Moderování při plánování Zpracoval: doc. Dr. Ing. Ivan Mašín Pracoviště: Katedra částí strojů a mechanismů (TUL) Tento materiál vznikl jako součást In-TECH 2, který je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR. Moderování při plánování Kdy má týmová práce v rámci největší význam? definování plánování vedení sledování (monitorování) ukončení 2 1
Moderování při plánování Plánování vlastní práce dokáže lidi motivovat Moderování při plánování 4 2
Moderování při plánování 5 Moderování při plánování DOBŘE ZALOŽENÝ PROJEKT ODPOVÍDÁ NA OTÁZKY: CO? PROČ? KDO? JAK? KDY? KOLIK? se musí udělat rozsah se projekt realizuje projektové úkoly realizuje se projekt realizuje se projektové úkoly realizují se za realizaci utratí CÍLE A VSTUPY POSLÁNÍ NOSITEL AKCE MILNÍKY TERMÍNY ROZPOČET ZDROJE 6 3
Moderování při plánování Historie Dostat lidi na stejnou výchozí pozici Zajistit základní povědomí o událostech směřujících k započetí Jaké je prostředí (společenské, zákaznické, odvětvové a místní) spojované s projektem? Zajistit základní povědomí o událostech směřujících k započetí Co je doposud známo? Požadavky managementu Zaznamenávat a sbírat všechna známá doporučení Tým by měl rozumět představám managementu Očekávání managementu - obsah - rozpočet - omezení Ptejte se vedoucího a managementu Hledejte přímá vodítka od mng. Ptejte se na fakta a čísla Mohl byste mi zopakovat základní cíl? Co bych si měl poznamenat? 7 Moderování při plánování Požadavky investorů Lidé, organizace a instituce, které jsou podstatně na zainteresovány Sjednotit očekávání a představy Zpřístupnit nový přístup / systém řízení Udat, předvést investiční analýzu Již provedená práce Vyhnout se dvojímu provádění práce Prohlédnout a využít historické, předchozí výsledky Byly přijaty a provedeny nějaká opatření, testy, rozhodnutí nebo nákupy? Shromažďovat zprávy managementu Podnik: všechny seznamy strojů, layouty 8 4
Moderování při plánování Vzájemný vztah s ostatními projekty Mít úplnou představu o možnostech spolupráce a problémech Jak ostatní projekty ovlivňují nebo mohou být ovlivněny tímto projektem Kde si vyměňujeme informace nebo výsledky? Zpomalit skupinu, ale udržujte motor v chodu KDE a CO další je možné? Cokoli co zde můžeme doplnit? 9 Moderování při plánování Činitelé úspěšnosti Psychologické spuštění, uvolnění Shromáždit a zaznamenat dočasná fakta Je situace natolik otevřená, že s tím projektový tým může něco udělat? Směřují přínosy významně ke splnění společných cílů? Je projektový tým dostatečně kvalifikovaný 10 5
Moderování při plánování Význam Uvolněnit energii pro dosažení požadovaných přínosů Co se stane, bude-li projekt úspěšný? Co se stane v případě neúspěchu? Otevřené otázky Shromažďování zbytku, čehokoli co nikam jinam nezapadá Zvýraznit prvků z investiční analýzy Začněte shromažďovat již v průběhu schvalování Shromažďovat zprávy managementu 11 Moderování při plánování Hlavní cíl/ vize Vytvořit společná východiska na základě konečného výsledku a jeho důsledcích Nechat tým zvážit rozsah Na konci tohoto budeme mít Přínosy Systematické výpočty výsledků, které mohou být měřeny Předvídání konečných výsledků a souvislostí Jaký bude konkrétní přínos týmu ke konci? Příklad: stavba domu (pro kompletní funkční myšlení) Co je ještě třeba zvážit, aby mohl být projekt dokončen? Porovnat s SMARTkritérii 12 6
Moderování při plánování Kritéria úspěšnosti Zajistit, aby všechny závazky byly měřitelné Jak jsou opatření, měřítka kvality nebo úspěchu konkrétních přínosů? Kolik? Za kolik? Jak moc..? Co NENÍ součástí? Objasnit všechna nejasná, sporná místa Co se musí určitě vyjmout? Příklad: stavba domu (žádné stromy, žádná garáž, => vyhněte se křičící ženě/mng. 13 Moderování při plánování Nejasné cíle Objasněte, zprůhledněte, nejasnosti, neurčitosti Uveďte jednoduché body: Je to jasné/nejasné? Omezení Základní porozumění dělání a nedělání Jaká omezení přišla s projektem? Jaká omezení jsou předpokládaná, která nebyla zmíněna? Existují hardwarová/ softwarová omezení Rozpočet Jasně stanovené investiční a zdrojová omezení Jaké je dané omezení? 14 7
Moderování při plánování Načasování Jasně určená časová omezení Jsou v milníky vynucené z venku? Např. zákaznická omezení, zavření podniku Podmínky třetích stran Ujasnit, co přichází z okolí projektového týmu a kdo je za to zodpovědný Co je potřeba, aby projekt začal nebo co sami neubudete moci zajistit? 15 Moderování při plánování WP informace Pracovní balíky určujeme s ohledem na konečný výsledek akce! Jaký je výsledek? Jaký je konečný přínos? QoWD = množství pracovních dnů SoWD = souhrn pracovních dnů Požadujte min./max./ + nejvíce pravděpodobný přístup (regulace pracovních dnů) 16 8
Moderování při plánování Vlastník prac. balíku/ členové týmu Zodpovědní za splnění souborů prací Informují vedoucího o stavu Zajišťují, aby WP nepřekročil omezení -časová a nákladová apod. Poskytují informace pro plán termínů Provádějí práci specialistů Uvádějí do souladu know-how specialistů 17 Moderování při plánování Plán milníků, termínů Dostat tempo, časování pod plánovité selhání práce Jaké přirozeně velké fáze má projekt? Milník 3-4 měsíce Projekty pod tlakem by měly mít milník každý 1-2 měs. Požadujte přiměřené tempo (odpovědnost je na bedrech týmu) motivační milníky, termíny jsou rovněž možné 18 9
Moderování při plánování Řídící tým Řízení lidí Okolo 3-6 lidí Garant, ručitel Existuje spolupráce mezi týmem a vedením Vedoucí Zajišťuje, aby projekt nepřekročil jak časová tak nákladová omezení Přehodnotit formuláře popisu práce vedoucích Vlastník prac.balíku/ členové týmu Zodpovědní za splnění pracovních balíků Zajišťuje, aby WP nepřekročil časová a nákladová omezení 19 Moderování při plánování 20 10
Moderování při plánování Moderační karty Moderování při plánování 11
Moderování při plánování Moderování při plánování Projekt Výchozí Vedoucí Projekt Datum: XY situace XY číslo XY Strana: XY Historie Všechny potřebné informace potřebné k formulaci CÍLE Kdo jsou investoři? Jaké jsou jejich zájmy? Vyvarování se konfliktních oblastí; odhalení dvojité práce Využití synergií S ohledem k naplnění struktury projektového plánu Vstupy pro všezahrnující CÍL Cokoliv co nikam jinam nezapadá Historie Požadavky managementu Požadavky investorů ZVLÁŠTNÍ Již provedená práce Vzájemný vztah s ostatními projekty Činitelé úspěšnosti Význam Otevřené otázky 12
Moderování při plánování Moderování při plánování 13
Moderování při plánování 14