Statutární město Brno, městská část Brno-střed METODIKA ADAPTAČNÍHO PROCESU Financováno z prostředků Evropské unie Projekt: Management řízení a rozvoje lidských zdrojů ÚMČ Brno-střed Číslo projektu: CZ.03.4.74/0.0/0.0/16_033/0002931 Vydání č.: 1 Bc. Petr Štika, MBA, LL.M. Účinnost: 01.03.2018 tajemník ÚMČ Brno-střed
Vydal/schválil: Bc. Petr Štika, MBA, LL.M. Dne: 27.02.2018 Zpracovatel: Mgr. Anna Peloušková, interní lektor Tato metodika je závazná pro: Úřad městské části Brno-střed Projednáno v orgánech: nejsou Osoba pověřená výkladem: Mgr. Anna Peloušková, interní lektor Četnost kontroly aktuálnosti: ročně Osoba pověřená kontrolou aktuálnosti: Mgr. Anna Peloušková, interní lektor Související vnitřní předpisy: Nejsou Historie změn: Číslo Datum vydání Strana Článek Stručný popis změny Odkaz na předešlá vydání: Nejsou Související formuláře, záznamy, přílohy a metodiky: Příloha č. 1 a 2, Formuláře hodnocení adaptačního procesu mentorem/zaměstnancem. Zrušovací ustanovení: Nejsou 2
Obsah Článek 1 Adaptační proces... 4 Článek 2 Význam adaptačního procesu... 4 Článek 3 Cíle a délka adaptačního procesu... 5 Článek 4 Role a odpovědnosti v adaptačním procesu... 5 Článek 5 Průběh adaptačního procesu... 5 Článek 6 Nedodržení průběhu adaptačního procesu... 6 Článek 7 Vstupní pohovor vedoucího odboru s novým zaměstnancem... 6 Článek 8 Uvedení na pracoviště... 7 Článek 9 Role mentora... 7 Článek 10 Ukončení adaptačního procesu a hodnocení zaměstnance... 8 Příloha č. 1 Formulář hodnocení adaptačního procesu mentorem... 9 Příloha č. 2 Formulář hodnocení adaptačního procesu zaměstnancem... 10 3
Článek 1 Adaptační proces Adaptační proces zaměstnance (dále jen AP) zahrnuje soubor opatření, které mají zajistit, že se zaměstnanec co nejlépe a nejrychleji přizpůsobí podmínkám úřadu a bude schopen se podílet na plnění jeho cílů, tak jak je očekáváno. Úspěšnost a průběh adaptace nových zaměstnanců na úřadě mohou ovlivnit hlavně personalisté, vedoucí zaměstnanci a mentoři. Veškeré pracovní návyky, které nový zaměstnanec v průběhu AP získá, ovlivní kvalitu jeho práce v budoucnosti. Hlavním cílem AP je usnadnit novému zaměstnanci začlenění do formálních i neformálních struktur organizace. Za nejúčinnější nástroj AP je považován proces mentoringu, který zodpovídá za neformální předávání vědomostí, sociálních vazeb i psychosociální podpory. Pozice mentora je vnímána jako průvodce nového zaměstnance AP. Mentoři jsou zkušení a loajální zaměstnanci, kterým úřad projevuje důvěru a prosí je o spolupráci. Základem mentoringu je osobní setkání, otevřená a přátelská komunikace a to mezi osobami mentora a nového zaměstnance (mentorovaného). Z hlediska AP dochází prostřednictvím vytipovaných a speciálně proškolených mentorů k rychlejšímu a efektivnějšímu začlenění nových zaměstnanců. Článek 2 Význam adaptačního procesu Skutečný význam AP bývá často nedoceněn. Všichni zaměstnanci, kteří se podílí na přípravě a realizaci AP by měli mít na paměti, že svou činností napomáhají efektivnímu fungování úřadu. Nový zaměstnanec si po nástupu do zaměstnání udělá velice rychle představu, jak úřad funguje. Tato představa nemusí vůbec odpovídat skutečnosti. Negativní vnímání se napravuje velice těžko. Pro úřad je určitě výhodnější, aby noví zaměstnanci byli při nástupu do zaměstnání správně uvedeni a byla jim nabídnuta možnost rychlého začlenění do formálních i neformálních struktur. Náklady na nového zaměstnance, který odejde před ukončením AP, nebo do jednoho roku po uzavření pracovní smlouvy, jsou velmi vysoké. S předčasně odcházejícím zaměstnancem úřad ztrácí finanční prostředky, proto je výhodnější, aby si úřad zaměstnance dokázal vhodnými technikami udržet. Většina zaměstnanců přichází do zaměstnání s odhodláním se rychle začlenit do struktur úřadu po formální i neformální stránce a zůstat v pracovním poměru dlouhodobě. Pokud je však úřadem hned na počátku vyslán opakovaně negativní signál, zaměstnanec pravděpodobně ukončí pracovní poměr již v průběhu AP nebo krátce po něm. Lidské zdroje však představují základní pilíř úřadu a proto je tak důležité, postarat se o adaptaci nových zaměstnanců. 4
Článek 3 Cíle a délka adaptačního procesu Hlavním cílem AP je poskytnout novému zaměstnanci dostatek potřebných informací a podpory. V průběhu AP, který je stanoven na 3 měsíce od nástupu do pracovního poměru, se nový zaměstnanec seznámí s kolegy a pracovištěm, organizační strukturou, interními dokumenty, základními informacemi k organizaci práce a pracovní náplní. Článek 4 Role a odpovědnosti v adaptačním procesu Role Personalista (interní lektor) Vedoucí odboru Mentor Nový zaměstnanec Odpovědnost V AP má funkci metodické pomoci (pro všechny role), připravuje potřebné materiály, kontroluje plnění povinností a dodržování termínů. Vyhodnocuje AP a výsledky dále zpracovává. Nese odpovědnost za výběr a přípravu mentora, průběh AP. Provádí nového zaměstnance celým procesem. Nese odpovědnost za realizaci informativních schůzek s novým zaměstnancem. Mentor není odpovědný za výsledek nového zaměstnance při závěrečném hodnocení. Má zásadní odpovědnost za výsledek AP, který může pozitivně ovlivnit svým osobním přístupem. Článek 5 Průběh adaptačního procesu Odpovědnost Průběh adaptačního procesu Termín Personalista (interní lektor) Vedoucí Příprava a aktualizace informačních materiálů Konzultace mentora Předání adaptační příručky Setkání (předání základních informací a vysvětlení AP) Kontrola průběhu AP Řešení neshod a požadavků v rámci AP Hodnocení procesu AP Výběr a školení mentora Zajištění pracovního místa a přidělení mentora Seznámení zaměstnance s odborem a pracovní náplní Seznámení s mentorem Hodnocení AP, předání formuláře personalistovi Tvorba rozvojového plánu pro nového zaměstnance -1 týden 1. 3. den +1/+2 měs. +3 měs. -2 týdny 1. den 1. 3. den 5
Mentor Vedoucí/ pověřený pracovník Nový zaměstnanec Příprava mentora První schůzka vytvoření a odsouhlasení systému práce včetně stanovení frekvence schůzek Schůzky s novým zaměstnancem Hodnocení AP, předání formuláře personalistovi Připomínky k tvorbě rozvojového plánu Uvedení zaměstnance do odborné problematiky pracovní pozice Ústní hodnocení AP Aktivní přístup k AP Hodnocení průběhu AP Článek 6 Nedodržení průběhu adaptačního procesu -2 týdny 1. týden podle plánu Všichni zaměstnanci, kteří nesou odpovědnost v AP, by měli usilovat o přesné dodržení jeho průběhu. Přesto může dojít k nedodržení průběhu AP z důvodu: zanedbání povinností takové skutečnosti je třeba nahlásit personalistovi nebo příslušnému vedoucímu odboru, nepředvídatelných příčin (nemoc) odpovědná osoba kontaktuje další účastníky AP a realizuje nápravu tak, aby mohl proces dál pokračovat podle plánu. Článek 7 Vstupní pohovor vedoucího odboru s novým zaměstnancem Vstupní pohovor vede vedoucí příslušného odboru s novým zaměstnancem ve své kanceláři. Na vstupní pohovor si vedoucí odboru ve svém programu vyhradí dostatek času, aby rozhovor probíhal v klidné, příjemné atmosféře. Při přípravě vstupního pohovoru je třeba zvážit množství informací, které budou novému zaměstnanci sděleny. Obecně je možné doporučit strukturování informací dle cílů vstupního pohovoru. Cíle vstupního rozhovoru: navázat s novým zaměstnancem pracovně-přátelský vztah; představit odbor: organizační struktura a základní činnosti odboru, postavení odboru v rámci organizace, počet a struktura zaměstnanců, systém porad a komunikace. představit pracovní náplň, povinnosti a odpovědnost zaměstnance; vysvětlit požadavky vedoucího na zaměstnance a systém práce na odbor; zjistit očekávání nového zaměstnance a první dojmy; odpovědět na případné dotazy. 6
Pokud je novému zaměstnanci přidělen mentor, může vedoucí odboru zaměřit vstupní pohovor pouze na navázání pracovně-přátelského vztahu s novým zaměstnancem, vysvětlení požadavků vedoucího na zaměstnance a systém práce na odboru, ostatní informace sdělí novému zaměstnanci mentor. V takovém případě je nutné, aby se vedoucí odboru a mentor předem dohodli na programu vstupních pohovorů. Článek 8 Uvedení na pracoviště Po vstupním pohovoru následuje uvedení nového zaměstnance na pracoviště a seznámení nového zaměstnance s kolegy. Vedoucí odboru provede zaměstnance po odboru a seznámí nového zaměstnance se všemi zaměstnanci v následujícím pořadí: kolegové, kteří sdílí pracoviště nového zaměstnance, kolegové, kteří mají obdobnou pracovní náplň, kolegové, s nimiž bude nový zaměstnanec nejčastěji spolupracovat, kolegové, kteří zajišťují podpůrné činnosti pro celý odbor, mentor. Článek 9 Role mentora Pokud je novému zaměstnanci přidělen mentor, stává se součástí AP proces mentoringu, který vede mentor. Mentor je osobní průvodce nového zaměstnance, kterému je přidělen. Mentor musí mít vhodné znalosti, dovednosti a charakteristiky, které je žádoucí předat zčásti či zcela novému zaměstnanci. Hlavním úkolem mentora je vybudovat s novým zaměstnancem pracovně-přátelský vztah, nabídnout mu pomoc, podporu a povzbuzení, předat důležité informace a zprostředkovat kontakty. Mentor odpovídá za řádné vedení mentorování nejen z procesního, ale také z etického hlediska. Iniciuje mentorské schůzky s novým zaměstnancem, zajímá se o jeho dotazy, náměty, připomínky, které adekvátně a rychle řeší. Pokud některé podněty přesahují rámec mentorovy zkušenosti či znalosti, obrací se na příslušného vedoucího odboru nebo na personalistu. Mentor se vyjadřuje ke všem podnětům nového zaměstnance. Četnost schůzek mentora s novým zaměstnancem záleží na individuální domluvě, neměla by však být nižší než 3 schůzky za dobu AP. Dohodnutý termín schůzky je povinný, pokud nemůže ze závažného důvodu některý z nich účastnit, je třeba se včas omluvit a nabídnout náhradní termín schůzky. Program schůzek s mentorem by měl vycházet primárně z potřeb nového zaměstnance. Poslední schůzka musí být věnována ohodnocení, kdy si navzájem podávají zpětnou vazbu. Žádné formální zápisy se ze schůzek nevyhotovují. Je však nezbytné zaznamenat počet schůzek do hodnotícího formuláře. Průběžnou zpětnou vazbu podává mentor v průběhu celého mentorování. Pokud mentor není s přístupem nového zaměstnance spokojen, upozorní ho na nedostatky a projedná s ním možnosti nápravy. 7
Mentor hlásí vedoucímu odboru a personalistovi pouze závažné přestupky nového zaměstnance v oblasti porušení pracovního řádu či zákona, jinak stojí na jeho straně. Mentor se snaží eliminovat konflikty s novým zaměstnancem. Pokud přesto ke konfliktu mezi nimi dojde, spor řeší vedoucí odboru. Konfliktní situace neznamená předčasný konec mentorování (před ukončením adaptačního procesu). Mentorování může být ze závažných důvodů předčasně ukončeno: dlouhodobá pracovní neschopnost mentora (nad 3 týdny), antipatie mezi účastníky mentoringu je třeba oznámit vedoucímu odboru a personalistovi co nejdříve. Žádost o předčasné ukončení mentorování zasílá mentor, nebo nový zaměstnanec vedoucímu odboru a personalistovi. O ukončení mentorování rozhoduje vedoucí odboru a nejpozději do 1 týdne přidělí nového mentora. Mentor neodpovídá za úspěšné ukončení AP mentorovaného. Mentor vyplní formulář hodnocení zaměstnance (Příloha č. 1), který odevzdá po hodnotícím pohovoru personalistovi. Nový zaměstnanec podpisem potvrdí, že byl s výsledkem hodnocení osobně seznámen. Pokud je mentor vyzván vedoucím odboru, může se zúčastnit hodnotící schůzky v závěru AP, jeho úkolem je zhodnotit práci nového zaměstnance v průběhu mentoringu se zaměřením na pozitivní výsledky. Článek 10 Ukončení adaptačního procesu a hodnocení zaměstnance Adaptační proces je ukončen hodnocením zaměstnance. Hodnocení je vždy přítomen vedoucí zaměstnanec a nový zaměstnanec. Ústní hodnocení zaměstnance provádí vedoucí odboru, který může přizvat k hodnocení také zástupce personálního oddělení a mentora. Vedoucí odboru a personalista přihlíží ke stanovisku mentora při hodnocení nového zaměstnance. O úspěšnosti AP rozhoduje vedoucí odboru. Úspěšné ukončení adaptačního procesu spočívá v: získání schopnosti nového zaměstnance zapojit se do pracovního procesu, zvládat základní pracovní činnosti, přijetí organizační kultury (přizpůsobení se hodnotám, způsobům chování a komunikace, které zaměstnanci úřadu zastávají a jsou žádoucí). Vedoucí odboru během hodnotícího pohovoru: shrne průběh adaptačního procesu, ohodnotí úspěšnost nového zaměstnance při adaptačním procesu, navrhne ukončení zkušební doby/pracovního poměru, ve spolupráci s novým zaměstnancem, případně s personalistou a mentorem, jsou-li pozváni, definují nové cíle a rozvojový plán, formálně ukončí adaptační proces. 8
Příloha č. 1 Formulář hodnocení adaptačního procesu mentorem Odbor Oddělení Nový zaměstnanec Mentor HODNOCENÍ ADAPTAČNÍHO PROCESU Hodnocení úspěšnosti nového zaměstnance v AP procesu provádí mentor po jeho ukončení. Hodnocená oblast Nabyté schopnosti nového zaměstnance zapojit se do pracovního procesu, zvládat základní pracovní činnosti Aktivní přístup (počet schůzek s mentorem) Komunikace Znalost informací Příjemné vystupování Odpovědnost Dodržování etických principů Přijetí organizační kultury Práce v týmu Doplňte charakteristiky a jejich hodnocení Přidělené body Celkem Bodová škála 1 výborně 2 velmi dobře 3 dostatečně 4 nedostatečně CELKOVÉ HODNOCENÍ ADAPTAČNÍHO PROCESU Zaměstnanec splnil cíle AP ANO NE Jméno a podpis mentora Jméno a podpis nového zaměstnance 9
Příloha č. 2 Formulář hodnocení adaptačního procesu zaměstnancem Odbor Oddělení Nový zaměstnanec Mentor HODNOCENÍ PRŮBĚHU AP NOVÝM ZAMĚSTNANCEM. Hodnocená oblast Celkový dojem Atmosféra na úřadě Kolektiv Poskytnutí informací nezbytných pro zapojení do pracovního procesu Vstupní školení Přístup mentora Komunikace (s vedoucím, mentorem, kolegy) Doplňte charakteristiky a jejich hodnocení Přidělené body Celkem Bodová škála 1 výborně 2 velmi dobře 3 dostatečně 4 nedostatečně Návrh na zlepšení AP: Jméno a podpis nového zaměstnance Jméno a podpis personalisty 10