ZPRÁVA O STAVU PROTIKORUPČNÍHO PROSTŘEDÍ SPRÁVY ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ

Transkript

1 Na Vápence Praha 3 Praha 30. srpna 2015 ZPRÁVA O STAVU PROTIKORUPČNÍHO PROSTŘEDÍ SPRÁVY ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ Předkládá Ing. Michal PEŠEK vedoucí služebního úřadu ředitel Správy základních registrů Praha 3 Strana 1 / 11

2 Obsah 1. ÚVOD POPIS POPIS AKTUÁLNÍHO STAVU PROTIKORUPČNÍHO PROSTŘEDÍ Oblast zadávání veřejných zakázek Oblast hospodaření s finančními prostředky a majetkem Oblast poskytnutí výhody, a to při jednání se stávajícími resp. potencionálními dodavateli služeb nebo zboží Oblast externích a vnitřních předpisů a postupů Oblast vzdělávání Oblast zpracování požadavků doručených prostřednictvím ServiceDesk SZR HODNOCENÍ ÚČINNOSTI PROTIKORUPČNÍHO PROGRAMU A PROSTŘEDÍ Z POHLEDU SPRÁVY ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ ZÁVĚR Praha 3 Strana 2 / 11

3 1. Úvod Interní protikorupční program Správy základních registrů (dále jen SZR ) si klade za cíl stanovit možné oblasti, místa a funkce, kde by mohlo dojít ke vzniku potenciálního rizika korupčního jednání. Jeho smyslem je posílení protikorupčního klimatu v činnosti SZR a v jednání jejích zaměstnanců na všech úrovních. Minimalizace možných příležitostí korupčního chování a vyšší porozumění základním pravidlům ochrany před korupcí podporuje kvalitu služeb a zvyšuje důvěryhodnost SZR. Prvotním úkolem bylo v činnosti SZR identifikovat potenciální rizika korupce a vytvořit pravidla ochrany před ní v podobě nastavení interních pravidel a postupů směřujících ke snížení možnosti poskytování neoprávněných výhod či jejich přijímání zaměstnanci SZR ve spojení s výkonem jejich pracovní činnosti. Korupci je možno charakterizovat jako zneužití postavení, které je spojeno s porušením principu nestrannosti při rozhodování. Je motivováno snahou po materiálním zisku nebo získání jiných výhod. Korupce je projevem chyby v rozhodovacím a řídícím procesu. Součástí korupčního vztahu je vždy ten, kdo rozhoduje, jeho moc odchylovat se od stanovených pravidel, výměna takto vychýleného rozhodnutí za výhodu a nesprávnost, protiprávnost nebo amorálnost takového vztahu výměny. V širším smyslu je účast v korupčním vztahu etickým a mravním selháním jednotlivců. Schopnost instituce korupci potlačovat a bránit se jí je indikátorem kvality vnitřní kultury celého institucionálního systému jako takového a z ní vyplývajících norem chování v příslušných institucích. Prvotní vyhodnocení plnění Protikorupčního programu SZR je provedeno za období od schválení programu do srpna Účelem této zprávy je popsat stav korupčního prostředí v SZR, prvotní vypracování a průběžné vedení identifikovaných rizik za SZR. Nedílnou součástí je pravidelné monitorování a sledování případného korupčního jednání. V rámci monitoringu je rovněž kontrolováno a hodnoceno dodržování základních zásad protikorupčního jednání všech zaměstnanců SZR, a to dodržováním Praha 3 Strana 3 / 11

4 platné legislativy a interních řídicích dokumentů (např. Etického kodexu SZR, Pracovního řádu SZR aj.). 2. Popis Protikorupční program SZR (směrnice SME , interní identifikace SZR-482-2/Ř-2015) byl vydán na základě pokynu č. 1 ministra vnitra ze dne 20. listopadu 2014, kterým byl vydán Resortní interní protikorupční program Ministerstva vnitra. Protikorupční program SZR byl schválen a nabyl účinnosti dnem Protikorupční program se vztahuje na všechny zaměstnance SZR a na externisty vykonávající činnost na základě služebního, pracovního poměru nebo jiného smluvního stavu. Prověřením interních procesů z pohledu potencionálních korupčních rizik byly stanoveny základní oblasti s největší pravděpodobnosti vzniku rizika. K základním oblastem v SZR patří: - oblast zadávání veřejných zakázek, - oblast hospodaření s finančními prostředky a majetkem, nesprávné nebo neoprávněné použití finančních prostředků, - oblast poskytnutí výhody, a to při jednání se stávajícími resp. potencionálními dodavateli služeb nebo zboží, - oblast vytváření a dodržování externích a vnitřních předpisů a postupů, - oblast zajišťování vzdělávání, - oblast zpracování požadavků doručených prostřednictvím ServiceDesk SZR Mapa rizik je Přílohou č. 1 tohoto dokumentu. Grafické znázornění rizik Přílohou č. 2 tohoto dokumentu V rámci zajištění posílení kontrolních mechanismů a zvýšení jejích nezávislosti byla v SZR upravena organizační struktura, a to s účinnosti od Nově bylo vytvořeno oddělení bezpečnosti, které je přímo podřízeno vedoucímu služebního úřadu. Oddělení bezpečnosti bylo pověřeno dohledovým mechanismem s dopadem Praha 3 Strana 4 / 11

5 do všech odborů SZR. Vedoucí oddělení bezpečnosti je pravidelným členem porady vedení SZR, kde pravidelně reportuje stav incidentů a možných bezpečnostních hrozeb Praha 3 Strana 5 / 11

6 3. Popis aktuálního stavu protikorupčního prostředí V rámci zajištění maximální transparentnosti a pro minimalizaci možného korupčního jednání byla v jednotlivých oblastech přijata opatření spočívající v dodržování následujících pokynů: 3.1 Oblast zadávání veřejných zakázek - Stanovit zadávací podmínky veřejné zakázky tak, aby realizace veřejné zakázky proběhla řádně a včas v souladu s právním řádem ČR. Při realizaci veřejné zakázky postupovat plně v souladu s Nařízením MV č. 44/2014, o zadávání veřejných zakázek a příslušnými ustanoveními zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, - Jasně definovat předmět plnění veřejné zakázky v zadávacích podmínkách. Vymezit předmět plnění veřejné zakázky v souladu s Nařízením MV č. 44/2014, o zadávání veřejných zakázek a se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. - Dodržet vymezené výše rozpočtových prostředků zejména kontrolou poskytnutého plnění zadavatelem, ale i správcem rozpočtu. - V systému zadávání veřejných zakázek využívat všechny právně dostupné metody a formy kontroly výběrových komisí. Navržená opatření pro odborné posílení prevence protikorupčního jednání v oblasti zadávání veřejných zakázek: - Mimořádný důraz položit na průběžné zvyšování odborné úrovně pracovníků podílejících se na přípravě a průběhu zadávacího řízení, členů výběrových komisí a samotných zadavatelů. Organizovat různá odborně-zdokonalovací zaměstnání spojená s výměnou zkušeností a zobecňováním nedostatků odhalených kontrolní činností nebo metodickými dohledy při zadávání veřejných zakázek. - Pravidelně obměňovat členy hodnotících komisí Praha 3 Strana 6 / 11

7 3.2 Oblast hospodaření s finančními prostředky a majetkem - Důsledně využívat zavedené kontrolní systémy, organizované v souladu s právními předpisy do předběžné, průběžné a následné finanční kontroly, jakož i službu interního auditu. Podrobně analyzovat výsledky finančních kontrol, závěry provedených interních auditů a nekompromisně odstraňovat příčiny a podmínky, které by mohly vytvořit prostor pro porušování právních předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky, různá podvodná jednání, klientelismus či pro korupci. - Při sestavování rozpočtu a nakládání s finančními prostředky SZR dodržovat rozpočtová pravidla, platnou legislativu a interní předpisy. - V rozpočtu používat přesné, adresné a jednoznačné označení uváděných rozpočtových položek - Vést, aktualizovat a pravidelně předkládat finanční plán na poradu vedení SZR. - Určit jednu kontaktní osobu (jasně definovat oddělení funkcí). Výstupy podléhají schválení zadavatele. Transparentně definovat povinnosti, oprávnění a odpovědnost řídících a výkonných zaměstnanců k jednotlivým činnostem směřujícím k zajištění základních cílů a funkcí orgánu veřejné správy v popisu pracovních činností a v interních aktech řízení, upravujících oběh účetních dokladů a proces řídící kontroly. - Za porušování právních předpisů a interních aktů řízení upravujících hospodaření s veřejnými prostředky vyvozovat adekvátní personální a kázeňská opatření. - Důsledně dbát na dodržování zákonem stanovených lhůt a procesních úkonů při řešení náhrad škod a uplatňování smluvních pokut. 3.3 Oblast poskytnutí výhody, a to při jednání se stávajícími resp. potencionálními dodavateli služeb nebo zboží - Poskytovat shodné informace všem uchazečům o dodávku. - Transparentně jednat s dodavateli resp. poskytovateli služeb, dodávek. - Při jednání zajistit účast minimálně dvou pracovníků Praha 3 Strana 7 / 11

8 3.4 Oblast externích a vnitřních předpisů a postupů - Posilovat a pravidelně kontrolovat povědomí zaměstnanců SZR o zásadách Etického kodexu, o jeho užívání v každodenní praxi. - Nepřehlížet nedodržování etického a netolerovat korupční jednání zaměstnanců SZR. - Dodržovat principy managementu bezpečnosti informací, certifikace dle normy ISO/EIC Pravidelně sledovat vývoj legislativy a seznamovat zaměstnance s aktuálními předpisy a interní řídicí dokumentací SZR. 3.5 Oblast vzdělávání - Zajistit a průběžně ověřovat povědomí zaměstnanců SZR o cílech protikorupčního programu SZR. - Průběžně zvyšovat odborný a znalostní potenciál zaměstnanců SZR. - Pravidelně se seznamovat s různými metodickými doporučeními zobecněními a nejnovějšími informacemi. 3.6 Oblast zpracování požadavků doručených prostřednictvím ServiceDesk SZR - Zpracovat interní řídicí dokumentaci popisující postup přijímání, zakládání a vyřizování požadavků přijatých prostřednictvím ServiceDesk. - Zmapovat míru spokojenosti zákazníků se službami oddělení ServiceDesk SZR, a to dotazníkovým šetřením. Problematika protikorupčního prostředí je pravidelně diskutována na poradě vedení SZR, a to v měsíčních intervalech. Jednotliví vedoucí odborů SZR informují o stavu protikorupčního prostředí za daný odbor. Stav protikorupčního prostředí je zaznamenán do zápisu z porady. Ve sledovaném období nebylo v SZR zaznamenáno žádné podezření na korupční jednání zaměstnanců Praha 3 Strana 8 / 11

9 4. Hodnocení účinnosti protikorupčního programu a prostředí z pohledu Správy základních registrů Účinnost protikorupčních opatření a potenciálně korupční jednání ze strany všech zaměstnanců SZR jsou pravidelně monitorovány a kontrolovány. Ředitel SZR a vedoucí jednotlivých odborů, resp. oddělení, pravidelně sledují své podřízené zaměstnance s ohledem na možnost korupčního jednání. Hospodaření s přidělenými finančními prostředky je pravidelně sledováno a diskutováno na poradě vedení SZR v týdenních intervalech. Veškeré objednávky a realizované veřejné zakázky musí být předem schválené vedením SZR. Schválení požadavku je zaznamenáno do zápisu z porady. Prvotní návrhy na realizaci investičních akcí a veřejných zakázek jsou diskutovány na investiční komisi SZR. Finanční prostředky čerpané na základě aktuálně platných smluv na podporu a maintenance základních registrů (projekty, požadavky na změnu v systému) jsou předkládány a schvalovány projektovou komisí SZR. V SZR probíhaly a nadále probíhají kontroly Nejvyššího kontrolního úřadu, Ministerstva financí, Ministerstva vnitra a v neposlední řadě dvě kontroly Úřadu na ochranu osobních údajů, přičemž poslední kontrola byla zaměřena především na dodržování ochrany osobních údajů podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. U SZR byla provedena veřejnosprávní kontrola odboru interního auditu a kontroly Ministerstva vnitra. Cílem kontroly bylo u vybraného vzorku finančních a majetkových operací prověřit: - zda kontrolovaná osoba při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění úkolů ve smyslu svěřené působnosti dodržovala právní předpisy a interní akty řízení vydané v mezích těchto předpisů, - zda přezkoumávané operace splňují kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, Praha 3 Strana 9 / 11

10 - zda jsou veřejné prostředky zajištěny proti nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům, zejména proti ztrátám, poškození, zneužívání či rozkrádání, - přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému. Kontrolovaným obdobím byl rok 2013 a období související. Termín kontroly byl září 2014 až leden Výsledek kontroly nezaznamenal v oblasti administrace veřejných zakázek a hospodaření s finančními prostředky žádné vážné nedostatky. Pro následujícím období si SZR vytvořila návrh na opatření a úpravu strategie v rámci boje proti korupčnímu jednání: - provést revizi dosud nerealizovaných cílů, - provádět opakovaně revize a doplnění současně identifikovaných cílů, - provádět hodnocení detekovaných rizik a stav vývoje opatření k jejich eliminaci nebo snížení jejich významnosti, - ověřovat, zda se v činnost SZR neobjevilo nové riziko či nějaké známé riziko nezaniklo, - zorganizovat interní školení zaměstnanců SZR se zaměřením na dodržování zásad Etického kodexu SZR a protikorupčního chování Praha 3 Strana 10 / 11

11 5. Závěr zpracovala a uvedla v účinnost interní Protikorupční program, řídí se jím ve své činnosti a rozvíjí protikorupční atmosféru v jednání svých zaměstnanců. V současné době, mimo jiné i na základě výsledků externích auditů a kontrol hodnotíme stav protikorupčního prostředí v SZR jako uspokojivý a funkční Praha 3 Strana 11 / 11