měsíčních výdajů v roce. Pokud nastavíte kurzor na konkrétní sloupec, ukáže se číselný údaj o celkových výdajích v daném měsíci. Obrázek 22: Diagram měsíčního přehledu výdajů 17

18 Přehled čerpání financí v daném roce. Pokud nastavíte kurzor na konkrétní sloupec, ukáže se hodnota celkového rozpočtu na daný rok a nebo celková hodnota čerpání rozpočtu v daném roce. 23: Obrázek Diagram čerpání financí v roce 18

19 Přehled rozpočtů dle středisek v roce. Daný diagram ukazuje, jaký podíl v procentech mají jednotlivá střediska na čerpání ročního rozpočtu. Pokud na jednotlivé středisko postavíte kurzor, ukáže se hodnota podílu v korunách. 24: Obrázek Diagram přehledu daných rozpočtů v roce 19

20 Přehled výdajů v jednotlivých střediscích v roce. Vytvořený diagram znázorňuje celkový rozpočet střediska, rozpočet zadaných projektů ve středisku a aktuální čerpání rozpočtu v konkrétním středisku. Opět pokud postavíte kurzor na daný sloupec, ukáže se číselná hodnota v korunách. 25: Obrázek Diagram přehledu výdajů v jednotlivých střediscích v roce Na konec stránky jsou zařazeny tabulky: Naposledy přidané projekty a Naposledy upravované projekty. Obě tabulky ukazují jednoduchý přehled, ve kterém najdete název projektu, středisko, ze kterého je financován, od kdy do kdy má být realizován, jaký má plánovaný rozpočet a kolik z něho je do současné doby vyčerpáno. 20