Oběh dokladů hlavní pokladny ředitelství Kolejí a menz

Transkript

1 Oběh dokladů hlavní pokladny ředitelství Kolejí a menz Název dokladu Účel vystavení Počet vyhotovení Příjmový doklad o příjmu 2 pokladní pokladní hotovosti, resp. cenin do 1x složitel doklad pokladny a k proúčtování Výdajový pokladní doklad Pokladní kniha Plná moc Cestovní příkaz Šek KB doklad o výplatě hotovosti, resp. výdeji cenin z pokladny a k proúčtování evidence pohybu pokladní hotovosti oprávnění k převzetí peněz a) určení dopravy a stravování a následně b) k vyúčtování služební cesty k výběru hotovosti z účtu Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi při příjmu hotovosti do pokladny 1 pokladní při výplatě hotovosti z pokladny vedoucí Ekonomického u, resp. hlavní účetní vedoucí Ekonomického u, resp. hlavní účetní 1+1průpis pokladní při pohybu originál finanční pokladní účtárna hotovosti kopie pokladna 1 zmocnitel pokladní před výplatou 1x pokladna hotovosti 1 viz čl. 2.5 zaměstnanec pověřený viz čl. 2.5 viz čl. 2.5 likvidací cestovních příkazů a dále pokladní 1 pokladní Komerční banka před výběrem osoba oprávněná nakládat s vkladem na účtu Nákupy za hotové (paragony) k proplacení 1 prodávající kupující, dále pokladní vedoucí Ekonomického u, resp. hlavní účetní, resp. vedoucí příslušného u ředitelství 1

2 Oběh dokladů účetní agendy Kolejí a menz Název dokladu Účel vystavení Počet vyhotovení Faktury vydané doklad pro 3 menza, kolej, vyúčtování respektive pohledávky a Provozní, k zaúčtování ve FÚ, dále k odvodu DPH Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi 1x odběratel 1x FÚ-zapíše do knihy odběratelských faktur a zaúčtuje 1x kolej, menza, respektive Provozní vystavit do 15 dnů od poskytnutí služby nebo prodeje zboží. doručit do 5 kalen. dnů od poskytnutí služby,respektive prodeje, na ředitelství správce rozpočtu příkazce operace 1x menza, kolej, 1x kopie příslušný ředitelství Dobropisy k odběratelským fakturám doklad pro odběratele a k zaúčtování ve FÚ 3 menza, kolej, respektive Provozní, 1x odběratel 1x FÚ-zapíše do knihy odběratelských faktur a zaúčtuje 1x kolej, menza, respektive Provozní do 5 dnů od zjištění chybného vystavení správce rozpočtu příkazce operace 1x menza, kolej, 1x kopie příslušný ředitelství Faktury přijaté s výjimkou nákupu potravin, zboží, kancelářských potřeb a drogerie doklad pro odběratele k proplacení a zaúčtování plnění 1 dodavatel plnění viz Čl příloha č. 1 nejpozději 5 kal. dnů před datem splatnosti předat do finanční účtárny správce rozpočtu příslušné správy, resp. ředitelství příkazce operace příslušné správy, resp. ředitelství 1x menza, kolej, 1x kopie příslušný ředitelství vedoucí Ekonomického u 2

3 Faktury přijaté za nákup potravin, zboží, kancelářských potřeb a drogerie doklad pro odběratele k proplacení a zaúčtování plnění 1 dodavatel plnění viz Čl příloha č. 1 nejpozději 5 kal. dnů před datem splatnosti předat do finanční účtárny vedoucí oddělení gastronomie, resp. vedoucí Provozního u, referentka oddělení gastronomie 1x menza, kolej, 1x kopie příslušný ředitelství 1. upomínka za neuhrazené pohledávky pro vymáhání pohledávek informativně pro právníka 2 dlužník 2 x měsíčně k 15. a poslednímu dni v měsíci 10 dnů po lhůtě splatnosti vedoucí Ekonomického u 2. upomínka za neuhrazené pohledávky pro vymáhání pohledávek informativně pro právníka 3. upomínka pro vymáhání pohledávek 2 Organizačně-správní úvar - právník 2 Organizačně-správní úvar - právník 2 x měsíčně k 15. a poslednímu dni v měsíci - 10 dnů po 1. upomínce 2 x měsíčně k 15. a poslednímu dni v měsíci - 10 dnů po 2. upomínce vedoucí Ekonomického u vedoucí Ekonomického u 1x právník 1x právník Soupis nezaplacených pohledávek 1 vedoucí správ Provozní Ekonomický Organizačně-správní úvar - právník k 15. a poslednímu dni v měsíci vedoucí Ekonomického u Bankovní výpisy k proúčtování pohybu peněžních prostředků na bankovním účtu 1 peněžní ústav průběžně 3

4 Pokladní středisek doklady 1) přijmové doklad o příjmu hotovosti do pokladny a k proúčtování 2 pokladní složitel ihned při příjmu hotovosti vedoucí menzy, resp. koleje 2) výdajové doklad o výplatě hotovosti z pokladny a k proúčtování 1 pokladní ihned při výdeji hotovosti vedoucí menzy, resp. koleje Pokladní kniha resp. obraty v pokladně středisek evidence pohybu pokladní hotovosti 2 pokladní 1 x 1 x pokladna do 2. pracovního dne po skončení dekády vedoucí správy a vedoucí menzy, resp. koleje 1 x pokladní KREDIT-souhrnný účet podle organizace, srážky ze mzdy KREDIT souhrn pokladen podle data Menzy Sklady a normování (potraviny a zboží) účetní závěrka: - deník dokladů - uzávěrka příjmy a výdaje skladu - měsíční sledování limitů - dle stravních limitů k odsouhlasení zůstatku účtu záloh a správnosti zaúčtování pohybů v systému Kredit k odsouhlasení správnosti zaúčtování v systému Kredit k proúčtování nevyfakturovaných dodávek a ke kontrole správnosti zaúčtování 1 provozní oddělení gastronomie 1 provozní oddělení gastronomie 2 pověřený pracovník menzy do 2. pracovního dne následujícího do 3. pracovního dne následujícího do 3. pracovního dne následujícího vedoucí oddělení gastronomie vedoucí oddělení gastronomie vedoucí menzy a vedoucí správy 1 x menza 4

5 Sklad materiálu drogistického, kancelářského zboží a technického materiálu účetní závěrka: - deník dokladů - uzávěrka příjmy a výdaje skladu k proúčtování nevyfakturovaných dodávek a ke kontrole správnosti zaúčtování 2 pověřený pracovník do 3. pracovního dne následujícího sklady středisek - vedoucí správy a vedoucí středisek sklad ředitelství vedoucí Ekonomického u a hlavní účetní 1 x menza, kolej nebo Ekonomický Příjemka materiálu, potravin, zboží Výdejka materiálu, potravin, zboží doklad o příjmu 2 pověřený pracovník doklad o výdeji 2 pověřený pracovník pověřený pracovník příloha faktury, resp. dodacího listu skladní pověřený pracovník ihned při příjmu ihned při výdeji vedoucí menzy, koleje nebo Ekonomického u vedoucí menzy, koleje nebo Ekonomického u 1x menza-kolej 1x menza-kolej Převodka materiálu, potravin, zboží doklad o převodu 2 předávající přejímající ihned při převodu vedoucí menzy, koleje nebo Ekonomického u 1x menza-kolej Vyúčtování stálé zálohy 1 pověřený pracovník pokladní ředitelství minimálně k poslednímu dni v měsíci vedoucí správy Přiznání k dani z přidané hodnoty 2 Ekonomický rektorát UK dle harmonogramu EO RUK ředitel, resp. vedoucí Ekonomického u 1x EO RUK Přiznání k dani silniční 2 Ekonomický Přiznání k darovací dani 2 Ekonomický rektorát UK rektorát UK dle harmonogramu EO RUK dle harmonogramu EO RUK ředitel, resp. vedoucí Ekonomického u ředitel, resp. vedoucí Ekonomického u 1x EO RUK 1x EO RUK 5

6 Účetní uzávěrka za organizaci měsíční uzavření, podklad pro přiznání DPH 2 rektorát UK dle harmonogramu EO RUK ředitel, resp. vedoucí Ekonomického u 1x EO RUK Účetní uzávěrka za organizaci roční uzavření roku DPH 2 rektorát UK dle harmonogramu EO RUK ředitel, resp. vedoucí Ekonomického u 1x EO RUK Soubor výsledovek hlavní a doplňkové činnosti přehled o nákladech a výnosech 5 Ekonomický vedoucí správ v elektronické podobě, vedoucí EÚ, PÚ, TÚ, ředitel v tištěné podobě po předání účetní závěrky na EO RUK 1x vedoucí EÚ 1x vedoucí PÚ 1x vedoucí TÚ 1x ředitel vedoucí správ v elektronické podobě Mefisto účetní doklad UK (UD001) měsíční ke kontrole správnosti zaúčtování a odsouhlasení zůstatků 2 pověřený pracovník koleje vytiskne z programu ubytování do 7. kalendářního dne následujícího vedoucí koleje a vedoucí správy 1x Ekonomický 1x kolej Mefisto podklad pro uzávěrku A-UK (UD701) Mefisto přehled dluhů UK (UD002) podklad pro přiznání DPH jmenný rozpis zůstatku účtu dluhů kolejného 2 pověřený pracovník koleje vytiskne z programu ubytování 2 pověřený pracovník koleje vytiskne z programu ubytování do 7. kalendářního dne následujícího do 7. kalendářního dne následujícího vedoucí koleje a vedoucí správy vedoucí koleje a vedoucí správy 1x Ekonomický 1x kolej 1x Ekonomický 1x kolej 6

7 Mefisto přehled záloh UK (UD003) jmenný rozpis zůstatku účtu záloh kolejného 2 pověřený pracovník koleje vytiskne z programu ubytování do 7. kalendářního dne následujícího vedoucí koleje a vedoucí správy 1x Ekonomický 1x kolej Mefisto přehled dlouhodobých záloh UK (UD004) jmenný rozpis zůstatku účtu záloh kolejného 2 pověřený pracovník koleje vytiskne z programu ubytování do 7. kalendářního dne následujícího vedoucí koleje a vedoucí správy 1x Ekonomický 1x kolej 7

8 Oběh dokladů mzdové účtárny Ekonomického u a personální agendy Organizačně-správního u Kolejí a menz Název dokladu Účel vystavení Počet vyhotovení vznik, průběh a konec pracovní neschopnosti nebo ošetřování Rozhodnutí o dočasné prac. nesch. díl III.-V. Potvrzení o trvání prac. neschopnosti Rozhodnutí o vzniku potřeby ošetřování (péče) Příloha k žádosti o nemocenské, ošetřovné nebo PPM Harmonogramy (plány) služeb zaměstnanců s nerovnoměrně rozloženou pracovní dobou na vyrovnávací období 26 týdnů nebo na dobu trvání PP Podklady pro mzdy: měsíční pracovní režimy zaměstnanců s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou Podklady pro mzdy: měsíční výkazy odpracovaných hodin a příplatků započitatelný příjem v rozhodném období pro výplatu dávek nem. poj. zpracování mezd, stanovení nároků na náhrady při překážkách v práci, označení úseků práce přesčas Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi 1 lékař personální agenda, dále mzdová účtárna a PSSZ v případě ošetřování a nemoci delší než 21dnů 2 mzdová účtárna PSSZ v případě ošetřování, PPM a nemoci delší než 21dnů 2 vedoucí střediska koleje zpracování mezd 1 vedoucí střediska koleje zpracování mezd 1 vedoucí střediska koleje, menzy 1 x zaměstnanec mzdová účtárna mzdová účtárna průběžně přímý nadřízený 1 x PSSZ průběžně mzdová účtárna k datu nástupu zaměstnance a k datu začátku nového vyrovnávacího období předposlední pracovní den v měsíci předposlední pracovní den v měsíci vedoucí správy vedoucí správy vedoucí správy 1 x PSSZ 8

9 Podklady pro mzdy: měsíční docházkové mzdové složky (dovolená, neplacené volno, nemoc, ošetřování) Návrhy na odměny HČ zaměstnanců středisek a ředitelství Návrhy na odměny DČ zaměstnanců středisek Návrhy na odměny DČ zaměstnanců ředitelství Výplatní listiny mezd v hotovosti + výčetka Výplatní listiny mezd + výčetka 7.spr. v HK Účetní doklad mezd Příkazy k úhradě Výplatní pásky Přehled k hromadné platbě příspěvku zaměstnavatele na penz. připojištění Přehled srážek zaměstnanců zpracování mezd 1 vedoucí střediska koleje, menzy zpracování mezd 1 vedoucí správ, vedoucí ů mzdová účtárna mzdová účtárna zpracování mezd 1 vedoucí správ vedoucí Provozního u, mzdová účtárna předposlední pracovní den v měsíci po dohodě s vedoucím Ekonomického u do 20. v měsíci zpracování mezd 1 vedoucí ů mzdová účtárna poslední pracovní den v měsíci podklad pro výplaty mezd vedoucí správy ředitel, resp. vedoucí Ekonomického u vedoucí Ekonomického u a vedoucí Provozního u, resp. ředitel ředitel, resp. vedoucí Ekonomického u 1 mzdová účtárna po uzávěrce mezd vedoucí Ekonomického u 1x pokladna podklad pro výplaty mezd 1 mzdová účtárna vedoucí 7. správy v HK po uzávěrce mezd vedoucí Ekonomického u k zaúčtování 2 mzdová účtárna po uzávěrce mezd vedoucí Ekonomického předpisu mezd u zaúčtování výplaty 2 mzdová účtárna po uzávěrce mezd vedoucí Ekonomického mezd, zákonných u odvodů a penz. připojištění přehled o zúčtované 2 mzdová účtárna vedoucí správy měsíčně -2 dny před mzdová účtárna 1x zaměstnanec mzdě zaměstnanců výplatním termínem pro připsání měsíční 1 mzdová účtárna Penzijní fond KB po uzávěrce mezd mzdová účtárna částky příspěvku Penzijní fond ČS zaměstnavatele na Penzijní fond ING účty zaměstnanců přehled o srážkách 2 mzdová účtárna dle termínu výplat vedoucí Ekonomického u Opis kompatibilního media s průvodkou pro zúčtování mezd 2 mzdová účtárna Česká spořitelna dle smlouvy a termínu výplat mzdová účtárna 1x Česká spořitelna 9

10 Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele Přehled o výši pojistného na sociální pojištění Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyz.osob +požad.doklad Potvrzení o zdanitelných příjmech Potvrzení o zdanitelných příjmech Potvrzení příjmů pro dávky státní sociální podpory Vyúčtování daní z příjmů vybíraných srážkou Vyúčtování daně z příjmu fyz. osob ze závislé činnosti včetně povinných příloh Evidenční list důchod. pojištění podklad pro odvod ZP podklad pro odvod sociálního pojištění přiznání slev na dani daňového zvýhodnění a nezdanitelných částí základu daně pro roční zúčtování daní zúčtování daně jiným zaměstnavatelem, daňové přiznání 2 mzdová účtárna jednotlivé zdravotní pojišťovny do 20. v měsíci mzdová účtárna 1x ZP 2 mzdová účtárna PSSZ do 20. v měsíci vedoucí Ekonomického u 1 zaměstnanec mzdová účtárna při nástupu do pracovního poměru do po skončení roku mzdová účtárna 1x PSSZ 1 předchozí zaměstnavatel mzdová účtárna průběžně mzdová účtárna 2 mzdová účtárna zaměstnanec průběžně na mzdová účtárna 1x zaměstnanec vyžádání přiznání dávek 2 mzdová účtárna zaměstnanec dle žádosti zaměstnance roční vyúčtování daní roční vyúčtování daní doklad o započit. příjmech 2 mzdová účtárna Finanční úřad 1x ročně dle zákonných termínů 2 mzdová účtárna Finanční úřad 1x ročně dle zákonných termínů 2 mzdová účtárna PSSZ -průběžně -k kaž.roku mzdová účtárna ředitel ředitel mzdová účtárna, jednotliví zaměstnanci 1x zaměstnanec 1x finanční úřad 1x finanční úřad 1x zaměstnanec Výpočet náhrady ztráty na výdělku při pracovní neschopnosti v důsledku prac úrazu Potvrzení pro ÚP výplata náhrady ušlého výdělku, podklad pro plnění z poj. Kooperativa výplata podpory v nezaměstnanosti 3 mzdová účtárna bezpečnostní technik pojišťovny Kooperativa 10 dle potřeby ředitel 1 x bezpeč. technik 1 x poj.kooperativa 1 x mzdová účtárna 2 mzdová účtárna zaměstnanec při rozvázání prac. poměru mzdová účtárna 1x zaměstnanec Osobní data zaměstnance data zaměstnance 1 zaměstnanec personální agenda k nástupu 1x personální agenda Žádost o přijetí do podklad pro prac. 1 vedoucí personální agenda před vznikem prac. vedoucí správy 1x personální

11 pracovního. poměru Pracovní smlouva Mzdový výměr Změny pracovních smluv + hlášení změn Dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti včetně případných dodatků Přihlášky a odhlášky ke zdravotnímu pojištění Zápočtový list Dovolenka smlouvu a mzdový výměr vznik pracovního poměru zařazení do mzdové třídy a stanovení mzdového tarifu a os. příplatku změny pracovního poměru vznik pracovněprávního vztahu mimo pracovní poměr odvod zdravotního pojištění skončení pracovního poměru čerpání řádné dovolené 2 personální agenda personální agenda, zaměstnanec mzdová účtárna 2 referent PaM zaměstnanec referent PaM 2 personální agenda personální agenda, zaměstnanec mzdová účtárna 2 referent PaM referent PaM, mzdová účtárna, zaměstnanec 2 personální agenda mzdová účtárna ZP poměru vedoucí u agenda k datu vzniku prac. poměru k datu vzniku prac. poměru k datu změny prac. smlouvy, k datu úpravy mzdy ředitel ředitel nebo vedoucí Ekonomického u 1x personální agenda 1x zaměstnanec 1x zaměstnanec 1x referent PaM k datu změny ředitel 1x personální agenda 1x zaměstnanec k datu vzniku pracovněprávního vztahu, k datu změny sjednaných podmínek k datu vzniku, skončení PP, event.změny pojišťovny ředitel personální agenda 1x zaměstnanec 1x referent PaM 1x personální agenda 1x ZP 2 personální agenda zaměstnanec k datu ukončení PP personální agenda 1x personální agenda 1x zaměstnanec 1 vedoucí po dohodě se zaměstnancem personální agenda průběžně přímý nadřízený zaměstnance Výstupní list skončení pracovního poměru 1 vedoucí personální agenda k datu skončení PP ředitel 1x personální agenda Pracovní náplň pro pracovněprávní a mzdové účely 2 přímý nadřízený zaměstnance 1x referent PaM zaměstnanec k datu vzniku pracovního poměru k datu změny pracovní smlouvy vedoucí správy nebo vedoucí u 1x zaměstnanec 1x referent PaM 11

12 Název dokladu Účel vystavení Počet vyhotovení Informace o nástupu k nástupu do 2 personální agenda úřad práce k datu vzniku zaměstnání občana EU zaměstnání pracovního poměru Informace o ukončení zaměstnání občana EU Hlášení volných pracovních míst Přihl. a odhl.zam. k nemocenskému poj. Přehled přepočtených stavů zaměstnanců ke skončení prac. poměru k získání zaměstnance Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi 2 personální agenda úřad práce k datu skončení pracovního poměru personální agenda personální agenda 1x ÚP 1x personální agenda 1x ÚP 1x personální agenda 2 personální agenda úřad práce dle potřeby personální agenda 1x ÚP 1x personální agenda pro účely ČSSZ 2 personální agenda ČSSZ do 15. následujícího pro statistiku, finanční úřad a úřad práce 1 1x referent PaM vedoucí Ekonomického u po uzávěrce mezd personální agenda vedoucí Ekonomického u 1x ČSSZ 1x personální agenda 1x referent PaM Přehled sražených daní pro kontrolní orgánfinanční úřad 1 mzdová účtárna mzdová účtárna dle termínu výplat vedoucí Ekonomického u Přehled srážek na soc. pojištění pro kontrolní orgán PSSZ 1 mzdová účtárna mzdová účtárna dle termínu výplat vedoucí Ekonomického u Přehled srážek na zdrav. pojištění pro kontrolní orgány ZP 1 mzdová účtárna mzdová účtárna dle termínu výplat vedoucí Ekonomického u Mzdové listy přehled o mzdách zaměstnanců 1 mzdová účtárna mzdová účtárna po uzavření roku 12

13 Název dokladu Účel vystavení Počet vyhotovení Protokol o ukončení akce a jejím předání do provozu prvotní doklad o převzetí Oběh dokladů správy majetku a Kontrolního u Kolejí a menz Předkládá Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi 3 referent Technického u 1 x 1 x ref. správy majetku ředitelství při uvedení do provozu vedoucí Technického u 1x kolej, resp. menza 1x Technický Převodka dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku doklad o převodu v rámci organizace 4 vedoucí předávajícího střediska 1x přejímající 1x ref. správy majetku ředitelství při převodu vedoucí správy, respektive vedoucí Ekonomického u 1x předávají 1x přejímající 1x referent správy majetku ředitelství Převodka drobného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku doklad o převodu v rámci organizace 3 vedoucí předávajícího střediska 1x přejímající při převodu vedoucí správy, respektive vedoucí Ekonomického u 1x předávají 1x přejímající 1 x Převodka drobného hmotného a nehmotného majetku Návrh na vyřazení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku Návrh na vyřazení drobného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku Návrh na vyřazení drobného hmotného a nehmotného majetku doklad o převodu v rámci organizace 2 vedoucí předávajícího střediska podklad pro ÚIK 4 vedoucí příslušného střediska podklad pro ÚIK 3 vedoucí příslušného střediska podklad pro ÚIK 2 vedoucí příslušného střediska 1x přejímající při převodu vedoucí správy, respektive vedoucí Ekonomického u tajemník ÚIK průběžně vedoucí správy, respektive vedoucí Ekonomického u, archiv ÚIK tajemník ÚIK průběžně vedoucí správy, respektive vedoucí Ekonomického u, archiv ÚIK tajemník ÚIK průběžně vedoucí správy, respektive vedoucí Ekonomického u, archiv ÚIK 1x předávají 1x přejímající 1x tajemník ÚIK 1x ref. správy maj. stř. 1x ref. správy maj. ředitelství 1x tajemník ÚIK 1x referent evidence majetku střediska 1 x 1x tajemník ÚIK 1x referent evidence majetku střediska Likvidační protokol dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku fyzická likvidace 4 předseda DIK tajemník ÚIK po fyzické likvidaci tajemník ÚIK 1x tajemník ÚIK 1x vedoucí koleje, menzy nebo Ekonomického u,, 1x evidence majetku 13

14 Likvidační protokol drobného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku fyzická likvidace 3 předseda DIK tajemník ÚIK po fyzické likvidaci tajemník ÚIK ředitelství 1x tajemník ÚIK 1x vedoucí koleje, menzy nebo Ekonomického u, 1 x Likvidační protokol drobného hmotného a nehmotného majetku fyzická likvidace 2 předseda DIK tajemník ÚIK po fyzické likvidaci tajemník ÚIK 1x tajemník ÚIK, 1x vedoucí koleje, menzy nebo Ekonomického u Protokol o škodě na majetku a zásobách (DHM, DDHM, DNM, DDNM, zboží, materiál, potraviny Protokol o škodě na majetku (DHM, DNM v OTE) Zápis o provedené inventuře Zápis ze zasedání ÚIK Souhrnný inventarizační zápis vyřazení ze skladové evidence a účetnictví vyřazení z evidence OTE výsledek inventury řádné 2 mimořádné 2 plánované 2 předávací 4 rekapitulace výsledků inventarizací, návrhů na vyřazení, likvidačních protokolů zjištění inventurního rozdílu majetkových účtů 4 vedoucí příslušného střediska 3 vedoucí příslušného střediska předseda DIK 1 tajemník ÚIK 3 předseda DIK tajemník ÚIK tajemník ÚIK tajemník ÚIK vedoucí ů a správ, referenti správy majetku středisek, Ekonomického u elektronickou poštou předseda ÚIK v případě škodní události v případě škodní události po provedení inventury - fyzické, dokladové po projednání v ÚIK po provedené inventuře ÚIK 1x tajemník ÚIK škodní komise 1x předseda škodní komise 1x správa,menza, kolej ÚIK 1x tajemník ÚIK škodní komise 1x předseda škodní komise 1x správa, menza, kolej ÚIK 1x Kontrolní, 1x vedoucí správy, resp. vedoucí Ekonomického u, 1 x předávající 1x přejímající ÚIK a ředitel 1x Kontrolní, 1x referent správy majetku střediska ředitel 1x ÚIK 1x EO RUK 14

15 Inspekční záznam výsledek kontroly výsledek šetření 3 kontrolující 1x Kontrolní 1x kontrolované středisko průběžně vedoucí správy 2 x Kontrolní 1 x kontrolované stř. Kontrolní zápis výsledek a závěr z kontroly, navržená opatření 3 kontrolující 1x Kontrolní 1x ředitel 1x kontrolované středisko po provedené kontrole ředitel vedoucí Kontrolního u 1 x Kontrolní 1 x kontrolované stř. 1 x ředitel 15

16 Oběh dokladů Organizačně-správního u a sekretariátu ředitele Kolejí a menz Název dokladu Účel vystavení Počet vyhotovení Objednávka k objednání služeb, 1 pověřený materiálu, zboží a pracovník drobného majetku pro ředitelství ředitelství Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi 1x originál dodavatel ihned ředitel a vedoucí ů ředitelství nebo vedoucí ů ředitelství a pověřený pracovník 1x sekretariát ředitele 1x kopie pro příslušný Objednávka zajištění dodávek stavebních prací, služeb, zpracování studií, atp. pro Kniha jízd evidence služebního vozidla v Knize jízd 1 Technický 1 řidič na každou jízdu 1x originál dodavatel ihned ředitel 1x kopie sekretariát ředitele 1x kopie Technický vedoucí Organizačně-správního u před jízdou ředitel vedoucí Organizačněsprávního u Žádanka o přepravu žádanka pro jízdu pracovníků ředitelství nebo správy k povolení jízdy 1 žadatel vedoucí Organizačně-správního u před jízdou jízdy po Praze: vedoucí Organizačně-správního u, mimo Prahu: ředitel 1x originál vedoucí Organizačněsprávního u Deník dispečera evidenční záznam o provozu služebního vozidla osobní dopravy 1 řidič 1x originál řidič denně vedoucí Organizačně - správního u 1x originál vedoucí Organizačněsprávního u 16

17 Oběh dokladů agendy Provozního u Kolejí a menz Název dokladu Závěrky Mefisto Účel vystavení soupis přeplatků a sluhů převedených do účetnictví, nespárované platby za ubytování studentů v kolejích Nájemní smlouvy nájem 5 Provozní Krátkodobé nájmy nájem 3 Provozní Hlášení spotřeby energie-odečty pro smlouvy Potvrzení o přech. ubytování Smlouvy o ubyt. studentů Počet vyhotovení Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi 2 Provozní Ekonomický do 5. následujícího 1x Provozní 1x Ekonomický vyúčtování záloh 2 kolej, resp. menza přechodné ubytování skupin ubytování studentů 2 referent Provozního u, vedoucí koleje 2 Provozní, resp. ubytovací kancelář příslušné koleje 1x nájemce 1x Ekonomický 1x Provozní 1x RUK 1x nájemce 1x Ekonomický 1x vedoucí správy viz nájemní ředitel 1x kolej, menza smlouvy, předat na místo uložení do 5. 1x Provozní následujícího dne 1x RUK po podpisu 1x Ekonomický smlouvy před nájmem vedoucí správy 1x Ekonomický 1x vedoucí správy Provozní čtvrtletně vedoucí správy 1x Provozní kolej 1x student 1x kolej před nástupem ihned před zahájením šk. roku vedoucí Provozního u, resp. vedoucí správy ředitel nebo pověřený pracovník v zastoupení ředitele 1x Provozní 1x příslušná kolej 1x příslušná kolej Měsíční uzávěrkové sestavy v KREDITU vyúčtování 1 oddělení gastronomie Ekonomický měsíčně 1x Ekonomický Přehled výdeje porcí v menzách HČ +DČ bilance hospodaření 1 oddělení gastronomie Ekonomický do 8. následujícího 1x Ekonomický 17

18 Fakturace závodního a smluvního stravování Smlouvy o zajištění stravování fakturace 3 oddělení gastronomie stravování zařízeních v cizích 2 oddělení gastronomie Ekonomický smluvní strany odd. gastronomie do 7. následujícího dle doby platnosti smlouvy oddělení gastronomie ředitel 1x Ekonomický 1x odd. gastronomie 1x oddělení gastronomie Faktury + dodací listy za dodávky surovin a zboží do stravovacích středisek* Faktury + dodací listy za dodávky čistících prostředků a kancelářských potřeb - všechna střediska* fakturace 1 dodavatelé oddělení gastronomie denně vedoucí oddělení gastronomie fakturace 1 dodavatelé oddělení gastronomie do 15. dne v měsíci vedoucí oddělení gastronomie Ekonomický Ekonomický *Nákup surovin (potraviny, zboží) a materiálu (kancelářské potřeby a čistící prostředky) jsou zajišťovány prostřednictvím systému FirstBuySale 18

19 Oběh dokladů agendy Škodní komise Kolejí a menz Název dokladu Záznam o škodě Účel vystavení pro určení míry zavinění, resp. pro způsob zúčtování škody Počet vyhotovení 3 5 dle případu, včetně potřebných příloh Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi menza, kolej, odborný předseda škodní komise, cestou sekretariátu ředitele při zjištěné škodě ředitel 1x předseda škodní komise 1x hlavní účetní Ekonomického u 1x tajemník ÚIK Oběh dokladů agendy Škodní komise 7. správy kolejí a menz Název dokladu Záznam o škodě Účel vystavení pro určení míry zavinění, resp. pro způsob zúčtování škody Počet vyhotovení 3 5 dle případu, včetně potřebných příloh Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi menza, kolej, předseda škodní komise při zjištěné škodě vedoucí 7. správy 1x předseda škodní komise 1x hlavní účetní Ekonomického u 1x tajemník ÚIK 19

20 Oběh dokladů správ Kolejí a menz Název dokladu Účel vystavení Počet Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi vyhotovení Objednávka služeb, k objednání služeb, 3 pověřený dodavatel dle potřeby vedoucí správy 1x správa drobného majetku, materiálu a drobného pracovník 1x dodavatel údržbářského materiálu majetku 1x příloha k faktuře Faktury a dodací listy za fakturace 1 dodavatelé oddělení gastronomie dle potřeby vedoucí Provozního 1x Ekonomický dodávky čistících u nebo prostředků a Ekonomického u kancelářského materiálu Žádanka o přepravu žádanka pro jízdu pracovníků správy k povolení jízdy 1 žadatel vedoucí správy před jízdou jízdy po Praze: vedoucí správy, mimo Prahu: ředitel 1x vedoucí správy Deník dispečera vyúčtování jízdy 1 řidič vedoucí správy denně vedoucí správy 1x vedoucí správy Smlouvy dodávka prací, služeb 5 vedoucí koleje, resp. menzy dodavatel dle potřeby vedoucí správy 1x vedoucí koleje 1x vedoucí správy, 1x Ekonomického u, 1x Technického u, 1x dodavatel Smlouvy o ubytování ubytování klienta 2 ubytovatelka klient při nástupu vedoucí správy 1x student 1x ubyt. kancelář příslušné koleje ÚIK Zápis o provedené inventuře výsledek inventury mimořádné 2 plánované 2 předávací 4 předseda DIK tajemník ÚIK po provedení inventury 1xKontrolní 1xvedoucí správy, střediska 1 x předávající 1x přejímající 20

21 Návrhy na odměny DČ zaměstnanců středisek zpracování mezd 1 vedoucí správ vedoucí Provozního u, mzdová účtárna do 20. v měsíci vedoucí Ekonomického u a vedoucí Provozního u, resp. ředitel 1x mzdová účtárna 21

22 Oběh dokladů agendy Technického u Název dokladu Běžná korespondence Smlouvy Agenda výběrového řízení Objednávky Projekty, studie apod. Majetkoprávní agenda Účel vystavení agenda Technického u dodávky, stavební práce, služby dodávky stavební práce, služby dodávky, stavební práce, služby stavební práce, služby, dodávky dokladová část k VŘ, evidence majetku Počet vyhotoven í Vystavuje Příjemce Termín Schvaluje Místo uloženi 2 pracovník Technického u 2-4 vedoucí Technického u dle potřeby vedoucí Technického u 2 vedoucí Technického u dle potřeby pracovník Technického u dle potřeby pracovník Technického u dodavatel, RUK, MŠMT, instituce dodavatel, odběratel, RUK, MŠMT, mandatář apod. uchazeč, RUK, MŠMT, instituce apod. dle potřeby vedoucí Technického u 1 x Technický dle potřeby ředitel 1 x Technický 1 x Ekonomický dle potřeby ředitel, vedoucí Technického u dodavatel, odběratel Dle potřeby ředitel, vedoucí Technického u dle potřeby ředitel, vedoucí Technického u RUK, MŠMT, instituce dle potřeby ředitel, vedoucí Technického u 1 x Technický 1 x Technický u 1 x sekretariát ředitele 1 x Technický 1 x Technický Evidence majetku zařazení dokončených akcí do majetku dle potřeby pracovník Technického u Ekonomický dle potřeby vedoucí Technického u 1 x Technický 1 x Ekonomický 22