VÝZVA ZJEDNODUŠENÉ PODLIMITNÍ ŘÍZENÍ VÝZVA

VÝZVA Zadání veřejné zakázky s užitím rámcové smlouvy akce: Vývoj digitálních technologií ke zpřístupnění kartoték badatelů (projekt DF 12 P010VV019) ZJEDNODUŠENÉ PODLIMITNÍ ŘÍZENÍ VÝZVA dle 38 a podmínky 25 písm. a) ve spojení s 89 a 92 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů VEŘEJNÁ ZAKÁZKA NA SLUŽBU ke zjednodušenému podlimitnímu řízení s užitím rámcové smlouvy, kterou zadavatel hodlá uzavřít s jedním uchazečem Zadavatel: Adresa uchazeče: Historický ústav Akademie věd ČR, v.v.i. Prosecká 809/76 190 00 Praha 9 IČ: 679 85 963 DIČ: CZ67985963 Vyvěšeno dne: 29.3. 2012 Sejmuto dne: 24.4. 2012 Profil zadavatele: www.hiu.cas.cz Zadávací dokumentace je zveřejněna na profilu Zadavatele, který umožňuje dálkový přístup každému uchazeči, na adrese www.hiu.cas.cz, a to po celou dobu lhůty pro podání nabídek. 1

ZADÁVACÍ DOKUMENTACE Zadání veřejné zakázky s užitím rámcové smlouvy akce: Vývoj digitálních technologií ke zpřístupnění kartoték badatelů (projekt DF 12 P010VV019) dle 38 a podmínky 25 písm. a) ve spojení s 89 a 92 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů ke zjednodušenému podlimitnímu řízení s užitím rámcové smlouvy, kterou zadavatel hodlá uzavřít s jedním uchazečem Zadavatel: Adresa uchazeče: Historický ústav Akademie věd ČR, v.v.i. Prosecká 809/76 190 00 Praha 9 IČ: 679 85 963 DIČ: CZ67985963 Vyvěšeno dne: 29.3. 2012 Sejmuto dne: 24.4. 2012 Profil zadavatele: www.hiu.cas.cz 2

Předpokládaná hodnota: 4,10 mil. Kč bez DPH za 4 roky Počet vyzvaných uchazečů: min. 5 Finanční zdroje: dotace Charakter zdrojů: projekt Předpokládaná hodnota za 4 roky: rámcová smlouva max. 4,10 mil. Kč bez DPH Předpokládaná hodnota za rok: 2012 1,313.440,- Kč 2013 1,156.760,- Kč 2014 815.060,- Kč 2015 815.060,- Kč PREAMBULE Dodavatel je povinen spolupůsobit při výkonu finanční kontroly ve smyslu ustanovení 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů. I. PŘEDMĚT VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Předmětem veřejné zakázky jsou práce z oboru služeb. 1. Klasifikace předmětu plnění: CPV - 748 75 100-4, 748 75 200-5, 743 10 000-5, 743 20 000-8, 720 00 000-5 SKP - 72.30.23 CZ - CPA - 72.20.29 2. Podrobný předmět plnění Předmětem veřejné zakázky jsou služby za účelem technického zabezpečení řešení projektu, a to: 2.1. Projektová analýza cílů a návrh technického řešení 2.2. Pronájem digitalizačního pracoviště zadavateli, včetně školících a servisních služeb 2.3. Řízení agregace digitalizovaných obrazů a textů 2.4. Technická podpora, operativní řízení work-flow, monitoring a reporty 2.5. Komplexní multilingvální webová služba a zajištění rešeršního a virtuálního badatelského prostředí 2.6. Připojení na páteřní síť internetu včetně údržby, aktualizace a přenosů 2.7. Komplexní vyhodnocení technických zkušeností z práce na projektu pro metodiku digitálního zpracování obdobných kartoték II. TECHNICKÉ POŽADAVKY NA PŘEDMĚT PLNĚNÍ 1. Popis projektu: 2.1 Hlavním cílem projektu je vývoj originální metodiky digitalizace, tvorby nástrojů pro agregaci, kontrolu a opravy komplexních digitálních dokumentů a tvorby prostředků pro efektivní zpřístupnění těchto dat na Internetu. Vytvořená metodika bude obecně použitelná pro zpracování historických fondů obsahujících papírové kartotéky. Vedlejším cílem je prověření 3

této metodiky její aplikací na konkrétní prosopografickou a topografickou kartotéku ve fondu historika Augusta Sedláčka (1843-1926) uloženém v depozitáři Zadavatele. Zadavatel spravuje kartotéky jakožto součást Sedláčkovy pozůstalosti a v případě potřeby je badatelsky zpřístupňuje. Celkový počet kartiček ve fondu se odhaduje na 215 000. 2.2. Ke splnění tohoto cíle musí být modifikovány existující postupy a vyvinuty postupy nové. Nejde totiž jen o zobrazení kartiček a prosté textové vyhledávání, ale o zodpovídání komplikovaných dotazů kombinujících různá kritéria a propojujících prosopografickou i topografickou kartotéku. Přitom je nutno zachovat všechny informace obsažené v kartotéce, zajistit její bezpečnost a ochranu a trvalé a nezávislé zachování obrazu a obsahu originálního zdroje v digitální formě. Cílovým stavem je virtuální kartotéka umožňující průběžný vývoj nástrojů a operativní reakce na nové požadavky uživatelů. Závažná bude zejména možnost agregace a propojování s příbuznými zdroji v Evropě i poskytování informací pro jiné, zdánlivě odlehlé aktivity. V následujících odstavcích jsou popsány fáze projektu bezprostředně související se zadávanou zakázkou. 2.3. Počáteční fází projektu bude vytvoření specializovaného pracoviště, úvodní analýza, návrh řešení a vytvoření systému pro tvorbu a správu dat, včetně uživatelského rozhraní. Vzhledem k předem nepředvídatelným komplikacím bude analýza pokračovat průběžně. Systém musí umožnit operativní změny work-flow za pochodu bez nutnosti přerušení prací a využívání. Zásadou bude striktní oddělení vzniku dat, jejich správy a uchování od budování nástrojů pro jejich zpřístupnění a využívání. Pracovníci provádějící digitalizaci, přepis, kontrolu a rozbor dokumentů musí být opakovaně proškolováni o své specializaci i o postupu celého projektu. 2.4. Další fází bude obrazová digitalizace. Dokumenty různých formátů v kartotéce a v doprovodné dokumentaci budou šetrně bezkontaktně digitalizovány tak, aby byla s rezervou zachována věrná informace, a to maximálně nezávisle na budoucím technickém vývoji informačního prostředí. Obrazy budou mít plně dokumentovanou kvalitu (kalibrovanost) bez jakýchkoli procesů zlepšujících subjektivní vizuální pocit. Primární obrazová data budou konvertována do sekundárních dat optimalizovaných s ohledem na nutnost kompromisu mezi aktuálními technickými možnostmi webovského prostředí, uživatelskými požadavky a ;snižujícími se náklady na zpřístupnění. Hlavní část obrazové digitalizace bude provedena v prvních dvou letech. 3.1. V prvním roce řešení bude také započata textová interpretace, spočívající v ručním přepisu textů dokumentů, jejich strukturaci, nezávislé kontrole a průběžném školení přepisovačů. Bude zajištěna strukturovanost textových dat tak, aby nedošlo k žádné ztrátě informací obsažených v textu i ve struktuře záznamů na kartičkách. Spojením obrazů s přepsanými texty a metadaty vzniknou komplexní digitální dokumenty (KDD) zastupujících jednotlivé kartičky. Dalším krokem bude agregace KDD, jejich kontrola a opravy. Výstupem budou prověřená a kvalitní data, zcela oddělená od programových prostředků a využívající výhradně veřejně využitelné a normované formy dat. Textová data budou mít formu XML (Extensible Markup Language) souborů ve struktuře odvozené ze struktury přepisovaných informací, odkazující na obrazové soubory. Textová interpretace kartiček bude hotova ve třetím roce řešení. 3.2. Ve třetím až čtvrtém roce řešení proběhne optimalizace uživatelského rozhraní, jeho poloprovozní a v závěru i definitivní forma zpřístupnění na Internetu. V prvním kroku bude rozhraní zpřístupněno pro účastníky a oponenty projektu, ve druhém kroku pak široké veřejnosti s dodržením aktuálně platných právních podmínek. Uživatelské rozhraní umožní i badatelům bez speciálního vzdělání efektivní vyhledávání ve virtuální kartotéce, formulaci dotazů, 4

vytváření virtuálních subkartoték pro osobní badatelskou potřebu i pro účely publikace a sdílení výsledků práce s ostatními uživateli. Bude vytvořen český, anglický a německý klon vyhledávacího a prezentačního prostředí. Texty dokumentů zůstanou v původním jazyce písemného pramene. 3.3. Poslední fází bude ve třetím a čtvrtém roce řešení zobecnění a publikace metodiky pro digitální zpracování obdobných kartoték historiků, uspořádání seminářů, školení a mediální prezentace výsledků projektu. 3.4 Digitalizační prostředky stejně jako vzniklý systém a správní prostředky zůstanou po projektu použitelné na tomtéž pracovišti, takže bude možno pokračovat v poskytování služeb veřejnosti a v další tvorbě a agregaci souvisejících dat. 4. Technická specifikace předmětu zakázky: Služby za účelem technického zabezpečení řešení projektu jsou specifikovány takto: 4.1 Projektová analýza cílů a návrh technického řešení v roce 2012, průběžně revidované po celou dobu řešení projektu. 4.2. Pronájem digitalizačního pracoviště Zadavateli, včetně školicích a servisních služeb, v letech 2012 a 2013, který bude spočívat v: poskytnutí digitalizačních kapacit a prostorů, vytvoření pracoviště optimalizovaného pro šetrnou digitalizaci kartotéky (bezkontaktní fotografickou cestou, manuální manipulace s kartotéčními lístky), školení pracovníků provádějících digitalizaci, pravidelné kontrole kvality, kompletním servisu pracoviště po celou dobu trvání digitalizace, zajištění pracoviště a kartotéky, která je předmětem digitalizace, proti nehodám a poškození dokumentů, včetně zabezpečovacího zařízení EZS s napojením na pult ochranné služby s nepřetržitým provozem, výroba primárních obrazů lícní a rubové strany kartičky ve formátu JPG v kvalitě uložení úrovně 10, dle programu Adobe Photoshop, barevnost RGB, rozlišení 400DPI a vyšší, neinterpolovaně, nezávisle na velikosti kartičky po jejím rozložení, přiložen bude ICC profil zařízení včetně jeho nativního popisu, konverzi primárních obrazů do formy a kvalitativních hladin pro dlouhodobé uchování a pro aktuální užívání v souvislosti s cíli řešení, zajištění kompatibility výstupů pracoviště s navazujícími službami, zejména s pracovištěm pro přepis a strukturaci popisu kartiček, zpracování přepisů a průběžném zpřístupnění výsledků přepisů a digitalizace na Internetu, předání archivních digitálních dat Zadavateli na prověřených pevných mediích vhodných pro dlouhodobou archivaci, včetně výsledků měření redundance provedeného záznamu, tatáž data budou předána na diskové zálohovací jednotce (RAID 1- zrcadlení). 4.3 Řízení agregace digitalizovaných obrazů a textů v letech 2012, 2013, 2014 a 2015, které bude spočívat v: příjmu obrazových dat z digitalizačního pracoviště, vytváření strukturovaných textových dat a propojení strukturovaných textů s obrazy v databázi, 5

řízení work-flow, zajištění hierarchického přístupu k rozpracovaným datům, dodržení priorit a kompetencí stanovených Zadavatelem, dohledu nad činností přepisovačů, hodnocení účinnosti a správnosti práce digitalizátorů, hodnocení účinnosti a správnosti práce přepisovačů, zajištění možnosti hromadných importů kompatibilně strukturovaných dat, konverzi těchto dat do importovatelné formy, vyhledávání v databázi pro účely administrace a editace, exportu obsahu databáze ve formě komplexních digitálních dokumentů, provozním zálohování celého obsahu databáze, průběžném servisu a upgrade systému, který bude poskytnut Zadavateli jako služba tak, aby potřebné činnosti bylo možno provádět odkudkoli po Internetu, pro 20 uživatelů současně. 4.4. Technická podpora, operativní řízení work-flow, monitoring a reporty v letech 2012, 2013, 2014 a 2015, které budou spočívat ve: službě zajišťující operativní činnosti vyžadující zásah technické obsluhy, řešení nestandardních událostí, dozoru nad standardním průběhem work-flow při rutinní činnosti, podpoře a sledování procesů, výběru a tvorbě operativních informací o procesu kompletace, editace, importů a exportů, tvorbě podkladů pro hlášení a řízení ze strany Zadavatele. 4.5. Komplexní multilinguální webová služba a zajištění rešeršního a virtuálního badatelského prostředí v letech 2012, 2013, 2014 a 2015, které budou spočívat v: importu dat určených k prezentaci neveřejné (interní) i veřejné prezentaci databáze na internetu a její zařazení do webu Zadavatele, vytvoření rešeršního a prezentačního prostředí a virtuálního badatelského prostředí, průběžné analýze možných návazností na příbuzné projekty aktivity zajištění konektivity pro jiné projekty prostřednictvím protokolu OAI-PMH, zajištění otevřenosti pro nadnárodně přijímané konvence, zajištění multilinguality, vytvoření anglické a německé verze prostředí, průběžném servisu a upgradu systému, provozní údržbě, monitorování a vyhodnocování badatelských aktivit. 4.6. Připojení na páteřní síť internetu včetně údržby, aktualizace a přenosů, v letech 2013, 2014 a 2015. 4.7. Komplexní vyhodnocení technických zkušeností z práce na projektu pro metodiku digitálního zpracování obdobných kartoték ve formě výročních zpráv pro Zadavatele v letech 2014 a 2015. 6

III. POŽADAVEK ZADAVATELE - STANDARD A JAKOST 1. Dodávky věcí musí být doloženy příslušnými: certifikáty prokázáním shody, prohlášením o shodě záručními listy 2. Jakost dodávek Jakost dodávek musí splňovat ustanovení 496 občanského zákoníku, značkou CE 3. Předání návodů k použití, údržbě a úpravě dodaných věcí, zařízení, počítačů - jejich součástí a příslušenství. 4. Dodávky výrobků, materiálů, PC) musí splňovat příslušná ustanovení zák. č. 22/1997 Sb., Sb., o technických požadavcích na výrobky. 5. Prohlášky uchazeče (samostatný list), že jeho dodávka, práce, služba neobsahuje duševní vlastnictví a uživatel je může užívat v plném rozsahu, tj. uchazeč poskytuje licenční oprávnění užívat duševní právo - autorské právo bezplatně po dobu 20 let. 6. Související služby realizace změn hardwarových konfigurací, seřizovací práce, servis dle požadavků objednatele servisní práce ve smyslu zajištění opravy, odstranění poruch vyžádané poradenství, uvedení nového zařízení do užívání zaškolení pracovníků kontrola, úprava a oprava počítačových sítí v rámci areálu budov 7. Splnění právních předpisů zákon č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči ve znění pozdějších předpisů zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů Směrnice ES pro nakládání s archiváliemi ČSN ISO 11/99 IV. RÁMCOVÁ SMLOUVA Rámcová smlouva je uzavřena na 4 roky s jedním uchazečem dle 92 odst. 1 zákona o veřejných zakázkách. Zhotovitel je povinen rozúčtovat faktury dle pokynů objednatele. Práce budou zadavatelem objednány dle konkrétní potřeby formou objednávek. Rámcová smlouva je nedílnou součástí zadávací dokumentace. Rámcová smlouva musí být podepsána osobou, jenž je oprávněna jednat jménem či za uchazeče. Podepsaná rámcová smlouva je nedílnou součástí nabídky uchazeče. V. DOBA A MÍSTO PLNĚNÍ Termíny plnění: 7

Zadavatel pro zpracování nabídky stanoví následující lhůty plnění: Předpokládaný termín předložení nabídky: 24.04. 2012 Předpokládaný termín zahájení plnění: 01.06. 2012 Termín dokončení plnění. 30.11. 2015 Místo plnění: pracoviště zadavatele a prostory poskytnuté dodavatelem VI. KVALIFIKAČNÍ PŘEDPOKLADY Rozsah požadavků na kvalifikaci: VI.1 VI.2 VI.3 Zadavatel požaduje prokázání základních kvalifikačních předpokladů uchazeče: - čestným prohlášením k 53 odst. 1 písm. c) až e), g), i) až l) - předložením dokladů ( kopií ) k 53 odst. 1 písm. a), b), f), h), dle 53 odst. 2 v prosté kopii souladu s 57 zákona Zadavatel požaduje prokázání profesních kvalifikačních předpokladů: - čestným prohlášením k 54 písm. c), d) - předložením dokladu k 54 písm. a), b) v prosté kopii Prokázání kvalifikace u nabídky: a) Podané více dodavateli Podává-li nabídku více dodavatelů společně, musí každý z nich splnit základní kvalifikační kritéria 53, dále ustanovení 54 písm. a), ostatní části kvalifikace musí splnit alespoň jeden z nich. b) Uchazeč může prokázat ostatní kvalifikační předpoklady předložením dokladů a dohody se subdodavatelem Týká se ustanovení 54 písm. b), c), d) a 55, 56 zákona. c) Seznam kvalifikovaných dodavatelů Použití výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů Předloží-li dodavatel zadavateli výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů ve lhůtě pro prokázání splnění kvalifikace, nahrazuje tento výpis prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů podle 53 odst. 1 zákona a profesních kvalifikačních předpokladů podle 54 zákona v tom rozsahu, v jakém doklady prokazující splnění těchto profesních kvalifikačních předpokladů pokrývají požadavky veřejného zadavatele na prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů pro plnění veřejné zakázky. d) Stáří výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, další požadavky zadavatele Výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší než 3 měsíce. Pokud dodavatel využije možnosti uvedené 127 zákona a prokáže splnění základních kvalifikačních předpokladů výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, nepožaduje zadavatel nad rámec výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů předložit jiné dokumenty a doklady k prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů. e) Systém certifikovaných dodavatelů Předloží-li dodavatel v veřejnému zadavateli certifikát vydaný v rámci systému certifikovaných dodavatelů, který obsahuje náležitosti stanovené v 139 zákona, ve lhůtě pro prokázání splnění kvalifikace a údaje v certifikátu jsou platné nejméně 8

k poslednímu dni lhůty pro prokázání splnění kvalifikace a údaje v certifikátu jsou platné nejméně k poslednímu dni lhůty pro prokázání splnění kvalifikace, nahrazuje tento certifikát v rozsahu v něm uvedených údajů prokázání splnění kvalifikace dodavatelem. Pokud dodavatel využije možnosti uvedené 134 zákona a prokáže splnění základních kvalifikačních předpokladů výpisem ze seznamu certifikovaných dodavatelů, nepožaduje zadavatel nad rámec výpisu ze seznamu certifikovaných dodavatelů předložit jiné dokumenty a doklady k prokázání splnění kvalifikačních předpokladů. f) Pravost dokladů Dodavatel je povinen prokázat splnění kvalifikace ve všech případech doklady předloženými v prosté kopii, vyjma čestného prohlášení. g) Stáří dokladů o prokázání splnění kvalifikace Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. h) Změny v kvalifikaci dodavatele Dojde-li do doby rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky k jakékoliv změně v kvalifikaci dodavatele, která by jinak znamenala nesplnění kvalifikace podle 60 zákona,je dodavatel povinen nejpozději do 7 dnů tuto skutečnost zadavateli písemně oznámit a současně předložit potřebné dokumenty prokazující splnění kvalifikace v plném rozsahu. VI.4 VI.5 Prokazování finančních a ekonomických kvalifikačních předpokladů: Uchazeč předloží následující doklady prokazující splnění kvalifikačních předpokladů: a) pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetí osobě o min. hodnotě 100 000,- Kč b) pojistnou smlouvu (kopii), jejím ž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu na poskytnutých archiváliích a historickém materiálu ve výši 2,0 mil. Kč. Pojistná smlouva bude udržována v platnosti po celou dobu plnění, tj. od r. 2012 do r. 2015 c) celkový objem zakázek uchazeče v oboru digitalizace a zpřístupnění historických dokumentů za r. 2009-2011 ve výši 4,0 mil. Kč bez DPH Prokazování technické způsobilosti: Technické kvalifikační předpoklady uchazeč prokáže doložením: a) seznamu 3 realizovaných služeb v oboru digitalizace v celkovém objemu fakturovaných prací vyšším jak 200 000,- Kč. Uchazeč uvede místo zakázky zadavatele, jeho adresu. Zakázky mohou být za r. 2009-2011. b) uchazeč v souladu s 56 odst. 2 písm. h) předloží přehled provozních a technických zařízení, které má k dispozici pro plnění veřejné zakázky. Uchazeč splní tento předpoklad čestným prohlášením. c) uchazeče prokáže technické kvalifikační předpoklady tím, že předloží: osvědčení vydané či podepsané veřejným zadavatelem, pokud byla služba poskytnuta veřejnému zadavateli, nebo osvědčení vydané jinou osobou, pokud byla služba poskytnuta jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo čestným prohlášením dodavatele, pokud byla služba poskytnuta jiné osobě než veřejnému zadavateli a není-li současně možné osvědčení dle (4.1.2) od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně. 9

návrh zajištění bezpečnosti informací, jejichž zpracování je předmětem zakázky, během řešení projektu a po jeho skončení. návrh zpřístupnění těchto informací uživatelům po skončení projektu. certifikát ISO 9001 : 2000 VI.6 VI.7 Oprávnění k podnikání: Uchazeč jako doklad prokazující jeho oprávnění k podnikání předloží kopii: - živnostenských listů na celý rozsah veřejné zakázky. Uchazeč předloží výpis z obchodního rejstříku ve stejnopise nebo v úředně ověřené kopii, pokud je v něm zapsán - oprávnění k obchodní činnosti - oprávnění k programátorským pracím Odborná způsobilost: Uchazeč jako doklad prokazující jeho odbornou způsobilost předloží příslušná osvědčení. VII. OBCHODNÍ PODMÍNKY NÁVRH SMLOUVY Zadavatel požaduje doplnit návrh roční smlouvy za r. 2012 podle Obchodního zákoníku a promítnutí následujících podmínek do smlouvy: VII.1 VII.2 VII.3 VII.4 Uchazeč v rámcové smlouvě doplní název, sídlo společnosti, IČO, (DIČ) a osobu odpovědnou k právním úkonům za uchazeče. Dále uvede konkrétní fyzické osoby provádějící požadované dodávky a služby.uchazeč podepíše rámcovou smlouvu beze změny textu. Záruční lhůta celého plnění předmětu veřejné zakázky jsou 2 roky za každou provedenou a předanou práci, dodávku a službu. Odpovědnost za vady díla v minimální hodnotě stanovuje zadavatel následovně: - samostatné movité věci 2 roky - práce, služby 2 roky Odpovědnost uchazeče za škodu v plné výši finanční náhrady, vedle smluvní pokuty uchazeč uvede následující hodnoty odpovědnosti za: - prodlení s včasným provedením služby. Za prodlení více jak 3 dny od vyzvání, stanovuje zadavatel smluvní pokutu min. ve výši 1.000,- Kč. - u neodstranitelné vady bránící užívání uhradí zhotovitel veškeré náklady na provedení, odstranění vadné části díla služby, dodávky, práce - reklamované vady (zjevné, skryté, odstranitelné, neodstranitelné a nebránící užívání) musí zhotovitel odstranit do 5 dnů od data doručení reklamace oznámení oprávněnou osobou zadavatele. - uchazeč je povinen nastoupit provedení zadané práce objednatelem do 3 dnů, pod smluvní pokutou 2.000,- Kč za každý další 1 den prodlení. - uhrazením smluvních pokut není dotčeno právo objednatele na náhradu škody. 10

VII.5 VII.6 VII.7 VII.8 VII.9 VII.10 VII.11 Zadavatel si vyhrazuje právo pozastavit 10 % z celkové ceny zakázky. Pozastávka bude uvolněna po odstranění všech vad a nedodělků uvedených v protokolu o předání a převzetí prací. Zadavatel si vyhrazuje jednat o úpravě smlouvy jednotlivých objednávek předložených uchazečem. Zadavatel neposkytuje zálohy. Zadavatel požaduje dokončit práce a vyfakturovat do 30.11. příslušného roku. Poslední dílčí faktura bude vystavena k 30.11. 2015, jejíž součástí bude vždy předávací protokol zápis podepsaný odpovědným zástupcem zadavatele, ve kterém bude uveden soupis provedených prací ve struktuře nabídkových cen. Splatnost faktur je stanovena 21 dní po doručení. Zhotovitel je povinen provést práce a činnosti s odbornou péčí, komplexně bez vad, s funkční způsobilostí a bezprostředně k užívání. Povinností zhotovitele díla je zajistit odborně kvalifikovaný personál. Zadavatel si vyhrazuje právo na změnu obchodních podmínek. Uchazeč bude o změně včas a prokazatelným způsobem informován. VII.12 Smluvní strany se dohodly, že v případě sporů bude užito rozhodčí řízení dle zák. č. 216/1994 Sb., pokud nedocílí uzavření smíru. Rozhodce stanovuje zadavatel objednatel. VII.13 Nabídka uchazeče musí respektovat obchodní podmínky (body 1 12). Právní vztahy, které nejsou upraveny obchodními podmínkami se řídí Obchodním zákoníkem, zák. č. 513/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. VII.14 Případné nejasnosti v obchodních podmínkách lze řešit dotazem dle 49 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. VII.15 Uchazeč je oprávněn plnit předmět zakázky prostřednictvím subdodavatele po písemném souhlasu objednatele, přičemž je povinen předložit objednateli vedle smlouvy se zhotovitelem na provedení takových prací i příslušné oprávnění k podnikání. Za subdodávku se považují práce zajišťované jinou fyzickou nebo právnickou osobou, pokud celkový objem prací přesáhne finanční hodnotu 60 000,- Kč bez DPH v jednom roce plnění. VIII. VIII.1 OBSAH A FORMA NABÍDKY UCHAZEČE Nabídka uchazeče musí obsahovat: - podepsaný návrh rámcové smlouvy - doklady stanovené zadavatelem, jenž jsou nedílnou součástí nabídky (kvalifikační předpoklady) - nabídka bude zpracována v českém jazyce v písemné formě. Nabídka bude podepsána osobou oprávněnou za uchazeče jednat a podepisovat podle Obchodního rejstříku, popřípadě statutárním orgánem zmocněnou osobou, jejíž plná moc musí být součástí nabídky. 11

VIII.2 VIII.3 VIII.4 VIII.5 Podání nabídky a dokumentace uchazeče: Nabídka a dokumentace uchazeče bude podána v jednom svazku, v jenom uzavřeném obalu označeném názvem veřejné zakázky s uvedením adresy uchazeče, na níž je možno nabídku a dokumentaci uchazeče v případech stanovených zákonem vrátit. Nabídka bude zpracována ve dvou originálech. Zabezpečení dokumentace uchazeče a způsob označení listů nabídky: Doporučujeme dokumentaci uchazeče (nabídku) zabezpečit proti manipulaci s jednotlivými listy (např. provázáním nabídky provázkem), jehož volný konec bude zapečetěn nebo přelepen, aby bez násilného porušení provázání nebylo možno žádný list volně vytáhnout. Pro právní jistotu požaduje zadavatel očíslování všech listů nabídky (dokumentace) pořadovými čísly vzestupnou nepřerušenou číselnou řadou. Členění obsahu nabídky a dokumentace uchazeče: - krycí list nabídky vyplněný formulář podepsaný oprávněnou osobou uchazeče a opatřený razítkem - návrh roční smlouvy o dílo doplněný a podepsaný osobou oprávněnou jednat za uchazeče - kvalifikační dokumentace seřazená dle článku VI. - oprávnění k podnikání - příloha č. 1 Krycí list, příloha č. 1 - příloha č. 2 Nabídková cena, příloha č. 2 - doplněná a podepsaná rámcová smlouva - návrh zajištění informací, jejichž zpracování je předmětem zakázky během řešení projektu a po jeho skončení - návrh zpřístupnění těchto informací uživatelům po skončení projektu Zadavatel Základní údaje Název: Historický ústav Akademie věd České republiky, v. v. i. Sídlo: Prosecká 809/76, 190 00 Praha 9 IČ : 67985963 DIČ: CZ67985963 Zastoupený: Prof. PhDr. Svatavou Rakovou, CSc., ředitelkou Kontaktní osoby Zadavatele: Martina Volešáková, sekretariát ústavu, volesakova@hiu.cas.cz Dagmar Mikesková, ekonomka, mikeskova@hiu.cas.cz Základní charakteristika Zadavatele Veřejná výzkumná instituce, zřízená Akademií věd České republiky na základě zákonů č. 283/1992 Sb. a č. 341/2005 Sb. v platném znění a v souladu se Stanovami Akademie věd České republiky ze dne 24. května 2006 zřizovací listinou dne 28. června 2006, čj. K-567/P/06. VIII.6 Předmět hlavní činnosti Zadavatele Vědecký výzkum českých a obecných dějin. Obecná ustanovení o zadávací dokumentaci 12

Zadavatel zpracoval tuto zadávací dokumentaci na základě zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen ZVZ ) a na základě schváleného projektu programu aplikovaného výzkumu a vývoje Národní a kulturní identity (NAKI), kód programu DF, se začátkem v r. 2012, název projektu Vývoj digitálních technologií ke zpřístupnění prosopografických a topografických kartoték badatelů minulosti se zvláštním zřetelem k fondu Augusta Sedláčka, číslo projektu číslo projektu DF12P01OVV019 (dále jen projekt ). Podal-li potenciální uchazeč žádost o dodatečné informace shora uvedeným způsobem a ve s hora uvedené lhůtě, poskytne Zadavatel požadované informace k zadávacím podmínkám, případně související dokumenty, nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne doručení žádosti potenciálního uchazeče. Tyto dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, zveřejní Zadavatel ve stejné lhůtě také na svém profilu na webových stránkách www.hiu.cas.cz. To neplatí pro fyzické předvedení fondu Augusta Sedláčka. Podávání nabídek Označení nabídky: Nabídka bude vložena do neprůhledné obálky, která bude zabezpečena proti náhodnému či samovolnému otevření přelepením spojů. Obálka bude opatřena nápisem ve znění: Sedláček - NEOTVÍRAT! Zadavatel: Historický ústav AV ČR, v. v. i. Prosecká 809/76, 190 00 Praha 9 Zadavatel si vyhrazuje právo nepřijmout, respektive nezahrnout do řízení o zadání veřejné zakázky nabídky předložené v rozporu s požadavky uvedenými v tomto článku. Každý uchazeč může podat jen jednu nabídku a nesmí být současně potenciálním subdodavatelem jiného uchazeče. Variantní řešení nabídek není přípustné. Nabídku je možno podat pouze jako doporučenou poštovní zásilku na adresu Zadavatele tak, aby byla doručena do konce lhůty pro podání nabídek tj. do 24.4. 2012 do 12.00. Obálky s nabídkami uchazečů budou otevírány v sídle Zadavatele na adrese Historický ústav AV ČR, v. v. i., Prosecká 809/76, 190 00 Praha 9, dne 24.4. 2012. ve 13.00 hod. IX. KRITÉRIA PRO ZADÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky. 1) Prvním kritériem pro zadání veřejné zakázky je nabídková cena bez DPH a. za rok 2012 (váha 60 %) b. za rok 2013 až 2015 (váha 60 %) c. za celkovou dobu plnění, 4 roky (váha 60 %) 2) Druhým kritériem je: - délka navržené záruční lhůty za předmět plnění (váha 20 %) 3) Třetím kritériem je: - úroveň zabezpečení informací (váha 10 %) 4) Čtvrtým kritériem je: 13

- úroveň zpřístupnění informací (váha 10 %) IX.1 Způsob vyhodnocení nabídek Nabídky budou seřazeny podle každého hodnotícího kritéria od nejlepší do nejhorší. Každá nabídka obdrží podle tohoto kritéria počet bodů podle vzorce: který bude zaokrouhlen na 2 desetinná místa. Pro každou nabídku pak budou sečteny počty bodů za jednotlivá kritéria. Bude vybrána nabídka s nejvyšším celkovým počtem bodů. V případě rovnosti počtu bodů rozhoduje kritérium minimální nabídkové ceny. IX.2 Způsob zpracování nabídkové ceny: Zadavatel požaduje zpracovat nabídkovou cenu způsobem, který bude zahrnovat veškeré náklady spojené s předmětem plnění. Nabídková cena bude ve smlouvě cenou smluvní, kterou lze měnit v souvislosti se: - změnou DPH - dohodou smluvních stran Cena je uváděna bez DPH. Celková nabídková cena bude vypočtena za jednotlivé části předmětu plnění dle přílohy č. 2 jako součet všech dílčích cen za jednotlivé roky plnění: - projektová analýza - soubor digitalizace obrazů a textů - soubor komplexní webová služba - soubor souvisejících služeb Celková nabídková cena bude uvedena v krycí listu a v rámcové smlouvě vždy bez DPH. X. OSTATNÍ PŘEDPOKLADY PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY X.1 Zadavatel nepřipouští varianty řešení. X.2 Prohlídka místa plnění je možná po telefonické dohodě od 10.4. 2012 do 18.4. 2012 X.3 Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit výběrové řízení odmítnout všechny nabídky, ověřit nebo upřesnit informace uváděné uchazečem v nabídce. X.4 Pokud zadavatel zruší zadávací řízení, nevzniká uchazečům ani zájemcům vůči zadavateli jakýkoliv nárok. X.5 Veškeré smluvní vztahy se řídí příslušnými ustanoveními Obchodního zákoníku, zák. č. 513/1991 Sb.. X.6 Zadávací lhůta: 120 kalendářních dnů ode dne podání nabídek. X.7 Lhůty pro podání nabídek do 12:00 hod dne 24.04. 2012 Datum veřejného otevírání obálek: ve 13:00 hod dne 24.04. 2012 Místo podání nabídek: Sekretariát Historického ústavu AV ČR, v.v.i. 14

X.8 Zadavatel si vyhrazuje posoudit mimořádně nízkou cenu nebo jednotkovou cenu. Po posouzení si vyhrazuje právo takovou zakázku vyřadit z posuzování a hodnocení. X.9 Rozhodnutí o nejvhodnější nabídce zadavatel sdělí uchazečům do 30 dnů od termínu otevírání obálek. X.10 Termín a místo otevírání obálek 24.04.2012, ve 13:00 hod, Sekretariát Historického ústavu AV ČR, v.v.i. X.11. Datum vyzvednutí zadávací dokumentace: 04.04. 2012 18.4. 2012 Datum vyvěšení výzvy: 29.03. 2012 Datum sejmutí výzvy: 24.04. 2012 12.00 hod. Žádost o dodatečné informace je nezbytné podat písemně Otevírání obálek je veřejné. Přílohy: 1. Krycí list nabídky vyplní uchazeč 2. Ocenění prací příloha č., 2 vyplní uchazeč Prof. PhDr. Svatava Raková, CSc. ředitelka Historického ústavu AV ČR, v. v. i. Praha, dne... Příloha č. 1 FORMULÁŘ KRYCÍ LIST NABÍDKY Vývoj digitálních technologií ke zpřístupnění kartoték badatelů (zadavatel HU AV ČR, v.v.i.) IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE UCHAZEČE 15

UCHAZEČ (obchodní firma nebo název) Sídlo (celá adresa včetně PSČ) Právní forma Identifikační číslo Daňové identifikační číslo Nabídková cena služeb v Kč bez DPH (za celé dílo) dle Přílohy č. 2 Celková cena v Kč bez DPH za rok 2012 rok 2013 Rok 2014 Rok 2015 Celková cena za 4 roky ÚDAJE URČENÉ KE ČTENÍ PŘI OTEVÍRÁNÍ OBÁLEK S NABÍDKAMI V, dne. Poznámka: Celkové ceny se zaokrouhlí na celé koruny... razítko a podpis uchazeče, telefon Příloha č. 2 NABÍDKOVÁ CENA Ocenění požadovaných dodávek, prací, služeb z oboru "Vývoj digitálních technologií ke zpřístupnění kartoték badatelů (zadavatel HU AV ČR, v.v.i.) 16

Pořadí Popis prácí, dodávek a služeb Množství Cena v Kč bez DPH Rok 2012-2015 ks hod jednotková celkem Soubory výkonů 2.1 Projektová analýza cílů 2.2 Pronájem digitalizačního pracoviště 2.3 Agregace digitálních obrazů a textů 2.4 Technická podpora work - flow 2.5 Komplexní webová služba 2.6 Připojení na páteřní internet 2.7 2.8 Komplexní vyhodnocení digitálního zpracování kartoték Souhrn za rok 2012 2013 2014 2015 Související služby - počítačové sítě - zaškolení pracovníků Celkem za rok 2012-2015 Nabídková cena za r. 2012 Nabídková cena za r. 2013-2015 V, dne: razítko a podpis uchazeče Poznámka: Uchazeč je povinen ocenit všechny práce v rozsahu uvedených hodin. 17