Materiály a zadání k samostudiu. Toto nahrazuje 1 blok PEK ve 2. ročníku. PEK 2. ročník Zadání k samostudiu Malaga Miroslav
Obsah Pojmy k nastudování... 2 Korespondence... 2 Obchodní korespondence... 2 Písemný styk... 2 Písemnost... 2 Spisový řád... 2 Spisová služba... 2 Spisový plán... 2 Spisovna... 3 Písemnost... 3 Skartace... 3 Skartační lhůta... 3 Skartační řád... 3 Spis... 3 Dokumenty, ke kterým je potřeba si nastudovat pravidla... 4 Zadání pro vypracování dokumentu... 4 1
Pojmy k nastudování Naučte se následující pojmy. V písemce budete mít za úkol 3 4 pojmy vysvětlit. Korespondence je soubor písemností, které tvoří právnické a fyzické osoby při svých profesních aktivitách. Obchodní korespondence vzniká v souvislosti s činnostmi podnikatelských subjektů. Písemný styk je jednou z forem, jak získat nebo předat informace. U některých úkonů se podle platných právních norem bez písemných dokumentů neobejdeme, např. při uzavírání obchodních smluv. Zprávu předáváme prostřednictvím pošty, faxem nebo elektronickou poštou. Způsob předání volíme podle konkrétních podmínek tak, aby byl co nejúčinnější, aby odpovídal požadavkům hospodárnosti a rychlosti. Výhody písemného styku zpřesňuje, zkvalitňuje a dokumentuje výměnu informací ("co je psáno, to je dáno") obsah dopisu lze dobře promyslet, před odesláním lze ještě upravovat Nevýhody písemného styku neosobnost časová náročnost zvýšené náklady oproti osobnímu jednání (např. obálky, služby pošty) Písemnost je textová informace, která je psána rukou nebo na počítači, následně vytištěna na k tomu účelu upravený papír a má nějakým předpisem nebo osvědčenou praxí ustálenou formální úpravu. Spisový řád organizační norma, kterou se určují práce s písemnostmi a jejich organizování. Spisová služba souhrn prací spojených s manipulací s písemnostmi, především s jejich příjmem, tříděním, doručováním, označováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním, vyřazováním archivování. Spisový plán způsob označování a ukládání vyhotovených a vyřízených písemností. 2
Spisovna místnost nebo vyhrazený prostor, kam se ukládají písemnosti do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Písemnost písemný materiál nebo dokument, příp. jiný nosič informací, který vstoupil do organizace nebo je produktem její činnosti. Vlivem rozvoje techniky se mezi písemnosti zařazují i diskety, CD- ROM, fotografie, mapy, diagramy apod. Skartace vyřazování písemností; zahrnuje také souhrn další činností s tím spojených. Skartační lhůta doba uváděná v letech, která udává, jak dlouho budou písemnosti v organizaci uloženy. Skartační řád organizační norma, kterou je upraven postup při vyřazování písemností, zvukových, obrazových a jiných záznamů. Spis písemný dokument nebo soubor dokumentů, který vznikl při úředním jednání o jedné věci. 3
Dokumenty, ke kterým je potřeba si nastudovat pravidla Ze stránek projekty.sosptu.cz si nastudujte: Jednoduché právní písemnosti: Plná moc Dlužní úpis Potvrzenka Dopisy na hlavičkových papírech Zadání pro vypracování dokumentu Vypracujte dokument na hlavičkovém papíru a na další hodinu si jej přineste na flash disku, nebo si jej dejte na e-mail, abyste jej měli ve škole dostupný. Zadání je následující: Název souboru: Příjmení_Objednávka Písemně se obracíte na firmu Mistral, a. s. (Antonínská 18, 602 00, Brno). Objednáváte nábytek kvůli potřebě dovybavení kanceláří společnosti. Objednávce předcházela poptávka a nabídka. Objednáváte: Pracovní stůl L, 150x150x80x80 2ks cena za 1ks 5 500Kč s DPH Židle kancelářská, typ Merkur 5ks cena za 1ks 3 800Kč s DPH Záhlaví hlavičkového papíru písmo Times New Roman, vel. 12, barva zelená: O. K. Účetnictví, s. r. o. Štěpánkova 8, 541 01 Trutnov Zápatí hlavičkového papíru - písmo Times New Roman, vel. 12, barva zelená, údaje zarovnat vlevo, na střed, v pravo: IČ: 27169278 E-mail: info@okucetnictvi.cz Č.ú.: 172 465 301/2400 Správně zformulujte text, musíte použít údaje ze zadání. Na text dopisu použijte písmo Times New Roman, velikost 12 bodů, řádkování jednoduché, text zarovnat do bloku. Okraje ze všech stran 2,5 cm. Při výpisu objednávaného zboží nastavte vodícím znakem tečky. Odvolací údaje si vymyslete. 4