Vplyv ISO na kvalitu projektového riadenia. Generálny riaditeľ ŢP Informatika s.r.o.

Transkript

1 Vplyv ISO na kvalitu projektového riadenia Ing. Urban Jozef Generálny riaditeľ ŢP Informatika s.r.o Bratislava

2 Osnova Kto je to ŢP Informatika s.r.o. ISO a Projektové riadenie Manaţovanie udalostí Zhrnutie Vybudovanie ISM 2

3 Kto je ŢP Informatika s.r.o. História Vznik Informatiky v Švermových ţeleziarňach (1976) Stratégia komplexného vývoja IS vo vlastnej réţii (1993) Poskytovanie informácií v reálnom čase (1995) Odčlenenie informatiky od ŢP a.s., spojenie s firmou GAMO a.s. (2006) Vznik spoločnosti ŢP Informatika s.r.o. (2007) Poslanie spoločnosti Poskytovať komplexné sluţby a riešenia v oblasti ICT, prioritne pre spoločnosť Ţeleziarne Podbrezová a.s. a jej dcérske spoločnosti. Základné informácie Počet zamestnancov: cca.100, poskytovanie sluţieb 365 dní v roku, 24 hod. denne 3

4 ISO a Projektové riadenie ISO je komplexný, procesne orientovaný štandard popisujúci best practices pre dodávanie produktov alebo sluţieb Projektové riadenie je spôsob plánovania, organizácie, zabezpečovania a riadenia projektu a zdrojov pre dodanie produktu alebo sluţby Projektovo riadené udalosti vznikajú v rámci ISO procesov ITIL odporúča pouţívať metodiku projektového riadenia PRINCE2 4

5 ISO a Projektové riadenie Manaţment úrovne sluţieb Reportovanie sluţieb Projekt Projekt / Inicializácia Manaţment kontinuity a dostupnosti sluţieb Rozpočtovanie a účtovanie sluţieb IT Manaţment kapacity Manaţment informačnej bezpečnosti Manaţment vzťahov so zákazníkmi Manaţment úrovne sluţieb Reportovanie sluţieb Manaţment kontinuity a dostupnosti sluţieb Rozpočtovanie a účtovanie sluţieb IT Spracovanie Manaţment kapacity Manaţment informačnej bezpečnosti Manaţment vzťahov so zákazníkmi Inicializácia Manaţment charty dodávateľov Manaţment incidentov projektu Manaţment problémov Manaţment konfigurácií Manaţment zmien Proces manaţmentu vydaní Manaţment úrovne sluţieb Reportovanie sluţieb Manaţment kontinuity a dostupnosti sluţieb Rozpočtovanie a účtovanie sluţieb IT Manaţment kapacity Menovanie Manaţment informačnej bezpečnosti Manaţment vzťahov so zákazníkmi Plánovanie Manaţment dodávateľov Manaţment incidentov Manaţment problémov PM Manaţment konfigurácií Manaţment zmien Proces manaţmentu vydaní Manaţment dodávateľov Manaţment incidentov Manaţment problémov Manaţment konfigurácií Manaţment zmien Manaţment úrovne sluţieb Reportovanie sluţieb Manaţment kontinuity a dostupnosti sluţieb Rozpočtovanie a účtovanie sluţieb IT Manaţment kapacity Manaţment informačnej bezpečnosti Menovanie Manaţment vzťahov so zákazníkmi Realizácia Manaţment dodávateľov Manaţment incidentov Manaţment problémov PT Manaţment konfigurácií Manaţment zmien Proces manaţmentu vydaní Manaţment úrovne sluţieb Reportovanie sluţieb Manaţment kontinuity a dostupnosti sluţieb Rozpočtovanie a účtovanie sluţieb IT Príprava zmluvy Manaţment problémov Manaţment kapacity Manaţment informačnej bezpečnosti Manaţment vzťahov so zákazníkmi Ukončenie Manaţment dodávateľov Manaţment incidentov Manaţment konfigurácií Manaţment zmien Proces manaţmentu vydaní Proces manaţmentu vydaní 5

6 ISO a Projektové riadenie Fázy projektu Udalosti ISO procesy 6 Inicializácia Plánovanie Realizácia Ukončenie Charta projektu, Menovanie PM a PT, Zmluva... Plán riadenia projektu, nákladov, kapacít, rizík, harmonogram... Pracovné stretnutia, Školenia, Zmenové riadenie, Akceptácie fáz... Akceptačný protokol, Vyhodnotenie spokojnosti, Vyhodnotenie projektu... Manaţment úrovne sluţieb, Manaţment informačnej bezpečnosti, Rozpočtovanie a účtovanie sluţieb IT, Manaţment zmien Manaţment kontinuity a dostupnosti sluţieb, Manaţment kapacity, Manaţment dodávateľov, Manaţment konfigurácií Reportovanie sluţieb, Manaţment informačnej bezpečnosti, Manaţment dodávateľov, Manaţment incidentov, Manaţment problémov, Manaţment konfigurácií, Proces manaţmentu vydaní Manaţment úrovne sluţieb, Reportovanie sluţieb, Manaţment vzťahov so zákazníkmi, Rozpočtovanie a účtovanie sluţieb IT

7 Fázy projektu vs. udalosti Ţivotný cyklus projektu je manaţovaný udalosťami. Udalosť je akýkoľvek podnet uplatnený v organizácii alebo voči organizácii, ktorý vyţaduje reakciu. Vţdy súvisí s predmetom podnikania a je závislý od charakteru bussines procesov firmy. Udalosť iniciuje zahájenie procesu s presnou definíciou: Prostredia kde vznikol Začiatku Činností, ktoré je potrebné vykonať, zodpovedností Dokumentov, ktoré predpisujú ako, čo a v akom slede sa má vykonávať Dokladov o výkone Konca Príklady udalostí: Príprava zmluvy, Menovanie projektového manaţéra, Poţiadavka na zmenu, Tvorba harmonogramu projektu, Reklamácia (sluţby, tovaru), Spracovanie procesného modelu,... 7

8 Príklad udalosti Udalosť: Spracovanie procesného modelu Definícia prostredia kde udalosť vznikla: Katalóg poskytovaných sluţieb, pracovný postup pri spracovaní modelu, pouţitý SW, HW, voľné kapacity... ) Začiatok - nahlásenie: Kto, kedy a ako ţiadal o spracovanie procesného modelu, ako a na základe akého dokumentu sa bude reálne riešiť, kto je zodpovedný za riešenie určenie manaţéra udalosti Manaţér udalosti definuje: Činnosti, ktoré je potrebné vykonať v rámci riešenia udalosti, definuje úlohy a pod úlohy pre jednotlivých členov projektového tímu, určí poţadované termíny na realizáciu výkonov a poţadovaný termín ukončenia Manaţér udalosti rozhodne: O výbere pracovného postupu, ako a v akom slede bude jednotlivé činnosti vykonávať, určí spôsob a formu dokladovania výkonov a spustí workflow Doklad o výkone: Záznam kto, kedy a za aký čas príslušnú činnosť vykonal, doloţený záznamom o výkone... Koniec: Overenie splnenia poţiadavky 8

9 Čo bolo urobené, za akú dobu udalosť Nahlásenie udalosti Začiatok riešenia udalosti určenie manaţéra udalosti Ukončenie riešenia udalosti Úloha xy Čo, kto a do kedy má urobiť Spustenie workflow Postup riešenia udalosti 9 Definícia úloh Úloha číslo 1 Čo bolo urobené, za akú dobu Úloha číslo 2 Čo bolo urobené, za akú dobu

10 10

11 11

12 12

13 Tak a dosť!!! Podrobná analýza firemných procesov Spracovanie procesnej mapy EPC diagramov (ARIS architektúra) Návrh optimalizácie procesných tokov Otázky: Zákazníkov Manaţérov projektov Členov projektového tímu Kvalitárov a kontrolórov... 13

14 Otázky zákazníkov Čo sa deje s udalosťou, ktorú som nahlásil? Kto je manaţérom udalosti? Aké úlohy boli zadané? Čo sa uţ urobilo? Kedy bude vyriešená? V akej fáze sa nachádza? Koľko ma to bude stáť?... 14

15 Otázky manaţérov projektov Je udalosť oprávnená? Aké budú náklady na jej riešenie? Kto bude udalosť riešiť a v akom poradí? Aké boli zadané úlohy a pod úlohy v rámci riešenia udalosti? Aké sú súvisiace dokumenty s udalosťou? (zmluvy, smernice,...) Čo ktorý zamestnanec práve rieši, ako je vyťaţený? Prečo nie je udalosť vyriešená, aké sú problémy, kto za to môţe? Ktoré sluţby a zmluvy sú ohrozené v prípade incidentu? Aké sú voľné kapacity? Aké sú podmienky plnenia poskytovanej sluţby (SLA) Aké sú náklady?... 15

16 Otázky členov projektového tímu Čo mám dnes robiť? Čo mám urobiť ako prvé? Kto mi dal úlohu a prečo? Na základe akej udalosti som dostal úlohu? Aké sú pravidlá, postup riešenia úlohy? Aký doklad o výkone musím spracovať?... 16

17 Otázky kvalitárov, kontrolórov... Koľko a akých udalostí bolo riešených za zvolené časové obdobie? Bola udalosť riešená v súlade s normou? V prípade incidentu boli dodrţané stanovené postupy? Je dokumentácia k udalosti kompletná? Dodrţuje sa harmonogram?... 17

18 Zadanie stanovené vedením Na základe ISO vytvoriť nástroj pre riadenie udalostí v rámci ţivotného cyklu projektu a pre kontrolu priebehu projektu v reálnom čase Zaviesť podporu kontrol udalostí a výkonov: Naplánovaných - kontrolné dni, Náhodných vyţiadaná kontrola Progresívnych just-in-time Zaviesť podporu elektronickej evidencie dokumentov Zaviesť podporu elektronického obehu dokumentov Vytvárať znalostnú databázu 18

19 Poţadované väzby Ako sa má vykonávať: Postup činností, krokov prostredníctvom ktorých sa proces dostáva z počiatočného do koncového stavu je definovaný v príslušnom dokumente (právne poţiadavky, pracovný postup, smernica, norma...) udalosť Konfiguračná Nad čím sa databáza vykonáva Manaţment výkonov Zdroje realizujúce riešenie DMS Znalostná databáza Ako sa proces SLM - SLA vykonáva Manaţment úloh Úlohy na riešenie udalostí Manaţment udalostí Udalosti spúšťajúce proces 19

20 Je udalosť oprávnená? Aké budú náklady na jej riešenie? Kto je manaţérom udalosti? Kto bude udalosť riešiť a v akom poradí? Čo ktorý zamestnanec práve rieši, ako je vyťaţený? Prečo nie je udalosť vyriešená, aké sú problémy, kto za to môţe? Ktoré sluţby a zmluvy sú ohrozené v prípade ľubovoľného incidentu? Aké mám voľné kapacity na poskytovanie sluţby?... Čo sa deje s udalosťou, ktorú som nahlásil? Čo sa uţ urobilo? Kedy bude vyriešená? Koľko ma to bude stáť? 20 Koľko a akých udalostí bolo riešených za zvolené časové obdobie? Bola udalosť riešená v súlade s normou? V prípade incidentu boli dodrţané stanovené postupy? Je dokumentácia k udalosti kompletná? Čo mám dnes robiť? Čo mám urobiť ako prvé? Kto mi dal úlohu a prečo? Na základe akej udalosti som dostal úlohu? Aké sú pravidlá, postup riešenia úlohy? Aký doklad o výkone musím spracovať?

21 Čo je prínosom? Moţnosť v reálnom čase odpovedať na všetky otázky súvisiace s udalosťami v rámci ţivotného cyklu projektu - existuje záznam ako, kedy, kým a v akej kvalite bola udalosť realizovaná. Zjednodušil sa systém plánovania nákladov a riadenia projektov. Zjednodušil sa systém prístupu k projektovej dokumentácii. Zamestnanci presne vedia čo, kedy a prečo treba urobiť. Zvýšila sa základňa informácií ako podklad pre kontrolu, hodnotenie a odmeňovanie. Pri mimoriadnych udalostiach odpadol strach, či sa na niečo nezabudlo, či mám všetky potrebné dokumenty... 21

22 Zhrnutie ISO sa zameriava na to, ako by mala fungovať organizácia ako celok Projektové riadenie sa zameriava na jednotlivé projekty realizované v organizácii ISO a Projektové Riadenie sa vzájomne nevylučujú, konzistentné vykonávanie oboch vo výraznej miere závisí od nastavenia jednotlivých procesov a vyuţívania vhodných softvérových nástrojov Kombinácia a vzájomná podpora procesov ISO a Projektového riadenia v spoločnosti výrazne zvyšuje kvalitu dodávaných produktov a sluţieb 22

23 Pred zavedením SW podpory v ŢP Informatika Prístup k dokumentom Budovanie znalostnej databázy Spoľahlivosť Poriadok Informovanosť Kontrola a prehľad Ziskovosť pred zavedením FIRISu Tímovosť Optimalizácia a štandardizácia procesov Dynamika a flexibilita Výkonnosť Optimalizácia zdrojov 23

24 Po zavedení SW podpory v ŢP Informatika Prístup k dokumentom Budovanie znalostnej databázy Spoľahlivosť Poriadok Informovanosť Kontrola a prehľad Ziskovosť pred zavedením FIRISu po zavedení FIRISu Tímovosť Optimalizácia a štandardizácia procesov Dynamika a flexibilita Výkonnosť Optimalizácia zdrojov 24

25 Vybudovanie ISM ISM integrovaný systém manaţérstva je legislatívne a procesné prepojenie noriem ISO 9001:2008, ISO a metodiky projektového riadenia PRINCE2 Postup: Spracovanie legislatívy pre ISO Zjednotenie legislatívy ISO 9001 a ISO Úprava metodiky projektového riadenia Vytvorenie ucelenej legislatívy rámca noriem ISO a projektového riadenia 25 Výsledok: Štandardizovanie, zlepšenie a zvýšenie kvality projektového riadenia

26 Ďakujem za pozornosť 2010 Digit, s.r.o.