Případová studie. Přechod na Office 365 ušetřil BEI Multimedia Interactive 300 tisíc ročně.

Transkript

1 Případová studie Přechod na Office 365 ušetřil BEI Multimedia Interactive 300 tisíc ročně

2 Přehled Země: Česká republika Odvětví: Energetika, virtuální operátor Profil zákazníka: BEI Multimedia Interactive je společnost nabízející komerční služby "Shared Services Centre", tedy komplexní provozní služby, prodejní a poprodejní péči zaměřenou na nově vznikající společnosti, resp. na společnosti usilující o snížení aktuálních provozních nákladů. 06/2013 spuštěn nový projekt mobilního virtuálního operátora Relax Mobil. BEI Multimedia Interactive Rybná 14 Praha info@mmi-eu.com Web: Společnost BEI Multimedia Interactive je součástí nadnárodní skupiny působící na trhu s energií a nově i jako nový mobilní virtuální operátor v rámci ČR. V rámci celé skupiny poskytuje služby sdíleného centra služeb jeho ostatním součástem v Česku, Slovensku, Polsku a Maďarsku. Ve všech těchto státech společnost zaměstnává více než 700 lidí. Do holdingu patří i energetické skupina Energy Supplier No. 1. Většina firem, které do ní patří, ještě v roce 2012 využívala pro elektronickou poštu jednoduchý Linuxový server a pro práci s dokumenty Google Apps. Jenže poštovní server zaznamenával časté výpadky a s Google Apps nebyli uživatelé spokojeni, nehledě na to, že některé věci jim zcela chyběly. Skupina se proto na radu BEI Multimedia Interactive nakonec rozhodla přejít na Microsoft Office 365. S tou jsou uživatelé spokojeni, získali přístup ke zcela novým nástrojům a jen na licencích a provozních nákladech skupina ušetří 300 tisíc korun ročně. Linuxový server měl gradující problémy se spolehlivostí a dostupností Skupina Energy Supplier No. 1 využívala pro oblast elektronické pošty opensource poštovní aplikaci běžící na jejím vlastním serveru na platformě Linux umístěném v bratislavské pobočce. Uživatelé ji využívali prostřednictvím výhradně webového rozhraní. K dispozici měli jen základní funkce elektronické pošty kalendáře, kontakty, úkoly ani poznámky neměli k dispozici. Poštovní server nicméně i tak plnil svoji funkci. Jenže se záhy začaly objevovat některé významné problémy. V bratislavské pobočce se několikrát objevil výpadek proudu a při provádění stavebních prací v sousedství došlo i k odříznutí datové linky, díky které zůstaly i další národní pobočky bez elektronické pošty. Některé z výpadků napájení navíc vyvolaly i problémy s operačním systémem a integritou dat, což vedlo až k několikadenním výpadkům elektronické pošty. Navíc nepříliš intuitivní uživatelské rozhraní vedlo občas k tomu, že uživatelé si

3 omylem smazali , který potřebovali obnovit. Jeho obnova však trvala v průměru okolo 3 dnů, protože ani pro administrátory nebylo snadné příslušná data ze zálohy obnovit. Google Apps firmě nevyhovovaly, chyběl offline klient i některé základní funkce Jako sadu kancelářských aplikací se skupina rozhodla využívat placenou verzi Google Apps. Jenže ta nabízela jednotlivé alternativy k produktům Microsoft Office pouze v prostředí internetového prohlížeče a pouze pokud byl uživatel online. Offline přístup k dokumentům nebo k práci s nimi byl zcela nemožný, což řadě uživatelů nevyhovovalo. Problémy byl však i v nekorektní podpoře standardních formátů Microsoft Office, což vyvolávalo potíže při výměně dokumentů se zákazníky i obchodními partnery. Navíc v jednotlivých programech jako například v tabulkovém kalkulátoru chyběly i některé základní funkce známé z Microsoft Office. Velkým problémem byl také fakt, že tabulkový kalkulátor v Google Apps neuměl pracovat z daty, které firemní ERP systém exportoval do formátu aplikace Microsoft Excel. Tabulky, které obsahovaly cenná data a jejichž hlubší analýzou mohla skupina získávat důležité informace o aktuálních trendech na trhu, totiž nešly v Google Apps vůbec otevřít, natož analyzovat. Microsoft Office 365 nabídla náhradu všeho v rámci jednoho řešení Po gradaci problémů s poštovním serverem a nástupu nového managementu, kterému chyběly některé základní pracovní nástroje jako například Microsoft Outlook skupina Energy Supplier No. 1 oslovila své centrum sdílených služeb BEI Multimedia Interactive s žádostí o nalezení optimálního řešení náhrady poštovního serveru a Google Apps. Jako nejefektivnější cesta se ukázalo využití tarifu E3 u Microsoft Office 365, který v sobě obsahuje jak desktopové licence vždy na aktuální verzi Microsoft Office Professional Plus, tak i cloudové služby pro poštovní server Exchange Online, portálové řešení SharePoint Online, řešení pro sjednocenou komunikaci Lync Online a cloudové úložiště s funkcí automatické synchronizace dat SkyDrive Pro. Skupina by tak nasazením Office 365 vyřešila nejen náhradu poštovního serveru a Google Apps, ale získala by přístup i k celé řadě nových nástrojů. Cenové srovnání navíc ukázalo, že tak skupina ušetří Kč ročně, a to jen na přímých finančních nákladech tj. bez zohlednění větší efektivity práce a nepoměrně širších možností, které Microsoft Office 2013 nabízí oproti

4 cloudovému kancelářskému balíku v rámci Google Apps, a to včetně faktu, že Microsoft Excel umožní pracovat s daty z ERP systému. Skupina Energy Supplier No. 1 se proto okamžitě rozhodla nabídky využít. S nástupem Office 365 firma okamžitě využila Lync Online, kvůli lepší ochraně firemních dat V rámci migrace z opensource poštovního serveru na Linuxu a z Google Apps na Microsoft Office 365 byl však paradoxně jako vůbec první nasazen Lync Online, který skupina původně ani nepožadovala. Zaměstnanci skupiny totiž byli zvyklí pro komunikaci a instant messaging využívat veřejnou službu Skype. Jenže se ukázalo, že ze skupiny, která měla pečlivě zabezpečeny všechny počítače proti možnosti odnášet firemní dokumenty mimo firmu, právě prostřednictvím Skypu unikl jeden z interních dokumentů. Lync Online přitom nabízí podstatně více funkcí než Skype, včetně přímého provázání s Microsoft Office a možnosti jednoduše pořádat telekonference přímo nad jednotlivými dokumenty Microsoft Office. Na rozdíl od Skype, a to skupinu Energy Supplier No. 1 oslovilo nejvíce, také nabízí možnost uzamčení na komunikaci výlučně v rámci firmy. SkyDrive Pro teď slouží k bezpečnému ukládání naskenovaných smluv Dalším nástrojem, který skupina využila nad rámec původních plánů, byl SkyDrive Pro, včetně klientské aplikace pro synchronizaci dat mezi lokálním úložištěm na počítači a bezpečným cloudovým úložištěm v datovém centru Microsoftu. SkyDrive Pro teď ve firmě slouží k okamžité synchronizaci skenovaných smluv s cloudem. Tyto smlouvy byly dříve ukládány na sdíleném síťovém disku umístěném na vlastním serveru v Bratislavě. Po zkušenostech s výpadky dodávek elektrické energie i konektivity a následnými technickými problémy serveru jsou však data umístěná na SkyDrive Pro v podstatně větším bezpečí, a to i před možností fyzické krádeže. SharePoint Online bude sloužit ke schvalování objednávek Postupně s tím, jak skupina Energy Supplier No. 1 začala seznamovat s novými možnostmi, které ji Microsoft Office 365 nabízí, vznikl i požadavek na vytvoření systému pro elektronické

5 Další informace Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti nebo na telefonních číslech Informační linky , kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00. workflow objednávek na SharePoint Online. Objednávky se totiž doposud schvalovaly ručně, což bylo ve skupině působící ve čtyřech zemích časově, organizačně ale i finančně náročné. Nově tak schvalování objednávek bude řešeno čistě elektronicky, což celý proces zkrátí o dny a někdy až týdny. Microsoft Office 365 přinesl finanční úspory, nové funkce i větší komfort uživatelů Holding využil Microsoft Office 365 jak v samotném centru sdílených služeb BEI Multimedia Interactive, tak i ve skupině Energy Supplier Number 1. V té na Microsoft Office 365 postupně přešly firmy ze všech 4 zemí, kde firma působí. Celkem tak Microsoft Office 365 nyní v rámci holdingu využívá na 580 uživatelů. Ti si pochvalují jak možnost využívat Microsoft Office 2013 Professional Plus a v budoucnu i jeho novější verze, tak široké možnosti, které jim nabízí nový poštovní server Exchange Online jako jsou sdílené kalendáře či možnost okamžité obnovy omylem smazaných e- mailů. Přechod na Microsoft Office 365 však přinesl i řadu nových nástrojů a možností. Firma nyní může analyzovat data z ERP systému, což dříve díky nekompatibilitě Google Apps s Microsoft Excel nebylo možné, má k dispozici výrazně bezpečnější a spolehlivější poštovní server, datové úložiště pro smlouvy i komunikační řešení, může využívat elektronické workflow objednávek, a přitom všem ušetří jen na přímých finančních nákladech Kč ročně. Přitom před ní stojí celá škála dalších nástrojů, které ještě bude moci využít, ať už jde o širší využití automatizace některých procesů s využitím SharePoint Online anebo rozšíření video- a telekonferencí s využitím Lync Online. Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami.