SÚPRAVA PRE AKO ODOSIELAŤ ELEKTRONICKÉ FAKTÚRY SEPTEMBRA 2018 Dodávatelia sa riadia pokynmi v súprave pre dodávateľov. Spoločnosť zlepšuje nákup z hľadiska platobného cyklu a účinnosti spracovania. Faktúry sa uhrádzajú včas, šetrí sa čas a peniaze. Basware Corporation Copyright Basware Corporation Všetky práva vyhradené
2 (14) Obsah Nové pokyny fakturácie v spoločnostiach skupiny... 3 Konkrétne informácie o spoločnosti ako príjemcovi elektronických faktúr... 4 A. Adresy elektronických faktúr... 4 B. Obsah faktúry... 10 C. Doplňujúce informácie poznačte si tieto informácie... 11 D. Odosielať elektronické faktúry pomocou poskytovateľa služieb... 12 E. Odosielať elektronické faktúry vo formáte PDF e-mailom... 13 F. Dostupná služba portálu služieb Key-In... 13 G. Papierové faktúry... 14
3 (14) Nové pokyny fakturácie v spoločnostiach skupiny Vážený dodávateľ, spoločnosť prechádza na elektronickú fakturáciu. Vzhľadom na nové fakturačné pokyny budeme odteraz uprednostňovať formát elektronickej faktúry a postupne ho budete využívať ako jedinú možnosť fakturácie. Spoločnosť Basware sme si vybrali za svojho partnera v oblasti doručovania elektronických faktúr. K dispozícii sú tieto spôsoby odosielania faktúr do spoločnosti : 1. Začnite odosielať elektronické faktúry pomocou poskytovateľa služieb Štruktúrované fakturačné údaje odosielajte z fakturačného systému prostredníctvom svojho poskytovateľa služieb priamo do spoločnosti. Prečítajte si túto súpravu pre dodávateľov a získajte informácie o požiadavkách na adresy elektronických faktúr a obsah. 2. Začnite odosielať elektronické faktúry vo formáte PDF Využívaním služby PDF zdarma môžete začať posielať faktúry vo formáte PDF e-mailom do spoločnosti. Pretože sa faktúry načítavajú elektronicky, faktúra musí byť v strojovo načítateľnom formáte faktúry nemôžu byť napísané rukou ani oskenované. Svoju službu si aktivujte tu: https://portal.basware.com/open/konepdf Ďalšie pokyny si prečítajte v časti E tejto súpravy pre dodávateľov. 3. Začiatok využívania portálu služieb Key-In Zaregistrujte sa na portáli Basware Portal a začnite zdarma odosielať elektronické faktúry pomocou webovej služby portálu. Portál vám umožní zadať fakturačné údaje a odoslať ich do spoločnosti ako elektronické faktúry. Ak si túto službu chcete aktivovať, zaregistrujte sa na portáli Basware Portal pomocou tohto odkazu: https://portal.basware.com/open/koneportal Ďalšie pokyny si prečítajte v časti F tejto súpravy pre dodávateľov. Ak máte otázky o odosielaní faktúr do spoločnosti, neváhajte a obráťte sa na nás nasledujúcim spôsobom: Kontaktné údaje Spoločnosť V prípade otázok súvisiacich s faktúrami sa obráťte na Kontaktné údaje Slovensko: ContactAP_SK@kone.com Basware V prípade otázok o službách portálu Kontaktný formulár (v angličtine) S úctou
4 (14) Konkrétne informácie o spoločnosti ako príjemcovi elektronických faktúr A. Adresy elektronických faktúr Na elektronickej faktúre sa vyžaduje správna adresa, a by sa elektronická faktúra riadne doručila do spoločnosti. Naše adresy elektronických faktúr sú uvedené ďalej: Jednotka spoločnosti IČ. DPH alebo iné identifikačné číslo Adresa elektronickej faktúry E-mailová adresa pre faktúry vo formáte PDF (vyžaduje sa registrácia) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: 47000142423 KEPAU201 kone.kep.au@email.basware.com 26-961-408 KEPNZ202 kone.kep.nz@email.basware.com ACN 003 986 436 ACN003986436 kone.holdings.au@email.basware.com AG ATU 14651205 ATU14651205 kone.ag@email.basware.com BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd. 99698-1 BH996981.Bahrain.SPC@email.basware.com 67721-1 BH677211.Elevators.SPC@email.basware.com BE0436407453 BE0436407453 kone.belgium.sa@email.basware.com BE0444307015 BE0444307015 kone.international.nv@email.basware.com 103753497 103753497CKE kone.inc.cke@email.basware.com 103753497 103753497CKQ kone.inc.ckq@email.basware.com 10100106J CY10100106J.Elevators.Cyprus.Ltd@email.basware.com
5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ00176842 CZ00176842 kone.as@email.basware.com Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ27111440 CZ27111440 kone.industrial.koncern@email.basware.com DK62953519 DK62953519 kone.elevator.as@email.basware.com LLC 67523 EG67523.LLC@email.basware.com ESTONIA: AS EE100085310 EE100085310 AS.@email.basware.com FINLAND: Oyj FI19274001 003719274001 kone.oyj@email.basware.com Industrial Oy Elevators Oy Export Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829MVA HR42098860484 003718919760 kone.industrial.oy@email.basware.com 003719042921 kone.hissit@email.basware.com FI27784642 003727784642 kone.export.oy@email.basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR 06 592 052 302 GERMANY: FR06592052302 kone.sa@email.basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE260260937 DE260260937 kone.montage.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671 kone.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671KGM kone.holding.gmbh@email.basware.com
6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft DE239780388 DE239780388 kone.escalator.slk.gmbh@email.basware.com DE220493160 DE220493160 kone.automatiktueren.gmbh@email.basware.com DE227883394 DE227883394 kone.servicezentrale.gmbh@email.basware.com 441616 HK441616 kone.elevator.hk@email.basware.com 28642 HK28642 kone.bfm.hk@email.basware.com 10851285-2-41 10851285241 kone.felvono@email.basware.com IRELAND: Ireland Limited ITALY: IE4815768T IE4815768T kone.ireland.limited@email.basware.com Slimpa S.p.A IT00192220127 IT00192220127 slimpa@email.basware.com Industrial S.p.A IT04160240968 IT04160240968 kone.industrial.spa@email.basware.com S.p.A IT12899760156 IT12899760156 kone.spa@email.basware.com KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija A02134566P A02134566P.Kenya.Limited@email.basware.com LV40003226874 LV40003226874 SIA..Lifti.Latvija@email.basware.com LITHUANIA: UAB LT234477811 LT234477811 UAB.@email.basware.com
7 (14) LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd LU 1988 2405 675 LU19882405675 kone.luxembourg@email.basware.com B 138491 LUB138491 kone.lumico@email.basware.com 1707311104 MY1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN050429782 KIN050429782 N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V. 1657902 NL1657902 kone.holland@email.basware.com B.V. 1190994 NL1190994 kone.bv@email.basware.com Hissi B.V. 810356995 NL810356995 hissi.bv@email.basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV 810540678 NL810540678 kone.nederland.holding@email.basware.com 008132148 NL008132148 kone.deursystem@email.basware.com 807557316 NL807557316 kone.finance.holding@email.basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS 918 201 548 MVA NO918201548MVA kone.aksjeselskap.as@email.basware.com OMAN: Assarain LLC 1149803 OM1149803.Assarain.LLC@email.basware.com
8 (14) POLAND: Sp.zo.o. PL 521-053-45-32 PL5210534532 kone.sp.zoo@email.basware.com PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: 46630 R3 PT46630R3 kone.portugal@email.basware.com 32647 QA32647.Elevators.LLC@email.basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: 7704186604 RO7704186604 N/A Areeco Ltd SINGAPORE: 4030093714 SA4030093714.Areeco.Ltd@email.basware.com Pte. Ltd. 197801381N 197801381N kone.pte.ltd@email.basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK2020336417 SK2020336417 kone.sro@email.basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: 2021862315 SX2021862315 kone.ssc@email.basware.com d.o.o. SI 94615225 SI94615225 kone.doo@email.basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: 4850103047 ZA4850103047.South.Africa.Pty.Ltd@email.basware.com A28791069 A28791069 kone.elevadores@email.basware.com B60600897 B60600897 marvi.ascensore@email.basware.com Ab SE556234463901 SE556234463901 kone.ab@email.basware.com
9 (14) SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE-114.993.455 MWST CHE114993455MWST kone.schweiz@email.basware.com TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: 8340057092 TR8340057092 N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: 1003964115 UG1003964115.Uganda.Limited@email.basware.com Middle East LCC 59446 AE59446.Middle.East.LCC@email.basware.com UNITED KINGDOM: Plc. GB 222 2799 69 GB222279969 kone.plc@email.basware.com (NI) Ltd. USA: GB 222 2269 79 GB222226979 kone.ni.ltd@email.basware.com Inc. 36-2357423 US362357423MKO kone.inc@email.basware.com Marine Elevators LLC 84-1679224 US841679224MUS marine.elevators.llc@email.basware.com Problémy s odosielaním elektronických faktúr: Ak nemôžete odoslať elektronické faktúry, obráťte sa na nás prostredníctvom niektorej z e-mailových adries uvedených na strane 3. Ďalšie dokumenty: Akékoľvek ďalšie dokumenty, ako sú obchodné údaje, bankové záruky, osvedčenia o pôvode a výpisy z účtu či iné podobné dokumenty, treba zaslať na poštovú adresu. Údaje o poskytovateľovi služieb Všetky elektronické faktúry zasielané spoločnosti prechádzajú sieťou poskytovateľa služieb Basware. Úlohou spoločnosti Basware je poskytnúť spoločnosti faktúry v správnom formáte, ktoré umožnia automatizáciu pri ich spracovaní. Poskytovateľ služieb ID operátora Ďalšie informácie Basware BAWCFI22 https://www.basware.com/
10 (14) B. Obsah faktúry V nasledujúcej tabuľke sú uvedené údaje, ktoré treba zahrnúť do elektronických faktúr pre spoločnosť. Ďalšie informácie sa vyžadujú právnymi predpismi a v rámci zmluvy so spoločnosťou. Druh údajov Adresa dodávateľa na elektronickej faktúre Názov dodávateľa Adresa dodávateľa IČ. DPH dodávateľa Bankový účet/číslo IBAN dodávateľa Názov banky dodávateľa a kód SWIFT/BIC Adresa elektronickej faktúry pre spoločnosť Názov spoločnosti v rámci skupiny Adresa spoločnosti Číslo faktúry Dátum fakturácie Dátum splatnosti faktúry Fakturovaná suma s daňou Fakturovaná suma bez dane Mena Číslo nákupnej objednávky Referenčné číslo spoločnosti Komentár IČ. DPH Platby SEPA vyžadujú správne číslo IBAN. Platby SEPA vyžadujú správny kód BIC. Pozrite si časť A. Musí sa jasne uviesť, ktorej spoločnosti je faktúra adresovaná. Dátum splatnosti faktúry musí byť vo faktúre uvedený. Mena (kód) sa musí jasne uviesť. Ak sa faktúra zakladá na nákupnej objednávke, musí sa uviesť číslo nákupnej objednávky spoločnosti. Číslo objednávky poskytne spoločnosť. Referenčné číslo požadované spoločnosťou, napr. kontaktná osoba v spoločnosti alebo nákladové stredisko.
11 (14) C. Doplňujúce informácie poznačte si tieto informácie 1. Ďalšie dokumenty: Akékoľvek ďalšie dokumenty, ako sú obchodné údaje, bankové záruky, osvedčenia o pôvode a výpisy z účtu či iné podobné dokumenty, treba zaslať na poštovú adresu alebo e-mailovú adresu (pozrite si kontaktné údaje, str. 3). 2. REFERENČNÉ číslo používame na automatizáciu spracovania faktúr: Je dôležité, aby ste číslo, ktoré sme vám poskytli, uviedli vo faktúre. Zaistite, aby sa referenčné číslo uvádzalo v zhodnom tvare, ktorý sme vám poskytli, v poliach Číslo nákupnej objednávky a Referencia zákazníka (Názov kupujúceho). Nepridávajte ani neodoberajte nič z čísla ani názvu. 3. S elektronickou faktúrou treba doručiť prílohy: K elektronickej faktúre priložte všetky prílohy. Faktúry a prílohy doručené samostatne nebudú schválené. 4. Jednotlivé v. skupinové faktúry: Preferujeme, aby sa všetky faktúry zasielali jednotlivo. Tým sa zaistia rýchlejšie automatické preberanie faktúr, automatizované procesy a umožní nám to rýchlo uhradiť vaše faktúry. Hoci aj skupinové faktúry možno elektronicky distribuovať, neodporúčame to. Skupinové faktúry obmedzujú možnosti automatického preberania faktúr a komplikujú vykonávanie automatizovaných procesov. Skupinové faktúry môžu vyžadovať aj špecifické rozloženie pre zákazníka, čím sa zvyšujú náklady všetkých zainteresovaných strán. 5. Špeciálne požiadavky vzhľadom na zákazníka: Okrem požiadaviek stanovených v tomto dokumente sa môžu v prípade niektorých dodávateľov vyžadovať dodatočné informácie. Takéto dodatočné požiadavky podliehajú a budú podliehať ustanoveniam zmluvy so spoločnosťou. 6. Formát: Môžeme dostávať faktúry vo všetkých relevantných štandardizovaných formátoch XML. Tento dokument predpokladá použitie najnovšej verzie formátu _XML_. Podrobný opis formátu možno získať od spoločnosti Basware alebo od poskytovateľa služieb elektronickej fakturácie. 7. Priložené obrazy faktúr: Všetky priložené obrazy faktúr musia byť vo formáte PDF alebo TIFF. Ak nepriložíte žiadny obraz faktúry, spoločnosť Basware vygeneruje štandardný obraz faktúry. Obraz vytvorený spoločnosťou Basware nemusí obsahovať všetky údaje, ktoré ste chceli sprístupniť spoločnosti. Preto sa dôrazne odporúča priložiť vlastnú kópiu súboru PDF/TIFF.
12 (14) D. Odosielať elektronické faktúry pomocou poskytovateľa služieb Zákazníci, ktorí odošlú viac ako 500 faktúr za mesiac a uzavreli zmluvu s poskytovateľom služieb elektronickej fakturácie, môžu odosielať faktúry priamo z fakturačného systému. KROK Č. 1: Obráťte sa na svojho poskytovateľa služieb elektronickej fakturácie Zákazníci, ktorí už spolupracujú s poskytovateľom služieb elektronickej fakturácie, by sa s ním mali spojiť, aby sa uistili, že sú pripojení k systému Basware. Na tomto mieste sa uvádzajú dostupní partneri operátora: (https://www.basware.com/enus/solutions/network-services/interoperability-partners). Ak sa váš operátor v zozname neuvádza, prepošlite Operator Questionnaire (Dotazník o operátoroch) svojmu poskytovateľovi služieb. Dokument môžete stiahnuť tu: https://kb.basware.com/sites/default/files/basware_operator_questionaire.pdf. Ak v súčasnosti nemôžete odosielať elektronické faktúry alebo nemáte žiadne spojenie s operátorom elektronickej fakturácie, radi vám pomôžeme obráťte sa na naše obchodné oddelenie na adrese: www.basware.com/en-gb/contact-us. KROK Č. 2: Obsah faktúry Faktúra by mala spĺňať požiadavky na obsah uvedené v tejto súprave pre dodávateľov, aby mohla spoločnosť automatizovať spracovanie faktúr. KROK Č. 3: Začnite odosielať elektronické faktúry Faktúry treba odosielať na server spoločnosti Basware bt.basware.com. Požiadajte svojho poskytovateľa služieb o zasielanie elektronických faktúr pomocou siete spoločnosti Basware do spoločnosti. O zaslaní prvej elektronickej faktúry by ste mali informovať spoločnosť (odoslaním e-mailu na konkrétnu e-mailovú adresu v krajine uvedenej na strane 3) budeme monitorovať správne prijatie faktúry. Nie je potrebné odosielať skúšobné faktúry. V prípade nejasných situácií sa obráťte na operátora, aby potvrdil dodanie faktúry do spoločnosti Basware.
13 (14) E. Odosielať elektronické faktúry vo formáte PDF e-mailom Radi by sme Vás požiadali o dodávateľov, ktorí ešte nepoužívajú riešenie na zasielanie elektronických faktúr, o registráciu do služby odosielania elektronických faktúr vo formáte PDF e-mailom. Službu majú dodávatelia k dispozícii zdarma. Pozrite si toto krátke video o registrácii a aktivujte službu. Zaregistrujte sa tu: https://portal.basware.com/open/konepdf Spôsob používania služby odosielania elektronických faktúr vo formáte PDF: 1. Registrácia na využívanie služby pomocou e-mailovej adresy 2. Prijať potvrdzujúci e-mail 3. Otvoriť potvrdzujúci e-mail a dokončiť registráciu 4. Prejdite do svojej e-mailovej schránky alebo fakturačného softvéru a priložte faktúru vo formáte PDF k svojmu e-mailu a začnite odosielať faktúry vo formáte PDF na e-mailové adresy pre elektronické faktúry do spoločnosti, ktoré sú uvedené v Súprave pre dodávateľov PDF. Pretože sa faktúry načítavajú elektronicky, faktúra musí byť v strojovo načítateľnom formáte faktúry nemôžu byť napísané rukou ani oskenované. F. Dostupná služba portálu služieb Key-In Ak dodávateľ ročne odosiela menej než 100 faktúr, ponúkame mu bezplatné riešenie na odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom portálu Basware Portal. Radi by sme vás požiadali o zaregistrovanie do webovej služby portálu a začatie vytvárania elektronických faktúr pre spoločnosť. Zaregistrujte sa tu: https://portal.basware.com/open/koneportal Spôsob používania služby Key-In: 1. Registrácia na využívanie služby pomocou e-mailovej adresy 2. Prijať potvrdzujúci e-mail a potvrdiť e-mailovú adresu 3. Dokončiť registráciu 4. Postupujte podľa pokynov pre používateľa pri vytváraní faktúry pre spoločnosť tu Ďalšie pokyny nájdete na stránkach technickej podpory v rámci portálu.
14 (14) G. Papierové faktúry Majte na pamäti, že adresy P.O. boxov sa zmenili a sú určené len pre faktúry. Nie všetky zložky spoločnosti už majú k dispozícii nové P.O. boxy. Primárnymi možnosťami fakturácie pre spoločnosť sú elektronické faktúry, elektronické faktúry vo formáte PDF a služba Key-In. Jednotka spoločnosti Oyj Industrial Oy Elevators Oy Ab P.O. BOX PL 964, 00026 BASWARE PL 965, 00026 BASWARE PL 966, 00026 BASWARE FE779, 107 77 Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN 46242 GmbH, (Frontline) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. Po box 4601, 12678 Berlin Po box 4602, 12678 Berlin +++70720+++, 7996 Fakturaservice PO. Box 49, Økern 0251, Oslo NORWAY PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore 916422