Vnitřní předpis NOS PČR č. 6/2018 ze dne 10. 5. 2018 Spisový a skartační řád Nezávislého odborového svazu Policie České republiky SPISOVÝ ŘÁD Organizační předpis, kterým se vydává spisový řád Nezávislého odborového svazu Policie ČR. Podle 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a v souladu s vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, stanoví: ČÁST PRVNÍ UVODNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Předmět úpravy Tento předpis upravuje postup při přijímání, evidování, rozdělování, oběhu, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů doručených Nezávislému odborovému svazu Policie České republiky (dále jen svazu) a vzniklých z činnosti svazu, vytváření replik dokumentů v digitální podobě a podrobnosti skartačního řízení, včetně kontroly uvedených činností (dále jen spisová služba). Článek 2 Kontrola a odpovědnost Za dodržování ustanovení tohoto nařízení v rámci svazu odpovídá předseda svazu, případně pověřený zaměstnanec, který je zejména povinen zabezpečit řádný výkon spisové služby, kontrolovat stav a úroveň spisové služby a přijímat opatření k odstranění zjištěných nedostatků. Článek 3 Vymezení pojmů Pro účely tohoto předpisu se rozumí: a) Kanceláří NOS PČR pracoviště určené k přijímání a odesílání doručených dokumentů ve formě analogových i datových zásilek a jejich předávání příslušným pracovníkům, b) datovou zprávou elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na technických nosičích dat (např. flash, CD), používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, c) číslem jednacím označení dokumentu v evidenci dokumentů, jednoznačně definovaná struktura umožňující vyhledávání a správu dokumentů, označení dokumentu obsahuje vždy zkratku NOS, pořadové číslo, pod nímž je dokument evidován, doplněnou o zkratku daného typu dokumentu a rok. d) dokumentem písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam v analogové (materiální) nebo digitální (datové) podobě, který vznikl z činnosti svazu nebo mu byl doručen. Dokumentem může být:
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 2 z 28 i) informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči (dale jen analogový dokument ), ii) informace tvořená metadaty a uchovávaná ve stanovém formátu na technickém nosiči dat pro uchovávání dokumentů v digitální podobě (dále jen digitální dokument ), e) centrálním protokolem = elektronická evidence elektronický systém spisové služby a informační systém na principu jednacího protokolu, f) dokumenty k zaevidování - žádosti různého charakteru, u kterých bude předsedou svazu rozhodnuto o zaevidování, g) dokumenty k zanesení do agend - dokumenty týkající se jednotlivých agend (ZO, členů, veteránů či operátorů), které se evidují přímo v dané agendě mimo centrální protokol. h) serverem elektronický systém určený k ukládání všech dokumentů, i) referátníkem tiskopis nebo šablona v listinné podobě, do níž se zaznamenávají základní údaje o dokumentu (od vzniku až po uložení), j) sběrným archem tiskopis pro evidenci dokumentů vzniklých při vyřizování jedné věci, či pro evidenci hromadných podání nebo hromadných odpovědí, k) replikou digitální dokument bitově totožný s digitálním dokumentem, ze kterého byl vytvořen, l) metadaty data popisující souvislost, obsah a strukturu dokumentu a jejich správu v průběhu času, m) samostatnou agendou dokumentů evidence vedená v listinné či elektronické podobě, která je vedena samostatně mimo centrální protokol, n) skartační lhůtou doba, před jejímž uplynutím nesmí být dokument zařazen do skartačního řízení nebo zničen, počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu, uzavření spisu nebo jiná skutečnost (pozbytí platnosti smlouvy, dohody či předpisu), o) skartačním návrhem žádost o provedení skartačního řízení se seznamem dokumentů (spisů) navržených k posouzení, p) skartačním řízením souhrn úkonů prováděných při posuzování dokumentů (spisů), kterým uplynula skartační lhůta a při vyřazování dokumentů (spisů) z evidence dokumentů, q) skartačním znakem symbol, který vyjadřuje hodnotu dokumentu (spisu) podle jeho obsahu a který označuje způsob, jakým se s ním naloží ve skartačním řízení (A Archiv, V Výběr, S Stoupa), r) příruční registraturou místo, kde se ukládají dokumenty, které nejsou uzavřeny, s) spisovnou vyhrazené místo určené k ukládání dokumentů (uzavřených spisů), jimž neuplynuly skartační lhůty, t) digitalizovaným dokumentem dokument původně analogový, převeden do digitální podoby, pro další manipulaci se považuje za dokument digitální a může být pro potřebu svazu brán jako originál, u) interním předpisem = spisový a skartační plán seznam, který obsahuje veškeré písemnosti, které se evidují ve svazu a jejich skartační znak se skartační lhůtou,
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 3 z 28 v) zpracovatelem pracovník určený k vyřízení dokumentu, resp. odpovědný za uzavření spisu, w) uzavřením spisu kompletace dokumentů náležejících do spisu, kontrola úplnosti a doplnění všech náležitostí k uložení do spisovny.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 4 z 28 ČÁST DRUHÁ SPISOVÝ ŘÁD HLAVA I PŘÍJEM A EVIDENCE DOKUMENTŮ Článek 4 Příjem dokumentů Dokumenty jsou svazu doručovány v digitální nebo analogové podobě, a to: držitelem poštovní licence, kurýrní službou, osobně, telefaxem, pomocí prostředků informačních a komunikačních technologií, jsou rozdělovány na dokumenty k zaprotokolování, k zanesení do agend a informační. (1) Přijaté digitální dokumenty (určené k zaevidování), jsou zaevidovány a postoupeny příslušnému pracovníkovi a uloženy na serveru, případně se uloží i v analogové podobě. (2) Přijaté analogové dokumenty se po zaevidování naskenují a vytvořený digitální dokument se odešle příslušnému pracovníkovi a dokument se uloží do příruční registratury. (3) Veškeré dokumenty a zásilky doručené svazu přijímá v kanceláři NOS PČR určený pracovník, který neotvírá zásilky adresované přímo předsedovi svazu či členům Předsednictva, kdy na prvním místě adresy je uvedeno jeho jméno, pokud není určeno jinak. (4) Obálky se ponechávají připojené k dokumentu jen v případě, že: obsahuje dokument, který patří jinému příjemci, je obálka z jiných důvodů významná, v ostatních případech se obálka skartuje mimo skartační řízení. (5) Dokumenty obdržené mimo kancelář NOS PČR nebo převzaté zastupující osobou, musí být neprodleně předány pracovníkovi kanceláře k označení, naskenování a zaevidování. Stejně se postupuje, pokud je dokument doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta. (6) Pokud pracovník po otevření zásilky zjistí, že dopis není určen svazu, přepošle zásilku adresátovi, případně jej vrátí odesílateli. Obálka se orazítkuje a opatří záznamem Doručeno omylem a odešle. (7) Po přijetí zásilky je dokument orazítkován podacím razítkem, pokud je určen k zaprotokolování, jinak jen razítkem s datem. Článek 5 Evidence dokumentů (1) K evidenci dokumentů dochází v centrálním protokolu, který se vede v elektronické podobě. Příchozí poště se přidělí nové číslo jednací, pokud již není v předešlém roce. (2) Odpovědi se neevidují samostatně, ale vyřizují se pod stejným číslem jednacím.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 5 z 28 (3) Chybné zápisy v protokolu vedeném v elektronické podobě se opraví prostředky systému elektronické spisové služby. (4) Evidenci v centrálním protokolu nepodléhají přijaté či odeslané dokumenty v analogové i digitální podobně, které se týkají: a) agendy evidence členů a základních organizací, b) agendy mobilních operátorů, c) agendy Veteránů, d) evidence průkazek, e) vše, co může být evidováno dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Výše vyjmenované body mohou být vedeny v samostatných evidencích (příloha č. 1). (5) Dále evidenci v centrálním protokolu nepodléhají pomocné materiály či informační dokumenty, osobní poznámky z jednání, dokumenty s výskytem škodlivého kódu, nevyžádaná obchodní sdělení (spam), prospekty, reklamy a jiný propagační materiál, pozvánky, další tiskoviny (noviny, časopisy, knihy, apod.). (6) Součástí spisu by měl být sběrný arch (příloha č. 2), je určen k evidenci dokumentů souvisejících s vyřízením jedné věci, nenahrazuje evidenci celé agendy. A referátník (příloha č. 3), který umožní přehled oběhu dokumentu. (7) Centrální protokol se pro nová čísla jednací uzavře vždy na konci roku, stejně tak se uzavře sběrný arch. Článek 6 Náležitosti vlastního dokumentu Úprava dokumentu vychází z normy ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Pokud není dále stanoveno jinak, dokument obsahuje: a) obchodní dopis (příloha č. 4) obsahuje: Záhlaví název svazu, včetně celé adresy a základních kontaktů. Číslo jednací umísťuje se vlevo pod záhlaví, přidělováno systémem, obsahuje, viz Článek 3, odst. c). Místo a datum vzniku zpravidla v pravé horní části dokumentu, přičemž datem vzniku se rozumí den vyhotovení dokumentu, název místa se uvádí vždy v prvním pádě, v datu se měsíc vypíše slovně ve druhém pádě (např. Praha 1. října 2013), pod údaj o místě a datu vzniku dokumentu lze uvést, na základě rozhodnutí zpracovatele, číslo výtisku. Počet příloh uvádí se celkový počet svazku lomeno počtem listů celkem, můžeme uvést i 2 cestovní pasy, 1 svazek či spis, pokud nelze označit přílohy, je možné jej vložit do obálky, na které se vše vyznačí, v případě digitální podoby se uvádí pouze počet příloh,
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 6 z 28 při odpojení přílohy musí být na průvodním dokumentu uveden důvod, datum odpojení a podpis pracovníka, který odpojení provedl. Adresu adresáta umisťuje se vlevo dva řádky nad označení věci, u více adres uvedeme dle rozdělovníku a přiložíme seznam adresátů, příklady adres jsou uvedené v příloze č. 5. Označení věci vyjadřuje heslovitě obsah dokumentu a zvýrazňuje se podtržením a tučným písmem, kde za rozdělovníkem se uvede, o jaký typ dopisu se jedná, zda žádost, sdělení, aj nezvýrazňuje se tučně. Odkaz na číslo jednací uvádí se pod vyznačením věci v odpovědi na doručený dokument. Vlastní obsah dokumentu Podpisovou doložkou (elektronický podpis) uvádí se vpravo dole, pod vlastním dokumentem titul, jméno, příjmení, pod tímto funkce (předseda NOS PČR, asistentka NOS PČR, atd.) Pokud stanoví náležitosti dokumentu jiný právní předpis např. 21 zák. č. 412/2005 Sb., obsahuje dokument jím stanovené náležitosti. b) zdvořilostní dopis (příloha č. 6) obsahuje: Záhlaví obsahuje název svazu, titul, jméno, příjmení a funkci ve svazu. Místo a datum vzniku viz obchodní dopis. Oslovení Vážený pane, Vážený pane řediteli, atd. Vlastní obsah dokumentu Podpis bez podpisové doložky Jméno adresáta s adresou uvedeme vlevo dole, až pod podpisem. Článek 7 Převedení dokumentu (1) Převedení dokumentu se rozumí převedení digitálního dokumentu na analogový a naopak nebo změna formátu digitálního dokumentu. Převedení dokumentu lze provést: a) Autorizovanou konverzí z moci úřední ( 23 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). b) Převedením analogového dokumentu na digitální dokument a naopak nebo změnou formátu digitálního dokumentu podle právního předpisu 69a odst. 4 a 5 zákona č. 499/2004 Sb., dále jen neautorizovaná konverze. c) Jinou konverzí (vyhláška č. 259/2012 Sb.) (2) Vlastní dokument se převádí pouze v případě, že se jedná o dokument s elektronickým podpisem. Jinak se ukládá ve formátu, ve kterém byl vytvořen. (3) Převedením dokumentu naskenováním či vytvořením opisu se dokument stává pro potřeby svazu originálem, pouze ve zvláštních případech, na vyžádání, se vyznačí doložkou. HLAVA II
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 7 z 28 OBĚH DOKUMENTŮ Článek 8 Rozdělování dokumentů (1) Při zaevidování dokumentu se do podacího razítka a centrálního protokolu vyznačí, komu byla věc přidělena. Poté se předá dokument příslušnému pracovníkovi k dalšímu zpracování. (2) Při oběhu musí být vždy zabezpečen průběžný přehled o místě, kde se dokument v danou dobu nachází. Provádí se pomocí záznamu v centrálním protokolu a případně na referátníku. Článek 9 Vyřizování dokumentů (1) Dokumenty se vyřizují průběžně bez zbytečných průtahů, v co nejkratší lhůtě, zpravidla do čtrnácti dnů po převzetí, nejpozději však do jednoho měsíce, nestanoví-li odpovědný pracovník jinak. (2) Stanoví-li lhůtu k vyřízení jiný právní předpis, postupuje se podle tohoto právního předpisu. Nestanoví-li lhůtu k vyřízení dokumentu právní předpis, postupuje se dle spisového řádu. (3) Za úplnost a řádné uspořádání spisu odpovídá zpracovatel, po uzavření spisu je povinen sdělit tuto skutečnost a předat spis pracovníkovi sekretariátu, který spis ukončí v centrálním protokolu a učiní další potřebné kroky k uložení spisu do spisovny. (4) Ukládací doložka se vytvoří při uzavření spisu, uvede se v ní: a) celkový počet ukládaných listů, b) skartační znak, c) rok, kdy má spis projít skartačním řízením, tento záznam se provádí na dokumentu nebo jeho obalu. Článek 10 Pořizování kopií a překladu analogových dokumentů (1) Opisem, kopií, výpisem nebo překladem analogového dokumentu se pro účely tohoto předpisu rozumí pořízení určitého počtu výtisků (překladů) z již vyřízených nebo doručených dokumentů, pouze pokud je to nezbytné pro plnění pracovních úkolů (dále uvedeno i ve článku 7 odst. 3). (2) Pouze na pokyn zpracovatele se na kopii vyznačí, že kopie souhlasí s originálem a ve výjimečných případech si může vyžádat autorizovanou konverzi u elektronických zaslání (uvedeno i v Článek 7 odst. 1). Článek 11 Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů zajišťuje zpravidla kancelář NOS PČR a pokud si zpracovatel odesílá dokument sám, neprodleně informuje kancelář k učinění záznamu o odeslání zásilky.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 8 z 28 HLAVA III POUŽÍVÁNÍ RAZÍTEK Článek 12 (1) V rámci NOS PČR se používají tato razítka: a) název svazu, adresa, IČ, DIČ identifikační razítko svazu, b) podací razítko - při doručené poště, c) datumová razítka s poznámkou při doručení či vyřízení dokumentů, d) osobní razítka s konkrétním jménem pracovníka, e) pomocná razítka při opakovaných úkonech, f) kulaté razítko označuje originálnost dokumentu. (2) Všechna razítka jsou vedena v příslušné materiální evidenci (příloha č. 7), která obsahuje všechny razítka s uvedením jména, příjmení a funkce uživatele, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího pracovníka. (3) Razítko je vyřazeno z evidence v případě pozbytí platnosti, jeho ztráty, jeho opotřebování. Při ztrátě razítka učiní předseda vhodná opatření a oznámí ztrátu na příslušných místech. Vyřazení razítek je součástí skartačního řízení. HLAVA IV UKLÁDÁNÍ, PŮJČOVÁNÍ A ZTRÁTA DOKUMENTŮ Článek 13 Ukládání dokumentů (1) Všechny dokumenty, které jsou provozně stále potřebné, se ukládají v příruční registratuře v kanceláři NOS PČR, pouze ty dokumenty, které se zpracovávají, jsou u zpracovatele. (2) Uzavřený spis v analogové podobě se ukládá ve spisovně, která je umístěna v samostatné uzamykatelné místnosti a splňuje přiměřeně požadavky uvedené v právním předpisu č. 499/2004 Sb. (3) Před předáním uzavřeného spisu do spisovny provede zpracovatel kontrolu jeho úplnosti. Uzavřený spis se považuje za úplný, obsahuje-li náležitosti uvedené ve vyhlášce č. 259/2012, uvedeno v Článek 9 odst. 4. (4) Pověřený zaměstnanec obdrží k uzavření spis či dokument, který zkontroluje, případně opatří všemi náležitostmi, které jsou uvedené ve Článek 9 a uloží jej do spisovny. Článek 14 Půjčování a nahlížení do dokumentů Nahlížení a zapůjčení zajišťuje pracovník spisovny, kterým je zpravidla protokolista, na základě žádosti. Každý, kdo si dokument či spis zapůjčí, zodpovídá za jeho ochranu. Článek 15 Ztráta či zničení dokumentu
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 9 z 28 Dojde-li ke ztrátě, zničení, změně nebo poškození dokumentu či spisu, zajistí pracovník spisovny záznam šetření, provede rekonstrukci spisu, opatří názvem např. neoprávněně zničeno nebo neúplný spis. ČÁST TŘETÍ SKARTAČNÍ ŘÁD HLAVA I ÚVODNÍ USTANOVENÍ Článek 16 Vymezení pojmů (1) Skartační řád je součástí spisového řádu a upravuje postup při vyřazování dokumentů a evidenčních pomůcek (dále jen dokumenty) a stanoví podrobnosti skartačního řízení. (2) Jde o souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů, které se po uplynutí skartačních lhůt posoudí z hlediska souladu vyznačených skartačních znaků s hodnotou dokumentů podle jejich obsahu, doby vzniku, významu původce a rozdělí se na dokumenty, které budou zničeny a na dokumenty, které budou předány k trvalému uložení do archivu a stanou se z nich archiválie. Článek 17 Interní norma Interní norma (příloha č. 8) obsahuje seznam typů dokumentů s vyznačenými skartačními znaky a lhůtou. Pokud není v interní normě uveden typ dokumentu, řídíme se dle typového skartačního rejstříku. Článek 18 Skartační znak a skartační lhůta (1) Skartační znak a skartační lhůtu (rok zařazení do skartačního řízení), přiděluje vždy pověřená osoba (zpracovatel nebo pověřený pracovník) nejpozději při uzavření spisu, podle Interní normy (viz Článek 17, příloha č. 8). (2) Skartační znak se vyznačuje písmeny A, S nebo V, vyjadřuje hodnotu dokumentu a způsob, jakým se s uzavřeným spisem naloží ve skartačním řízení. a) A (archiv) - uzavřený spis bude po uplynutí skartační lhůty pro jeho trvalou hodnotu navržen k vybrání za archiválii a trvalému uložení v archivu svazu. b) S (stoupa) - uzavřený spis bude po uplynutí skartační lhůty navržen ke zničení jako nepotřebný pro činnost svazu. c) V (výběr) - u uzavřeného spisu lze jeho hodnotu určit až po uplynutí skartační lhůty, kdy bude uzavřený spis ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii nebo ke zničení, případně k prodloužení skartační lhůty. (3) Skartační lhůta je doba, po kterou se vyřízený dokument, ukládá ve spisovně. Stanoví se na celé roky, teprve po jejím uplynutí může být dokument zařazen do skartačního řízení. Lhůta počíná plynout dnem 1. ledna následujícího kalendářního roku po aktuálním roce. Je
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 10 z 28 vyznačována nejméně jeden rok u dokumentů označených skartačním znakem S, u dokumentů označených skartačním znakem V se zpravidla stanoví v délce nejméně tři let a u dokumentů označených skartačním znakem A nejméně pět let. HLAVA II SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ Článek 19 Příprava skartačního řízení (1) Protokolista vyhledá a zkompletuje veškeré spisy, které mají stanovenou skartační lhůtu v témž roce a připraví seznamy vyřazovaných spisů. (2) Předseda svazu určí tříčlennou skartační komisi, ani jeden z členů nesmí být protokolista či pracovník spisovny, která posoudí, zda vyznačené skartační znaky A a S a rok zařazení do skartačního řízení byly stanoveny oprávněně a v případě nutnosti provede jejich změnu. U dokumentů označených skartačním znakem V navrhne jejich rozdělení na dokumenty se skartačním znakem A nebo dokumenty se skartačním znakem S, případně, zda u nich dojde k prodloužení skartační lhůty. (3) Odbornou archivní prohlídku vyřazovaných spisů s označením A a V uvedených ve skartačním návrhu provádí pověřený pracovník archivu a to jen tehdy, požádá-li svaz příslušný archiv o výběr archiválií, dle. 7, odst. 2. zákona č. 499/2004 Sb.. Neprovádí se každý rok. (4) Samotná skartace spisů s označením S se provádí bez přítomnosti zaměstnance archivu dle stanovených pravidel. (5) Pro posouzení skartační komise se zpracuje skartační návrh (příloha č. 9), součástí jsou seznamy posuzovaných spisů se znakem A a S (příloha č. 10). Po posouzení se vydá souhlas ke zničení dokumentů s vyznačením S a zpracuje se protokol o předání dokumentů vybraných jako archiválie (příloha č. 11). Na závěr se vytvoří protokol o provedení archivní prohlídky (příloha č. 12). (6) Po ukončení skartačního řízení se vše vyznačí do centrálního protokolu. HLAVA III OPATŘENÍ PŘI ORGANIZAČNÍCH A PERSONÁLNÍCH ZMĚNÁCH Článek 20 Organizační změny Má-li dojít ke zrušení nebo reorganizaci svazu, zřídí jeho předseda s dostatečným předstihem příslušnou komisi. Nevyřízené dokumenty, resp. neuzavřené spisy komise zapíše do podrobných seznamů podle čísel jednacích. Protokolárně se předají i evidovaná razítka. Doporučuje se provést skartační řízení s pracovníkem archivu a postupovat dle Článek 19. Článek 21 Personální změny
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 11 z 28 Při změně v osobě protokolisty nebo pracovníka spisovny provede předseda svazu předání všeho potřebného dle předávacího protokolu. ČÁST ČTVRTÁ USTANOVENÍ SPOLEČNÁ A ZÁVĚREČNÁ ČLÁNEK 22 Společná ustanovení Předseda svazu může v rámci své působnosti stanovit písemnou formou další podrobnosti pro manipulaci s dokumenty v rámci svazu v souladu s tímto předpisem. Článek 23 Účinnost Tento předpis nabývá účinnosti dnem 1. 6. 2018, předchozí Spisový a skartační řád se zrušuje.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 12 z 28 SEZNAM PŘÍLOH (1) Příloha číslo: (2) Samostatné evidence - členů a základních organizací, T-Mobile, Veteránů, Průkazek (3) Sběrný arch (4) Referátník (5) Obchodní dopis (6) Příklady adres (7) Zdvořilostní dopis (8) Evidence razítek (9) Interní norma (10) Vzor skartačního návrhu (11) Vzor seznamu dokumentů ke skartačnímu návrhu (12) Vzor předávání archiválií (13) Vzor protokolu o provedení archivní prohlídky
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 13 z 28 EVIDENCE ČLENŮ A ZÁKLADNÍCH ORGANIZACÍ Evidence členů Přijetí člena začíná okamžikem, kdy nový člen doručí podepsanou přihlášku a potvrzený souhlas mzdovou účtárnou základní organizaci (v případě přímého členství sekretariátu svazu). Předseda základní organizace potvrdí přihlášku svým popisem, případně razítkem a vyznačí den vstupu. Vyhotoví si kopii, kterou si s potvrzeným souhlasem založí do své příruční registratury. Originál přihlášky neprodleně zašle na centrálu kurýrem, poštou či osobně. Základní organizace je povinna hlásit změny v evidenci členů centrále (změna osobního evidenčního čísla člena, ukončení členství, aj.). Kancelář NOS PČR přijme přihlášku. Určený pracovník zkontroluje správnost přihlášky, vloží do Evidence všech členů, pokud přihláška obsahuje fotografii, postoupí k výrobě průkazky. Jinak se naskenuje na server a založí do kartotéky dle příslušné základní organizace. Evidence základních organizací Každá existující základní organizace musí mít vyplněnou, podepsanou a odevzdanou evidenční kartu na centrále, kterou vyplní ve fázi, kdy má založený účet. Evidenční karta obsahuje, na prvním listu kontakty na základní organizaci a na druhém listu složení výboru základní organizace. Při změně v evidenční kartě je nutné vyplnit daný list (změna sídla, účtu atd.), kterého se změna týká a s listinou se změnou související, zaslat centrále. Všechny evidenční karty jsou naskenované na serveru a zapsané v evidenci základních organizací Kontakty na ZO. Každá základní organizace má přidělené identifikační číslo, pod kterým je vedena.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 14 z 28 AGENDA T - MOBILE Každý člen svazu může vstoupit pod Rámcovou smlouvu od společnosti T - Mobile. Člen svazu smí pod Rámcovou smlouvou užívat čtyři telefonní čísla včetně datových čísel. Veterán svazu max. dvě telefonní čísla. Člen, který tak chce učinit, vyplní Dohodu o zajištění splnění závazku, Rozhodčí doložku a potřebný formulář pro převod k danému číslu. Dokumenty doručí do kanceláře NOS PČR, Bartolomějská 7, 110 00 Praha 1, kde jsou při otevření zásilky označeny datem doručení a předány určenému pracovníkovi. Pokud jsou údaje v žádosti správně vyplněné, je zpracována objednávka k převodu čísel pracovníkem svazu a předána do T - Mobile. Dohoda o zajištění splnění závazku a Rozhodčí doložka jsou zaevidovány v evidenci telefonních čísel Rámcové smlouvy pracovníkem svazu. Smlouvy jsou předány předsedovi svazu k podpisu. Poté jsou naskenovány a uloženy na server. Veškeré požadavky pro změny v nastavení účastnických smluv (např. změna tarifu, způsobu platby, aktivace/deaktivace tarifních zvýhodnění, aj.) k telefonním číslům lze provádět pouze prostřednictvím pracovnice svazu.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 15 z 28 AGENDA VETERÁN evidence Veterán může být členem základní organizace nebo může využít přímého členství ve svazu, tzn. členství mimo evidenci základní organizace. Základní organizace si vyhotoví kopie všech doložených dokladů a vše zašle (včetně fotografie) poštou, kurýrem či osobně do kanceláře NOS PČR. Kancelář NOS PČR vyznačí datum doručení a předá kompetentnímu pracovníkovi, který ověří její správnost. Po schvalovacím procesu jsou žadatelé vyrozuměni o výsledku. Originál přihlášky a kopie dokladů přijatých veteránů jsou naskenovány a založeny do příruční registratury. Po zanesení do evidence se dohledá platba a vyhotoví se průkaz, který s vylepenou členskou známkou na daný kalendářní rok, případně zakoupený odznak veterána a další poskytnuté bonusy svazu zašle kompetentní pracovník zpět základní organizaci. Veterán v přímém členství vše potřebné zasílá rovnou na centrálu, příspěvek hradí na běžný účet svazu určený veteránům, případně v hotovosti do pokladny svazu. Průkaz, odznak a bonusy obdrží přímo z centrály. Přihlášky k přímému členství jsou předány předsedovi svazu ke schválení. V případě ztráty či odcizení odznaku veterána je nutné doložit čestné prohlášení o ztrátě či potvrzení o přijatém oznámení o odcizení od Policie ČR, pak lze odznak veterána zakoupit opětovně. Průkaz veterána se od ostatních průkazů odlišuje označením Veterán a příslušným logem.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 16 z 28 Evidence průkazek Evidence průkazek začíná okamžikem, kdy pověřený pracovník obdrží zaevidovanou přihlášku člena s fotografií. Pověřený pracovník naskenuje fotografii, upraví do potřebné kvality a vloží do programu ke tvorbě průkazek. Vytiskne průkaz, vyhotoví 2x formulář o převzetí průkazky. Jeden tiskopis s průkazkou zašle základní organizaci a druhý tiskopis předá kanceláři NOS PČR k zapsání do centrální evidence. V případě přímého členství je průkaz zaslán přímo členovi. Po zapsání vyhotovených průkazek do centrální evidence a vrácených potvrzeních se vše vrátí pověřenému pracovníkovi, který tiskopisy založí do příslušného šanonu v příruční registratuře. Členský průkaz lze vyhotovit až poté, co je člen zapsán v centrální evidenci členů. V případě, že člen zašle fotografii později než přihlášku, tak si pověřený pracovník ověří, zda je člen zapsán v centrální evidenci, vyhledá si jeho přihlášku a poté vyhotoví průkaz.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 17 z 28 Sběrný arch příloha č. 2 Sběrný arch k čj.: Věc: NOS- /ČJ-201. Poř. číslo datum Počet listů Věc Poznámka
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 18 z 28 Referátník příloha č. 3 Průvodní list - referátník Číslo jednací: Jméno, příjmení: ČOZ: Věc: Vznik členství: Člen ZO x přímé členství: Doručeno dne/jak: Projednáno dne: Schváleno dne: Vyrozuměno dne/jak: Proplaceno dne: Proplatil: Celkem proplaceno: Rozhodnutí soudu: Pravomocné ukončení dne: Poznámky: Návrh referátníku lze pro potřeby svazu libovolně upravovat.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 19 z 28 Obchodní dopis příloha č. 4 Nezávislý odborový svaz Policie České republiky Bartolomějská 7 110 00 Praha 1 tel: 974 823 949 fax: 974 823 943 www.nosp.cz e-mail: nosp@nosp.cz sl.e-mail: krpa.nospcr@pcr.cz Čj.: NOS- /ČJ-2014 Praha 15. prosince 2014 Počet listů: 1 Přílohy: 1+1/2 Adresát Předání průkazu zaslání - k čj.:../2013 Text dokumentu. S pozdravem JUDr. Milan Štěpánek předseda NOS PČR Vyřizuje: jméno pracovníka s kontaktem
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 20 z 28 Příklady adres příloha č. 5 adresa kurýrní Policie ČR NOS PČR OŘ Blansko Ing. Vladimír Černý ÚO Blansko BLANSKO KRAJ JIHOMORAVSKÝ Policie ČR ZO NOS PČR při SPJ Brno KŘP Jihomoravského kraje Leoš Hájek Speciální pořádková jednotka BRNO Policie ČR ZO NOS PČR ICP Břeclav prap. Radomír Cibulka KŘP Jihomoravského kraje odbor cizinecké policie oddělení pobytových agend VALTICE Policie ČR ZO NOS při OŘ SCPP PČR prap. Jiří Schubert KŘ PČR hl. m. Prahy odbor cizinecké policie odd. dokladů a specializovaných činnosti PRAHA Policie ČR NOS PČR ZO při OŘ PČR nprap. Vítězslav Lád OOP České Budějovice ČESKÉ BUDĚJOVICE KRAJ JIHOČESKÝ Policie ČR NOS PČR ZO při ÚO Domažlice npor. Mgr. Bc. Petr Hejda OOP Domažlice DOMAŽLICE KRAJ PLZEŇSKÝ Policie ČR NOS PČR ZO při OOP Františkovy Lázně npor. Mgr. Vilém Šulcek OOP Františkovy Lázně, FRANTIŠKOVY LÁZNĚ KRAJ KARLOVARSKÝ adresa civilní NOS PČR ZO Blansko Ing. Vladimír Černý Těchovská 11 678 01 BLANSKO Leoš Hájek NOS PČR ZO při SPJ Brno Kounicova 24 611 32 Brno NOS PČR ZO Břeclav prap. Radomír Cibulka Oddělení pobytových agend Břeclav Pod Zámkem 922 691 42 VALTICE NOS PČR ZO České Budějovice SCPP prap. Jiří Schubert K Rokli 495 385 01 VIMPERK NOS PČR ZO České Budějovice OŘ nprap. Vítězslav Lád OOP České Budějovice 28. října 1 370 01 České Budějovice NOS PČR ZO Domažlice OOP Domažlice Hruškova 152 344 01 Domažlice npor. Mgr. Bc. Petr Hejda Blížejov 126 345 45 BLÍŽEJOV NOS PČR ZO Františkovy Lázně npor. Mgr. Vilém Šulcek OOP Františkovy Lázně Americká 250/16 351 01 FRANTIŠKOVY LÁZNĚ
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 21 z 28 Zdvořilostní dopis příloha č. 6. Nezávislý odborový svaz Police České republiky (text nebo logo svazu) JUDr. Milan Štěpánek předseda Praha 1. října 2013 Čj.: NOS- /ČJ-2013 Přílohy: Oslovení, text dokumentu. S pozdravem brig. gen. Mgr. Martin Červíček Policejní Prezidium ČR policejní prezident PRAHA
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 22 z 28 Evidence razítek Seznam razítek NOS PČR Poř. číslo Název razítka Otisk razítka Přiděleno Poznámka
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 23 z 28 Interní norma příloha č. 8 Interní norma je zpracována na základě soupisů dokumentů příbuzné povahy. Je doplněna skartačními znaky a skartačními lhůtami z obecně platných skartačních předpisů. A) Organizace svazu a řízení 1. Zřizovací listiny, dodatky a změny, doklady ke vzniku a zrušení svazu A10 2. Stanovy, organizační řád a další předpisy upravující činnost svazu A10 3. Zápisy z jednání orgánů A10 4. Jmenování, odvolání, delegování pravomocí A10 5. Kontroly - protokoly a záznamy o kontrolách, provedená opatření A10 - ostatní dokumenty S5 6. Partnerské styky s jinými organizacemi (svazy) a s orgány veřejné správy V5 7. Propagace, prezentace, dokumentace (fotografická, zvuková, atp.), čestná uznání, diplomy, časopisy - vlastní A10 8. Otisk razítek A10 9. Bezpečnost a ochrana zdraví při práci - zprávy A10 - pomocné materiály S5 10. Evidence stavu motorových vozidel, kniha o provozu, pojištění vozidel, výkaz jízd S5 11. Dopravní nehody A10 12. Občansko-správní řízení, usnesení, rozsudky a jiní závažná rozhodnutí (trestní) A - ostatní rozhodnutí S5 13. opravné prostředky v soudním řízení V5 14. Plná moc S5 15. Stanoviska k systemizaci, k návrhům, aj. S 16. Evidence docházky S3 17. Formuláře tiskopisů vlastní (dva výtisky) A10 18. Aplikace loga a názvů svazu A 19. Licence, osvědčení A 20. Oprávnění k odborné způsobilosti V5 21. Opravy majetku - generální S5 - běžné S3 - reklamace S 22. Příspěvky členské, evidence S5 B) Personální náležitosti 1. Osobní spis zaměstnance včetně veškerých náležitostí V50 2. Materiál od nepřijatých uchazečů do pracovního poměru S5 3. Dohody o provedení práce a ukončení, o pracovní činnosti a s tím související S5 4. Dokumenty související se školením zaměstnanců S5 5. Mzdové listy S30 6. Daň ze mzdy S10 7. Dávky nemocenského pojištění S10 8. Mzdové měsíční uzávěrky V5 C) Finanční náležitosti 1. Rozpočet na období roční a delší A10 2. Rozpočtová opatření a jejich evidence V5
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 24 z 28 3. Výsledky hospodaření a hodnocení za období delší než jeden rok A10 4. Daňové přiznání a ostatní daně V10 5. Cestovní příkazy S10 6. Náhrada škody plnění pojistky A D) Účetní náležitosti 1. Účetní závěrka a rozvaha za roční období A10 2. Účetní rozvaha a výkazy za roční období A10 3. Faktury s DPH S10 4. Faktury bez DPH S5 5. kniha faktur S10 6. pokladní kniha S10 7. Účetní doklady běžné, bankovní výpisy, příkazy k úhradě, SF, pokladní doklady běžné S5 E) Smlouvy 1. Kolektivní A10 2. Majetkoprávní V10 3. Dohoda a rozhodčí doložka T-Mobile S5 4. Ostatní V5 F) Korespondence 1. Pozvánky a přání S1 2. Stížnosti, podněty a žádosti o informace S5 3. Upozornění na nesprávný či nezákonný postupu člena V10 4. Záznamy k notorickým stěžovatelům S5 5. Materiál k postoupení pro nepříslušnost S2 G) Inventarizace 1. Inventarizace včetně inventarizačních knih A10 2. Plán inventarizace, jmenování inventarizační komise, pracovní náležitosti S5 3. Protokol o vyřazení majetku S10 4. Skartace a s tím související dokumenty S10
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 25 z 28 Formát obchodního dopisu Vzor skartačního návrhu příloha č. 9 Ministerstvo vnitra Odbor archivní správy a spisové služby PRAHA Skartační návrh Podle 9 zákona č. 499/2004 S., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, připravila skartační komise ve složení: předseda: členové: dokumenty pro provedení archivní prohlídky. Seznamy předkládaných dokumentů jsou uvedeny v přílohách. Dle telefonické dohody očekáváme provedení odborné archivní prohlídky dne.. doložka předsedy
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 26 z 28 Vzor seznamu dokumentů k přiložení ke skartačnímu návrhu příloha č. 10 Seznam dokumentů navržených k předání do archivu (skartační znak A ) Číslo jednací Věc Počet listů Doba vzniku Doba ukončení Skartační lhůta Poznámka Seznam dokumentů určených ke zničení (skartační znak S ) Číslo jednací Věc Počet listů Doba vzniku Doba ukončení Skartační lhůta Poznámka Seznam dokumentů určených k posouzení (skartační znak V ) Číslo jednací Věc Počet listů Doba vzniku Doba ukončení Skartační lhůta Poznámka
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 27 z 28 Vzor protokolu o předání písemností do archivu jako archiválie příloha č. 11 Formát obchodní dopisu Ministerstvo vnitra Odbor archivní správy a spisové služby PRAHA Předání písemností do archivu Ministerstva vnitra Na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, vyhlášky č. 259/2012, o podrobnostech výkonu spisové služby bylo provedeno skartační řízení písemností odborového svazu. V příloze postupujeme písemnosti určené k uložení do archivu Ministerstva vnitra a jejich předávací seznam. Doložka předsedy Předávací seznam neutajovaných písemností do archivu (skartační znak A ) Označení Druh dokumentu (čj.) Počet listů Věc Poznámka
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ NOS PČR ze dne 10. 5. 2018 strana 28 z 28 Ministerstvo vnitra Odbor archivní a spisové služby Archiv Ministerstva vnitra Vzor protokolu o provedení archivní prohlídky příloha č. 12 Č.j.: ASU.. Praha 6. března 2013 Počet listů: 1 Nezávislý odborový svaz PČR Bartolomějská 7 Praha 1 Protokol o provedení archivní prohlídky V souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. byla na žádost NOS PČR provedena dne 6. března 2013 archivní prohlídka písemností. Archivní prohlídku provedly pracovnice archivu Ministerstva vnitra pí Nováková a pí Veselá. K archivní prohlídce byly předloženy písemnosti podle skartačního návrhu č. j. NOS Veškeré provedené změny jsou vyznačeny v seznamech písemností skartačního návrhu. Za Nezávislý odborový svaz Za archiv Ministerstva vnitra JUDr. Milan Štěpánek předseda Jana Nováková správní rada Jaroslava Veselá správní rada