Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu

V Praze dne 14.7.2014 č. j. FZU/ELI-711/2014 Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu Předkládám Vám výzvu k podání nabídky ve výběrovém řízení pro veřejnou zakázku malého rozsahu na služby s názvem: 3 rd ELI Beamlines Scientific Challenges Workshop and Prospective User Meeting I. Identifikační údaje zadavatele: Název zadavatele: Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i. Sídlo: Na Slovance 2, 182 21 Praha 8 Identifikační číslo: 68378271 DIČ: CZ68378271 Kontaktní osoba: Romana Kočová Telefon: +420 266 061 239 E-mail: Romana.Kocova@eli-beams.eu (dále jen Zadavatel ) II. Název projektu Plnění pořizované v tomto výběrovém řízení je určeno pro plnění projektu ELI: EXTREME LIGHT INFRASTRUCTURE, číslo projektu CZ.1.05/1.1.00/02.0061 a CITT Centrum pro inovace a transfer technologií, číslo projektu CZ.1.05/3.1.00/10.0210. financovaných z Operačního programu Výzkum a vývoj pro onovace, jehož řídícím orgánem je Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen Projekt ELI ). Bližší informace o Projektu ELI lze nalézt na http://www.eli-beams.eu/ Předmět plnění veřejné zakázky: Zadavatel ve dnech 19.10. 22.10.2014 pořádá akci zvanou 3 rd ELI Beamlines Scientific Challenges Workshop and Prospective User Meeting (dále také jen Scientific Challenges nebo akce ). Jedná se o akci zaměřenou na mladé vědce a doktorandy studující fyzikální obory zaměřené převážně na laserové technologie, optiku a příbuzné obory. Scientific challenges je akcí koncipovanou jako edukačně osvětová akce, na které mají účastníci možnost setkat se s významnými výzkumníky z celého světa, kteří je během svých workshopů a přednášek seznámí s nejnovějšími poznatky na poli laserových technologií, optiky a fyziky. Akce se mohou zúčastnit vědci z celého světa. 1

Počet účastníků akce bude činit 60 ubytovaných účastníků a dále 40 denně docházejících. Předmětem nabídky uchazeče bude vedle dále uvedených služeb zajištění ubytování všech 60 ubytovaných účastníků. Zadavatel uhradí ubytování 20 účastníků. Ostatní ubytovaní účastníci si budou ubytování hradit samostatně. Místem konání akce je Praha. Nabídky, které by jako místo konání nabízely jinou lokaci, nesplní zadání Zadavatele a budou z výběrového řízení vyloučeny. Předmětem plnění veřejné zakázky je dále zajištění jedné konferenční místnosti pro 100 účastníků a stravování pro účastníky akce v rozsahu dále blíže specifikovaném, doprava přednášejících z letiště a zpět a některé další níže vymezené služby. Předmět plnění veřejné zakázky zahrnuje: A) Ubytování Zajištění ubytování vč. snídaní pro 60 účastníků v 60 jednolůžkových pokojích po dobu od 19.10.2014 do 22.10.2014, tj. 3 noci. 40 ubytovaných si bude hradit nocleh samostatně, dalším 20 účastníkům hradí ubytování zadavatel. Uchazeč garantuje zajištění ubytování pro všech 60 účastníků za stejnou cenu, do nabídkové ceny však bude kalkulovat cenu jen pro 20 z nich. Ubytování musí být zajištěno v hotelu, přičemž zadavatel v příloze č. 3 této výzvy stanovuje minimální standard, kterému musí hotel odpovídat. Nebude-li hotel tomuto standardu odpovídat, bude nabídka uchazeče vyřazena. Všichni ubytovaní účastníci (tj. 60 osob) musí být ubytováni ve stejném hotelu, tj. není např. možné ubytování v několika hotelech téhož řetězce apod. Stravování, které je taktéž předmětem této veřejné zakázky, musí být poskytováno v hotelu, kde budou účastníci ubytováni. Zadavatel uchazeči negarantuje, že k ubytování nastoupí plný počet osob, které si hradí ubytování z vlastních prostředků (tj. 40). Zájem o akci však s ohledem na její atraktivitu převyšuje počet účastníků stanovený zadavatelem. B) Konferenční místnosti Zajištění konferenční místnosti pro akci Scientific Challenges. Konferenční místnost musí být ve stejném hotelu, ve kterém budou účastníci ubytováni. Konferenční místnost musí pojmout všech 100 účastníků v jeden okamžik a mít uspořádání škola. Je přípustná i varianta sedadel s výklopnými stolky. Vpředu musí být umístěn pultík pro prezentujícího a stůl pro předsedu sekce. Konferenční místnost musí být Zadavateli plně a výhradně k dispozici ve dnech 20.10. 22. 10. 2014 celodenně. Konferenční místnost musí být vybavena následující technikou: 1 notebook, 2 mikrofony bezdrátové, ozvučení místnosti, dataprojektor, plátno nebo jinou vhodnou promítací plochu, flipchart a laserové ukazovátko, WiFi připojením. Zajištění prostoru pro registraci účastníků, který bude v těsné blízkosti jednacího sálu a bude k dispozici zadavateli a účastníkům po celou dobu konání akce. Místnost bude 2

vybavena min. 5 stoly a 5 židlemi, přípojkou el.energie, WiFi připojením. Zajištění menší místnosti pro tiskovou konferenci. Předpokládána účast cca 15 novinářů a 3 řečníků. Doba trvání vč. příprav max. 3 hodiny. Požadovaná technika: datový projektor vč. notebooku, plátno, 2x přenosný mikrofon C) Stravování Zajištění stravování pro účastníky akce v následujícím rozsahu: 3 x oběd ( 20. 22.10.2014) pro ubytované i docházející (celkem 100 osob) Oběd: výběr ze tří jídel formou bufetu (jedno vegetariánské), čtyři chody: polévka, hlavní jídlo, salátový bar, zákusek, jeden teplý a jeden studený nápoj (nealko, káva, čaj) 3 x večeře ( 19. 21.10.2014) jen pro ubytované (60 osob) Večeře: výběr ze tří jídel (jedno vegetariánské), tři chody: salátový bar, hlavní jídlo, zákusek, jeden teplý a jeden studený nápoj (nealko, káva, čaj) 6 x kávová přestávka pro 100 osob (z toho 3 x dopolední 20. 22.10.2014 a 3 x odpolední 20 22.10.2014) Kávová přestávka dopolední: 2 kusy sandwiche, rolky nebo kanapky na osobu, ovoce a zelenina, sýrová mísa, káva, čaj, minerální voda, džus. Kávová přestávka odpolední: 2 kusy pečiva (sladké, slané) na osobu, ovoce a zelenina, sýrová mísa, káva, čaj, minerální voda, džus. 1x občerstvení pro tiskovou konferenci (voda, džus, káva, čaj, 2ks/os. sladkého pečiva, 1 chlebíček/os.) D) Doprava prezentujících osob E) Další Zajištění individuální dopravy z Letiště Václava Havla do místa konání akce a zpět na letiště pro 20 prezentujících vědců kdykoliv ve dnech 19.10.2014 22.10.2014 dle přání prezentujících. Uchazeč bude kalkulovat náklady tak, že každý z prezentujících bude cestovat z letiště i zpět samostatně. Zadavateli bude pro účely úspěšného průběhu akce po celou dobu konání této akce vyčleněn jeden pracovník hotelu. III. Lhůta pro podání nabídek a místo pro podání nabídek Písemnou nabídku doručte poštou, osobně nebo jiným vhodným způsobem na adresu sídla zadavatele Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i., Na Slovance 2, 182 21, Praha 8. Lhůta pro podání nabídek končí dne - 28.7.2014 v 10.00 hod. Nabídka musí být doručena do hlavní podatelny Zadavatele na výše uvedené adrese, kde bude vyznačen čas podání. Nabídka musí být podána v řádně uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky následujícím způsobem: Veřejná zakázka 3 rd ELI Beamlines Scientific Challenges Workshop 3

and prospective user meeting Neotevírat!. Na obálce zároveň musí být uvedena adresa a název uchazeče. IV. Zadávací lhůta: Zadávací lhůta je lhůta, po kterou jsou uchazeči svými nabídkami vázáni. Zadavatel stanovuje zadávací lhůtu na šedesát dnů. Zadávací lhůta počíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek a končí dnem doručení oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky. Zadávací lhůta se prodlužuje uchazečům, s nimiž může zadavatel uzavřít smlouvu v souladu se zákonem, až do doby uzavření smlouvy nebo do doby zrušení zadávacího řízení. V. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota této veřejné zakázky činí 460 000 Kč bez DPH. VI. Zpracování nabídkové ceny 7.1 Nabídková cena musí být v nabídce uvedena v českých korunách, a musí být rozdělena na cenu bez DPH, cenu celkem včetně DPH, a samostatně částku DPH, a to za celý předmět plnění uvedený v čl. II této výzvy. 7.2 Nabídková cena bude pevně a závazně stanovena jako nejvyšší přípustná včetně všech poplatků a veškerých dalších nákladů uchazeče nutných k realizaci předmětu veřejné zakázky, jak je vymezen touto výzvou. Nabídková cena musí zahrnovat i veškeré náklady, které nejsou výslovně uvedeny, ale o kterých dodavatel vzhledem ke svým odborným znalostem s vynaložením veškeré odborné péče věděl nebo vědět měl a mohl. 7.3 Celkovou nabídkovou cenu za celý předmět plnění uchazeč uvede v krycím listu nabídky. Toto vyjádření nabídkové ceny bude předmětem hodnocení, přičemž jediným hodnotícím kritériem je nejnižší nabídková cena za celý předmět plnění (viz. čl. IX této výzvy). 7.4 Uchazeč zároveň vyplní Tabulku nabídkové ceny, která tvoří přílohu č. 2 této výzvy. Uchazeč je povinen vyplnit jednotkové ceny odpovídající jeho obvyklým cenám za jeden pokoj nebo ceny odpovídající skutečným nákladům na stravování. Zadavatel je v případě pochybností oprávněn od uchazeče vyžádat informaci o jeho obvyklých cenách v dané části roku včetně dokladu, že ubytování za takové ceny nabízí a dále je zadavatel oprávněn vyžádat cenový rozklad, pokud jde o ceny za stravování. Neposkytne-li uchazeč tyto údaje nebo budou hrubě zkreslené, je zadavatel oprávněn vyloučit nabídku uchazeče z výběrového řízení. VIII. Obchodní podmínky 8.1 Uchazeč zadavateli v rámci své nabídky v tomto výběrovém řízení předloží návrh smlouvy o poskytnutí služeb a dalšího plnění, které je předmětem tohoto výběrového řízení. 8.2 Smlouva bude jako svůj předmět obsahovat závazek uchazeče poskytnout zadavateli služby a další plnění vymezené v čl. II této výzvy a to za dalších podmínek stanovených touto výzvou a závazek zadavatele za toto plnění zaplatit smluvní cenu odpovídající nabídkové ceně uchazeče. 8.3 Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče vlastnoručně podepsán oprávněnou osobou nebo osobou k tomu zmocněnou či pověřenou. Originál či úředně ověřená kopie zmocnění či 4

pověření musí být v takovém případě součástí návrhu smlouvy (dohody) uchazeče. Absence vlastnoručního podpisu je důvodem k vyřazení nabídky z výběrového řízení. 8.4 Smlouva předložená uchazečem nezahrne ustanovení, podle kterého by zadavatel odpovídal za škodu způsobenou jinými osobami, než jeho zaměstnanci nebo jinými osobami, za jejichž jednání odpovídá dle příslušných zákonných ustanovení. Tedy zadavatel zejména neodpovídá za případnou škodu způsobenou uchazeči účastníky akce. 8.5 Smlouva předložená uchazečem bude beze změny obsahovat následující ustanovení (je možné změnit pojmenování smluvních stran) a nezahrne jiná další ustanovení, která by byla v přímém rozporu nebo by ve svém výsledku vyloučila či omezila následující povinná ustanovení nebo jiné požadavky zadavatele vymezené touto výzvou. Uchazeč může zvolit také řešení, kdy dále uvedené závazné obchodní podmínky tvoří přílohu jím běžně užívané smlouvy s tím, že v případě rozporu mezi smlouvou a těmito obchodními podmínkami platí tyto obchodní podmínky. A. Základní ustanovení Tato smlouva je uzavírána na základě výsledků výběrového řízení s názvem 3 rd ELI Beamlines Scientific Challenges Workshop and Prospective User Meeting. B. Smluvní cena 1. Smluvní cena je konečná nejvýše přípustná. Smluvní cena zahrnuje veškeré náklady uchazeče nutné k řádnému splnění všech závazků dle této smlouvy. Uchazeč není oprávněn účtovat žádné další částky v souvislosti s plněním této smlouvy. 2. Ke sjednané ceně se připočítává DPH dle aktuálně platných právních předpisů. 3. Zadavatel ve vztahu k položce předmětu plnění Cena za jeden jednolůžkový pokoj uhrazuje cenu za ubytování 20 osob (20 x jednotková cena), zbylé náklady na ubytování uhrazují účastníci akce sami. Uchazeč je povinen účastníkům akce za ubytování účtovat shodnou cenu jako zadavateli a nijak jí nenavyšovat. Účastníci akce hradící si ubytování z vlastních prostředků uhradí uchazeči cenu při nástupu k ubytování. 4. Zadavatel uchazeči negarantuje, že ubytování nastoupí plný počet osob, které hradí ubytování z vlastních prostředků. V případě menšího počtu ubytovaných osob, které mají hradit ubytování z vlastních zdrojů, nebude uchazeč ve shodném rozsahu poskytovat a účtovat stravování určené pro ubytované osoby. C. Platební ujednání 1. Smluvní cenu za předmět plnění řádně dodaný zadavateli dle této smlouvy uhradí zadavatel uchazeči na základě daňového dokladu (faktury), řádně vystaveného uchazečem. 2. Splatnost faktury je 21 dnů ode dne jejího doručení zadavateli. 5

3. Faktura musí obsahovat náležitosti daňového dokladu dle ustanovení zvláštního právního předpisu (zejména 28 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění). Na faktuře musí být uvedeny tyto údaje: obchodní firma/název a sídlo Objednatele daňové identifikační číslo Objednatele obchodní firma/název a sídlo Dodavatele daňové identifikační číslo Dodavatele evidenční číslo daňového dokladu rozsah a předmět plnění datum vystavení daňového dokladu datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu cena plnění číslo této Smlouvy přidělené Objednatelem prohlášení, že účtované plnění je poskytováno pro účely projektu ELI: EXTREME LIGHT INFRASTRUCTURE CITT: Centrum pro inovace a transfer technologií V případě, že faktura nebude odpovídat stanoveným požadavkům, je zadavatel oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět uchazeči k doplnění, aniž by se tak dostal do prodlení s platbou; lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného doručení náležitě doplněných či opravených dokladů zadavateli. 4. Faktura se považuje za včas uhrazenou, pokud je fakturovaná částka nejpozději v den splatnosti odepsána z účtu kupujícího ve prospěch účtu prodávajícího. 5. Uchazeč je oprávněn účtovat 50% celkové smluvní ceny hrazené zadavatelem 30 dnů před zahájením akce. D. Kvalita plnění 1. Plnění poskytované uchazečem zadavateli dle této smlouvy musí mít kvalitu obvyklou pro typ společenské akce, pro jejíž účely je poskytováno. Uchazeč si je vědom, že jde o reprezentační akci zadavatele a nízká kvalita poskytnutého plnění může zadavateli způsobit škodu. 2. Uchazeč nejméně 30 dnů před prvním dnem konání akce zadavateli sdělí složení jídelního lístku. Zadavatel má dále právo požadovat úpravy jídelního lístku pro některé účastníky dle jejich náboženských, kulturních či dietetických požadavků. E. 6

Odstoupení od smlouvy Zadavatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit, pokud uchazeč poruší své povinnosti dle této smlouvy týkající se kvality poskytovaného plnění a situaci nenapraví ani bez zbytečného odkladu po obdržení písemné výzvy, aby tak učinil nebo pokud bude k odstranění závadné situace vyzván více než dvakrát. Odstoupení nabývá účinků okamžikem doručení písemného oznámení o odstoupení uchazeči. F. Ostatní ujednání Dle 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění, je dodavatel osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. V rozsahu svých povinností z toho vyplývajících je dodavatel povinen k veškeré součinnosti zavázat i své případné subdodavatele. Za tím účelem se dodavatel podrobí kontrole ze strany Řídícího orgánu Operačního programu Výzkum a vývoj pro inovace nebo jakémukoliv jinému kontrolnímu či auditnímu orgánu provádějícímu kontrolu využití veřejných prostředků (prostředků poskytnutých z OP VaVpI), a umožní mu provedení kontroly, včetně přístupu k těm částem nabídek, smluv a souvisejících dokumentů, které podléhají ochraně podle zvláštních právních předpisů (obchodní tajemství, utajované skutečnosti apod.) za předpokladu, že budou splněny požadavky kladené příslušnými právními předpisy. Možnost účinné kontroly musí být zachována až do roku 2021. IX. Hodnotící kritéria Nabídky budou hodnoceny na základě hodnotícího kritéria, kterým je nejnižší nabídková cena bez DPH za celý předmět plnění uvedený v čl. III této výzvy. X. Způsob zpracování nabídky 10.1 V nabídce musí být uvedeny identifikační údaje uchazeče, zejména: obchodní firma, sídlo, identifikační číslo, osobu oprávněnou jednat za zájemce, příp. osobu oprávněnou zastupovat uchazeče, kontaktní adresu pro písemný styk mezi uchazečem a zadavatelem. 10.2 Nabídka musí být zpracována v českém jazyce a musí obsahovat návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. 10.3 Uchazeč předloží nabídku ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno bude označeno názvem Originál a druhé Kopie. Všechny listy nabídky budou navzájem pevně spojeny či sešity tak, aby byly dostatečně zabezpečeny před jejich vyjmutím z nabídky. Všechny výtisky budou řádně čitelné, bez škrtů a přepisů. Všechny stránky nabídky, resp. jednotlivých výtisků, budou očíslovány vzestupnou kontinuální řadou. 10.4 Zájemce předloží nabídku též v elektronické podobě na CD, a to ve formátu MS Office nebo kompatibilním, případně ve formátu.pdf. Za účelem přípravy smlouvy k podpisu bude CD obsahovat také návrh smlouvy v editovatelné podobě v té podobě, v jaké byla vložena do nabídky uchazeče. 7

10.5. Nabídka musí být předložena v následující struktuře: a) Krycí list nabídky; Na krycím listu budou uvedeny následující údaje: název zakázky, základní identifikační údaje zadavatele a zájemce (včetně osob zmocněných k dalším jednáním), kontaktní údaje (kontaktní osoba pro danou zakázku, telefon, e-mail apod.), nabídková cena, datum a podpis osoby oprávněné jednat za zájemce (Uchazeč použije Přílohu č. 1.). b) Návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. c) Označení a popis hotelu, ve které bude pro zadavatele poskytnuto plnění dle této výzvy. Zadavatel požaduje fotografie pokoje typu, ve kterém budou ubytování účastníci akce, a dále fotografie konferenční místnosti a místnosti pro stravování hostů. d) Tabulka nabídkové ceny XI. Další požadavky 11.1 Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit si informace poskytnuté uchazečem u třetích osob a uchazeč je povinen mu v tomto ohledu poskytnout veškerou potřebnou součinnost. Zadavatel si vyhrazuje právo osobně provést kontrolu, zda nabízené zařízení (hotel) odpovídá požadavkům specifikovaným touto výzvou. Nebude-li taková kontrola umožněna, bude nabídka uchazeče vyřazena z výběrového řízení. 11.3 Uchazeči sami ponesou veškeré své náklady spojené s účastí v zadávacím řízení. Jednotliví uchazeči jsou povinni zdržet se jakýchkoliv jednání, která by mohla narušit transparentní a nediskriminační průběh zadávacího řízení, zejména pak jednání, v jejichž důsledku by mohlo dojít k narušení soutěže mezi uchazeči v rámci zadání veřejné zakázky. XII. Otevírání obálek s nabídkami Otevírání obálek proběhne na adrese zadavatele Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i., Na Slovance 2, 182 21, Praha 8, v předsálí přednáškového sálu, dne 28.7.2014 v 10.10 hod.. Otevírání obálek jsou oprávněni se účastnit zástupci všech uchazečů, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek (max. dvě osoby za uchazeče). Při otevírání obálek zadavatel ke každé nabídce sdělí nejméně následující údaje: kdo je uchazečem, jaká je jeho nabídková cena a zda je nabídka úplná. ZÁVĚR Údaje uvedené v této výzvě vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Těmito podklady je uchazeč povinen se plně řídit při zpracování nabídky a předkládání informací o kvalifikaci. 8

SEZNAM PŘÍLOH: 1. Krycí list nabídky 2. Tabulka nabídkové ceny 3. Minimální standard hotelu Za zadavatele: Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i. prof. Jan Řídký, DrSc. 9

Příloha č. 1 Krycí list nabídky Základní údaje: Název veřejné zakázky: 3 rd ELI Beamlines Scientific Challenges Workshop and Prospective User Meeting Zadavatel: Fyzikální ústav AV ČR, v.v.i. Sídlo: Na Slovance 2, 182 21 Praha 8 IČ: 68378271 Osoba oprávněná jednat za zadavatele: prof. Jan Řídký, DrSc., ředitel Kontaktní osoba: Romana Kočová Telefon: +420 266 051 329 Fax: Email: Romana.Kocova@eli-beams.eu Uchazeč: Sídlo: IČ: DIČ: Osoba oprávněná jednat za uchazeče: Bankovní spojení: Kontaktní osoba: Kontaktní adresa: Tel.: e-mail:. Nabídková cena: Cena celkem bez DPH:.. Cena celkem včetně DPH:... Obchodní firma podpis oprávněné osoby (doplní uchazeč) 10

Příloha č. 2 Tabulka nabídkové ceny 11

Příloha č. 3 Minimální standard hotelu Vybavení pokoje: Lůžko, šatníková skřín, koš na odpadky, 1 sedací možnost na 1 lůžko, stůl, psací stůl/deska, stolek na kufr, rezervní deka, osvětlení pokoje, noční lampička, lampa na čtení, uzamykatelná skříň/zásuvka nebo trezor, zrcadlo Hygienický komfort: 100 % pokojů vybaveno koupelnou s umyvadlem, sprchou/vanou a WC Vybavení koupelny a WC: 1 froté ručník a 1 froté osuška na hosta, zrcadlo nad umyvadlem, osvětlení nad umyvadlem, odkládací prostor/polička, předložka před umyvadlem nebo před sprchou/vanou, krytý odpadkový koš, 1 pohárek na osobu Rozhlasový a televizní příjem: 100 % pokojů má televizor Telefon: 100 % pokojů má telefonní přístroj s přímou volbou účastníka včetně návodu pro jeho použití, 24 hodin denně telefonní spojení. Internet: 100 % pokojů má bezdrátové nebo drátové připojení. Cena za internet je zahrnuta v ceně pokoje Recepce: Obsazena 24 hodin denně Bezhotovostní platba: ano 12