Vnitřní kontrolní systém

Transkript

1 Vnitřní kontrolní systém Domov mládeže a školní jídelna Pardubice Rožkova Pardubice IČ Č. j. DM- 020/0742/2014 Originál: Sekretariát Elektronická verze: Box dokumentů Platnost od: Účinnost od: Platnost do: Počet příloh: 8 1. Řízení rizik 2. Předběžná kontrola před vznikem závazku 3. Smluvní závazky pravidelné výdaje 4. Seznam limitovaných příslibů 5. Protokol o převzetí díla 6. Záznam o účtování o došlé faktuře, faktura se zaúčtováním 7. Záznam o provedení předběžné kontroly veřejných příjmů 8. Podpisové vzory příkazce operace, správce rozpočtu a pracovníků odpovědných za cenu a věcnou správnost Zpracoval: Mgr. Bc. Alena Krabcová Dne: Podpis: Schválil: Mgr. Bc. Alena Krabcová Dne: Podpis: Předchozí úprava: Směrnice k finanční kontrole ze dne s účinností od Interval revize: rok

2 Obsah VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM... 3 VNITŘNÍ PŘEDPIS Č. 6/ ČÁST PRVNÍ - ÚVODNÍ USTANOVENÍ... 3 Čl. 1 Obecná ustanovení... 3 Čl. 2 Předmět a obsah úpravy... 3 Čl. 3 Vymezení základních pojmů... 4 ČÁST DRUHÁ - STANOVENÍ A ŘEŠENÍ RIZIK... 4 Čl. 4 Povinnosti organizace při stanovení rizik... 4 Čl. 5 Povinnosti vedoucích pracovníků při zajištění výkonu řídící kontroly... 5 Čl. 6 Povinnosti zaměstnanců... 6 Čl. 7 Systém řízení rizik v organizaci... 6 Čl. 8 Kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti... 7 ČÁST TŘETÍ - VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM ORGANIZACE... 8 Čl. 9 Vnitřní kontrolní systém... 8 Čl. 10 Řídící kontrola výdajů... 8 Čl. 11 Předběžná kontrola při řízení výdajů před vznikem závazků - 1. fáze Plánované a připravované výdaje... 9 Čl. 12 Příkazce operace... 9 Čl. 13 Správce rozpočtu... 9 Čl. 14 Předběžná kontrola při řízení výdajů před vznikem závazků 1. fáze Nepravidelné výdaje Čl. 15 Předběžná kontrola při řízení výdajů před vznikem závazků - 1. fáze Pravidelné výdaje Čl. 16 Stanovení limitního příslibu Čl. 17 Řídící kontrola činností vyplývajících z pracovněprávních vztahů Čl. 18 Předběžná řídící kontrola po vzniku závazku - 2. fáze řídící kontroly Čl. 19 Předběžná kontrola při řízení výdajů po vzniku závazku - 2. Fáze Nepravidelné výdaje platba v hotovosti Čl. 20 Předběžná kontrola při řízení výdajů po vzniku závazku - 2. fáze Nepravidelné výdaje bezhotovostní platba Čl. 21 Předběžná kontrola při řízení výdajů po vzniku závazku 2. fáze Pravidelné výdaje Čl. 22 Předběžná kontrola po vzniku závazku - 2. fáze Limitovaný příslib (příloha č.4 ) Čl. 23 Předběžná kontrola po vzniku závazku - 2. fáze Mzdové výdaje Čl. 24 Řídící kontrola průběžná Čl. 25 Řídící kontrola následná Čl. 26 Řídící kontrola příjmů Čl. 27 Následná kontrola Čl. 28 Bezhotovostní tržby na základě vydaných faktur Čl. 29 Příjmy z rozpočtu zřizovatele ČÁST TŘETÍ - ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 30 Společná ustanovení Čl. 31 Platnost a účinnost

3 VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM Ředitelka příspěvkové organizace Pardubického kraje Domov mládeže a školní jídelna Pardubice, (dále jen DM ), v návaznosti na 17 zákona č. 129/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a článek VII. Zřizovací listiny schválené usnesením Zastupitelstva Pardubického kraje vydává tento vnitřní předpis: ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ Čl. 1 Obecná ustanovení (1) Vnitřní kontrolní systém Domova mládeže a školní jídelny Pardubice (dále jen DM) je vydáván v souladu s právními předpisy České republiky, vychází: a) ze zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole v platném znění b) ze zákona č. 123/2003 Sb., kterým se mění a doplňuje zákon o finanční kontrole v platném znění c) z vyhlášky č. 416/2004, kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě v platném znění d) z ustanovení 74 písm. a) zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění. (2) Identifikuje, konkretizuje kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Upravuje povinnosti postupu a zabezpečení s neúčelným vynakládáním veřejných prostředků. Stanovuje rizika spojená s nehospodárným, neefektivním a neúčelným vynakládáním finančních prostředků v rámci vnitřního kontrolního systému. Čl. 2 Předmět a obsah úpravy (1) Vnitřní kontrolní systém je celkový systém řídících kontrol a dalších kontrol, který zajišťuje efektivnost, účelnost a hospodárnost vynakládaných veřejných finančních prostředků na dosažení hlavních cílů školského zařízení. (2) se zabývá vyhledáváním a minimalizováním rizik spojených s nehospodárností, neefektivním a neúčelným využíváním finančních, lidských a technických zdrojů. (3) Vymezuje zodpovědnost osob za provedení, dodržování a rozsah pravomocí a činností jednotlivých zaměstnanců při správě finančních prostředků. (4) Kontrolní systém je nedílnou součástí systému řízení. Získává objektivní informace o tom, zda jednotlivé vnitřní jednotky školského zařízení postupují v souladu s obecně 3

4 závaznými právními normami a vnitřními předpisy a zda uskutečňují operace efektivně, hospodárně a účelně. užívá následující pojmy: Čl. 3 Vymezení základních pojmů a) Veřejnosprávní kontrola - zahrnuje finanční kontrolu skutečností rozhodných pro hospodaření s veřejnými prostředky zejména při vynakládání veřejných výdajů včetně veřejné finanční podpory. Přičemž je rozlišovaná kontrola předběžná, průběžná a následná. b) Orgán veřejné správy se rozumí účetní jednotka, která je příspěvkovou organizací územně samosprávného celku (dále jen ÚSC ). c) Veřejné finance jsou veřejné příjmy a veřejné výdaje. d) Veřejnou finanční podpora jsou dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další prostředky poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtu ÚSC nebo z rozpočtu jiných právnických osob. e) Správnost finanční a majetkové operace je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností. f) Hospodárnost je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů. Hospodárností je také minimalizace nákladů při zachování potřebné kvality. g) Efektivnost je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. Jde o kritérium, které hodnotí vztah mezi vstupem a výstupem. Efektivní činnost maximalizuje výstupy vůči daným vstupům. h) Účelnost znamená použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Účelná činnost je taková činnost, která svým výsledkem co nejpřesněji odpovídá předpokládaným cílům. Jde o kritérium, hodnocené na výstupu. ČÁST DRUHÁ STANOVENÍ A ŘEŠENÍ RIZIK Čl. 4 Povinnosti organizace při stanovení rizik (1) Organizace je povinna minimalizovat rizika spojená s nehospodárným, neefektivní a neúčelným využíváním finančních, lidských a technických zdrojů. 4

5 (2) Využití zdrojů jsou v systému organizace ošetřeny nástroji řízení, personálním plánem, dodržováním vnitřních předpisů, kontrol pokladní hotovosti, interním auditem, inventarizací majetku a závazků, zadáváním veřejných zakázek i nad rámec stanovených zákonem. (3) Stanovení rizik spojených s plněním úkolů při zajištění činnosti organizace: a) porušení právních předpisů b) stanovení kritérií k zajištění hospodárného, efektivního a účelného výkonu organizace nebo nedodržení těchto kritérií c) nedostatečné fungování systému kontroly, přijímání nedostatečných opatření k vyloučení nebo zmírnění všech rizik d) nedostatečná účinnost informačních systémů školského zařízení pro zajištění včasné koordinace a usměrňování činnosti školy a v oblasti ekonomické, právní, provozní apod. e) riziko vzniku závažných nedostatků v oblasti informačních povinností. (4) Konkrétní rizika stanovená pro hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti vynakládání veřejných prostředků v Domově mládeže a školní jídelna Pardubice: a) vznik omylu b) riziko podvodu, krádeže c) riziko shody nebo záměny majetku d) riziko překročení limitu e) riziko nedodržení účelovosti přiznaných prostředků f) riziko nákupu nepotřebného majetku g) riziko nákupu bez předběžné kontroly h) riziko úhrady bez uskutečněné dodávky i) riziko porušení právního předpisu j) riziko nedodržení kritérií při poptávkovém řízení na investiční akce malého rozsahu k) riziko porušení zákona o účetnictví a účetních standardů l) riziko neefektivnosti pro dosažení vytyčených cílů. Čl. 5 Povinnosti vedoucích pracovníků při zajištění výkonu řídící kontroly (1) Každý vedoucí zaměstnanec je povinen zavést a udržovat funkční systém řízení rizik, která vznikají nebo mohou vzniknout v oblasti jeho působnosti. Tento systém musí být písemně zaznamenán. (2) Řízení rizik je činností, která umožňuje předcházet následkům těchto rizik, zahrnuje včasné zjišťování, vyhodnocování a minimalizaci rizik. (3) zahrnuje stanovení cílů oblasti řízené daným vedoucím pracovníkem, posouzení účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti operací, průběžný záznam rizik, o kterých se vedoucí pracovník dozví 5

6 a) ze své činnosti, b) od zaměstnanců, c) nebo z výsledků veřejnosprávních či jiných externích kontrol. (4) Vedoucí zaměstnanci jsou povinni zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém a zabezpečovat přijetí opatření k ochraně majetku zaměstnavatele (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce). (5) Vedoucí zaměstnanec je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů Čl. 6 Povinnosti zaměstnanců (1) Zaměstnanec je povinen počínat si tak, aby nedocházelo ke škodám na zdraví, majetku ani k bezdůvodnému obohacení. (2) Hrozí-li škoda organizaci, je povinen na ni neprodleně písemně upozornit nadřízeného vedoucího zaměstnance. Čl. 7 Systém řízení rizik v organizaci (1) Systém řízení rizik v organizaci zahrnuje: a) stanovení strategických, taktických a průběžně i provozních cílů v dané oblasti b) stanovení kritérií pro hodnocení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti činnosti průběžné rozpoznávání provozních, finančních, právních a jiných rizik, která by mohla ohrozit dosahování cílů, v součinnosti se všemi zaměstnanci organizace. (2) Rizika budou vyhledávána zejména těmito způsoby: a) teoretickým rozborem (např. závěry porad se zřizovatelem, informace získané na seminářích apod.) b) rozborem kontrolních zjištění vnitřního kontrolního systému a výsledků kontrol ze strany zřizovatele nebo jiných externích kontrol c) získáváním informací od organizací podobného typu d) rozborem pravděpodobného vývoje v dané oblasti e) určení stupně významnosti rizika (analýza rizika). Vychází se z určení pravděpodobnosti, že se projeví následky rizika a z určení závažnosti těchto následků. (3) Závažnost rizika bude určena stupněm 1-5 takto: Stupeň 1 Stupeň 2 Téměř neznatelné (nepravidelnosti vnitřního provozu), následky lze odstranit běžným nápravným opatřením). Poruchy narušují znatelně vnitřní provoz, jsou nutné zásahy do režimu školského zařízení. 6

7 Stupeň 3 Stupeň 4 Stupeň 5 Inventarizace majetku a závazků Poruchy mají významný dopad i na vnější vztahy se zřizovatelem, zákazníky, rodiči Poruchy mají velmi významný dopad, vznikají spory, které musí řešit zřizovatel nebo soudy. Poruchy jsou nepřijatelné. Nastupuje režim krizového řízení, je ohrožena existence organizace. (4) Rozpoznaná a analyzovaná rizika jsou průběžně zapisována do seznamu aktuálních rizik s uvedením stupně závažnosti, odhadu pravděpodobnosti výskytu, opatření přijatých pro předcházení následkům rizik, uvedením, zda se jedná o riziko určené teoreticky, nebo které se vyskytlo ve školském zařízení, nebo které se vyskytlo na jiné škole. (5) Zaměstnanci jsou pravidelně seznamováni s existencí rizik v plánu kontrolní činnosti, jsou stanovená konkrétní rizika pro všechny oblasti práce školy, jejich průběžné doplňování podle vlastních kontrolních zjištění, poznatků ze vzdělávacích akcí, pokynů zřizovatele. Čl. 8 Kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti (1) Při schvalování výdajů mají všichni vedoucí zaměstnanci školy povinnost vycházet ze stanovených kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. (2) Dodržení kritéria hospodárnosti znamená: a) posouzení použití prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků při dodržení odpovídající kvality plnění úkolů b) minimalizaci výdajů na vstupu za předpokladu dosažení požadované kvality na výstupu (co je levné, nemusí být hospodárné) (3) Dodržení kritéria efektivnosti znamená: a) použití prostředků s dosažením nejvyššího rozsahu kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků b) maximalizace výstupu vůči daným vstupům (4) Dodržení kritéria účelnosti znamená: a) vynaložení prostředků na účel, na který mají být vynaložené b) použití prostředků, které zajistí optimální míru dosažených cílů při plnění stanovených úkolů. (5) Kritéria hodnocení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti v organizaci: 1. zajištění výchovně vzdělávací činnosti 2. zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví žáků, zaměstnanců a návštěv školského zařízení 3. dodržení právních norem, předpisů, rozpočtových pravidel, účelových znaků apod. 4. dosažení kladného výsledku hospodaření v doplňkové činnosti a vyrovnaného výsledku hospodaření v hlavní činnosti 5. cena nákupu zajišťujícího potřeby školského zařízení 7

8 6. dostupnost zajištění požadovaných potřeb organizace 7. kvalita zajištění požadovaných potřeb organizace 8. výběrová řízení pro využití investičního fondu při zajištění provozních nákupů využití běžné ceny na trhu. ČÁST TŘETÍ VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM ORGANIZACE Čl. 9 Vnitřní kontrolní systém (1) Vnitřní kontrolní systém je celkový systém řídících kontrol a dalších kontrol, který zajišťuje efektivnost, účelnost a hospodárnost vynakládaných veřejných finančních prostředků na dosažení hlavních cílů organizace. (2) Vnitřní kontrolní systém organizace je rozpracován v následujících bodech: a) řídící kontrola výdajů b) řídící kontrola příjmů c) interní audit Čl. 10 Řídící kontrola výdajů (1) Řídící kontrolu zajišťuje ředitelka organizace a dále jí jmenovaní odpovědní vedoucí zaměstnanci jako součást vnitřního řízení při zajištění efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti zpracování ekonomických informací, při přípravě finančních a majetkových operací před jejich schválením, v průběhu uskutečňování daných operací a následně po jejich uskutečnění. (2) Kontrola probíhá: a) při přípravě finančních (ekonomických)operací před jejich schválením b) při průběžném sledování uskutečňovaných finančních (ekonomických) operací až do jejich konečného vyúčtování c) v následném prověření vybraných finančních (ekonomických) operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (3) Součástí této řídící činnosti jsou také složky řídícího a kontrolního systému organizace, které nejsou součástí tohoto vnitřního předpisu. Jsou vydávány samostatně v souladu s tímto vnitřním předpisem. Jsou to např.: a) příkazy ředitelky školy b) rozhodnutí ředitelky školy c) sdělení ředitelky školy d) organizační směrnice ředitelky školy e) organizační řád školy 8

9 f) organizační schéma školy Čl. 11 Předběžná kontrola při řízení výdajů před vznikem závazků - 1. fáze Plánované a připravované výdaje (1) V rámci organizace zajišťují předběžnou kontrolu plánovaných a připravovaných operací: a) příkazce operací, kterým je ředitelka organizace, případně v její nepřítomnosti její zástupce b) správce rozpočtu, kterým je vedoucí ekonomického úseku nebo jiná pověřená osoba, v případě nepřítomnosti je tato funkce sloučena s funkcí účetní (2) Funkcí správce rozpočtu a účetní pověřuje ředitelka organizace. Čl. 12 Příkazce operace (1) Příkazce operace v rámci schvalovacího procesu prověří: a) nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů, záměrů a cílů organizace, b) správnost operace, tj. dodržení právních předpisů, kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon školy a dodržení postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek, c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. (2) Po ukončení kontrolního procesu příkazce operace potvrdí oprávněnost svým podpisem na formuláři PŘEDBĚŽNÁ KONTROLA PŘED VZNIKEM ZÁVAZKU, ŽÁDANKA, na účetním dokladu (Příloha č. 2) a předá jej k předběžné kontrole správci rozpočtu. Čl. 13 Správce rozpočtu (1) Správce rozpočtu v rámci schvalovacího postupu prověří, zda připravovaná operace: a) byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění k tomuto úkonu, a zda jeho podpis souhlasí s podpisovým vzorem b) je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, projekty, programy, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky c) odpovídá pravidlům stanoveným předpisy o financování škol a školských zařízení, příspěvkových organizací (dále jen PO ) d) byla prověřena souvislost s rozpočtovými riziky, která se mohou vyskytnout, zejména v souvislosti s dopadem uskutečnění operace na zdroje financování činnosti školy 9

10 (2) Pokud pro připravovanou operaci správce rozpočtu stanoví v souladu správními předpisem nebo opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích tohoto právního předpisu omezující podmínky, uvede je písemně. (3) Neshledá-li nedostatky, vrátí svým podpisem potvrzený podklad k připravované operaci příkazci. Čl. 14 Předběžná kontrola při řízení výdajů před vznikem závazků 1. fáze Nepravidelné výdaje (1) Základní postup předběžné kontroly na základě individuálního příslibu. (2) Příslušný zaměstnanec školy vyplní doklad o předběžném schválení (příloha č. 2) (dále doklad o předběžném schválení). (3) Přesně vyspecifikuje požadavek, využití, např. nákup předmětů, nákup ochranného pracovního oblečení. (4) Uvede potřebné množství, účel, případně dodavatele, pokud je znám. (5) Doklad o předběžném schválení postoupí příkazci operace (viz Čl. 11). (6) Doklad o předběžném schválení (výdaje v hotovosti, bezhotovostní nepravidelné platby) doprovází následující doklady: a) paragony, prodejní doklady (k proplacení nutno vystavit výdajový pokladní doklad) s výjimkou drobných výdajů např. poštovného, parkovného apod. b) objednávky c) smlouvy d) přijaté faktury. Čl. 15 Předběžná kontrola při řízení výdajů před vznikem závazků - 1. fáze Pravidelné výdaje (1) Pravidelné výdaje jsou smluvně uzavřeny a v průběhu roku se platí smluvní výše záloh, či stálých plateb. (2) Základním postupem předběžné kontroly u pravidelných výdajů je provedení kontroly příkazcem operace a správcem rozpočtu pouze na počátku před první platbou v daném období, u ročních smluv většinou k kalendářního období, pro které je smlouva uzavřena nebo změnou smluvních podmínek (příloha č. 3). (3) Vyúčtování těchto plateb je prováděno jednou ročně, příp. jednou měsíčně. Jedná se o následující zálohové platby: a) dodávky elektrické energie b) dodávky tepla c) dodávky plynu d) paušální platby: telefonie, internet 10

11 Čl. 16 Stanovení limitního příslibu (1) Tento postup se aplikuje pouze v případě zajištění účelnosti provozních potřeb vyplývajících z běžné činnosti organizace. Jedná se o komodity, u kterých dochází k nerovnoměrnému čerpání finančních prostředků: a) nákupy potravin ve školní jídelně (LP stanoven měsíčně) b) mzdové výdaje (LP stanoven ročně dle rozpočtu prostředků na platy v členění na pedagogické a nepedagogické zaměstnance, odvody, FKSP, nemocenskou) c) srážková voda (ročně) d) úhrada telefonů pevné linky, úhrada mobilní telefony (ročně) e) praní prádla atd. (2) Seznam limitovaných příslibů je přílohou č. 4. (3) Příkazce operace předloží na počátku účetního období, případně po stanovení rozpočtu správci rozpočtu návrh na kontrolní zjištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků. (4) Podpis správce rozpočtu na návrhu příkazce operace je dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků v jím stanoveném limitu (limitovaný příslib) na stanovené období (měsíční, čtvrtletní, pololetní, roční). (5) Správce rozpočtu předá limitovaný příslib příkazci operace a jeho kopii hlavní účetní. Čl. 17 Řídící kontrola činností vyplývajících z pracovněprávních vztahů (1) Příkazce operace (ředitelka organizace) schvaluje: a) pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti, dohody o provedení práce b) platové zařazení c) pohyblivé složky platu (příplatek za vedení, osobní příplatek, příplatky za vedení skupiny apod.) d) popis pracovní funkce e) rozvržení pracovní doby u svých přímých podřízených a nepedagogického úseku, f) na úseku pedagogickém deleguje pravomoci příkazce operace na zástupce g) úvazky zaměstnanců h) mimořádné odměny i) podklady pro měsíční zpracování mezd (2) Příkazce operace schvaluje proplácení cestovních náhrad, které je upraveno zvláštním vnitřním předpisem. 11

12 Čl. 18 Předběžná řídící kontrola po vzniku závazku - 2. fáze řídící kontroly (1) Předběžná kontrola při řízení výdajů organizace po vzniku závazku zajistí příkazce operace a účetní. (2) Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří: a) správnost určení věřitele (dodavatele), b) výše závazku organizace c) splatnost závazku organizace d) soulad výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem. (3) Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných výdajů ověřený svým podpisem a předá jej s doklady o závazku účetní k zajištění platby. Na pokynu označí, zda se jedná o individuální příslib nebo limitovaný příslib. (4) Účetní prověří: a) soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisovým vzorem b) soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti závazku s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby c) podle označení na pokynu, zda se jedná o operaci s individuálním nebo limitovaným příslibem d) soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období e) jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu (5) Shledá-li účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací proces a oznámí své zjištění písemně příkazci operace, u operací v rámci limitovaného příslibu též správci rozpočtu, s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. (6) Zjistí-li účetní při předběžné kontrole, že při přípravě operace nebyla vykonána předběžná kontrola správcem rozpočtu, oznámí to písemně ředitelce organizace. (7) Neshledá-li účetní nedostatky, předá příkaz k platbě potvrzený svým podpisem k zajištění platby ve výši splatného závazku. (8) Nebyly-li odstraněny nedostatky dle bodu 4 písm. f) a g), je platba uskutečněna bez předběžné kontroly. Tato platba může proběhnout pouze výjimečně. Čl. 19 Předběžná kontrola při řízení výdajů po vzniku závazku - 2. Fáze Nepravidelné výdaje platba v hotovosti (1) Po předložení paragonu, stvrzenek apod. prověří pokladník nebo účetní předložený doklad, vyhotoví k němu výdajový pokladní doklad, který stvrdí svým podpisem. (2) Proplacení peněz potvrdí příslušný zaměstnanec na tomtéž výdajovém pokladním dokladu. 12

13 (3) Kontrolu dokladu a odsouhlasení příslušné operace provede dále příkazce operace nejpozději před zaúčtování daného dokladu. Provedení kontroly potvrdí podpisem. (4) Závěrečné prověření správnosti příslušné operace a její doložení zajistí účetní před zaúčtování dokladu. Opět potvrdí příkazce operace podpisem. (5) Při zúčtování záloh zaměstnanec, který zálohu vyúčtovává, předloží příslušné doklady doložené DOKLADEM O PŘEDBĚŽNÉM SCHVÁLENÍ PŘED VZNIKEM ZÁVAZKU (žádanka) ke kontrole správci rozpočtu, hlavní účetní. (6) Po kontrole je na dané platby vystaven výdajový pokladní doklad. Výdaj je potvrzen pokladníkem a žadatelem při proplacení, příkazcem operace při kontrole, správcem rozpočtu a účetní. Čl. 20 Předběžná kontrola při řízení výdajů po vzniku závazku - 2. fáze Nepravidelné výdaje bezhotovostní platba (1) K přijaté faktuře je nákup povolen dokladem o předběžném schválení (příloha č. 2), k němu je připojena příloha č. 5 Záznam o likvidaci k účtování o došlé faktuře (dále záznam o likvidaci ). (2) Příkazce operace a hlavní účetní prověří fakturu v souladu s dokladem o předběžném schválení (příloha č. 2). Ověření potvrdí svým podpisem. (3) Kontrolu a správnost likvidace faktury, zaúčtování a věcnou správnost potvrdí podpisy na Záznamu o likvidaci k účtování o došlé faktuře účetní, příkazce operace a správce rozpočtu. (4) Odpovědný zaměstnanec doloží k faktuře Protokol o převzetí díla (Příloha 6), pokud tento existuje. Čl. 21 Předběžná kontrola při řízení výdajů po vzniku závazku 2. fáze Pravidelné výdaje (1) Předběžná kontrola podle ustanovení 14 vyhlášky MF č. 416/2004 Sb., při řízení výdajů po vzniku závazku u pravidelných výdajů obsahuje schvalující podpisy příkazce operace, účetní a za věcnou správnost správce rozpočtu nebo příslušného odpovědného zaměstnance podle organizačního schématu organizace) kontrola průběžná. (2) Podpis správce rozpočtu stvrdí provedení kontroly v souladu s předběžnou kontrolou. (3) Podpis příkazce operace - stvrdí provedení kontroly v souladu s předběžnou kontrolou. (4) Průběžná kontrola je popsána v čl. 22 a následujících. Čl. 22 Předběžná kontrola po vzniku závazku - 2. fáze Limitovaný příslib (příloha č.4 ) (1) Po přijetí faktury - platba na základě limitního příslibu a jejím zapsání, bude kontrola probíhat obdobně jako u faktur na pravidelné výdaje (Příloha č. 3), tj. předběžná kontrola dle 13

14 14 vyhlášky MF č. 416/2004 Sb., bude provedena - 2. fáze bude zaznamenaná na dokladu se zaúčtováním ( Záznamu o likvidaci k účtování o došlé faktuře, Faktura se zaúčtováním ). Doklad bude obsahovat schvalující podpisy příkazce operace, hlavní účetní a za věcnou správnost vedoucí ekonomického úseku (správce rozpočtu) nebo příslušného odpovědného zaměstnance (dle organizačního schématu organizace) kontrola průběžná. (2) Příkazce operace stvrdí svým podpisem provedení kontroly v souladu s předběžnou kontrolou. (3) Správce rozpočtu stvrdí svým podpisem provedení kontroly v souladu s předběžnou kontrolou. (4) Ověření souladu limitního příslibu s čerpáním provede namátkově správce rozpočtu. Čl. 23 Předběžná kontrola po vzniku závazku - 2. fáze Mzdové výdaje (1) Mzdové výdaje (platy, OPPP, odvody, tvorba FKSP) se řídí rozpočtem stanoveným zřizovatelem a příslušnými zákony v platném znění. (2) Kontrola čerpání bude prováděna měsíčně příkazcem operace a stvrzena podpisem na výstupu z programu VEMA Rozúčtování mezd. (3) Mzdové náklady budou dále ověřovány formou rozborových výkazů P1-04 (minimálně 2 x ročně) správcem rozpočtu. Čl. 24 Řídící kontrola průběžná (1) V rámci této kontroly se zajistí kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací. Postupy při zajištění průběžné kontroly jsou následující: a) průběžná kontrola od vzniku nároku nebo závazku až po okamžik ukončení (splnění dodávky v množství a kvalitě) zajišťují jednotliví vedoucí zaměstnanci b) předání podkladů k jejímu uskutečnění účetním až do okamžiku vyúčtování celkové částky zaplacených veřejných příjmů k uspokojení celkové pohledávky (2) Průběžná kontrola věcné správnosti dokladů: Předmět kontroly Kontrolu zajišťuje Ověření provedené kontroly Kontrola přijatých faktur při zápisu do knihy přijatých faktur Přijaté faktury za potraviny ŠJ, výdejky ze skladu potravin Přijaté faktury za provozní nákupy Účetní Vedoucí školní jídelny Vedoucí provozu a bezpečnosti Přijaté faktury pro výchovně vzdělávací Zástupce ředitelky Podpis na konci období v knize přijatých faktur Podpis Podpis Podpis 14

15 činnost Přijaté faktury výpočetní techniky Ředitelka Podpis Přijaté faktury el., teplo, plyn, voda, srážková voda, internet, telefony apod. Správce rozpočtu Podpis Výdajové pokladní doklady (paragony) Ředitelka školy Podpis Doklady na ostatní nákupy Zaměstnanci dle účelu jejich vystavení, pověřená osoba ekonomického úseku Podpis (3) Průběžná kontrola vybraných finančních operací: Kontrolu postupů účtování Kontrolu náležitostí účetních dokladů Průběžně, namátkově Hlavní účetní, vedoucí ekonomického úseku Průběžně Hlavní účetní, provozní účetní Stvrzuje podpisem při zaúčtování Stvrzuje podpisem při kontrole Stvrzuje podpisem při zaúčtování Kontrola efektivnosti a účelnosti využívání svěřeného majetku Kontrola personální a mzdové agendy Průběžně Ředitelka, ZŘ, EÚ, pověření zaměstnanci Průběžně Namátkově Inventarizační jmenuje ředitel komisi Ředitelka, mzdová účetní, vedoucí ekonomického úseku Průběh investiční výstavby Průběžně Ředitelka školy, ZŘ, Kontrolu správnosti financování (kontrola vazeb na rozpočtovou skladbu, vazba na použité bankovní účty) Kontrola čerpání provozních prostředků Průběžně, namátkově Průběžně Namátkově vedoucí provozního úseku, vedoucí ekonomického úseku Hlavní účetní, vedoucí ekonomického úseku Hlavní účetní, vedoucí ekonomického úseku Inventarizace pokladní hotovosti Namátková Hlavní účetní, vedoucí ekonomického úseku Inventarizace cenin Namátková Hlavní účetní, vedoucí ekonomického úseku Stvrzují zápisem Stvrzuje podpisem při předání podkladů pro zaúčtování mezd Stvrzuje svým podpisem při kontrole Stvrzuje zápisem Stvrzuje podpisem při zaúčtování Stvrzuje podpisem při kontrole Stvrzuje podpisem při zaúčtování Stvrzuje podpisem Stvrzuje podpisem (4) Provedení průběžné kontroly faktur na nepravidelné výdaje a výdaje na základě limitního příslibu bude stvrzeno pomocí přílohy č řádek: Práci, službu převzal, případně potvrzením podpisem na konkrétní faktuře nebo jiném dokladu. 15

16 (5) Pro zápisy z průběžné kontroly není stanoven žádný protokol. Zápis může mít libovolnou formu. Musí jednoznačně prokazovat, že daná kontrola proběhla. Stačí i podpis příslušného zaměstnance. Čl. 25 Řídící kontrola následná (1) Řídící následná kontrola zkoumá, prověřuje a vyhodnocuje: a) všechny údaje v účetní evidenci (inventarizace fyzická, dokladová samostatná OS) b) správnost, efektivnost a účelnost vynaložených prostředků na provoz c) správnost, efektivnost a účelnost vynaložených prostředků na mzdy a ostatní mzdové náklady d) správnost, efektivnost a účelnost vynaložených prostředků na ostatní přímé výdaje e) správnost, efektivnost a účelnost vynaložených prostředků na investiční akce f) efektivnost a účelnost doplňkové činnosti g) správnost sestavení účetních sestav, daňových přiznání, statistik. (2) Následná finanční kontrola zahrnuje: Druh finanční kontroly Počet Kontrolu zajišťuje Kontrolu dodržení závazných ukazatelů 2 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Kontrolu čerpání účelově poskytnutých finančních prostředků Kontrola svěřeného majetku Kontrola účtů 2 x ročně Vedoucí ekonomického úseku 1 x ročně v termínu inventarizací Inventarizační komisi jmenuje ředitelka školy Kontrola efektivnosti školního stravování a stanovení ceny oběda 1 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Kontrola efektivnosti doplňkové činnosti 1 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Kontrola čerpání mzdových prostředků 2 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Kontrola čerpání IF 1 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Kontrola čerpání provozních prostředků 2 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Inventarizace pokladní hotovosti 4 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Kontrola čerpání ostatních přímých výdajů 2 x ročně Vedoucí ekonomického úseku Inventarizace cenin 2 x ročně Vedoucí ekonomického úseku (3) Ředitelka organizace a vedoucí ekonomického úseku si mohou stanovit namátkou další oblasti následné řídící kontroly. 16

17 (4) Pro zápisy z průběžné kontroly není stanoven žádný protokol. Zápis může mít libovolnou formu. Musí jednoznačně prokazovat, že daná kontrola proběhla. (1) Příjmy organizace jsou tvořeny: a) tržby z prodeje výrobků a služeb Čl. 26 Řídící kontrola příjmů b) tržby z drobného prodeje (vycházkové knížky, průkaz žáka, poškození věcí) c) tržby za kopírování d) tržby za prodej stravy e) tržby za ubytování f) tržby z pronájmu (2) Oběh příjmových pokladních dokladů a jejich kontrolu podrobně popisuje vnitřní předpis Oběh účetních dokladů a Peněžní operace. (3) Provedení předběžné kontroly veřejných příjmů 1. a 2. fáze zahrnuje ZÁZNAM O PROVEDENÍ PŘEDBĚŽNÉ KONTROLY VEŘEJNÝCH PŘÍJMŮ (příloha 7). (4) 1. fáze předběžné kontroly veřejných příjmů je provedena stanovením ceníku poskytovaných služeb pro daný rok, který stanovuje ředitelka organizace. (5) Předběžná kontrola příjmů v hotovosti je provedena příkazcem operace a správcem rozpočtu v okamžiku schválení kalkulací nebo smluvních dohod na prodej jednotlivých. (6) Kalkulace nejsou předmětem tohoto vnitřního předpisu. (7) Průběžná kontrola příjmů v hotovosti zahrnuje: a) kontrolu náležitostí účetního dokladu a správnosti vyplnění b) je prováděna pravidelně provozní účetní při zaúčtování těchto dokladů (potvrzena podpisem na dokladu o zaúčtování) c) kontrolu formální správnosti dokladů d) je prováděna l x měsíčně příkazcem operace (ředitelkou organizace, případně jejím statutárním zástupcem) a stvrzena podpisem na příjmovém pokladním dokladu. Čl. 27 Následná kontrola (1) Následná kontrola vychází z pravidelné měsíční kontroly zaúčtování prvotních dokladů (účetního stavu). Dalším prvkem následné kontroly jsou inventury pokladny. (2) K eliminaci následků pochybení, krádeže, či jiného rizika přispívá sepsání hmotné odpovědnosti s jednotlivými zaměstnanci, kteří pracují s peněžními prostředky a technické zabezpečení uložení peněžních prostředků. 17

18 Čl. 28 Bezhotovostní tržby na základě vydaných faktur (1) Předběžná kontrola fakturovaných příjmů je provedena zaměstnancem odpovědným za podklady a správcem rozpočtu, příkazcem operace a hlavní účetní. Podkladem je rozhodnutí o přijetí k ubytování žáků, smlouva, vnitřní řád, ceník služeb, faktura vydaná). (2) Zápis z kontroly je proveden na záznamu o likvidaci k účtování k vydané faktuře. (3) Průběžná kontrola fakturovaných příjmů. Formální a věcnou správnost vydané faktury dle překontrolovaných a schválených podkladů zajišťuje provozní účetní, odpovídá i za správnost zaúčtování. (4) Následná kontrola fakturovaných příjmů a) ověření údajů na vystavené faktuře dále zajišťuje ředitelka školy (příkazce operace) svým podpisem před odesláním faktury (následná kontrola) b) každá odeslaná faktura musí být zaevidována v knize vydaných faktur c) hlavní účetní na závěr provádí kontrolu úhrady faktur v době splatnosti a po době splatnosti (5) Informace o nedodržení termínu doby splatnosti neprodleně hlavní účetní nahlásí příkazci operace a vedoucí ekonomického úseku. Příkazce operace neprodleně přijme opatření směřující ke splnění povinností dlužníka. (6) Nedobytné pohledávky podléhají pravidelné inventarizaci na konci účetního období. Jejich kontrolu provádí hlavní účetní a vedoucí ekonomického úseku. Čl. 29 Příjmy z rozpočtu zřizovatele (1) Výše těchto příjmů je kontrolována pravidelně čtvrtletně v souladu s účetní závěrkou. (2) Příkazce operace a hlavní účetní provedení kontroly poskytnutí a zaúčtování těchto příjmů schvaluje podpisem účetní závěrky. ČÁST TŘETÍ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 30 Společná ustanovení Kontrolu dodržování této směrnice vykonává ředitelka/vedoucí účetní jednotky nebo jím pověření pracovníci kontroly. Čl. 31 Platnost a účinnost (1) je platný pro všechny zaměstnance organizace Domov mládeže a školní jídelna Pardubice. 18

19 (2) Touto směrnicí se zrušuje Směrnice k provedení inventarizace majetku a závazků ze dne (3) nabývá dnem platnosti vyhlášení s účinností od 1. března V Pardubicích dne Mgr. Bc. Alena Krabcová ředitelka 19

20 Vnitřní kontrolní systém Příloha 1 Řízení rizik č.6/2014 ŘÍZENÍ RIZIK Skupina rizik (událost, jednání, zdroj) Lidská rizika Důsledek Majetková rizika Provozní rizika Právní rizika Informační rizika Ovlivněná oblast Postupy/kontroly Stav rozpracovanosti Neznalost Nekompetentnost Nepozornost Neinformovanost Neetičnost Úraz Nemoc z povolání Mimořádné události Havárie Živelní pohroma (povodeň, požár apod.) Vnitřní kriminalita Odcizení Loupež Podvod Nedbalost Neúčinnost postupů a operací Produkce nepřesných informací Složitost operací Nepřesnost pracovních postupů Nepřijatelné postupy v pracovním procesu Právní předpisy finančního práva (rozpočtová pravidla, účetnictví, státní majetek, zákony o ÚSC, zákon o FK, veřejné zakázky, daňové předpisy, ochrana dat apod.) Fyzické zabezpečení IS (přístup, důvěrnost, bezpečnost, integrita, dostupnost) Všichni zaměstnanci Hmotný a nehmotný majetek Postupy spojené s hotovostními platbami Postupy spojené s bezhotovostními operacemi Všechny oblasti provádění služeb v organizaci Finanční účty Vedoucí zaměstnanci a ostatní zaměstnanci (dezorientace) Programy a projekty Všechny procesy/funkce Rozpočet, veřejné prostředky Hrozí snížení finanční výkonnosti Všechny písemné záznamy/postupy Všechny počítačové záznamy/postupy Zásady bezpečnosti a hygieny práce (dodržování) Vstupní školení Plány zaměstnanosti Pojistné smlouvy (pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, třetí strany, jednotlivců) Pojistné smlouvy Protipožární předpisy Povodňové plány Předpisy pro stavby a budovy Dodržování zásad bezpečnosti Vnitřní kontroly Prověrky audity platebních transakcí Bezpečnostní postupy prověřování zaměstnanců Právní ochrana (dohody o hmotné odpovědnosti) Řídící kontroly Interní audit Řídící kontroly Manuály Strategie IS/IT Zajištění ochrany dat Kontinuální plánování 1