systému managementu jakosti

Transkript

1 5.6.1 Záznam z přezkoumání systému managementu jakosti Fakulta metalurgie a materiálového inženýrství VŠB TU Ostrava Systém managementu jakosti podle ČSN EN ISO Záznam z přezkoumání systému managementu jakosti Datum přezkoumání: Přítomni: prof. Ing. Ivo Schindler, CSc. zastupující děkana fakulty prof. Ing. Miroslav Kursa, CSc. doc. Dr. Ing. Jaroslav Sojka doc. Ing. Zdeněk Toman, CSc. doc. RNDr. Hana Kulveitová, Ph.D. doc. Ing. Milan Hutyra, CSc. Ing. Růžena Novotná Ing. Monika Barčová Představitel vedení fakulty pro SMJ prof. Schindler předložil vedení fakulty informace o: a) výsledcích interních auditů audity probíhaly v souladu s popisem Procesu R3 Interní audity. Uskutečnily se v průběhu týdne 2006 podle schváleného programu. Interní audity probíhaly poprvé, proto se auditoři zaměřili především na kontrolu zdokumentovaných procesů tak, aby popis odpovídal požadavkům normy ISO 9001 i postupům používaným na fakultě. Protokoly z auditů jsou veřejně dostupné na portálu SMJ FMMI. Zjištěné nedostatky byly ve většině případů formálního rázu (nepřesné formulace v popisech aktivit jednotlivých procesů, příp. v afinitních diagramech). Připomínky a náměty vzešlé z interních auditů byly operativně zapracovány garanty procesů do nových verzí řízených dokumentů. Neshody, týkající se nutnosti doplnění Seznamu záznamů u všech popisů procesů, byly napraveny doplněním nových verzí řízených dokumentů. Garanti všech procesů dodrželi stanovený termín realizace opatření. Neshody, související s absencí Rizikové analýzy a Záznamu o opatření k nápravě, budou řešeny v bodu d) tohoto Záznamu z přezkoumání. Rozhodnutí a opatření: nejsou nutná žádná opatření, týkající se interních auditů. b) zpětné vazbě od zákazníka komplexní informace v této oblasti zatím nebyly systematicky shromažďovány a hodnoceny. Existují však přirozená kritéria, pomocí nichž lze hodnotit spokojenost zákazníka státu (reprezentovaného zejména MŠMT ČR a Grantovou agenturou ČR; akreditace jednotlivých studijních oborů, právo vykonávat habilitační řízení a řízení ke jmenování profesorem, počet přijatých a úspěšně řešených grantových projektů) a zákazníka průmyslové sféry (zájem o absolventy, finančně vyjádřený objem vědeckovýzkumných prací aplikačního charakteru). Většina z těchto kritérií se odráží ve výkonnosti jednotlivých procesů. Sběr dat od Strana 1 (celkem 3)

2 5.6.1 Záznam z přezkoumání systému managementu jakosti potenciálních zaměstnavatelů absolventů nemá systematický charakter a je závislý na osobních setkáních funkcionářů a dalších akademických pracovníků fakulty se zástupci příslušných organizací. Spokojenost zákazníka studenta byla zatím hodnocena jen na vybraných pracovištích, např. na katedře 639 je od roku 2002 pravidelně měřena a vyhodnocována spokojenost studentů. V roce 2004 bylo provedeno měření spokojenosti studentů FMMI s výukovým procesem. Výsledky byly předány všem garantům studijních oborů. Rozhodnutí a opatření: - oblast akreditace studijních oborů je hodnocena velmi dobře a nejsou nutná opatření - stanovit cílený postup, jak oslovovat zákazníky zaměstnavatele a průběžně zjišťovat jejich spokojenost s našimi absolventy (termín: červen 2007) - zavést systematické měření spokojenosti studentů; metodickým základem pro garanty oborů se mohou stát výsledky z měření spokojenosti studentů z roku 2004 (termín: od akademického roku ) - shromáždit informace prezentované Ing. Romanem Kozlem, Ph.D., proděkanem pro vnější vztahy na EkF (termín: listopad 2006) - za realizaci těchto opatření zodpovídá proděkan doc. Sojka c) výkonnosti procesů a shodě produktu Politika jakosti FMMI vychází z Dlouhodobého záměru vzdělávací a vědecké, výzkumné, vývojové a další tvůrčí činnosti FMMI VŠB-TUO na období , resp. z jeho každoročních aktualizací. Uplatňováním této politiky jakosti v každodenních činnostech sledujeme dlouhodobé uspokojování současných i budoucích požadavků všech zainteresovaných stran při současném efektivním vynakládání disponibilních zdrojů. fakulty jsou rozpracovány na cíle jednotlivých kateder a dále na plány rozvoje jednotlivých akademických pracovníků. Byla zhodnocena výkonnost vybraných 9 procesů (měřitelná kritéria, cíle, vývojové trendy). Hodnocení bylo komplikováno skutečností, že jednotlivé procesy byly uváděny do života až v průběhu roku 2006, a rovněž nedávným přechodem na strukturované studium. Rozhodnutí a opatření: bylo konstatováno, že vyhlášená Politika jakosti a jakosti jsou adekvátní a není potřeba na nich nic měnit. Vývoj výkonnosti procesů je uspokojivý a není potřeba přijímat opatření. Existují velmi dobré předpoklady, aby byly cíle splněny. d) stavu preventivních opatření a stavu opatření k nápravě ve stanoveném termínu byl vypracován harmonogram provedení Analýzy rizik u hlavních procesů. Analýza rizik u procesu H2.2 Transformační a rozvojové projekty bude vypracována do , analýzy rizik u ostatních hlavních procesů pak do Přitom bude postupováno v souladu s dokumentovaným postupem směrnicí FMMI_SME_06_002. Na základě zjištění z interního auditu procesu R1 Strategické řízení (viz Protokol z auditu č. 1/2006) byl vypracován Záznam o opatření k nápravě, jež řeší vysokou neúspěšnost studentů při zkoušce z předmětu Základu managementu jakosti. Rozhodnutí a opatření: dodržet termíny provedení Rizikové analýzy u všech hlavních procesů dle harmonogramu. Podle vyhodnocení rizik pak v případě nutnosti vypracovat rovněž Záznam o preventivním opatření. Za včasné provedení Rizikové analýzy zodpovídají garanti příslušných procesů. Strana 2 (celkem 3)

3 5.6.1 Záznam z přezkoumání systému managementu jakosti e) následných opatřeních z předchozích přezkoumávání managementu vzhledem k tomu, že se jedná o první přezkoumání managementu, daná opatření neexistují. Rozhodnutí a opatření: nejsou f) změnách, které by mohly ovlivnit SMJ ve sledovaném období nebyly dosud žádné takovéto změny zaznamenány. Rozhodnutí a opatření: nejsou g) doporučeních pro zlepšování vzhledem k tomu, že se jedná o první přezkoumání managementu, takováto doporučení zatím nejsou k dispozici. Při jejich formulaci bude vhodné vycházet ze zjištění, získaných při nedávno proběhlých interních auditech. Rozhodnutí a opatření: jednotliví účastníci jednání byli vyzváni k předkládání případných doporučení pro zlepšování. prof. Ing. Ivo Schindler, CSc. představitel vedení fakulty pro SMJ prof. Ing. Ľudovít Dobrovský, CSc. Dr.h.c. děkan Zapsala: Ing. Barčová V Ostravě, Strana 3 (celkem 3)

4 P ř í l o h a Vstup pro přezkoumání managementu FMMI VŠB-TUO dne (dle ISO 9001:2000) a) Výsledky auditů Děkan FMMI jmenoval komisi pro Systém managementu jakosti (SMJ). Jejími členy se kromě vedení fakulty stal i odborný garant pro budování SMJ prof. Nenadál a zástupci jednotlivých kateder FMMI. Tito zástupci, správce řízené dokumentace Ing. Barčová a garant procesu R 3 předsedkyně AS FMMI doc. Kulveitová absolvovali kurz interních auditorů, pořádaný ve dnech 20. a katedrou kontroly a řízení jakosti v rozsahu 2 x 8 hodin. Všech 14 kandidátů na interního auditora bylo v období červenec září 2006 přezkoušeno testem Auditor QMS, připraveným pro tyto účely Domem techniky Ostrava. Na základě protokolu z úspěšně vykonaného testu obdrželi všichni Osvědčení o absolvování specializačního Kurzu interních auditorů systému managementu jakosti. S účinností od byli všichni absolventi pověřeni děkanem fakulty výkonem funkce interního auditora. Interní audity byly rozvrženy na 39. až 41. týden 2006 a ve zvolených termínech se také uskutečnily. Protože proběhly na fakultě poprvé, zaměřili se auditoři v první řadě na kontrolu zdokumentování procesů tak, aby popis odpovídal požadavkům normy ISO 9001 i postupům používaným na fakultě. Zjištěné nedostatky byly převážně formálního rázu, týkaly se většinou nepřesných formulací v popisu jednotlivých aktivit či v afinitních diagramech. Závažnějším nedostatkem je skutečnost, že u všech procesů chyběl Seznam záznamů s místem a dobou uložení dokumentu a Analýzy rizik u hlavních procesů, které vyžaduje Směrnice FMMI_SME_06_003 tyto nedostatky byly vyhodnoceny jako neshody. Kromě formulace popisů jednotlivých procesů auditoři kontrolovali také shodu mezi uváděnými popisy a záznamy a skutečně prováděnými aktivitami. Tato kontrola dopadla velmi dobře. Během každého auditu byly provedeny Záznamy o zjištění, po dohodě s garantem procesu navržena nápravná opatření a stanovena doba jejich realizace (nejčastěji do ). Na základě zjištění byl zpracován Protokol z auditu, podepsán zúčastněnými stranami a zveřejněn na Portálu ISO FMMI. Po realizaci nápravných opatření bude splnění zaznamenáno auditory do Protokolu z auditu a znovu zveřejněno. Z dosavadního průběhu lze vyvodit odůvodněný předpoklad splnění všech požadavků, vyplývajících z provedených interních auditů b) Zpětná vazba od zákazníka Komplexní informace v této oblasti zatím nebyly systematicky shromažďovány a hodnoceny. Existují však přirozená kritéria, pomocí nichž lze hodnotit spokojenost zákazníka státu, reprezentovaného zejména MŠMT ČR a Grantovou agenturou ČR (akreditace jednotlivých studijních oborů, právo vykonávat habilitační řízení a řízení ke jmenování profesorem, počet přijatých a úspěšně řešených grantových projektů) a zákazníka průmyslové sféry (zájem o absolventy, finančně vyjádřený objem vědeckovýzkumných prací aplikačního charakteru). Většina z těchto kritérií se odráží ve výkonnosti jednotlivých procesů viz níže. Spokojenost zákazníka studenta byla zatím systematicky hodnocena jen na vybraných pracovištích. Za příklad může posloužit propracovaný přístup k měření spokojenosti studentů, uplatňovaný již od r na katedře 639. Měření je realizováno u všech studentů prezenčního studia oboru Řízení (nyní Management) jakosti u všech předmětů, které garantují pedagogové katedry. Sběr dat je realizován anonymně u všech Strana 1 (celkem 6)

5 studentů dotazníkovou metodou na zápočtovém cvičení na předem definovaných znacích spokojenosti. Získané údaje jsou zpracovávány za každý z předmětů v příslušném semestru studia. Výsledky jsou diskutovány na schůzích katedry vždy v průběhu následujícího semestru a v odůvodněných případech jsou přijímána příslušná opatření. V minulém období např. došlo k výraznému poklesu pozitivního vnímání znaku Zajištěnost předmětu literaturou u předmětu Systémy jakosti, kde jako příčina byl identifikován absolutní nedostatek učebnice Moderní systémy řízení jakosti v knihovně VŠB. Důvodem bylo, že všechny tyto učebnice si už předtím vypůjčili studenti I. ročníku bakalářského studia, kterým byl nově do studijních plánů zařazen předmět Základy managementu jakosti, aniž k tomu existovala příslušná literatura. Na základě toho byl urgentně do plánu skript na r zařazen i titul Základy managementu jakosti, který byl fakultou vydán v závěru r a v současnosti je už studentům I. ročníku bakalářského studia k dispozici. Měření spokojenosti u zaměstnavatelů absolventů studia oboru Řízení/Management jakosti není systematicky prováděno. Sběr dat má pouze náhodný charakter a je závislý na osobních setkáních členů katedry se zástupci organizací, které naše absolventy zaměstnávají. Ale i zde existuje příklad realizovaného opatření na zlepšení. Průzkumem v r bylo např. zjištěno, že slabou stránkou absolventů tohoto oboru je schopnost komunikovat a prezentovat výsledky své práce před vedením organizací a také nepostačující jazyková vybavenost. Proto byl do několika předmětů prezenčního studia zařazen požadavek veřejné prezentace semestrálních zadání před kolektivy studijních skupin s podporou počítače, jejichž úroveň je hodnocena vyučujícími a výsledky tohoto hodnocení ovlivňují bodové hodnocení zápočtů. Tento způsob je standardně uplatňován např. u předmětů Jakost a lidský faktor, Systémy managementu jakosti I a II, Management procesů a dalších předmětů, které garantuje katedra 639. V přednáškách jednotlivých předmětů je pak studentům uváděna podstatná část termínů a definic nejenom v češtině, ale i v angličtině, která je v oboru managementu jakosti dominantním celosvětovým prostředkem komunikace. V r obhájila Ing. Barčová na katedře 639 diplomovou práci, v níž prezentovala výsledky prvního měření spokojenosti studentů na celé FMMI na základě metodiky za tímto účelem navržené. Výsledky byly předány všem garantům studijních oborů a mohou se stát metodickým základem dalšího postupu. c) Výkonnost procesů a shoda produktu V souladu s obecným posláním každé univerzitní instituce je produkt fakulty vytvářen v rámci pedagogického procesu, během realizace vědeckovýzkumných prací a rovněž různými formami spolupráce s praxí. Politika jakosti FMMI vychází z Dlouhodobého záměru vzdělávací a vědecké, výzkumné, vývojové a další tvůrčí činnosti FMMI VŠB TU Ostrava na období , resp. z jeho každoročních aktualizací (viz a formuluje základní strategické přístupy vedení fakulty v oblasti kvality všech jejích aktivit. Uplatňováním této politiky v každodenních činnostech sledujeme dlouhodobé uspokojování současných i budoucích požadavků všech zainteresovaných stran při současném efektivním vynakládání disponibilních zdrojů. Při řízení fakulty jsou prosazovány tyto zásady: - Otevřený přístup ke všem formám studia, včetně uplatňování principu rovnosti příležitostí u všech zájemců o studium na fakultě. - Internacionalizace vzdělávací, vědecké, výzkumné a další tvůrčí činnosti fakulty. - Neustálé zlepšování všech procesů fakulty jako odezva na dynamicky se vyvíjející požadavky zainteresovaných stran i výsledky rozvoje vědy a techniky ve světě. - Rozvoj a akreditace stávajících i nových studijních programů a oborů ve všech typech studia na fakultě. - Posilování a rozvoj partnerských vztahů s jinými organizacemi z regionu, České republiky i zahraničí. - Neustálý rozvoj odborné způsobilosti a tvůrčího potenciálu pracovníků fakulty, zejména pak pedagogů. Strana 2 (celkem 6)

6 Účinné a efektivní aplikování uvedených zásad při řízení fakulty s podporou výkonného systému managementu jakosti tak přispěje k systematickému zvyšování kvality vzdělávání ve všech studijních programech i ke zkvalitňování vědecké, výzkumné a další tvůrčí činnosti všech pracovníků fakulty. To považuje vedení fakulty za klíčový faktor dlouhodobé úspěšnosti FMMI jak v národním, tak i mezinárodním kontextu. Na kolegiu děkana dne bylo schváleno pojmenování jednotlivých procesů SMJ (a jejich garantů): Proces H1.1 Bakalářské studium (proděkan pro pedagogickou činnost) Proces H1.2 Magisterské studium (proděkan pro pedagogickou činnost) Proces H1.3 Doktorské studium (proděkan pro vědu a výzkum) Proces H2.1 Projekty vědy a výzkumu (proděkan pro vědu a výzkum) Proces H2.2 Transformační a rozvojové projekty (proděkan pro strategii a rozvoj) Proces H3.1 Spolupráce s praxí (proděkan pro vědu a výzkum) Proces P1 Tvorba studijních programů (proděkan pro pedagogickou činnost) Proces P2 Aktualizace studijních programů (proděkan pro pedagogickou činnost) Proces P3 Správa informačních systémů (správce informačních systémů) Proces P4 Nakupování (tajemnice) Proces P5 Habilitační řízení (proděkan pro strategii a rozvoj) Proces P6 Přijímání zahraničních samoplátců (proděkan pro vnější vztahy) Proces P7 Přezkoumání rozhodnutí (děkan) Proces P8 Řízení ke jmenování profesorem (proděkan pro strategii a rozvoj) Proces P9 Metrologie (proděkan pro vědu a výzkum) Proces R1 Strategické řízení (děkan) Proces R2 Operativní řízení (děkan) Proces R3 Interní audity (předsedkyně AS FMMI) Proces R4 Řízení dokumentů a záznamů (správce řízené dokumentace) Následuje zhodnocení výkonnosti vybraných procesů, které je samozřejmě vždy komplikováno skutečností, že jejich aplikace byla realizována až v průběhu r O dalších procesech zatím nejsou k dispozici relevantní informace v dostatečném množství. Proces H1.1 Bakalářské studium Počet studentů bakalářského studia Minimálně 450 přijatých studentů ročně Úspěšnost studentů ve studiu Minimálně 45 % Doba studia 3 roky u 60 % absolventů Vývojové trendy: Počet přijatých Úspěšnost studentů Doba studia 3 roky % 85 % % 80 % Proces H1.2 Magisterské studium Počet studentů magisterského studia Minimálně 100 přijatých studentů ročně Úspěšnost studentů ve studiu Minimálně 60 % Doba studia 2 roky u 60 % absolventů Strana 3 (celkem 6)

7 Vývojové trendy: jen pro navazující magisterské studium Počet přijatých Úspěšnost studentů Doba studia 2 roky nebylo nebylo % 62 % Poznámka: kvantitativní hodnocení procesů H1.1 a H1.2 je silně komplikována nedávným přechodem na strukturované studium Počet studentů doktorského studia Úspěšnost studentů ve studiu Proces H1.3 Doktorské studium Vývojové trendy: Počet studentů doktorského studia 10 % z celkového počtu studentů 80 % úspěšných doktorandů Školní rok Celkový počet studentů Počet studentů doktorského studia Podíl studentů doktorského studia 2004/ ,3 % 2005/ ,7 % 2006/ ,6 % Vývojové trendy: Úspěšnost studentů ve studiu Školní rok Počty studentů Zanechání studia Úspěšnost studia doktorského studia 2002/ ,8 % 2003/ ,0 % 2004/ ,1 % 2005/ ,9 % 2006/ Finanční přínos Publikační činnost se vztahem k VV Proces H2.1 Projekty vědy a výzkumu Vývojové trendy: Finanční přínos z vědeckovýzkumné činnosti 70 mil. Kč Každý projekt s výstupem v RIV Finanční přínos (mil. Kč) , , , , , ,7 Vývojové trendy: Publikační činnost se vztahem k VV 100 % projektů má výstup v RIV Strana 4 (celkem 6)

8 Finanční přínos Proces H2.2 Transformační a rozvojové projekty Vývojové trendy: Finanční přínos z relevantních projektů Minimalizovat počet zamítnutých projektů Finanční přínos (mil. Kč) , , ,2 Plnění cílů: Pro rok 2007 byl za fakultu podán projekt Rozvoj progresivních metod experimentálních metod strukturně fázové analýzy materiálů s požadovanou dotací 3,5 mil. Kč. Projekt byl zařazen do celoškolského projektu Rozvoj přístrojového a experimentálního vybavení laboratoří pracovišť VŠB-TUO. Vzhledem k tomu, že se jedná o tzv. decentralizovaný projekt (financovaný z finanční kvóty přidělené univerzitě bez výběrového řízení), je jeho definitivní přijetí vysoce pravděpodobné. Finanční prostředky získané z HČ Proces H3.1 Spolupráce s praxí Vývojové trendy: Finanční prostředky získané z HČ 3 mil. Kč Finanční prostředky získané z HČ (mil. Kč) , , ,5 Vývojové trendy: Proces P5 Habilitační řízení Počet docentů v roce Počet úspěšně habilitovaných uchazečů včetně jmenování na slavnostním zasedání VR VŠB-TUO před jmenováním na slavnostním zasedání VR VŠB-TUO Počet docentů zaměstnaných na FMMI Proces P8 Řízení ke jmenování profesorem Podíl profesorů v roce Strana 5 (celkem 6)

9 Vývojové trendy: Počet úspěšně ukončených řízení Počet profesorů včetně jmenování prezidentem ČR před jmenováním prezidentem ČR zaměstnaných na FMMI Úplnost evidence měřidel Proces P9 Metrologie 100 % měřidel podléhajících metrologické konfirmaci v evidenci měřidel Plnění cílů: Na jednotlivých pracovištích byla vybrána a zaevidována všechna měřidla podléhající metrologické konfirmaci. U části z nich proces konfirmace stále ještě probíhá (např. cejchováním v akreditovaných zkušebnách). d) Stav preventivních opatření a stav opatření k nápravě Připomínky a náměty vzešlé z interních auditů byly operativně zapracovány do nových verzí řízených dokumentů. Nebyly tedy řešeny v rámci opatření k nápravě. Stejně jsou řešeny neshody týkající se doplnění Seznamu záznamů u všech procesů. V etapě rozvahy a plánování se nachází analýza rizik u hlavních procesů. e) Následná opatření z předchozích přezkoumávání managementu Vzhledem k tomu, že na FMMI je SMJ teprve zaváděn a jedná se o první přezkoumání managementu, daná opatření neexistují. f) Změny, které by mohly ovlivnit SMJ Ve sledovaném období nebyly dosud žádné takovéto změny zaznamenány. g) Doporučení pro zlepšování Vzhledem k tomu, že se jedná o první přezkoumání managementu, takováto doporučení zatím nejsou k dispozici. Při jejich formulaci bude vhodné vycházet ze zjištění, získaných při nedávno proběhlých interních auditech. Vypracoval: Prof. Ing. Ivo Schindler, CSc., představitel vedení fakulty pro SMJ V Ostravě dne Strana 6 (celkem 6)