SM/25/02/13 Druh vnitřní normy: Identifikační znak: Název: Směrnice SM/25/02/13 Zadávání veřejných zakázek administrovaných organizacemi kraje Vazba na legislativu: 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Závazné pro: Doporučené pro: Související vnitřní normy: Klasifikace Odpovědná osoba Příspěvkové organizace zřízené krajem Obchodní společnosti zřízené krajem Obecně prospěšné společnosti zřízené krajem SM/24 Zadávání veřejných zakázek administrovaných krajským úřadem SM/22 Materiály určené k projednání Radou a Zastupitelstvem Zlínského kraje SM/36 Daň z přidané hodnoty SM/26 Kontrolní systém Zlínského kraje Veřejný Vedoucí odboru investic Schváleno: Rada Zlínského kraje, 0407/R10/13, 6.5.2013 Účinnost od: 30.5.2013 Účinnost do: Přílohy: Neomezena Příloha č. 1 Postup administrace veřejné zakázky ve finančním limitu 2 Příloha č. 2 Vzor Výzva k podání nabídky Příloha č. 3 Vzor Krycí list nabídky veřejné zakázky Příloha č. 4 Vzor Seznam oslovených dodavatelů Příloha č. 5 Vzor Jmenování členů komise Příloha č. 6 Vzor Dodatečné informace k zadávacím podmínkám Příloha č. 7 Vzor Seznam doručených nabídek Příloha č. 8 Vzor Čestné prohlášení členů komise o veřejné zakázky o nepodjatosti Příloha č. 9 Vzor Vyrozumění uchazeče o tom, že nabídka byla podána po lhůtě Příloha č. 10 Vzor Protokol o jednání hodnotící komise Příloha č. 11 Vzor Rozhodnutí zadavatele o vyloučení uchazeče z další účasti v zadávacím řízení Příloha č. 12 Vzor Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky Příloha č. 13 Vzor Rozhodnutí zadavatele o zrušení zadávacího řízení Příloha č. 14 Vzor Seznam veřejných zakázek za rok Příloha č. 15 Vzor Finanční limity veřejných zakázek 1
SM/25/02/13 Tato směrnice stanoví pravidla pro zadávání veřejných zakázek a je vydávána na základě zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s 59 odst. 1 písm. i) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů. Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Směrnice upravuje postup příspěvkových organizací Zlínského kraje při zadávání veřejných zakázek. Tato směrnice se netýká Ředitelství silnic Zlínského kraje 1. Postupy včetně příloh směrnice jsou pro příspěvkové organizace Zlínského kraje závazné. 2. Postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu stanovené touto směrnicí mají doporučující charakter pro obchodní společnosti a obecně prospěšné společnosti založené výhradně Zlínským krajem, v případě, že nemají stanoven postup vlastní. 3. Cílem vydání směrnice je: a) zajistit provádění veřejných zakázek v souladu s požadavky stanovenými zákonem, tj. zejména realizovat veřejné zakázky nestranným, nediskriminačním a transparentním způsobem a vybrat nejvhodnější nabídku uchazeče, která nejlépe splňuje podmínky stanovené v zadání veřejné zakázky. b) usnadnit kontrolu zřizovateli sjednocením standardů dokumentace veřejných zakázek malého rozsahu. 4. Za distribuci aktuální směrnice příspěvkovým organizacím Zlínského kraje a prokazatelné předání ředitelům těchto organizací odpovídá věcně příslušný odbor, v jehož gesci je řízení příspěvkové organizace. Článek 2 Vymezení pojmů 1. Zákon zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. 2. Veřejná zakázka (dále jen zakázka ) zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. 3. Zadavatel příspěvková organizace Zlínského kraje (dále jen organizace ) která realizuje veřejnou zakázku (případně společnost založená Zlínským krajem). 4. Dodavatel fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce, pokud má sídlo, místo podnikání či místo trvalého pobytu na území České republiky, nebo zahraniční dodavatel. 5. Předmět veřejné zakázky dle zákona může být předmětem dodávka ( 8 zákona), služba ( 10 zákona), stavební práce ( 9 zákona). 6. Dělení veřejných zakázek veřejné zakázky se podle výše jejich předpokládané hodnoty bez DPH dělí na nadlimitní veřejné zakázky, podlimitní veřejné zakázky a veřejné zakázky malého rozsahu ( 12 zákona). 7. Veřejné zakázky malého rozsahu maximální předpokládaná hodnota zakázky bude v rozmezí finančních limitů u dodávek, služeb a stavebních prací uvedených v příloze č. 15. Veřejné zakázky malého rozsahu jsou rozděleny do 2 finančních limitů a každý limit podléhá jinému způsobu administrace (viz čl. 6 a 7 této směrnice). 8. Podlimitní veřejné zakázky limit určuje vždy příslušné nařízení vlády, přičemž platí, že maximální předpokládaná hodnota zakázky nedosáhne finančních limitů u dodávek, služeb a stavebních prací uvedených v příloze č. 15. 1 Směrnice se nevztahuje na Ředitelství silnic Zlínského kraje, příspěvková organizace. Ředitelství silnic Zlínského kraje, p. o. se při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu řídí vlastním vnitřním pokynem schváleným ředitelem organizace. 2
9. Nadlimitní veřejné zakázky limit určuje vždy příslušné nařízení vlády, přičemž platí, že minimální předpokládaná hodnota zakázky dosáhne nejméně finančních limitů u dodávek, služeb a stavebních prací uvedených v příloze č. 15. 10. Významná veřejná zakázka předpokládaná hodnota zakázky činí nejméně 50 mil. Kč bez DPH. Odůvodnění zakázky dle 156 zákona schvaluje zastupitelstvo kraje. Schválení odůvodnění zastupitelstvem je podmínkou pro zahájení zadávacího řízení. 11. Elektronické tržiště plně elektronický systém, všechny úkony v zadávacím řízení provádí zadavatel i dodavatel v elektronické podobě. V rámci soustavy Národní infrastruktury pro elektronické zadávání veřejných zakázek (NIPEZ) existuje několik e-tržišť. Provoz e-tržiště přispívá zásadním způsobem k transparentnosti a zjednodušení zadávání veřejných zakázek a k účelnému vynakládání finančních prostředků. Seznam poskytovatelů elektronických tržišť je uveden na http://www.portal-vz.cz/. Článek 3 Vymezení odpovědností 1. Ředitel organizace, jehož působnosti se předmět zakázky týká, odpovídá: a) za administraci zakázek; b) za věcnou správnost údajů o zakázkách; c) za vyžádání si potvrzení o bezdlužnosti od dodavatelů ve smyslu směrnice SM/36 Daň z přidané hodnoty; d) za specifikaci předmětu zakázky, návrh hodnoticích kritérií, návrh kvalifikačních kritérií, návrh obchodních podmínek; e) za zpracování zadání zakázky v souladu s platnými právními předpisy, stanovenými metodikami, účinnými vnitřními normami Zlínského kraje závaznými pro organizace a v souladu se schváleným rozpočtem kraje a v případě, že je předmět zakázky financován prostředky plynoucími z rozpočtu kraje (NFV, dotace, příspěvek na provoz) musí být v souladu se schváleným rozpočtem a rozpočtovým výhledem kraje; f) za nastavení technických kvalifikačních předpokladů; g) za oslovení pouze takových dodavatelů, kteří mohou splnit zvolené kvalifikační předpoklady; h) za zpracování odůvodnění dle 156 zákona k zakázce zadávané podle zákona, tj. za zpracování odůvodnění účelnosti zakázky, přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady, vymezení obchodních a technických podmínek zakázky ve vztahu k potřebám zadavatele a odůvodnění stanovení základních a dílčích hodnoticích kritérií a způsobu hodnocení nabídek ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele u podlimitních a nadlimitních zakázek; i) zveřejnění smluv a dodatků ke smlouvám na zakázky, jejichž cena přesáhne 500.000,- Kč bez DPH dle 147a zákona; j) za řádnou evidenci a archivaci dokumentací veřejných zakázek; k) za komunikaci s orgánem dohledu Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže. 2. V případě zakázek spolufinancovaných z dotačních programů je organizace povinna dodržet zákon a jeho prováděcí předpisy, podmínky (metodiku) dotačního programu a tuto metodiku. V případě rozporu této metodiky s metodikou poskytovatele dotace, má přednost metodika poskytovatele dotace, pokud sama nestanoví něco jiného. Zadávací podmínky musí být vždy schváleny správcem dotačního programu, pokud to pravidla dotačního programu požadují nebo umožňují. Článek 4 Informační povinnost 1. Do 30. 10. každého kalendářního roku zpracuje organizace přehled zakázek v hodnotě nad 200 tis. Kč bez DPH, které plánuje v nadcházejícím roce zadávat. Organizace dle přehledu stanoví, zda zakázky obdobného charakteru nepřekročí finanční limity stanovené v 12 zákona. Součástí přehledu jsou také podlimitní a nadlimitní zakázky. Organizace zašle tento přehled věcně příslušnému odboru krajského úřadu. 2. Organizace vyhodnotí z přehledu zakázek zakázky obdobného charakteru, které spojí tak, aby nedošlo k jejich rozdělení a porušení zákona.
3. Vznikne-li v průběhu roku potřeba zadat zakázku malého rozsahu ve finančním limitu 2, která nebyla uvedena v přehledu, je organizace povinna postupovat v souladu s odstavcem 1 a 2 tohoto článku tak, aby nebyl porušen zákon. 4. Organizace je povinna, v případě zakázky realizované v rámci projektu z evropských fondů, je-li tento projekt zařazen v rozpočtu Programového fondu Zlínského kraje odboru řízení dotačních programů (ORJ 200), předložit odboru řízení dotačních programů (v případě stavebních prací též odboru investic) zadávací dokumentaci včetně návrhu smlouvy ke kontrole, a to minimálně 10 dnů před plánovaným vyhlášením zakázky. Verze odsouhlasená odborem řízení dotačních programů (v případě stavebních prací též odborem investic) bude konečnou verzí zakázky, která bude následně vyhlášena. Po ukončení zakázky organizace dodá odboru řízení dotačních programů kopie podepsaných konečných verzí těchto dokumentů: a) výzva k podání nabídek včetně zadávací dokumentace nebo oznámení o zahájení zadávacího řízení a zadávací dokumentace; b) seznam oslovených uchazečů (je-li pro daný druh zadávacího řízení relevantní); c) protokol o otevírání obálek; d) protokol o posouzení kvalifikací; e) protokol o hodnocení nabídek; f) podepsaná smlouva s vítězným uchazečem; g) další dokumenty na vyžádání. 5. Organizace předloží do 31. 12. kalendářního roku odboru investic evidenční tabulku všech veřejných zakázek za tento kalendářní rok dle vzoru uvedeného v Příloze č. 14. Na vyžádání předloží organizace tabulku věcně příslušnému odboru. Článek 5 Předpokládaná hodnota zakázky 1. Předpokládanou hodnotou předmětu zakázky se rozumí cena v Kč bez DPH. 2. Podle předpokládané hodnoty dělíme zakázky do 3 finančních limitů: a) Finanční limit 1 zakázky do 200 000,- Kč bez DPH (článek 6), b) Finanční limit 2 zakázky od 200 000,- Kč bez DPH včetně do 1 mil. Kč bez DPH u dodávek a služeb a do 3 mil. Kč bez DPH u stavebních prací (článek 7), c) Finanční limit 3 zakázky podlimitní a nadlimitní zadávané dle zákona. 3. Každý finanční limit podléhá jinému způsobu administrace. 4. Předmět zakázky nesmí být rozdělen tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené v 12 zákona nebo pod finanční limity určené touto směrnicí v příloze č. 15. 5. Je-li zakázka rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí zakázky. Článek 6 Postup administrace zakázky dle finančního limitu 1 (do 200 tis. Kč bez DPH) 1. Zakázku administruje zadavatel transparentním způsobem. Zadavatel vychází ze svých zkušeností a informací o trhu. 2. Způsob zadání zakázky je v pravomoci ředitele organizace. 3. Zadavatel je oprávněn, pokud sám nedisponuje potřebnými odbornými znalostmi, využít služby třetí osoby, která potřebnými znalostmi disponuje (expert). Náklady na služby této osoby hradí organizace ze svého rozpočtu. 4. Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky je v pravomoci ředitele organizace, který je povinen vycházet ze svých zkušeností a informací o trhu. 5. V případě potřeby provede zadavatel poptávku u více dodavatelů ke zjištění cenové hladiny poptávaného předmětu plnění na odpovídajícím segmentu trhu.
6. Zakázku realizuje zadavatel na základě písemné objednávky nebo písemné smlouvy s vybraným dodavatelem podepsané ředitelem organizace. 7. Zakázka nespadá do evidence zakázek malého rozsahu organizace. Článek 7 Postup administrace zakázky dle finančního limitu 2 (od 200 tis. Kč bez DPH včetně do 1 mil. resp. do 3 mil. Kč bez DPH) 1. Zakázku administruje zadavatel postupem dle přílohy č. 1. 2. Rozhodnutí o vyhlášení nebo o zrušení zakázky je v pravomoci ředitele organizace. 3. Výzva k podání nabídek musí být odeslána minimálně 4 dodavatelům. 4. Lhůta pro podání nabídek je minimálně 10 dní ode dne odeslání Výzvy k podání nabídky, ve zcela výjimečných případech lze lhůtu pro podání nabídky zkrátit dle potřeby. 5. Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky je v pravomoci ředitele organizace. 6. Zakázka je realizovaná na základě písemné smlouvy. Smlouvu podepisuje ředitel organizace. 7. Zadavatel uveřejní smlouvy a jejich případné dodatky na zakázky malého rozsahu nad 500 tis. Kč bez DPH včetně všech příloh na profilu zadavatele do 15 dnů od jejich uzavření. 8. Zakázka spadá do evidence zakázek malého rozsahu. Evidenci vede organizace. Článek 8 Postup administrace zakázky dle finančního limitu 3 (podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky) 1. Administraci zakázky zajišťuje zadavatel v souladu se zákonem a jeho prováděcími právními předpisy, zejména vyhláškami č. 230/2012 Sb., č. 231/2012 Sb. a č. 232/2012 Sb. 2. Zadavatel v průběhu administrace zakázky přiměřeně a v souladu se zákonem použije vzory dokumentů, které tvoří přílohy č. 2 až 13 této směrnice. 3. Zastupitelstvo Zlínského kraje u zakázek s předpokládanou hodnotou nad 50 mil. Kč bez DPH schvaluje odůvodnění zakázky dle 156 zákona. Bez schválení tohoto odůvodnění nelze zakázku vyhlásit. 4. Ředitel organizace v průběhu zadávacího řízení podepisuje všechny dokumenty nezbytné k jeho řádnému průběhu. 5. Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky je v pravomoci ředitele organizace. 6. Zakázka je realizovaná na základě písemné smlouvy. Smlouvu podepisuje ředitel organizace. Článek 9 Zvláštní postupy 1. Administrací zakázky může být na základě mandátní smlouvy pověřen externí subjekt. V případě, že zakázka je realizována v rámci schváleného investičního záměru akce, musí být náklady na administraci zakázky externím subjektem součástí struktury nákladů schváleného investičního záměru. 2. Ředitel organizace může v případech hodných zvláštního zřetele u zakázek malého rozsahu rozhodnout o odlišném postupu při zadání zakázky, než je stanoveno v příloze č.1. 3. V případě, že předmět zakázky je uveden v Seznamu komodit pořizovaných a obměňovaných prostřednictvím elektronického tržiště (příloha č. 1 usnesení vlády č. 451 ze dne 15. června 2011), je zadavateli doporučeno použít elektronické tržiště k administraci zakázky. Ministerstvo pro místní rozvoj je správcem elektronického tržiště pro subjekty veřejné správy. Elektronické tržiště je webová aplikace, která umožňuje elektronické zadávání zakázek ve stanovených zadávacích řízeních. Postup a administrace zakázky zadané prostřednictvím elektronického tržiště se přiměřeně řídí i
nadále dle této směrnice. Dokumenty v archivační složce jsou vyhotoveny ve formě, která je v souladu s dokumenty společnosti, jejíchž služeb je využito. Článek 10 Uveřejňování údajů o zakázkách v informačním systému veřejné správy a na profilu zadavatele dle zákona 1. Povinnosti a postupy při uveřejňování údajů o zakázce v informačním systému jsou upraveny v 146 zákona a jeho prováděcích předpisech. 2. Zadavatel je povinen v souladu s 147a zákona zveřejnit na profilu zadavatele smlouvu včetně všech příloh, popřípadě dodatky uzavřené k této smlouvě na všechny zakázky, jejichž cena přesáhne 500 tis. Kč bez DPH. 3. Zadavatel uveřejní na profilu zadavatele nejpozději do 90 dní od splnění smlouvy výši skutečně uhrazené ceny za plnění zakázky. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní zadavatel nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu uhrazenou za plnění zakázky v předchozím kalendářním roce. Tato povinnost se netýká zakázek malého rozsahu. 4. Zadavatel si vyžádá od svého dodavatele seznam subdodavatelů, kterým za plnění subdodávky uhradila více než 10% nebo v případě významné zakázky více než 5% z celkové ceny zakázky nebo z části zakázky uhrazené v jednom kalendářním roce, pokud doba plnění zakázky přesahuje 1 rok. Tento seznam je zadavatel povinen zveřejnit na profilu zadavatele nejpozději do 90 dnů od splnění smlouvy, popř. do 31. března, pokud plnění smlouvy přesahuje 1 rok. Má-li subdodavatel formu akciové společnosti, vyžádá si zadavatel i seznam vlastníků akcií takového subdodavatele, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10% základního kapitálu. Seznam akcionářů musí být vyhotoven 90 dnů před dnem předložení seznamu subdodavatelů. Tato povinnost se netýká zakázek malého rozsahu. 5. Za uveřejňování údajů a informací dle tohoto článku odpovídá ředitel organizace. Článek 11 Způsob evidence a archivace dokumentace průběhu veřejné zakázky 1. Zadavatel eviduje dokumenty v elektronické podobě v systému Spisová služba. Dokumenty jsou označeny jednoznačným identifikátorem v den doručení nebo vytvoření zaměstnancem organizace. Spis je nutné založit ke každé zakázce samostatně. 2. Za řádnou archivaci dokumentace vztahující se k zakázkám ve finančním limitu 2 odpovídá zadavatel, a to po dobu 3 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zakázky. 3. Za řádnou archivaci dokumentace vztahující se k zakázkám podlimitním a nadlimitním odpovídá zadavatel, a to po dobu 10 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zakázky. 4. V případě dotačních projektů z EU a jiných zahraničních zdrojů, které stanoví delší archivační lhůtu, je pro zadavatele závazná tato delší archivační lhůta. Článek 12 Kontrola administrace zakázek malého rozsahu 1. Odbor investic je oprávněn provádět kontrolu administrace zakázek administrovaných organizací. Kontrola je prováděna formou metodické dohlídky, jejímž předmětem je dodržování postupů při administraci zakázek stanovených zákonem a touto směrnicí. 2. Zahájení kontroly písemně oznámí odbor investic organizaci v Oznámení o provedení metodické dohlídky podepsaným ředitelem úřadu. Konkrétní termín provedení bude dohodnut individuálně s osobou, která se za organizaci účastní kontroly (zástupce organizace). 3. Organizace je povinna odboru investic poskytnout na žádost dokumentaci týkající se zakázek a výstup z knihy došlých faktur za rok, za který je prováděna kontrola. 4. Výstupem kontroly formou metodické dohlídky je Zápis o provedení metodické dohlídky, který podepíší zástupce organizace a zástupce odboru investic, který kontrolu provedl. Zápis se vyhotoví ve 2 stejnopisech, jeden obdrží organizace, druhý bude založen do spisu na odboru investic.
5. Zápis o výsledku metodické dohlídky projednají zaměstnanci dohlížejícího odboru s ředitelem organizace, který seznámení a převzetí jednoho výtisku potvrdí svým podpisem. Článek 13 Závěrečná ustanovení 1. Přílohy této směrnice jsou aktualizovány Radou Zlínského kraje dle potřeby nezávisle na nutnosti aktualizace celé směrnice. 2. Ruší se směrnice SM/25/01/11 Zadávání a hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu organizací Zlínského kraje, schválená Radou Zlínského kraje dne 24.8.2009. 3. Tato směrnice nabývá účinnosti 15. den po zveřejnění na intranetu úřadu. MVDr. Stanislav Mišák v. r. hejtman Ing. Jaroslav Drozd v. r. statutární náměstek hejtmana