VÝROČNÍ ZPRÁVA O SVOBODNÉM PŘÍSTUPU K INFORMACÍM Úvod: Problematiku poskytování informací upravuje zákon číslo 106/1999 Sb. účinný od 1. 1. 2001. Mezi dotčenými orgány, které jsou povinny poskytovat informace jsou i obce tj. veřejnoprávní korporace a jejich orgány. V podmínkách města Jablonce nad Nisou byl zákon o informacích rozpracován a způsob jeho zabezpečení byl předložen k projednání vrcholnému orgánu obce tj. zastupitelstvu na jeho jednání dne 21.prosince 2000. Pro řešení problematiky poskytování informací podle zákona číslo 106/1999 Sb. byla starostou města po projednání v poradě vedení vydána aktualizovaná Směrnice vedení MěÚ číslo 1 ze dne 4. 4. 2006. Zmíněná směrnice upravuje mimo jiné: funkční příslušnost k podávání informací (informace poskytují jednotlivá oddělení) formu zabezpečení informovanosti občanů (o způsobu poskytování informací jsou návštěvníci radnice informováni na vývěskách ve všech budovách MěÚ. Podrobné informace jsou i na internetových stránkách města) způsob evidence žádostí o informace (evidence je vedena jako centrální na PC síti úřadu) Spisová služba V průběhu roku 2007 nebyl u městského úřadu zaznamenán žádný problém při řešení požadavků o informaci. Úřad řadu informací poskytuje sám iniciativně, formou zveřejnění. Převážná většina písemností docházejících úřadu má povahu odlišnou od zákona o informacích (podněty, stížnosti, žádosti, návrhy). Jejich vyřizování podléhá jinému režimu a jsou evidovány v jiných evidencích (spisová služba, centrální evidence stížností a petic...). Od roku 2005 má MěÚ Jablonec nad Nisou v souladu s novým zákonem číslo 499/2004 Sb. o spisové službě a zákonem číslo 500/2004 Sb. správní řád zavedenu spisovou službu v systému fi GORDIC. Výhodou tohoto produktu je jeho provázanost na řadu ekonomických agend zabezpečovaných na úřadě stejnou firmou ve stejném počítačovém prostředí (pokladní služby, rozpočet, místní poplatky, účetnictví...). Níže uvedená tabulka ukazuje extrémní nárůst počtu zaevidovaných dokumentů došlých úřadu nebo vzniklých z jeho činnosti od doby zavedení SW spisové služby. Tato skutečnost je dána na jedné straně nárůstem práce na jednotlivých útvarech v návaznosti na změny legislativy a dále závěry orgánů našeho města, které úřad realizuje. Druhým podstatnějším důvodem je, že se zavedením elektronické spisové služby úřad mnohem důsledněji eviduje všechny dokumenty, kterými se ve své činnosti zabývá, včetně ekonomických operací. 1
Odbor nebo oddělení počet podání 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Starosta, (kancelář starosty do 30.4.2007) 1 140 1 620 1 483 1 473 1 250 1 746 1 322 1 194 oddělní krizového řízení 58 112 122 204 101 222 399 257 oddělení interního auditu a stížností 333 196 154 83 87 407 212 177 Místostarosta 1 p. Vobořil (Mgr. Rudolf) 0 0 18 341 205 115 123 97 oddělení pro komunikaci s veřejností x x x x x x x 162 Místostarosta 2 JUDr. Ing. Pleticha (ing. Louda) 132 112 143 181 138 427 302 176 Místostarosta 3 Ing. Kypta (Mgr. Karásek) 223 176 279 161 177 153 106 114 tajemník, kancelář tajemníka 849 998 1 256 1 159 980 2 026 1 729 1 893 právní oddělení 399 858 1 126 1 837 1 789 3 150 3 662 3 235 Odbor správní (ředitel) x x x 12 0 74 82 206 - příjmové pokladní doklady x x x x x x x 10 377 oddělení přestupků 1 337 1 225 700 2 013 3 906 9 137 10 570 12 830 oddělení správních agend x x x 3 847 5 725 0 7 528 7 012 oddělení dopravně správních agend x x x 2 505 2 289 7 425 9 058 11 686 živnostenský úřad 978 1 252 890 1 918 2 433 12 788 15 258 16 316 matriční úřad 2 673 2 037 1 854 1 384 1 458 10 553 17 113 18 921 oddělení státní sociální podpory x x x 1 609 x x x x Odbor humanitní (ředitel, ekonom) 118 159 115 101 135 1 200 817 Odbor soc. věcí a zdrav. (ředitel, ekonom) (do 31.5.07) x x x 128 232 2 084 1 680 19 631 oddělení školství, kultury a sportu 321 274 370 255 227 1 083 1 052 1 015 informační centrum 54 64 102 321 31 402 294 279 oddělení sociálních služeb a zdravotnictví x x x 640 777 1 367 1 319 1 010 oddělení sociálně právní ochrany dětí x x x 3 854 3 989 3 214 4 344 2 938 oddělení sociálních dávek 9 440 9 753 12 178 16 832 14 830 15 320 22 352 15 320 Odbor financí a majetku (ředitel) 62 146 169 221 247 1 688 1 300 917 oddělení rozpočtu a poplatků 590 1 524 2 014 4 402 3 998 28 238 17 619 10 168 oddělení účetní evidence 0 0 0 0 0 22 837 20 788 18 590 oddělení majetko-právní 1 840 1 950 1 620 1 680 1 202 4 037 4 418 4 568 oddělení ekonomiky organizací (do 31.7.2004) x x x 186 113 x x x oddělení exekuční x x x x x x 1 054 3 276 oddělení řízení organizací x x x x x x x 144 Odbor správy majetku (ředitel, ekonom) 2 876 4 592 5 332 2 288 1 935 1 893 2 249 2 533 dopravní a silniční úřad 4 842 5 140 4 501 Odbor vnitřních věcí (ředitel) (do 31.5.07) 2 166 826 x 236 199 331 247 237 oddělení výpočetní techniky 223 565 235 oddělení vnitřní správy 1 132 1 270 1 113 6 7 11 1 0 - příjmové pokladní doklady 39 277 33 239 22 109 oddělení technické obsluhy a bytů 2 253 2 288 1 998 1 911 1 839 2 751 3 168 2 905 oddělení hospodářské správy 222 191 274 284 528 1 370 1 753 1 364 Odbor rozvoje (ředitel) 2 159 1 433 1 958 2 912 3 890 519 511 Odbor stavební a životního prostředí (ředitel) do 31.5.07 x x x 10 70 551 877 2 881 úřad územního plánování 1 037 1 250 1 173 1 615 1 530 2 519 2 811 2 761 oddělení investiční výstavby 214 481 251 182 176 979 577 305 oddělení přípravy projektů x x x 136 313 3 183 3 049 2 319 oddělení veřejných zakázek (od 1.6.2007) x x x x x x x 166 stavební úřad 140 502 1 235 1 042 952 13 063 14 569 12 927 oddělení životního prostředí 464 549 1 645 4 497 4 345 8 698 8 596 10 410 CELKEM 29 566 31 291 35 362 62 433 62 732 213 842 226 044 231 837 2
Petice a stížnosti Počet evidovaných a vyřizovaných stížností a petic za MěÚ v posledních letech: 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 písemné stížnosti 71 91 92 100 82 119 61 76 Petice 3 5 7 2 0 1 3 1 1 2 2 40 31 oprávněné neoprávněné vráceno zpět převedeno do r. 2008 postoupené Z celkového počtu 76 písemných stížností bylo 31 vyhodnoceno jako oprávněných, 40 stížností jako neoprávněných, 2 stížnosti byly postoupeny jinému orgánu Krajská veterinární správa Libereckého kraje a Obecní úřad Rádlo, 1 stížnost vzal stěžovatel zpět a 2 stížnosti byly převedeny do roku 2008. Na činnost vlastního MěÚ Jablonec nad Nisou bylo doručeno 42 stížností, z nich 12 tj. cca 28,57 % bylo oprávněných a bylo řešeno přijetím opatření. Dalších 29 stížností směřovalo do oblasti soužití občanů (nedodržování obvyklých norem). Vedle písemných stížností bylo oddělením interního auditu a stížností evidováno a MěÚ řešeno 198 ústních stížností. Stížnosti ústní jsou vyřizovány, 3
pokud je to možné, ihned s klientem obsahem jsou to převážně spory mezi občany a různé konzultace. V souvislosti s vyřízením stížností bylo svoláno a vykonáno 97 šetření na místě. Zákon o svobodném přístupu k informacím Zákon připouští podání informací těmito čtyřmi způsoby: 1. podání informace na základě ústní žádost o informaci používá se při ústně uplatněné žádosti o informaci = těchto žádostí je poměrně hodně. Zákon ale nevyžaduje a úřad o jejich počtu také nevede žádnou evidenci. Spokojenost s poskytováním ústních informací lze vyčíslit tím, že zákon dává žadateli možnost při nespokojenosti s vyřízením žádosti o informaci ji uplatnit písemně a tím takovou žádost zařadit nejen do kategorie evidovaných žádostí, ale současně si zajistit i právo opravných prostředků. V průběhu roku 2007 jsme nezaznamenali písemnou žádost jako reakci na nespokojenost s ústním vyřízením žádosti. 2. podání informace na základě písemná žádost o informaci dopisem e-mailem dotaz uplatněný internetem na úřadem určenou adresu O těchto žádostech je na úřadě vedena oddělená speciální evidence na PC síti. Za celý rok 2007 bylo v evidenci zaevidováno 70 žádostí. Pro jejich vyřízení byla zákonem stanovena lhůta 15 dní, která byla vždy až na dvě výjimky dodržována a ve většině případů je odpovídáno ve lhůtě 5 dnů. Písemné žádosti o informace vyřizované podle zákona č. 106/1999 Sb. Oddělení MěÚ Počet žádostí 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Místostarostové 0 0 0 0 2 1 0 1 Kancelář starosty 2 0 2 1 0 2 1 - Oddělení pro komunikaci s veřejností - - - - - - - 2 Odd. krizového řízení 0 0 0 0 0 1 1 0 Tajemník 0 3 4 16 9 5 13 8 Kancelář tajemníka 0 1 1 1 1 5 2 2 Právní oddělení 0 0 0 0 2 1 2 0 Odd. interního auditu a stížností 0 1 0 0 1 0 0 1 Odbor vnitřních věcí 1 0 0 0 1 0 0 - Odbor správní 0 0 0 0 2 1 0 1 Oddělení správních agend 0 0 0 0 3 6 6 6 Oddělení dopr. správních agend 0 0 0 1 0 9 4 4 Oddělení přestupků 0 0 0 0 1 0 1 2 Živnostenský úřad 3 0 0 0 3 0 2 1 Matriční úřad 0 0 0 0 0 0 2 0 Odbor soc. věcí a zdravotnictví 0 0 0 1 0 1 0 - Oddělení sociálních věcí a zdravot. 0 0 0 0 0 0 0 1 Odbor humanitní 0 0 0 0 0 2 0 0 Oddělení školství, kultury a sportu 0 0 3 3 2 2 1 3 Oddělení obecních bytů 22 25 34 11 19 - - - Informační centrum 0 0 0 0 1 1 0 0 Oddělení sociálních dávek 0 2 1 0 0 2 2 4 Odbor financí a majetku 2 0 1 4 2 0 0 0 4
Oddělení rozpočtu a poplatků 1 2 0 1 1 4 1 2 Oddělení majetko-právní 0 0 1 3 3 8 8 3 Odbor správy majetku 0 0 0 2 6 1 0 0 Oddělení technické obsluhy a bytů 1 0 1 5 3 5 8 8 Dopravní a silniční úřad 0 0 2 3 5 22 27 4 Odbor stavební a životního prostředí 0 0 0 0 1 2 1 - Odbor rozvoje 0 0 0 2 1 8 2 1 Úřad územního plánování 0 0 6 4 3 1 1 0 Oddělení investiční výstavby 0 0 2 1 6 1 1 1 Oddělení přípravy projektů 0 0 0 0 1 0 0 2 Stavební úřad 3 3 4 2 3 6 1 1 Oddělení životního prostředí 0 2 4 5 5 4 6 12 Městská policie 0 1 0 1 1 1 0 0 CELKEM 35 40 66 67 88 102 93 70 Největší část žádostí se týkala oddělení životního prostředí ve věci odpadů. Mezi časté dotazy patří otázky k problematice obecních bytů, rozvojových aktivit města, správní agendy vedené správním odborem. Počet dotazů došlých úřadu prostřednictvím internetu se v posledních letech pohybuje nad hranici 100 případů ročně. K tomuto účelu jsou zřízeny tyto adresy: a) oficiální adresy městského úřadu jsou mujablonec@mestojablonec.cz a adresa dotazy@mestojablonec.cz. Tyto dvě internetové adresy spravuje oddělení komunikace s veřejností. Případné dotazy došlé na tyto adresy jsou vyřizovány ve lhůtě 15 dnů Drtivá většina dotazů směřovala na agendu oddělení životního prostředí (kácení stromů, černé skládky, komunální odpad). Často občané požadují informace k vyřizování správních a dopravně správních agend (OP, pasy, vozidla). V zimním období je tradičně nejvíce dotazů orientováno na zimní údržbu komunikací. Občas se objeví dotazy týkající se výstavby města a územního plánu (restaurace Tajvan, hotel Praha ). 5
b) MěÚ zřídil e-podatelnu s adresou epodatelna@mestojablonec.cz, kam lze zasílat podání v elektronické podobě. Úřad má k dispozici software se zaručeným elektronickým podpisem od certifikované autority. Je tak schopen přijímat některá podání podle zákona o správním řízení nebo podle zákona o správě daní a poplatků v elektronické podobě. Na tuto adresu bylo v roce 2007 doručeno 340 e-mailů z nichž 21 bylo opatřeno zaručeným elektronickým podpisem c) dotazy došlé na e-mailové adresy jednotlivých zaměstnanců úřadu nejsou systematicky a v plném rozsahu evidovány a je na posouzení adresáta a obsahu došlého podání zda je zaevidován ve spisové službě úřadu Samostatnou kategorii tvoří žádosti o informace uplatněné na vnitřním informačním středisku. Jde o žádosti uplatněné ústně, na které je poskytována písemná odpověď a jedná se zejména o informace typu: znění platných právních předpisů obce (nařízení a vyhlášek) poskytovány zdarma, tiskopisy k vyřizování žádostí občanů poskytovány zdarma, způsoby řešení jednotlivých agend a k tomu vydávaných metodických materiálů poskytovány zdarma, výpisy ze znění právních předpisů pomoci programů ASPI = poskytovány za ceny kopií (formát A4 á 2,- Kč, formát A3 4,- Kč ), 3. poskytování informací odkazem na zveřejněnou informaci úřadem na úřední desce MěÚ za kterou jsou považovány úřední desky: = na Mírovém náměstí = ve výloze vnitřního informačního střediska = na budově radnice vedle galerie My = na budově radnice vedle vchodu do Boccaccia = ve výloze na budově Komenského 8 jsou vedle informací o jejichž zveřejnění požádají jiné orgány veřejné správy (zejména Finanční úřad, soudy, soudní exekutoři) zveřejňovány zejména majetkoprávní informace obce (viz zákon o obcích), dokumenty k činnosti orgánů obce (zastupitelstva a rady), dokumenty o správě daní a poplatků, personální inzerce atd. Od roku 2005 podle závazného stanoviska ÚOOÚ zveřejňujeme na úředních deskách MěÚ a internetových stránkách města usnesení orgánů našeho města bez osobních údajů. K 1. 1. 2006 jsme zareagovali na změnu legislativ a připravili změnu ve vedení elektronické úřední desky úřadu v souladu se zněním zákona číslo 500/2004 Sb. správním řádem. Tento způsob zveřejˇování dokumentů se v praxi velice osvědčil. v Jabloneckém měsíčníku počet výtisků činí od roku 2001 celkem 20.300 a je distribuován zdarma do všech domácností ve městě. Občané města zde mohou nalézt informace o rozhodujících aktivitách města a jeho orgánů. na internetových stránkách města www.mestojablonec.cz. V roce 2007 slavily webové stránky města velký úspěch v podobě první ceny v celostátním kole soutěže Zlatý erb 2007, a to v kategorii nejlepší webové stránky města. Soutěž je pořádána ve spolupráci se sdružením Český zavináč, Svazem měst a obcí ČR, portálem Města a obce online a konferencí ISSS. Je také součástí iniciativ v rámci kampaně Březen - měsíc Internetu. Cílem soutěže Zlatý erb je podpořit modernizaci místní a 6
regionální veřejné správy prostřednictvím rozvoje informačních služeb poskytovaných občanům i specifickým skupinám uživatelů s využitím internetu a ostatních elektronických médií, a přispět tak k rozvoji kvality života ve městech, obcích a krajích České republiky. Vítězství ve Zlatém erbu se samozřejmě projevilo i v následném zvýšeném zájmu a tedy nárůstu návštěvnosti. Během roku se podstatně rozšířilo využívání diskuzního fóra, které je hojně sledováno. Zvyšující se tendenci má i účast uživatelů v různých tématických anketách, např. Strom roku. Dá se říci, že počet uživatelů internetu neustále roste, což se projevuje i na návštěvnosti stránek. Jestliže v roce 2005 činila průměrná návštěvnost našeho webu 13.697 přístupů, tak v roce 2006 už to bylo 24.939 a v roce 2007 dokonce 74.879 unikátních přístupů za měsíc. Přehled návštěvnosti v jednotlivých měsících ukazuje následující tabulka: 7
Podíváme-li se na informace, které uživatelé nejčastěji na našich stránkách hledali, pak zjistíme, že pomyslný žebříček stále vede Kalendář akcí, následovaný Úřední deskou, dále informace z kultury a sportu a Životní situace. V roce 2007 jsme mohli na našich stránkách přivítat miliontého návštěvníka (od spuštění nových stránek v září 2004). Ke konci roku 2007 činila celková návštěvnost (od září 2004) 1.400.125 přístupů. na vývěskách ve městě - počet vývěsek úřadu je neustále zvyšován. Došlo i ke zkvalitnění v nich poskytovaných informací. V současné době jsou vývěsky rozmístěny takto: Střed Autobusová zastávka U Remize Střed Rýnovická ul., zastávka autobusu Vrkoslavice Dělnický dům Mšeno nad Nisou Budova ZUŠ Žižkův Vrch autobusová zastávka MHD Kokonín před poštou * Proseč hasičská zbrojnice U Tenisu Horní Proseč Rýnovice otočka autobusů MHD Jablonecké Paseky Pasecké nám., u věžáku Šumava Vysoká ul., u zastávky MHD *V Kokoníně byla vývěska dočasně zrušena v souvislosti s výstavbou kruhového objezdu a bude umístěna zpět na jaře 2008. Včasnost informací poskytovaných ve vývěskách je zaručena tím, že jsou uzavřeny smlouvy o pracovní činnosti s vybranými členy SPOZ, kterým pracovnice oddělení pro komunikaci s veřejností pravidelně zasílá informativní materiály. 8
4. poskytování informací fiktivním odmítnutím informace (nečinností) povinného subjektu takový způsob vyřízení žádosti není na úřadě připouštěn Opravné prostředky ( 18 odst. 1, písm. b-e, zákona) Proti neposkytnutí informace nebo při nespokojenosti s poskytnutou informací je možno použít opravný prostředek tj. odvolání. V dalším stupni dokonce i přezkoumání věci soudem. V průběhu roku 2007 byl řešen na úseku poskytování informací jeden případ odvolání z oddělení investiční výstavby odboru rozvoje a rada města v roli odvolacího orgánu na úrovni samosprávy potvrdila rozhodnutí vydané MěÚ. Soud nemusel v roce 2007 projednávat žádnou žalobou na MěÚ Jablonec nad Nisou na úseku poskytování informací. Vedení úřadu nemuselo v průběhu roku ukládat sankce za nedodržení zákona o informacích. SPRÁVNÍ ROZHODOVÁNÍ Počet zahájených evidovaných a projednávaných správních řízení, jejichž výsledkem je klasický individuální správní akt tj. správní rozhodnutí, je uveden v příloze č. 1. Tento přehled neuvádí správní procesy, kde je také rozhodováno ve správním řízení podle správního řádu, ale výsledkem tohoto procesu je vydání dokladu (řidičský průkaz, občanský průkaz, cestovní doklad, rodný list.). Používaný SW fi GINIS umožňuje sledovat včasnost rozhodování jednotlivých zaměstnanců. Kontrola včasnosti je prováděna na každé poradě tajemníka MěÚ s řediteli odboru a daří se až na výjimky dodržovat zákonem stanovenou lhůtu pro rozhodnutí která činí ve většině případů max. 60 dní. Počet vydaných správních rozhodnutí se oproti roku 2006 zvýšil o cca 2 tis. 9
Příloha č. 1 Oddělení nebo odbor Celkem 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 tajemník MěÚ 3 3 odd. krizového řízení 134 41 odd. právní 4 9 3 9 5 2 odbor vnitřních věcí 2 3 4 matriční úřad 24 44 124 219 40 31 26 38 53 odd. přestupků 495 311 303 419 870 959 1 134 1 151 1 598 odd. správních agend 79 109 124 44 268 odd. dopr. správních agend 601 722 834 245 700 živnostenský úřad 823 338 272 239 625 727 703 434 628 odd. soc. právní ochrany dětí 76 18 9 2 2 odd. sociálních dávek 1 211 1 156 837 671 1 950 2 561 3 776 4 469 4 684 odd. rozp.a poplatků 675 596 665 62 3 6 1 109 96 odd.rozp.a pop. - VHP 377 298 243 234 198 207 216 odd. technické obsluhy 277 153 157 164 153 97 dopravní a silniční úřad 555 512 607 574 659 708 757 738 763 úřad územního plánování 1 96 63 11 4 7 stavební úřad 1 164 1 252 1 138 1 147 1 323 1 126 588 316 360 odd. životního prostředí 251 250 180 221 550 780 362 31 448 Celkem za MěÚ 5 854 4 913 4 530 3 958 7 366 8 158 8 553 7 586 9 609 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 Celkem správních řízení za MěÚ 8 158 8 553 7 366 7 586 5 854 4 913 4 530 3 958 9 609 0 r. 1999 r. 2000 r. 2001 r. 2002 r. 2003 r. 2004 r. 2005 r. 2006 r. 2007 10