Kerio Operator. Kerio Technologies

Transkript

1 Kerio Operator Příručka uživatele Kerio Technologies

2 2012 Kerio Technologies s.r.o. Všechna práva vyhrazena. Tento manuál popisuje produkt: Kerio Operator ve verzi 1.2. Změny vyhrazeny. Aktuální verzi produktu a manuálů naleznete na WWW stránkách Informace o registrovaných ochranných známkách a ochranných známkách jsou uvedeny v příloze A.

3 Obsah 1 Úvod Další materiály Přihlášení k rozhraní Kerio MyPhone Odhlášení Podporované prohlížeče Vytáčení čísel Jak to funguje? Hlasová pošta Přístup k hlasové poště Správa hlasové pošty Menu hlasové pošty Přesměrování hovorů Historie Telefonické konference Jazyková nastavení Nastavení jazyka rozhraní Kerio MyPhone Nastavení jazyka ústředny Změna hesla a PIN Změna formátu kalendářního data a času Nastavení softwarových telefonů Údaje potřebné pro připojení libovolného softwarového telefonu Chcete svou linku nastavit na více zařízeních? X-Lite Ekiga (Gnome Meeting) SJphone Nastavení mobilního přístupu Acrobits Groundwire

4 A Právní doložka

5 Kapitola 1 Úvod Kerio Operator je telefonní ústředna, která umožňuje navázání telefonních hovorů přes protokol SIP nebo také použití klasické digitální telefonie (ISDN PRI/BRI). Kerio Operator umožňuje nejen obsluhu samotných hovorů, ale také vytváření telefonních konferencí, vytváření automatických hlasových menu, obsluhuje fronty hovorů, nebo například automaticky konfiguruje vybrané typy hardwarových IP telefonů. Kerio Operator tak představuje komplexní řešení pro vaši telefonii. 1.1 Další materiály Kromě manuálu Kerio Operator, Příručka uživatele, který právě čtete, existuje k produktu Kerio Operator následující dokumentace: Kerio Operator, Příručka administrátora dokumentace obsahuje informace o instalaci a kompletním nastavení ústředny Kerio Operator i s názornými příklady. Kerio Operator, Krok za krokem dokumentace obsahuje jednoduchý návod na rychlou instalaci a základní nastavení ústředny Kerio Operator. Kromě samotné dokumentace vám může při řešení problémů pomoci následující: Kontextová nápověda zabudovaná přímo v produktu. Produktové fórum zde se můžete setkat s aktuálními problémy administrátorů používajících produkt a možná mezi nimi bude i řešení vašeho problému. Databáze znalostí zde je umístěn soubor článků, které řeší konkrétní problémy. 5

6 Kapitola 2 Přihlášení k rozhraní Kerio MyPhone Kerio Operator umožňuje každému uživateli, který má na tomto serveru založen účet, aby se k němu přihlásil a obsloužil odsud svou hlasovou schránku. Kromě toho umožňuje i další nastavení telefonního účtu. Tato nastavení lze provádět přes webové rozhraní Kerio MyPhone. Přihlásíte se k němu takto: 1. Od svého administrátora zjistěte URL nebo alespoň název serveru pro zobrazení přihlašovacího dialogu do Kerio MyPhone a přihlašovací údaje pro přístup k aplikaci. 2. Spust te webový prohlížeč (doporučeno je použít jeden z podporovaných viz sekce 2.2). 3. Zadejte URL nebo název serveru do pole pro adresu. 4. Je-li adresa zadána správně, zobrazí se v prohlížeči přihlašovací stránka, kde je třeba doplnit uživatelské jméno a heslo. Ke schránce se připojíme tlačítkem Přihlásit (viz obrázek 2.1). Obrázek 2.1 Přihlášení do Kerio MyPhone 6

7 2.1 Odhlášení 2.1 Odhlášení Po ukončení práce v Kerio MyPhone doporučujeme odhlásit se. K odhlášení slouží odkaz Odhlásit umístěný v pravém horním rohu okna. Odhlášení zvyšuje bezpečnost dat uložených na serveru, protože okamžitě přerušuje spojení s Kerio Operator. Toto opatření snižuje možnost zneužití spojení. 2.2 Podporované prohlížeče Aktuální seznam podporovaných prohlížečů najdete na produktových stránkách ústředny. 7

8 Kapitola 3 Vytáčení čísel Vytáčení čísel poslouží všem uživatelům, kteří k volání používají softwarový nebo hardwarový telefon, který má nakonfigurovanou linku ústředny Kerio Operator. Je-li telefon zapnutý, lze přes Kerio MyPhone vytočit číslo volaného. Výhody jsou následující: Nemusíte si pamatovat linku volaného, ale stačí zadat jeho nebo její jméno (pokud má v ústředně přidělenou linku). Automatické vyhledávání nalezne všechny linky spojené s daným jménem a nabídne je k vytočení (viz obrázek 3.1). Číslo lze vyhledat v adresáři ve vašem počítači a metodou Copy&Paste ho přenést do řádku pro vytočení volané osoby. Obrázek 3.1 Vytáčení telefonních čísel 3.1 Jak to funguje? Vytáčení čísel v Kerio MyPhone funguje na principu takzvaného zpětného volání. To znamená, že se Kerio MyPhone spojí přímo s telefonní ústřednou a ta zpětně kontaktuje váš telefon. Vedlejším efektem celé operace je, že po stisknutí tlačítka Vytočit začne vyzvánět kromě telefonu volané osoby také váš telefon. Zvedněte ho a čekejte, až hovor přijme volaná osoba. 8

9 Kapitola 4 Hlasová pošta Hlasová pošta umožňuje volajícímu zanechat volanému hlasovou zprávu. Funguje tedy podobně jako klasický záznamník hlasových zpráv s tím rozdílem, že hlasové zprávy jsou uloženy na serveru a lze je přeposílat na y uživatelů. Hlasová pošta konkrétně umožňuje: přesměrování hovorů do hlasové pošty, pokud jste nedostupní, přesměrování hovorů do hlasové pošty, pokud máte obsazeno, přímý přístup do hlasové pošty, odeslání hlasové zprávy na váš . Obrázek 4.1 Hlasová pošta 4.1 Přístup k hlasové poště K vaší hlasové schránce se můžete dostat několika způsoby: Na vašem telefonu stisknete tlačítko pro přístup do hlasové schránky nebo zadáte číslo hlasové schránky a hlasovou zprávu si poslechnete. Prostřednictvím rozhraní Kerio MyPhone (více viz sekce 4.2). Přeposíláním hlasových zpráv přímo do vaší ové pošty (využití této možnosti konzultujte se svým správcem sítě). 9

10 Hlasová pošta 4.2 Správa hlasové pošty K obsluze vaší hlasové pošty je určeno rozhraní Kerio MyPhone. Přihlaste se k němu a přepněte se v záhlaví do záložky Hlasová pošta. Na stránce můžete pomocí tlačítek Přehrát, Vytočit a Odebrat přehrávat jednotlivé zprávy, vytočit číslo osoby, která vám zprávu zanechala nebo hlasovou zprávu smazat. Zprávy lze v Kerio MyPhone označit jako přečtené. Toto lze provést označením zprávy a stisknutím tlačítka Upřesnění Označit jako přečtené. Pro vás všechny, kdo raději používáte kontextové menu vyvolané pravým tlačítkem myši, Kerio MyPhone samozřejmě nabízí ovládání hlasové schránky tímto způsobem. Stačí kliknout pravým tlačítkem myši na vybrané zprávě a menu se zobrazí. Poznámka: Využívá-li vaše společnost pro ovou komunikaci server Kerio Connect a využíváte-li integraci s Kerio Connect, budou se vám synchronizovat informace o poslechnutí hlasové zprávy. 4.3 Menu hlasové pošty Po dovolání do hlasové schránky vás obslouží automatická obsluha. Celé menu této obsluhy si můžete prohlédnout na obrázku

11 4.3 Menu hlasové pošty Obrázek 4.2 Menu hlasové pošty 11

12 Kapitola 5 Přesměrování hovorů V Kerio MyPhone si můžete nastavit přesměrování hovorů na další telefonní čísla. Můžete je bud přesměrovat tak, aby vůbec nevyzváněla na původní lince, nebo tak, aby vyzvánělo více telefonů najednou. Obrázek 5.1 Přesměrování hovorů Proč je tato služba výhodná, osvětlí následující příklad: Obchodník je k zastižení ve své kanceláři pouze výjimečně. Často je mimo firmu z důvodu různých obchodních jednání. Na stole má IP telefon připojený do ústředny Kerio Operator s telefonní linkou 201. Obchodník, aby byl k zastižení i mimo firmu se připojil do rozhraní Kerio MyPhone a nastavil si přeposílání všech hovorů, které jsou směřovány na linku 201 na číslo jeho firemního mobilního telefonu. Po provedení tohoto nastavení budou všechny hovory vyzvánět u něho v kanceláři, ale pokud ve stanovené době telefon nezvedne, začne vyzvánět také na jeho mobilním telefonu. Podobné nastavení jako ve výše uvedeném příkladu provedete takto: 1. Přihlaste se do rozhraní Kerio MyPhone (viz kapitola 2). 2. V záhlaví se přepněte do záložky Přesměrování (viz obrázek 5.1). 12

13 3. Zaškrtněte volbu Přesměrovat na a zadejte telefonní číslo, na kterém by měly hovory vyzvánět. 4. Chcete-li, aby hovory vyzváněly i na původní telefonní lince, zvolte možnost Upřesňující nastavení přesměrování hovorů a linku zaškrtněte. Tato možnost navíc umožňuje zadání většího množství telefonních čísel, na kterých budou hovory vyzvánět. 5. Po provedených změnách nastavení uložte. 13

14 Kapitola 6 Historie V Kerio MyPhone se zaznamenávají všechny úspěšně spojené i nespojené hovory. Barevná šipka před každým hovorem označuje, zda jde o příchozí nebo odchozí hovor. Z Historie lze vytočit zpět telefonní číslo (je užitečné zejména v případě zjištěných nepřijatých hovorů): 1. Poklikejte na řádek s požadovaným záznamem hovoru. 2. Aplikace se přepne do záložky Vytočit a automaticky doplní žádané číslo do řádku pro zadání telefonního čísla. 3. Klikněte na tlačítko Vytočit. Tlačítko Upřesnění Smazat vše slouží k odstranění všech zaznamenaných hovorů ze seznamu. 1 Poznámka: Pro vás všechny, kdo raději používáte kontextové menu vyvolané pravým tlačítkem myši, Kerio MyPhone samozřejmě nabízí ovládání historie tímto způsobem. Stačí kliknout pravým tlačítkem myši na vybraném hovoru a menu se zobrazí. 1 Záznam o hovorech ve skutečnosti není úplně odstraněn, je pouze skrytý. V ústředně Kerio Operator zůstanou všechny hovory zaznamenány a v administračním rozhraní Kerio Operator Administration se budou i nadále zobrazovat. 14

15 Kapitola 7 Telefonické konference Telefonická konference je hovor, kterého se zúčastní najednou více než dva účastníci. Telefonické konference se mohou zúčastnit nejen uživatelé definovaní v ústředně Kerio Operator, ale i volající z vnějších sítí. Pro přihlášení stačí znát telefonní číslo konference a v případě potřeby i přístupový kód. Telefonní konferenci vám založí a kód sdělí váš správce ústředny Kerio Operator. Do konference se přihlásíte takto: 1. Vytočte telefonní číslo / linku konference. 2. Je-li konference chráněna PINem, budete vyzváni k jeho zadání. Z konference se odhlásíte tak, že hovor jednoduše ukončíte. 15

16 Kapitola 8 Jazyková nastavení Uživatelé nebo správce ústředny Kerio Operator vám může nastavit, jakým jazykem s vámi bude ústředna komunikovat. 8.1 Nastavení jazyka rozhraní Kerio MyPhone Jazykovou mutaci rozhraní Kerio MyPhone lze nastavit v pravém horním rohu aplikace: Obrázek 8.1 Výběr jazykové mutace 1. Klikněte na vlaječku státu (aktuální jazyková mutace). 2. V rozbaleném menu zvolte požadovaný jazyk (viz obrázek 8.1). 8.2 Nastavení jazyka ústředny V ústředně Kerio Operator je možné provést změnu takzvaného systémového jazyka ústředny. Do něj patří zejména hlasové nahrávky, upozornění a návody, kterými ústředna komunikuje se svými uživateli. Jako příklad můžeme uvést hlasového průvodce, kterého uslyšíte při volání do vaší hlasové schránky. Změnu systémového jazyka nelze změnit v Kerio MyPhone, avšak můžete o ni požádat svého správce ústředny. Vybrat si můžete z následujících jazyků: Angličtina (britská, americká) Čeština Němčina 16

17 8.2 Nastavení jazyka ústředny Poznámka: Do ústředny Kerio Operator je možné nahrát také další jazykové sady. Na tuto možnost se zeptejte svého správce telefonní ústředny. 17

18 Kapitola 9 Změna hesla a PIN Změnu uživatelského hesla nebo PIN pro přístup do hlasové schránky lze provést kliknutím na tlačítko Nastavení umístěné na panelu nástrojů (viz obrázek 9.1). Upozornění: Heslo nebo PIN lze změnit pouze v případě, že se přihlašujete pomocí protokolu HTTPS. To znamená, že do adresního řádku vašeho webového prohlížeče zadáte adresu v následujícím tvaru: Obrázek 9.1 Nastavení 18

19 Kapitola 10 Změna formátu kalendářního data a času Pokud vám nevyhovuje zobrazování kalendářního data a času například v historii volání, můžete formát změnit: 1. Klikněte na tlačítko Nastavení (obrázek 9.1). 2. V dialogu Nastavení vyberte v rozbalovacím menu vyhovující formát pro datum a potom také pro čas. 3. Nastavení uložte tlačítkem OK. 19

20 Kapitola 11 Nastavení softwarových telefonů V této kapitole jsme pro vás připravili návod na nastavení nejpoužívanějších softwarových telefonů: X-Lite, Ekiga, SJphone Údaje potřebné pro připojení libovolného softwarového telefonu Budete-li nastavovat softwarový telefon, připravte si od svého správce sítě následující údaje: IP adresu nebo DNS název počítače, kde je spuštěna ústředna Kerio Operator. Přidělenou linku (dvou, tří nebo čtyřmístné vnitřní telefonní číslo). Uživatelské jméno a SIP heslo, které se pojí k vaší telefonní lince (obdržíte od svého administrátora). Pozor SIP heslo nemusí být stejné heslo, kterým se uživatelé přihlašují ke Kerio MyPhone. Zjistěte, zda budete používat linku za NAT. Pokud ano, nahlaste to správci ústředny, protože musí provést příslušnou konfiguraci Chcete svou linku nastavit na více zařízeních? Pokud chcete používat svou telefonní linku na více zařízeních současně, například softphone na počítači a SIP phone na mobilním zařízení, říkáme tomu vícenásobná registrace a je třeba pro ni používat speciální uživatelská jména. Tato jména vám vygeneruje a sdělí váš správce sítě. Tato speciální uživatelská jména není třeba generovat v případě, že používáte IP telefon na vašem pracovním stole. Týká se to pouze případů, kdy používáte více ručně konfigurované telefony (patří sem zejména programy typu softphone nainstalované ve vašem počítači a SIP klienti ve vašich mobilních zařízeních). Používáte-li více než jedno takové zařízení a chcete-li mít na všech nastavenu stejnou telefonní linku, je třeba svého správce požádat o vygenerování více UserID (pro každý telefon jedno). Toto UserID (například pro linku 201 se vygenerují řetězce 201u1 a 201u2) je potřeba při konfiguraci zaměnit všude tam, kde standardně píšete číslo vaší linky (na X-Lite je to User Name, Ekiga používá Uživatel, SJphone používá Caller ID, Groundwire používá Username). 20

21 11.3 X-Lite Poznámka: Kromě UserID se v nastaveních obvykle zadává také Display Name. Sem můžete zadat číslo linky v původním nezměněném tvaru X-Lite Návod předpokládá, že jste: nainstalovali softwarový telefon na svůj počítač, získali od svého správce všechny potřebné údaje pro připojení telefonu (viz sekce 11.1). Poznámka: Testována verze X-Lite Spust te aplikaci a vyčkejte, až se telefon zobrazí na vaší obrazovce. 2. Klikněte na volbu Softphone Account Settings. 3. Zobrazí se dialog SIP Account. Nastavovat budeme první záložku Account (vizte obrázek 11.1). 4. V poli Allow this account for musí být zaškrtnuta položka Call. 5. Do pole User ID doplňte telefonní linku. 6. Do pole Domain doplňte IP adresu nebo DNS jméno, kde je spuštěna telefonní ústředna. 7. Do pole Password doplňte SIP heslo, které vám sdělil váš administrátor. 8. Do pole Display Name doplňte svoje jméno. 9. Zaškrtněte položku Register with domain and receive calls a do pole Address doplňte IP adresu nebo DNS jméno, kde je spuštěna telefonní ústředna. 21

22 Nastavení softwarových telefonů Obrázek 11.1 Dialog pro doplnění vlastností účtu 11.4 Ekiga (Gnome Meeting) Návod předpokládá, že: jste si již softwarový telefon nainstalovali na svůj počítač, jste získali od svého správce všechny potřebné údaje pro připojení telefonu (viz sekce 11.1). Poznámka: Testována verze Ekiga 3 1. Spust te aplikaci a vyčkejte, až se telefon zobrazí na vaší obrazovce. 2. Na panelu nástrojů přejděte do menu Úpravy Účty. 22

23 11.5 SJphone 3. V dialogu Účty klikněte na tlačítko Přidat. 4. Otevře se dialog pro nastavení nového telefonního účtu. Obrázek 11.2 Dialog pro nastavení účtu 5. Do pole Registrátor zadejte IP adresu nebo DNS jméno ústředny. 6. Do polí Uživatel a Heslo zadejte telefonní linku a SIP heslo, které vám k vašemu účtu přidělil správce sítě (viz obrázek 11.2) SJphone Návod předpokládá, že: jste si již softwarový telefon nainstalovali na svůj počítač, jste získali od svého správce všechny potřebné údaje pro připojení telefonu (viz sekce 11.1). Poznámka: Testována verze SJphone Spust te aplikaci a vyčkejte, až se telefon zobrazí na vaší obrazovce. 2. Klikněte na tlačítko Menu (viz obrázek 11.3). 3. Zobrazí se seznam voleb. Klikněte na položku Options. 4. V záložce Profiles klikněte na tlačítko New. Otevře se dialog Create New Profile, do kterého je třeba zadat libovolné jméno profilu (například své uživatelské jméno). Profil uložte. 23

24 Nastavení softwarových telefonů 5. Otevře se dialog Profile Options. Přepněte se do záložky SIP Proxy a zadejte do ní IP adresu nebo DNS jméno ústředny Kerio Operator. 6. V záložce Initialization zaškrtněte položky Account, Password a Caller ID (viz obrázek 11.4). Obrázek 11.3 Softwarový telefon SJphone 24

25 11.5 SJphone Obrázek 11.4 Profile Options Initialization 7. Na základě výběru se automaticky otevře dialog pro zadání ověřovacích údajů a telefonní linky (viz obrázek 11.5). Do polí Account a Password zadejte své uživatelské jméno a SIP heslo k lince a do pole Caller ID zadejte linku přidělenou vaším správcem sítě. Obrázek 11.5 Profile Options 25

26 Kapitola 12 Nastavení mobilního přístupu Kerio Operator umožňuje připojit se softwarovým telefonům instalovaným do chytrých mobilních telefonů Acrobits Groundwire Návod předpokládá, že: jste si již SIP telefon nainstalovali na svůj Apple iphone, jste získali od svého správce všechny potřebné údaje pro připojení telefonu (viz sekce 11.1). 1. Spust te aplikaci a vyčkejte, až se Groundwire zobrazí na vaší obrazovce. 2. Klikněte na tlačítko no accounts umístěné v levém horním rohu telefonu. 3. V okně Settings zvolte položku SIP accounts. 4. V okně SIP accounts klikněte na ikonku se znakem + pro přidání nového účtu (vpravo nahoře). 5. Do pole Title zadejte název účtu (například Kerio). 6. Do pole Username doplňte číslo vaší telefonní linky. 7. Do pole Password doplňte vaše SIP heslo (heslo vám poskytne váš správce sítě). Upozornění: SIP heslo nemusí být totožné s heslem k vašemu účtu v ústředně Kerio Operator. 8. Do pole Domain zadejte IP adresu nebo DNS jméno serveru, kde je Kerio Operator spuštěn (příslušný údaj zjistíte od svého správce sítě). 9. Do pole Display Name doplňte číslo vaší telefonní linky. 26

27 Příloha A Právní doložka SJphone je registrovaná ochranná známka společnosti SJ Labs, Inc. X-Lite je softwarový telefon společnosti CounterPath Corporation s registrovanou ochrannou známkou CounterPath. 27