Postup pri spracovaní podania Všeobecná agenda orgánom verejnej moci

Transkript

1 Postup pri spracovaní podania Všeobecná agenda orgánom verejnej moci Dátum zverejnenia: Verzia dokumentu: 12 Dátum aktualizácie: Popis: Tento dokument je určený pre vedúcich orgánov verejnej moci (štatutárnych zástupcov) a osobám, ktorým bolo udelené oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou orgánu verejnej moci. Obsah dokumentu sa môže meniť v závislosti od aktualizácií funkcií Ústredného portálu verejnej správy. Vypracovalo: Oddelenie redakcie ÚPVS, Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby 1/19

2 Obsah 1. Úvod Postup pri spracovaní podania Doručenie odpovede odosielateľovi Formulár Všeobecná agenda rozhodnutie Formulár Všeobecná agenda rozhodnutie do vlastných rúk Formulár Všeobecná agenda rozhodnutie do vlastných rúk s fikciou doručenia Formuláre rozhodnutí a ich autorizácia Zaslanie odpovede odosielateľovi Postúpenie podania Postúpenie podania na príslušný OVM Prevzatie postúpeného podania /19

3 1. Úvod Tento návod je určený pre oprávnené osoby, ktoré majú prístup do elektronickej schránky orgánu verejnej moci (ďalej len OVM ), a zároveň sú kompetentné na spracovanie a vybavenie doručeného elektronického podania OVM. Elektronické podanie, ktoré bolo doručené OVM v rámci služby Všeobecná agenda, má rovnaké právne účinky ako úradné podanie v listinnej podobe. Každý OVM, ktorému bola podľa zákona č. 305/2013 Z. z. o e-governmente (ďalej len zákon o e-governmente ) zriadená elektronická schránka, má automaticky na Ústrednom portáli verejnej správy (ďalej len portál ) sprístupnenú elektronickú službu Všeobecná agenda. Táto služba je k dispozícii pre verejnosť na portáli v pravom bočnom menu. Po kliknutí na panel Všeobecná agenda je možné vyhľadať adresáta podania podľa jeho názvu. Orgány verejnej moci majú povinnosť podľa zákona o e-governmente prijímať elektronicky doručované správy každý deň. V prípade, ak k elektronickému doručeniu dôjde v deň štátneho sviatku alebo v deň pracovného pokoja, lehota na vybavenie konania začína plynúť najbližší nasledujúci pracovný deň (ak osobitný predpis neustanovuje inak). Odosielateľom elektronických podaní sú spravidla fyzické osoby a podnikatelia, ktorí prostredníctvom služby Všeobecná agenda majú možnosť zasielať podania, akými sú napr. žiadosť, sťažnosť, stanovisko a iné. Súčasťou elektronického podania Všeobecná agenda môžu byť aj prílohy. Maximálna veľkosť podania aj s prílohami je 50 MB. Odosielanie podaní prostredníctvom portálu nie je viazané na stav elektronickej schránky odosielateľa na doručovanie. Podania môžu fyzické osoby a podnikatelia odosielať rovnako v prípade, ak majú svoju elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie alebo nie. Rozdiel je pri spracovaní a vybavovaní podania zo strany OVM. V súčasnosti majú OVM možnosť odosielateľovi podania zaslať notifikáciu (oznámenie) alebo doručiť odpoveď. Doručovať je možné iba do aktivovaných elektronických schránok. Z uvedeného vyplýva, že pokiaľ odosielateľ podania nemá aktivovanú elektronickú schránku na doručovanie, OVM mu v rámci vybavovania agendy nebude môcť rozhodnutie doručiť. Do elektronickej schránky mu však bude zaslaná doručenka, ktorá potvrdzuje prijatie jeho podania orgánom verejnej moci. V prípadoch, keď je elektronická schránka odosielateľa podania neaktivovaná, je potrebné dokončiť spracovanie podania a jeho vybavenie zo strany OVM listinnou formou. Na samotné spracovanie elektronického podania doručeného do schránky OVM je potrebné sa prihlásiť na portál a vstúpiť do elektronickej schránky. Proces 3/19

4 prihlásenia sa na portál (do elektronickej schránky) je podrobne uvedený v návodoch na stránke v časti Všeobecné návody. Prihlásenie na portál je podmienené vlastníctvom občianskeho preukazu s čipom (eid karty), čítačky čipových kariet a zadaním bezpečnostného osobného kódu (BOK). Pred prvým prihlásením je potrebná inštalácia aplikácie eid klient, ktorá je k dispozícii na stránke Na autorizáciu úradných rozhodnutí kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) a mandátnym certifikátom je potrebné mať nainštalovanú aplikáciu na vytváranie KEP D.Signer/XAdES, ktorá je k dispozícii na stránke Novelou zákona o e-governmente sa ustanovila povinnosť pre orgány verejnej moci vykonávať autorizáciu elektronických dokumentov (rozhodnutí) kvalifikovaným elektronickým podpisom a mandátnym certifikátom s pripojenou časovou pečiatkou alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou s pripojenou časovou pečiatkou. Na podpisovanie dokumentov je potrebné mať vydaný kvalifikovaný systémový certifikát poskytovateľom dôveryhodných služieb. Návod na vydanie a inicializáciu kvalifikovaného systémového certifikátu na tvorbu kvalifikovanej elektronickej pečate sa nachádza na ústrednom portáli v sekcii Návody v časti určenej pre OVM. Metodické usmernenie ku konaniu o vydanie a inicializáciu kvalifikovaného systémového certifikátu na Ústrednom portáli verejnej správy je zverejnené na adrese Upozornenie Vydané rozhodnutia orgánov verejnej moci nie je v zmysle zákona o e- Governmente možné podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý je uložený na občianskom preukaze s čipom. Takto podpísané rozhodnutie nebude mať právne účinky voči tretím stranám. 2. Postup pri spracovaní podania Po vstupe do elektronickej schránky OVM sa vám zobrazia základné priečinky schránky: prijaté, odoslané a rozpracované správy (Obr. 1). V prípade, že máte oprávnenia obmedzené len na určité priečinky, v elektronickej schránke budete mať dostupné len tie priečinky, ku ktorým máte pridelené oprávnenia. 4/19

5 Obr. 1 Elektronická schránka Po prijatí podania do elektronickej schránky si môžete vybrané elektronické podanie uložiť do svojho lokálneho úložiska (počítača) prostredníctvom tlačidla Uložiť správu ako PDF alebo Uložiť správu. Funkcia Uložiť správu ako PDF je dostupná cez ikonu a zabezpečí vám uloženie podania v.pdf formáte. Funkcia Uložiť správu dostupná cez ikonu vám umožní uložiť podanie ako xml dokument v.zip formáte. Podanie si môžete vytlačiť cez funkciu Vytlačiť prostredníctvom ikony (Obr. 2). Obr. 2 Funkcie v elektronickej schránke Prílohu k podaniu si uložíte tak, že na ňu kliknete a vyberiete si zo zobrazených možností Stiahnuť alebo Stiahnuť nepodpísaný obsah (Obr. 3). 5/19

6 Obr. 3 Uloženie prílohy podania V prípade, že odosielateľ podania elektronický formulár a/alebo k nemu priložené prílohy podpísal kvalifikovaným elektronickým podpisom (ďalej len KEP ), je do schránky OVM odoslaná najprv notifikácia Výsledok predbežného overenia podpisov v doručovanej správe a neskôr notifikácia Výsledok overenia podpisov v doručovanej správe z elektronickej podateľne portálu. Tá je zaslaná do schránky spravidla s časovým odstupom niekoľkých hodín pre proces overenia platnosti kvalifikovaných certifikátov. Notifikácia obsahuje údaje, akými sú identifikátor elektronického podania, dátum a čas vytvorenia podpisu, dátum a čas overenia časovej pečiatky podpisu a výsledok overenia (Obr. 4). Ak elektronický formulár a/alebo k nemu priložené prílohy neboli podpísané KEP-om, do elektronickej schránky OVM príde po doručení takejto správy iba notifikácia Výsledok overenia podpisov v doručovanej správe bez údajov o elektronickom podpise. Obr. 4 Výsledok overenia podpisov v doručovanej správe 6/19

7 Potvrdenie o tom, že elektronické podanie bolo doručené do elektronickej schránky OVM, príde odosielateľovi podania do jeho schránky vo forme doručenky. Od tohto momentu začínajú plynúť zákonné lehoty na vybavenie podania. Orgán verejnej moci je o tejto skutočnosti informovaný notifikáciou s názvom Doručenka kópia (Obr. 5). Obr. 5 Doručenka - kópia Odpovedať na doručené elektronické podanie, resp. vydať rozhodnutie (elektronický úradný dokument) a doručiť ho odosielateľovi podania alebo odosielateľa iba notifikovať, môžete prostredníctvom tlačidiel Doručenie odpovede alebo Zaslanie notifikácie, ktoré sa nachádzajú v samotnom podaní umiestnené v pravom hornom rohu (Obr.6). V prípade využitia možnosti Zaslanie notifikácie nemusí mať príjemca správy elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie. Obr. 6 Možnosti odpovede 7/19

8 2.1 Doručenie odpovede odosielateľovi Výberom možnosti Doručenie odpovede v elektronickej správe sa vám zobrazí ponuka troch formulárov (Obr. 7): Všeobecná agenda - rozhodnutie, Všeobecná agenda rozhodnutie do vlastných rúk, Všeobecná agenda rozhodnutie do vlastných rúk s fikciou doručenia. Obr. 7 Výber formulára Výber a použitie formulára závisí od povahy podania a každý z formulárov vám umožní doručovanie rozhodnutia v inom režime. Rozdiely sú v potvrdeniach, ktoré sa zobrazujú v elektronických schránkach pri odoslaní na strane OVM a pri potvrdení prijatia na strane adresáta Formulár Všeobecná agenda rozhodnutie Umožní doručiť rozhodnutie (Obr. 8) adresátovi v prípade, že jeho elektronická schránka je aktivovaná na doručovanie. Doručenka sa v tomto prípade adresátovi rozhodnutia nevystavuje. OVM má potvrdenie o odoslaní rozhodnutia adresátovi v elektronickej schránke v priečinku Odoslané správy. Pri tomto type rozhodnutia ide o obdobu zaslania doporučeného listu. 8/19

9 Obr. 8 Formulár Všeobecná agenda - rozhodnutie Formulár Všeobecná agenda rozhodnutie do vlastných rúk Umožní doručiť rozhodnutie adresátovi, ktorého elektronická schránka je aktivovaná na doručovanie, a to v režime doručenia do vlastných rúk. Adresátovi sa najprv v prijatých správach zobrazí doručenka. V tomto prípade sa vyžaduje potvrdenie doručenia rozhodnutia autorizáciou doručenky zo strany adresáta. Ak nepríde k potvrdeniu doručenky počas úložnej lehoty (15 dní), po jej márnom uplynutí sa rozhodnutie považuje za nedoručené. Úložná lehota je 15 dní a začína plynúť deň nasledujúci po dni, keď je správa prijatá do elektronickej schránky adresáta. V prípade, že rozhodnutie nebude doručené, budete o tejto skutočnosti informovaní notifikačnou správou. Doručenie rozhodnutia je možné iniciovať nanovo Formulár Všeobecná agenda rozhodnutie do vlastných rúk s fikciou doručenia Umožní doručiť rozhodnutie adresátovi, ktorého elektronická schránka je aktivovaná na doručovanie, a to v režime doručenia do vlastných rúk s fikciou doručenia. Adresátovi sa najprv v prijatých správach zobrazí doručenka. Zo strany adresáta sa vyžaduje potvrdenie doručenia rozhodnutia autorizáciou doručenky. V prípade, že adresát nepotvrdí doručenie rozhodnutia počas úložnej lehoty (15 dní), po jej márnom uplynutí sa toto považuje za doručené. Úložná lehota je 15 dní a začína plynúť deň nasledujúci po dni, keď je správa prijatá do elektronickej schránky adresáta. 9/19

10 2.1.4 Formuláre rozhodnutí a ich autorizácia Vo formulároch je potrebné vyplniť predmet a text správy. Je možné k nim priložiť prílohy. Rozhodnutie je možné doručiť aj viacerým adresátom cez funkciu Vybrať adresátov (Obr. 14). Obr. 9 Funkcia Vybrať adresátov Rozhodnutie je zo strany OVM potrebné autorizovať. Zákon č. 305/2013 Z. z. o e- Governmente v 23 vymenúva možné spôsoby autorizácie, a to kvalifikovaným elektronickým podpisom a mandátnym certifikátom s pripojenou časovou pečiatkou alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou s pripojenou časovou pečiatkou. Podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom je možné aj samotné prílohy 1. Kvalifikovaný elektronický podpis k formuláru pripojíte kliknutím na tlačidlo Podpísať, pri prílohe kliknete na ikonu s textom ZEP (Obr. 9). Upozornenie: Rozhodnutia nepodpisujte elektronickým podpisom, ktorý máte nahraný na vašom občianskom preukaze s čipom. Pozn.: Na to, aby ste mohli využiť formu autorizácie kvalifikovanou elektronickou pečaťou je potrebné si obstarať kvalifikovaný systémový certifikát na tvorbu kvalifikovanej elektronickej pečate. Bližšie informácie ako postupovať nájdete v metodickom usmernení zverejnenom na ústrednom portáli na adrese a v návode na vydanie a inicializáciu kvalifikovaného systémového certifikátu na adrese 1 Elektronické dokumenty vo formáte textových súborov PDF (Portable Document format) posielané v prílohe, ktoré sa podpisujú kvalifikovaným elektronickým podpisom je potrebné ukladať vo verzii A-1a (PDF/A-1a). Výnos o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy č. 55/2014 Z. z. ustanovuje túto verziu ako štandard pre prijímanie a čítanie podpísaných elektronických dokumentov vo formáte PDF ( 57a). 10/19

11 Obr. 9 Podpísanie KEP-om Úradné rozhodnutie odošlete kliknutím na tlačidlo Odoslať správu, ktoré sa nachádza na konci formulára. Po odoslaní rozhodnutia vám príde informácia o prijatí vášho podania na spracovanie Ústredným portálom verejnej správy. Odosielateľom tejto informácie je Úrad vlády SR, ktorý je správcom Ústredného portálu verejnej správy. Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi podania, časový údaj o prijatí podania na spracovanie ÚPVS a údaje o podaní, akými sú identifikátor a predmet správy (Obr. 10). 11/19

12 Obr. 10 Informácia o prijatí správy na spracovanie ÚPVS Nastavením doručovania do vlastných rúk sa obsah rozhodnutia sprístupní adresátovi v elektronickej schránke iba v prípade, ak potvrdí jeho prijatie prostredníctvom funkcie Potvrdenie prijatia, o čom budete ako OVM informovaní zaslaním doručenky do elektronickej schránky. Doručenka obsahuje najmä identifikátor prijímateľa, dátum a čas doručenia (Obr. 11). Obr Doručenka Ak sa uplatňuje fikcia doručenia a adresát si rozhodnutie neprevezme v úložnej lehote 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia rozhodnutia v elektronickej schránke, považuje sa toto za doručené a automaticky sa jeho obsah sprístupní adresátovi. O tejto skutočnosti budete ako OVM informovaní prostredníctvom doručenky s predmetom Vypršanie úložnej lehoty s fikciou doručovania. V doručenke sú uvedené údaje, akými sú identifikátor odosielateľa a prijímateľa, dátum a čas doručenia, rozhodnutia a identifikátor správy (Obr. 12). 12/19

13 Obr. 12 Vypršanie úložnej lehoty s fikciou doručenia 2.2 Zaslanie odpovede odosielateľovi Výberom možnosti Zaslanie notifikácie v elektronickej správe sa vám zobrazí formulár Všeobecná agenda - oznámenie, v ktorom je potrebné vyplniť predmet a text správy. K formuláru je možné priložiť prílohy (Obr. 13). Odpoveď sa v tomto prípade nebude doručovať podľa zákona o e-governmente, ale zašle sa do elektronickej schránky odosielateľa (elektronická schránka nemusí byť aktivovaná na doručovanie). Doručenka sa v tomto prípade nevystavuje. Odpoveď je možné zaslať aj viacerým adresátom cez funkciu Vybrať adresátov. Pri zasielaní odpovede tohto typu nie je vyžadované, aby elektronické schránky adresátov boli aktivované na doručovanie. Tento typ odpovede je možné využiť napríklad pri dožiadaní dokumentov alebo údajov pri určitých typoch konaní. 13/19

14 Obr. 13 Oznámenie Odpoveď odošlete kliknutím na tlačidlo Odoslať správu, ktoré sa nachádza na konci formulára. Potvrdenie o odoslaní oznámenia adresátovi budete mať v elektronickej schránke v priečinku Odoslané správy. Po odoslaní odpovede vám príde Informácia o prijatí vášho podania na spracovanie Ústredným portálom verejnej správy (Obr. 14). Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi podania, časový údaj o prijatí podania na spracovanie ÚPVS a údaje o podaní, akými sú identifikátor a predmet správy. 14/19

15 Obr. 14 Informácia o prijatí správy na spracovanie na ÚPVS 3. Postúpenie podania 3.1 Postúpenie podania na príslušný OVM V prípade, ak vám bude doručené podanie a ako OVM nie ste príslušní na rozhodnutie vo veci, môžete postúpiť podanie príslušnému OVM a upovedomiť o tom odosielateľa prostredníctvom funkcie elektronickej schránky Postúpiť podanie. Uvedená funkcia sa nachádza v každom doručenom podaní v rozbaľovacom menu Viac operácií nad správou (Obr. 15). Obr. 15 Postúpiť podanie Po kliknutí na tlačidlo Postúpiť podanie sa vám zobrazí sprievodný list postúpenia podania, v ktorom je potrebné vybrať OVM, ktorý je príslušný na rozhodovanie vo veci, a na ktorý chcete podanie postúpiť. Na úspešné odoslanie sprievodného listu je potrebné postúpenie zdôvodniť a list podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom (Obr. 16). 15/19

16 Obr. 16 Sprievodný list Výber príslušného OVM uskutočníte kliknutím na tlačidlo Vybrať OVM (Obr. 17). Sprístupní sa vám panel, v ktorom je potrebné definovať OVM zadaním jeho čísla schránky, obchodného mena alebo zadať IČO. Stav elektronickej schránky je vždy Aktivované na doručovanie, pretože elektronické schránky OVM sú aktivované na doručovanie hneď ich zriadením. Po zadaní minimálnych údajov o OVM stlačte tlačidlo Vyhľadať a následne svoj výber OVM potvrdíte tlačidlom Vybrať (Obr. 17). Obr. 17 Vybrať OVM Sprievodný list je potrebné autorizovať kvalifikovaným elektronickým podpisom. Kliknete na ikonu Podpísať a postúpiť umiestnenú vo formulári vľavo dole. Po podpísaní dokumentu sa zobrazí Informácia o úspešnom postúpení podania (Obr. 18). 16/19

17 Obr. 18 Informácia Informácia o postúpení podania na príslušný OVM bude zároveň doručená aj odosielateľovi podania (Obr. 19). Obr. 19 Informácia o postúpení podania Do elektronickej schránky vám bude doručená Informácia o prijatí správy na spracovanie na ÚPVS. Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi podania, časový údaj o prijatí podania na spracovanie ÚPVS a údaje o podaní, akým je identifikátor a predmet správy (Obr. 20). Obr Informácia o prijatí správy na spracovanie na ÚPVS Súčasťou jednotlivých správ, ktoré súvisia s doručeným a postúpeným podaním, je história odoslaných a prijatých správ uskutočnených v rámci podania (Napr. v Informácii o prijatí správy na spracovanie na ÚPVS) umiestnené pod jednotlivou správou v časti Súvisiace správy. Jednotlivé správy, dôležité pre postúpené podanie a na samotné rozhodnutie v danej veci, môžete tiež postúpiť na vecne a miestne príslušný OVM kliknutím na tlačidlo Preposlať (Obr. 21). 17/19

18 Obr. 21 Preposlanie správ v rámci postúpeného podania Zobrazí sa dokument, ktorý si želáte preposlať. Preposlanie potvrdíte stlačením tlačidla Preposlať (Obr. 22). OVM, ktorému ste podanie postúpili, bude mať v elektronickej schránke samotné podanie a všetky s ním súvisiace správy, ktoré ste mu preposlali. Obr. 22 Preposlať dokument 3.2 Prevzatie postúpeného podania Ak na vás ako OVM bude postúpené podanie, do elektronickej schránky vám bude doručená správa s názvom Postúpenie správy: názov podania, ktoré potvrdíte tlačidlom Prevziať podanie (Obr. 23). Spolu s ňou vám môžu byť doručené správy, ktoré priamo súvisia s podaním. Súvisiace správy vám budú doručené jednotlivo a zobrazujú sa v histórii doručených a odoslaných správ, pod postúpeným podaním v sekcii Súvisiace správy. Obr. 23 Prevziať podanie Po potvrdení prevzatia podania vám bude do elektronickej schránky automaticky 18/19

19 doručené podanie, pôvodne zaslané na vecne alebo miestne nepríslušný orgán verejnej moci. Odosielateľom je osoba, ktorá podanie pôvodne zaslala na nepríslušný OVM (Obr. 24). Takto doručené podanie môžete ďalej spracovať spôsobom popísaným v kapitole 3 - Postup pri spracovaní podania. Obr. 24 Doručené podanie 19/19