PODVOJNÉ ÚČTOVNÍCTVO - Evidencia zmlúv. Používateľská príručka

Transkript

1 PODVOJNÉ ÚČTOVNÍCTVO - Evidencia zmlúv Používateľská príručka EMEL BRATISLAVA, S.R.O. 2014

2 P O U Ž Í V A T E Ľ S K Á P R Í R U Č K A Podvojné účtovníctvo Evidencia zmlúv EMEL BRATISLAVA, s.r.o. Švabinského 21, Bratislava Telefón: Fax: www. emel.sk, emel@emel.sk Všetky práva vyhradené. Tento materiál, ako celok a ani jeho jednotlivé časti, sa nesmú bez súhlasu firmy EMEL BRATISLAVA, s. r. o. reprodukovať, kopírovať ani distribuovať v žiadnej forme a žiadnymi prostriedkami (napr. grafickými, elektronickými ani mechanickými, vrátane fotokópií a záznamov na magnetických alebo optických médiách).

3 OBSAH 6.16 Zmluvy Popis okna Evidencia zmlúv Generovanie došlých faktúr Generovanie vyšlých faktúr... 13

4

5 6.16 Zmluvy Funkcia Hlavného menu Zmluvy umožňuje evidovanie zmlúv, z ktorých je potrebné generovať faktúry. Obrázok 1: Formulár evidencie zmlúv pre tvorbu faktúr POPIS OKNA EVIDENCIA ZMLÚV V hornej časti okna sú umiestnené polia, vyplnením ktorých používateľ ovplyvňuje jeho obsah nasledovne: Max. riadkov - maximálny počet zobrazených dokladov z bázy dát Zobraz položky - zaškrtávacie políčko, po jeho zaškrtnutí bude formulár obsahovať jednotlivé položky, ktoré zmluva obsahuje TLAČIDLÁ VYBER Tlačidlo zobrazí používateľovi okno na zadávanie podmienok výberu a triedenia zaevidovaných zmlúv - pozri kap. Chyba! Nenašiel sa žiaden zdroj odkazov. Chyba! Nenašiel sa žiaden zdroj odkazov.. ZRUŠ VÝBER Použitím tohto tlačidla sa zruší výber, zadaný podmienkami výberu v okne pre výber dokladov VYSTAVENÉ DOKLADY V okne sa zobrazí zoznam faktúr, ktoré vystavil prihlásený užívateľ. NÁKLADY Otvorí sa okno Nákladové faktúry pre rozpočítavanie prevádzkových nákladov, v ktorom je potrebné vyplniť, ktoré náklady (t. j. došlé faktúry, resp. pokladničné doklady) sa budú rozpočítavať a následne refakturovať. Typ nákladu je z číselníka Typy zmluvných položiek. Tieto náklady sa budú podľa koeficientov rozpočítavať podľa jednotlivých zmlúv pri generovaní faktúr (refakturácia).

6 Obrázok 2: Formulár nákladových faktúr pre rozpočítavanie prevádzkových nákladov KOEFICIENTY Otvorí sa okno Koeficienty pre rozpočítavanie služieb na zmluvy, ktoré zobrazuje, ku ktorým zmluvám sa budú refakturovať náklady a v akej výške. Obrázok 3: Koeficienty pre rozpočítavanie služieb na zmluvy NOVÁ ZMLUVA Otvorí sa formulár pre zadefinovanie novej zmluvy, z ktorej sa následne budú generovať vyšlé alebo došlé faktúry.

7 Obrázok 4: Formulár zmluvy

8 Vo formulári novej zmluvy musí používateľ vyplniť tieto údaje: Číslo zmluvy - textové pole pre zápis čísla zmluvy Poradové č. - poradové číslo Rok - rok Platnosť OD - rozbaľovací zoznam na výber dátumu začiatku platnosti zmluvy Platnosť DO - rozbaľovací zoznam na výber dátumu ukončenia zmluvy Stredisko - rozbaľovací zoznam na výber strediska, ktorého sa zmluva týka Bankový účet - rozbaľovací zoznam na výber bankového účtu firmy Popis - textové pole pre zápis popisu zmluvy Partner Výber partnera používateľovi uľahčujú tlačidlá Nájdi. Používateľ zadá napr. IČO alebo časť názvu partnera, stlačí tlačidlo Nájdi v tom istom riadku a program mu hneď vypíše partnera. Môže sa stať, že program vyhľadá viacerých partnerov. Vtedy sa otvorí rozbaľovací zoznam so všetkými vybranými partnermi. Kurzorom sa používateľ nastaví na hľadaného partnera a ľavým tlačidlom myši si ho vyberie. Pridaj nového partnera - tlačidlo otvorí okno Partner, kde je možné doplniť údaje nového partnera, uložiť ich a následne si tieto údaje dotiahnuť do formulára dokladu faktúry použitím tlačidiel Nájdi Edituj partnera - tlačidlo otvorí okno Partner, kde je možné doplniť alebo zmeniť údaje existujúceho partnera, uložiť ich a následne si tieto aktualizované údaje dotiahnuť do formulára dokladu faktúry použitím tlačidiel Nájdi, resp. pri editovaní dokladu pomocou tlačidla Edituj sa po uložení zmien v editovanom doklade premietnu pri opätovnom otvorení dokladu aj zmeny v editovanom partnerovi IČO - textové pole na zápis IČO partnera z číselníka partnerov Číslo - textové pole na zápis čísla partnera z číselníka partnerov Názov - textové pole na zápis názvu partnera alebo jeho časti z číselníka partnerov Názov - rozbaľovací zoznam na výber z číselníka partnerov používateľ nevypĺňa, pole je doplnené programom na základe údajov vyplnených vyššie Popis Popis - textové pole pre zápis napr. predmetu zmluvy, resp. bližšieho popisu zmluvy Typ zmluvy - textové pole pre zápis typu zmluvy Postavenie zmluvnej strany - textové pole na zápis pre zaevidovanie informácie o druhej zmluvnej strane v akom postavení je vyplývajúc z predmetu zmluvy Ďalšie informácie Bankový účet - rozbaľovací zoznam na výber bankového účtu firmy

9 Druh zmluvy - výber z rozbaľovacieho menu číselníka Druh zmluvy, ktorý je možné užívateľsky nastaviť Účel zmluvy - výber z rozbaľovacieho menu číselníka Účel zmluvy, ktorý je možné užívateľsky nastaviť Etapa zmluvy - výber z rozbaľovacieho menu číselníka Etapy zmlúv, ktorý je možné užívateľsky nastaviť Referent - výber z rozbaľovacieho menu zamestnancov Spisové číslo - textové pole pre zadanie spisového čísla zmluvy Spis. Číslo druhej strany - textové pole pre zadanie spisového čísla druhej strany zmluvy Predpoklad. Realizácia - pole pre zápis predpokladanej sumy, ktorá by mala byť danou zmluvou realizovaná Nadväzuje na zmluvu - pole pre zaevidovanie čísla rámcovej zmluvy, ku ktorej sa novo vznikajúca zmluva viaže Výpovedná lehota - pole pre zadanie počtu mesiacov plynutia výpovednej lehoty Generovať došlé faktúry zaškrtávacie políčko, ak je zaškrtnuté, zo zmluvy sa budú generovať došlé faktúry podľa zvoleného druhu dokladu Exportovať - zaškrtávacie políčko, ak je zaškrtnuté, zmluvy sa budú exportovať v exporte pre Úrad vlády Stredisko - pole na výber strediska Úsek - pole na výber úseku Záložka Položky zmluvy Slúži na zaevidovanie fakturovaných položiek vyplývajúcich zo zmluvy, na základe ktorých je možné vygenerovať vyšlé faktúry Obrázok 5: Záložka Položky zmluvy formulára Zmluvy TLAČIDLÁ PRIDAJ SLUŽBY Operácia pridá všetky služby pre rozpočítavanie nákladov do zmluvy. PRIDAJ RIADOK Pridá nový riadok do zmluvy. Zoznam fakturovaných položiek na zmluve P. č. - textové pole pre zápis poradového čísla položky Frekvencia/rok - frekvencia, v akej sa budú položky refakturovať za rok D. splátky - textové pole pre zápis dátumu splátky

10 - rozbaľovací zoznam - výber z číselníka typy zmluvných položiek. Údaj je potrebné vyplniť pri vystavovaní zmlúv za účelom refakturácie. V ostatných prípadoch táto položka musí zostať nevyplnená, inak nedôjde k správnemu vygenerovaniu faktúry! Typ položky Množstvo (m^2) - textové pole pre zápis množstva Merná jednotka - rozbaľovací zoznam výber z číselníka merných jednotiek Cena/mj - textové pole pre zápis celkovej sumy, ktorú je potrebné zaplatiť Mena - textové pole pre zápis meny DPH% - textové pole pre zápis % DPH Koeficient - rozbaľovací zoznam výber z číselníka zmluvné koeficienty Označenie pre faktúru - textové pole pre ľubovoľné označenie faktúry Popis pre faktúru - textové pole pre vloženie popisu k faktúre Poznámka Suma RROZ1(istina) Suma RROZ1 (úrok) Suma RROZ1 (poistné) Suma RROZ1 (DPH) textové pole pre zápis poznámky textové pole pre zápis výšky istiny pri leasingu textové pole pre zápis sumy úrokov pri leasingu textové pole pre zápis výšky poistného pri leasingu textové pole pre zápis výšky DPH pri leasingu Záložka Dokumenty V záložke dokumenty je možné priradiť odkaz na všetky súvisiace podklady k zmluve. Pridanie novej prílohy k zmluve sa uskutočňuje cez tlačidlo. Pomocou tlačidla je možné prílohu zmazať. Tlačidlom je možné editovať prílohu. Tlačidlom je možné prepnúť príznak exportu prílohy a tlačidlo umožňuje nastaviť typ prílohy. Obrázok 6: Záložka Dokumenty formulára

11 Záložka Prenajaté miestnosti Cez záložku Prenajaté miestnosti je možné zaevidovať pri zmluvách o prenájme priestorov jednotlivé prenajaté miestnosti a k nim údaje názov miestnosti cez výber z číselníka miestnosti, prenájom OD Do dátum prenájmu miestnosti, zaevidovať pomocou zaškrtávacieho poľa či sa jedná o bezplatný prenájom a poznámku (v rozpočtových organizáciách možnosť bezplatného prenájmu nie je). Obrázok 7: Záložka Prenajaté miestnosti formulára Zmluvy Záložka Poznámka V záložke Poznámka je možné zaevidovať doplňujúce informácie k zmluve. Obrázok 8: Záložka Poznámka formulára Zmluvy Záložka Doklady k zmluve V záložke Doklady k zmluve je možné vidieť jednotlivé doklady (faktúry) ku konkrétnej zmluve. Previazanosť zmluvy a faktúry sa vykoná pri evidencii faktúry, kde sa príslušná zmluva priradí k danej faktúre. Záložka Naväzujúce zmluvy V záložke Naväzujúce zmluvy je možné vidieť prehľad ďalších zmlúv (dodatkov), ktoré naväzujú k predmetnej zmluve.

12 LOKÁLNE MENU Vystav novú faktúru Vystaví sa nová faktúra pre zobrazených partnerov. Generuj faktúry za nájomné Zo zobrazených zmlúv sa vystavia vyšlé faktúry za nájomné. Generuj faktúry za služby (refakturácia) Zo zobrazených zmlúv sa vystavia vyšlé faktúry refaktúrujúce príslušné náklady podľa zadanej výšky koeficienta. Generuj faktúry (voľné faktúry) Pre zobrazených partnerov sa vystavia ľubovoľné faktúry so zvoleným druhom dokladu. Generuj interné doklady Pre zobrazeých partnerov sa vystavia interné doklady Generovať interné doklady pre splátky zmluvy Generuj vyšlé proformy Pre zobrazených partnerov sa vystavia vyšlé proformy Označovať viacej riadkov táto operácia umožní označiť viac riadkov v prehľade zmlúv Posuň variabilné symboly na ďalšiu hodnotu Táto operácia pripočíta zadané číslo ku každému VS na došlých zobrazených zmluvách. Generuj došlé faktúry podľa zmlúv Operácia ponúkne možnosť tvorby došlých faktúr pre partnerov na zobrazených zmluvách. Kniha faktúr vystavených k danej zmluve Operácia ponúkne zobrazenie faktúr vystavených k danej zmluve Tlačiť zostavu Rozpis nákladov podľa zmlúv Umožňuje tlač zostavy Rozpis nákladov podľa zmlúv. Tlačiť zostavu Prehľad nájomného za obdobie Umožňuje tlač zostavy Prehľad nájomného za obdobie. História aktuálneho záznamu zmluvy Zobrazí sa história označenej zmluvy História aktuálneho záznamu zmluvy Zobrazí sa história všetkých zmlúv Exportovať zmluvy pre Úrad vlády do xml Umožní export zmlúv pre Úrad vlády Exportovať označené zmluvy pre Úrad vlády do xml Umožní export označených zmlúv pre Úrad vlády

13 Exportovať vybrané zmluvy pre pre RZOF Umožní exportovať zmluvy na portál RZOF (Register zmlúv, objednávok a faktúr) Označiť označené zmluvy ako neexportované Umožní zrušiť príznak exportu na označených zmluvách Zmaž zmluvu Umožní zmazať zmluvu, napr. z dôvodu jej skončenia, vypovedania a podobne GENEROVANIE DOŠLÝCH FAKTÚR V prípade, že z danej zmluvy sa majú generovať došlé faktúry, je potrebné zakliknúť políčko Generovať došlé faktúry, po ktorého zakliknutí sa zobrazia nasledujúce polia Obrázok 9: Formulár generovania došlých faktúr Tu je potrebné nastaviť Variabilný symbol a Druh dokladu, v prípade že sa z danej zmluvy platia zálohové platby je možné využiť políčko Záloha na zadanie výšky zálohy. Samotné vygenerovanie došlých faktúr zo zaevidovaných zmlúv sa uskutoční cez lokálne menu a funkciu GENERUJ DOŠLÉ FAKTÚRY PODĽA ZMLÚV Generovanie došlých faktúr má praktické využitie napr. pri leasingových zmluvách, kedy je potrebné generovať predpisy splátok GENEROVANIE VYŠLÝCH FAKTÚR V prípade, že z danej zmluvy sa majú generovať vyšlé faktúry, je potrebné vyplniť zoznam fakturovaných položiek a tu rozlišujeme dve možnosti evidencie: Položky bez typu Ak zaevidujeme položku bez typu, tak v danom prípade je potrebné zaevidovať: 1/ množstvo 2/ mernú jednotku 3/ frekvencia fakturácie 3/ cenu za mernú jednotku. Táto suma bude predstavovať cenu nájmu za danú mernú jednotku z daného zápisu sa budú potom generovať vyšlé faktúry za nájom cez lokálne menu a funkciu Generuj faktúry za nájom podľa toho ako je nastavená frekvencia, t.z. ako často sa má fakturovať (v prípade mesačnej fakturácie je potrebné zaevidovať 12, čo značí 12 opakovaní, v prípade štvrťročnej fakturácii je potrebné mať nastavené v poli Frekvencia hodnotu 4) V prípade, že faktúra má byť vystavená s DPH je potrebné aby v číselníku partnerov bolo pri danom partnerovi zaškrtnuté políčko Platca DPH. Položky s uvedením typu zmluvnej položky Ďalej je možné zaevidovať aj služby, ktoré vyplývajú zo zmluvy a ktoré sa nájomcovi refakturujú. Tieto typy položiek sa zaevidujú v číselníku Typy zmluvných položiek (Číselníky / Ostatné číselníky/typy zmluvných položiek), z ktorého následne vyberáme položky. Pri danej položke je dôležité určiť:

14 1/ typ položky 2/ frekvenciu fakturovania resp. refakturovania poskytovaných služieb 3/ koeficient 4/ množstvo Pri generovaní je potrebné zvoliť v lokálnom menu funkciu Generuj faktúry za služby (refakturácia.) V prípade, že došlé faktúry za služby, ktoré je potrebné refakturovať sa týkajú viacerých zmlúv je možné zadať aj koeficient podľa, ktorého sa z došlej faktúry vypočíta refakturovaná čiastka. Typy koeficientov sa vyberajú z číselníka ZMLUVNE KOEFICIENTY (Číselníky / Ostatné číselníky/zmluvné koeficienty), a priradia jednotlivým položkám. Okrem toho je ešte potrebné zadať výšku koeficientu cez Tlačidlo KOEFICIENT, ktoré otvorí nasledujúce okno, kde sa zadajú výšky koeficientov pre rozpočítavanie zmlúv. Pred samostatným vygenerovaním vyšlých faktúr za služby je ešte potrebné zadať do okna NÁKLADY výšku súm pre jednotlivé položky za dané obdobie, ktorá sa má rozpočítať podľa zadaných koeficientov. Obrázok 10: Koeficienty pre rozpočítavanie služieb na zmluvy Obrázok 11: Okno nákladových faktúr prerozpočítanie prevádzkových nákladov

15