Zápis z 1. řádného zasedání Správní rady DEBRA ČR 2014 konaného dne 19.3. 2014 od 15.00 hodin v kanceláři člena SR Jana Husáka, Černopolní 48, Brno Přítomni: Členové SR: Petr Tarcala předseda SR Jan Husák místopředseda SR Prim. MUDr. Hana Bučková, PhD. pozdní příchod, příchod v 15:15 Jitka Čvančarová - omluvena Magda Hrudková PharmDr. Vladimír Finsterle - omluven Bc. Vladimír Kothera, MBA Ředitelka sdružení: Alice Brychtová, Dis. Za Valnou hromadu DEBRA ČR: Roman Strýček předseda VH Za Revizní komisi DEBRA ČR: Aleš Poulík předseda RK Zasedání vedl: Jan Husák požádán předsedou SR Petrem Tarcalou Zapsala: Alice Brychtová Ověřovatelé zápisu: předseda SR Petr Tarcala a místopředseda SR Jan Husák
Zápis odsouhlasen: 2014. Podpis: Program zasedání NÁZEV MATERIÁLU ČÍSLO MAT. I. Kontrola úkolů Zápis SR-05-2013 II. Program SR - schválení programu Ústně III. Občanský zákoník co z toho vyplývá pro DEBRA ČR Ústně IV. Rozpočet 2013 finální zpráva o čerpání, návrh změn ke schválení Mat.SR01-Mat01-05 V. Konec volebního období pro volených orgánů SR A RK. Platnost do 12.1.2015 návrh pro VH na řešení VI. Účetní závěrka 2013 + účetní audit 2013 Ústně Mat.SR01-Mat02-05 VII. Výroční zpráva za rok 2013 Mat.SR01-Mat03-05 VIII. Státní dotace pro rok 2014 Mat.SR01-Mat04-05 IX. Stav čerpání rozpočtu pro rok 2014 období 1 a 2/2014 Mat.SR01-Mat05-05 X. Plán aktivit pro rok 2014 Ústně XI. Projekt 12 plus 12 zpráva o činnosti Ústně XII. Návrh zprávy o činnosti SR pro konání VH Ústně XIII. Úkoly XIV. Termín příštího zasedání SR 29.4. 15:00 v Praze Body jednání: Bod č. 1: Program SR - schválení programu Usnesení: Program schválen. SR schvaluje program na 1. zasedání SR přítomni 4 členové SR Pro: 4 Proti0 Zdržel se:0 Program byl schválen.
Bod č. 2: Kontrola úkolů ze 5. zasedání SR námět na úkol pro ředitelku sdružení registrace značky DEBRA ČR, zjistit jak je to řešeno v rámci DI, jak lze řešit v rámci ČR. Připravit ekonomický rozbor ochranné známky Alice zjistila: řeší Úřad průmyslového vlastnictví v rámci ČR 5000 kč. Podán dotaz na DI. V databázi mezinárodních značek nejsou. Závěr : Úkol trvá Otázka na pana Víta ověřit, jaký postup je nutné zvolit, v případě že zakladatelé se pozice zřeknou, nebo ji nebudou moci vykonávat. Plnění úkolu: Alice Brychtová. Je řešeno v rámci ZL na kterou osobu práva zakladatele přecházejí, není-li rozhodování zakladatele možné. Jinak přecházejí na SR pokud není zakladatel delší dobu k zastižení (v cizině). Závěr: úkol splněn Vladimír Kothera postrádá informaci kolik členů má dozorčí rada? Navrhuje tříčlenné. Doporučujeme, aby byla zřízena dozorčí rada na pětileté období a tříčlenná! V případě, že zakladatel zvolí revizora. Navrhujeme tříleté funkční období! Plnění úkolu Alice: Lze řešit jako právnickou osobu, popř. nejlépe 3 členy. Závěr: úkol splněn zpracování všech dokumentů - finální podob Jan Husák a Alice Brychtová Úkol trvá. Viz. Bod. Č. 3 tohoto zasedání. Připravit akční plán oslovení členů o.s. a VH v návaznosti na přípravy materiálů k přechodu o.s. na Ústav. Poté seznámit s akčním plánem předsedu VH Romana Strýčka, jež bude oslovovat členy sdružení a VH. Připravit do příští SR a poté přednést na zasedání VH. vyplývá z předešlého úkolu. Úkol trvá. Viz. Bod. Č. 3 tohoto zasedání. ředitelka A.Brychtová ve spolupráci s M.Hrudkovou zahájí jednání a přípravy konceptu turnaje pro rok 2014 na příští zasedání SR (podmínky Beroun, či jiný resort). Požádat o oficiální záštitu pana Bartošku v jednání. Varianty: a.) Kořenec 13.9.2014 sobota b.) Pyšely 23.6.. pondělí Úkol je v jednání.
Bod č.3 Občanský zákoník co z toho vyplývá pro DEBRA ČR Alice Brychtová absolvovala školení s JUDr. Deverovou. Spolky namísto OS, Ústavy podle nového OZ. Viz. příloha OZ změna struktury právnických osob. Usnesení: SR schvaluje záměr a následující postup: Co je důvodem k transformaci Spolků na jinou právní formu: Nefungující členská základna Neaktivní členská základna Aktivity DEBRA ČR jež jsou řazeny do tří forem (sociální poradenství, poskytování příspěvků pacientům, výdělečná činnost). Problém DEBRA ČR jako spolku: Rozhodování kolektivních orgánů valné hromady Usnášeníschopnost přítomnost nebo jiná účast (plná moc) většiny členů. Pokud chceme dodržet všechny stávající služby nemůžeme zůstat jako právní forma spolek. Termín směřování kroku 1.1.2015 Z toho vyplývají termíny: 1.) Toto oznámit VH na zasedání 5.4.2014 2.) S přípravou veškerých dokumentů se obrátit na JUDr. Deverovou včetně dodání kompletních dokumentů. 3.) Svolat VH na začátek prosince první týden v prosinci 2014 hlavním bodem rozhodnutí o transformaci spolku na ústav 4.) Zajištění přípravných kroků Alice s participací s předsedou a místopředsedou SR a panem Kotherou. 5.) Finanční stránka než budou práce spuštěny, bude Judr. Deverová požádána o předložení nabídky včetně cenové kalkulace, která bude předložena SR k projednání. Nechceme hodinovou sazbu nadefinování co chceme Alice s konzultací J.Husákem. Budeme chtít kompletní nabídku. Již s MUDr. Bučkovou počet členů SR k hlasování 5 Pro: 5 Proti0 Zdržel se:0
Bod č.4 Rozpočet 2013 finální zpráva o čerpání, návrh změn ke schválení Mat.SR01-Mat01-05 Výše nákladů 2013 byla dodržena (nižší o 161 tis.). Plán příjmů nebyl dodržen. Hospodářský výsledek činí - 945 tisíc, které byly čerpány z rezerv. Z toho je - 513 tisíc u přímé podpory pacientů s EB VS rezervy sbírkového účtu. - 432 tis. u činnosti DEBRA ČR. rezervy účtu české spořitelny. DEBRA ČR podala žádost na FÚ pro odhlášení se z plátců DPH. Příjem z prodeje výrobků a služeb činil za účetní rok 787 000,-. Nedodržen plán příjmů pro rok 2013: v hospodářské činnosti ve výši 963 tisíc. U Veřejné sbírky ve výši 340 tisíc. Usnesení: Návrh Jana Husáka rozpočet bude schvalován v rámci Názvu účtů, ředitelka má oprávnění dělat změny v číslech účtů. Název účtu nesmí být přečerpán bez rozpočtového opatření. V rámci rozpočtu 2014 informovat SR pravidelně čtvrtletně. Ředitelka pro sebe měsíčně. Nejsou předávány relevantní čísla včas. Tři opatření: 1.) Snížit plat ředitelce po dobu třech měsíců (duben - červen 2014 ) formou snížení částky v manažerském příspěvku z 5.000,- Kč na 2.500,-Kč. O tomto bodu hlasováno na úplném závěru SR, bez přítomnosti ředitelky a přizvaných hostů. S výsledkem seznámí ředitelku o.s. předseda SR. Usnesení: Správní rada schvaluje snížení platu. Následně doporučuje provést revizi a změnu v odměňování pracovníků o.s.. Pro: 3 Proti: 1 Zdržel se: 1 2.) Schválit vykrytí ztráty. Připraví ředitelka organizace do pátku 21.3.2014 zašle emailem SR VS 500 tisíc Výpadek prodeje 200 Pohledávky 250 DMS 44 VS po schválení listopad2014 Celková částka kolik z toho přijde v roce 2014 Vyčíslení vzniklé ztráty čím byla vykryta (rezervy)
3.) Likvidita 4.) Dopředné opatření setkání SR v krátké době, žádat přehodnocení aktualizaci finančního plánu 2014. Zrevidovat příjmové a nákladové položky. Připravit opatření. S tímto usnesením souhlasí: Pro: 5 Proti: 0 Zdržel se: 0 Další usnesení: Zasedání SR by mělo být čtvrtletní. Ředitelka se musí naučit předávat relevantní čísla SR a zprávy (pod školením Jana Husáka a Vladimíra Kothery). Aby byly zřejmé veškeré průběžné pohyby financí (příjmová i nákladová strana). Rozpočet 2013 je špatně postavený, nebyla kontrola na jeho čerpání, vývoj je jiný než se předpokládalo. Jakákoliv změna rozpočtu se dělá rozpočtovým opatřením strana příjmů a výdajů. Plán pro SR: Stanovit kritéria odměňování ředitelky. Stanovit časový úsek hodnocení. Alice připravit do pátku 21.3.2014 a zaslat emailem SR zdůvodnění jaké byly důvody, proč se to stalo. Návrh přerušení SR. Alice bude analyzovat celkový vývoj příjmů a nákladů roku 2013. Podívat se co bylo obsahem zápisů SR, které mohli mít vliv na příjem roku 2013. Kde vypadly příjmy co způsobilo ztrátu? Celková analýza hospodaření roku 2013. Bod č.5 Konec volebního období volených orgánů SR A RK. Platnost do 12.1.2015 návrh pro VH na řešení SR i RK byla řádně zvolena na 1. Zasedání VH dne 12.1.2013. Volební období obou orgánů je 2 leté. Usnesení: Doporučení VH bude projednáno následně po přípravě dokumentů OZ. Pro: Proti: Zdržel se: Bod č.6 Účetní závěrka 2013 + účetní audit 2013 Mat.SR01-Mat02-05 Usnesení: SR bere na vědomí předloženou Rozvahu a Výkaz zisků a ztát za rok 2013, jež jsou obsaženy ve výroční zprávě za rok 2013, která projde účetním auditem. Bod č. 7 Výroční zpráva za rok 2013
Mat.SR01-Mat03-05 Usnesení: SR bere na vědomí předloženou výroční zprávu za rok 2013, jež je předmětem účetního auditu. Bod č.8 Státní dotace pro rok 2014 Mat.SR01-Mat04-05 Usnesení: SR bere na vědomí výši státních a jiných dotací pro rok 2014. Bod č.9 Stav čerpání rozpočtu pro rok 2014 období 1 a 2/2014 Mat.SR01-Mat05-05 Usnesení: SR bere na vědomí čerpání rozpočtu pro rok 2014. Detailní zprávu o prvním kvartále na příštím zasedání SR předloží ředitelka. Do 10. dubna bude účetně zpracován a předložen v písemné podobě SR (zaslán emailem). Následně projednán na příštím zasedání SR 29.4. 15:00 v Praze. Místo bude upřesněno. Jan Husák domluví prostor na Malostranském náměstí. Bod č.10 Plán aktivit pro rok 2014 bod přesunut na příští SR, bude obsahem nastavení reálného rozpočtu na rok 2014. 4.4.2014 Gala večer DEBRA ČR slaví 10 let činnosti 5.4. 6.4. 2014 XI. Výroční konference 23.6. 2014 Jamka pro motýlí křídla Pyšely 26.7. 1.8.2017 týdenní ozdravný pobyt 13.9. Jamka pro motýlí křídla Kořenec 19. 21.9. DEBRA INTERANTIONAL kongres v Paříži 20.9. benefiční koncert Dolní Dunajovice 7. 12.10.2014 EADU Amsterodam Různé benefiční akce partnerských organizací (26.3. Percipio Zlín, 31.5. Jízda pro motýla HK Osvětový projekt 12plus12 níže Bod č.11 Projekt 12 plus 12 zpráva o činnosti - bod přesunut na příští SR, bude obsahem nastavení reálného rozpočtu na rok 2014. Květen focení Květen Brno Červen kampa Praha 4. 5. 7. Velehrad Červenec Praha hl. nádr. Srpen Mělník
Září PR event hraní koulí + PR aktivity k prodeji Říjen zahájení výstavy fotografií pacientů Bod č.11 Návrh zprávy o činnosti SR pro konání VH zprávu připraví předseda SR Petr Tarcala. Bod č.12 Úkoly úkol pro ředitelku sdružení registrace značky DEBRA ČR, zjistit jak je to řešeno v rámci DI, jak lze řešit v rámci ČR. Připravit ekonomický rozbor ochranné známky Alice zjistila: řeší Úřad průmyslového vlastnictví v rámci ČR 5000 kč. Podán dotaz na DI. V databázi mezinárodních značek nejsou. ředitelka A.Brychtová ve spolupráci s M.Hrudkovou zahájí jednání a přípravy konceptu turnaje pro rok 2014 na příští zasedání SR (podmínky Beroun, či jiný resort). Požádat o oficiální záštitu pana Bartošku v jednání. c.) Kořenec 13.9.2014 sobota d.) Pyšely 23.6.. pondělí Transformace spolku DEBRA na ústav: Termín směřování kroku 1.1.2015 Z toho vyplývají termíny: e.) Toto oznámit VH na zasedání 5.4.2014 f.) S přípravou veškerých dokumentů se obrátit na JUDr. Denverovou včetně dodání kompletních dokumentů. g.) Svolat VH na začátek prosince první týden v prosinci 2014 hlavním bodem rozhodnutí o transformaci spolku na ústav h.) Zajištění přípravných kroků Alice s participací s předsedou a místopředsedou SR a panem Kotherou. i.) Finanční stránka než budou práce spuštěny, bude Judr. Denverová požádána o předložení nabídky včetně cenové kalkulace. Nechceme hodinovou sazbu nadefinování co chceme Alice s konzultací J.Husákem. Budeme chtít kompletní nabídku. Rozpočet roku 2014 Návrh Jana Husáka rozpočet bude schvalován v rámci Názvu účtů, ředitelka má oprávnění dělat změny v číslech účtů. Název účtu nesmí být přečerpán bez rozpočtového opatření. V rámci rozpočtu 2014 informovat SR pravidelně čtvrtletně. Ředitelka pro sebe měsíčně. Nejsou předávány relevantní čísla včas. Tři opatření:
1.) Snížit plat ředitelce na tři měsíce. O tomto bodu hlasováno na úplném závěru SR, bez přítomnosti ředitelky a přizvaných hostů. Petr Tarcala bude informovat o usnesení ředitelku, předá písemné sdělení účetní organizace. 2.)Schválit vykrytí ztráty. Připraví ředitelka organizace. Připraví ředitelka organizace do pátku 21.3.2014 zašle emailem SR VS 500 tisíc Výpadek prodeje Pohledávky 250 DMS 44 tisíc Celková částka kolik z toho přijde v roce 2014 Vyčíslení vzniklé ztráty čím byla vykryta (rezervy) 5.) Likvidita 6.) Dopředné opatření setkání SR v krátké době, žádat přehodnocení aktualizaci finančního plánu 2014. Zrevidovat příjmové a nákladové položky. Připravit opatření. Bod č. 13. Termín příštího zasedání SR: 29.4. 15:00 v Praze Jednání přerušeno v 18:30, pokračování řešení bodu č. 4 1.) s prodlevou 5 minut. Bez přizvaných hostů a ředitelky.