ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY část: 07. OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Spisový/skartační znak Vypracoval: Schválil: Pedagogická rada projednala dne 27.08.2018 Směrnice nabývá platnosti ode dne: 01.09.2018 A.1/A10 Mgr. Michaela Hanyšová, ředitelka školy Mgr. Michaela Hanyšová, ředitelka školy Směrnice nabývá účinnosti ode dne: 01.09.2018 Změny ve směrnici jsou prováděny formou vydání nové směrnice. 1. Obecná ustanovení a) Na základě ustanovení zákona č. 250/2000Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění a zákona č. 563/1991Sb., o účetnictví, v platném znění, vydávám jako statutární orgán školy tuto směrnice. Směrnice je součástí organizačního řádu školy. b) Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních účetních dokladů ověřujících provedení hospodářských operací, o kterých se účtuje v účetnictví, zejména faktur došlých i vydaných, dokladů k ostatním platbám bez faktur, dokladů k výplatě mezd či platů, odvodů sociálního a zdravotního pojištění, daní z příjmů a srážek z platů (mezd), dokladů při pracovních cestách zaměstnanců, pokladních dokladů příjmových i výdajových, dokladů za pohledávky. c) Podle této směrnice postupují všichni správci rozpočtových prostředků, vedoucích zaměstnanců odloučených pracovišť (školní jídelna, mateřská škola). Kontrolu dodržování směrnice o oběhu účetních dokladů zajišťuje statutární orgán příspěvkové organizace ředitel školy a vedoucí pracovníci, které k tomuto úkonu zplnomocní ředitel školy a pracovní náplni. 2. Oběh dokladů Objednávání dodávek od externích dodavatelů (koupě, smlouva o dílo, objednávka) schvaluje výhradně ředitel školy. Zaměstnanec vyhotovující konkrétní podobu objednávky či smlouvy dbá na dodržení těchto zásad: a) V objednávkách a smlouvách se věnuje zvláštní pozornost těmto údajům správnost údajů k identifikaci dodavatele a objednatele (správný název, sídlo, IČO, DIČ, číslo objednávky), předmět smlouvy, místo plnění (dává se přednost zhotovení u dodavatele), doba splatnosti, poskytování záloh (pouze výjimečně a pouze v hodnotě materiálu), způsob, datum a místo předání díla, penále a sankce (usilovat o to, že žádné sankce nesjednávají např. při prodlení s placením). Objednávky se označují číslem jednacím, kopie se evidují u účetní. b) Při zajišťování dodávek se škola řídí zásadami pro zadávání veřejných zakázek podle platného zákona o zadávání veřejných zakázek. Při realizaci zakázek, u kterých Organizační řád školy součást: 07 "Oběh účetních dokladů" strana 1 z počtu 7
rozpočtovaná částka nedosahuje výše stanovené zákonem pro vypsání výběrového řízení se příspěvková organizace řídí pravidly obvyklými u zřizovatele nebo stanovenými zřizovatelem (např. při zadání zakázky nad určitou částku si vyžádat nabídku nejméně tří firem, apod.). c) Pro dodávky financované z Fondu kulturních a sociálních potřeb jsou objednávky, případně smlouvy vyhotovovány v součinnosti s výborem odborové organizace. d) Všechny objednávky a smlouvy podléhají schvalování v rámci vnitřního kontrolního systému školy (příkazce operace, správce rozpočtu), jsou evidovány v podacím deníku. e) Všechny objednávky a smlouvy existují výhradně v listinné podobě, nelze je uzavírat prostřednictvím internetu ani faxu. f) Pro akce školy jako školní výlety, školy v přírodě, lyžařské výcvikové kurzy apod. jsou vyhotoveny formuláře smluv. Za jejich vyplnění odpovídá vedoucí akce, který byl ředitele školy pověřen organizací akce. g) Faktury, které vystavuje příspěvková organizace za služby poskytované za úplatu, vystavuje účetní bezprostředně po uskutečnění služby. Jeden exemplář faktury je předáván prokazatelným způsobem odběrateli, jeden zůstává v účetnictví příspěvkové organizace pro sledování platby. h) Přijaté faktury jsou evidovány číslem jednacím z podacího deníku, dále jsou zapsány do knihy došlých faktur. Příslušný zaměstnanec školy zajistí kontrolu věcné, formální i finanční správnosti faktury, připojí patřičné přílohy jako objednávku, smlouvu, dodací list, příjemky, výdejky apod. Pokud jde o dodávku charakteru dlouhodobého hmotného či nehmotného majetku, příslušný zaměstnanec zařadí majetek do evidence majetku organizace a na fakturu poznačí inventární čísla. Postup při evidenci stanoví směrnice školy pro evidenci majetku. i) Správce rozpočtu provede kontrolu platby z hlediska limitu rozpočtových prostředků, kontrolu podpisu oprávněného pracovníka. j) Účetní provede kontrolu náležitostí účetního dokladu, a zda je zaúčtování schváleno podepsáním příkazce operace a správce rozpočtu. Zaznamená provedení platby v knize faktur. Vydá platební příkaz peněžnímu ústavu k provedení platby. Vymezení okamžiku uskutečnění účetního případu: u pokladních dokladů den příjmu nebo vydání hotovosti u bankovních dokladů den provedení finanční operace u interních dokladů a faktur vydaných den vyhotovení účetního dokladu u došlých faktur nejpozději v den splatnosti faktury Uzávěrka běžného kalendářního měsíce je provedena do 8. pracovního dne následujícího měsíce. Faktury jsou zaúčtovány v běžném kalendářním roce včetně faktur se zdanitelným plněním do 31.12 běžného roku, které jsou doručeny do 15. 1. následujícího kalendářního roku. Poplatky a úroky z bankovního účtu FKSP se provádějí čtvrtletně. k) Číselné řady účetních dokladů 0xxx vnitřní účetní doklady a faktury vydané 1xxx pokladna školy do 3/09 2xxx faktury přijaté škola, projekt EU (do 31. 12. 2009), Projekty EU Šablony, Projekt EU Škola pro mě 2. 3xxx faktury přijaté školní jídelna 4xxx pokladna školní jídelna 5xxx pokladna školní jídelna (čipy) 6xxx pokladna školy od 4/09 7xxx faktury projekt EU od 1. 1. 2010 do 31. 12. 2013 Organizační řád školy součást: 07 "Oběh účetních dokladů" strana 2 z počtu 7
8xxx vnitřní účetní doklady školní jídelny Kxxxxx bankovní výpisy BÚ KB Sxxxxx bankovní výpisy FKSP KB Gxxxxx bankovní výpisy PROJEKT EU KB Jxxxxxx bankovní výpisy ŠKOLNÍ JÍDELNA KB Rok /Vxxx pokladna školy výdajové doklady Rok/Pxxx pokladna školy příjmové doklady Rok/Lxxx zálohové faktury l) Každý zaměstnanec je ve smyslu evropského nařízení ke GDPR povinen zachovávat mlčenlivost a chránit před zneužitím data, údaje a osobní údaje žáků a zaměstnanců školy, citlivé osobní údaje, shromažďovat pouze nezbytné údaje a osobní údaje, bezpečně je ukládat a chránit před neoprávněným přístupem, neposkytovat je subjektům, které na ně nemají zákonný nárok, nepotřebné údaje vyřazovat a dál nezpracovávat. 3. Platby a) Všechny platby jsou prováděny zásadně bezhotovostním způsobem, včetně úplaty za školní družinu a školní klub. Škola má zřízeny čtyři účty běžný účet školy, běžný účet školní jídelny, grantový projekt EU a účet FKSP.. Platby za děti provádějí rodiče bezhotovostním způsobem. Systém přidělování variabilních symbolů řídí účetní školy. b) Při dodávce zboží je přebírají pouze pověřené osoby, které zkontrolují množství a kvalitu zboží, zda odpovídá údajům na dodacím listu a překontroluje údaje z dodacího listu a faktury, zda odpovídají údajům na objednávce a zda jsou údaje kompletní. Pokud dodací list nebo faktura nesplňují některé požadavky, přebírající osoba nahlásí tyto údaje účetní a ta fakturu neproplatí a vrátí ji dodavateli doporučeným dopisem, s patřičným zdůvodněním a vyžádá si vystavení nových dokladů, se správnými údaji. c) Účetní školy dále zajišťuje evidenci faktur, kontrolu náležitostí daňových dokladů, zaúčtování daňových dokladů, vyhotovení interních dokladů o předběžné, průběžné a následné kontrole, vyhotovení platebních příkazů. d) Postup účtování na majetkové účty zpracovává účetní školy v souladu s požadavky zřizovatele na vedení účetnictví a má jej uložen u dokladů pro vedení účetnictví. e) V návaznosti na tuto směrnici o oběhu účetních dokladů má škola zpracovánu další směrnici Evidence majetku, která stanoví postup pro zařazení majetku do užívání, převody majetku a vyřazování majetku. 4. Účtování o mzdách. a) Podkladem pro účtování o mzdách jsou sestavy vyhotovené mzdovou účetní: - Rekapitulace vyplacených mezd celkem - vyúčtování za měsíc - přehled o výši odvodu sociálního pojištění včetně přehledu o vyplacených dávkách nemocenského pojištění, - přehled o výši odvodu zdravotního pojištění podle jednotlivých pojišťoven - rekapitulace všech druhů srážek, - hromadné příkazy k úhradě převody mezd, pojistného, - složenky a jejich seznamy Organizační řád školy součást: 07 "Oběh účetních dokladů" strana 3 z počtu 7
b) Sestavy podepsané mzdovou účetní a ředitelem školy jsou předány do účtárny tak, aby účtárna mohla předat příkazy k úhradě do banky nejpozději 2 pracovní dny před výplatním termínem. 1/2011 je možné příkazy k úhradě přeposílat elektronicky. 5. Pracovní cesty a) Konání pracovní cesty schvaluje zaměstnancům školy ředitel školy podpisem příkazu k pracovní cestě, který obsahuje údaje předepsané zákonem č. 262/2006 Sb. zákoníkem práce. b) Konání pracovní cesty ředitele školy schvaluje ředitel školy. c) Před nástupem na pracovní cestu se zaměstnanci poskytne záloha na pracovní cestu, pokud se zaměstnancem nebylo dohodnuto jinak. d) Vyúčtování zálohy spolu se zprávou o pracovní cestě předává zaměstnanec do deseti pracovních dnů po skončení cesty. Pověřený pracovník zkontroluje vyúčtování pracovní cesty a náležitosti přiložených daňových dokladů a předá vyúčtování pokladníkovi tak, aby do 10 dnů byly vyplaceny cestovní náhrady nebo vrácena nespotřebovaná záloha. Zpráva o zahraniční cestě je vždy zpracována písemně, o tuzemské cestě zpravidla dostačuje ústní zpráva, podrobnosti stanoví ředitel školy. 6. Technická stránka a) Příspěvková organizace vede podvojné účetnictví v účetním programu _VEMA, servisní smlouva je uzavřena s firmou DAT Koudelka Jiří. b) Přístupové heslo k počítači s účetnictvím znají osoby s podpisovým právem k účtům školy. c) Výsledky vedení účetnictví jsou archivovány v digitální i analogové podobě způsobem předepsaným směrnicí školy pro ochranu dat zpracovaných výpočetní technikou. V elektronické podobě jsou zálohovány na PC průběžně během práce, po ukončení denní směny jsou zálohovány na nezávislém médiu, každý měsíc je celé účetnictví archivováno na nepřepisovatelném CD/DVD. Všechny výstupy z účetnictví (výkazy, tabulky, hlášení) jsou kromě archivace digitální podoby zpracovány vytištěním a uložením v listinné podobě. d) Účetní doklady se ukládají v organizaci za podmínek a ve lhůtách daných právními předpisy z oblasti účetnictví a spisovým a skartačním řádem školy. e) Výsledky vedení účetnictví jsou archivovány v digitální i písemné podobě způsobem předepsaným směrnicí školy pro ochranu dat zpracovaných výpočetní technikou. V elektronické podobě jsou zálohovány na PC průběžně během práce, po ukončení denní směny jsou zálohovány na nezávislém médiu (disketa, CD-ROM apod.), každý měsíc je celé účetnictví archivováno vypálením na CD-ROM. Všechny výstupy z účetnictví (výkazy, tabulky, hlášení) jsou kromě archivace digitální podoby zpracovány vytištěním a uložením v písemné podobě. f) Účetní doklady se archivují v archivu školy za podmínek a ve lhůtách daných zákonem č.563/1991 Sb. v platném znění a Spisovým a skartačním řádem školy. 7. Oběh bankovních dokladů a) Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí platební příkazy bance k provedení úhrad a výpisy z bankovních účtů. Styk s bankou zajišťuje účetní školy. b) Platební příkazy vystavuje účetní školy. Příkazy podepisuj ředitelka školy, v její nepřítomnosti zástupce ředitele a účetní, kteří mají dispoziční právo k účtům v bance podle platných podpisových vzorů. Organizační řád školy součást: 07 "Oběh účetních dokladů" strana 4 z počtu 7
c) Pro podávání příkazů prostřednictvím internetových služeb je nezbytný certifikát vydaný bankou v podobě elektronického souboru, dále přístupové heslo a heslo potřebné k deaktivaci internetových služeb. Ceritfikát je umístěn v PC v místnosti účetní a umožňuje kontakt s bankou pouze z tohoto počítače. Kopie certifikátu uložena v trezoru školy. Přístupové heslo znají všechny osoby s podpisovým právem. Heslo potřebné k deaktivaci internetových služeb je uvedeno ve smlouvě s bankou. d) Výpisy z účtů je možné prostřednictvím internetového spojení získávat denně. 8. Oběh pokladních dokladů a) Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumí pokladní kniha, příjmové pokladní doklady, výdajové pokladní doklady, interní pokladní doklady. b) Pokladní operace provádí jen pokladní - pracovník školy, který má prostředky svěřené dohodou o odpovědnosti. c) Pokladní zajišťuje řádné a úplné vystavování příjmových a výdajových pokladních dokladů, zejména zabezpečuje, aby pokladní příjmové a výdajové doklady měly předepsané náležitosti název a číslo, název účetní jednotky, datum vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číselným údajem a slovy, účel platby a podpisy oprávněných pracovníků. Vede chronologicky záznamy v pokladní knize, dodržuje stanovený pokladní limit, v týdenních termínech předává doklady o pokladních operacích účtárně k zaúčtování. 9. Podpisové vzory a) Podpisové vzory pracovníků oprávněných schvalovat čerpání finančních prostředků jsou součástí směrnice 27. VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM. 10. Archivace Účetní doklady uchovává pověřený zaměstnanec v archivu školy ve lhůtách daných spisovým řádem školy. 11. Všeobecná ustanovení a) Účtování dohadných položek: je součástí uzávěrkových operací běžného roku dohadné položky voda, el. energie, plyn se účtují ve výši měsíčních záloh k 31. 3., 30. 6., 30.9. dle odhadnuté spotřeby k 31.12. při vyúčtovací faktuře v následujícím roce se dohadná položka stornuje a potvrzený závazek se účtuje běžným způsobem. b) 11.2. Účet Náklady a výnosy příštích období bude použit u předplatného a nájemného. Výjimku tvoří pronájem reklamních tabulí. Jedná se o položku pravidelně se opakující každý rok. c) Náklady VČ se vypočítávají jako 20% nákladů na plyn, energie a vodu z pronájmu tělocvičen, učeben a školní jídelny a dále 20% nákladů na energii z pronájmu nápojového automatu, pokud vyúčtování od a.s. Coca Cola bude vyšší než 200,-Kč. Vyúčtování se provádí čtvrtletně. Smlouvy o pronájmu prostor sepisuje ředitelka školy. Platba je splatná vždy předem za období září až prosinec a leden až červen. Podmínky pronájmu tělocvičny a učeben pronájem tělocvičny, nebo učebny pro školské organizace činí 130,-Kč za hodinu Organizační řád školy součást: 07 "Oběh účetních dokladů" strana 5 z počtu 7
pronájem tělocvičny, nebo učebny pro soukromé osoby činí 200,-Kč za hodinu ve zvláštních případech může ředitelka snížit úplatu za pronájem dle dohody. d) Při ztrátě žákovské knížky je žákovy vydána nová žákovská knížka /duplikát/ za správní poplatek 30,- Kč. Žák obdrží stvrzenku. Ztrátu žákovské knížky vyřizuje třídní učitel. e) Škoda způsobená žákem úmyslně na zařízení školy bude řešena po dohodě se zákonným zástupcem žáka: zákonný zástupce zajistí na vlastní náklady opravu, resp. výměnu poškozené věci škola zajistí opravu, nebo výměnu věci a zákonný zástupce uhradí skutečné náklady /termín, jednorázová platba, splátky apod. dohodne vedení školy se zákonným zástupcem/. f) Pokud nákup poštovních známek nepřesáhne 500,-Kč za jedno čtvrtletí, jsou známky účtovány do nákladů. g) Žádosti o vyhledávání informací v archivu bude vyhověno v zákonné lhůtě do 8 dnů ode dne podání žádosti a zaplacení poplatku 100,- Kč. h) Uživatelům bytů v objektu školy je měsíčně srážena záloha za poskytnuté služby /vodné, odvoz komunálního odpadu. Ke konci kalendářního roku jsou služby vyúčtovány a náklady zaúčtovány do služeb. i) Provozní řád šatních skříněk v budově 5. května do 31. 8. 2008 byla od žáků vybrána hotovost na zakoupení šatních zámků. Při ukončení školní docházky byl zámek žákům vrácen. od 1. 9. 2008 byla do žáků vybírána záloha ve výši 170,-Kč za zapůjčení zámků. Při ukončení školní docházky byla záloha v případě nepoškození zámků vrácena. od 1. 9. 2009 je systém sjednocen. Žákům budou zapůjčeny zámky bez zálohy u školníka, který předá jmenovitý seznam vydaných zámků podle tříd třídním učitelům, kteří povedou jejich evidenci. Při ukončení školní docházky je žák povinen třídnímu učiteli vrátit nepoškozený zámek, nebo v opačném případě jej uhradit. Třídní učitel je povinen vždy ke konci školního roku, nebo při odchodu žáků ze školy evidenci zámků zkontrolovat, zajistit navrácení zámku školníkovi a odevzdat opravenou evidenci zámků zástupci ředitele. j) Náhrada za poškozené učebnice Finanční náhradu za poškozené učebnice vybírá od žáků třídní učitel. Při stanovení výše finanční náhrady se vychází z ceny a stavu učebnice. Náhrada se přiměřeně sníží dle změny stavu opotřebení v porovnání s předcházejícím stavem. Při ztrátě učebnice musí žák odevzdat stejnou učebnice, nebo uhradí plnou cenu učebnice. Podmínky výběru a) každý žák obdrží za odevzdané peníze od třídního učitele originál stvrzenky b) peníze vybrané od žáků z celé třídy a kopie stvrzenek odevzdá třídní učitel účetní, která vydá třídnímu učitele příjmový doklad a zaúčtuje do účetnictví. 11. Závěrečná ustanovení 1. Kontrolou provádění ustanovení této směrnice je statutárním orgánem školy pověřen zaměstnanec: Mgr. Michaela Hanyšová (ředitelka školy) 2. O kontrolách provádí písemné záznamy 3. Uložení směrnice v archivu školy se řídí Spisovým a skartačním řádem školy. 4. Směrnice nabývá platnosti dnem: 1. září 2018 5. Směrnice nabývá účinnosti dnem: 1. září 2018 Organizační řád školy součást: 07 "Oběh účetních dokladů" strana 6 z počtu 7
V Jablonci nad Nisou dne 27. srpna 2018 Mgr. Michaela Hanyšová ředitelka školy Organizační řád školy součást: 07 "Oběh účetních dokladů" strana 7 z počtu 7