Stránka 1 z 12 SMALL READER sběr dat off-line pro účetní program POHODA Uživatelská příručka www.ucetni-systemy.cz
SMALL READER Stránka 2 z 12 1. Obsah 1. Obsah 2 2. Použití programu. 3 3. Popis zařízení COS terminálu... 4 4. Instalace a nastavení COS terminálu... 5 5. Instalace a nastavení programu........ 6 6. Postup práce se při importu dat.. 7 7. Import dat.... 8 8. Systémové požadavky... 9 9. Rychlý průvodce 10
Stránka 3 z 12 2. Použití programu Software Small Reader slouží pro off-line sběr dat při příjmu, výdeji nebo vytváření inventurních seznamů zboží. Tato data umí dle jednotlivých agend zpracovat a odeslat přímo do všech verzí účetního programu Pohoda se skladovým hospodářstvím. Práce s programem i off-line čtečkou je uživatelsky nenáročná a poměrně intuitivní, nevyžaduje proto zvýšené nároky na čas a cenu proškolení. obr. Příjemka - ekonomický program POHODA - verze se sklady Pro sběr dat je využíván bezdrátový terminál CipherLab CPT-8200. Ovládání software v terminálu je v českém jazyce. Vybrat lze případně i další z řady textových terminálů Cipher Lab, dle požadovaných technických parametrů. K licencované verzi programu lze použít více čteček. Využívání více terminálů u jedné licence neomezujeme. Další řady 8000, 8300, 8400, 8700. Jejich popis a možnosti využití najdete na našich stránkách www.ucetni-systemy.cz/cos-terminaly
Stránka 4 z 12 3. Popis čtečky - COS terminálu Popis tlačítek Enter nachází se úplně nahoře vlevo a vpravo (obě tlačítka pro leváky i praváky) od žlutého tlačítka a slouží pro potvrzení volby, případně pro posun na další řádek. Jsou světlemodré barvy. ESC nachází se vlevo od žlutého tlačítka a slouží k opuštění zvolené volby BackSpace šipka umístěna vpravo od žlutého tlačítka. Smaže znak před kurzorem. Směrové klávesy rozmístěny těsně kolem žlutého tlačítka. Slouží k pohybu v menu a zapsaném textu nahoru, dolu, doprava a doleva. Žluté tlačítko zapíná snímač čárového kódu na horní straně terminálu. Numerické klávesy využívají se pro rychlejší pohyb v menu terminálu a při zadávání množství nasnímaného zboží. Vypínací tlačítko zcela vpravo dole (červené). Slouží k zapnutí a vypnutí terminálu (je třeba ho podržet déle). Počet načtených položek na displeji se v pravém dolním rohu zobrazuje počet načtených položek (ve všech agendách). obr. Terminál CPT - 8200 Před započetím práce by měl být terminál vynulovaný (viz načtení dat). Popis textu na displeji 1. Sběr dat - po zvolení dojde k otevření nabídky: - 1. Příjemka - 2. Výdejka - 3. Inventární seznam - 4. Objednávka (vydaná) 2. Přenos do PC - Zvolí se před importem dat do PC po připojení do USB - viz popis práce se software Small reader níže. 3. Nastavení - pouze pro techniky. Zůstává neměně nastaveno technikem před prvním použitím 4. FTP - defualt výrobce, nepoužívá se Dolní část displeje - datum, čas a počet načtených položek
Stránka 5 z 12 4. Instalace a nastavení COS terminálu - čtečky COS Terminál Čtečku od nás obdržíte již se zavedeným ovládacím software v češtině. Je nutno pouze nainstalovat ovladač pro Windows, tak aby zařízení emulovalo COM port, na které program očekává data. S první instalací Vám pomůže náš technik, ale samozřejmě ji můžete provést i sami. Ovladače můžete stáhnout z našich stránek www.ucetni-systemy.cz/ovladace. Nainstalujte podle verze vašeho operačního systému Windows ovladač (32 nebo 64 bit verzi) a připojte spuštěný terminál. Na terminálu zvolte 2. Přenos do PC. Ve správci zařízení (Ovládací panely, Systém) se zobrazí ve stromu pod porty COM, například jako COM 3. viz obrázek. Doporučujeme ve vlastnostech tohoto portu změnit například na COM7 (což je v programu výchozí, ale lze to změnit), tak aby se případně vyloučila kolize s jinými v budoucnu přidávanými USB zařízeními. Viz níže vlevo Volba upřesnit a dále Číslo portu
Stránka 6 z 12 obr. Nastavení změny čísla portu 5. Instalace a nastavení programu Software Small Reader Nastavení - po instalaci programu a po prvním spuštění programu je nejprve nutné nastavit parametry programu Small Reader. K nastavení se dostanete stisknutím tlačítka Nastavení (v pravém horním rohu) na hlavním formuláři programu. S tímto nastavením vám také technik pomůže, ale pokud máte technické znalosti, nebude pro vás tento krok problém. IČ zákazníka identifikuje účetní jednotku v software Pohoda, pro kterou bude software používán. Tento údaj může měnit pouze servisní technik tvůrce programu. IČ se přímo váže k zakoupené licenci a nelze proto použít pro jiný subjekt. Adresář SW Pohoda zde vyberte cestu k aplikační části software Pohoda. Vetšinou stačí kliknout pravým tlačítkem na ikonu POHODA a zvolit Otevření umístění souboru. Zjištěnou cestu adresáře stačí zapsat do řádku nastavení. Jméno databáze naleznete v Účetní jednotky v řádku Soubor v levém horním roku. Jméno a heslo uživatele naleznete v nastavení přístupových práv software Pohoda je nutné zvolit uživatele s dostatečným oprávněním pro software Pohoda, nejlépe administrátora
Stránka 7 z 12 obr. Nastavení parametrů Aktualizovat data ze SW Pohoda při spuštění program načte, případně aktualizuje data adres a skladů při spuštění programu Small Reader ze zvolené účetní jednotky, která se váže k zakoupené licenci. Přesouvat stažená data do archivu tato volby zajistí, že budou data stažená z terminálu po zpracování přemístěna do archivu, kde lze případně v txt souboru zkontrolovat přenesený obsah. Pozor pokud nebudou data přesunuta, dojde k jejich opakovanému načtení. Komunikace nastaví styl komunikace mezi software Small Reader a terminálem CPT-8200. Obvykle je komunikace nastavena na výchozí 1. COM port číslo COM portu, které bylo počítačem přiřazeno terminálu při připojení. Doporučujeme změnit nastavení COM portu na vyšší číslo, nedojde tak ke změně portu při připojení dalšího zařízení, jak bylo uvedeno v odstavci o nastavení terminálu Baud rate rychlost komunikace COM portu lze zjistit v nastavení COM portu v počítači. V absolutní většině případu můžete ponechat výchozím stavu. Další nastavení slouží k podrobnějšímu nastavení komunikace terminálu se software Small Reader toto nastavení může měnit pouze servisní technik nebo tvůrce programu.
Stránka 8 z 12 6. Popis importu dat Odeslání dat odešle data do software Pohoda. Dle druhu načtených dat se vytvoří příjemka, výdejka, inventurní seznam nebo vydaná objednávka. Např. současně načtená data příjemky a výdejky vytvoří dva doklady a jednotlivé položky doplní do dokladu podle toho, kde byla načtena. Po odeslání dat dojde k jejich vymazání z formuláře. Zpracovat Automaticky umožní po stisknutí tlačítka Načtení dat provést celý cyklus automaticky. Tzn. vyčte data, zkontroluje data a odešle je do software Pohoda. I zde je třeba dodržet postup připojování čtečky viz. Načtení dat. Pokud během automatického zpracování dojde k výjimce, která ukončí zpracování, zobrazí se informace o chybě na obrazovce a uloží se také do souboru log. Informace o nedoplnění id kódů není v automatickém zpracování brána jako chyba a chod programu nezastaví. Dojde k vytvoření dokladů, kde položky bez ID kódů budou zadány jako textové. Pokud předpokládáte časté načítání položek bez založených karet v software Pohoda, nedoporučujeme provádět zpracování automaticky. obr. Prostředí importu dat
Stránka 9 z 12 7. Import dat Pozor - při prvním použití programu se nejprve doporučuje načíst data ze software Pohoda (tlačítko Aktualizovat ze SW Pohoda). Po stisknutí tlačítka pro aktualizaci dojde (pokud jsou správně nastaveny parametry) k načtení skladů a adres. Poté je třeba vybrat z nabídky sklad, na který budou data odesílána. U příjemky a výdejky je také možné vybrat adresu dodavatele/odběratele. U skladů i adres je možné zobrazit načtená data stisknutím tlačítka Detail. V adresáři dále využít hledání pomocí filtru. Načtení dat toto tlačítko spustí komunikaci s terminálem CPT-8200. Pro správnou komunikace je nejprve třeba odpojit terminál (pokud je připojen) od počítače. Následně se spustí komunikace s terminálem stiskem tlačítka Načtení dat a software čeká na připojení terminálu, který nyní můžete připojit a zvolit 2. Přenos dat do PC. Terminál se připojí a po chvíli dojde k vyčtení, případně smazání dat z terminálu. Data jsou správně načtena v okamžiku, kdy se na obrazovce terminálu zobrazí informace Stiskněte klávesu v programu Small Reader se následně zobrazí načtená data v levé části hlavního formuláře. Po načtení dat dojde k přesunu načtených dat do archivu (pokud je tato volba v nastavení aktivní). Soubor dat je označen datem a časem vyčtení. obr. Okno po kontrole dat
Stránka 10 z 12 Během komunikace nesmí dojít k odpojení terminálu pokud dojde k odpojení terminálu předčasně může dojít k zablokování terminálu a budu pravděpodobně nutné restartovat terminál vyjmutím baterie z terminálu. Pokud nedojde k smazání dat je třeba před dalším použitím terminálu vymazat stará data. Toto se provede v menu terminálu 3. Nastavení 3. Mazání dat. Kontrola dat tlačítko se zpřístupní v okamžiku načtení dat z terminálu a po jeho stisknutí načte program ID kódy z karet zboží v software Pohoda dle načtených EAN kódů. viz. obrázek Okno po kontrole dat. Pokud k některému EAN kódu nenalezne příslušnou kartu, zahlásí tuto informaci po ukončení kontroly i s počtem takto nenalezených položek. viz obrázek Nenalezené ID kódy Následně je možné zvolit ze dvou dalších postupů. 1. Nejprve se příslušné karty zásob zkontrolují, nebo doplní ručně do software Pohoda a znovu se provede Kontrola dat až do načtení všech položek. 2. V druhém případě je možné data odeslat i bez doplnění ID kódů. V takovém případě se položky doplní jen jako textová položka, s EAN kódem. U těchto textových položek nedojde k pohybu skladových zásob. obr. Nenalezené ID kódy Po dokončení importu odesláním dat, zahlásí program Import do SW Pohoda dokončen. viz obrázek na další straně. V programu Pohoda je následně možné v agendách Příjemky, Výdejky, Inventární seznam nebo Vydané objednávky zkontrolovat nově vytvořený doklad včetně položek.
Stránka 11 z 12 obr. Import dokončen 7. Systémové požadavky Aplikace Small Reader je připravena k použití s operačním systémem Windows těchto verzí - Windows 7 32, 64 bit - Windows 8 32, 64 bit - Windows 10 32, 64 bit
Stránka 12 z 12 9. Rychlý průvodce Small Reader Sběr dat - Zvolte 1. Sběr dat - Vyberte z nabídky 1-4 účel sběru dat - Načtěte kód volbou žlutého tlačítka - Ponechte 1 ks, nebo zadejte počet kusů a potvrďte modrý tlačítkem vpravo nahoře - Opakujte postup v případě dalších položek - V případě ukončení sběru zvolte ESC - Na displeji dole vpravo zkontrolujte počet pořízených položek (ověření zda čtečka načítá) Import do PC - připojte terminál CipherLab do USB - spusťte software Small Reader - zadejte Aktualizovat ze SW Pohoda (aktualizuje se seznam skladů a adresář), není to ale nutné pokaždé, pokud je stav zásob a karet adres stálý - zvolte načtení dat a vzápětí na terminálu zvolte 2. Přenos do PC - pokud systém data sám nesmaže, zadejte č.3 smazat data (z terminálu) - v programu Small Reader klikněte na kontrola dat (neprovádí se u automatického zpracování) - dle výsledku kontroly a vašeho rozhodnutí pokračujte Export do Pohoda - pokud jste po kontrole dat doplnili chybějící karty, zvolte opět kontrola dat - dle výsledku pokračujte zadáním Odeslat data - po zobrazení hlášky Import do SW Pohoda dokončen, program ukončete - otevřete příslušnou agendu a doklad který bude v textu označen import Small Reader - tento poslední importovaný doklad můžete dále v Pohodě editovat