Prezentace s projektorem Ing. Jaroslav Bernkopf Květen 2005 CEVRO Liberálně konzervativní akademie
Prezentace s projektorem Pro někoho je vystupování na veřejnosti denním chlebem, jiný se k tomu dostane jednou za dlouhý čas. Ten i onen musí řešit stejné problémy. A navzdory zkušenostem není ani ten ostřílený ušetřen trémy, ani on se nevyhne chybám. S moderní technikou je práce řečníka snadnější: Nemusí zvládnout celý stadion vlastním hlasem, pomůže mu zesilovač. Technika mu taky ale připravila problémy, které předtím neměl nemusel v jedné ruce držet mikrofon, ve druhé ruce dálkové ovládání, ve třetí ukazovátko, ve čtvrté... Tato stať snad pomůže zkušeným i nezkušeným vypořádat se s technikou nejmodernější s datovým projektorem a věcmi kolem něj. Příprava prezentace Práce na prezentaci, kterou děláte doma, bude mít na kvalitu vašeho vystoupení rozhodující vliv. Věnujte jí pozornost a myslete při ní na svoje diváky a posluchače. Jen osnova Do snímků, které budete promítat, nedávejte moc textu. Dlouhé romány bude divák číst a nebude vás poslouchat. V horším případě se začne nudit a nebude ani číst ani poslouchat. A nejtrapnější je, když jen předčítáte z plátna. Připravte si jen osnovu, které se bude držet divák i vy. Na každém snímku čtyři pět řádků a v nich jen stručná hesla. Osnova na plátně nahradí papír těm řečníkům, kteří se jinak bez papíru neobejdou. Černá na černé, bílá na bílé Ve snaze o originalitu autoři používají nejrůznější barvy pozadí i písma, na pozadí dávají divoké vzory. To všechno zhoršuje čitelnost, zvláště za špatných světelných podmínek, které vždy musíme předpokládat. Velké černé (nebo aspoň hodně tmavé) písmo na bílém (nebo aspoň světlém) pozadí je zárukou, že vaše sdělení bude vždy čitelné. 2
Červené písmo použijte jen tam, kde chcete vyjádřit výstrahu, nebezpečí, dluh nebo jinou špatnost. Nejhorší barevná kombinace je červené písmo na modrém pozadí. Oko vidí červenou v jiné vzdálenosti než modrou, a proto není schopné zaostřit obě tyto barvy současně. Čitelné i obrázky Vaše obrázky ať jsou velké, jednoduché, ostré, kontrastní..., zkrátka dobře čitelné. Divák na ně má jen krátkou dobu, a ještě se dívá až z druhého konce sálu. Můžete výjimečně promítnout i obsáhlé schéma, ale zbytek přednášky nesmí být postaven na tom, že je diváci pochopili a že si je zapamatovali. Animace Animace neboli pohyblivé efekty jsou velkým pokušením. Odolejte mu. Divoké tance písmen a obrázků jen odvádějí pozornost od vašeho sdělení a nic nepřinášejí. Kromě toho, když vás v rámci svého dotazu někdo požádá, abyste zalistovali o pár snímků zpět, čekání na doznění všech efektů je přímo bolestné. Jednotný vzhled Dokážete li vytvořit a použít předlohu snímku, použijte jednu předlohu pro celou prezentaci, aby všechny snímky měly jednotný vzhled. Vytvořte si záhlaví a zápatí a umístěte do nich věci, které se budou na všech snímcích opakovat: logo vaší firmy, název prezentace, váš e mail, www adresu, jméno. To vše decentně, spíše nenápadně. Jednak proto, abyste se nepřipravili o velkou část plochy snímků, a také proto, abyste diváka neotravovali. Jestliže to zatím neumíte, žádné neštěstí. Vašim snímkům bude společná jednoduchost, střízlivost, přehlednost. Na čem to převezeme Nezapomeňte svoji prezentaci doma. Vaše médium musí být kompatibilní s počítačem, ze kterého budete promítat. Dnešní notebooky už nemívají disketovou jednotku, ale mívají jednotku CD a konektory USB. Proto nahrajte prezentaci na CD nebo na flash disk. Nebo raději na obojí pro strýčka Příhodu. 3
Někteří řečníci přicházejí i s vlastním notebookem, což má význam snad jen v případě, že chcete předvádět ještě něco jiného, než samotnou prezentaci. Scéna a rekvizity Nečekané maličkosti dovedou člověka nečekaně rozházet. Nenechte se zaskočit. Připravte si to, na co máte vliv, připravte se na to, s čím nepohnete. Všímejte si, jaké problémy mají vaši předřečníci a jak je řeší. Scéna Pokud je to možné, upravte si místo svého vystoupení tak, aby vám vyhovovalo. Chcete stát čelem k obecenstvu a pravou rukou ukazovat na plátno? Udělejte si místo vlevo (z pohledu obecenstva vpravo) od plátna. Často je ale scéna dána a nemáte na ni vliv. Například může být těsně před plátnem řada předsednických stolů. V tom případě se k plátnu nedostanete a asi ani nebudete moci ukazovat klasickým ukazovátkem. Vyhlédněte si místo, které vám bude vyhovovat. Upravte aspoň to, co se dá. Například není nutné, abyste zbytečně zakopávali o kabel, když je možno vést ho jinudy. Mikrofon Mikrofon může být užitečný, ale i zákeřný. Může vás uklidnit i znervóznit. Nejste li zvyklí pracovat s mikrofonem a můžete si vybrat, volte miniaturní mikrofon do klopy a krabičku za opasek. Nemusíte se pak o mikrofon vůbec starat. Klasický mikrofon do ruky může být pro zkušeného řečníka součástí rituálu uklidnění a soustředění. Člověk se zakotví v prostoru, má se čeho držet. Mikrofon držte v nedominantní ruce, tj. např. praváci v levé. Nebudete jím tolik šermovat. Nedávejte ho příliš blízko k ústům, způsobuje to protivné rázy a je zbytečně slyšet vaše funění. Nedržte ho daleko, ani jím nemiřte od sebe. Místo vašeho hlasu by snímal okolní rušivé zvuky. Kabel od mikrofonu není přínosem nikdy. Může se jen plést pod nohy a svádět k roztržitému pohrávání. Můžete li si vybrat, volte mikrofon bezdrátový. 4
Ukazovátko Určitě používejte ukazovátko. Ukážete li na plátno zdálky rukou, máte možná pocit, že je to jasné. Jenže diváci se dívají z jiného úhlu než vy, a hlavně jim není jasné jako vám, kam se mají dívat. Jsem pro ukazovátko klasické, tedy tyčku. Když přednáším, jsem nervózní, a když jsem nervózní, klepou se mi ruce. S klasickým ukazovátkem se opřu o plátno a držím se ho jako pevného bodu. S laserovým ukazovátkem moje nervózní ruka vytváří divoké obrazce, což mě ještě více znervózní. Kromě toho s klasickým ukazovátkem je jednoznačné propojení mezi řečníkem a tím, o čem řečník mluví. Můžete li si tedy vybrat... Jsou ale případy, kdy si nevyberete, jako třeba v obrovském sále s velikánským plátnem někde pod stropem. V každém případě mějte s sebou svoje vlastní ukazovátko klasické i laserové. Nemusíte s sebou vláčet půldruhametrovou žerď na cesty je ideální teleskopická anténa z obchodu pro radioamatéry. Prezentace je předvedení Vstup na scénu Pozdravte, oslovte publikum, představte se, řekněte, odkud jste a o čem budete mluvit. To vše udělejte i písmem a obrazem, věnujte tomu jeden dva úvodní snímky. Promítněte a ústně popište stručný obsah své prezentace. Ovládání Teď vaše práce s technikou začíná doopravdy. O střídání obrázků se můžete starat sami. Potřebujete k tomu klávesnici, myš nebo dálkové ovládání. S klávesnicí bude určitě problém. Budete muset stále přeostřovat zrak ze sálu na klávesnici a zpět. Klávesnice vám bude připadat cizí, neznámá. Budete hledat a míjet správné klávesy. Obecenstvu bude jasné, kterou klávesu potřebujete, vám ne. Ke všemu máte v jedné ruce mikrofon, ve druhé ukazovátko. Aspoň si natočte notebook nebo klávesnici tak, abyste nemuseli stále vystrkovat do sálu svoje pozadí. S myší to není o moc lepší. I když nemá tolik tlačítek. Můžete ji mít na dlouhém kabelu a nosit ji s sebou po pódiu. A zamotat se do kabelu a zauzlovat ji s mikrofonem. 5
Dálkové ovládání má spoustu báječných funkcí. Má laserové ukazovátko, umí listovat prezentací dopředu, dozadu. Možná umí i ovládat CD přehrávač a hlasitost. Ale hlavně má spoustu tlačítek. Pokud nemáte možnost důkladně si práci s ovládáním nacvičit, omezte se jen na nejzákladnější funkce: další obrázek a ukazovátko. Uvažte jinou možnost ovládání. Domluvte se s někým, aby se posadil ke klávesnici a prezentaci pro vás ovládal. Je to jednoduchá činnost, kterou zvládne každý. Vy na něj vždy kývnete a on přepne na další snímek. Zbavíte se jedné starosti a můžete se soustředit na podstatnější věci. Nebudete rozptylovat sebe i obecenstvo zbytečným zápasem s technikou. Nenápadně, nebo se přiznat? Potřebujete li se při svém projevu občas podívat do papíru, učiňte tak zcela přirozeně a beze studu. Obecenstvo to stejně přirozeně přijme. Stejně tak s dálkovým ovládáním. Používejte je jako součást svého vystoupení. Zkuste si ale uvědomit, kde je přijímač, a nemiřte ovládačkou na plátno. Přijímač se s tím obvykle vyrovná, ale někdy to vypadá trošku směšně. Ale jen trošku, netrapte se tím. I komunikace s člověkem, který vám obsluhuje klávesnici, ať je zřejmá a otevřená. Kývněte na něj a řekněte: Další obrázek, prosím.... Divák je spokojen, když rozumí Dobré přednášky pro děti mívají překvapivý úspěch u dospělých. Člověk totiž rád věcem rozumí, dělá mu to dobře. Mluvte pomalu, zřetelně. Nezahlcujte množstvím odborných informací. Předkládejte složité věci jednoduše. Podporujte svoje tvrzení jednoduchými, srozumitelnými obrázky. Na to přece techniku máte, využijte ji. Promítáte li graf nebo tabulku, diváky po nich proveďte, dejte jim čas. Ukažte, co je na ose vodorovné a co na svislé, vysvětlete, čím je způsoben tento propad a tamto maximum. A všechno stále ukazujte ukazovátkem. Zkratky vysvětlete, zvláště takové, které nemusí být pro vaše publikum samozřejmé. Čtěte zkratky raději celými slovy a ukazovátkem při tom ukazujte na jejich jednotlivá písmena, pokud to okolnosti dovolí. 6
Pro mezinárodní konference si připravte snímky prezentace v jazyku, do kterého je jednání tlumočeno, i když mluvit budete česky. Tlumočníci totiž překládají účastníkům do sluchátek mluvené projevy, nikoliv obsahy snímků. Máte li osnovy snímků a popisy obrázků v češtině, hosté ze zahraničí z vaší přednášky mnoho nemají. Máte li je v angličtině, rozumí jim naši lidé i cizinci. Přednášíte li ve svém jazyce cizincům, mluvte spisovně, jednoduše, zřetelně, srozumitelně. Ostatně, takto byste měli mluvit nejen k cizincům. Odchod ze scény Po jasném začátku a průběhu musí vaše přednáška mít i jasný konec. Shrňte základní informace ústně i na plátně. Poděkujte za pozornost a vyzvěte k dotazům. V tuto chvíli má být k dispozici putovní mikrofon pro tazatele, aby dotaz slyšeli všichni účastníci, ale i tlumočníci. Jen tak ho totiž mohou přeložit pro účastníky z ciziny. Pokud nejste schopni na dotaz odpovědět, lepší je říci nevím, než trapně mlžit a vymýšlet si nesmysly. Nakonec ještě jednou poděkujte, pozdravte, odejděte. Vyndejte si svoje cédéčko nebo flash disk z počítače a odneste si je domů. Ohlasy Posluchače vaše vystoupení zaujalo. Chtějí si je znovu projít, žádají vás o zaslání vaší prezentace. Slibte jim to a slib splňte. Můžete už dokonce mít prezentaci připravenou na internetu a teď zájemcům sdělit adresu. Je to lepší než slíbit zaslání a pak to hodit za hlavu. Za rok, za dva se sejdete s lidmi, které si už nepamatujete, a oni vám budou říkat: Pamatujeme si vaše vystoupení v X a těšíme se na vaši další prezentaci, kterou budete mít v Y. Nezklamte je a připravte se zase tak dobře. Valašské Meziříčí 19. května 2005 Ing. Jaroslav Bernkopf 7