Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy

Podobné dokumenty
Národní archivní portál - brána k digitálnímu archivu

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

Formáty a dlouhodobé uložení: Identifikace, extrakce a validace

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

Co je to spisová služba

Národní digitální archiv

Univerzita Karlova. Opatření rektora č. 72/2017

Opatření rektora č. 72/2017

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP

Univerzita Karlova. Opatření rektora č. 13/2017

Univerzita Karlova. Opatření rektora č. 23/2016

Národní digitální archiv

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Miroslav Kunt, Národní archiv

Nová archivní legislativa

Univerzita Karlova. Opatření rektora č. 23/2016

Národní digitální archiv

259/2012 Sb. VYHLÁKA

Národní digitální archiv a egovernment

Skartační řízení. Ing. Miroslav Kunt. Skartační řízení obecně a analogově

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA

Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb

ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.

VYHLÁŠKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva vnitra ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.

Práce s elektronickými dokumenty a jejich dlouhodobé ukládání (egon)

Práce s elektronickými dokumenty a jejich dlouhodobé ukládání

Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě a jejich odesílání

Doručování analogových dokumentů. Doručování digitálních dokumentů

Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most

SPISOVÝ ŘÁD. Účinnost od Mgr. René Havlík ředitel krajského úřadu. Krajský úřad Libereckého kraje. Krajský úřad Libereckého kraje

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

MAGISTRÁT MĚSTA MOSTU ZVEŘEJŇUJE 1 ADRESA PRO DORUČOVÁNÍ DOKUMENTŮ NA MAGISTRÁT MĚSTA MOSTU A STATUTÁRNÍ MĚSTO MOST

Stavovský předpis. Prezidia Exekutorské komory České republiky. ze dne , o předkládání exekučních spisů soudům

VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009 o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek

Typový postup implementace zákona č. 300/2008 Sb. (ve znění zákona č. 190/2009 Sb.)

Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů na Krajském úřadu Ústeckého kraje

PŘÍRUČKA PRO PŮVODCE

Spisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018

Národní digitální archiv

Povinně zveřejňované údaje dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Co nás čeká při skartačním řízení? Připravte se na změny balíčku SIP

Závěrečné práce - vzor opatření děkana od

Skartační řízení z elektronických evidencí dokumentů jako obraz elektronizace veřejné správy. Ing. Miroslav Kunt, Mgr. Pavlína Nimrichtrová

Elektronické skartační řízení

Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení

MAGISTRÁT MĚSTA MOSTU ZVEŘEJŇUJE 1 ADRESA PRO DORUČOVÁNÍ DOKUMENTŮ NA MAGISTRÁT MĚSTA MOSTU A STATUTÁRNÍ MĚSTO MOST

194/2009 Sb. VYHLÁKA

Elektronické skartační řízení

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

Ukládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby. Martina Macek

KDS krajská digitální spisovna. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky

191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009

Částka 65. VYHLÁŠKA ze dne 12. května 2016 o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele

Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

NÁRODNÍ DIGITÁLNÍ ARCHIV

PŘÍRUČKA PRO PŮVODCE

Spisový a skartační řád

Opatření děkana č. 13/2018. Pravidla pro evidenci, odevzdávání a zveřejňování závěrečných prací

Národní digitální archiv po roce zkušebního provozu

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Národní digitální archiv výsledky, postupy, plány

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od

Předarchivní péče základní pojmy. Spisová služba Předarchivní péče Správní úřad

Dlouhodobé a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů. Oskar Macek

Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy

Současný stav spisové služby a její kontrola

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC

INFORMACE O ELEKTRONICKÉ AUKCI POKYNY PRO UCHAZEČE

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady

METODIKA DLOUHODOBÉHO UKLÁDÁNÍ A ARCHIVACE DIGITÁLNÍCH DOKUMENTŮ. kolektiv autorů. Masarykova univerzita Fakulta informatiky

Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby

Projekt Datové schránky

Spisová služba a archivace dokumentů. Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Digitální dokumenty mimo elektronické systémy spisové služby aneb i databáze je dokument

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

k národnímu standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) Místo konání: Národní archiv ČR, Archivní 4/2257, Praha 4

Výchozí a cílový stav

ELEKTRONICKA FAKTURACE

k digitalizaci dokumentů obecně

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.

Národní digitální archiv

Elektronický systém spisové služby UK

Řízení dokumentů a záznamů

Věstník vlády. pro orgány krajů a orgány obcí. Ročník 6 Vydán dne 12. prosince 2008 Částka 6 OBSAH

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

SPISOVÝ ŘÁD. Účinnost od Mgr. René Havlík ředitel krajského úřadu. Krajský úřad Libereckého kraje. Krajský úřad Libereckého kraje

Hybridní spis je realita. Tomáš Lechner Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta Katedra práva

Elektronická fakturace u veřejnoprávních původců. Robert Piffl, Ministerstvo vnitra

Skartační řízení. 1. Identifikační číslo (nepovinné) neuvedeno. 2. Kód životní situace (nepovinné) neuvedeno

Práce s datovými úložišti (egon)

Národní archiv. Příručka aplikace eskartace verze 1

Transkript:

Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy Zbyšek Stodůlka Brno, 18. 4. 2017

Archivní portály

Národní archivní portál v legislativě (od 2012) Národní archiv ( 46 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisovéslužbě): a) ukládáarchiválie v digitální podobě náležející do jeho péče a archiválie v digitální podobě náležející do péče Archivu bezpečnostních složek, státních oblastních archivů a archivů, které nejsou digitálními archivy a neukládají archiválie v digitální podobě na základě písemné dohody v jiném digitálním archivu, b) spravuje národní portál, c) plní pro archivy metodickou a poradenskou funkci v oblasti předarchivní péče o dokumenty v digitální podobě a v oblasti digitalizace archiválií v analogové podobě, d) provádí vědeckou a výzkumnou činnost na úseku životního cyklu dokumentů v digitální podobě, e) poskytuje archivům údaje potřebné pro evidenci archiválií v digitální podobě a služby pro shromažďování a zpřístupňování popisů archiválií v digitální podobě a replik archiválií v digitální podobě, f) vydává závazné stanovisko k žádosti o udělení oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě. Prostřednictvím Národního portálu zajišťuje: a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat ( 18b odst. 4 písm. a) AZ) b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví ( 18b odst. 4 písm. b) AZ) c) příjem metadat popisů původců ( 18b odst. 4 písm. c) AZ) d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí ( 18b odst. 4 písm. d) AZ) e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě ( 18b odst. 4 písm. e) AZ) f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě ( 18b odst. 4 písm. f) AZ) g) ve spolupráci s archivem, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, vytváření, správu a zpřístupnění skupin metadat obsahujících: a) základní identifikaci archiválie, b) popis archiválie, c) evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění ( 18c odst. 1 AZ)

Národní digitální archiv

Národní archivní portál

INTERPI

Evidence původců (s využitím INTERPI)

SIP (NSESSS)

Výběr archiválií ve skartačním řízení v souladu se zněním 20 odst. 5 vyhl. 259/2012 Sb. a NSESSS datové balíčky SIP nahrává (výjimečně archivář) původce si nahráním datových balíčků SIP vygeneruje podklady pro skartační návrh (ve formátu PDF/A), který zasílá s průvodním dopisem příslušnému archivu (podání skartačního návrhu)

Výběr archiválií ve skartačním řízení skartační řízení výstupem z evidence se i na dokumenty, které jsou v analogové podobě evidence se využije při rešerších a dále při zpracování a zpřístupnění nahráním datových balíčků SIP dochází k jejich technické kontrole, v praxi řada chyb v obsahu (data uzavření spisů/vyřízenídokumentů vs. skartační lhůta atd.) nahrávání je opakovatelné, nejen jednotlivě, ale také komprimovaně (i dělitelně) ve formátu ZIP (nejsou podporovány všechny komprimační programy, vhodné použít WinZip nebo WinRAR) vyhláška č. 259/2012 Sb. stanoví výstupní datové formáty pro definované kategorie dokumentů, i pro skartační řízení je nutné dodržet stanovenou povinnost a navrhovat komponenty dokumentů (u daných kategorií) ve výstupním datovém formátu pro období do 31. 7. 2012 není nutné u do té doby uzavřených spisů nebo vyřízených dokumentů převádět komponenty do výstupního datového formátu (blíže http://digi.nacr.cz/?page_id=484) před prvním skartačním řízení je nutné kontaktovat příslušný archiv, který poskytne přihlašovací údaje pověřenému pracovníkovi původce pro skartační návrh je možné použít datové balíčky SIP pouze výstupem metadat či přímo kompletní datové balíčky SIP (s komponentami)

Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. (1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby, b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby, c) datový formát pro předávání do digitálního archivu. (2) Výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je datový formát Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). (3) Výstupním datovým formátem statických obrazových dokumentů je a) datový formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948), b) datový formát Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 nekomprimovaný), c) datový formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).

Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě (4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase2(MPEG-2, ISO/IEC 13818), b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase1(MPEG-1, ISO/IEC 11172), c) datový formát Graphics Interchange Format (GIF). (5) Výstupním datovým formátem zvukových dokumentů je a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer IInebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2), b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer IIInebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3), c) datový formát Waveform audioformat (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM). (6) Výstupním datovým formátem pro databáze je datový formát Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD), o kterém veřejnoprávní původce vede dokumentaci. (7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v elektronickém systému spisové služby, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem, který obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenánípopisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.

Výběr archiválií ve skartačním řízení

Výběr archiválií ve skartačním řízení archivář příslušného archivu provede výběr včetně možné prohlídky na místě, případně může vyžádat doplnění komponent prostřednictvím zaslání přílohy č. 4 NSESSS o provedení skartačního řízení vydá protokol jehož součástí je i rozhodnutí ve strojově zpracovatelném formátu XML (pro essl původce) a lidsky čitelném PDF/A pro svou potřebu má k dispozici i soubor ve formátu CSV, který si může upravovat

Výběr archiválií ve skartačním řízení

Výběr archiválií ve skartačním řízení

Výběr archiválií ve skartačním řízení

Výběr archiválií ve skartačním řízení

Výběr archiválií ve skartačním řízení příslušný archiv vyplní evidenční údaje pro předání archiválií nahrání provede původce (výjimečně archiv) archiv převezme analogové i digitální dokumenty a vypracuje záznam o předání

Výběr archiválií ve skartačním řízení

Výběr archiválií mimo skartačním řízení v souladu se zněním 11 a násl. zákona č. 499/2004 Sb. datové soubory nahrává buď původce nebo archivář a to po podání návrhu na výběr dokumentů původce obdrží přístupové údaje pouze pro konkrétní řízení původce v aplikaci provede roztřídění souborů a doplní základní metadata portál se snaží napomoci automatickým vytěžováním archivář může ponechat či opravit, finalizací vznikají datové balíčky SIP archivář je postoupí k uložení v digitálním archivu po zpracování je vyhotoven seznam souborů s ID digitálního archivu funkcionalita se využije obdobně také u ukládání datových souborů vybraných dříve ve skartačních řízeních příslušným archivem

Výběr archiválií mimo skartačním řízení

Výběr archiválií mimo skartačním řízení

Výběr archiválií mimo skartačním řízení

Výběr archiválií mimo skartačním řízení

Výběr archiválií mimo skartačním řízení

Výběr archiválií mimo skartačním řízení

zbysek.stodulka@nacr.cz http://digi.nacr.cz