I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ. Čl. 1 Předmět úpravy

Transkript

1 P O K Y N Ř E D I T E L E Z E M S K É H O A R C H I V U V O P A V Ě č. 2 / 2011, revize 2015 Interní protikorupční program Zemského archivu v Opavě Tento pokyn se vydává na základě pokynu ministra vnitra č. 1/2015 ze dne , kterým se vydává Rezortní interní protikorupční program Ministerstva vnitra, a v souladu s platným Hospodářským řádem Zemského archivu v Opavě. I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Čl. 1 Předmět úpravy Tímto metodickým pokynem se stanoví rozsah pravomocí a odpovědností vedoucích zaměstnanců Zemského archivu v Opavě (dále jen ZAO) v oblasti protikorupční politiky. Čl. 2 Vymezení pojmů Pro účely tohoto pokynu se rozumí: a) vedoucími zaměstnanci ředitel ZAO, ředitelé SOkA, vedoucí oddělení ZAO, personalista a interní auditor; b) korupce se ve veřejné správě vyskytuje nejčastěji ve dvou základních podobách, a to v podobě byrokratické korupce, tj. korupce v běžném každodenním životě, do které patří korupční chování různých osob vykonávajících činnosti dotýkající se veřejné správy a v podobě mnohem závažnější politické korupce. Zde se rozumí zejména korupce představitelů veřejné moci, kde jsou již ohrožovány základy ústavního systému, ekonomické a bezpečnostní politiky státu. Obě formy korupce zasahují jednotlivé stupně veřejné správy a politické moci a jedná se zejména o tyto trestné činy podle trestního zákoníku (č.40/2009 Sb.), které jsou zřejmou korupcí nebo mají znaky korupčního jednání: 331 Přijetí úplatku, 332 Podplácení, 333 Nepřímé úplatkářství, 329 Zneužití pravomoci úřední osoby, 330 Maření úkolů úřední osoby z nedbalosti, 180 Neoprávněné nakládání s osobními údaji, 255 Zneužití informace a postavení v obchodním styku, 256 Sjednání výhody při zadávání veřejné zakázky, při veřejné soutěži a veřejné dražbě, 257 Pletichy při zadání veřejné zakázky a při veřejné soutěži a dále pak: nepotismus, klientelismus, případně prodej pozic podplácení médií a organizací občanské společnosti předávání a následně zisk důležitých, běžně nedostupných informací

2 II. PROTIKORUPČNÍ OPATŘENÍ Čl. 3 Obecná protikorupční opatření - Důsledně dodržovat právní normy. - Maximálně zprůhlednit všechny činnosti, při kterých může ke korupčnímu jednání docházet. - Nastavit mechanizmy pro oznamování podezření na korupční jednání. - Vytvářet a posilovat protikorupční klima. - Dodržovat etický kodex úředníků a zaměstnanců veřejné zprávy, schválený usnesením vlády č. 331 ze dne 9. května Čl. 4 Konkrétní protikorupční opatření Vedoucí pracovníci (ředitel ZAO, ředitelé SOkA, vedoucí oddělení ZAO): - Věnovat dostatečný prostor boji proti korupčnímu jednání na pracovních poradách. - Důsledně dbát, aby vedoucí zaměstnanci a zaměstnanci pověření výkonem kontroly měli své povinnosti zapracovány v popisu pracovní činnosti. - Poskytnout novým zaměstnancům v rámci vstupního vzdělávání základní a zásadní informace z hlediska boje proti korupci, zejména ve vztahu k zásadám Kodexu etiky zaměstnanců ve veřejné správě. - Důsledně kontrolovat rizikové činnosti. - Ke kontrolním zjištěním přijímat adekvátní nápravná opatření a provádět kontrolu jejich realizace, úplnosti a účinnosti. - Zamezit přejímání nedokončených nebo nerealizovaných prací, služeb nebo dodávek. - Nekompromisně řešit všechny náznaky a zjištěné případy korupčního jednání. - V případech pochybení nebo selhání zaměstnance seznámit na pracovních poradách s případem a přijatými opatřeními ostatní zaměstnance. - Za porušení povinností stanovených právním předpisem nebo interním aktem řízení uplatňovat vůči zaměstnancům příslušné sankce. Vedoucí ekonomicko-správního oddělení: Oblast veřejných zakázek: - Postupovat podle ustanovení zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů a nařízení Ministerstva vnitra č. 9/2011 o zadávání veřejných zakázek. - Trvale využívat monitorovací a kontrolní systém procesu zadávání veřejných zakázek. - Účastnit se vzdělávání v oblasti veřejných zakázek zajišťovaným Ministerstvem vnitra. - Při zadávání podmínek a vyhodnocování nabídek uplatňovat transparentnost a nediskriminační charakter kritérií. - Výběrové komise sestavovat tak, aby byla možnost korupčního jednání minimální. - Využívat odborné pomoci věcně příslušných útvarů Ministerstva vnitra. - Důsledně dodržovat vnitřní kontrolní systém ZAO. Oblast uzavírání a realizace smluv (dodávky zboží, služeb, smlouvy o dílo apod.): - Využívat odborné pomoci věcně příslušných útvarů Ministerstva vnitra. - Zajistit dodržování obvyklých cenových relací. - Důsledně dodržovat vnitřní kontrolní systém ZAO.

3 Oblast hospodaření s majetkem státu: - Zamezit proplácení nedokončených nebo nerealizovaných prací, služeb nebo dodávek dodržováním vnitřního kontrolního systému ZAO příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní. - Zamezit nedůvodnému poskytování záloh dodavatelům. - Při uzavírání nájemních smluv dbát na to, aby cena nájmu byla sjednána ve výši ceny v místě obvyklé. - Důsledně provádět inventarizaci majetku. Oblast hospodaření s prostředky fondu kulturních a sociálních potřeb: - Dodržovat pravidla stanovená platnými Zásadami pro tvorbu a využívání fondu kulturních a sociálních potřeb a vícestupňový systém schvalování žádostí zaměstnanců. - Postupovat dle vyhlášky č. 114/2002 Sb. o fondu kulturních a sociálních potřeb. Personalista: - Maximálně zprůhlednit a zabezpečit objektivnost procesu přijímání nových zaměstnanců. - Při obsazování pracovního místa s výrazným rizikem potenciálních korupčních nabídek zvážit možnost psychologického vyšetření uchazeče. Interní auditor: - Provádět namátkové kontroly činností s rizikem korupčního jednání. - Dbát na důsledné dodržování vnitřního kontrolního systému ZAO. - Do plánu interního auditu zahrnovat pravidelné prověřování vnitřního kontrolního systému ZAO a o zjištěních informovat ředitele ZAO. - Při přípravě a posuzování nových či novelizovaných interních aktů řízení vyhodnocovat možné zdroje korupčního jednání a usilovat o jejich eliminaci formou doporučení řediteli ZAO. Všichni zaměstnanci: - Důsledně dodržovat právní normy. - Dodržovat Etický kodex úředníků a zaměstnanců veřejné zprávy. Korupční rizika jsou součástí analýzy veškerých rizik rozpoznaných v činnostech a procesech zabezpečovaných organizačními jednotkami Zemského archivu v Opavě, zpracovaných ve smyslu ustanovení 25 odst. 1 a 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. Aktualizace rizik, včetně metodických postupů, vedoucích k minimalizaci negativních dopadů pro případ jejich zapůsobení, je v Zemském archivu v Opavě prováděna minimálně jedenkrát ročně, a to s následujícím obsahem: - identifikace rizik - sestavení indexu - seznamu rozpoznaných rizik s členěním podle zabezpečovaných procesů a činností - stanovení pravděpodobnosti zapůsobení rizika v reálném čase - stupně hodnocení 1 až 10

4 10 Téměř jistá Vyskytuje se téměř vždy (91%-100%) 9 Velmi pravděpodobná Vyskytuje se často (81%-90%) 8 Pravděpodobná Vyskytuje se v rozsahu 3 / 4 (71%-80%) 7 Téměř pravděpodobná Vyskytuje se (61%-70%) 6 Možná Vyskytuje se ve větší části (51%-60%) 5 Téměř možná Vyskytuje se občas (41%-50%) 4 Řídká Vyskytuje se občas (31%-40%) 3 Neobyčejně řídká Vyskytuje se maxim. v rozsahu 1 / 3 (21%-30%) 2 Nepatrná Vyskytuje se za výjimečných okolností (11%-20%) 1 Zanedbatelná Vyskytuje se v zanedbatelném rozsahu (1%-10%) - stanovení nežádoucího dopadu rizika pro případ jeho zapůsobení do hospodaření s veřejnými prostředky stupně hodnocení 1 až Katastrofální Zastavení chodu organizace jako celku, obrovské finanční ztráty 9 Rozsáhlý Ohrožení chodu organizace, neplnění zákonných povinností 8 Velký Výpadek chodu rozhodující činnosti, velké finanční ztráty 7 Závažný Ohrožení plnění zákonných povinností, finanční ztráty 6 Značný Porucha mají dopad na veřejnost, finanční ztráty 5 Střední Periodicky se opakující výpadky v činnostech, riziko finančních ztrát, velké množství pochybení musí řešit nadřízené orgány, 4 Okrajový Poruchy mají dopad na veřejnost bez finančních ztrát 3 Malý Občasné výpadky v činnostech, nutné zásahy do režimu organizace, poruchy narušující vnitřní chod 2 Nepatrný Výpadky v činnostech nemající vliv na chod organizace, nápravná opatření vyžadují spolupráci několika oddělení 1 Zanedbatelný Výpadky v činnostech nemající vliv na chod organizace, běžná nápravná opatření - stanovení stupně významnosti rizika (součin pravděpodobnost krát nežádoucí dopad) - vypracování grafické mapy rizik ( osa x = pravděpodobnost, osa y = nežádoucí dopad) - vypracování metodických postupů (opatření) k prevenci a minimalizaci negativního dopadu identifikovaných rizik pro případ jejich zapůsobení v reálném čase Seznam příloh: Příloha č. 1 soupis vyhodnocených korupčních rizik ZAO Příloha č. 2 rezortní interní protikorupční program MV Příloha č. 3 oznamování korupčního jednání

5 III. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 5 Seznámení zaměstnanců Vedoucí zaměstnanci zajistí seznámení všech svých podřízených zaměstnanců s obsahem tohoto pokynu. Tento pokyn nabývá účinnosti dne Čl. 6 Účinnost V Opavě Ředitel Zemského archivu v Opavě PhDr. Karel M ü l l e r