Čj.: KrÚ 15563//2010 P A R D U B I C K Ý K R A J Zpráva o výsledcích finančních kontrol za rok 2009 A. Pardubický kraj krajský úřad I. Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly 1. Zhodnocení výsledků řídící kontroly, výsledků interního auditu a přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému ve smyslu 25 zákona o finanční kontrole Kontrolní systém v rámci Pardubického kraje (Pk) měl i v roce 2009 vytvořeny příznivé podmínky, např. přesné vymezení v konkrétních vnitřních normách schválených ředitelem úřadu, a to zejména směrnicemi č. OS/1/2006 Systém finanční kontroly a interního auditu, OS/16/2006 Systém kontrolní činnosti, VN/8/2009 Směrnice o oběhu účetních dokladů. Ve vnitřních normách úřadu OS/1/2006 a VN/8/2009 jsou upraveny povinnosti, které vyplývají ze zákona o finanční kontrole (dále jen zákon ) a prováděcí vyhlášky. Hlavním cílem systému finanční kontroly je hospodárný a efektivní výkon veřejné správy včetně hospodárného, efektivního a účelného použití veřejných prostředků kraje. Za zavedení a udržování systému finanční kontroly je odpovědný ředitel úřadu v rámci své řídící pravomoci a odpovědnosti ve smyslu ustanovení 2 a 25 zákona. Za zajišťování a konkrétní výkon finanční kontroly v souladu s příslušnými právními předpisy a vnitřními normami úřadu zodpovídají jednotliví vedoucí zaměstnanci. Řídící finanční kontrola podle 26 a 27 zákona je obsahově a kompetenčně vymezena v článku 5 výše uvedené vnitřní směrnice OS/1/2006, konkretizace příslušných činností a odpovědností je podrobněji vymezena zejména v části II směrnice VN/8/2009 (předběžná, průběžná a následná řídící kontrola, příkazci operací, správce rozpočtu, hlavní účetní, formulář Doklad o předběžném schválení závazku nároku ). O provedené řídící finanční kontrole se povinně vyhotovuje písemný záznam, který zůstává jako originál u vyhotovitele. Každoročně je všemi odbory úřadu prováděna analýza rizik. Úroveň a dostatečnost řídící finanční kontroly u každého odboru Krajského úřadu Pardubického kraje (KrÚ Pk) je předmětem každoročního interního auditu. V roce 2009 se jednalo o interní audit č. 3/2009 s názvem Spolehlivost a účinnost řídící finanční kontroly 2009 v rámci KrÚ Pk. 1
Dle vykázaných údajů z jednotlivých odborů KrÚ Pk za rok 2009 v rámci řídící finanční kontroly nebyl oznámen žádný negativní jev ve smyslu ustanovení 22 odst. 6 zákona. Úroveň řídící finanční kontroly v roce 2009 v rámci úřadu je hodnocena jako přiměřená, spolehlivá a účinná. Interní audit v rámci Pardubického kraje je obsahově a kompetenčně vymezen zejména ve vnitřním Organizačním řádu a dále v článku 6 směrnice OS/1/2006 - Systém finanční kontroly a interního auditu. Povinná nezávislost útvaru interního auditu je zabezpečena a splněna tím způsobem, že tento útvar-oddělení je přímo podřízen řediteli krajského úřadu. Personálně byl interní audit v roce 2009 zajišťován 2 zaměstnanci, z toho 1 vedoucí oddělení. V souladu se zákonem vycházel výkon interního auditu v roce 2009 ze střednědobého a z ročního plánu, které byly schváleny ředitelem úřadu. Plán interního auditu na rok 2009 obsahoval provedení celkem 5 auditů, které byly řádně vykonány a dokončeny do 31.12.2009 dle zpracovaného programu každého auditu včetně vyhotovení písemné zprávy a doporučení pro ředitele úřadu k přijetí či nepřijetí příslušných opatření. Ředitelem úřadu přijatá opatření byla následně projednávána na poradách vedoucích odborů a uvedena v příslušném zápisu včetně konkrétní odpovědnosti vedoucích zaměstnanců za jejich splnění. V rámci provedených interních auditů v roce 2009 nebyly zjištěny žádné závažné nedostatky z hlediska hospodaření a finanční kázně ani z hlediska fungování vnitřního kontrolního systému. Nebyl zjištěn důvod pro písemné upozornění ředitele úřadu ve smyslu ustanovení 31 odst. 2 zákona. Zavedený vnitřní kontrolní systém Pardubického kraje je průběžnými aktualizacemi vnitřních směrnic a norem upravován a zlepšován, např. v roce 2009 byla aktualizována směrnice o oběhu účetních dokladů, pracovní řád, organizační řád, směrnice upravující hospodaření s majetkem Pk, pravidla pro zadávání veřejných zakázek, zásady pro poskytování grantů z rozpočtu Pk, aj. V souladu s ustanovením 30 odst. 7 zákona je vnitřní kontrolní systém každoročně prověřován a vyhodnocován z hlediska přiměřenosti a účinnosti, a toto bude posuzováno i nadále. Fungování vnitřního kontrolního systému v roce 2009 je hodnoceno jako účinné, účelné a přiměřené pro zajišťování výkonu veřejné správy Pardubickým krajem. V rámci vnitřního kontrolního systému Krajského úřadu Pardubického kraje nebylo v roce 2009 učiněno žádné závažné zjištění ve smyslu ustanovení 22 odst. 6 zákona ani nebyly zjištěny nedostatky, které by nepříznivě ovlivnily činnost Krajského úřadu Pardubického kraje a Pardubického kraje jako územního samosprávného celku. 2. Zhodnocení výsledků veřejnosprávních kontrol vykonávaných podle 8, 9 a 11 zákona o finanční kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému této kontroly Veřejnosprávní finanční kontrola v rámci Krajského úřadu Pardubického kraje je obsahově a kompetenčně vymezena zejména v článku 4 vnitřní směrnice OS/1/2006. V souladu s platným Organizačním řádem a se zmíněnou směrnicí OS/1/2006 předběžnou a průběžnou veřejnosprávní finanční kontrolu zajišťují a provádějí výhradně pracovníci příslušných odborů úřadu, následnou odvětvové odbory i oddělení interního auditu. 2
Porovnání počtu vykonaných veřejnosprávních finančních kontrol v období 2007 až 2009 v rámci KrÚ Pk: Počet uskutečněných veřejnosprávních finančních kontrol rok 2007 rok 2008 rok 2009 celkem 1.857 2.170 1.975 z toho předběžných 1.440 1.595 1.420 průběžných 354 470 489 následných 63 105 66 Při veřejnosprávních finančních kontrolách provedených v roce 2009 nebyly vykázány žádné závažné nedostatky s následným oznámením MF ČR dle ustanovení 22 odst. 6 zákona. U 5 kontrolovaných subjektů bylo zjištěno porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb. s následným odvodem do rozpočtu Pk. Z tabulkového přehledu o počtu vykonaných veřejnosprávních finančních kontrol v období 2007 až 2009, z předložených podkladů od jednotlivých odborů KrÚ Pk vyplývá, že úroveň veřejnosprávní finanční kontroly v roce 2009 byla stabilizovaná a vyhovující. 3. Hlavní nedostatky, které v hodnoceném roce 2009 zásadním způsobem nepříznivě ovlivnily činnost orgánů Pardubického kraje Na základě výsledků prováděných řídících a veřejnosprávních kontrol, výsledků interního auditu ani jiných kontrol či jiných vlivů nebyly v roce 2009 zjištěny žádné závažné nedostatky, které nepříznivě ovlivnily činnost orgánů Pardubického kraje. 4. Finanční kontroly vykonané podle mezinárodních smluv dle 24 odst. 5 zákona V roce 2009 nebyly provedeny. 5. Přehled a charakteristika opatření přijatých ředitelem Krajského úřadu Pardubického kraje Zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti, zabezpečení účinnosti vnitřního kontrolního systému a průběžné sledování řešených problémů a zvládání důsledků negativních jevů bylo ředitelem úřadu projednáváno na pravidelných týdenních poradách s vedoucími odborů. Příklady některých opatření ředitele KrÚ Pk v roce 2009 pro zkvalitnění řízení: průběžné vydávání a zejména aktualizace příslušných vnitřních norem a směrnic, revize stávajícího systému uzavírání a evidence smluv včetně jeho zpřesnění a zapracování do novely Směrnice o oběhu účetních dokladů, pro zaměstnance KrÚ Pk zahájen cyklus seminářů Vzdělávání v egovernmentu k aplikaci zákona č. 300/2008 Sb. 3
Výsledky finančních kontrol a vnitřního kontrolního systému Pardubického kraje jsou uvedeny v tabulkové příloze č. 1a - část II, v příloze č. 2, v příloze č. 3, v příloze č. 4 a v příloze č. 5 roční zprávy o výsledcích finančních kontrol za rok 2009. B. Příspěvkové organizace zřizované Pardubickým krajem Již od roku 2002 Pardubický kraj jako zřizovatel příspěvkových organizací preferuje jejich samostatné zajišťování interního auditu. Důvodem je jednak zachování a respektování principu samostatnosti právního subjektu a jednak zákon o finanční kontrole, který definuje příspěvkové organizace zřizované územními samosprávnými celky jako orgán veřejné správy. Všechny příspěvkové organizace zřizované Pardubickým krajem tak postupně výkon interního auditu zavedly, a to většinou na základě uzavřených dohod dle zákoníku práce a byli jmenováni nebo pověřeni interní auditoři v souladu se zněním ustanovení 29 odst. 2 písm. j) a odst. 3 zákona. Proto jsou v příloze č. 3 vykázány údaje o počtu interních auditů vykonaných zřizovanými příspěvkovými organizacemi Pk, na rozdíl od údajů o počtu interních auditorů u zřizovaných příspěvkových organizací Pk, které zde uvedeny nejsou. Pardubický kraj zatím nevyužil možnosti ustanovení 29 odst. 5 zákona a nenahradil u zřizovaných příspěvkových organizací výkon interního auditu výkonem veřejnosprávní kontroly. Vnitřní směrnice úřadu Systém finanční kontroly a interního auditu tuto možnost připouští, avšak po projednání vedoucího příslušného zřizovatelského odboru s ředitelem krajského úřadu a následném schválení Radou Pardubického kraje. V rámci vnitřního kontrolního systému příspěvkových organizací zřizovaných Pardubickým krajem nebyla v roce 2009 učiněna žádná závažná zjištění, která negativním způsobem ovlivnila výkon veřejné správy. C. Obce Předložení roční zprávy o výsledcích finančních kontrol obcemi bylo obdobně jako v letech minulých opětovně nejvíce problematické. Již v měsíci prosinci 2009 zaslalo oddělení interního auditu KrÚ Pk všem obcím na území kraje informativní dopis k předložení ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol za rok 2009. Výzva k předložení roční zprávy byla všem obcím v kraji zaslána v měsíci lednu 2010 prostřednictvím datových schránek. Příslušné podklady pro zpracování a předložení včetně vlastního metodického doporučení byly všem obcím na území kraje zaslány v dostatečném předstihu elektronicky dne 22.1.2010 s termínem předložení do 15.2.2010. Přes veškeré vynaložené úsilí pracovníků oddělení interního auditu KrÚ a maximálně vstřícnou pomoc obcím (dotazy telefonické, mailové, osobní jednání) bylo zpracování ročních zpráv i ve zkráceném rozsahu pro obce problematické. V četných případech hodnotili zástupci obcí roční zprávu ve zkráceném rozsahu jako nesrozumitelnou, zbytečně rozsáhlou a zatěžující. Řada obcí nerespektovala vyhláškou stanovenou lhůtu pro předložení a své roční zprávy předložila po určeném termínu (14,6 %). Z celkového počtu 451 obcí na území Pardubického kraje bylo po termínu stanoveném vyhláškou dne 17.2.2010 vyzváno 43 obcí k předložení zprávy v náhradním termínu. Další výzva k předložení byla učiněna ještě dne 24.2.2010 pro 10 obcí. 4
S postoupením zprávy v rámci modulu FKVS Pardubický kraj vyčkal téměř až do termínu stanoveného vyhláškou č. 416/2004 Sb., aby umožnil zahrnutí zpráv i od těch obcí, které ji případně zašlou ještě v tento den. K okamžiku postoupení zprávy Pardubického kraje na MF ČR dne 4.3.2010 nebyly ani po 2 výzvách a náhradních stanovených termínech předloženy zprávy od 4 obcí, což činí 0,9 % (viz tabulka). Seznam těchto obcí je založen v oddělení interního auditu KrÚ a nepředložení zprávy je vyznačeno u příslušné obce subpředkladatele v modulu FKVS. Obce okresu Počet obcí Předloženo k 15.2.2010 Předloženo od 16.2. do 4.3.2010 Nepředloženo k okamžiku postoupení zprávy na MF ČR 4.3.2010 Chrudim 108 93 14 1 Pardubice 112 88 23 1 Svitavy 116 96 19 1 Ústí nad Orlicí 115 104 10 1 451 381 = 84,5 % 66 = 14,6 % 4 = 0,9 % obce v kraji celkem Poznatky ze zpracování a předkládání ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol obcemi: většině středních a malých obcí je zákon o finanční kontrole, prováděcí vyhláška a systém řídící kontroly, veřejnosprávní kontroly a interního auditu nesrozumitelný a těžko tak aplikovatelný na podmínky obce, což se projevuje např. odmítáním zpracovat byť i stručný textový komentář v rámci roční zprávy, řada obcí těžko chápe rozdíl mezi interním auditem a přezkoumáním hospodaření obce, nesrozumitelnost současných tabulkových příloh i zprávy ve zkráceném rozsahu obce odrazuje od zpracování, některé obce nerespektovaly výzvu k předložení zprávy zaslanou prostřednictvím datových schránek, v příloze č. 4 bývaly obcemi často vykazovány nesprávné údaje (např. o příjmech a výdajích vlastní obce, protože se domnívaly, že kontrolovanou osobou byla obec). Krajský úřad Pardubického kraje již od roku 2004 neustále doporučuje významné zjednodušení Ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol, a to zejména pro obce a pro zřizované příspěvkové organizace, a při tomto zjednodušení je ochoten spolupracovat viz návrhy na následující stránce (po osmi letech zkušeností). V žádném případě nedoporučujeme jakékoliv zpracování textového komentáře, nýbrž pouze jednoduché odpovědi na příslušné zákonné povinnosti. 5
Návrh na zjednodušení ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol pro ÚSC a jimi zřizované příspěvkové organizace Řídící kontrola 1. Existence systému finanční kontroly v orgánu veřejné správy, kterým je zajištěna finanční kontrola vlastního hospodaření i kontrola hospodaření vlastních organizačních složek a příspěvkových organizací ve své působnosti 2. Účinnost a přiměřenost existujícího systému finanční kontroly u orgánu veřejné správy 3. Závažná zjištění v rámci systému finanční kontroly ve smyslu 22 odst. 6 zákona o finanční kontrole : - oznámení státnímu zástupci nebo policejním orgánům - neoprávněné použití, zadržení, ztráta nebo poškození veřejných prostředků v hodnotě přesahující 300 tis. Kč 4. Podání informace Ministerstvu financí ČR o závažných zjištěních v rámci řídící kontroly ve smyslu 22 odst. 6 zákona Datum Čj. Veřejnosprávní kontrola (VFK) (prováděná předkladatelem roční zprávy) 1. Počet uskutečněných (ukončených) veřejnosprávních kontrol u svých organizačních složek a příspěvkových organizacích ve své působnosti 2. Počet uskutečněných (ukončených) veřejnosprávních kontrol u ostatních žadatelů a příjemců finanční podpory 3. Počet zjištění porušení rozpočtové kázně podle z.č. 218/2000 Sb. při vlastním výkonu veřejnosprávní kontroly 4. Počet zjištění porušení rozpočtové kázně podle z.č. 250/2000 Sb. při vlastním výkonu veřejnosprávní kontroly 5. Počet zjištění porušení jiných právních předpisů při vlastním výkonu VFK 6. Počet uskutečněných vlastních veřejnosprávních kontrol u prostředků poskytnutých ze zahraničí 7. Podání informace Ministerstvu financí ČR o závažných zjištěních v rámci veřejnosprávní kontroly ve smyslu 22 odst. 6 zákona Datum Čj. Interní audit (u orgánu veřejné správy, kde je zaveden) 1. Počet vykonaných (ukončených) interních auditů k 31.12. hodnoceného roku celkem z toho - auditů finančních - auditů systému - auditů výkonu - auditů jinak zaměřených 2. Počet upozornění předaných vedoucímu orgánu veřejné správy ve smyslu 31 zákona 3. Skutečný počet výkonných interních auditorů k 31.12. hodnoceného roku V Pardubicích dne 4.3.2010 6