UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

Transkript

1 1 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Programu IN-SY-CO modulu DDHM/DrHM/DDNM/DrNM verze Konzultace IN-SY-CO spol. s. r. o. Pod vodárenskou věží Praha 8 tel. 02/ tel./fax: 02/ ÚVOD Stručný popis Program DDHM/DDNM (dále jen DDHM) verze 07.1 slouží k evidenci drobného dlouhodobého a drobného hmotného a nehmotného majetku a k evidenci pohybů jak jednotlivých položek DDHM, tak i skupin DDHM. Program umožňuje vytvářet výstupní sestavy DDHM podle položek, pohybu, inventárních čísel, místností, SKP, či cenových skupin. Umožňuje zároveň uživateli programu pomoci generátoru sestav vytvářet libovolnou sestavu z dat ze základního a přidružených (číselníky) souboru. Umožňuje též sledovat stav DDHM v souvislosti se jmény pracovníků, kteří je využívají, eventuelně převzali za ně hmotnou odpovědnost. Program podporuje zpracování pomocí čárového kódu. Program respektuje platné předpisy a číselníky, stejně jako vnitropodnikovou metodiku vedení účetnictví. Program vyžaduje základní znalost obsluhy osobního počítače. Program vyžaduje operační paměť nejméně 512 KB, alespoň jednu disketovou jednotku. Program je napsán a provozován v prostředí MS FoxPro. ZÁSADY PRÁCE Zásady práce 1) Program vede uživatele formou menu (nabídek), kde si volí druh práce. Vysvícením nabízí uživateli texty nebo položky, které se mají nebo mohou volit, doplňovat, měnit nebo opravovat. 2) Volba z menu se uskutečňuje buď nastavením vysvícení příslušné řádky nabídky pomocí kláves se šipkami a následným stisknutím klávesy ENTER, nebo stiskem klávesy se znakem shodným s prvním znakem textu požadované nabídky. Např. stiskem klávesy se znakem 1 volíme ze základního menu práci 1 - ZPRACOVÁNÍ DDHM. 3) Program automaticky kontroluje správnost hodnoty nebo formy zápisu některých předem určených položek. Program nedovolí : 1

2 2 - zapsat nově zařazované položce již existující inventární číslo (objeví se hláška POZOR NA DUPLICITU INV. ČÍSLA! ENTER - Pokračovat; ESC - Návrat ( Při volbě ESC je nutno zapsat správnou hodnotu; 0 - zařazení bez inventárního čísla) - zapsat datum v jiné struktuře než je předepsána (DD/MM/RRRR) - zapsat datum pořízení nově zařazované položky novější než aktuální datum startu programu - nedovolí bez zadání hodnot opustit položku, která musí být povinně vyplněna (kurzor neopustí vysvícenou položku a program nepokračuje, pokud není doplněna odpovídající hodnota) - použít např. číslo střediska, které není v číselníku (objeví se hláška CHCETE DOPLNIT ČÍSELNÍK STŘEDISEK - možná volba A - ano, čímž se tento číselník automaticky doplní, nebo N -ne, potom je nutno zapsat správné číslo střediska, které je v aktuálním číselníku obsaženo) 4) Kurzor vždy určuje místo pro zápis nebo opravu položek v obrazovkovém formuláři. 5) Význam kláves : ENTER - potvrzuje volbu nebo zobrazený obsah položky (s výjimkou volby hodnoty z číselníků z nápovědy F1) ŠIPKY - (doleva/doprava,nahoru/dolů) pohyb v menu nebo pohyb kursoru o 1 znak nebo o 1 řádek END/HOME - pohyb na okrajové znaky datových položek ve směru doprava/doleva DELETE - vymaže zobrazený znak, na kterém je umístěn kurzor. Současně se všechny znaky napravo od vymazaného znaku automaticky posunou o 1 místo doleva a jako poslední znak vpravo se automaticky zapíše mezera BACKSPACE - vymaže znak umístěný 1 místo vlevo od pozice kurzoru a ostatní znaky posune vlevo INSERT - přepínač přepisovacího a vkládacího režimu PgDn/PgUp - listování na následující/předchozí stránku PRINT SCREEN - tisk obsahu obrazovky ESC - zrušení volby nebo výběru (s výjimkou volby hodnot z číselníků z nápovědy F1, kdy tato klávesa potvrzuje výběr) F1 - nápověda věcného obsahu vysvícené položky (např. při zadávání nové položky jsou zde všechny číselníky) Ochrany dat a) Je nutno pravidelně po větší aktualizaci nebo v časové periodicitě pořizovat na zvláštní disketu bezpečnostní kopie dat. Tato bezpečnostní kopie se vytvoří zadáním příkazu MS DOS C:\>KOPDHM A: XX YY, kde XX označuje číslo pracoviště, YY je parametr (např. pořadové číslo kopie). b) V případě havárie počítače se doporučuje po novém startu programu obnovit data DDHM z bezpečnostní kopie zadáním příkazu MS DOS C:\>OBNDHM A: XX YY, kde XX označuje číslo pracoviště a YY je parametr. c) Ochrana dat proti zneužití je programem zajišťována pomocí hesel. d) Práci z programem je nutno vždy ukončit prací K - Konec zpracování DDHM. VSTUPY A VÝSTUPY Vstupy Datové položky, se kterými program pracuje, jsou uvedeny v popisu Základní věty 2

3 3 Výstupy DDHM. Datové položky se naplňují konkrétními daty pomocí klávesnice, nebo se do paměti počítače převádějí z textového nebo databázového souboru nebo z bezpečnostní kopie. Program umožňuje získat tyto výstupní sestavy: 1) Tisk pohybu DDHM (práce 1.2) 2) Tisk rekapitulace pohybu (práce 1.3) 3) Tisk DDHM položkový/sumární (práce 1.4) tříděný podle : středisek pracovníků inventárních čísel SKP skupin číselníku uživatele (ČU) 4) Tisk DDHM podle místností (práce ) 5) Tisk "REVIZE" zařízení (práce 1.5.4) ) 6) Tisk podle objektů a názvu (práce 1.5.5) 7) Inventurní soupis podle středisek (práce 1.5.6) 8) Tisk podle technického zhodnoceni (TH) (práce 1.5.7) 9) Tisk osobných karet na svěřené předměty (práce a CTRL+T) 10)Tisk protokolu o zařazení majetku (práce 1.A.1) 11)Tisk protokolu o vyřazení majetku (práce 1.A.2) 12)Tisk protokolu o technickém zhodnoceni (práce 1.A.3) 13)Tisk protokolu o částečném vyřazení majetku (práce 1.A.4) 14)Tisk zápisu o likvidací majetku (práce 1.A.5) 14)Tisk inventární karty (práce 1.A.6) 16)Tisk čárového kódu (ČK) a inventury ČK (práce 1.B) 17)Tisk číselníků (CTRL + T): středisek (práce 4.1) číselníku uživatele (práce 4.2) SKP (oborů) (práce 4.3) skupin (práce 4.4) měrných jednotek (práce 4.5) místností (práce 4.6) ) objektů (práce 4.8) odborů (práce 4.9) 18) Generace a tisk sestav uživatele (práce 1.A.9) Program dále umožňuje výstup základního datového souboru na disketu. START PROGRAMU Start programu Heslo Po uvedení počítače do stavu připravenosti pro příkazy operačního systému MS DOS program spustíme napsáním příkazu : C:\>INSYCO. Zobrazené datum je nutno potvrdit stiskem klávesy ENTER, nebo opravit na požadované a poté stisknout ENTER. Dále program vyžaduje zapsání hesla. Toto heslo sice není podmínkou pro chod programu, ale doporučuje se jeho použití z důvodů ochrany dat. Heslo si určuje uživatel sám (libovolná osmimístná kombinace čísel a znaků). Použití a zobrazování nabídky hesla lze buď nastavit nebo odpojit z nabídky Konfigurace programu (práce A). PŘÍPRAVA A KONFIGURACE PROGRAMU Postup prací Při prvním spuštění programu DDHM po instalaci do provozu je nutno provést : a) Práce 2 - ZALOŽENÍ NOVÝCH PRACOVIŠŤ, kde je nutno uvést název a číslo pracoviště (např. 08 ÚI AV ČR) b) Plnění souboru DDHM: - POČÁTEČNÍ PLNĚNÍ DDHM - pokud jsou k dispozici data uložena ve tvaru textového nebo databázového souboru provádí fa. IN-SY-CO na přání uživatele 3

4 4 tohoto programu. - práce 1 - ZPRACOVÁNÍ DDHM - pokud není k dispozici soubor DDHM ve tvaru TXT nebo DBF. Práce 1.1 POHYBY - nabídka PŘÍRÚSTKY - použitím nabídky DALŠÍ postupně ručně plníme soubor. c) Práce A - KONFIGURACE DDHM - lze změnit nastavení všechny programem požadované konfigurační parametry (předvolby). DODATEČNÉ PODMÍNKY Dodatečné podmínky Dodatečná podmínka se používá při bližší specifikaci skupiny DDHM, pokud jsou kritéria pro vydefinování této skupiny uvedená v přímé nabídce programu nedostačující. Tuto podmínku lze uplatnit u tvorbě všech výstupních sestav a hromadných převodech, opravách a úbytcích. Dodatečné podmínky se dají tvořit ze všech položek věty DDHM, vycházeje ze struktury věty DDHM. Hodnoty znakových položek (Znk) napište v apostrofech nebo uvozovkách. Hodnoty numerických položek (Num) zapište BEZ apostrof nebo uvozovek. Struktura věty DDHM Pro tvorbu dodatečné podmínky použijte zkratku položky věty DDHM. Zkratka položky Typ Délka Název INVCIS Znk 10 Inventární číslo STRED Znk 04 Středisko ODBOR Znk 04 Odbor OBJEKT Znk 04 Objekt MISTNOST Znk 05 Místnost OSCISL Znk 05 Číslo pracovníka DOKLAD Znk 10 Doklad SUC Znk 06 Číselník uživatele MESZAR Znk 02 Měsíc zařazení ROKZAR Znk 04 Rok zařazení MESPOR Znk 02 Měsíc pořízení ROKPOR Znk 04 Rok pořízení OBOR Znk 08 SKP (Obor) FI Znk 01 Financování DDHM VYRCIS Znk 14 Výrobní číslo NAZEV Znk 30 Název HODNOTA Num (09,2) Pořizovací cena DDHM POHYB Znk 02 Druh pohybu Pro určení dodatečné podmínky použijte následující znaky: or. nebo.and. a zároveň <> nerovná se (ALT+60 a ALT+62) # nerovná se (ALT+35) >= větší nebo rovno (ALT+62 a ALT+61) <= menší nebo rovno (ALT+60 a ALT+61) = rovná se (ALT+61) > větší než (ALT+62) < menší než (ALT+60) $ obsažen (ALT+36)! negace (ALT+33) Příklady tvorby dodatečných podmínek : PORCE 2500.and.stred= 0002 všechny položky splňující podmínku pořizovací ceny vyšší než 2.500,00 Kč a zároveň jsou umístěny na středisku

5 5 NAZEV= AUTO všechny položky, u kterých název začíná kombinací AUTO AUTO $NAZEV všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici obsahují kombinaci AUTO ROKZAR= 96.and.MESZAR= 05.and.OBJEKT= PRU.and.MISTNOST= všechny položky zařazené v květnu 1996 na provozním úseku v místnosti AG36 $VYRCIS všechny položky, které na kterékoliv pozici výrobního čísla obsahují danou kombinaci Poznámka : Pokud chceme vybrat položky u kterých konkrétní položka základní věty DDHM není vyplněna, resp. je prázdná, vymezerujeme v dodatečné podmínce stanovený počet míst této položky, kterým se má rovnat. Práce 1 1. ZPRACOVÁNÍ DDHM Tato práce slouží ke sledování všech pohybů a stavů DDHM. Po výběru této práce a poté zvoleného pracoviště pro které chceme zpracovávat data, zobrazí se nabídka činností : 1.1 POHYBY (AKTUALIZACE) U této činnosti lze volit : 1) sledování pohybu jednotlivých položek DDHM - POHYBY DDHM 2) sledování pohybu skupin DDHM - HROMADNÉ POHYBY 3) prohlíženi ročního pohybového souborů Pohyby DDHM POHYBY JEDNOTLIVÉ Tato volba slouží ke sledování jednotlivých položek DDHM, tzn. k zápisu přírůstků, k vyřazování a převodům jednotlivých položek DDHM a opravám údajů v jednotlivých položkách DDHM. Zároveň je v této volbě možno zobrazit databáze DDHM vybraného pracoviště tříděnou vzestupně podle inventárních čísel, středisek, skupin, čísel pracovníků, názvu (abeceda), objektů a místností, pořizovacích cen nebo SKP. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves : F2 - ZAŘAZENÍ - nová položka, přírůstek F3 - OPRAVA - oprava všech položek (mimo STŘEDISKO, ODBOR, OBJEKT, MISTNOST a OS. ČÍSLO) F4 - VYŘAZENÍ - úbytek F5 - TŘÍDĚNÍ - zobrazí se nabídka na setřídění databáze Po potvrzení volby se základní datový soubor pro vybrané pracoviště automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F6 - HLEDÁNÍ - po použití této funkce se zobrazí požadavek na zadání hodnoty položky pohybu DDHM, kterou chcete vyhledat (např. inventární číslo) F7 - PŘEVOD - (STŘEDISKO, ODBOR, OBJEKT, MISTNOST a OS. ČÍSLO) F8-1. ŘÁDEK - automatický pohyb kurzoru a vysvícení prvního řádku databáze F9 - POSLEDNÍ ŘÁDEK - automatické vysvícení posledního řádku databáze CTRL+F3 - OPRAVA_(H) - hromadná oprava CTRL+F4 - VYŘAZ_(H) - hromadné vyřazení CTRL+F6 - OPRAVA_I_C - oprava inventárního čísla CTRL+F7 - PŘEVOD_(H) - hromadný převod INS OZNAČ/ZRUŠ_OZNAČ přepínač označení pro hromadný pohyb CTRL+P POČET_OZN_VĚT počet označených vět (položek) CTRL+T TISK_OZN_VĚT tisk označených vět (tisk protokolů) CTRL+Q - FILTR (má význam jako dodatečná podmínka) 5

6 6 CTRL+X ZRUS_OZNAČENÍ zrušení všech označených položek CTRL+K KARTA prohlíženi inventární karty na obrazovce Pro návrat se použije klávesu ESC. Při použití pohybů ÚBYTKY, PŘEVODY, OPRAVY nebo OPRAVA INVENTÁRNÍHO ČÍSLA a po najetí kurzorem na vybranou položku, u které chcete provést zvolený pohyb, stiskněte odpovídající funkční klávesu. Dále pro zjednodušení a urychlení práce při výběru inventárních karet slouží následující kritéria : JINÝ - výběr DDHM podle inventárního čísla té položky DDHM, jejž pohyb chcete sledovat PŘEDCHOZÍ - zobrazí se ta položka DDHM, která v datovém souboru předchází právě zobrazené položce DDHM DALŠÍ - zobrazí se ta položka DDHM, která v datovém souboru následuje po právě zobrazené položce DDHM ZAČÁTEK - zobrazí se inventární karta první položky DDHM v datovém souboru KONEC - zobrazí se inventární karta poslední položky z datového souboru NÁVRAT - vrátí se nabídka volby pohybu Přírůstky PŘÍRŮSTKY ( F2 - ZAŘAZENÍ ) Volbou DALŠÍ se zobrazí nová prázdná inventární karta, do které je nutno vepsat všechny požadované údaje o položce DDHM : POHYB - údaj povinný - dvoumístný číselný kód udávající způsob pořízení (názvy jednotlivých kódů pohybů lze upravit v tabulce Aktualizace číselníků kódů pohybů - práce 4.7): 41 - úplatně 42 - ve vlastní režii 43 - bezúplatným nabytím 44 - nalezením 45 - převod z jiné pracoviště (tento kód nelze v této nabídce použít - přiřadí se automaticky při připojování dat k souboru - práce , ostatní STŘEDISKO - čísla střediska. Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). ODBOR 3) - číslo odboru (další členění střediska). Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). ČÍSLO PRACOVNÍKA - použijte 0 nebo číselník osobních čísel pracovníků, jak je uložen v souboru pracovníků (práce 8). Pokud zapíšete jiný číselný kód, objeví se hláška upozorňující, že dané osobní číslo není v souboru pracovníků obsaženo 2). Tento údaj slouží k evidenci pracovníka, který danou položku DDHM převzal, eventuelně převzal za ni osobní hmotnou odpovědnost. OBJĚKT - číslo objektu. Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). MÍSTNOST - číslo nebo symbol místnosti. Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). DOKLAD - číslo účetního dokladu (např. faktury). ČÍSELNÍK UŽIVATELE 3) např. číslo syntetického účtu (SU). Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). INVENTÁRNÍ ČÍSLO - údaj povinný - ve struktuře YYYYYY-ZZZZ, kde YYYYYY je kmenové inv. číslo dle vnitropodnikové metodiky a ZZZZ je pořadové číslo označující příslušenství. Pokud v zápisu použijete inventární číslo již přiřazené jiné položce DDHM, objeví se hláška, upozorňující, že inventární číslo již existuje. Chybné číslo je nutno opravit správným. NÁZEV - možno zapsat 45 libovolných znaků SKUPINA DDHM - údaj povinný, 1místný kód podle číselníku skupin (práce 4.4) SKP - údaj nepovinný, stand. klas. produkce (obor) (práce 4.3). FINANCOVANI - údaj povinný - jednomístný číselný kód podle číselníku : 1 - z provozních prostředků 6

7 7 2 - získané darem 3 - z FKSP 4 - převod z jiné organizace 5 - ostatní ČÍSLO ZÁPISU 3) 6mistní číslo zápisu DDHM. MĚRNÁ JEDNOTKA 3) - nepovinný - 2místný číselný kód podle číselníku MJ (4.5). VÝROBNÍ ČÍSLO - důležité zejména u položek výpočetní a kancelářské techniky, možná kombinace čísel i znaků DATUM POŘÍZENÍ - údaj povinný - ve struktuře MM/RRRR - automatická kontrolní vazba na aktuální datum použité při spouštění programu - tzn. že datum pořízení nesmí být novější než aktuální datum startu programu. DATUM ZAŘAZENÍ - údaj povinný - ve struktuře MM/RRRR - stejná kontrolní vazba na aktuální datum startu programu jako u data pořízení, zároveň nesmí být datum zařazení novější než datum pořízení. POŘIZOVACÍ CENA - cena, za kterou bylo daná položka DDHM pořízena, kontrolní vazba mezi výškou pořizovací ceny a kódem skupiny DDHM určujícím cenové rozpětí. DATUM DALŠÍ VYBAVENÍ OCHRANNOU POMUCKOU 3) - údaj nepovinný - ve struktuře MM/RRRR. POZNÁMKA K DDHM 3) - prostor pro zápis poznámky se zobrazí pomocí klávesy se šipkou dolů - poté je možno zapsat text poznámky. Návrat zpět zabezpečí současný stisk kláves CTRL+W. Text poznámky se nezobrazí v žádné výstupní sestavě, pouze upozornění, že je poznámka naplněna (P). 1) Pokud v konfiguraci je nahozen nepovinnost plnění poli 2) Není-li tato hodnota v číselníku, objeví se hláška o doplnění číselníku o tuto hodnotu. 3) Nastavení je v konfiguraci Volba OPRAVA umožňuje návrat zpět do inventární karty a následnou opravu nebo změnu kteréhokoliv údaje nebo kódu. Stiskem klávesy ENTER na nabídce DALŠÍ nebo NÁVRAT potvrdíme uložení položky DDHM, jíž jste vyplnili inventární kartu do databáze DDHM pro zvolené pracoviště. Úbytky ÚBYTKY ( F4 - VYŘAZENÍ ) Převody PŘEVODY ( F7 ) Tento pohyb slouží k vyřazování dnotlivých položek DDHM z databáze DDHM pro dané pracoviště. Po potvrzení této volby se zobrazí inventární karta..po vysvícení požadované inventární karty je nutno zadat kód pohybu - úbytku podle číselníku (názvy jednotlivých kódů pohybů lze upravit v tabulce Aktualizace číselníků kódů pohybů - práce 4.7) : 51 - prodejem 52 - likvidací 53 - bezúplatným převodem 54 - manko a škoda 55 - převod na jiné pracoviště (tento kód nelze v této nabídce použít, přiřadí se automaticky při převodu dat - práce 1.6.3) 50, ostatní Neboť potvrzení úbytku nenávratně smaže danou položku DDHM ze souboru DDHM pro dané pracoviště, program si automaticky žádá po zapsání kódu úbytku ještě opětovné potvrzení pohybu hláškou OPRAVDU CHCETE VYŔADIT DDHM S INVENTÁRNÍM ČÍSLEM (zvoleným) - stiskem klávesy A pohyb potvrdíte, stiskem klávesy N pohyb zrušíte. Tento druh pohybu slouží k převodům jednotlivých položek DDHM, a to mezi jednotlivými středisky, odborů, objektů, místnostmi a pracovníky. To znamená, že při použití této nabídky je možno opravovat, měnit nebo doplňovat položky : STŘEDISKO ODBOR ČÍSLO PRACOVNÍKA 7

8 8 Opravy OPRAVY ( F3 ) OBJEKT MÍSTNOST Po zobrazení požadované inventární karty se vysvítí pouze položky, ve kterých je možno provádět zápis, eventuelně přepis. Pokud po provedení převodu je pro vás žádoucí se ještě jednou vrátit k provedeným změnám, volte znovu nabídku PŘEVOD a opět se zobrazí vysvícené položky dané inventární karty. Převod potvrdíte výběrem dalšího inventárního čísla nebo návratem na předchozí nabídku. Tento druh pohybu slouží k opravám jednotlivých údajů na jednotlivé inventární kartě, které nebylo možno provést při zadávání přírůstku DDHM. Touto volbou možno zapisovat, přepisovat a opravovat tyto položky v jednotlivé inventární kartě : DOKLAD NÁZEV SKUPINA DDHM SKP ČÍSELNÍK UŽIVATELE FINANCOVÁNI MĚRNÁ JEDNOTKA VÝROBNÍ ČÍSLO DATUM POŘÍZENÍ DATUM ZAŘAZENÍ POŘIZOVACÍ CENA DATUM DALŠÍHO VYBAVĚNÍ... POZNÁMKA DDHM Při provádění oprav je nutné respektovat všechny kontrolní vazby mezi jednotlivými položkami inventární karty. Provedené opravy potvrdíte výběrem dalšího inventárního čísla nebo návratem na předchozí nabídku, eventuelně zopakujete volbu OPRAVA pro provedení opětovné opravy v již zvolené inventární kartě. Inventární číslo INVENTÁRNÍ ČÍSLO ( CTRL + F6 ) Tato volba slouží k práci s inventárními čísly datového souboru, jejich opravám. Pro velkou důležitost inventárního čísla jako základního identifikačního kódu jednotlivých položek DDHM je práce s nimi vyčleněna samostatně. Hromadná oprava OPRAVA_(H) (CTRL + F3) Hromadné vyřazení VYŘAZ_(H) (CTRL + F4) Hromadný převod PŘEVOD_(H) (CTRL + F7) Optimální postup pro hromadný pohyb (oprava, vyřazení nebo převod): CTRL + X - zrušení předchozí označeni pro hromadný pohyb INS - označeni (výběr) pro hromadný pohyb CTRL + P - počet označených položek pro kontrolu (jistota) CTRL + T - tisk protokolu při hromadném vyřazení (CTRL+F4) CTRL + F3 hromadná oprava CTRL + F4 hromadné vyřazení CTRL + F7 hromadný převod. Hromadné pohyby POHYBY HROMADNÉ Tato práce je obdobná volbě POHYBY DDHM, ale používá se ke sledování pohybu skupin DDHM, tzn. k zápisu přírůstků, úbytků, převodů a oprav skupin DDHM. Hromadné pohyby POHYBY HROMADNÉ 8

9 9 Tato práce je obdobná volbě POHYBY DDHM, ale používá se ke sledování pohybu skupin DDHM, tzn. k zápisu přírůstků, úbytků, převodů a oprav skupin DDHM. HROMADNÉ PŘÍRŮSTKY Po použití této volby si program vyžádá zadání inventárního čísla, které má být přiděleno prvnímu DDHM ze skupiny a které bude počáteční v nepřetržité číselné řadě inventárních čísel, která budou přírůstkům položkově přiřazena. Program kontroluje, zda není žádné inventární číslo již přiděleno. Není-li, zobrazí se dotaz na počet zařazovaných DDHM. Po jeho zodpovězení se zobrazí prázdná inventární karta pro zápis přírůstku, která se vyplní pouze jednou. Program pak automaticky přidělí všem DDHM ze skupiny inventární čísla počínaje žádaným a zobrazí se informační hláška o počtu připojených DDHM. Pokud je zadané inventární číslo již přiděleno, zobrazí se upozornění a nabídka inventárního čísla dalšího v pořadí za posledním přiděleným inventárním číslem. Následující postup je obdobný. Program pokračuje dotazem na počet zařazovaných DDHM a zobrazením inventární karty. Poznámka: Všechny položky zařazené hromadným přírůstkem budou mít naprosto totožné inventární karty, lišící se pouze v inventárním čísle. HROMADNÉ ÚBYTKY Tato volba slouží v vyřazování skupin DDHM. Program si žádá vymezení skupiny DDHM dotazy : OD INVENTÁRNÍHO ČÍSLA DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA Pro užší výběr skupiny DDHM lze použít dodatečnou podmínku. Po zobrazení první inventární karty ze skupiny DDHM je nutno zadat kód způsobu vyřazení, jehož číselník je totožný jako u úbytků položkových DDHM. Poté se zobrazí informační hláška o počtu zrušených položek DDHM (obsažených ve zvolené skupině). V práci lze pokračovat po stisku klávesy ENTER. HROMADNÉ PŘEVODY které Použitím této volby lze provádět převody skupin DDHM mezi středisky, úseky, místnostmi a pracovníky, a to i ve vzájemné kombinaci. Prvotní dotaz na převod je : OD (středisko, odbor, objekt, místnost, pracovník) DO (středisko, odbor, objekt, místnost, pracovník) Převod se provádí jen mezi vyplněné položky, tzn. které jsou NEmezerovány. Pro užší výběr skupiny DDHM lze použít dodatečnou podmínku. Po vyspecifikování hromadného převodu se zobrazí hláška o počtu položek DDHM, zadaným kritérium výběru vyhovují. Poté stiskněte klávesu ENTER. HROMADNÉ OPRAVY Tato volba umožňuje opravovat nebo doplňovat jednotlivé údaje na inventárních kartách skupin DDHM. Nejprve je nutno zadat, které položky inventární karty chcete opravovat. Zobrazí se nabídka : DATUM ZAŘAZENÍ SKUPINA VÝROBNÍ ČÍSLO DOKLAD NÁZEV UMÍSTĚNÍ DATUM POŘÍZENÍ POŘIZOVACÍ CENA SKP FINANCOVANI MĚRNÁ JEDNOTKA DATUM VYŘAZENÍ ČÍSELNÍK UŽIVATELE U těch položek, u kterých chcete pro vybranou skupinu DDHM provést opravy proveďte potvrzení stiskem klávesy A. Položky, které nechcete opravovat ponecháte se zápisem N. Po provedení tohoto výběru potvrďte pokračování v opravě opětovným stiskem klávesy A. Nyní je třeba určit skupinu DDHM zadáním : OD INVENTÁRNÍHO ČÍSLA DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA Další specifikace skupiny DDHM opět pomocí dodatečné podmínky. 9

10 10 Na zobrazené inventární kartě první položky DDHM ze zvolené skupiny DDHM se objeví vysvícené pouze ty položky inventární karty, které jste v předchozím výběru potvrdily klávesou A. Po zadání a potvrzení opravy se objeví hláška o počtu oprav. Prohlížení pohybu PROHLÍŽENÍ ROČNÍHO POHYBOVÉHO SOUBORU Tato volba slouží k prohlížení jednotlivých položek pohybů DDHM před roční uzávěrkou. Je zobrazená celá databáze pohybů DDHM vybraného pracoviště setříděnou vzestupně podle kódů pohybů, inventárních čísel, středisek, tříd, čísel pracovníků, názvu (abeceda), SKP nebo objektů a místností. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves : CTRL+Q - FILTR (má význam jako dodatečná podmínka, nastavený filtr zůstává v platností i po skončení programu DDHM!) F5 - TŘÍDĚNÍ - zobrazí se nabídka na setřídění databáze Po potvrzení volby se základní datový soubor pro vybrané pracoviště automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F6 - HLEDÁNÍ - po použití této funkce se zobrazí požadavek na zadání hodnoty položky pohybu DDHM, kterou chcete vyhledat (např. inventární číslo) F8-1. ŘÁDEK - automatický pohyb kurzoru a vysvícení prvního řádku databáze F9 - POSLEDNÍ ŘÁDEK - automatické vysvícení posledního řádku databáze Pro návrat se použije klávesu ESC. CDF SOUBOR ČÍSEL DODAVATELSKÝCH FAKTUR (CDF) Tato volba slouží k prohlížení a dodatečné aktualizaci jednotlivých položek CDF DDHM. Tento CDF se objevuje na protokolu o zařazení DDHM (formát tisku protokolu o zařazení DDHM, viz konfigurace DDHM: Tisk protokolů (práce A.C a formát protokolu je2 (CDF)). Zobrazená databáze CDF DDHM vybraného pracoviště je setříděná vzestupně podle inventárních čísel DDHM. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves F2, F3, F4, F6, F8 a F9, jejichž popis je zobrazen v okně na spodní části obrazovky. Výstupní sestavy VÝSTUPNÍ SESTAVY Všechny výstupní sestavy programu lze zobrazit na obrazovku, načíst do souboru nebo přímo vytisknout na připojené tiskárně (nutná správně nastavená konfigurace - práce A.1 a práce 1.T). Ve výstupní sestavě na obrazovce jsou orientace a pohyb umožněny použitím jak standardních kláves (šipky, HOME, END, PgDn, PgUp) tak i pomocí stisku klávesy s prvním znakem nabídky : 1. řádek - kurzor se automaticky přesune na první řádek sestavy Poslední řádek - automatický přesun na poslední řádek Hledání - pomocí zadání řetězce znaků automatické vyhledání Začátek bloku - označení začátku bloku pro tisk Konec bloku - konec bloku pro tisk Tisk - vytisknutí označeného bloku ESC - ukončení Třídění dat pro výstupní sestavu lze kdykoliv přerušit stiskem klávesy F8. Pro tvorbu výstupních sestav lze použít hlediska výběru přímo nabízená programem nebo použít ještě dodatečnou podmínku. Lze využít přímou nabídku při tvorbě jednotlivých výstupních sestav, zda chcete požadovaná data POLOŽKOVĚ nebo SUMÁRNĚ. Tisk pohybu DDHM TISK POHYBU DDHM Pro tuto výstupní sestavu je zdrojem položek DDHM Pohybový soubor DDHM, tudíž v dodatečné podmínce lze použít položku základní věty DDHM - POHYB. Tato výstupní sestava slouží ke sledování všech nebo vybraných druhů pohybů jednotlivých položek 10

11 11 Je Tisk rekapitulace pohybu DDHM nebo skupin DDHM podle kódu pohybů anebo podle položky číselníku uživatele (ČU). nutno brát zřetel na obsah pohybového souboru DDHM v návaznosti na práci ROČNÍ UZÁVĚRKA (vynulování ročního pohybového souboru!). Pro tvorbu této výstupní sestavy si program žádá zadání intervalu OD DATA - DO DATA (a OD ČU - DO ČU: zvolíme-li tisk pohybu podle ČU). Výsledkem této práce je sestava TISK POHYBU ZE DNE... ZA OBDOBÍ..., kde se odděleně zobrazí přírůstky, úbytky, převody a opravy položek nebo skupin DDHM TISK REKAPITULACE POHYBU DDHM Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Pohybový soubor DDHM. Výstupem této práce je VÝPIS REKAPITULACE POHYBU K DATU... pro vybrané pracoviště. Tato sestava je rekapitulací za celé pracoviště, tudíž zde nejsou programem nabízena žádná třídící hlediska. Popis výstupní sestavy : 1. část sestavy: POČÁTEČNÍ STAV - výchozí stav bezprostředně po provedení práce MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA PŘÍRUSTKY ÚBYTKY PŘEVODY (ÚBYTKY) PŘEVODY (PŘÍRUSTKY) OPRAVY KONEČNÝ STAV - ke dni výpisu 2. část sestavy: Rekapitulace podle skupin DDHM Tisk DDHM položkové a sumárně TISK DDHM POLOŽKOVĚ A SUMÁRNĚ Zdrojem dat pro tuto práci je Základní soubor DDHM. Výstupní sestavy slouží k různým účelovým výpisům vybraných skupin nebo položek DDHM. Třídící hlediska jsou zde při použití dodatečné podmínky velmi široké - nelze použít pouze položku pohybové věty DDHM - POHYB. Základní třídící hlediska : 1) DLE STŘEDISEK Nutno zadat rozmezí OD STŘEDISKA - DO STŘEDISKA. Výstupní sestava bude setříděna podle položky Střediska v základní větě DDHM a v rámci jednotlivých středisek podle inventárních čísel, a to vzestupně. 2) DLE PRACOVNÍKÚ Nutno zadat rozmezí OD - DO PRACOVNÍKA. Pokud zvolíte v nabídce KAŽDÝ SOUPIS ZA JEDNOTLIVÉHO PRACOVNÍKA NA NOVOU STRANU klávesu A - bude každý soupis položek DDHM, svěřených zadanému konkrétnímu pracovníkovi na samostatné stránce opatřen předtiskem pro datum a podpisy zodpovědných pracovníků. Pokud zvolíte klávesu N - bude soupis položkově řazen podle jednotlivých zvolených osobních čísel pracovníků za sebou. V rámci výpisu položek DDHM za jednotlivého pracovníka jsou tyto položky setříděny vzestupně podle inventárních čísel. 3) DLE INVENTÁRNÍCH ČÍSEL Toto třídící hledisko má ještě bližší specifikace : a) PODLE ČU. Nutno zadat rozmezí OD - DO číselníku uživatele b) PODLE UMÍSTĚNÍ Nutno zadat rozmezí OD - DO UMÍSTĚNÍ - číselné kódy zapsané v položce UMÍSTĚNÍ Základní věty DDHM. c) PODLE SKUPIN. Nutno zadat rozmezí OD - DO SKUPINY d) PODLE INVENTÁRNÍCH ČÍSEL Nutno zadat rozmezí OD - DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA. e) PODLE SKP. Nutno zadat rozmezí OD - DO SKP Soupisky DDHM podle místností TISK DDHM PODLE MÍSTNOSTÍ 11

12 12 Sestavy slouží jako podklad především pro inventarizaci DDHM Výstupní sestavy lze třídit podle STŘEDISKA+MÍSTNOSTI nebo podle MÍSTNOSTI. Podle účelu výstupních sestav je možno zobrazit nebo tisknout sestavu za každou jednotlivou místnost na novou stránku (stiskem klávesy A), kdy na sestavě bude předtisk pro datum a podpisy nebo souběžně za sebou (stiskem klávesy N) Inventář místnosti (formát 1) Popis sestavy : INVENTÁRNÍ ČÍSLO NÁZEV DDHM V POUŽÍVÁNÍ POŘIZOVACÍ CENA OSOBNÍ ČÍSLO Místní seznam /formát 2) Popis sestavy : INVENTÁRNÍ ČÍSLO VÝROBNÍ ČÍSLO NÁZEV DDHM V POUŽÍVÁNÍ POZNÁMKA Inventurní soupiska (formát 3) Popis sestavy : INVENTÁRNÍ ČÍSLO VÝROBNÍ ČÍSLO DATUM ZAŘAZENÍ POŘIZOVACÍ CENA OSOBNÍ ČÍSLO A JMÉNO PRACOVNÍKA Tisk REVÍZE el. zařízeni Nutno zadat OD - DO Data Výstupní sestava bude setříděna podle datumu revize el. zařízeni a inventárních čísel v základní větě DDHM, a to vzestupně Tisk podle objektu a názvu DDHM Nutno zadat OD - DO OBJEKTU Výstupní sestava bude setříděna podle objektu a názvu DDHM, a to vzestupně Inventurní soupis podle středisek Nutno zadat OD - DO střediska Výstupní sestava bude setříděna podle středisek, a to vzestupně Tisk podle technického zhodnocení (TH) DDHM Nutno zadat OD - DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA Výstupní sestava bude setříděna podle inventárních čísel v základní větě DDHM, a to vzestupně. Položka POŘIZOVACÍ CENA (HODNOTA) je sumarizována podle příslušenství ROČNÍ/MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA, PŘEVOD Měsíční uzávěrka Měsíční uzávěrka Tato volba slouží ke snadnému sledování měsíčních pohybů v pohybovém souboru DDHM. Po provedení této práce se vždy změní výchozí údaj - POČÁTEČNÍ STAV pro výstupní sestavu, která má tvar VÝPIS REKAPITULACE POHYBU DDHM. Tato sestava se vytvoří po potvrzení volby OPRAVDU CHCETE PROVÉST MĚSÍČNÍ 12

13 13 UZÁVĚRKU stiskem klávesy A. Tato práce nemá vliv na roční pohybový soubor DDHM. Roční uzávěrka Roční uzávěrka Provádí se po uzavření ročního účetního a daňového období. Výsledkem této práce je vyprázdnění ročního pohybového souboru DDHM. Po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE PROVÉST ROČNÍ UZÁVĚRKU) se vytvoří výstupní sestava VÝPIS REKAPITULACE POHYBU. Převod dat Převod dat ze základního souboru Před operací Převody mezi středisky (převod dat z datového souboru nebo připojení dat k datovému souboru) se doporučuje provést bezpečnostní kopii. Po upozorňující hlášce volbu potvrdíte stiskem klávesy ENTER. Výběr položek DDHM určených pro převod lze provést pomocí dodatečné podmínky pro výběr nebo označením vybraných vět pomocí klávesy INS. Výstup dat lze volit jako PŘEVOD - vybraná data se od databáze DDHM odpojí, nebo jako JEN PŘENOS - vybraná data se pouze zkopírují a v původní databáze zůstanou. Pokud provedete volbu výběru OZNAČENÍM, po zobrazení celého základního datového souboru DDHM lze použít funkční klávesy F2 - F7, F10, Insert. Po provedení výběru datových položek DDHM se objeví informační hláška o počtu vět pro převod. Po potvrzení správnosti stiskem klávesy ENTER je nutno zadat název výstupního souboru včetně cesty (A:DDHMxx.DBF, kde xx je číslo pracoviště - možno volně změnit). Po zadání a stisku klávesy ENTER se operace automaticky provede. Připojení dat klávesy Připojení dat k souboru DDHM Před operací se doporučuje provést bezpečnostní kopii. Potvrzením volby stiskem ENTER je nutno zadat soubor včetně cesty, který má být k základní databáze DDHM připojen (A:DDHMxx.DBF). Poté se objeví informační hláška o počtu vět pro připojení. Potvrzením jeho správnosti se automaticky provede operace. Převod dat do DHIM Převod dat do programu DHIM/DNIM Před převodem dat (ne kopie) do programu DDHM se doporučuje provést bezpečnostní kopie dat. Po upozorňující hlášce volbu potvrdíte stiskem klávesy ENTER. Výběr položek DDHM určených pro převod lze provést pomocí dodatečné podmínky pro výběr nebo označením vybraných vět pomocí klávesy INS (jsou zobrazení jen položky DDHM, které mají vyšší hodnotu než limit v konfiguraci DDHM - práce A.M). Výstup dat lze volit jako PŘEVOD - vybraná data se od databáze DDHM odpojí, nebo jako JEN PŘENOS vybraná data se pouze zkopírují a v původní databáze zůstanou. Pokud provedete volbu výběru OZNAČENÍM, po zobrazení celého základního datového souboru DDHM lze použít funkční klávesy F2 - F7, F10, Insert. Po provedení výběru datových položek se objeví informační hláška o počtu vět pro převod. Po potvrzení správnosti stiskem klávesy ENTER je nutno zadat název souboru včetně cesty (A:DDHMxx.DBF, kde xx je číslo pracoviště - možno volně změnit). Po zadání a stisku klávesy ENTER se provede výběr. Skutečné propojení dat v programu DDHM se uskuteční po volbě Připojení dat k souboru DDHM (práce 1.6.4) a zadáním souboru DDHMxx.DBF. 1.7 REINDEXACE/ PŘEHLEDY Reindexace souboru DDHM Reindexace souborů Tuto operaci je nutno provést vždy po aktualizaci souboru DDHM mimo program nebo při narušení stavu databáze DDHM po havárii počítače. Soubor se po potvrzení této volby automaticky zaktualizuje Prohlížení textových souborů 13

14 14 Po zadání názvu souboru (TXT) včetně cesty se tento soubor automaticky zobrazí Změna názvu pracoviště Možno použít v případě, kdy zůstává v platnosti číslo pracoviště (to se při této volbě automaticky zobrazí). Potom můžete změnit název pracoviště přepisem stávajícího OSOBNÍ KARTY NA SVĚŘENÉ PŘEDMĚTY Osobní karty Osobní karty V této nabídce lze aktualizovat registr Osobných karet ( F2 - F10), vyhledat osobní kartu ( CTRL+H), označit je (INSERT) a nechat je vytisknout (CTRL+T). Popis registru osobních karet: POŘADOVÉ ČÍSLO KARTY STŘEDISKO ČÍSLO PRACOVNÍKA JMÉNO PRACOVNÍKA F3 - Aktualizace karty z registru osobných karet - zobrazí se struktura osobní karty. Další význam použití funkční klávesy F3: F3 - Aktualizace osobní karty - po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE AKTUALIZOVAT KARTU xxx ZE ZÁKLADNÍHO SOUBORU?) se aktualizuje vybraná osobní karta ze základního souboru DDHM. Popis struktury osobní karty: INVENTÁRNÍ ČÍSLO NÁZEV DDHM POŘIZOVACÍ CENA DATUM PŘEVZETÍ DATUM VRÁCENÍ POČET KUSU Aktualizace souboru (registru) osobných karet Po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE AKTUALIZOVAT REGISTR KARET ZE SOUBORU PRACOVNÍKÚ?) se aktualizuje registr osobných karet ze souboru pracovníků (přepíše se stávající registr novým registrem na základě osobných čísel pracovníků v souboru pracovníků) Převod DDHM ze skladu MTZ Automaticky převod (zařazení) dat z programu IN-SY-CO: MTZ Tisk protokolu 1.A - TISK PROTOKOLU Pro tvorbu výstupních sestav v této práci je zdrojem dat základní datový soubor nebo roční pohybový soubor DDHM (volba zdrojů dat je třeba nastavit v konfigurací DDHM - práce A.C - Tisk protokolů z Datového nebo Pohybového souboru (pozor na roční uzávěrku - práce 1.6.2)). Funkční klávesy pro usnadnění tisku protokolů : INS - Označení/Zrušení označených vět F2 - Označení všech vět (celý soubor) F3 - Zrušení všeho označení F4 - Hledání věty podle inventárního čísla F5 - Počet označených vět F6 - Začátek souboru (první věta pohybového souboru) F7 - Konec souboru (poslední věta pohybového souboru) 14

15 15 1.A.1 - Tisk protokolu o zařazení DDHM do užívání 1.A.2 - Tisk protokolu o vyřazení DDHM z užívání 1.A.3 - Tisk protokolu o technickém zhodnocení DDHM 1.A.4 - Tisk protokolu o částečném vyřazení DDHM z užívání 1.A.5 - Tisk zápisu o likvidací majetku 1.A.6 - Tisk inventární karty DDHM Popis protokolu o zařazení a vyřazení DDHM: POŘADOVÉ ČÍSLO INVENTÁRNÍ ČÍSLO NÁZEV MAJETKU VSTUPNÍ CENA INTERNÍ DOKLAD UMÍSTĚNÍ (MÍSTNOST) DATUM UVEDENÍ DO UŽÍVÁNÍ PROTOKOL VYHOTOVIL... DNE... VĚCNOU A FORMÁLNÍ KONTROLU PROVEDL... DNE... ZPŮSOB VYŘAZENÍ (vyřazení) ZŮSTATKOVÁ CENA - 0 (vyřazení) DATUM VYŘAZENÍ Z UŽÍVÁNÍ (vyřazení) 1.A.7 - Nastavení parametrů tisku protokolů Podle nabízené volby nastavíte parametry pro tisk Protokolů o uvedení DDHM do Užívání stiskem klávesy U, Protokolů o vyřazení z užívání (V), Protokolů o TH DDHM (T) a Protokolů o likvidaci majetku (L). Toto nastavení je nutné před prvním použitím volby tisku protokoly. Pokud neprovedete změny v nastavení parametrů, program při každém dalším tisku bude vycházet z prvotního nastavení. KANCELÁŘ Parametry : HLAVIČKA PROTOKOLU (např. PARLAMENT ČESKÉ REPUBLIKY - SENÁTU) PROTOKOL VYHOTOVIL VĚCNOU A FORMÁLNÍ KONTROLU PROVEDL ČÍSLOVAT PROTOKOLY (A/N) ČÍSLO PROTOKOLU VYTISKNOUT DATUM VYHOTOVENÍ (A/N) 1.A.8 Aktualizace pořadových čísel protokolů Zpětné aktualizace čísel protokolů o zařazení, vyřazení a likvidace podle inventárních čísel 1.A.9 Generace a tisk sestav uživatele Uživatel tady má možnost generovat (vytvářet) libovolnou vlastní sestavu. Zdrojem dat jsou základný datový soubor (ZS) majetku, přidružené soubory (číselníky) a texty. Funkční klávesy: F2 - nová sestava F3 - oprava (aktualizace) existující sestavy F4 - zrušení existující sestavy F5 - tříděni podle kódu (zkrácený název) nebo názvu sestavy F6 - hledání sestavy F7 - přehled (struktura sestavy vybrané položky ze ZS) F8 - začátek souboru sestav (1. věta) F9 - konec souboru sestav (poslední věta) CTRL + T spouštění vygenerované sestavy Tiskárna 1.T - TISKÁRNA (nastavení) 15

16 16 Samostatné nastavení parametrů tiskárny (obdoba práce A.2 - Konfigurace DDHM Řídící znaky tiskárny) pokud je volena její inicializace přímo z programu (práce A.1 Konfigurace DDHM - Řízení tiskárny). Čárový kód 1.D - ČÁROVÝ KÓD (ČK) Tato volba slouží k zpracování ČK a umožňuje: Generace souboru (výstup) pro tisk ČK DDHM pomocí ext. SW a HW (vstup) Tisk ČK (volání externího SW, např. fy BROTHERS) Tisk inventury pomocí ČK (přenos dat, aktualizace a tisk inventury) Generace souboru (výstup) pro tisk ČK (objektů) místností pomocí externího SW a HW (vstup) Tisk ČK místností (volání externího SW, např. fy BROTHERS) Ukončení programu Práce 2 1.K - UKONČENÍ PROGRAMU Práce slouží k ukončení programu DDHM a k návratu do základní nabídky programových modulů IN-SY-CO. Volbu nutno potvrdit stiskem klávesy A. 2. ZALOŽENÍ NOVÝCH PRACOVIŠŤ Tato práce se používá při prvním uvedení programu po jeho instalaci do provozu a při zakládání nového nebo dalšího pracoviště. Lze založit maximálně 100 pracovišť. Současně lze založit na zakládané pracoviště i soubor pracovníků (v případě, že není již založený), který se naplní pomocí práce 5 Pracovníci. Práce 3 3. ZRUŠENÍ PRACOVIŠTĚ Práce slouží ke zrušení všech dat o DDHM zrušeného pracoviště, které se vybírá ze seznamu pracovišť při volbě této práce v pravé části obrazovky. Práce ČÍSELNÍKY DDHM (STŘEDISKA ) Tato práce slouží k zavedení, rušení, prohlížení a tisku seznamu (číselníků) středisek ( práce 4.1 ), číselníku uživatele (4.2), SKP (4.3), skupin (4.4), měrných jednotek (MJ) (4.5), místností (4.6), kódů pohybů (4.7), objektů (4.8) a odborů (4.9) pro všechny pracoviště. Například práce se volí v případě, kdy střediska nebyly založeny nebo potřebujete-li před zpracováním DDHM zkontrolovat, zda je seznam středisek úplný. Tyto seznamy slouží jako číselníky pro výběr kódů pro položek Základní věty DDHM - STŘEDISKO, ODBOR, OBJEKT, MÍSTNOST,ČÍSELNÍK UŽIVATELE, SKP, SKUPINA a MĚRNÁ JEDNOTKA. Lze při aktualizaci číselníků použít funkční klávesy : F2 - Přidání nové položky F3 - Zrušení vybrané (rozsvícené) položky F4 - Hledání položky podle kódu F5 - Začátek souboru (první věta číselníku) F6 - Konec souboru (poslední věta číselníku) F10 - Návrat na předchozí nabídku Práce 5 5. PRACOVNÍCI Aktualizace Při volbě aktualizace souboru pracovníků pro zvolené pracoviště slouží k práci funkční klávesy : F2 - PŘIDAT novou položku pracovníka F3 - ZRUŠIT položku pracovníka F4 - HLEDAT podle zadaného řetězce znaků F5 - TŘÍDIT podle osobních čísel pracovníků nebo podle jmen pracovníků Prohlížení (Výpisy) 16

17 17 Sestavu souboru pracovníků lze třídit buď podle osobních čísel pracovníků nebo podle jejich jmen. Tuto volbu lze použít, pokud chcete vytvořit databázový nebo textový soubor pracovníků Plnění souboru pracovníků Tato práce se používá při prvotním plnění souboru pracovníků při prvním spuštění programu po instalaci. Pro plnění je možno použít textový nebo databázový soubor pracovníků o požadované struktuře : Název položky Délka Osobní číslo pracovníka 05 Jméno pracovníka 40 Celkem 45 znaků Pro plnění napište název souboru (TXT nebo DBF) včetně cesty a stiskněte klávesu ENTER. Práce 6 6. BEZPEČNOSTNÍ KOPIE/OBNOVA Pro provedení této práce je třeba nejprve ukončit program IN-SY-CO (návrat do MS DOSu, např. C:\>). Pro bezpečnostní kopii na disk nebo disketu zadejte příkaz : C:\>KOPDHM xx yy zz Pro obnovu z bezpečnostní kopie z disku nebo diskety zadejte příkaz : C:\>OBNDHM xx yy zz Kde : xx je disketová jednotka A nebo B yy je dvoumístné číslo pracoviště (00-99) zz je dvoumístný parametr - pořadové číslo bezpečnostní kopie (00-99) Např. C:\>KOPDHM A: (bezpečnostní kopie na disketovou jednotku A pro pracoviště 01 v pořadí 11.) C:\>OBNDHM A: (obnova bezpečnostní kopie z disketové jednotky A pro pracoviště 01 v pořadí 11.) Práce POČÁTEČNÍ REKAPITULACE Provádí se při aktualizaci datových souborů DDHM mimo systém (např. pod DBASE III, FOXBASE atd.) nebo při narušení stavu DDHM po havárii počítače,tedy vždy po provedení práce Reindexace souborů DDHM. Po provedení počáteční rekapitulace se objeví informační hláška o průběhu této práce. Práce 8 8. BARVY Je možná volba kombinace barev pro zobrazení položky DDHM a v práci Výběr položky Pohyby a Návrat. Je ovšem nutné vycházet z volby druhu monitoru při instalaci programu. Práce REKAPITULACE, PŘIPOJENÍ DAT 17

18 Tisk rekapitulace všech nebo vybraných pracovišť Tato volba umožňuje provést rekapitulaci buď pro všechna pracoviště nebo pouze pro vybraná. V případě výběru pracovišť napište na určené pozice seznam pracovišť číselně za sebou. Poté stiskněte klávesu ENTER. Výstupem této práce je sestava TISK REKAPITULACE POHYBU Připojení a přesun dat. souborů všech nebo vybraných pracovišť Tato volba umožňuje spojovat více datových souborů (pracovišť) do jednoho souboru (číslo souboru se určuje v konfiguraci DDHM volbou A - Číslo pracoviště). V případě výběru pracovišť napište na určené pozice seznam vybraných pracovišť číselně za sebou. Poté stiskněte klávesu ENTER. Práce A A. KONFIGURACE DDHM A.K - Konec konfigurace Ukončeni, uložení všech konfiguračních parametrů programu a návrat. A.1 - Řízení tiskárny Volba ODPOJIT (tiskárna řízena zpravidla mimo program DDHM). Volba NASTAVIT (tiskárna bude inicializována přímo z programu DDHM). A.2 - Volba výstupního portu pro tiskárnu Volba výstupního portu (LPT1-3, COM1-2, PRN,...) pro lokální nebo síťovou tiskárnu. A.3 Vynulování polí Přepínač určí, zda se při další zařazení majetku (F2) vybraná pole mají být vynulování (vymezerování). Vybrané pole lze zapnout ([X])/vypnout ([ ]) pomocí mezerníku A.4 - Generace osobní karty Volba NASTAVIT - nastavení automatické aktualizaci osobných karet během aktualizaci karty DDHM. A.5 - Zobrazení hodin Volba NASTAVIT (automaticky program zobracuje aktuální systémový čas) nebo volba ODPOJIT (tento čas se zobrazovat nebude) A.6 - Heslo programu Volba NASTAVIT (při spuštění si program automaticky žádá heslo) nebo volba ODPOJIT (žádost o heslo se nebude při spouštění zobrazovat) A.7 - Změna hesla programu Předpokladem je v práci A.6 potvrzená volba NASTAVIT - napíšete nové heslo (libovolná max. osmimístná kombinace čísel a znaků) A.8 Datum vyřazení Volba NASTAVIT (zobrazí se pole datumu pro vybavení další ochrannou pomůckou) ODPOJIT (ne zobrazí se pole ) A.9 - Převod dat z programu MTZ Volba NASTAVIT (zpracováni dat z programu MTZ) nebo volba ODPOJIT (zpracováni dat z MTZ je odpojen) A.A - Číslo pracoviště Číslo pracoviště pro připojení a přesun datových souborů vybraných nebo všech ostatních 18

19 19 pracovišť. A.B Názvy programů Zadání názvu programu majetku. Např. DHIM/DNIM (dlouhodobý hmotný investiční majetek/dlouhodobý nehmotný investiční majetek), DDHM/DDNM (dlouhodobý drobný hmotný majetek/dlouhodobý drobný nehmotný majetek). A.C - Tisk protokolu Nastavení volby pro tisk protokolu z ročního pohybového nebo ze základního datového souboru (ZS). A.D - Tisk inventurní sestavy Nastavení volby pro tisk inventurní sestavy podle STŘEDISEK a PRACOVNÍKÚ nebo podle STŘEDISEK a MISTNOSTI. A.E - Číselník uživatele Po volbě Nastavit uživatel sám definuje název tohoto 6mistního číselníku. Např. číselník syntetických účtů (SU). A.F Číselník místnosti Nastaveni nebo odpojeni provádění kontrol duplicit a výskytu v číselníku místnosti. A.G Číslo zápisu Volba NASTAVIT (se zobrazí tento údaj), volba ODPOJIT (se tento údaj nebude zobrazovat). Použiti čísla zápisu např. v protokolu o vyřazení DDHM z užívání. A.H Číselník MJ Volba NASTAVIT (se zobrazí tento údaj), volba ODPOJIT (se tento údaj nebude zobrazovat). A.I Tisk podle místnosti Volba formátu tisku podle místnosti. A.J Datum příští revíze Volba NASTAVIT (se zobrazí tento údaj), volba ODPOJIT (se tento údaj nebude zobrazovat). A.L Inventární číslo (další) Volba NASTAVIT (při zařazení DDHM se automatický nabízí poslední inventární číslo+1), volba ODPOJIT (se poslední volní inventární číslo nezobrazí). A.M Převod dat do DHIM/DNIM Slouží pro zobrazeni seznamu DDHM, při převodu dat do programu DHIM/DNIM s pořizovací cenou přesahující tuto nastavenou hodnotu (práce Označení). A.N Technické zhodnocení Volba NASTAVIT (při opravě se zobrazí okénko pro TH DDHM), volba ODPOJIT (okénko se neobjeví pro TH). A.O Volba tisku "SUMÁRNĚ" Volba NASTAVIT (standardní nastaveni při volbě tisku POLOŽKOVĚ nebo SUMÁRNĚ je SUMÁRNĚ), volba ODPOJIT (je POLOŽKOVĚ). A.P Tisk čárového kódu Volba NASTAVIT (aktivace modulu ČK, práce 1.B), volba ODPOJIT (deaktivace). A.Q Tisk rekapitulace Volba NASTAVIT (rozšíření tisk rekapitulace pohybu na tiskárně), volba ODPOJIT (zkrácený tisk rekapitulace pohybu na tiskárně). 19

20 20 A.R Hlavičky tisku Hlavička zápisu o hromadném vyřazení majetku (před volbou CTRL + F4). Název organizace na hlavičkách některých sestav. A.S Hledání podle počátečných písmen Volba NASTAVIT (hledá se kus textu od začátku textu nebo názvu), volba ODPOJIT (hledá se kus textu kdekoliv v textu nebo v názvu). A.U Formát inventární karty Nastaveni formátu pro tisk inventární karty (1 - standard, 2 s CDF). A.V Soubor čísel došlých (dodavatelských) faktur (CDF) Volba NASTAVIT (Zobrazí se okénko pro CDF), volba ODPOJIT (Nezobrazí se). A.W Číselník odborů Volba NASTAVIT (zobrazí se okénko pro odbor), volba ODPOJIT (nezobrazí se). A.X Povinnost plnění polí Přepínač určí povinnost plnění polí STŘEDISKO, ODBOR, OBJEKT, MÍSTNOST a OSOBNÍ ČÍSLO při zařazeni (F2) a při převodu majetku (F7). Vybrané pole lze zapnout ([X])/vypnout ([ ]) pomocí mezerníku A.Y Háčky, čárky při tisku Volba NASTAVIT (tisk některých sestav s českou diakritikou), volba ODPOJIT (bez české diakritiky). A.Z Doklad pohybu Volba NASTAVIT (nové pole dokladu pohybu oprava, vyřazení nebo převod), volba ODPOJIT (nezobrazí se pole dokladu pohybu). A.* Datum zaúčtování Volba NASTAVIT (zobrazí se okénko pro datum zaúčtování), volba ODPOJIT (nezobrazí se). A.* Důvod vyřazení Volba NASTAVIT (zobrazí se pole pro text důvodu vyřazení pří tisku seznamu majetku k vyřazení), volba ODPOJIT (nezobrazí se). Práce B Práce C Práce D B. AKTUALIZACE SOUBORU Aktualizace databáze DDHM pro pracoviště zvolené v pravé části obrazovky se provádí vždy po provedení UPGRADE programu, po každé kolizi programu, po provedení připojení dat z jiné instalaci programu k vlastní databáze DDHM. Po provedení aktualizace souboru DDHM pro vybrané pracoviště se objeví informační hláška o provedené operaci. C. DATUM Změna aktuálního datumu v programu. D. DOS Při této volbě se objeví řádek pro zapsání příkazu MS DOSu. Klávesa ESC umožní návrat na základní nabídku. Práce F F. FoxPro (Calculator... ) Při volbě se automaticky zobrazí kalkulátor, který je možné používat pomocí numerické klávesnice. Volbu ZADEJ PŘÍKAZ FOXPRO - není vhodné pro uživatele používat. Ukončení K - KONEC ZPRACOVÁNÍ DDHM 20

21 21 programu Práce slouží k ukončení práce a činnosti programu DDHM a k návratu do programové nabídky IN-SY-CO. 21