Systém řízení rizik Směrnice číslo 18 organizace verze 2018.1 ze dne 5. 10. 2018 Předpis Systém řízení rizik Forma nařízení Vnitřní směrnice Číslo 18 Verze 2018.1 ze dne 5. 10. 2018 Tato verze ruší předpis tentýž ze dne 15. 9. 2005 Zpracovali/připomínkovali: Sedlář, Presová Projednali: Vedoucí poboček Datum platnosti 5. 10. 2018 Datum účinnosti 8. 10. 2018 Spisový / skartační znak A.1. / A5 Vydala/Schválila: Mgr. Veronika Presová, ředitelka organizace Touto směrnicí se stanovuje způsob vyhledávání, identifikace a řešení rizik, vyplývajících z činnosti organizace a předcházení jejich vzniku. Stanovuje se systém zodpovědnosti za minimalizaci rizik a plán řídích kontrol. Pro zajištění řádného provozu organizace vydávám jako statutární orgán DDM na základě ustanovení 74 písm. a) zákona č. 262/2006 Sb. zákoníku práce v platném znění tuto směrnici a stanovuji povinnost všem pracovníkům se s jejím zněním seznámit a řídit se jí při výkonu práce: Obsah 1 Právní východiska... 2 2 Systém řízení rizik na úrovni organizace... 2 3 Seznam rizik... 3 3. 1 Charakter identifikovaného rizika... 3 3. 2 Analýza rizika... 4 4 Povinnosti vedoucích zaměstnanců při řízení rizik... 5 5 Závěrečná a přechodná ustanovení... 5
1 Právní východiska Směrnice vychází z ustanovení těchto právních předpisů: a) zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce stanovuje obecnou povinnost vedoucích zaměstnanců řídit a kontrolovat práci zaměstnanců a jejich pracovní výsledky. 249 (1) Zaměstnanec je povinen počínat si tak, aby nedocházelo ke škodám na zdraví, majetku ani k bezdůvodnému obohacení. Hrozí-li škoda, je povinen na ni upozornit nadřízeného vedoucího zaměstnance. 302 Vedoucí zaměstnanci jsou dále povinni g) zabezpečovat přijetí opatření k ochraně majetku zaměstnavatele. b) zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, který stanoví základní požadavky na vnitřní kontrolní systém 25 Povinnosti vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců (1) Vedoucí orgánu veřejné správy je v rámci své odpovědnosti povinen v tomto orgánu zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy, c) vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, která definuje kontrolní metody a stanoví návaznosti jednotlivých kroků při řídící kontrole d) zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů. 2 Systém řízení rizik na úrovni organizace Systém řízení rizik zahrnuje: a) stanovení strategických, taktických a průběžně i provozních cílů v této oblasti - jsou zpracovány na střednědobé úrovni jako příloha Strategického plánu práce a rozvoje organizace a na krátkodobé úrovni jako součást Akčního plánu práce organizace (příslušného školního roku). b) stanovení kritérií pro hodnocení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti činnosti - stanovují se při hodnocení celoroční činnosti a to jak pro pravidelnou, tak pro táborovou činnost, s ohledem na podmínky poboček a jejich cíle v těchto oblastech c) průběžné rozpoznávání provozních, finančních, právních a jiných rizik, která by mohla ohrozit dosahování cílů, v součinnosti se všemi zaměstnanci organizace - zpracovávají se písemně, jako příloha 1 této směrnice Seznam rizik - způsobem, stanoveným touto směrnicí,
d) aktualizace seznamu rizik - seznam se aktualizuje na začátku školního roku, nebo neodkladně, zejména na základě vlastních kontrolních zjištění, poznatků ze vzdělávacích akcí, pokynů zřizovatele, nebo řešení mimořádných nebo krizových situací e) pravidelné seznamování pracovníků s existencí rizik - seznam rizik je v aktuální verzi k dispozici na intranetu organizace f) průběžné doplňování plánu kontrolní činnosti - plán kontrolní činnosti tvoří přílohu této směrnice, tak aby mohl flexibilně reagovat na zjištěnou potřebu další kontroly vnitřních procesů v organizaci g) průběžné vyhodnocování efektivity systému řízení rizik - hodnocení efektivity systému řízení rizik je součástí Zprávy o činnosti organizace, coby základního výročního (řídícího) dokumentu organizace 3 Seznam rizik Seznam rizik tvoří přílohu této směrnice. Jsou v něm uvedeny tyto charakteristiky rizik: - charakter rizika - významnost rizika, - pravděpodobnost výskytu, - navržená preventivní opatření. 3. 1 Charakter identifikovaného rizika Rizika budou vyhledávána zejména těmito způsoby: - teoretickým rozborem (např. závěry porad se zřizovatelem, informace získané na seminářích, od organizací podobného typu, apod.), - rozborem kontrolních zjištění vnitřního kontrolního systému a výsledků kontrol ze strany zřizovatele nebo jiných externích kontrol, - rozborem pravděpodobného vývoje v dané oblasti. Způsob značení v Seznamu rizik Značka A B C Zdroj pro identifikaci rizika vlastní zkušenost, existující a řešená rizika, výsledky vnitřních kontrolních procesů a vnitřní diskuze poznatek z praxe podobných organizací teoretická možnost, informace ze školení, upozornění zřizovatele
3. 2 Analýza rizika Procesem určení stupně významnosti rizika (analýza rizika) je určována pravděpodobnost, že se projeví následky rizika a míra závažnosti těchto následků. Analýzu rizika provádí vedení organizace vždy, při aktualizaci Seznamu rizik u jeho nových položek a na začátku každého školního roku u všech položek. Pravděpodobnost výskytu rizika se stanoví podle uvedených kritérií takto: Stupeň pravděpodobnosti Kritérium zařazení výskytu rizika 1 výjimečně Riziko se může vyskytnout při výjimečné situaci nebo souběhu mnoha faktorů běžných činností organizace. 2 ojediněle Riziko se může vyskytnout při výjimečné situaci, výjimečné činnosti organizace nebo souběhu několika faktorů běžných činností. 3 často Výskyt rizika se opakuje se v nepravidelných intervalech, nebo souvisí s konkrétní činností organizace. 4 velmi často Riziko se běžně objevuje oři obvyklé činnosti organizace. 5 pravidelně, trvale Výskyt rizika je pravidelnou nebo permanentní součástí činnosti organizace. Závažnost rizika bude určena stupněm 1-5 podle uvedených předpokládaných dopadů na provoz organizace takto: Stupeň závažnosti dopadu rizika Předpokládaný dopad 1 téměř neznatelné nepravidelnosti vnitřního provozu, následky lze odstranit běžným nápravným opatřením 2 znatelné poruchy narušují vnitřní provoz, nutné zásahy do režimu provozu 3 významný dopad poruchy mají vliv i na vnější vztahy (zřizovatel, klienti, rodiče, veřejnost, partneři) 4 velmi významný dopad vznikají spory, které musí řešit zřizovatel nebo soudy 5 nepřijatelný nastupuje režim krizového řízení, je ohrožena existence organizace
4 Povinnosti vedoucích zaměstnanců při řízení rizik Vedoucí zaměstnanci mají při zajištění výkonu řídící kontroly a při řízení rizik tyto povinnosti: a) Seznámit se s touto směrnicí a jejími přílohami a seznamovat s jejich obsahem také podřízené zaměstnance. Informovat je o změnách, vyplývajících z aktualizací těchto dokumentů. b) Identifikovat v seznamu rizik ta rizika, která jsou pro jeho pracoviště nebo projekt stěžejní a minimalizovat pravděpodobnost jejich vzniku. c) Včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat rizika, která se na jeho pracovišti nebo projektu objeví a d) informovat vedení o výskytu (nebo možnosti výskytu) nových rizik při činnosti, nebo o zvýšení pravděpodobnosti výskytu nebo stupně závažnosti rizik již identifikovaných. e) Komunikovat s podřízenými zaměstnanci a zjišťovat rizika, spojená s jejich činností. f) Provádět svěřenou část řídící kontroly podle přílohy této směrnice a informovat vedení o jejich výsledcích. g) Zpracovat v řídícím dokumentu Hodnocení činnosti pobočky stručnou zprávu o řízení rizik v uplynulém školním roce. 5 Závěrečná a přechodná ustanovení a) Ředitelka organizace vydá přílohu Strategického plánu organizace k cílům v oblasti řízení rizik do 31. 12. 2018. b) Krátkodobé cíle v oblasti řízení rizik se v Akčním plánu pro školní rok 2018/2019 nestanovují. c) Hodnocení činnosti poboček za školní rok 2017/2018 nemusí obsahovat zprávu podle bodu g) článku 4 tohoto předpisu. d) Text této verze směrnice nahrazuje text předchozí verze ze dne 15. 9. 2005 kterou ruší k datu vlastní účinnosti včetně všech, byť pozdějších, příloh. e) Směrnice je dostupná všem zaměstnancům předepsaným způsobem. V Brně dne 5. 10. 2018 Mgr. Veronika Presová ředitelka