NÁVOD K POUŽITÍ JAK POSLAT PDF FAKTURY. Dodavatelé postupují podle návodu k použití. ZÁŘÍ 2018

Transkript

1 dodavatel 1 NÁVOD K POUŽITÍ JAK POSLAT PDF FAKTURY ZÁŘÍ 2018 Dodavatelé postupují podle návodu k použití. zlepšuje efektivitu procesu od objednávky až k platbě Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved Faktury zaplacené včas šetří peníze a čas..

2 dodavatel 2 Content A. Úvod... 3 B. Proces registrace Vytvořit účet Aktivujte svuj ucet Začněte odesílat čitelné PDF faktury... 7 a. Vytvořte čitelnou PDF fakturu... 8 b. Příprava přílohy (podle zásad příloh)... 8 c. Odeslat čitelnou PDF fakturu C. Dodací faktura D. onitorování faktur E. Další informace o podpoře a kontaktu Příloha 1 - ové adresy Příloha 2 - Povinné obsahové požadavky na čitelné PDF faktury Příloha 3 - Ověřování a odmítnutí fakturace PDF... 17

3 dodavatel 3 A. Úvod Ve společnosti se snažíme poskytovat našim obchodním partnerům co nejlepší úroveň služeb. K dosažení tohoto cíle podnikáme transformační iniciativu podporující naše úsilí o větší standardizaci a kontrolu v našich finančních procesech a snahu o zlepšení cyklu od nákupu po platbu, stejně jako zdokonalení možností včasné platby.tato příručka obsahuje podrobné pokyny k odesílání PDF faktur do společnosti. Při dodržování těchto pokynů získá společnost PDF faktury jako elektronické faktury. Pro vás jako dodavatele je tato služba bezplatná. Odeslání čitelných PDF faktur ve 3 jednoduchých krocích: Vytvořte si účet prostřednictvím registračního odkazu Aktivujte svůj účet Začněte odesílat čitelné faktury PDF prostřednictvím níže uvedených poštovních schránek Země CZECH REPUBLIC CZECH REPUBLIC Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo ová adresa pro PDF faktury (vyžaduje registraci) a.s. CZ kone.as@ .basware.com Industrial - koncern s.r.o. CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com Úplný seznam ových adres pro PDF faktury naleznete v částipříloze 1tohoto návodu. Výše uvedené pokyny jsou podrobněji popsány níže. Přečtěte si celou příručku a dozvíte sedalší podrobnosti, důležité informace a také tipy a triky, které vám zajistí vysokou úspěšnost při zasílání faktur. S přátelským pozdravem

4 dodavatel 4 B. Proces registrace Pomocí této bezplatné služby PDF můžete začít odesílat elektronické faktury společnosti. Chcete-li začít, musíte se zaregistrovat do služby elektronické PDF faktury prostřednictvím portálu Basware: 1. Vytvořit účet Otevřete registrační odkaz: Na vstupní stránce služby zadejte svou ovou adresu a klikněte na možnostregistrace. Tuto ovou adresu si zapamatujte, protože se při přihlášení k portálu stane vaším uživatelským jménem. Vyberte si bezpečné heslo a vytvořte si účet. o Portál pošle na vaši ovou adresu potvrzovací zprávu. Vezměte prosím na vědomí, že potvrzovací zpráva budeodeslána z adresy <no.reply@basware.com>a mohla by skončit ve vašem spamovém filtru, proto doporučujeme, abyste také zkontrolovali složku Spam/Junk. Otevřete potvrzovací zprávu a aktivujte svůj účet nejpozdějido 7 dnů (168 hodin), jinak dojde k vypršení platnosti potvrzovacího odkazu.

5 dodavatel 5 Ujistěte se, že ová adresa patří ke sledované schránce. Pokud faktury odesíláte z ERP v čitelném formátu PDF, obraťte se na oddělení IT s žádostí o potvrzení této ové adresy. Po dokončení výše uvedených kroků jste úspěšně vytvořili účet a nyní se můžete přihlásit pomocí uživatelského jména a hesla v portálu. 2. Aktivujte svůj účet Nyní musíte vyplnit podrobnosti o vaší organizaci a aktivovat si službu Basware PDF e-invoice for Receiving. a. Vyplňte údaje ospolečnosti V části oje organizace vyplňte údaje o vaší organizaci: Jméno a příjmení, země, název vaší společnosti atd. o Přidejte identifikátor firmy. V závislosti na zákonech a nařízeních jednotlivých zemí bude třeba vybrat příslušnýpodnikový identifikátor (např. TIN pro Spojené státy americké). V případě Spojeného království byste měli zadat vaše číslo DPH. To můžete provést výběrem možnosti Přidat identifikátor organizace v části Identifikace organizace. Z rozevírací nabídky vyberte DPH a zadejte své obchodní číslo, jak je vidět na obrázku níže. V části Kontaktní informace organizace vyplňte kontaktní osobu, příslušnou ovou adresu a telefonní číslo. Upozorňujeme, že toto je zásadní adresa, na kterou budou odesílánadůležitáupozornění, jako je například zamítnutí faktur, takže se vyvarujte používání obecné, nekontrolované nebo sdílené schránky.

6 dodavatel 6

7 dodavatel 7 b. Přidejte ovou adresu pro faktury ve formátu PDF Chcete-li přidat ovou adresu ( ové adresy), ze které budete posílat e-faktury ve formátu PDF, klikněte na možnost Přidat ovou adresu. Faktury můžete odesílat pouze ze zde definované adresy (adres). ůžete přidat až 200 ových adres: Budete požádáni o potvrzení každé ové adresy, kterou na portálu přidáte. Obdržíte potvrzovací s odkazem propřístup. Pomocí tohoto odkazu potvrďte ové adresy, které budete používat pro zasílání faktur společnosti. Pokud se nebudete řídit tímto krokem, vaše faktury nebudou doručeny. Faktury odeslané z jiných adres, než které zde uvedete, nebudou doručeny společnosti pro zpracování a platbu faktur. Po dokončení výše uvedených kroků jste úspěšně aktivovali účet, nyní můžete začít odesílat čitelné faktury ve formátu PDF Chcete-li později přidat další ové adresy: Přejděte na portál Basware: a přihlaste se. Přejděte na kartu Služby a klikněte na pole s názvem e-faktura PDF. Klikněte na možnost Zobrazit podrobnosti. Poté přejděte do sekce Zasílám faktury od a klikněte na možnost Přidat ovou adresu, ze které budete zasílat faktury společnosti. 3. Začněte odesílat čitelné PDF faktury Aby služba fungovala, musí faktury, které odesíláte, mít stejné uspořádáníjako první faktura. Vzhledem k tomu, že faktury jsou čteny elektronicky, obsah každé faktury musí být ve strojově čitelném textovém formátu faktury nesmí být psané ručně, oskenované nebo obsahovat informace ve formátu obrazu. Ujistěte se, že vaše PDF faktury jsou strojově čitelné. ůžete to udělat otevřením dokumentu PDF a pokusem vybrat obsah pole (např. číslo faktury). Pokud je možné vybrat, zkopírovat a vložit data do jiného dokumentu, soubor PDF je strojově čitelný.

8 dodavatel 8 a. Vytvořte čitelnou PDF fakturu Existuje mnoho způsobů, jak vytvořit čitelnou PDF fakturu: ůžete použít svůj současný účetní software, pokud umožňuje exportovat faktury ve strojově čitelném formátu PDF. Podle návodu výše zkontrolujte, zda vaše faktura je strojově čitelná. ůžete použít program pro zpracování textu nebo tabulkový procesor například nástroje aplikace icrosoft Office, pokud umožňujíukládat dokumenty ve strojově čitelném formátu PDF změnou typu souboru v poli Uložit jako typ z formátu.xls/.xlsx/.doc/.docx atd. do formátu PDF. PDF*(.pdf) Název souboru faktury lze pojmenovat tak, jak si přejete, pokud neobsahují žádné z následujících šesti slov: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex nebo liite (příloha). V jednom souboru PDF lze zaslat pouze jednu fakturu/dobropis. Zasílání více faktur v jednom souboru PDF není podporováno. Některá pole, jako je číslo faktury, jsou povinná, viz úplný seznam v částipříloha 2dole.Všechna tato pole musí být jasně viditelná. Pokud některéz povinných polí není jasně zobrazeno, faktura nebude přijata ke zpracování a platbě, ale bude odmítnuta. b. Příprava přílohy (podle zásad příloh) Vezměte prosím na vědomí, že dokumenty, které nesouvisejí s fakturou (např. výpisy z účtu, připomínkyapod.) nelze odeslat touto cestou. ísto toho je můžete odeslat na adresu: Czech Republic: ContactAP_CZ@kone.com Pro ostatní země viz seznam zde. Přílohy k souboru s fakturou by měly obsahovat podpůrnou dokumentaci potřebnou k lepšímu pochopení poplatků z čitelné PDF faktury (např. dodací listy, podrobné časové rozvrhy pro fakturované projekty apod.) avšechny musí být pouze ve strojově čitelném formátu PDF. Pokud potřebujete přidat další přílohy nebo podpůrné dokumenty k ové zprávě, například dodací list, ujistěte se, že pro ně dodržujte níže popsané zásady pro přílohy: Příloha bude identifikována a přijata, pokud obsahuje slovo attachment, anhang, anlage, adjunto, annex nebo liite. Například attachment_ pdf. U jednotlivých e-faktur ve formátu PDF je každá příloha automaticky propojena s fakturou. Pokud odešlete více příloh, Basware doporučuje odeslat pouze jednu fakturu v každém e-

9 dodavatel 9 mailu. ová zpráva Jedna faktura/ dobropis Příloha 1.pdf Příloha 2.pdf Pokud musíte odeslat několik elektronických faktur a příloh PDF v jednom u, postupujte podle následujících pokynů: o Ujistěte se, že každá přílohamá v názvu klíčové slovo pro přílohu (attachment). Název přílohy musí obsahovat název souboru (bez přípony souboru) čitelné e-faktury / dobropisu ve formátu PDF. Například document1_attachment.pdf bude propojen se souborem document1.pdf. ová zpráva Faktura01.pdf Dobropis01.pdf Faktura01_příloha1.p df Faktura01_příloha2.p df Dobropis01_příloha1. pdf Dobropis01_příloha2. pdf o Přílohy jsou platné, pokud:

10 dodavatel 10 obsahuje nejméně jednu čitelnou elektronickou fakturu / dobropis ve formátu PDF. Každá další příloha je spojena s čitelnou elektronickou fakturou / dobropisem ve formátu PDF. Přílohy, které nejsou v souladu s výše uvedenými pravidly, nebudou zaslány zákazníkovi, což způsobí zpožděné zpracování faktury a případné další potíže. c. Odeslat čitelnou PDF fakturu Pomocí standardního ového klienta (například Outlook) vytvořte novou ovou zprávu. Připojte čitelnou PDF fakturu vytvořenou v kroku 3.a. K jednomu u lze připojit více faktur. Připojte k ové zprávě podpůrnou dokumentaci. Přílohy musí být vždy doručeny spolu s PDF fakturou. Pokyny, jak pojmenovat další přílohy, naleznete v zásadách příloh popsaných v kroku 3.b. Do pole Příjemce u zadejte adresu společnosti pro PDF faktury. Pro správnou identifikaci subjektu, který by měl obdržet vaši fakturu, použijte níže uvedený seznam. Země CZECH REPUBLIC CZECH REPUBLIC Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo ová adresa pro PDF faktury (vyžaduje registraci) a.s. CZ kone.as@ .basware.com Industrial - koncern s.r.o. CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com Úplný seznam ových adres pro PDF faktury naleznete v částipříloha 1 tohoto návodu. Pošlete . SLUŽBA BASWARE PDF-SERVICE DORUČUJE SPOLEČNOSTIJENO PDF FAKTURY ZASÍLANÉZ EAILOVÝCH ADRES KTERÉJSOU U NÍ REGISTROVANÉ. FAKTURY POSLANÉ Z NEZAREGISTROVANÉ ADRESY BUDE SLUŽBA AUTOATICKY ODÍTAT.

11 dodavatel 11 C. Dodací faktura Při zaslání první faktury služba nastaví konverzní proces. Basware vás bude upozorňovat em, jakmile bude první úspěšně doručen společnosti. ůže trvat několik pracovních dnů, než bude první čitelná PDF faktura mapována a doručena společnosti. Nezapomeňte, že oznámení bude obdrženo ze stejné ové adresy <no.reply@basware.com> a mohlo by skončit ve vašem spamovém filtru, proto doporučujeme, abyste si také zkontrolovali složku Spam/Junk. Pokud nebudou problémy s doručením faktur, žádné další potvrzující y nebudou odeslány. Vezměte prosím na vědomí, že oznámení o potvrzení a všechna oznámení o zamítnutí jsou zasílána na ovou adresu, ze které byla zaslána faktura (krok B.2.b), a také na ovou adresu kontaktní osoby společnosti označenéběhem registrace (krok B.2.a). Zajistěte prosím, aby tyto ové adresy byly sledovány. Seznam nejčastějších důvodů zamítnutí a jejich řešení naleznete v částipříloha 3 tohoto dokumentu. D. onitorování faktur Chcete-li zkontrolovat stav doručení faktury, přihlaste se k portálu Basware na záložku Dokumenty a podívejte se na přehled odeslaných PDF faktur. Pro jiné účely (po registraci a aktivaci služby) již portál potřebovat nebudete. E. Další podpora a kontaktní údaje áte-li otázky ohledně zasílání faktur společnosti, neváhejte nás kontaktovat následujícím způsobem: Basware Odkazy: Otázky týkající se obsahu faktury (např., která firemní jednotka by měla být fakturována) Dotazy týkající se odeslání první PDF faktury (např. jak vytvořit čitelnou PDF fakturu) Informace o dalších možnostech e-fakturace Czech Republic: ContactAP_CZ@kone.com Více podrobností o kontaktu naleznete zde here Contact Form(in English) English)

12 dodavatel 12 Příloha 1 ové adresy Při odesílání PDF faktur do společnosti použijte následující ové adresy: Země Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo AUSTRALIA NEW ZEALAND KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) GST: ová adresa pro PDF faktury (vyžaduje registraci) kone.kep.au@ .basware.com kone.kep.nz@ .basware.com AUSTRIA AG ATU kone.ag@ .basware.com BAHRAIN BAHRAIN Bahrain SPC Elevators SPC Bahrain.SPC@ .basware.com Elevators.SPC@ .basware.com BELGIU Belgium S.A. BE kone.belgium.sa@ .basware.com BELGIU International N.V. BE kone.international.nv@ .basware.com CANADA Inc. CKE kone.inc.cke@ .basware.com CANADA Inc. CKQ kone.inc.ckq@ .basware.com CYPRUS Elevators Cyprus Ltd J Kone.Elevators.Cyprus.Ltd@ .basware.com CZECH REPUBLIC a.s. CZ kone.as@ .basware.com CZECH REPUBLIC Industrial - koncern s.r.o. CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DENARK Elevator A/S DK kone.elevator.as@ .basware.com EGYPT LLC LLC@ .basware.com ESTONIA AS EE as.kone@ .basware.com FINLAND Oyj FI kone.oyj@ .basware.com FINLAND Industrial Oy FI kone.industrial.oy@ .basware.com FINLAND Elevators Oy FI kone.hissit.oy@ .basware.com FINLAND Export Oy FI kone.export.oy@ .basware.com

13 dodavatel 13 FRANCE KONÉ S.A. FR GERANY ontage GmbH DE GERANY GmbH, (Frontline) DE GERANY Holding GmbH DE GERANY Escalator SSC Europe GmbH DE GERANY Automatiktüren GmbH DE GERANY HONG KONG HONG KONG Servicezentrale GmbH Elevator (HK) Limited Ben Fung achineries and Engineering Ltd DE HONG KONG Shan On Engineering Company Ltd HUNGARY Felvonó Kft IRELAND Ireland Limited IE T ITALY S.p.A. IT ITALY Slimpa S.p.A. IT ITALY Industrial Spa IT KENYA Kenya Limited LATVIA SIA Lifti Latvija LV LITHUANIA UAB LT LUXEBURG Luxembourg S.A.R.L. LU

14 dodavatel 14 LUXEBURG LUICO S A R L B kone.lumico@ .basware.com ALAYSIA NETHERLANDS Elevator () Sdn. Bhd Holland B.V kone.elevator.my@ .basware.com kone.holland@ .basware.com NETHERLANDS B.V kone.bv@ .basware.com NETHERLANDS Hissi B.V hissi.bv@ .basware.com NETHERLANDS NETHERLANDS NETHERLANDS NORWAY OAN Nederland Holding B.V. Deursystemen B.V. Kone Finance Holding BV Aksjeselskap AS Assarain LLC kone.nederland.holding@ .basware.com kone.deursystem@ .basware.com kone.finance.holding@ .basware.com VA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com Assarain.LLC@ .basware.com POLAND Sp.zo.o. PL kone.sp.zoo@ .basware.com PORTUGAL Portugal - Elevadores Lda R3 kone.portugal@ .basware.com QATAR Elevators LLC Elevators.LLC@ .basware.com SAUDI ARABIA Areeco Ltd Areeco.Ltd@ .basware.com SINGAPORE Pte. Ltd N kone.pte.ltd@ .basware.com SLOVAKIA s.r.o. SK kone.sro@ .basware.com SLOVAKIA SSC s.r.o kone.ssc@ .basware.com SLOVENIA d.o.o. SI kone.doo@ .basware.com SOUTH AFRICA Elevators South Africa (Pty) Ltd South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com SPAIN Elevadores S.A. A kone.elevadores@ .basware.com SPAIN arvi Ascensores SL B marvi.ascensore@ .basware.com

15 dodavatel 15 SWEDEN Ab SE SWITZERLAND (Schweiz) AG CHE WST UGANDA Uganda Limited UK Plc. GB UK (NI) Ltd. GB UNITED ARAB EIRATES iddle East LCC USA Inc USA arine Elevators LLC Příloha 2 Povinné obsahové požadavky na čitelné PDF faktury Před odesláním u se ujistěte, že následující informace jsou součástí čitelné PDF faktury. Pokud je některépovinné pole () prázdné, bude vaše faktura vrácena. Obecnéinformace Číslo faktury Pole Daňová faktura / daňový dobropis (udává, zda se jedná o debetní nebo kreditní fakturu) Pokud se jedná o dobropis, odkaz na chybnou fakturu * Datum dokumentu (datum faktury) 2 Datum splatnosti (datum splatnosti) * Datum dodání / datum měsícedodání * ěna Objednací číslo kupujícího * Odkaz na kupujícího * Číslo smlouvy * Číslo dodacího listu * Informace o zákazníkovi Úplné jméno entity Úplná adresa entity *

16 dodavatel 16 Číslo DPH společnosti * Informace o dodavateli Celé jméno odesílatele (jméno dodavatele) Úplná adresa odesílatele (adresa dodavatele) ID odesílatele (ID dodavatele) P () P () P () IBAN (bankovní účet ve formátu IBAN) * SWIFT (BIC) * Jiný bankovní účet dodavatele (sekundární bankovní účet ve formátu IBAN) Bankovní účet odesílatele (místní formát) * Platební reference (aksuviite, OCR nummer, KID nummer) * Souhrn * Čistá částka (bez DPH) Hrubá částka (včetně DPH)² Náklad * Použité sazby DPH * Rozpis zdanitelné částky (bez DPH) na sazbu DPH nebo výjimku Rozpis částky DPH podle sazby DPH nebo osvobození od daně * Celková splatná částka DPH (celková částka DPH)" Zaokrouhlení * P 2 * ² Informace poskytnuté dodavatelem při registraci do služby Povinné. Faktura je odesílateli odmítnuta em, pokud je pole prázdné. Povinné. Faktura je odesílateli odmítnuta em, pokud datum není platným datem kalendáře. Zaznamenáno, pokud se tato data nachází na první faktuře, kterou dodavatel zašle do služby. Údaje o fakturách musí být uvedeny na faktuře ve strojově čitelném formátu. Pokud se Hrubá částka nerovná Čistá částka + Celková částka DPH (+ Náklad), faktura je odmítnuta odesílateli.

17 dodavatel 17 Příloha 3 Ověření a odmítnutí PDF faktury Společnost Basware bude informovat em, pokud fakturu nelze doručit. Příkladem této zprávy je: ěna faktury chybí nebo je nesprávný formát. Typické scénáře, kdyje PDF faktura odmítnuta: Scénář zamítnutí Řešení Faktura PDF není strojově čitelná ová faktura byla odeslána z neregistrované ové adresy Povinné pole nemá obsah Název přídavného souboru neobsahuje jedno z následujících slov: attachment/ anlage / adjunto / annex / liite Ujistěte se, že PDF je strojově čitelné(průvodce zde). Přidejtedalší ové adresy(průvodce zde) a znovu odešlete. Zajistěte, aby všechna povinná pole(naleznetezde) měla obsah a znovu odešlete. Znovu přejděte k zásadám příloha znovu odešlete. Úplný seznam problémů, se kterými se můžete setkat, a jak je vyřešit, naleznete zde v dokumentaci k online podpořehere.