Univerzita Karlova v Praze Fakulta sociálních věd V Praze dne Vyúčtování zahraniční pracovní cesty (nutno předložit do 10 pracovních dnů po návratu) Jméno a příjmení zaměstnance: Telefon/E-mail: Cesta do: Ve dnech: (datum a čas příjezdu při návratu) Použitý dopravní prostředek: Přidělená záloha 1: v cizí měně: Přidělená záloha 2: v Kč Náklady hrazeny Ekonomickým oddělením: (Zde prosím uveďte, které výdaje byly hrazeny přímo z účtu UK FSV, takže ve vyúčtování nejsou zaměstnancem nárokovány, např. letenka, ubytování, konferenční poplatky, atd.) Stravování bylo poskytnuto: +) snídaně poskytnuta ve dnech: oběd poskytnut ve dnech: večeře poskytnuta ve dnech: celodenní stravování poskytnuto: +) tj. v ceně ubytování, v konferenčním poplatku či hrazeno pořadatelem Devizový nárok: odlet (přejezd českých hranic): dne: v hod: přílet (přejezd českých hranic): dne: v hod: Nárok stravného činí: *) Kapesné činí: *) Výdaje za ubytování: Výdaje za letenku/jízdenku: *) vyplňuje oddělení zahraničních styků #) vyplňuje se pouze v případě, že náhrada není nárokována FSV INT Vyúčtování zahraniční pracovní cesty (2014.) Strana 1/6
Náhrada výdajů za pohonné hmoty: po českém území ujeto km: náhrada v Kč: *) v zahraničí ujeto km: náhrada v cizí měně: *) základní náhrada (amortizace): *) *) vyplňuje oddělení zahraničních styků Ostatní výdaje: Vyplňuje oddělení zahraničních styků přijato celkem (záloha) celkový nárok činí Rekapitulace (výpočet viz příloha): v cizí měně v Kč vrátit celkem zbytek k vyúčtování Devizové prostředky vrácené vyslaným pracovníkem byly předány KB Praha 1 dne dokladu č. Nepoužité letenky, jízdenky byly vráceny dne podle Číslo účtu, na který má být příp. doplatek v Kč odeslán: Číslo účtu: FSV INT Vyúčtování zahraniční pracovní cesty (2014.) Strana 2/6
Prohlášení: Prohlašuji, že uvedené údaje jsou správné a úplné. Pokud se v dokladech o ubytování vyskytují sazby včetně snídaně nebo stravování (plná penze), je tato skutečnost na dokladech uvedena a potvrzena. Dále potvrzuji, že Závěrečná zpráva ze zahraniční cesty (na předepsaném formuláři) je součástí tohoto vyúčtování. V Praze dne podpis zaměstnance Vyjádření a souhlas vedoucího pracoviště (nebo oprávněného zástupce v době nepřítomnosti): Podpis osoby oprávněné nakládat se zdrojem financování: Upozornění: Bez Závěrečné zprávy ze zahraniční cesty a bez podpisů zaměstnance, vedoucího pracoviště a oprávněné osoby financování bude vyúčtování vráceno k doplnění. Vyúčtování vypracoval(a): Schvaluje: odd. zahr. styků tajemník fakulty FSV INT Vyúčtování zahraniční pracovní cesty (2014.) Strana 3/6
Vyúčtování zahraniční pracovní cesty časté problémy Dodržování schválených podmínek cesty Zaměstnanec je povinen dodržovat předem určené podmínky pracovní cesty obsažené v Příkaze k vyslání na zahraniční pracovní cestu. Zejména se jedná o následující podmínky cesty: datum a místo nástupu a ukončení pracovní cesty, místo plnění pracovních úkolů a způsob dopravy a ubytování. Například není možné, aby si zaměstnanec prodlužoval pobyt a nárokoval si náhrady za cestovní výdaje mimo schválený termín cesty. Vrátí-li se zaměstnanec z pracovní cesty ze soukromých důvodů o několik dnů později než bylo určeno v Příkazu k vyslání, nemůže mu být proplacena letenka na cestu zpět ani jiné výdaje vztahující se k neschválenému období. Zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady (např. pokud je nucen pracovní cestu zrušit nebo nemůže přesně dodržet stanovenou dobu pracovní cesty, je povinen informovat o této skutečnost písemně a s řádným odůvodněním). Pokud se cesta neuskuteční, v případě plateb předem zaměstnanec vždy požádá pořadatele, leteckou společnost nebo ubytovací zařízení o vrácení uhrazené částky. Pokud vrácení uhrazené částky (plné či částečné) již není možné, je nutné toto doložit zdůvodněním včetně potvrzení od prodejce dané služby. I v těchto případech musí zaměstnanec předložit vyplněný formulář vyúčtování. Doklady Doklady předkládané k proplacení FSV UK musejí být vždy vystaveny s náležitými fakturačními údaji: Univerzita Karlova v Praze Charles University in Prague Fakulta sociálních věd Faculty of Social Sciences Smetanovo nábř. 6 Smetanovo nabrezi 6 110 01 Praha 1 110 01 Prague Doklady vystavené pouze na Fakultu sociálních věd (bez udání jména univerzity) nebo na jinou instituci nelze proplácet. Zaměstnanci náleží zejména tyto náhrady při pracovní cestě: stravné, náhrada prokázaných jízdních výdajů a výdajů za ubytování, náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů. Pouhá rezervace služeb (např. letenky, ubytování) není prokázáním vynaložených výdajů. Výdaj může být zaměstnanci proplacen na základě řádného daňového dokladu, z něhož bude zřejmé, že se vztahuje k dané službě pro daného zaměstnance a v souvislosti s konkrétní pracovní cestou (doba a místo). Např. výpis z účtu zaměstnance není jako doklad dostačující. Kde byla dle dokladu z hotelu účtována cena za dvoulůžkový pokoj, zaměstnanec musí zdůvodnit, proč se neubytoval v jednolůžkovém pokoji. FSV INT Vyúčtování zahraniční pracovní cesty (2014.) Strana 4/6
Kde je na dokladu z hotelu uveden počet ubytovaných osob 2 nebo více, přitom tato další osoba (tyto další osoby) nebyla vyslána na danou pracovní cestu UK FSV, nelze za ni výdaj proplatit. Do vyúčtování lze zahrnout pouze 1/2 ceny ubytování (popř. jinou poměrnou část ceny dle počtu osob). Cestovní náhrady vždy příslušejí pouze osobě, kterou UK FSV vyslala na zahraniční pracovní cestu. Účetními doklady jsou pouze originály, nikoliv kopie (např. jízdenky na vlak, MHD, účty za taxi apod.) Při ztrátě dokladů je třeba požádat o vystavení duplikátu. Není-li to výjimečně možné, lze nahradit Prohlášením o ztrátě s odůvodněním, které musí podepsat ředitel institutu. Překročení hranice ČR Jako přechod hranice se uvádí u letů čas odletu a příletu, v dalších případech reálné překročení. V případě použití pozemní dopravy se při průjezdu více státy uvádí datum a čas překročení všech hranic tam i zpět. Za účelem doložení času odletu a příletu zaměstnanec předkládá elektronickou letenku i v případě, že mu ji neproplácí UK FSV. Přerušení pracovní cesty Pracovní cesta může být přerušena z důvodu na straně zaměstnance (např. dovolená zaměstnance v zahraničí) pouze po předchozí dohodě se zaměstnavatelem. Před cestou je nutné vymezit přerušení pracovní cesty na cestovním příkaze datem, časem a místem. Stejně tak je třeba vymezit pokračování pracovní cesty. Při přerušení pracovní cesty před výkonem práce náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Jiné náhrady (stravné, ubytování a další) zaměstnanci nepříslušejí. Obdobně se postupuje při přerušení pracovní cesty, po kterém již nenásleduje výkon práce. Zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem může také zahájit, příp. ukončit pracovní cestu zaměstnance přímo v místě konání akce, pak ale zaměstnanci neplatí jízdní výdaje tam, příp. zpět. Stravné Při účasti na konferenci/workshopu/školení apod. zaměstnanec vždy přikládá informace od organizátora akce o tom, zda během konference byla bezplatně poskytnuta jídla charakteru snídaně, oběda, večeře, a v kterých dnech byla jídla poskytnuta. Za bezplatně poskytnuté jídlo se považuje snídaně, oběd či večeře, která byla zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuta bez jeho finančního přispění, tj. např. snídaně jako nedílná součást ubytování (tj. ubytování, které nelze realizovat bez uhrazení snídaně), oběd či večeře, kterou obdržel zaměstnanec bezplatně např. na konferenci, a to jako nedílnou součást vložného, strava uhrazená zaměstnavatelem na fakturu v rámci balíčku služeb před pracovní cestou apod. FSV INT Vyúčtování zahraniční pracovní cesty (2014.) Strana 5/6
V případě, kdy je z dokladu zřejmé, že součástí ubytování (ceny za pokoj) byla snídaně, jde o případ bezplatného poskytnutí jídla, a to i když zaměstnanec při vyúčtování cestovních náhrad její poskytnutí neuvedl, nebo uvedl, že takovouto stravu nekonzumoval. Jestliže z dokladu není zřejmé, zda součástí ubytování byla snídaně, a zaměstnanec uvedl, že byla poskytnuta, jde opět o případ bezplatného poskytnutí jídla. Obdobně je tomu u konferencí apod. Je-li na faktuře či pozvánce uvedeno včetně oběda nebo pokud zaměstnanec uvede, že byl oběd poskytnut, pak jde o bezplatné poskytnutí jídla. Při zajišťování a úhradě stravy zaměstnancům během zahraniční pracovní cesty postupuje UK FSV následovně: V případě, kde je jídlo nedílnou součástí služby (např. ubytování) nebo nedílnou součástí balíčku služeb, a službu tedy nelze odebrat bez jídla: službu včetně jídla vždy uhradí a zaměstnanci sníží stravné. V případě, kde jídlo není nedílnou součástí služby, není vázáno na poskytnutí služby, tj. na dokladu je uvedeno samostatně: jídlo nehradí a stravné zaměstnanci nesnižuje. V případě, kde si stravu zajistí a zaplatí zaměstnanec sám: hodnotu jídla zaměstnanci neproplatí a stravné zaměstnanci nesnižuje. Vyúčtování Vyplněný formulář Vyúčtování zahraniční pracovní cesty zaměstnanec předkládá OZS se třemi podpisy: zaměstnance, ředitele institutu a osoby oprávněné nakládat se zdrojem financování. Vyúčtování pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit i v případě, kdy mu nevznikne nárok na náhradu výdajů spojených s touto cestou. Pokud zaměstnanec náhrady některých cestovních výdajů od UK FSV nepožaduje, neboť mu jsou poskytovány podle mezinárodní smlouvy, uvede tuto skutečnost do cestovního příkazu, ale v každém případě ještě musí potvrdit ve formuláři vyúčtování, že mu náhrady byly skutečně poskytnuty. Pokud zaměstnanec nepožaduje ani stravné, je nutné, aby uvedl, že mu byla poskytnuta finanční hotovost za účelem stravování v minimální výši základní sazby dle 170 + 189 zákoníku práce. Pronájem auta s řidičem nelze dle zákona povolovat, a tedy ani proplácet. V tomto smyslu je možné použít jen taxislužbu. Pokud si zaměstnanec sám platil konferenční/registrační poplatek, při vyúčtování předkládá doklad o zaplacení poplatku a také podrobný rozpis položek, které tento poplatek zahrnoval (lze doložit např. kopií registračního formuláře, který zaměstnanec vyplnil při platbě konferenčního/registračního poplatku). FSV INT Vyúčtování zahraniční pracovní cesty (2014.) Strana 6/6