UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

Transkript

1 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Programu IN-SY-CO modulu MTZ verze Konzultace IN-SY-CO spol. s. r. o. Pod vodárenskou věží Praha 8 tel. 02/ tel./fax: 02/ ÚVOD Stručný popis Program MTZ verze 06.4 slouží k evidenci stavu materiálu na skladech a ke sledování pohybů materiálu (při současné aktualizaci jeho evidence) pro jeden a více organizačních celků (pracovišť), a pro jeden a více skladů. Program pracuje s průměrnými, nebo pevnými cenami materiálu. K zprůměrnění cen dochází při příjmu materiálu na sklad (včetně režijních nákladů). Tato metoda umožňuje vést materiál pod stejným skladovým číslem i při měnící se ceně. Pokud se však chcete průměrným cenám vyhnout, stačí si zavést při změně cen materiálu nové skladové číslo materiálu. Program používá 14timístné skladové číslo materiálu (na místě je číslo skladu, na místě číslo oboru, na místě interní číslo materiálu). Program sleduje pohyby materiálů (příjem a výdej) na střediska, na úkoly (granty) a na pracovníky (vazba s programem IN-SY-CO: PAM, při aktualizaci souboru pracovníků). Program umožňuje tisknout výkaz materiálů, regletu skladu (počáteční stav po předchozí měsíční uzávěrce, pohyby materiálů a konečný stav skladu), rekapitulace skladu (přehledná tabulka o příjmových a výdajových pohybech od počátku měsíce a roku s počátečním a aktuálním stavem skladu), ceníku materiálu, přehled pro inventuru, přehled čerpání materiálu na střediska a na úkoly, přehledy nadměrných zásob (nepohyblivé skladové položky), přehledy nedostatečných zásob (zůstatek množství poklesl pod minimální hodnotu), přehledy a výpisy pohybů materiálu. Program dále umožňuje přípravu a automatický přenos údajů o pohybech do programu IN- SY-CO: FU (finančního účetnictví) na základě účetního rozvrhu, který definuje a aktualizuje uživatel sám. Program MTZ má vazbu s programem IN-SY-CO: DHM tím, že při pohybech s DHM (drobný hmotný majetek) na skladech vznikne soubor, který se automatický převede do programu IN-SY-CO: DHM. Program vyžaduje základní znalost obsluhy osobního počítače. Program vyžaduje operační paměť nejméně 512 KB, alespoň jednu disketovou jednotku. Program je napsán a provozován v prostředí MS FoxPro. ZÁSADY PRÁCE 1

2 Zásady práce 1) Program vede uživatel formou menu (nabídek), kde si volí druh práce. Vysvícením nabízí uživateli texty nebo položky, které se mají nebo mohou volit, doplňovat, měnit nebo opravovat. 2) Volba z menu se uskutečňuje buď nastavením vysvícení příslušné řádky nabídky pomocí kláves se šipkami a následným stisknutím klávesy ENTER, nebo stiskem klávesy se znakem shodným s prvním znakem textu požadované nabídky. Např. stiskem klávesy se znakem 1 volíte ze základního menu práci 1 - ZPRACOVÁNÍ MTZ. 4) Program automaticky kontroluje správnost hodnoty nebo formy zápisu některých předem určených položek. Program nedovolí např.: - zapsat skladové číslo materiálu, které již existuje (objeví se hláška ČÍSLO MATERIÁLU JIŽ EXISTUJE - je nutno zapsat správnou hodnotu) - zapsat datum v jiné struktuře než je předepsána (DD MM RR) - nedovolí bez zadání hodnot opustit položku, která musí být povinně vyplněna (kurzor neopustí vysvícenou položku a program nepokračuje, pokud není doplněna odpovídající hodnota) - použít číslo skladu (středisek,úkolů), který není v číselníku (objeví se hláška SKLAD XX NEEXISTUJE. ZALOŽIT NOVÝ SKLAD? - možná volba A - ano, čímž se tento číselník doplní, nebo N -ne, potom je nutno zapsat správné číslo skladu, který je v aktuálním číselníku obsažen) 4) Kurzor vždy určuje místo pro zápis nebo opravu položek v obrazovkovém formuláři. Ochrana dat 5) Význam kláves : ENTER - potvrzuje volbu nebo zobrazený obsah položky (s výjimkou volby hodnoty z číselníků z nápovědy F1) ŠIPKY - (doleva/doprava,nahoru/dolů) pohyb v menu nebo pohyb kursoru o 1 znak nebo o 1 řádek END/HOME - pohyb na okrajové znaky datových položek ve směru doprava/doleva DELETE - vymaže zobrazený znak, na kterém je umístěn kurzor. Současně se všechny znaky napravo od vymazaného znaku automaticky posunou o 1 místo doleva a jako poslední znak vpravo se automaticky zapíše mezera BACKSPACE - vymaže znak umístěný 1 místo vlevo od pozice kurzoru a ostatní znaky posune vlevo INSERT - přepínač přepisovacího a vkládacího režimu PgDn/PgUp - listování na následující/předchozí stránku PRINT SCREEN - tisk obsahu obrazovky ESC - zrušení volby nebo výběru (s výjimkou volby hodnot z číselníků z nápovědy F1, kdy tato klávesa potvrzuje výběr) F1 - nápověda věcného obsahu vysvícené položky (např. při zadávání nové položky jsou zde všechny číselníky) a) Při práci je důležité pravidelně nebo po větší aktualizaci pořizovat bezpečnostní kopie dat na zvláštní disketu. Tato bezpečnostní kopie se vytvoří zadáním příkazu MS DOS (u Windows 3.x a Windows 95 v Příkazovém řádku) C:\>KOPMTZ A: XX YY, kde XX označuje číslo pracoviště, YY je parametr (např. číslo dne, číslo měsíce nebo pořadové číslo kopie). i) V případě havárie počítače se doporučuje před novým startem programu obnovit data MTZ z bezpečnostní kopie zadáním příkazu MS DOS (u Windows 3.x a Windows 95 v Příkazovém řádku) C:\>OBNMTZ A: XX YY, kde XX označuje číslo pracoviště a YY je parametr (poslední pořadové číslo kopie). c) Ochrana dat proti zneužití je programem zajišťována pomocí hesel. d) Práci z programem je nutno vždy ukončit prací K - Konec zpracování MTZ. VSTUPY A VÝSTUPY 2

3 Vstupy Výstupy Datové položky, se kterými program pracuje, jsou uvedeny v popisu Základní věty MTZ. Datové položky se naplňují konkrétními daty pomocí klávesnice, nebo se do paměti počítače převádějí z textového nebo databázového souboru nebo z bezpečnostní kopie. Program umožňuje získat tyto výstupní sestavy: 1) Tisk pohybu MTZ (práce 1.2.1) tříděný podle: kódu pohybů (práce ) oboru materiálu (práce ) čísel faktur (práce ) úkolů (práce ) středisek a úkolů (1,2) (práce , ) dokladů (práce ) skladu a dokladů (práce ) dokladů a osobních čísel pracovníků (práce ) převodu matriálů mezi sklady (práce P) kódu pohybů a inventárních čísel (práce I) 2) Tisk inventurní sestavy skladů všech položek (práce 1.2.2) 3) Tisk inventurní sestavy skladů položek (>0 ) (práce 1.2.3) 4) Tisk vydaní na střediska (pohyby 31,32) (práce 1.2.4) 5) Tisk vydaní na střediska (pohyby 38,39) (práce 1.2.5) 6) Tisk nadměrných zásob (práce 1.2.6) 8) Tisk nedostatečných zásob (práce 1.2.7) 9) Tisk výdejek a příjemku (dodatečně) (práce 1.2.8) 10) Tisk rekapitulace skladů (práce 1.3) 11) Tisk reglety skladů (práce 1.4) 12) Tisk karet materiálu podle skladů (práce 1.5) 13) Tisk ceníku materiálu podle skladů (práce 1.7) UPOZORNĚNÍ V uživatelské příručce se popisují pouze základní ev. (složitější) funkce programu MTZ. Uživatel je programem veden tak, že podrobný popis všech funkcí není nutný. Při práci je zcela dostačující sledovat a řídit se pokyny na obrazovce počítače. START PROGRAMU Start programu Po uvedení počítače do stavu připravenosti pro příkazy operačního systému MS DOS (u Windows 3.x a Windows 95 v Příkazovém řádku) program spustíte napsáním příkazu : C:\>INSYCO nebo přiřazením odpovídající ikony (Win 3.x a Win 95). Zobrazené datum je nutno potvrdit stiskem klávesy ENTER, nebo opravit na požadované a poté stisknout ENTER. Heslo Dále program vyžaduje zapsání hesla. Toto heslo sice není podmínkou pro chod programu, ale doporučuje se jeho použití z důvodů ochrany dat. Heslo si určuje uživatel sám (libovolná max.osmimístná kombinace čísel a znaků). Použití a zobrazování nabídky hesla lze buď nastavit nebo odpojit z nabídky Konfigurace programu MTZ (práce 7). PŘÍPRAVA A KONFIGURACE PROGRAMU Postup prací Při prvním spuštění programu MTZ po instalaci je nutno provést : b) Práce 7 - KONFIGURACE (PŘEDVOLBY) MTZ - nutno nastavit všechny programem požadované konfigurační parametry. c) Práce 2 - ZALOŽENÍ NOVÝCH PRACOVIŠŤ, kde je nutno uvést název a číslo pracoviště nebo skladu (např Pracoviště Praha). c) Práce 4 - ČÍSELNÍKY MTZ - nutno napsat všechna čísla skladů, středisek, úkolů (grantu), oborů materiálu a měrných jednotek (MJ) se kterými bude program pracovat 3

4 pro dané pracoviště, a to ve tvaru stanoveném vnitropodnikovou metodikou. Číselníky MTZ lze naplnit i z předem daných externích textových (TXT) souborů (práce PLNĚNÍ ČÍSELNÍKŮ). d) Práce 5 SOUBOR ZAMĚSTNANCŮ: - práce PLNĚNÍ SOBORU ZAMĚSTNANCŮ (pokud tento soubor máme k dispozici ve tvaru souboru TXT nebo DBF) - práce AKTUALIZACE (pokud nemáme k dispozice soubor zaměstnanců, je nutno ručně soubor zaměstnanců naplnit použitím klávesy F2 - přidat). DODATEČNÉ PODMÍNKY Dodatečné podmínky Dodatečná podmínka se používá při bližší specifikaci skupiny MTZ, pokud jsou kritéria pro definování této skupiny uvedená v přímé nabídce programu nedostačující.tuto podmínku lze uplatnit v tvorbě výstupních sestav Tisk pohybů MTZ (práce 1.2.1),Tisk karet materiálů (práce 1.5) a Tisk ceníku materiálu (práce 1.7). Dodatečné podmínky se dají tvořit ze všech položek základní a pohybové věty MTZ, vycházeje ze struktury základní a pohybové věty MTZ. Hodnoty znakových položek (Znk) napište v apostrofech nebo uvozovkách, hodnoty numerických položek (Num) zapište BEZ apostrof nebo vozovek a hodnoty datových položek (Dat) napište v ozdobných závorkách ({}). Struktura základní věty MTZ (práce 1.5 a 1.7) Zkratka položky Typ Délka Název SKLAD Znk 02 Číslo skladu OBOR Znk 03 Číslo oboru materiálu CISMAT Znk 09 Číslo materiálu na skladě NAZEV Znk 30 Název materiálu PRUMCENA Num (15,4) Cena za jednotku ZUSMNOZ Num (15,2) Množství materiálu na skladě ZUSCENA Num (15,2) Celková cena materiálu MINMNO Num (15,2) Minimální množství materiálu NAKLADY Num (15,2) Režijní náklady DATVYD Dat 08 Datum posledního výdeje MJ Znk 08 Kód měrné jednotky Struktura pohybové věty MTZ (práce 1.2.1) Zkratka položky Typ Délka Název POH Znk 02 Kód pohybu MTZ DAT Dat 08 Datum pohybu MES Znk 02 Měsíc pohybu SKLAD Znk 02 Číslo skladu OBOR Znk 03 Číslo oboru materiálu CISMAT Znk 09 Číslo materiálu na skladě NAZEV Znk 30 Název materiálu HS Znk 02 Pracoviště (převod do FU) STRED Znk 04 Číslo střediska UKOL Znk 06 Číslo úkolu CLANEK Znk 01 Číslo (typ) grantu PRAC Znk 05 Číslo pracovníka DOKL Znk 06 Číslo dokladu FAKT Znk 10 Číslo faktury dodavatele FAKTP Znk 08 Číslo faktury v knize přijatých faktur CENA Num (15,2) Cena za jednotku MNOZ Num (15,2) Množství materiálu CELCENA Num (15,2) Celková cena materiálu NAKLADY Num 14 Režijní náklady CISMATKAM Znk 08 Číslo materiálu (kam byl převeden) 4

5 SUC Znk 04 Syntetický účet (FU) ANUC Znk 14 (17) Analytický účet 14 nebo 17 míst (FU) DODPOD Znk 10 Dodatečná podmínka pro převod do FU INVC Znk 06 Inventární číslo DHM VYRC Znk 08 Výrobní číslo DHM ICO Znk 10 ICO nebo pořadové číslo dodavatele Pro určení dodatečné podmínky použijte následující znaky :.or. nebo.and. a zároveň <> nerovná se # nerovná se >= větší nebo rovno <= menší nebo rovno = rovná se > větší než < menší než $ obsažen! negace EMPTY prázdný Příklady tvorby dodatečných podmínek : OBOR= 100 všechny položky splňující podmínku oboru 100 OBOR>= 200.and.OBOR<= 300 všechny položky splňující podmínku oborů 200 až 300 včetně OBOR= 200.or.OBOR= 300 všechny položky splňující podmínku oborů 200 nebo 300 OBOR= 111.and.ZUSMNOZ<100 všechny položky splňující podmínku oboru 111 a množství < 100 ZUSCENA>100.and.ZUSCENA<=500 všechny položky splňující podmínku s celkovou cenou mezi 100 a 500 včetně DATVYD<={ } všechny položky splňující podmínku s posledním výdejem do SKLAD= 01 všechny položky splňující podmínku skladu 01 SKLAD>= 02.and.SKLAD<= 05 všechny položky splňující podmínku skladů 02 až 05 SKLAD= 02.and.POH= 21 všechny příjemky z faktur (kód pohybu je 21) do skladu 02 SKLAD= 01.or.SKLAD= 05 všechny položky splňující podmínku pro sklady 01 a 05 CENA>100.and.CENA<=500.and.SKLAD= 01 všechny položky splňující podmínku s cenou za MJ mezi 100 a 500 včetně a pro sklad 01 DAT={ } tisk pohybů MTZ ze dne

6 DAT>={ }.and.DAT<={ } tisk pohybů MTZ od do NÁZEV= Rukavice všechny položky, u kterých název začíná kombinací Rukavice Olej $NÁZEV všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici obsahují kombinaci Olej!( Olej $NZEV) všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici NE obsahují kombinaci Olej OLEJ $UPPER(název) všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici obsahují kombinaci Olej bez rozlišení malých a velkých písmen Práce 1 Pohyby MTZ 1. ZPRACOVÁNÍ MTZ 1.1 Pohyby a skladové karty MTZ Tato práce slouží ke sledování všech pohybů materiálu na skladě podle kódu pohybů: příjem materiálu z faktur a ostatní zvýšení skladu (kódy pohybu (KP): 21,39) výdej a ostatní snížení skladu (KP: 31,38,41) přímá spotřeba (průběžka) materiálu (KP: 33,34,43,44) převod materiálu mezi sklady (KP: 36,06) storno příjmu a výdeje materiálu ze skladu (KP: 22,32,42), aktualizaci karet a stavu skladu a prohlížení ročního pohybového souboru. Pohyb v souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat se souborem lze pomocí funkčních kláves F1 - F9 (F1 je nápověda) a kombinací kláves CTRL + písmeno (např. C, F, I, N, P) : F2 - PŘÍJEM MATERIÁLU z faktur a ostatní zvýšení skladu (práce 1.1.1) - VÝDEJ MATERIÁLU a ostatní snížení skladu (práce 1.1.2) - PŘÍMÁ SPOTŘEBA (průběžka) materiálu (práce 1.1.3) Tato volba slouží k evidenci materiálu, který je určen k přímé spotřebě (průběžka). Nemá-li tento materiál skladovou kartu pak nejde na sklad a pro zachování kontinuity čísla materiálu v pohybovém souboru, se používá jako fiktivní číslo skladu číslo 99 a interního čísla materiálu 9 křížků (#). Číslo 99 není v číselníku skladů (práce Číselník skladů), protože je rezervován pro účely přímé spotřeby. Pro každou přímou spotřebu je zapotřebí vyplnit mimo jiné i položky: OBOR, NÁZEV MATERIÁLU, MĚRNÁ JEDNOTKA, VYDANÉ MNOŽSTVÍ, CENA ZA JEDNOTKU a CENA CELKEM. - PŘEVOD MATERIÁLU mezi sklady (práce 1.1.4) - STORNO PŘÍJMU A VÝDEJE materiálu ze skladu (práce 1.1.5) - NOVÁ KARTA materiálu MTZ (práce 1.1.6) - PROHLÍŽENÍ POHYBU materiálu MTZ (práce 1.1.7) - OPRAVA POHYBU materiálu (po volbě F3 -prohlížení pohybů, práce až 1.1.5) F3 - PROHLÍŽENÍ POHYBŮ materiálu (práce až 1.1.5) - STORNO/OBNOVA pohybu (po volbě F3 - prohlížení pohybů, práce až 1.1.5) F4 - HLEDÁNÍ hodnoty položky MTZ na základě zvolených třídících hledisek (F5) F5 - TŘÍDĚNÍ souboru karet a pohybů materiálu MTZ (trvalé nastavení) F6 - CELKEM ZA FAKTURU při příjmu materiálu do skladu (práce 1.1.1) - DOBROPIS MATERIÁLU pří aktualizaci stavu skladu MTZ (práce 1.1.6) Tato volba slouží k opravě množství materiálu, ceny za jednotku nebo celkové ceny matriálu. Po opravě se objeví upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete protokol o opravě karet stavu MTZ vytisknout. Protokol nabízí seznam karet materiálu před a po změně položek a celkovou sumu dobropisu za sklad. Protokol o dobropisech lze dodatečně vytisknout kdykoliv před roční uzávěrkou prostřednictvím kódu pohybu 29 (tisk pohybu MTZ: práce s dodatečnou podmínkou poh= 29 ). F7 - ZMĚNA KÓDU pohybu materiálu (KP: 21 a 39, 31,38 a 41, práce a 1.1.2) 6

7 - STORNO PŘÍMÉ SPOTŘEBY (průběžky, KP: 34, 44, práce 1.1.3) - ZRUŠENI/OBNOVA karty materiálu (označení zrušené karty: ".", práce 1.1.6) F8 - ZAČÁTEK SOUBORU (1. věta souboru, práce až 1.1.7) F9 - KONEC SOUBORU (poslední věta souboru, práce až 1.1.7) CTRL+C - ČIŠTĚNÍ HALÉŘOVÝCH ROZDÍLŮ (práce 1.1.6) Tato volba slouží k vyčištění haléřových rozdílů skladu u položek, které mají nulové množství zůstatku materiálu. Haléřové rozdíly mohou vzniknout při pohybech s průměrnými cenami materiálu. Vzniknou-li haléřové rozdíly, objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete protokol o čištění haléřových rozdílů skladu vytisknout. Protokol nabízí seznam karet materiálu s haléřovými rozdíly a s celkovou sumou haléřových rozdílů za sklad. CTRL+F - FILTR (má význam jako dodatečná podmínka, nastavený filtr zůstává v platností i po skončení programu MTZ!) CTRL+I - OPRAVY INVENTURNÍCH ROZDÍLŮ (práce 1.1.6) Tato volba slouží k opravě ceny za jednotku nebo celkové ceny matriálu. Po opravě inventurních rozdílů se objeví upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete protokol o opravě vytisknout. Protokol nabízí seznam karet materiálu před a po opravě inventurních rozdílů a celkovou sumu inv. rozdílů za sklad. CTRL+N - POČET KARET MATERIÁLU (práce 1.1.6) Tato volba poskytuje informace o počtu všech skladových karet, skladových karet s nulovým (=0) a nenulovým (>0) množstvím materiálu. CTRL+P - PŘECENĚNÍ MATERIÁLU VE SKLADĚ (práce 1.1.6) Tato volba slouží k opravě ceny za jednotku. Po přecenění se objeví upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete protokol o přecenění vytisknout. Protokol nabízí seznam karet materiálu před a po přecenění skladu a celkovou sumu přecenění za sklad. CTRL+K - NOVÁ KARTA MATERIÁLU (má význam při příjmu materiálu do skladu) Požadované údaje karet a pohybů materiálu: DATUM POHYBU - údaj povinný - ve struktuře DDMMRR - datum pohybu je aktuální datum startu programu, který lze aktualizovat. ČÍSLO DOKLADU - nepovinný údaj - číslo dokladu příjmu je předchozí číslo dokladu příjmu zvětšenou o 1. Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte, eventuelně ji přepíšete požadovanou numerickou hodnotou. ČÍSLO FAKTURY - údaj nepovinný - číslo dodavatelské faktury. SKLAD-ČÍSLO OBORU-ČÍSLO MATERIÁLU - povinný údaj - 14ti místné číslo materiálu (číslo skladu - 2, číslo oboru materiálu - 3, pořadové číslo materiálu - 9). Pokud použijete číselný kód skladu neobsažený v číselníku skladu (práce Číselník skladu), objeví se hláška upozorňující na tento fakt s nabídkou, zda chcete doplnit číselník skladů. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO) a F2, pokud ne, použijte klávesu N (NE) - v tomto případě je však nutné zapsat znovu správný kód, obsažený ve stávajícím číselníku skladů. Totéž platí pro číslo oboru materiálu. Nepoužijete-li číselník oboru materiálu (práce Číselník oborů), nabízenou volbu 000 potvrdíte stisknutím klávesy ENTER. Číslo materiálu přednulovat nemusíte, přednuluje se automaticky. Funkční klávesa F1 umožňuje přístup k souhrnné informaci o materiálu na skladě (skladové karty), kde pomocí dalších funkčních kláves F4 a F5 můžete popřípadě setřídit a vyhledat požadovanou skladovou kartu. Je-li karta materiálu v souboru karet materiálu, pak při zápisu se v horní částí obrazovky zobrazuje pomocná informace o stavu položky na skladě. Není-li karta v souboru karet materiálu, objeví se hláška, že karta materiálu neexistuje a zda-li chcete zavést novou kartu materiálu. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO) a objeví se tabulka pro zavedení nové karty materiálu, pokud ne, použijte klávesu N (NE) - v tomto případě je nutné zadat správné číslo materiálu, obsažené v souboru karet materiálu. MNOŽSTVÍ - množství materiálu na 2 desetinná místa. CENA ZA JEDNOTKU - cena za měrnou jednotku (MJ) na 4 desetinná místa. Nemáte-li přístup k této položce, nepracujete s průměrnými ale pevnými cenami materiálu. To znamená, že v konfigurací MTZ máte odpojeno zprůměrnění cen materiálu (práce zprůměrnění). 7

8 CENA CELKEM -celková cena za materiál na 2 desetinná místa. Nemáte-li přístup k této položce, nepracujete s průměrnými cenami materiálu (viz práce 7.7 Průměrkování). STŘEDISKO - nepovinný údaj - číslo střediska. Pokud použijete číselný kód střediska neobsažený v číselníku středisek (práce Číselník středisek), objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete doplnit číselník středisek o toto nové středisko. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO), pokud ne, použijte klávesu N (NE) - v tomto případě je však nutné zapsat znovu správný kód, obsažený ve stávajícím číselníku středisek. ÚKOL - nepovinný údaj - číslo úkolu (grantu). Pokud použijete číselný kód úkolu který není obsažený v číselníku úkolů (práce Číselník úkolů), objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete doplnit číselník úkolů o tento nový úkol. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO), pokud ne, použijte klávesu N (NE) - v tomto případě je však nutné zapsat znovu správný kód, obsažený ve stávajícím číselníku úkolů. REŽIJNÍ NÁKLADY - nepovinný údaj - režie (např. dopravní náklady), která je rozpuštěná do průměrných cen materiálu. Není-li vidět tato položka na obrazovce, znamená to, že je v konfiguraci MTZ odpojeno nastavení okénka režijních nákladů (práce 7.B - Okénko režijních nákladů) nebo pracujete s pevnými cenami materiálu. POŘADOVÉ ČÍSLO FAKTURY - nepovinný údaj - pořadové číslo faktury v knize došlých faktur ( program IN-SY-CO: THS ). Není-li tato položka zobrazena, znamená to, že je v konfiguraci MTZ odpojeno nastavení okénka pro pořadové číslo faktury (práce 7.J - Pořadové číslo faktury). DODAVATEL -nepovinný údaj a lze nastavit nebo odpojit v konfiguraci MTZ (práce 7.R - Soubor dodavatelů). Použije se při tisku příjemky (rubrika "Dodavatel"). DODATEČNÁ PODMÍNKA - nepovinný údaj - dodatečná podmínka pro účely automatického generování a převodu účtů do programu FU. Není-li vidět tato položka na obrazovce, znamená to, že je v konfiguraci MTZ odpojeno nastavení okénka pro dodatečné podmínky (kód pohybů 21) (práce 7.A - Okénko pro dodatečné podmínky). Funkce DALŠÍ POHYB (menu na spodní části obrazovky) umožní zápis dalších vět (položek) dané nebo nové faktury. Po zápisu všech vět (při příjmu) dané faktury zvolte F6 (celkem za fakturu) a po optické kontrole zobrazené celkové částky za fakturu stiskněte klávesu ESC. Funkce OPRAVA PRÁVĚ ZOBRAZENÉHO POHYBU umožní případnou opravu údajů právě zobrazeného pohybu. Chcete-li předčasně přerušit zápis, stačí stisknout klávesu ESC - Zrušení a návrat na spodní menu (věta je zrušená). Funkce NÁVRAT - návrat do stavu. Prohlížení pohybů (F3) umožní ještě jednou prohlížet prováděné předchozí pohyby, popřípadě setřídit (F5) a hledat (F4), popřípadě opravit (F2) nebo zrušit/obnovit (F3) pohyb, kontrolovat součet za fakturu ( F6 ). Je-li v konfiguraci MTZ nastaven tisk příjemky materiálu (práce Tisk příjemky), pak po ukončeni pohybů (klávesa ESC) objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete příjemku materiálu vytisknout. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO), pokud ne, použijte klávesu N (NE) nebo ESC. Příjemku lze dodatečně vytisknout podle čísla dokladu (práce Tisk výdejek a příjemku). Dále je-li v konfiguraci MTZ nastaven tisk pohybů materiálu (práce Tisk pohybů), objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete protokol o pohybech materiálu vytisknout. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO), pokud ne, použijte klávesu N (NE) nebo ESC. Protokol o pohybech lze dodatečně vytisknout ještě před roční uzávěrkou z ročního pohybového souboru setříděné podle různých hledisek (práce Tisk pohybů MTZ). Popis (struktura) skladové karty materiálu: SKLAD - ČÍSLO OBORU - ČÍSLO MATERIÁLU - číslo materiálu (nomenklatura) MĚRNÁ JEDNOTKA (MJ) NÁZEV MATERIÁLU MNOŽSTVÍ MATERIÁLU NA SKLADĚ - množství materiálu ( > nebo = 0) CENA ZA MJ - cena za měrnou jednotku ( > nebo = 0) CENA CELKEM ZA MATERIÁL ( > nebo = 0) MINIMÁLNÍ MNOŽSTVÍ (ZÁSOBA) - minimální zásoba na skladě ( > nebo = 0). 8

9 Zásoba materiálu na skladě se nikdy nesmí klesnout pod touto hodnotu. Tato skutečnost je kontrolována při výdeji materiálu ze skladu a je na ni upozorněno při poklesu zásoby pod hodnotu minimálního množství. DATUM POSLEDNÍHO VÝDEJE - datum posledního výdeje ve struktuře: DDMMRR. Výstupní sestavy VÝSTUPNÍ SESTAVY Všechny výstupní sestavy programu lze zobrazit na obrazovku, načíst do souboru nebo přímo vytisknout na připojené tiskárně (zde je nutná správná konfigurace - práce 7.1 a práce 7.2). Ve výstupní sestavě na obrazovce je orientace a pohyb umožněn použitím standardních kláves (šipky, HOME, END, PgDn, PgUp) tak i pomocí stisku klávesy s prvním znakem nabídky: 1. řádek - kurzor se automaticky přesune na první řádek sestavy Poslední řádek - automatický přesun na poslední řádek Hledání - pomocí zadání řetězce znaků automatické vyhledání Začátek bloku - označení začátku bloku pro tisk Konec bloku - konec bloku pro tisk Tisk - vytisknutí označeného bloku ESC - ukončení Pro tvorbu některých výstupních sestav (např. Tisk pohybů MTZ ) lze použít hlediska výběru přímo nabízená programem nebo použít ještě dodatečnou podmínku. Lze využít přímou nabídku při tvorbě jednotlivých výstupních sestav, zda chcete požadovaná data položkově ( P ) nebo sumárně ( S ). Program nabízí následující tiskové sestavy: 1) Tisk pohybů, inventur,... (práce 1.2 ) Tisk pohybů MTZ setříděné podle (práce ) - kódu pohybů (práce ) - oboru materiálu (práce ) - čísel faktur dodavatele (práce ) - čísel úkolů (grantů) (práce ) - středisek a úkolů (1) (práce ) - středisek a úkolů (2) (práce ) - čísel dokladů (práce ) - skladů a čísel dokladů (práce ) - čísel dokladů a os. čísel pracovníků (práce ) - převodu materiálů mezi sklady (práce P) - kódu pohybů a inventárních čísel (práce I) 2) Tisk rekapitulace skladu (práce 1.3 ) 3) Tisk reglety skladu (práce 1.4 ) 4) Tisk karet materiálu (práce 1.5 ) 5) Tisk čárového kódu (generace souboru) (práce 1.6 ) 6) Tisk ceníku materiálu (práce 1.7 ) Tisk pohybů MTZ TISK POHYBŮ MTZ Pro tuto výstupní sestavu je zdrojem položek MTZ Roční/Měsíční pohybový soubor MTZ, a tak v dodatečné podmínce lze použít položky pohybové věty MTZ (např. POH). Tato výstupní sestava slouží ke sledování všech nebo jen vybraných druhů pohybů materiálů MTZ. Je nutno brát zřetel na obsah pohybového souboru MTZ v návaznosti na práci MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA (vytisknout lze pohyby z měsíčního pohybového soboru jen PO PŘEDCHOZÍ MĚSÍČNÍ uzávěrce) a ROČNÍ UZÁVĚRKA (z ročního pohybového soboru lze vytisknout pohyby jen PO PŘEDCHOZÍ ROČNÍ uzávěrce). Pro tvorbu této výstupní sestavy program vyžaduje zadání volby Z MĚSÍČNÍHO (N) nebo Z ROČNÍHO (R) pohybového souboru a OD - DO MĚSÍCE. Výsledkem této práce je sestava PŘEHLED POHYBU MTZ PODLE..., kde se odděleně zobrazí jednotlivé pohyby MTZ. 9

10 Tisk inventury TISK INVENTURY SKLADŮ MTZ (VŠE) TISK INVENTURY SKLADŮ MTZ ( >0 ) Výstupní sestava slouží jako podklad pro inventury vybraného skladu (XX) a setříděno podle čísel nebo názvu materiálu (VŠECHNO - množství materiálu > nebo = 0; >0 - množství materiálu > 0). Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Základní datový soubor MTZ (soubor karet MTZ). Výstupem této práce je INVENTURA SKLADU XX pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy : ČÍSLO MATERIÁLU NÁZEV MATERIÁLU KÓD MĚRNÉ JEDNOTKY CENA ZA MĚRNOU JEDNOTKU MNOŽSTVÍ MATERIÁLU CELKOVÁ CENA MATRIÁLU REŽIJNÍ NÁKLADY POZNÁMKA (pro skutečný stav a rozdíl) Tisk vydání na TISK VYDÁNÍ NA STŘEDISKA (KÓD POHYBŮ: 31,32) střediska TISK VYDÁNÍ NA STŘEDISKA (KÓD POHYBŮ: 38,39) Výstupní sestava slouží ke sledování vydání na střediska za vybraný měsíc a od počátku roku podle jednotlivých skladů. Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Roční pohybový soubor MTZ. Výstupem této práce je PŘEHLED VYDÁNÍ NA STŘEDISKA ZA MĚSÍC XX pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy : ČÍSLO STŘEDISKA ČÍSLO SKLADU KÓD POHYBU (31 nebo 38 od počátku měsíce a roku) KÓD POHYBU (32 nebo 39 od počátku měsíce a roku) CELKEM ZA STŘEDISKO (od počátku měsíce a roku) Tisk nadměrných zásob TISK NADMĚRNÝCH ZÁSOB Výstupní sestava slouží pro tisk karet materiálu, u nichž od předem zadaného data nedošlo k žádnému pohybu - výdeje (OD DATA BEZ POHYBŮ...). Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Základní datový soubor MTZ (soubor karet MTZ). Výstupem této práce je PŘEHLED NADMĚRNÝCH ZÁSOB K DATU... podle skladů a pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy : Tisk nedostatečných zásob ČÍSLO MATERIÁLU NÁZEV MATERIÁLU KÓD MĚRNÉ JEDNOTKY CENA ZA MĚRNOU JEDNOTKU MNOŽSTVÍ MATERIÁLU CELKOVÁ CENA MATERIÁLU MINIMÁLNÍ ZÁSOBA (povinné minimální množství materiálu na skladě) REŽIJNÍ NÁKLADY DATUM POSLEDNÍHO VÝDEJE TISK NEDOSTATEČNÝCH ZÁSOB Výstupní sestava slouží pro tisk karet materiálu, u nichž zůstatek zásob poklesl pod minimální hodnotu. Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Základní datový soubor MTZ (soubor karet MTZ). Výstupem této práce je PŘEHLED NEDOSTATEČNÝCH ZÁSOB pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy : ČÍSLO MATERIÁLU NÁZEV MATERIÁLU KÓD MĚRNÉ JEDNOTKY 10

11 CENA ZA MĚRNOU JEDNOTKU MNOŽSTVÍ MATERIÁLU MINIMÁLNÍ ZÁSOBA (minimální množství materiálu na skladě) REŽIJNÍ NÁKLADY Tisk výdejek a příjemek TISK VÝDEJEK A PŘÍJEMEK Tato volba slouží k dodatečnému tisku výdejek (kódy pohybů: 31,33,38,41,43) a příjemek (kód pohybu: 21). Pro upřesnění některých položek na výdejce nebo na příjemce slouží volba PARAMETRY VÝDEJEK A PŘÍJEMEK (práce 1.2.9). Zdrojem dat pro výstupní sestavu je Roční pohybový soubor MTZ. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Práci s tímto souborem umožňují funkční klávesy : F5 - TŘÍDĚNÍ - zobrazí se nabídka na setřídění podle: čísel materiálu názvu materiálu čísel úkolů čísel středisek čísel dokladů čísel faktur dodavatele Po potvrzení volby se pohybový soubor automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F6 - HLEDÁNÍ - při použití této funkce se zobrazí požadavek na zadání hodnoty položky MTZ, kterou chcete vyhledat na základě zvolených třídících hledisek F7-1.řádek (začátek souboru) F8 - poslední řádek (konec souboru) INSERT - označeni/zrušení_označení pro tisk CTRL + T - tisk výdejky (příjemku) ESC - Návrat Tisk rekapitulace skladů MTZ TISK REKAPITULACE SKLADŮ MTZ Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Pohybový soubor MTZ. Výstupem této práce je přehledná tabulka o pohybech a celkovém stavu skladů pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy : POČÁTEČNÍ STAV SKLADU K 1.1 (stav po práce ROČNÍ UZÁVĚRKA) PŘÍJMY OD POČÁTKU MĚSÍCE XX (sumárně podle kódu pohybů) VÝDEJE OD POČÁTKU MĚSÍCE XX (sumárně podle kódu pohybů) PŘÍJMY OD POČÁTKU ROKU (sumárně podle kódu pohybů) VÝDEJE OD POČÁTKU ROKU (sumárně podle kódu pohybů) AKTUÁLNÍ STAV SKLADU (konečný stav skladu) UPOZORNĚNÍ: Nesouhlasí-li počáteční stav skladu, doporučujeme provést aktualizací stavu skladu (práce 1.8.4) po předchozí archivaci dat (bezpečnostní kopie). Po roční uzávěrce se vynulují stavy OD POČÁTKU ROKU a navíc se POČÁTEČNÍ STAV skladu přepíše AKTUÁLNÍM STAVEM. Tisk reglety skladu TISK REGLETY SKLADU Výstupní sestava slouží ke kontrole měsíčního zpracování, je přehledná a zachycuje počáteční stav (PS), všechny skladové pohyby a konečný (aktuální) stav (KS) skladu po předchozí MĚSÍČNÍ UZÁVĚRCE (práce 1.8.2). Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Měsíční pohybový soubor (Pozor, po měsíční uzávěrce se vynuluje!). Výstupem této práce je REGLETA SKLADU: XX MĚSÍC YY pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy: ČÍSLO MATERIÁLU NÁZEV MATERIÁLU KÓD MĚRNÉ JEDNOTKY ČÍSLO DOKLADU 11

12 KÓD POHYBU (PS, pohyb, KS) CENA ZA MĚRNOU JEDNOTKU MNOŽSTVÍ MATERIÁLU CELKOVÁ HODNOTA MATERIÁLU REŽIJNÍ NÁKLADY DATUM POHYBU Tisk karet materiálu TISK KARET MATERIÁLU Výstupní sestava slouží pro přehled materiálu na skladě podle skladů a oborů s mezisoučty za obor, za sklad a za pracoviště. Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Základní datový soubor MTZ (soubor karet MTZ). Výstupem této práce je PŘEHLED MATERIÁLU PODLE SKLADŮ a OBORU pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy: viz práce Tisk nadměrných zásob. Tisk ceníku materiálu TISK CENÍKU MATERIÁLU Tato volba slouží pro tisk ceníku materiálu na skladě podle INTERNÍCH ČÍSEL MATERIÁLU nebo podle SKLADŮ, OBORU a ČÍSEL MATERIÁLU. Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Základní datový soubor MTZ (soubor karet MTZ). Výstupem této práce je CENÍK MATERIÁLU pro vybrané pracoviště. Popis výstupní sestavy: ČÍSLO MATERIÁLU NÁZEV MATERIÁLU KÓD MĚRNÉ JEDNOTKY CENA ZA MĚRNOU JEDNOTKU UZÁVĚRKY, REINDEXACE,... U této činnosti lze volit: 1) reindexace souborů MTZ (práce 1.8.1) 3) měsíční uzávěrka (práce 1.8.2) 4) roční uzávěrka (práce 1.8.3) 5) aktualizace stavu skladů (práce 1.8.4) 6) oprava počátečných stavu skladů (práce 1.8.5) 7) změna názvu pracoviště (práce 1.8.6) Reindexace souboru Měsíční uzávěrka Reindexace souboru MTZ Tuto operaci je nutno provést vždy po aktualizaci souboru MTZ mimo program MTZ nebo při narušení stavu databáze MTZ po havárii počítače. Soubor se po potvrzení této volby automaticky zaktualizuje Měsíční uzávěrka Tato volba slouží k nulování MĚSÍČNÍHO pohybového souboru a k přípravě zahájení pohybů nového měsíce. Po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE PROVÉST MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKU), se program dále ptá, zda PŘED UZÁVĚRKOU CHCETE VYTISKNOUT MĚSÍČNÍ POHYBY. Po volbě (A/N) se měsíční uzávěrka provede. Tato práce MÁ vliv na TISK REGLETY MTZ (pro správný tisk reglety je nutná pravidelná měsíční uzávěrka). Tato práce však NEMÁ vliv na TISK REKAPITULACE SKLADŮ a na roční pohybový soubor MTZ. Roční uzávěrka Roční uzávěrka Tato volba slouží k nulování MĚSÍČNÍHO a ROČNÍHO pohybového souboru a k přípravě zahájení pohybů nového roku. Po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE PROVÉST MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKU), se program dále ptá, zda PŘED UZÁVĚRKOU CHCETE VYTISKNOUT ROČNÍ POHYBY. Po volbě (A/N) se roční uzávěrka provede. Tato práce MÁ vliv na TISK REKAPITULACE SKLADŮ (počáteční stavy skladů se přepíší aktuálními stavy a všechny pohyby se vynulují). 12

13 Doporučení: Před roční uzávěrkou je třeba provést BEZPEČNOSTNÍ KOPIE DAT MTZ Aktualizace stavů skladů Tyto volby slouží pro kontrolu a nastavení počátečních stavů skladů, aktualizaci aktuálních (konečných) stavů skladů na základě pohybů z ročního pohybového souboru po předchozí havárii počítače nebo výpadku elektrického proudu během zpracování pohybů MTZ (např. při NESPRÁVNÉM tisku REKAPITULACE SKLADU). Program vychází z počátečního stavu skladů a podle pohybů docílí k aktuálnímu stavu skladu. Po potvrzení volby stiskem klávesy A/N (OPRAVDU CHCETE PROVÉST AKTUALIZACI (OPRAVU) STAVU SKLADU) se aktualizace stavu skladů provede Změna názvu pracoviště Možno použít v případě, kdy zůstává v platnosti číslo pracoviště (to se při této volbě automaticky zobrazí). Poté můžete změnit název pracoviště přepisem názvu stávajícího. Účetní rozvrh generace účtů GENERACE ÚČTŮ A PŘEVOD SOUBORŮ Účtování pohybů MTZ lze provádět dvěma způsoby: C) Nakoupené zásoby se účtují přes účet pořízení materiálu. Výdej zásob ze skladu přes účet materiál na skladě do spotřeby účtů tř. 4(5). E) Nakoupené zásoby se v průběhu účetního období účtují přímo do spotřeby na účte tř. 4(5) proti bankovnímu účtu materiál na skladě převedené na účet spotřeby tř. 4(5). Vzniklé rozdíly se následně odúčtují (po inventarizaci materiálových zásob). Způsob A) je přehledný (přesný) a tomuto programu plně vyhovuje. Zaúčtování pohybů materiálových zásob se děje automaticky za zvolené období (měsíc). Převod vygenerovaných účtů (přes disketu A:/B:, pevný disk C: nebo počítačovou síť) do programu FU (během měsíčního zpracování) lze provádět jednou nebo vícenásobně za období (od-do). Při vícenásobném převodu za měsíc je zapotřebí dávat pozor (pří čtení v programu FU) na přenos od-do, aby nedocházelo k duplicitnímu převodu. Tato volba umožňuje: tvorbu a aktualizaci účetního rozvrhu pro automatické generování účetní věty k převodu dat do programu finančního účetnictví (FU) generaci účtů pohybů MTZ za dané období (měsíc, od-do) k prohlížení nebo tisku prohlížení/tisk vygenerovaných účtů pohybů MTZ před převodem do programu FU převod vygenerovaného účetního souboru o pohybech do programu FU generaci souboru DHM (výdej DHM ze skladu) k prohlížení nebo tisku prohlížení/tisk vygenerovaného souboru DHM před převodem do programu DHM převod vygenerovaného souboru DHM do programu DHM použití znaků pro označení položky MTZ v analytické evidenci (AE) účetní věty aktualizaci (tvorba) cenových skupin DHM Aktualizace/tisk účetního rozvrhu Při aktualizaci účetního rozvrhu lze použit funkční klávesy: F2 - Přidání nové položky (věty) F3 - Zrušení vybrané (vysvícené) položky (věty) F4 - Hledání položky podle kódu pohybu MTZ ESC - Návrat s uložením prováděných změn Struktura věty účetního rozvrhu: Po - kód pohybu MTZ (21,22,31,32,33,34,38,39,41,42,43,44,06,36,29) PP - pořadí kódu pohybů MTZ (01-99) při generování více účtů jednoho kódu pohybu 13

14 s/bez dodatečných podmínek. Např , 21 02, 21 03,... S_MD - syntetický účet (SU) na straně má dáti (MD)(4. pozice: kontrolní číslo SU) AE_MD - analytická evidence (AE) na straně má dáti (MD). Lze použit číslice 0-9 a znaky pro označení položky MTZ v AE (viz práce 1.9.8: a,a - číslo skladu, c,c - článek, d,d - číslo dokladu, f,f - číslo dodav. faktur, o,o - číslo oboru materiálu, p,p - číslo pracoviště, s,s - číslo střediska, u,u - číslo úkolu) S_DAL - SU na straně dal (DAL) AE_DAL - AE na straně dal (DAL). Lze použít číslice 0-9 a znaky pro označení položky MTZ v AE (viz práce 1.9.8) +,- - hodnota kladná nebo záporná. Např. příjem materiálu (+) nebo storno příjmu materiálu (-) Popis účetního rozvrhu - název účtu Podmínka - dodatečná podmínka pro generování účetního záznamu. Např. při dodatečné podmínce SKLAD= 02 se generuje účetní věta, je-li splněná tato podmínka. Není-li žádná podmínka, generuje se vždy účetní věta Generace účtů pohybů MTZ Generace účtů pohybu za zvolené období za účelem prohlížení/tisku (práce 1.9.3) Prohlížení/tisk účtů pohybů MTZ Prohlížení/tisk předem vygenerovaných účtů pohybů za zvolené období Generace souboru DHM Generace souboru DHM (kód pohybů: 41,42) za zvolené období a za účelem prohlíženi/tisku (práce 1.9.5) Prohlížení/tisk souboru DHM Prohlížení/tisk předem vygenerovaného souboru DHM za zvolené období. Struktura vygenerovaného souboru: Zkratka položky Typ Délka Název CISORG Znk 02 Číslo pracoviště INVCIS Znk 06 Inventární číslo STRED Znk 03 Středisko OSCISL Znk 05 Číslo pracovníka OBJEKT Znk 03 Úsek MISTNOST Znk 05 Místnost DOKLAD Znk 10 Doklad SKUP Znk 01 Cenová skupina MESZAR Znk 02 Měsíc zařazení ROKZAR Znk 04 Rok zařazení MESPOR Znk 02 Měsíc pořízení ROKPOR Znk 04 Rok pořízení FI Znk 01 Financování DHM VYRCIS Znk 14 Výrobní číslo NAZEV Znk 45 Název OBOR Znk 03 Obor MJ Znk 02 Měrná jednotka MESO Znk 02 Měsíc vyřazení ROKO Znk 04 Rok vyřazení HODNOTA Num (09,2) Pořizovací cena DHM POHYB Znk 02 Druh pohybu DATUM Dat 08 Datum pohybu 14

15 Převod dat do programu FU Převod dat do programu DHM Převod účtů (souboru DHM) do programu FU (DHM) za zvolené období (měsíc) Znaky pro označení položky MTZ v AE Struktura věty znaků: Znak - znak (kód) položky MTZ pro označení v AE: A - číslo skladu v max. délce 2 míst C - článek (číslo grantové agentury) v max. délce 1 místa D - číslo dokladu v max. délce 6 míst F - číslo dodavatelských faktur v max. délce 10 míst O - číslo oboru materiálu v max. délce 3 míst P - číslo pracoviště v max. délce 2 míst S - číslo střediska max. délce 6 míst U - číslo úkolu v max. délce 4 míst Zkratka - zkrácený název položky MTZ (např. SKLAD) Délka_v_AE - délka obsahu položky MTZ zleva nebo zprava S - směr výběru obsahu položky MTZ: L - zleva v dané délce P - zprava v dané délce Pred - číslo 1-3: 1 - předmezerovat do dané délky 2 - přednulovat do dané délky 3 - nezměnit obsah položky Název_položky - Název položky MTZ Aktualizace skupin DHM V této nabídce se dá definovat tabulka cenových skupin DHM (1-9) v souladu s programem DHM. Např. 1 - DHM v ceně za MJ Kč, 2 - DHM v ceně za MJ Kč atd. Práce ZALOŽENÍ NOVÝCH PRACOVIŠŤ Tato práce se používá při prvním spuštění programu po jeho instalaci a při zakládání nového nebo dalšího pracoviště. Lze založit maximálně 100 pracovišť. Současně se založí na zakládané pracoviště i soubor pracovníků (v případě, že není již založený), který se naplní pomocí práce 6 - Pracovníci. Práce ZRUŠENÍ PRACOVIŠTĚ Práce slouží ke zrušení všech dat o MTZ zrušeného pracoviště, které se vybírá ze seznamu pracovišť při volbě této práce v pravé části obrazovky. Zároveň je možno zrušit i soubor pracovníků pro dané pracoviště. UPOZORNĚNÍ : Vzhledem k tomu, že dojde k nenávratnému zrušení všech dat o MTZ, resp. i o pracovnících rušeného pracoviště, volí se tato práce výjimečně a doporučujeme tedy ochránit její použití volbou hesla programu. Práce ČÍSELNÍKY MTZ Tato práce slouží k zavedení, rušení, opravě nebo k prohlížení seznamů skladů, středisek, úkolů, oborů, měrných jednotek (MJ) a souboru dodavatelů pro pracoviště vybrané ze zobrazeného seznamu pracovišť. Číselníky MJ, oborů a soubor dodavatelů platí pro všechna pracoviště. Práce 5 5 SOUBOR ZAMĚSTNANCŮ AKTUALIZACE 15

16 Při volbě aktualizace souboru pracovníků pro zvolené pracoviště slouží k práci funkční klávesy : F2 - PŘIDAT novou položku pracovníka F3 - ZRUŠIT položku pracovníka F4 - HLEDAT podle zadaného řetězce znaků F5 - TŘÍDIT podle osobních čísel pracovníků nebo podle jmen pracovníků PROHLÍŽENÍ A TISK SOUBORU Sestavu souboru pracovníků lze třídit buď podle osobních čísel pracovníků nebo podle jejich jmen. Tuto volbu lze použít, pokud chceme vytvořit databázový nebo textový soubor pracovníků PLNĚNÍ SOUBORU Tato práce se používá při prvotním plnění souboru pracovníků při prvním spuštění programu po instalaci. Pro plnění je možno použít textový nebo databázový soubor pracovníků o požadované struktuře : Název položky Délka Osobní číslo pracovníka 05 Jméno pracovníka 40 Celkem 45 znaků Pro plnění napište název souboru (TXT nebo DBF) včetně cesty a stiskněte klávesu ENTER. Práce AKTUALIZACE SOUBORŮ Aktualizace databáze MTZ pro pracoviště zvolené v pravé části obrazovky se provádí vždy po provedení UPGRADE programu, po provedení připojení dat z jiné instalace programu k vlastní databázi MTZ. Po provedení aktualizace souboru MTZ pro vybrané pracoviště se objeví informační hláška o provedené operaci. Práce KONFIGURACE (PŘEDVOLBY) MTZ 7.K - Konec konfigurace programu Ukončíte konfiguraci programu - NASTAVENÍ prováděných změn a návrat na hlavní Menu Řízení tiskárny Volba ODPOJIT (tiskárna řízena zpravidla mimo program MTZ). Volba NASTAVIT (tiskárna bude inicializována přímo z programu MTZ) Volba výstupního portu lze nastavit: LOKÁLNÍ (pro paralelní port: LPT1, LPT2 nebo LPT3, pro sériový port: COM1 nebo COM2, pro DOS utility PRN nebo PRN:) SÍŤOVÁ (formát příkazu) SÍŤOVÁ NOVELL (formát příkazu) Tisk pohybů (přepínač) Při volbě NASTAVIT program po ukončení dávky pohybů uloží pohyby do měsíčního a ročního souboru a zároveň je nabídne k tisku. Při volbě ODPOJIT - pohyby k tisku nabízeny nejsou Tisk příjemky (přepínač) Po volbě NASTAVIT program po ukončení pohybů (kód pohybu 21 - Příjem z faktur) nabízí k tisku příjemky. Po volbě ODPOJIT - příjemku k tisku nenabízí (lze 16

17 příjemku dodatečně vytisknout po volbě Tisk výdejek a příjemku). Lze nastavit tisk příjemky podle čísel dodavatelských faktur nebo podle čísel dokladů. Dále lze nastavit stránkování tisku, tj. každou fakturu nebo každý doklad na novou stránku Tisk výdejky (přepínač) Po volbě NASTAVIT program po ukončení pohybů (kód pohybů: 31, 41) nabízí k tisku výdejky podle DOKLADŮ. Po volbě ODPOJIT - výdejku k tisku nenabízí (výdejku lze dodatečně vytisknout při volbě Tisk výdejek a příjemek). Lze nastavit tisk výdejek podle čísel dokladu nebo podle čísel úkolů. Dále lze nastavit stránkování tisku, tj. každý úkol nebo každý doklad na novou stránku Formát tisku pohybů Nastaveni formátu tisku pohybů MTZ: Formát 1 nebo Formát Zprůměrnění (přepínač) Při volbě NASTAVIT program pracuje s průměrnými cenami (k zprůměrnění cen dochází při příjmu materiálu na sklad (včetně režijních nákladů). Toto nastavení umožňuje vést materiál pod stejným skladovým číslem i při měnící se ceně). Při volbě ODPOJIT- program pracuje s pevnými cenami materiálu. 7.8 Upozornění při tisku reglety NASTAVIT při tisku reglety program upozorni o vzniklou chybu (rodil mezi stavem na kartě materiálu a na regletě). ODPOJIT neupozorni Generace účtů pohybů Při volbě NASTAVIT a při definování dalších parametrů lze automaticky generovat a převádět účty pohybů MTZ do programu FU. Při volbě ODPOJIT automatické generování účtů pohybů MTZ nefunguje. 7.A - Okénka poli na kartě Okénko (10mistné pole při příjmu nebo výdeji) dodatečných podmínek je používáno pro automatické účtování pohybů a při definování účetního rozvrhu (je-li dodatečná podmínka a platí DODPOD= obsah_pole_dodatečné_podmínky - generuje se účetní věta). Dodatečnou podmínku lze napsat pouze po volbě NASTAVIT, jinak NE. Okénko Režijních nákladů, Čísla faktury dodavatele, IČO dodavatele, Číslo úkolů a grantů nebo Osobního čísla objeví se na kartě po volbě NASTAVIT. 7.B Povinnost plnění poli Povinnost plnění poli Číslo faktury a Středisko při výdeje ze skladu. Volba NASTAVIT (program vyžaduje povinné plnění poli) nebo volba ODPOJIT (pole může být prázdné). 7.C - Zobrazení systémového času Volba NASTAVIT (program automaticky zobrazí aktuální systémový čas) nebo volba ODPOJIT (čas zobrazen nebude). 7.D - Heslo programu Volba NASTAVIT (při spuštění si program automaticky vyžaduje heslo) nebo volba ODPOJIT (žádost o heslo se při spouštění zobrazovat nebude ). 7.E - Změna hesla programu Předpokladem je potvrzená volba NASTAVIT v práci 7.D - napíšete nové heslo (libovolná max. osmimístná kombinace čísel a znaků) 7.F - Zviditelnění zrušených karet materiálu Při volbě NASTAVIT jsou vidět i zrušené karty materiálů (při aktualizaci souboru karet materiálu na levé straně obrazovky je karta označena tečkou "."). Ovšem jsou tyto ZRUŠENE karty vidět až do ROČNÍ ÚZÁVĚRKY. Po roční uzávěrce jsou tyto karty NENÁVRATNÉ ztraceny. Při volbě ODPOJIT zrušené karty nejsou vidět! 17

18 7.G Kurzor na číslo materiálu Při volbě NASTAVIT a při výdeje se kurzor přeskočí pole SKLAD a OBOR. Po volbě ODPOJIT se kurzor nachází v poli SKLAD. 7.H Kontrola měsíční uzávěrky Volba NASTAVIT (program neumožní zpracování pohybůu ve skladě následujícího měsíce pokud nebyla provedena měsíční uzávěrka aktuálního měsíce) nebo volba ODPOJIT (lze zpracovat pohyby skladu následujícího měsíce aniž by muselo dojit 7.I Číslo pracoviště Číslo pracoviště pro převod a připojení dat z ostatních vybraných pracovišť (skladů). 7.J Storno pohybu NASTAVIT lze stornovat pouze pohyb aktuálního měsíce. ODPOJIT Lze stornovat pohyb z jakéhokoli měsíce s aktuálním datumem. k měsíční uzávěrky aktuálního měsíce). 7.L - Transformace AE Pořadové číslo (00, 01, ) transformace analytické evidence (AE) pro účely automatického generování a převodu účtů pohybů MTZ do programu IN-SY-CO: FU. Např generace a převod BEZ transformace, 01 - Transformace pro FzU AV CR. 7.M - Zobrazení všech karet NASTAVIT - jsou vidět i karty s nulovým množstvím. ODPOJIT - karty s nulovým množstvím nejsou vidět. 7.N - Archivace dat MTZ NASTAVIT - po volbě "Pohyby a skladové karty" (práce 1.1) program vytváří záložní kopie datových souboru. ODPOJIT - záložní kopie se NEvytváří. 7.O - Poslední výdej s halíři NASTAVIT - je-li nastaven zprůměrnění cen (práce 7.7), může vzniknout halířový rozdíl (množství= 0, ale celková cena nerovná se 0 a jsou tam halíře jako důsledek zaokrouhlení cen za MJ). Program připočte k poslednímu výdeji i tyto halíře. ODPOJIT - halíře zůstanou, které lze po měsíční uzávěrce vynulovat práci a CTRL+C - Čištění halířových rozdílů. 7.P Nenulové číslo dokladu Při volbě NASTAVIT je povinné uvést číslo dokladu. ODPOJIT povinnost zadání čísla dokladu odpadá. 7.Q - Výběr karty (F2) - příjem NASTAVIT - při příjmu a při první volbě F2, program načte kartu materiálu a zobrazí stav karty na horní části obrazovky. ODPOJIT - tato situace nenastane. 7.R - Výběr karty (F2) - výdej NASTAVIT - při výdeje a při první volbě F2, program načte kartu materiálu a zobrazí stav karty na horní části obrazovky. ODPOJIT - tato situace nenastane. 7.S - Celkem za sklad a fakturu NASTAVIT - při příjmu z faktur a při volbě F6 (celkem za fakturu) je zobrazená celková částka za každý sklad a fakturu. ODPOJIT - je zobrazená celková částka za fakturu. 7.T - Vymezerování poli NASTAVIT - před každým pohybem se vymezerují pole STREDISKO a UKOL. ODPOJIT - obsah poli STREDISKO a ÚKOL (NÁZEV u přímé spotřeby) zůstávají nezměněn po předchozím pohybu. 18

19 7.U Info pole NASTAVIT na kartě materiálu se objeví pole pro doplňující informace. ODPOJIT žádné pole pro doplňující informace. 7.V Oprava nové kary NASTAVIT při přijmu do skladu na novou kartu, umožni program dodatečnou opravu tuto novou kartu. Kartu lze uložit volbou CTRL +W. ODPOJIT Nelze provést dodatečné opravy a karta se uloží automaticky. Práce PROPOJENÍ DATOVÝCH SOUBORŮ Tato volba umožňuje propojení vybraných nebo všech ostatních datových souborů pro pracoviště XX (viz v konfigurace MTZ 7.L - Číslo pracoviště). Práce TISKÁRNA (NASTAVENÍ) Samostatné nastavení parametrů tiskárny (obdoba práce Konfigurace MTZ - Řídící znaky tiskárny) pokud je volena její inicializace přímo z programu (práce Konfigurace MTZ - Řízení tiskárny). Práce A Práce B Práce F Ukončení programu A - DATUM Změna datumu v programu B - DOS Při této volbě se objeví řádek pro zapsání příkazu MS DOSu. Klávesa ESC umožní návrat na základní nabídku. F - FOXPRO (CALCULATOR) Při volbě se automaticky zobrazí kalkulátor, který je možné používat pomocí numerické klávesnice. Volbu ZADEJ PŘÍKAZ FOXPRO - programátorský vstup ( nevhodné pro uživatele ). K - KONEC ZPRACOVÁNÍ MTZ Práce slouží k ukončení práce s programem MTZ a k návratu do programové nabídky IN-SY-CO. 19