Case Study google apps jako levné start-up řešení pro agenturu dark side
KDO JE DARK SIDE Reklamní, mediální a poradenská společnost založená na počátku roku 2012 skupinou vysoce seniorních jednotlivců převážně z vedení velkých korporací. Dark Side je agenturou nového typu poskytující konzultační a produkční servis zejména v oblasti nových médií. Služby zahrnují tvorbu webových prezentací, on-line kampaně, on-line strategie, konzultace, zakázkový vývoj aplikací, projekty v sociálních sítích, nákup reklamního prostoru v médiích, vývoj mobilních aplikací a produkci digitálního obsahu (audio & video). Dark Side se zároveň soustředí na propojení standardních marketingových kanálů s on-line prostředím. Začínající společnost bez vlastních IT kapacit vyžadující bezúdržbové řešení. Uzpůsobení řešení vlastním potřebám a plnění široké škály úkolů. Zaměstnanci s vysokou mobilitou a širokým spektrem přístupových bodů.
VÝCHOZÍ PODMÍNKY Společnost čítající přibližně 20 zaměstnanců a externistů byla založena na zelené louce s podporou investorů jako start-up. Proto bylo klíčové nalezení jednoduchého, nenáročného a levného řešení, které nebude žádným způsobem nadměrně vytěžovat firemní kapacity plně zaměřené na prosazení nového subjektu na trhu. Většina zaměstnanců je pokročilými uživateli PC a mobilních zařízení, nedisponují ale hlubšími IT znalostmi, nasazení komplikovanějších systémů by tedy bylo překážkou efektivity. Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail s.r.o., autorizovaný partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps. Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již desítky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů. Jako start-up jsme v první řadě potřebovali optimalizovat náklady. Nemáme žádné IT oddělení, žádné servery ani administrátora na plný úvazek. Vše zvládne jeden kolega, který se o Google Apps více zajímá, udržuje si přehled a zakládá účty novým kolegům. Nic víc není potřeba. Je také důležité, že se lidé nemusí nic nového učit, prostředí je známé a intuitivní nesrovnatelné třeba s nástroji na řízení projektů, kde je třeba poznávat nejen ovládání, ale i specifickou logiku. Tomáš Jindříšek, Managing Partner
KLÍČOVÉ POŽADAVKY GOOGLE APPS SPLNILY» Z pohledu managementu: Nízké náklady a zbavení se požadavků na vlastní infrastrukturu, která je vnímána jako nadbytečná. Možnost aktivního řízení procesů v přirozeném prostředí bez nutnosti věnovat čas jejich definici a studiu komplexních nástrojů. Rychlý nástup nových zaměstnanců do plnohodnotného režimu díky intuitivnímu a známému rozhraní.» Z pohledu koncových uživatelů: Decentralizace informací, které jsou dostupné kdykoliv a kdekoliv ve stejném rozsahu a kvalitě z jakéhokoliv zařízení. Společnost má centrálu v Praze, ale klienty po celé republice a zaměstnanci jsou velice často v terénu. Klíčová je jednoduchost použití a možnost snadného sdílení dokumentů na noteboocích a mobilních zařízeních. Jednotlivé přístroje doma, v praci i na cestách fungují jako ekvivalentní přístupové terminály. Dívali jsme se ještě na Office 365, ale Google Apps jsou celkově lidštější, příjemnější. Člověk už má obvykle svůj Google účet a zná celé prostředí. Řešení jako Office 365 působí odtažitě. Ota Luňák, řízení procesů a administrace» Z pohledu administrace: Méně práce se zaváděním, zaškolováním a edukací uživatelů ve srovnání méně přehlednými systémy. Většina lidí už některé služby společnosti Google používala v minulosti, jsou zvyklí na jejich prostředí a praci skrze prohlížeč.
SPRÁVA A PODPORA Od počátku je vedením společnosti prosazováno odbourávání e-mailových klientů a používání Google Apps pouze v nativním prostředí internetového prohlížeče. Využívání externích klientů vede ke zbytečným problémům v synchronizaci a nastavení aplikací a omezuje možnosti spolupráce. Prohlížeč Chrome byl přijat jako nejjednodušší a nejrychlejší cesta, velmi snadno se navíc odhalují a reportují případné problémy. Představit výhody tohoto přístupu uživatelům pomohlo i úvodní školení. Pro nás je nesmírně důležité a přínosné, že existuje dostupná lokální podpora. Nejsme IT firma a potřebujeme lokálního partnera, občas jsou přeci jen věci, které plně nepochopíme. Také vstupní školení od společnosti Netmail bylo velice užitečné, zejména s ohledem na sadu doporučení k efektivnímu využívání Google Apps. Zúčastnili se ho všichni koncoví uživatelé. Tomáš Jindříšek, Managing Partner
POŽADAVKY NA FLEXIBILITU Uvnitř společnosti fungují dynamicky rekonfigurovatelné týmy a role zaměstnanců musí být univerzální a nevyhraněné, neboť jejich jednotlivé funkce se prolínají. S ohledem na počáteční a velmi dynamickou fázi existence společnosti zároveň samotné řešení téměř nebylo testováno, ale rovnou nasazeno a za chodu firmy spuštěno zcela bez komplikací. Stejně tak nebylo v prvních dnech možné vyčlenit čas na dlouhé zaškolování zaměstnanců. Balík nástrojů Google Apps je v současnosti díky širokým možnostem individualizace a přístupnosti pro specifická využití v Dark Side používán i jako náhrada CRM systému. Velmi kladně je společností v tomto ohledu hodnocen obchod s aplikacemi pro Google Apps, kde vyhledává užitečné, snadno dostupné a velmi dobře integrované aplikace schopné vyplnit takřka jakékoliv dílčí potřeby. Všechny tyto faktory kladly velmi vysoké nároky na otevřenost a flexibilitu řešení, kterým Google Apps dokázaly plně vyhovět. V průběhu prvních dnů a týdnů si společnost podle svých vlastních potřeb definovala a upravovala pravidla pro přístup k dokumentům, sdílení a označování složek, byla vytvořena koncepce pro třídění a označování a další pravidla.
NÁSTROJE VYUŽÍVANÉ V RÁMCI GOOGLE APPS Spektrum využití Google Apps ve společnosti Dark Side je velice široké. Kromě e-mailu jsou základem Dokumenty, které slouží jako datové úložiště, místo pro firemní know-how a informace o klientech, ke sdílené práci na dokumentech i různým specifickým úkolům - jsou v nich vytvořeny tabulky na výpočet cashflow, správu faktur či jednoduchý zakázkový systém. Skrze online komentáře u jednotlivých dokumentů probíhá také procesní řízení a diskuze nad obsahem.» Kromě toho společnost využívá chat, který se osvědčuje zejména pro zahraniční komunikaci s partnery a kolegy (není třeba nic instalovat ani nastavovat), a zejména sdílené kalendáře pokrývající veškeré potřeby plánování (včetně projektového) a vnitřní organizace. Možnosti YouTube a Google Plus co by agentura hodně využíváme také pro naše klienty. Pro ně je v tomto ohledu třeba dělat edukaci a servis, ale zvykají si, že jde o zajímavá rozšíření jejich marketingových aktivit. Pro nás je to skvělá šance, jak zúročit naše know-how a přehled o službách Google. Řešení, které sami využíváme, nás posiluje v našem vlastním byznysu. Stejně tak jsou pro nás i naše klienty důležité AdWords, Google Analytics či mapy, které jsou standardní součástí našich webových řešení. Ota Luňák, řízení procesů a administrace
OTÁZKA BEZPEČNOSTI CLOUDU Ve společnosti celkově panuje velká míra důvěry k propracovanému bezpečnostnímu řešení společnosti Google. Přestože pro nezkušené uživatele může být nezvyklá absence fyzického dokumentu na vlastním disku, Google je vnímán jako věrohodný subjekt nabízející větší míru jistoty a bezpečnosti, než jakou je možné získat svépomoci. Spíš věřím zkušenostem Googlu než proprietárnímu řešení, které si někdo sám postaví uvnitř firmy a pak ho svěřuje do rukou řadových zaměstnanců. A když Google Apps využívají i subjekty jako je americká armáda, tak mu lze jistě důvěřovat. Google dobře ví, že si žádný zásadní únik dat nemůže dovolit. Takový vztah vždy bude do značné míry otázkou důvěry a my jsme se po zvážení všech okolností rozhodli důvěřovat. Tomáš Jindříšek, Managing Partner