Příloha č. 1 ke směrnici č. 15. S p i s o v ý a s k a r t a č n í p l á n

Transkript

1 Krajská knihovna Karlovy Vary Závodní 378/84, Karlovy Vary Příloha č. 1 ke směrnici č. 15 S p i s o v ý a s k a r t a č n í p l á n skartační znak "" (k trvalému uložení do archivu jako archiválie); skartační znak "S" (k likvidaci, protože písemnost nemá trvalou dokumentární hodnotu); skartační znak "V" (k dodatečnému výběru pro zařazení do skupiny "" nebo "S" v případě písemností, jejichž hodnotu pro takové zařazení nelze v době vzniku písemnosti předvídat). V případě konkrétních podmínek archivace vyúčtování jednotlivých grantů se mohou některé skartační lhůty písemností prodloužit. Název (abecední pořadí) Skartační znak/lhůta bsence: - evidence docházky S/3 - evidence práce neschopných pro nemoc a úraz S/3 - plán dovolených,žádanky,evidence S/1 rchivnictví: - archivní a skartační řád, plány, předpisy - seznamy archiválií odevzdaných do archivu a protokoly o jejich předání a převzetí Bezpečnost a ochrana zdraví při práci: - hlášení o pracovních úrazech: smrtelných a těžkých lehkých S/5 - hlášení o stavu bezpečnosti: roční a delší kratší než roční S/5 - prověrky bezpečnosti práce: částečné S/5 komplexní - školení BOZP o vykonané zkoušce ze znalosti pravidel BOZP S/5 Běžné účty (výpisy) S/10 Daňová přiznání: - k dani z příjmů právnických osob S/10 - k dani darovací S/10 - darovací smlouvy - znalecký posudek S/10 - kupní smlouva - korespondence s ministerstvem financí ČR a finančními úřady (oznámení,plat.výměr,výzva) S/10

2 Deníky evidence v PC - došlých faktur S/10 - účetní, pokladní, příjmový apod. S/10 2 Dohody: - administrativní o převodu správy majetku a vlastnického práva k pozemkům, budovám a významným investicím - o provedené práci a pracovní činnosti S/5 - o spolupráci s jinými institucemi V/5 - o užívání nebytových prostor V/5 - se studujícími při zaměstnání S/5 Doprava: - evidence CCS karet S/3 - jízdní příkazy S/3 - pojištění vozidel S/5 - pojištění zákonné odpovědnosti na rok S/1 - dopravní nehody: hlášení, protokoly škod velkého rozsahu Doručovací a podací knížky S/3 Dotace investiční a účelové Ekonomické informace pro statistiku, účetnictví, kalkulace, rozpočetnictví, operativní a specializované evidence S/5 Evidence: - budovy, pozemků a základních prostředků - cizího majetku přechodně uloženého v podniku S/5 - inventáře S/10 Faktury: - došlé a odeslané S/5 - investiční S/10 - knihy faktur S/10 Finance: - devizové hospodaření S/5 - hospodářské smlouvy S/5 - likvidace pohledávek a závazků, styk s dodavateli S/5 - odhady a oceňování majetku větší hodnoty - roční výkazy a bilance (včetně příloh) - smlouvy o účasti a financování - styk s bankami S/5 - výkazy o plnění finančního plánu, odvodu zisku a stavu hospodaření: za období kratší než roční S/5 za období roční a delší - zásadní písemnosti o financování organizace, finančních zdrojích

3 Fondy: - finanční (rezervní, FKSP, odměn, reprodukci majetku S/5 Hlavní účetní kniha S/10 Hmotný investiční majetek: - projektová dokumentace budovy - evidence a plány - obrazové záznamy (plány, fotografie, obrazy) - centrální evidence investic S/5 - časové plány staveb S/10 - dodavatelská dokumentace stavební i techn. - přejímání, převody, předávání, oceňování, vyřaz. - seznamy investic s oceněním - seznamy základních prostředků S/5 Hospodářská správa: - běžné písemnosti o správě a údržbě budov a zařízení S/3 - evidence budov a pozemků včetně plánů - inventář zařízení S/5 - předměty postupné spotřeby (+soupisy) S/5 - předpisy o placení nájemného S/5 Interní sdělení S/5 Inventarizace evidence vedena v PC: - hlavní knihy inventární - inventární karty S/5 - inventurní soupisy a protokoly S/5 - mimořádné inventarizace ke dni vzniku nebo zrušení (zahájení, likvidace)organizace - návrhy na vypořádání inventarizačních rozdílů, odpisy a odpočty S/5 - plány inventarizací, jmenování invent. komisí, prac. záznamy S/5 - přehledy, sestavy, soupisy, výkazy, zápisy S/5 Jmenovací, pověřovací a odvolací dekrety a listiny: - vedoucích a významných zaměstnanců - ostatních zaměstnanců S/5 Knihovny: - evidence přírůstků a úbytků S/3 - metodická činnost S/5 - protokoly o výsledku revize knihovních fondů S/5 - přehledy o činnosti a provozu za období kratší než roční S/1 - soupisy knih, knižní fondy, inventáře, inventární karty S/5 - přehledy o činnosti a provozu za období roční a delší - výkazy, přehledy, statistiky S/5 3

4 4 Knihy jsou vedené v PC: - adresáře dodavatelů a odběratelů S/5 - došlé a odeslané pošty S/5 - faktur S/10 - inventární hlavní - jízd S/3 - objednávek, oprav, údržby S/3 - podací S/10 - pokladní, pokladní deníky S/5 - revizní plynových a elektrotechnických zařízení S/5 - spisové evidence S/10 Kolaudace: - protokoly, výměry a rozhodnutí - ostatní písemnosti S/5 Kontroly: - kontrolní a revizní zprávy, protokoly a zápisy, kontrola revizí, (periodických, tematických, namátkových) prováděných v organizaci nadřízenými a mi mores. kontr. orgány - kontrolní rozbory všeob. a zvlášt. ukazatelů S/10 - stížnosti, podněty a oznámení zaměstnanců včetně šetření a projednávání v závažných případech Kupní smlouvy Likvidační protokoly (účetní evidence) S/5 Majetkoprávní záležitosti: - smlouvy, delimitační výměry, dohody o převodu správy majetku a vlastnického práva, nákup, prodej a vyřazení budov, staveb, pozemků a velkých investic - soupisy stavu a odpisy hmotného majetku S/10 Metodika, metodické pokyny a instrukce S/5 Meziknihovní výpůjční služba S/5 Mzdy a platy: - daň ze mzdy (veškeré písemnosti) S/10 - dávky nemocenského pojištění (likvidace, zúčtování) S/10 - doklady mzdové a platové (např. přiznání tarifní a kvalifikační třídy, úpravy platů, změny platů, mzdové měsíční uzávěrky) S/5 - doklady o výplatě mezd, platů a prémií S/5 - exekuce (po vyřízení) S/5 - hlášení změn platů a zařazení S/5 - jednorázové sestavy mezd a platů S/5 - katalogy (prací, tarifní, kvalifikační, funkční, mzdové) vlastní - mzdová situace v organizaci (zásadní písemnosti, rozbory, zprávy, vlastní předpisy) - mzdové listy S/20 - odvody z objemu mezd S/5

5 5 - osobní platy S/5 - platové a zařazovací výměry S/20 - podklady pro výpočet mezd a platů (doklady o absenci, osobní vyhodnocení, prémie a odměny, apod.) S/5 - výplatní listiny (nenahrazují-li mzdové listy) S/5 Nájem, nájemné: - evidence placení nájemného a služeb S/5 - smlouvy o nájmu V/5 - ukončení nájemního poměru S/10 Nehody: - hlášení, protokoly, výkazy a přehledy, spory a náhrady nehod velkého rozsahu a závažného významu Objednávky: - záznamy objednávek, návrhy S/5 Organizace: - řády, statuty, schémata, delimitace, plány - podpisové vzory S/5 - rozhodnutí, výměry a dohody o zřizování, slučování, rozšiřování, rozdělování, převodech a rušení organizací Osnovy: - účetní S/5 Pokladní doklady (deníky, knihy, bloky, stvrzenky, výčetky) S/5 Požární ochrana: - evidence požárních hlídek S/5 - organizace požární ochrany - požární kniha S/5 - požární řády, normy, předpisy, směrnice (vlastní) - požární prevence, školení, výcvik S/5 - zápisy prověrkové komise OBP a PO S/5 Právní záležitosti: - daně, dávky, poplatky-přiznání a odvolání, předpisy S/5 - dohody o hmotné odpovědnosti S/5 - koncesní a živnostenské listy - majetkoprávní listiny (smlouvy, dohody, protokoly o nabývání, prodeji, převodech a správě Projekty Rozbory: - komplexní za období roční a delší s komentáři a závěry Rozpočty: - na období roční a delší Rozvahy: - na období roční a delší s rozbory a zprávami o výsledcích - roční účetní závěrky a rozbory s bilanční přílohou Sklady a skladové hospodářství - evidence vedena v PC - evidence materiálových zásob, skladů a prostor, inventurní písemnosti, karty, knihy, dodací listy, převodky, účty, žádanky, výdejky, výkazy S/5

6 Smlouvy: - běžný účet - delimitační - hospodářské, o dílo, o provedení práce a činnosti S/5 - o půjčkách zaměstnanců z FKSP,sociálního fondu S/10 - o sdružení prostředků 6 Účetnictví vedeno v PC - účetní doklady S/10 - doklady bankovní, pokladní, vyúčtování a zúčtování, mzdové doklady, dobropisy, vrubopisy S/5 - faktury S/10 - účtové osnovy, předpisy, rozvrhy S/5 - účetní knihy (hlavní, pohledávek a závazků, pokladní) S/5 - účetní rozvaha, výsledovka, účetní závěrky, mzdové listy - účetní doklady daňové S/10 - odpisy, odvody do státního rozpočtu S/5 Karlovy Vary PhDr. Eva Žáková ředitelka Krajská knihovny v Karlových Varech