Ing. Markéta Kepková Regulatory Expert, GlaxoSmithKline s.r.o. 28.11.2017 1 ectd NeeS Předkládání dokumentace v elektronické formě legislativa ČR Elektronická komunikace Závazná data pro předkládání dokumentace v ectd Přechod do formátu ectd Elektronický formulář (eaf) Elektronické podávání dokumentace Společná úložiště 2 1
Elektronická forma CTD formátu XML formát Umožňuje: jednoduché hledání (provázání/hyperlinky) vždy aktuální verze dokumentace při zachování historie 3 Pokyny a podrobnosti k tvorbě ectd na stránkách esubmission: http://esubmission.ema.europa.eu/ectd/index.html http://estri.ich.org/ectd/ectd_specification_v3_2_2.pdf Preferovaný formát souborů je PDF, případně některé grafické formáty (JPEG, PNG, SVG, GIF) Soubory v jiném formátu (např. DOC) musí být mimo strukturu (working documents) 4 2
Obsah - páteř (backbone) XML formát: není to jen obsah - je vlastně mapou žádosti s odkazy na jednotlivé soubory a uvedením stavu každého souboru zaznamenává vývoj dokumentace LP v čase (nová žádost, doplnění, změny...) umožňuje rychlou orientaci hodnotitele při změnách v dokumentaci umožňuje zasílání pouze změněných souborů a jejich začlenění do struktury 5 Pro jednotlivé moduly je dána přesná struktura (vychází z CTD) a povinné názvosloví. Příklad - Modul 2 názvosloví a struktura: 6 3
ectd umožňuje zaznamenávání historie každé podání je tvořeno jako samostatná sekvence s vlastním číslem: 7 Požadavky na software Pro vytvoření dokumentace v ectd je potřeba speciální software, který umožní tvorbu páteře v XML formátu. Každá předložená dokumentace musí být technicky validní dle platných validačních kritérií (aktuálně verze 6.1:http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/cmbdocument ation.html). K validaci slouží validační software (validátor aktuální verze!). Speciální software je potřeba i na straně posuzovatele (SÚKL), aby bylo možné využít všechny výhody, které ectd formát nabízí. 8 4
Požadavky na software Pro uchovávání a prohlížení dokumentace slouží rovněž speciální software umožňující prohlížení dokumentace na úrovni: jednotlivé sekvence (jednoho podání) kumulativního přehledu (vše, co bylo kdy podané) aktuální dokumentace (kompletní dokumentace platná v současné době) 9 NeeS = Non-eCTD Electronic Submission Rozdíl mezi ectd a NeeS je v tom, že NeeS nemá XML backbone, ale tzv. Table of Contents založený na záložkách a hypertextových odkazech v PDF souborech. Struktura ale rovněž vychází z CTD. Pokyny a podrobnosti k tvorbě NeeS: http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/docs/nees%20eguidance%20documen t%20v4%200_final%20for%20publication%20nov%202013.pdf 10 5
Příklady Table of Contents Obsah celého dossieru (Main/CTD Table of Contents): Obsah jednotlivého modulu (Module Table of Contents) Module 1: 11 Povinnost předkládat dokumentaci v elektronické podobě stanovena ve vyhlášce č. 228/2008 Sb. Podrobné pokyny jsou uvedeny v pokynu SÚKLu REG-84 (verze 5, platná od 3.4.2017) Od 1.1.2014 je registrační dokumentace v ČR pro všechny typy žádostí (nové registrace, změny, prodloužení registrace, převod registrace) povinně předkládána elektronicky (formáty ectd nebo NeeS) 12 6
esubmission koncept elektronické výměny dat byl poprvé představen farmaceutickými společnostmi ve spolupráci s EMA (European Medicines Agency) a některými národními autoritami pod záštitou ICH (International Conference on Harmonisation). Cílem bylo minimalizovat papírovou komunikaci mezi žadateli a registračními autoritami. Do projektu se v roce 2000 zapojila i Evropská komise ustavením Telematics Implementation Group for electronic submission (TIGes), její úlohu v květnu 2014 převzal esubmission Change Management Board (CMB). esubmission Change Management Board (CMB) zodpovídá ve spolupráci s ICH za vývoj a implementaci standardů ectd a elektronické komunikace. 13 Dokumenty vydané esubmission Change Management Board esubmission Roadmap cílem je definovat procesy elektronického předkládání dokumentace k léčivým přípravkům a plná digitalizace této agendy poskytuje plán v horizontu několika let určený národním lékovým agenturám i farmaceutickým společnostem, definuje konkrétní cíle s konkrétními daty implementace Annex 2 k esubmission Roadmap uvádí data povinné implementace ectd více na webových stránkách esubmission: http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/cmbdocumentation.html 14 7
Další dokumenty vydané esubmission Change Management Board Harmonised ectd Guidance technické návody k tvorbě ectd (v současné době je platná verze 3.2, připravuje se verze 4.0) validační kritéria pro ectd (aktuálně platná verze 6.1) Harmonised Nees Guidance Validační kritéria pro NeeS Další pokyny a návody 15 Od 1. 1. 2010 povinné použití ectd formátu pro všechny typy žádostí u CP procedury Od 1. 7. 2015 povinné použití ectd formátu pro nové žádosti o registraci cestou decentralizované procedury (DCP), včetně duplikátů Od 1. 1. 2017 povinné použití ectd formátu pro nové žádosti o registraci cestou procedury vzájemného uznávání (MRP, včetně RUP a rozšíření registrací (line extension) v rámci DCP i MRP) 16 8
Od 1. 1. 2018 povinné použití ectd formátu pro všechny typy žádostí u MRP a DCP procedur (např. žádosti o změny a prodloužení platnosti registrace) Od 1. 7. 2018 povinné použití ectd formátu pro nové žádosti o registraci národní cestou Od 1. 1. 2019 povinné použití ectd formátu pro všechny typy žádostí u národních procedur (např. žádosti o změny a prodloužení platnosti registrace) ASMF (Active Substance Master File) pro povinný formát platí stejná pravidla jako pro registrační dokumentaci 17 SÚKL důrazně doporučuje předložit tzv. baseline sekvenci (0000) obsahuje minimálně Modul 3 není to změna, jen opětovné předložení již schválených dat nejlepší je předložit ji v době, kdy neprobíhá žádná jiná změna Pokud se baseline sekvence nepředkládá, čísluje se jako 0000 sekvence, která se předloží jako první v ectd (většinou tedy dokumentace ke změně) nevýhodou je, že není k dispozici celá dokumentace, ale pouze části, které se mění v rámci dané registrační změny, tudíž se plně nevyužije potenciál ectd 18 9
Povinně používán od 1.1.2016 pro žádosti o novou registraci, změny i prodloužení registrace. Nepoužívá se pouze pro formuláře vydané SÚKL: zrušení registrace, převod registrace, žádost o změnu v označení na obalu nebo příbalové informaci, která nesouvisí se souhrnem údajů o přípravku, žádost o vedení procedury vzájemného uznávání s ČR jako referenčním členským státem a další viz. REG-84 19 Více informací a pokyny k používání v REG 84 a na http://esubmission.ema.europa.eu/eaf/index.html 20 10
EMA esubmission Gateway pro podání v rámci centralizované procedury Common European Submission Portal (CESP) pro podání v rámci ostatních procedur (MRP, DCP, NAR): https://cespportal.hma.eu/ Eudralink zabezpečený systém pro výměnu (obousměrnou) dokumentace mezi EMA, národními agenturami, farmaceutickými společnostmi, členy výborů a pracovních skupin EMA, experty 21 Common European Single Submission Portal (CESSP) do budoucna pojení CESP a EMA esubmission gateway v první fázi nahradí eaf v PDF formátu pro všechny nové žádosti o registraci a line extension pro všechny typy registrací (CP, MRP, DCP, NP) předpoklad do konce 1Q 2018 tento nový formulář bude dostupný jako modul současného portálu CESP CESP Application Dataset Management Module (CESP Dataset Module) po vyplnění údajů se vygeneruje eaf, který se vloží do ectd (NeeS) struktury stejně jako nyní do budoucna se počítá s implementací i pro další typy žádostí (změny, prodloužení), ale přesný harmonogram není znám podrobnosti viz http://esubmission.ema.europa.eu/cessp/cessp.htm 22 11
Způsoby podání dokumentace v ČR k MRP, DCP, NAR procedurám podle REG-84: Podání na elektronickém nosiči dat (CD, DVD)- osobně přes podatelnu SÚKL Podání přes e-podatelnu - s elektronickým podpisem, zkomprimovaná do jednoho souboru (ZIP), do 15 MB Podání přes datovou schránku nezkomprimovaná, do 10 MB Podání přes portál CESP zkomprimovaná do jednoho souboru (ZIP), bez omezení velikosti 23 Common Repository jednotné úložiště dokumentace k CP není nutné posílat kopie dokumentace jednotlivým členům CHMP. Funguje povinně od 1.7.2015. PSUR Repository jednotné úložiště PSUR dokumentů povinně od 13.6.2016 veškerá podání související s PSUR/PBRER pouze přes PSUR Repository. http://esubmission.ema.europa.eu/psur/psur_repository.html 24 12
Děkuji Vám za pozornost marketa.m.kepkova@gsk.com 25 13