MODUL. STUDIJNÍ MATERIÁL ke vzdělávacímu programu Administrativní pracovník/pracovnice
|
|
- Mária Kučerová
- před 7 lety
- Počet zobrazení:
Transkript
1 Tato studijní opora je spolufinancována ze strukturálních fondů 85% a ze státního rozpočtu ČR 15%. OPVK CZ.1.07/3.2.02/ Interaktivně, efektivně, kvalitně využití moderních technologií v dalším vzdělávání AP MODUL PÍSEMNÁ KOMUNIKACE, ARCHIVACE A ORGANIZACE DOKUMENTACE PODLE PLATNÝCH NOREM STUDIJNÍ MATERIÁL ke vzdělávacímu programu Administrativní pracovník/pracovnice
2 NA TVORBĚ SE PODÍLELI: Zpracovatel: Bohemia Training Institute s.r.o. Autor: Mgr. Petra Strnadová Manažer projektu: Mgr. Renáta Divíšková
3 OBSAH I. Etiketa a normy v písemných projevech 6 II. Archivace a organizace dokumentace 14
4 I. 7 I. ETIKETA A NORMY V PÍSEMNÝCH PROJEVECH OBCHODNÍ KORESPONDENCE Je to souhrnný pojem pro veškerou písemnou komunikaci používanou v rámci obchodních styků s obchodními partnery nebo jako interní komunikaci v organizaci. Do obchodní korespondence patří všechna písemná korespondence organizace, jako jsou personální písemnosti, jednoduché právní písemnosti, osobní dopisy, obchodní smlouvy, marketingové materiály, úřední dopisy a to jak v elektronické tak listinné podobě. ETIKETA A NORMY V PÍSEMNÝCH PROJEVECH Obchodní korespondence může být formální i neformální (zejména obchodní y). Ve většině případů se v obchodní korespondenci dodržuje doporučená, úprava písemností, stylistika, formální náležitosti a struktura (adresa, oslovení, předmět, poděkování). Při neformální obchodní ové komunikaci je dovoleno používání zkratek a zkrácených oslovení a ukončení u. Obchodní korespondence je v České republice upravena technickými normami ČSN: ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Tato norma stanovuje obecná pravidla pro úpravu textů, které jsou zpracovávány pomocí textových procesorů, a zásady formálního uspořádání administrativních dokumentů, zvláště obchodní a úřední korespondence. Tato norma se uplatňuje pouze na texty nebo části textů psané v českém jazyce. zákon č. 29/2000 Sb. o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních službách). - upravuje formát adres Pozn. Předchozí (dříve platné normy - zrušení v roce 2004 a 2006) - ČSN Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci. - ČSN ISO Poštovní adresování DOPISNÍ PAPÍRY PRO OBCHODNÍ A ÚŘEDNÍ KORESPONDENCI Pro obchodní a úřední písemnosti se používají listy papíru formátu A4 (210 x 297 mm). Krátké dopisy se mohou psát na dopisní papír formátu 2/3 A4. Pokud to dovoluje kvalita papíru, lze psát nebo tisknout oboustranně. Pokračování dopisu se však zpravidla píše na další list. Správnou úpravu při vypracování korespondence na dopisní papíry s předtiskem, při psaní standardních písemností nebo při vyplňování běžných formulářů zajišťují šablony. Každá organizace si šablonu svého předtisku podle uvedené normy buď vytvoří sama, nebo si ji nechá zhotovit specializovanou firmou, což může být například některé grafické studio. V písemnostech, pro které není stanovena jednotná norma, poskytuje textový editor možnost dosáhnout formálního uspořádání podle představy písaře.
5 I. I. 8 9 STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU ZÁKLADNÍ ČÁSTI OBCHODNÍHO DOPISU Hlavička dopisu V hlavičce písemnosti se uvádí úplná poštovní adresa odesílatele. Může zde být uveden také údaj o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci. Někdy je zde vytištěno identifikační číslo a údaje o spojení. Častěji jsou tyto doplňující údaje umístěny v zápatí stránky. Adresa odesílatele Norma uvádí, že poštovní adresa odesílatele se uvádí v hlavičce dopisního papíru. Formální uspořádání není normou stanoveno. Adresa pisatele bývá na dopisním papíře již předtištěna nebo obsažena v elektronické šabloně. Poštovní adresa obsahuje jednoznačné označení odesílatele dopisu, u fyzických osob (titul), jméno a příjmení odesílatele, u podnikatelských subjektů obchodní firmu, jak je zapsána v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace. Na poštovní zásilce může být uvedena spisová značka či jiná obdobná poznámka odesílatele týkající se jejího obsahu. Adresa adresáta Na dopisních papírech s předtiskem se adresa adresáta vepisuje do adresového pásma, vyznačeného orientačními růžky. Ve Wordu se orientační značky označují jako skrytý text. Na hlavičkových dopisních papírech nebo na čistých listech se adresa píše do levé svislice. Označení adresáta Dopisy právnickým osobám obsahují: obchodní firmu, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace; slovo firma, pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby; obor podnikání, je-li to účelné; podle potřeby označení organizační složky (divize, závodu, oddělení) nebo jméno pracovníka. V dopisech fyzickým osobám se uvádí: oslovení (pan, paní, slečna); titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta; funkce adresáta, je-li to vhodné; Zásady pro úpravu poštovních adres: začíná velkým písmenem na konci řádků se nepíšou žádná interpunkční znaménka všechny řádky začínají od jednotné levé svislice poštovní adresy se tisknou stojatým, nezdobným písmem, výška písma musí být nejméně 2,5 mm; v adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, obchodní firma může být napsána velkými písmeny, je-li tak uvedena v obchodním rejstříku; Odvolací údaje Slouží k identifikaci dopisu. Pisatel jich využívá v případě, kdy se potřebuje k již napsanému dopisu v budoucnu vrátit. Podle těchto údajů jej ve svém archivu snadno kdykoliv vyhledá. Adresát jich využije při odpovědi. Ve svém dopise se odvolá na značku a datum dopisu, na který odpovídá. Obchodní a úřední dopisy lze opatřit těmito rubrikami pro odvolací údaje: Vaše značka, Váš dopis značky, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, Linka, Mobil, Fax, , Internet, Datum. Odvolací údaje se předtiskují s velkým počátečním písmenem nebo je lze tisknout velkými písmeny. Pro předtisk a psaní odvolacích údajů je vhodné použít menší písmo. Naše značka je údaj označující konkrétní dopis Vyřizuje je údaj obsahující jméno osoby, která dopis vytvořila Váš dopis zn./ze dne tyto odvolací údaje se nevyplňují vždy, ale jen v případě, že náš dopis je odpovědí - vyplníme značku dopisu, na nějž odpovídáme, a do řádku Ze dne pak jeho datum V souvislosti s rozvojem spojovací techniky vznikla potřeba uvádět více údajů o možnostech komunikace s pracovníky, kteří vyřizují obchodní a úřední korespondenci. Instituce se při tom ve vybavení těmito prostředky liší. Normy proto nabízejí více možností úpravy odvolacích údajů Sloupcové odvolací údaje Sloupcové odvolací údaje se tisknou vlevo nebo vpravo od adresového pole od jednotné svislice. Příklad: Váš dopis zn: HL/215 Ze dne: Naše zn.: Vyřizuje Ko/62/.. Kopřivová Tel.: Koprivova@... Datum používá se jednoduché řádkování,
6 I. I Řádkové odvolací údaje Odvolací údaje se též předtiskují do řádku pod adresové pole. Odvolací údaj se začíná psát pod prvním písmenem předtisku. Příklad Váš dopis značky/ze dne Naše značka Vyřizuje/Linka Praha Hl/Zn/ Ko/12/.. Kopřivová Podpis Při použití blokové úpravy levého okraje se doporučuje umístit podpis od levé svislice, ale lze jej umístit též vpravo. Pod podpisy odpovědných pracovníků se vytiskne jejich titul, jméno, příjmení a jejich funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Pro vlastnoruční podpis se nad vytištěným jménem a příjmením vynechává počet řádků podle potřeby. Při umístění vlevo se jméno a funkce uvádí zarovnaně od levé svislice; při umístění vpravo se pod jméno a příjmení píše funkce na střed. Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila. Věc Po vynechání dvou řádků pod dolní hranicí adresového pole nebo pod posledním odvolacím údajem se napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu (věc). Předtisk slova věc byl zrušen. Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazní se zpravidla tučným tiskem. Příklad podpisů umístěných vlevo: Ing. Jan Novotný ředitel a. s. Oslovení Mezi heslovitým vyjádřením věci a oslovením se vynechávají dva řádky. Oslovení začíná vždy od levé svislice a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Úřad, podnik, firma se oslovuje např.: Vážené paní a pánové, Vážení obchodní partneři, Vážení zákazníci, Vážení obchodní přátelé, Vážení klienti, Muži se oslovují 5. pádem: Pane řediteli, Nováčku Ženy se oslovují přechýleným tvarem jejich titulu: Paní doktorko, předsedkyně, náměstkyně Text dopisu V obchodní a úřední korespondenci se považuje za základní řádkování jednoduché. Mezi odstavci se vynechává jeden prázdný řádek. Pro písemnosti s většími nároky na přehlednost lze zvolit řádkování 1. Na dopisních papírech formátu A4 se vynechává levý i pravý okraj stejně široký. Na dopisních papírech s předtiskem je vzdálenost předtisku od levého nebo pravého kraje papíru minimálně 20 mm. Levý kraj textu má většinou blokovou úpravu. Nové odstavce lze odrážet. Pravý kraj textu je nezarovnaný nebo může mít blokovou úpravu. Pozdrav Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku textu se odděluje jedním prázdným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem Razítko Jestliže se použije hranaté razítko firmy, podniku nebo úřadu, otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec. Přílohy Příklad podpisů umístěných vpravo: Ing. Jan Novotný ředitel a. s. Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádějí od levé svislice (pod posledním řádkem textu se vynechává jeden až tři řádky). Přílohy se mohou: uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu); zvýrazní se stejným způsobem jako věc ; vyjmenovat (při malém počtu), každá příloha se zvýrazní; vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují. Za nadpisem. Přílohy není žádné interpunkční znaménko ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE je zkratka pro elektronickou poštu. Je to jedna ze služeb, které umožňuje internet. je v podstatě obdobou klasické pošty v elektronické podobě. Organizace využívají k běžné komunikaci, k výměně obchodní korespondence nebo k zasílání obchodních a marketingových sdělení. Výhodou elektronické pošty je rychlost - zprávu dostane příjemce prakticky okamžitě bez ohledu na to, kde na světě se nachází. Dále je výhodou to, že odesílatel pokud chce, může dostat informaci o doručení a o přečtení ové zprávy. ovou zprávu lze též podepsat elektronickým podpisem a též zašifrovat, takže jí může přečíst pouze adresát. V neposlední řadě je odesílání ů téměř bez nákladů.
7 I. I Nevýhoda elektronické pošty spočívá v přehlcenosti běžné komunikace ovými zprávami. Lidé využívají ové zprávy více než je nutné a výsledkem je velký počet zpráv a neefektivního času, který lidé tráví psaním a čtením ových zpráv. ové zprávy jsou rovněž využívány k rozesílání obchodních sdělení. Velkým problémem je rovněž nevyžádaná pošta - tzv. spam. Norma ČSN se vztahuje jen na y, které se používají jako obchodní dopis (nikoliv jako interní sdělení). Součástí hlavičky je ová adresa odesílatele a adresáta, kopie a skrytá kopie, předmět (věc). Úprava je dána formulářem, který je třeba vyplnit. ová adresa odesílatele, datum a čas odeslání se vyplní automaticky. Sdělení začíná zdvořilostním oslovením (někdy pozdravem nebo neformálním oslovením). Úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech. Zakončení zprávy zaslané em se vypíše automaticky jako celek. Automatické přidávání podpisu a dalších údajů je třeba nejprve nastavit. Pokud přidávání podpisu nemůžete nastavit, je třeba vypsat podpis ručně, aby adresát věděl, od koho zprávu dostal. Vždy uvádějte všechny údaje, které se adresátovi mohou hodit. Jedná se o posouzení činností z hlediska naléhavosti a důležitosti stačí určit těch 20 % úkolů, které nám přinesou oněch 80 % výsledků Doporučení Vyrušování od pracovní činnosti může být i v podobě zapnutého skypu, neustálé vyzvánění telefonu, nebo upovídaní kolegové. Telefonujte a smskujte, jen když je to potřeba. E- mail nechte klidně naplnit, pokud by to bylo životně důležité, kontaktují Vás telefonem. Od práce vás odvádí neustálé přepínání mezi soukromým a pracovním životem? Důležité je stanovit si určitá pravidla a snížit rušiče na minimum. Písemnosti závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury), tabulky, grafy se zasílají v příloze. Pro elektronickou výměnu dat je důležitá jednak průkaznost identity partnera, jednak zabezpečení informací před zásahy. Důležitá sdělení mají být chráněna elektronickým podpisem. DOPORUČENÍ A PODNĚTY PRO OVOU KOMUNIKACI Obchodní korespondence vedená em má svoje pravidla a specifika (tzv. netiketa). Pojmem netiketa bývá označována sada doporučení pro slušné chování v síti např.: dodržujte v elektronické komunikaci stejná pravidla, konvence a zásady jako v běžném životě nebuďte zbytečně útoční či agresivní neočekávejte, že každý hned všeho nechá, jen aby odpověděl na váš dotaz buďte struční a pište k věci než pošlete velký objem dat (přílohu k elektronickému dopisu apod.), upozorněte na to pří jemce a ujistěte se, že to nevadí jasně identifikujte obsah svého sdělení (v položce Věc elektronického dopisu apod.), abyste adresátům usnadnili rozhodnutí, zda je pro ně obsah zajímavý APLIKACE PARETOVA PRINCIPU V PÍSEMNÉ KORESPONDENCI Paretovo pravidlo (Paretův princip nebo Pravidlo 80/20) je pojmenováno podle italského ekonoma a sociologa Vilfreda Pareta, který koncem 19. století zjistil, že v Itálii je 80 % bohatství v rukou 20 % lidí. Obecně lze Paretovo pravidlo vyjádřit tak, že 20 % příčin způsobuje 80 % výsledků. Postupem doby se ukázalo, že uvedené pravidlo platí také v životě organizací a v řídící praxi jedná se o jednoduchou analytickou techniku, pomůcku, která pomáhá zjednodušit a zacílit řízení a rozhodování. Důsledkem pravidla je, že při řízení, rozhodování či plánování je třeba soustředit se především na oněch kritických 20%, čímž lze dosáhnout 80% možného efektu neboli zaměřit se na odhalení onoho malého spektra příčin, které tak významně ovlivňuje celkový výsledek. Paretovo pravidlo spočítá především s plánování času, je důležité umět posoudit nedůležité úkoly, a v případě potřeby je odmítnout. Paretova analýza znamená, že 80% úloh může být ukončeno v 20% času, který je k dispozici. Zbývajících 20% úloh bude trvat 80% času.
8 I I. 15 I. ARCHIVACE A ORGANIZACE DOKUMENTACE Oblast archivace dokumentů je upravena několika zákony a vyhláškami: Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Zákon č. 56/2014 Sb. Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který definuje dobu a podmínky ukládání účetních záznamů. ARCHIVACE A ORGANIZACE DOKUMENTACE Archivnictví je obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní. Archiv je zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Archiválie je dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence. Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Spisový řád je vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Skartační znak je označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen u původce
9 I I. I I VEDENÍ PÍSEMNÉ DOKUMENTACE Příjem, třídění a zapisování písemností Velké organizace mají zpravidla specializovaná pracoviště, která přejímají poštovní zásilky tzv. podatelny. Při přebírání poštovních zásilek je nutné pohledem zkontrolovat, zda nejsou poškozené (např. balíky, doporučené dopisy, objemné dopisy). Kontroluje se, zda je obsah zásilky úplný a zda nedošlo k jeho poškození. Dále je nutné zkontrolovat, zda všechny zásilky patří organizaci. U každé firmy by měl být příjem upraven postupem, který je závazný pro každého pracovníka. Velké firmy mají oběh písemností upraven ve vnitropodnikové směrnici, která vychází z konkrétních podmínek. Potom nedochází ke zbytečným nepříjemnostem vzniklých pozdním dodáním písemností, zapomenutím, nebo jejich ztrátám. Došlé písemnosti se opatřují zpravidla v pravém horním rohu podacím razítkem. Doplní se den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo, popř. spisová značka, počet příloh a zkratka vnitropodnikového útvaru, jemuž se písemnost přiděluje. Evidence došlých písemností Každá organizace by měla vést evidenci došlých zásilek knihu došlé pošty. V knize je dokladován příchod písemnosti do organizace. Je důležité určit, jaké písemnosti se budou do knihy zapisovat a u kterých to není nutné např. u propagačních letáků, časopisů apod. Zapisování došlých listovních zásilek umožňuje přehled o tom, které důležité písemnosti došly a komu byly přiděleny k vyřízení. Slouží také ke kontrole jejich včasného vyřízení. Tyto záznamy se vedou v počítači nebo v knize došlé pošty. Zapisují se pouze důležité písemnosti. U každé zapsané písemnosti musí být uvedeno datum doručení pořadové číslo zápisu do knihy (stejné jako je i na písemnosti) označení odesílatele obsah písemnosti komu byla písemnost předána k vyřízení. Předání a vyřizování písemností Došlé písemnosti jsou předávány přímo pracovníkům, kteří je budou vyřizovat. Pokud je na písemnosti uvedeno jméno pracovníka, pak by měla být předána přímo pracovníkovi. Doručování a další postupování písemností mezi odděleními a referenty, předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny nazýváme oběh písemností. Písemnosti mají být vyřizovány včas, pokud možno ihned. Lhůty jsou stanoveny všeobecně (právním nebo podnikovým předpisem) a individuálně (pokyny vedoucího, požadavkem obchodního partnera). Nemůžeme-li písemnost vyřídit v běžné lhůtě, uvědomíme odesílatele o odkladu, a to i v případě, že nemůžeme vyhovět. Lhůty pro vyřizování: stanoveny právními předpisy, firemním spisovým řádem, přímo pisatelem dopisu. Nemůže-li pracovník dopis vyřídit ve výše uvedených lhůtách nebo ve lhůtě stanovené pisatelem dopisu, informuje o tom pisatele, uvede důvod prodlení a navrhuje lhůtu pro vyřízení. Odeslání písemností Ve většině organizací mají pracovníci odesílající písemnosti přidělené spisové značky. Podle této značky lze jednoznačně určit pracovníka, který je odpovědný za odeslanou písemnost. Odesílání dokumentů je zajišťováno prostřednictvím výpravny, která může být součástí podatelny. Odeslaná pošta se eviduje v příslušném podacím deníku (může být i v digitální podobě), z kterého se písemnostem přidělují evidenční údaje číslo jednací, číslo do odvolacího apod. Ukládání písemností Došlé a vyřízené písemnosti se ukládají v příručních registraturách. Zpravidla se třídí věcně (např. objednávky, faktury, zápisy z porad) nebo chronologicky (např. podle data vyřízení). Po určité době se předávají do spisovny, která zabezpečuje přejímání, evidování a bezpečné ukládání písemností vzniklé činností podniku a organizací. O Písemnostech se vede řádná evidence. Po uplynutí uschovací lhůty se písemnosti vyřazují. Ukládání probíhá u všech korespondencí finančního rázu k dalšímu předkládání např. z daňových a finančních důvodů. Nejdříve do příručního archivu a po uplynutí doby do podnikové archivace. Vyřazování písemností Písemnosti se zpravidla na konci roku třídí a ukládají do archivu. Evidence písemností se řídí Archivním řádem. Důležité písemnosti se archivují, ostatní písemnosti se vyřazují tzn. skartují. Skartace - výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které jsou dále pro podnik nepotřebné. Významné písemnosti s trvalou hodnotou patří do archivní péče. Druhy skartačních znaků: A (archiválie) určuje kolik let se písemnosti musí uschovávat v archivu. V (výběr) po kolika letech se provádí odborný a archivní výběr. S (skartace) po kolika letech je písemnost nepotřebná, určená ke skartaci Účetní doklady je třeba po zákonem vymezenou dobu archivovat, a to buď v papírové podobě, nebo v elektronické podobě, případně kombinaci obou. Po skončení účetního období se archivuje např.: účetní závěrka, výroční zpráva 10 let účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy 5 let účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví 5 let Dokumenty z personalistiky se archivují od roku, který následuje po roce, kterého se dokumenty týkají např.: mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let) u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady 6 let Podnikatelé plátci daně z přidané hodnoty archivují: daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období.
10 I I. I I JEDNOTLIVÉ TYPY DOKUMENTŮ (ÚČETNÍ ZÁZNAMY), KTERÉ VE SPOLEČNOSTI VZNIKAJÍ Existují dva typy dat: strukturovaná (databázové informace) a nestrukturovaná (papírové dokumenty). Zákon o účetnictví dělí formy dokladů: Listinná podoba účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky Technická podoba účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný Smíšená podoba účetní záznam v listinné formě obsahující také informace v technické formě pro osobu nečitelné, které umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný Ať už se však doklady nacházejí v jakékoli formě, musí splňovat podmínku čitelnosti pro fyzickou osobu. V opačném případě musí být jejich čitelnost zajištěna odpovídajícím technickým vybavením. U papírové verze dokladu to platí obdobně. Pokud si podnikatel nejí jistý, zda například použitý inkoust během několika let archivace nezmizí, je vhodné, aby si pořídil opisy dokladů. Účetními záznamy se rozumí data, kterými jsou zaznamenány veškeré skutečnosti týkající se vedení účetnictví. Povinností účetní jednotky je vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy. Jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů; takovými účetními záznamy jsou zejména účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Účetní jednotky jsou povinny takové účetní záznamy vést nejméně v rozsahu stanoveném tímto zákonem. VEDENÍ A ORGANIZACE ELEKTRONICKÉ DOKUMENTACE I když jsou papírové dokumenty nejobvyklejším typem nestrukturovaných dat, mohou systémy pro správu dokumentů uchovávat a organizovat také elektronický obsah, jako jsou y, soubory Microsoft Office, faxy, fotografie, zvukové záznamy, video, dokumenty PDF či webový obsah. Právní úprava - zákony ve znění pozdějších předpisů: Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Pro zajištění prokazatelnosti a věrohodnosti záznamů v technické podobě slouží dnes elektronické podpisy či značky. Elektronický podpis musí být založen na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu. Daňový doklad se také považuje za věrohodný, pokud je zaručena neporušenost obsahu elektronickou výměnou informací. U použitých certifikátů je však nutné obnovovat jejich platnost. Čitelnost dokumentu se zajistí použitím odpovídajících formátů pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů definovaných mezinárodními normami např. formát PDF/A. Elektronická komunikace a dokumentace není jen otázkou technickou, ale také organizační. Vyžaduje vytvoření celé řady pravidel a organizačních norem a to je také předmětem systému elektronické komunikace a dokumentace firmy vnitřní předpisy pak určují pravidla chování jednotlivých uživatelů a zajišťují také potřebnou bezpečnost dat se zřetelem na selhání technických prostředků a narušení nepovolanými osobami. Popisují celý systém a pravidla chování všech uživatelů, jejich zodpovědnosti a postupy oběhu a vyřizování dokumentů. Musí být přesné a závazné. Systémy správy dokumentů umožňují organizacím bezpečným způsobem skenovat, rozesílat, ukládat, spravovat a archivovat nestrukturovaná data a ty ukládat v jednom archivu a navzájem je propojovat. To může být obzvláště cenné pro organizace, které produkují mnoho dokumentů. Systémy správy dokumentů mohou nejen pomáhat bezpečně spravovat dokumenty, ale také významně snížit provozní náklady a zvýšit efektivitu u papírových dokumentů a správy elektronického obsahu. Elektronická podatelna - tuto podatelnu jsou povinni zřizovat orgány veřejné moci, např. úřady. Prostřednictvím počítače přijímá a odesílá datové zprávy. Zaměstnanec e-podatelny musí být pověřen k vytváření a ověřování zaručených elektronických podpisů. Doručené zprávy se ukládají do úložiště datových zpráv, které je obdobou spisovny, a která je označena identifikátorem. Na stejném principu pracuje i odeslaná datová zpráva. Elektronická podatelna je určena pro příjem podání učiněných v elektronické podobě opatřených elektronickým podpisem. Podání elektronických písemností může být učiněno: elektronickou poštou po veřejné datové síti na ovou adresu elektronické podatelny přímým předáním na technickém nosiči dat. Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (Zák. č. 56/2014 Sb., novelizace 499/2004) Základem právní úpravy nakládání s elektronickými originály dokumentů, včetně elektronické fakturace, jsou tři jejich vlastnosti, které musejí být zajištěny: neporušitelnost, věrohodnost, Elektronický podpis - údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. Zaručený elektronický podpis umožňuje kromě identifikace podepisovatele (určení věrohodnosti původu dokumentu) zjistit, zda v mezidobí s obsahem dokumentu někdo manipuloval. Elektronický podpis je založený na zašifrování dokumentu, které vychází z jeho textu. čitelnost.
11 20 I I. ÚVOD DO ARCHIVACE ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ, MOŽNOSTI DIGITALIZACE DOKUMENTŮ Základním předpokladem pro elektronickou archivaci je zajištění důvěryhodnosti archivovaných dokumentů. V souladu s uvedenou legislativou je nutné elektronické dokumenty určené k archivaci opatřit takovými prvky důvěryhodnosti, které umožní jejich dlouhodobou elektronickou archivaci. Každý elektronický dokument má svůj životní cyklus, na jehož konci dojde k rozhodnutí, zda a jak bude dokument archivován. Při rozhodování se vychází z platné legislativy. Dobrý elektronický archiv musí zajistit věrohodnost dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost po dobu existence dokumentu, průkaznost jeho platnosti, zacházení s dokumenty dle legislativních pravidel a v neposlední řadě bezproblémovou integraci s ostatními informačními systémy společnosti. Základem pro archivaci elektronických dokumentů je volba formátu, který má zaručenou dlouhodobou čitelnost. Ostatní požadované vlastnosti pak zajistí doplnění dokumentu o další data. Jde elektronické podpisy zaručené pomocí certifikátů vydaných oprávněnými autoritami, které zaručí autenticitu dokumentu a časovým razítkem, které označí, že tomu tak bylo v určitou dobu. Elektronické zdroje Literatura: Kroužek, Jiří. Písemná elektronická komunikace. Praha: Fortuna, Právní předpisy Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Zákon č. 56/2014 Sb. Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který definuje dobu a podmínky ukládání účetních záznamů. Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory POZNÁMKY:....
12
13 INTERAKTIVNĚ EFEKTIVNĚ KVALITNĚ
STUDIJNÍ MATERIÁL. ke vzdělávacímu programu. Administrativní pracovník/pracovnice
STUDIJNÍ MATERIÁL ke vzdělávacímu programu Administrativní pracovník/pracovnice Modul 4 Písemná komunikace, archivace a organizace OPVK Interaktivně, efektivně, kvalitně využití moderních technologií v
VíceÚvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy
Úvod do obchodní korespondence Obchodní a úřední dopisy Obsah: 1. Písemný styk a jeho význam 2. Rozdělení korespondence 3. Rozdělení písemností 4. Manipulace s písemnostmi Písemný styk a jeho význam Písemný
VíceČíslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Inovace a individualizace výuky
Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úprava obchodních dopisů na předtisk Označení materiálu: Datum vytvoření:
VíceZákladní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností
Jakub Řehounek 3. B Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemností Podepisování a odesílání písemností - příklady
VíceVýukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám
Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název školy: Střední zdravotnická škola a Obchodní akademie, Rumburk, příspěvková organizace Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0649
VíceTvorba obchodního dopisu. 1) Části obchodního dopisu 2) Úprava textu obchodního dopisu 3) Zásady stylizace obchodního dopisu
Tvorba obchodního dopisu 1) Části obchodního dopisu 2) Úprava textu obchodního dopisu 3) Zásady stylizace obchodního dopisu 2. Části obchodního dopisu Obchodní dopis můžeme rozdělit na tři základní části:
VíceŠkola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9
Škola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9 Projekt MŠMT ČR: Číslo projektu: Název projektu školy: Šablona III/2: EU PENÍZE ŠKOLÁM CZ.1.07/1.5.00/34.0536 Výuka s ICT na SŠ obchodní České
VíceNormalizovaná úprava obchodních a úředních dopisů
Normalizovaná úprava obchodních a úředních dopisů 1. Normy pro úpravu písemností 2. Náležitosti předtisků pro obchodní a úřední korespondenci 3. Vzor předtisku obchodního dopisu 1. Normy pro úpravu písemností
VíceÚprava a náležitosti adres. - - na obálkách a v dopisech
Úprava a náležitosti adres - - na obálkách a v dopisech Adresy Rozměry, umístění, obsah a úprava adres jsou stanoveny normou ČSN ISO 11180 Poštovní adresování a Poštovními podmínkami České pošty a Zákonem
VíceVýkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů
SPISOVÁ SLUŽBA Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce a jeho právních
VíceSměrnice č. 3. Spisový, archivační a skartační řád
Směrnice č. 3 Spisový, archivační a skartační řád Název: MAS Labské skály, z.s. IČ: 270 10 066 Sídlo: Mírové nám. 280, Jílové 407 01 Kancelář manažerů: Libouchec 233, 403 35 (dále jen Spolek MAS) 1. Úvodní
VíceSpisový, archivní a skartační řád OS DOSIA
Spisový, archivní a skartační řád OS DOSIA I. Spisový řád Odborové organizace nejsou ze zákona ( 499/2004 Sb. o archivní a spisové službě) povinny vést spisovou službu, proto níže uvedenou úpravu spisového
VícePŘEDMĚT: PEK. 1.část. (opakování ke státní zkoušce) TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU. Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012
PŘEDMĚT: PEK TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU 1.část (opakování ke státní zkoušce) Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012 PŘEDTISK U státní zkoušky dopis píšeme vždy na předtisk dopisu,
Víceč. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na
Obec Malá Štáhle Malá Štáhle 35 VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 4/2004 jíž se vydává S P I S O V Ý Ř Á D Obce Malá Štáhle 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obecním
VíceŠkola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9. Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT
Škola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9 Projekt MŠMT ČR: Číslo projektu: Název projektu školy: Šablona III/2: EU PENÍZE ŠKOLÁM CZ.1.07/1.5.00/34.0536 Výuka s ICT na SŠ obchodní České
VíceUČÍME SE PODNIKAT. Registrační číslo: CZ.1.07/1.3.00/54.0055 www.kvalitaskoly.cz/podnikavost
UČÍME SE PODNIKAT Registrační číslo: CZ.1.07/1.3.00/54.0055 www.kvalitaskoly.cz/podnikavost 7. KORESPONDENCE OBCHODNÍ DOPISY, E-MAILY Klíčová slova Korespondence Obchodní dopis E-mail Budete umět odpovědět
VíceSpisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018
Spisová služba odborná správa dokumentů Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
VícePolicie České republiky
Příloha č. 4 k PPP č. 170/2015 NÁLEŽITOSTI VLASTNÍHO DOKUMENTU A NĚKTERÉ PŘÍKLADY EVIDENČNÍCH ZÁZNAMŮ V EVIDENCI DOKUMENTŮ SOUVISEJÍCÍ S NÁLEŽITOSTMI DOKUMENTU Čl. 1 Vzor služebního (úředního) dokumentu
VícePŘEDMĚT: PEK. 3.část. (opakování ke státní zkoušce) TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU. Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012
PŘEDMĚT: PEK TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU 3.část (opakování ke státní zkoušce) Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012 OKRAJE Na nepředtištěných listech formátu A4 je levý i pravý
VíceMÍSTNÍ AKČNÍ SKUPINA SVATOJIŘSKÝ LES, o. s. Spisový řád. MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen Tento dokument byl zhotoven v Print2PDF.
Spisový řád MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen 2008 Obsah 1. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ...3 1.1. CÍL, PŘEDMĚT, ROZSAH ÚPRAVY...3 1.2. ODPOVĚDNOST VE SPISOVÉ SLUŽBĚ...3 2. PŘÍJEM A EVIDENCE PÍSEMNOSTÍ...3
VícePŘEDMĚT: PEK. 2.část. (opakování ke státní zkoušce) TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU. Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012
PŘEDMĚT: PEK TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU 2.část (opakování ke státní zkoušce) Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012 PŘEPRAVNÍ ÚDAJE nezvýrazňují se proložením, podtržením ani
VíceSPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016
1 SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016 1. Obecná ustanovení 1.1 Obec Sušice vydává tento spisový řád (dále jen řád), který je zpracováván dle ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
VíceCZ.1.07/1.5.00/34.0619 CZ.1.07/1.5.00/34.0619 Zvyšování vzdělanosti pomocí e-prostoru OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost
CZ.1.07/1.5.00/34.0619 CZ.1.07/1.5.00/34.0619 Zvyšování vzdělanosti pomocí e-prostoru OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost Soukromá střední škola a jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky Č. Budějovice,
VíceČíslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Inovace a individualizace výuky
Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úprava úředního dopisu bez předtisku Označení materiálu: Datum vytvoření:
VíceBezpapírová kancelář. Ing. Miroslav Řepa
legislativa č. 563/1991 Sb. Zákon o účetnictví ve znění č. 410/2010 Sb. č. 235/2004 Sb. Zákon o dani z přidané hodnoty ve znění č. 199/2010 Sb. č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění soc. zabezpečení
VíceRecords Management. Úvod do problematiky správy dokumentů a informací
Records Management Úvod do problematiky správy dokumentů a informací 10. 9. 2014 Základní pojmy (1) Records Management Proces nebo obor zaměřený na správu klíčových dokumentů organizace v průběhu celého
VíceSPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Vnitřní směrnice č. 8 SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD 1. Základní ustanovení 1. Spisový, archivační a skartační řád (dále jen řád) je vnitřní předpis, který sjednocuje postup při nakládání s písemnostmi
VíceVýukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám
Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název projektu: Moderní ekonomická škola Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0784 Šablona: I/2 č. materiálu: VY_12_INOVACE_06 Jméno
VíceMístní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD V souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění a zákona o účetnictví č. 563/1991
VíceČíslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky
Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úřední e-maily Označení materiálu: Datum vytvoření: 14. 3. 2014 Vzdělávací
VíceMístní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád
Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 1 I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád a Skartační řád Místní akční skupiny Střední
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ I. Úvodní ustanovení II. Příjem dokumentů III. Evidence dokumentů IV. Vyřizování dokumentů V. Podepisování dokumentů a užívání razítek VI. Odesílání dokumentů VII.
VíceVýukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám
Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název projektu: Moderní ekonomická škola Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0784 Šablona: I/2 č. materiálu: VY_12_INOVACE_21 Jméno
VíceNová archivní legislativa
Nová archivní legislativa Jana Hájková, Ministerstvo vnitra Miroslav Kunt, Národní archiv Důvody a důsledky Rozvoj e-govermentu a zákon 300/2008 Sb. (novela archivního zákona mění i tento zákon) Zkušenosti
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Úvodní ustanovení Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby. Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými
VíceKaždý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.
6.4 Slovník archiv původce dokument archiválie Zařízení podle Zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Každý, z jehož
VíceS P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D. Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s.
S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s. Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Spisový a skartační řád se vydává na základě právních předpisů, které se týkají spisové a archivní
VíceSMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 0, verze 20 SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD č.j. 2/20-Koc Sestavil: Mgr. Renáta Kočová Platnost.9.20
VícePOVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY
POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 29. 9. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních
VícePOVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY
POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 9. 6. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních
VíceSměrnice č. 5/2017. Spisový, archivační a skartační řád
MAS Podchlumí, z.s. Holovousy 39, 508 01 Hořice IČ: 270 15 947 Směrnice č. 5/2017 Spisový, archivační a skartační řád Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Spisový, archivní a skartační řád je vnitřní předpis, který
VíceÚčetnictví bez papíru
Listopad 2017, Praha Účetnictví bez papíru právně i technicky Milan Vodička, ev.č. KDP ČR 1366 Copyright 2017 Milan Vodička, All rights reserved. Elektronicky a právně správně 3 Copyright 2015 Milan Vodicka.
VíceCo je to spisová služba
ERMS - essl Co je to spisová služba životní cyklus dokumentů zahrnující příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování formy:
VíceDigitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb
Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb Plán 1. části kurzu digitálního archivnictví 28. 2. 2017 - legislativní východiska pro digitální archivnictví 7. 3. 2017 (9:00-11:00) - KÚ JmK
VíceDŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA
DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA Pavel Pačes Listopad 2009 Seminář E-spis Elektronická spisovna Agendové aplikace Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno
VíceUkládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště
Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení v prostředí essl Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště O co jde? část životního cyklu dokumentu mezi vyřízením dokumentu (uzavřením spisu)
VícePostup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů ( 3
Více- Byl změněn způsob psaní dat a časových údajů (podle ČSN EN 28601);
ČESKÁ NORMA ICS 01.140.30 1997 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory ČSN 01 6910 Srpen Guidelines for Typewriting and Text Presentation Règles pour la dactylographie et
VíceSpisový, archivační a skartační řád MAS Český les, z. s.
Spisový, archivační a skartační řád MAS Český les, z. s. I. Úvodní ustanovení 1. Tento spisový, archivační a skartační řád je vnitřní předpis, který upravuje manipulaci s dokumenty a jejich archivaci v
VíceČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, 100 00 Praha 10 www.rybsvaz.cz
ČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, 100 00 Praha 10 www.rybsvaz.cz Metodický pokyn k archivaci dokumentů Zpracovali: Ing. Václav Jiřinec Český rybářský svaz, Západočeský uzemní svaz Mgr. David Zdvořáček,
VíceVnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě Skartační a archivační řád
Vnitřní směrnice obce Prackovice nad Labem č. 2/2012 o spisové službě Skartační a archivační řád Aktualizace původní směrnice ze dne: 1.9.2013 Aktualizace ze dne 1.1.2015 Aktualizace směrnice schválena
VíceProject:Úplné elektronické podání
Project:Úplné elektronické podání Den publikace: 23 Lis 2016 Verze 1.0 Atributy modelu: Obsah 0 Celkovy prehled 1 Vyber, identifikace, autentizace 2 Priprava podani 3 Podani, ukon 4 Ulozeni a potvrzeni
VíceMístní akční skupina Severní Chřiby a Pomoraví, z. s.
Místní akční skupina Severní Chřiby a Pomoraví, z. s. 687 04 Košíky 172, IČ: 27 057 607 SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD verze: 1.0 schváleno Valnou hromadou dne: 6. 9. 2018 účinnost: Ode dne schválení
VíceSTANDARD 13. Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka
STANDARD 13 Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka Pověřené osoby: ředitel, referentka sociálních věcí, psychologové 1. Pravidla pro vedení, založení a uzavření dokumentace Referentka sociálních
VíceSpisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, Příbram
Spisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, 261 01Příbram Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování
VíceHarmonogram další práce. zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě
Harmonogram další práce zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015 Zázemí 1. Získat podporu vedení MČ a oprávnění
VíceARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD Místní akční skupiny Podještědí, z.s.
ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD Místní akční skupiny Podještědí, z.s. 1. Úvodní ustanovení Tento archivační a skartační řád se vydává na základě 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Úvodní ustanovení. Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Úvodní ustanovení Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby. Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými
VíceELEKTRONICKA FAKTURACE
ELEKTRONICKA FAKTURACE Základní přehled problematiky zpracování elektronické faktury v elektronickém systému spisové služby a systémech spravujících dokumenty Obsah dokumentu Praha, 13. 8. 2018 Obsah dokumentu...
VíceDOPISY ČSN pravidla pro grafickou úpravu textů. písemností
OBCHODNÍ A ÚŘEDNÍ DOPISY ČSN 01 6910 pravidla pro grafickou úpravu textů zásady formáln lního uspořádání písemností DRUHY DOPISŮ obchodní a úřední dopisy - právnick vnické osoby mezi sebou (poptávka, nabídka,
VíceArchivační a skartační řád
Archivační a skartační řád LAG Podralsko z.s. Zahrádky, 4.11.2013 1 Obsah Archivační a skartační řád... 1 I. Úvodní ustanovení... 3 II. Spisový řád... 3 Vymezení pojmů... 3 III. Archivační a skartační
VíceSEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...
SEZNAM ZKRATEK...Ю ÚVOD...13 1. STRUČNÁ HISTORIE SPISOVÉ SLUŽBY V ČESKÉ REPUBLICE.. 15 2. LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD SPISOVÉ SLUŽBY... 24 2.1 Zákon o archivnictví a spisové službě... 26 2.1.1 Přehled novelizací
VíceSpisový a skartační řád
Spisový a skartační řád Obsah: 1. Účel... 2 2. Platnost směrnice... 2 3. Použité zkratky a pojmy... 2 4. Odpovědnosti a pravomoci... 2 5. Spisový a skartační řád... 3 5.1.1.1 Dokumenty nepodléhající evidenci...
VícePráce s datovými úložišti (egon)
Práce s datovými úložišti (egon) 1 Rozsah: 3 hodin Anotace: Získat přehled o základních životních fázích dokumentu, povinnostech původce při jeho uchování a typech úložišť digitálních dokumentů. Průvodce
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ
SPISOVÝ SKRTČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ ORGNIZCÍ Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Tento spisový a skartační řád se vztahuje na základní (místní) organizace a (podnikové) koordinační výbory Odborového
VíceŠkola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9. Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT. Komunikace ve službách
Škola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9 Projekt MŠMT ČR: Číslo projektu: Název projektu školy: Šablona III/2: EU PENÍZE ŠKOLÁM CZ.1.07/1.5.00/34.0536 Výuka s ICT na SŠ obchodní České
VíceLegislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012
Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012 Karel Škrle ICZ a. s. 22.05.2012 1 Co přináší datum 1.7.2012 Končí platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.) Uvést
Více/2011 Sb. Vyhláška č. 523/2005 Sb., o bezpečnosti informačních a komunikačních. s utajovanými informacemi a o certifikaci stínicích
Strana 5730 Sbírka zákonů č. 433 / 2011 433 VYHLÁŠKA ze dne 16. prosince 2011, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky
VíceVnitřní směrnice obce Dolany. č. 01/2011
Vnitřní směrnice obce Dolany č. 01/2011 Spisový a skartační řád S M Ě R N I C E K V E D E N Í S P I S O V É S L U Ž B Y, K ARCHIVACI, S P I S O V Ý A SKARTAČNÍ ŘÁD (DATOVÉ SCHRÁNKY, KONVERZE DOKUMENTŮ.
VíceSTŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O.
STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O. IČO: 25657046, IZ: 600006425 (IZO:045270082) Tel.: 222516437, fax: 271776971 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘAD Čl.I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Pro zajištění řádného
VíceVýukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám
Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název školy: Střední zdravotnická škola a Obchodní akademie, Rumburk, příspěvková organizace Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0649
VíceN_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS
N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní teze: Ad část I:
VíceVýukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám
Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název projektu: Moderní ekonomická škola Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0784 Šablona: I/2 č. materiálu: VY_12_INOVACE_08 Jméno
VíceŠkola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9. Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT
Škola: Střední škola obchodní, České Budějovice, Husova 9 Projekt MŠMT ČR: Číslo projektu: Název projektu školy: Šablona III/2: EU PENÍZE ŠKOLÁM CZ.1.07/1.5.00/34.0536 Výuka s ICT na SŠ obchodní České
VíceČl. I. 1 Způsob vedení základní, druhotné. (3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví
Strana 2783 192 VYHLÁŠKA ze dne 8. června 2009, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Ministerstvo
VíceUČÍME SE PODNIKAT. Registrační číslo: CZ.1.07/1.3.00/
UČÍME SE PODNIKAT Registrační číslo: CZ.1.07/1.3.00/54.0055 www.kvalitaskoly.cz/podnikavost 7. KORESPONDENCE OBCHODNÍ DOPISY, E-MAILY Klíčová slova Korespondence Obchodní dopis E-mail Budete umět odpovědět
VícePolicie České republiky
Příloha č. 8 k PPP č. 170/2015 EVIDENCE DOKUMENTŮ ČÁST PRVNÍ Povinné údaje v evidenci dokumentů o evidovaném dokumentu Čl. 1 JP Pořadové Povinné údaje uváděné v evidenci ESSL 1/ SED SED číslo dokumentů
VícePoliklinika Prosek a.s.
Poliklinika Prosek a.s. Lovosická 440/40, 19000 PRAHA 9, tel. 266010111 Směrnice ředitele č. 14/2016 Řád spisový, archivní a skartační Platnost od: 15.6.2016 Určeno: všem vedoucím pracovníkům Vydal: Ing.
VíceOpatření děkana č. 12/2014
Opatření děkana č. 12/2014 Stanovení podmínek pro vedení spisové služby FHS UK Čl. 1 Spisová služba FHS UK Spisová služba Fakulty humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze se řídí ustanoveními zákona
VíceOpatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze
Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1 Základní ustanovení 1. Spisová služba na Filozofické
VíceNormalizovaná úprava písemností ČSN 01 6910. www.zlinskedumy.cz
Normalizovaná úprava písemností ČSN 01 6910 www.zlinskedumy.cz Poštovní adresy (v rámci ČR) Obsah poštovních adres 1. Označení adresáta a) u právnických osob obchodní firma, název nebo oficiálně užívaná
VíceSK03 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Revize : 0. Obsah:
Obsah: 1 ÚČEL... 3 2 ROZSAH PLATNOSTI... 3 3 POJMY A ZKRATKY... 3 3.1 Záznam... 3 3.2 Záznam o kvalitě... 3 3.3 Dokumentace... 3 3.4 Písemnost... 3 3.5 Příruční registratura... 3 3.6 Skartace... 3 3.7
VíceČíslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky
Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Psaní adres Označení materiálu: Datum vytvoření: 20. 09. 2013 Vzdělávací
VíceOsobní dopisy. Vedoucích pracovníků
Osobní dopisy Vedoucích pracovníků Úpravu osobních dopisů stanoví norma ČSN 01 6910 Úprava písemností textovými editory (04/2007). Osobní dopisy píší vedoucí pracovníci, ředitelé firem, manažeři svým podřízeným
VícePODPISOVÝ ŘÁD ÚŘADU MĚSTA ČESKÉ BUDĚJOVICE. Úvodní ustanovení Čl. 1
PODPISOVÝ ŘÁD ÚŘADU MĚSTA ČESKÉ BUDĚJOVICE Úvodní ustanovení Čl. 1 1. Podpisový řád upravuje oprávnění a povinnosti při podepisování písemností vyhotovených orgány města. 2. Podpisový řád stanoví: 2.1.
VíceMoravský zemský archiv v Brně
Č.j:MZA/KM- 7593/2016 V Kroměříži dne 27. července 2016 Výtisk č.: 2 Protokol o kontrole se sídlem Velehradská 4259,, IČ: 709 79 146, jako kontrolní orgán, dle 71 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
VíceKURZ ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNÍK
KURZ ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNÍK Centrum služeb pro podnikání s.r.o. 2014 UKÁZKA ŠKOLÍCÍCH MATERIÁLŮ MODUL PÍSEMNÁ KOMUNIKACE FORMY PÍSEMNOSTÍ Listinná výhody příjemce vyřizuje poštu v jemu vyhovujícím čase
VícePRAVIDLA PRO PSANÍ VELKÝCH PÍSMEN V DOPISECH
PRAVIDLA PRO PSANÍ VELKÝCH PÍSMEN V DOPISECH Psaní velkých písmen osobní a přivlastňovací zájmena Vy, nebo vy? Ty, nebo ty? Vám, nebo vám? Tobě, nebo tobě? Vás, nebo vás? Tebe, nebo tebe? Vaše, nebo vaše?
VíceČESKÁ TECHNICKÁ NORMA
ČESKÁ TECHNICKÁ NORMA ICS 01.140.30 2002 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem ČSN 01 6910 Listopad Guidelines for Text Presentation and Typewriting Règles pour la présentation
VíceElektronické dokumenty a spisová služba
N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 20 Elektronické dokumenty a spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Novelizace AZ v roce 2009: elektronické dokumenty v legislativě SSl a ASL II. Současná SSL
VíceK PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě
K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě Zveřejňované informace Na webových stránkách původce či na úřední desce by měly být uveřejněny všechny ze zákona požadované informace. Co se dokumentů
VíceŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.
Moravský zemský archiv v Brně Státní okresní archiv Zlín ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb. PROGRAM ŠKOLENÍ 1. Úvod 2. Legislativní změny 3. Přestávka 4. Postup při vyřazování dokumentů
VíceIntegrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV
Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2010 ALDIS Hradec Králové 12. a 13.4.2010 Práce s dokumenty se na MPSV řídí
VíceSpisová služba. Předarchivní péče o dokumenty v praxi
Spisová služba Předarchivní péče o dokumenty v praxi Legislativní předpisy a metodiky Legislativní předpisy Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Vyhláška
VícePříloha č. 6. Podpisový řád Městského úřadu Horažďovice
Příloha č. 6 Podpisový řád Městského úřadu Horažďovice Čl. 1 - Úvodní ustanovení a) Podpisový řád upravuje oprávnění a povinnosti při podepisování písemností vyhotovených orgány města. b) Podpisový řád
VíceVYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Částka 115 Sbírka zákonů č. 283 / 2014 Strana 3273 283 VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle
VíceK PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě
K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě Samostatné evidence dokumentů Po všech úkonech spojených s příjmem dokumentů (dle platného skartačního řádu) nastává fáze evidence doručených dokumentů
VíceSpisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz
Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz 1. Úvod 2. Legislativa 3. Základní pojmy 4. Legislativní změny 5. Přestávka 6. Postup při vyřazování dokumentů 7. Diskuse zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové
VíceČl. I Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky č. 55/2008 Sb.
433 VYHLÁŠKA ze dne 16. prosince 2011, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky č. 55/2008 Sb. Národní bezpečnostní
Více26 Evidence pošty. Popis modulu. Záložka Evidence pošty
26 Evidence pošty Uživatelský modul Evidence pošty realizuje podrobnou evidenci všech došlých a odesílaných poštovních zásilek s možností přidělovat tyto zásilky uživatelům informačního systému k vyřízení,
Více