Návod k obsluze programu ERVE4
Obsah Hlavní ovládací panel... 2 Základní tlačítka... 2 Pomocné tlačítko DETAIL... 4 Základní příprava programu... 5 Tvorba ADRESÁŘE... 5 Tvorba CENÍKU ADRESNÉ DISTRIBUCE... 6 Tvorba CENÍKU PLOŠNÉ DISTRIBUCE... 6 Tvorba seznamu VIP ADRES... 7 Příprava hlavičky DODACÍHO LISTU... 8 Naplnění tabulky SEKTORY... 8 Zpracování vlny... 10 Import zakázek... 10 Označení zakázky pro VIP... 10 Zpracování ROZVOZOVÉHO LISTU... 11 Zpracování DODACÍHO LISTU... 11 1
Hlavní ovládací panel Základní tlačítka Na hlavní ovládací panel se dostanete pomocí kombinace kláves CTRL+D Seznam všech distributorů a rozvozců. Seznam všech sektorů pro plošnou i adresnou distribuci a všechny potřebné informace o sektoru, jako jsou počet schránek, ceník k danému sektoru atd. Seznam různých variant ceníků dle váhy pro adresnou distribuci. Seznam různých variant ceníků dle pořadí letáku v sektoru. 2
Seznam VIP adres s vazbou na sektor. Možno využít i jako doplňkovou informaci pro jednotlivé distributory. Informace z VIP se zobrazuje na vygenerovaných dodacích listech. Hlavní operační strana, kde se importují zakázky do vlny, upravují jejich informace a kde probíhá výpočet ceny za sektor. Po stisknutí proběhne kontrola vazeb mezi sektory, distributory, ceníky atd. V případě, že některý z údajů nemá koncovou vazbu, zobrazí se tento údaj červeně, (Např. pokud je u sektoru zapsán ceník, který ale není v seznamu ceníků). Dojde k orientačnímu přepočtu cen dle nastavených ceníků a počtu letáků či adresné distribuce v sektoru. vlny. Vymaže všechny údaje z listu, pro zahájení importu nové Seznam vypočtených výplatních sum, po spuštění Podklady pro zápis informací o firmě RV a jeho pravidlech. Tyto informace se projeví na Všech dodacích listech nezávisle na sektoru či distributorovi. (Vhodné pro přímý kontakt na RV, název firmy či informaci o svátcích atd.) Spuštění tvorby rozvozového listu. Vytvoří XLS s počty kusů na jednotlivé distributory včetně tel. čísel a adresy. Pro každého rozvozce je vytvořen samostatný XLS soubor ve složce VLNY. 3
Spuštění tvorby dodacích listů a součtu celkové sumy za distributora do listu soubor ve složce VLNY.. Pro každého distributora je vytvořen samostatný XLS a dodací listy. Otevře složku s vlnami, kam se exportují XLS soubory rozvozů Uloží všechny listy programu ERVE4. Uloží a uzavře všechny listy programu ERVE4. Pomocné tlačítko DETAIL Toto tlačítko Vám podá detail o položce, která je momentálně aktivní. Například jste v seznamu sektorů a potřebujete vědět informace o určitém ceníku v určitém sektoru. Stačí označit buňku, ve které je tento ceník a zmáčknout tlačítko DETAIL. V tu chvíli budete přesměrování do listu ceníků se zvýrazněním daného vybraného ceníku. V případě že se k poli neváže žádná informace, budete o tomto informováni. 4
Základní příprava programu Červené informace jsou povinné. Tvorba ADRESÁŘE Zadejte jednoznačnou zkratku POZOR NESMÍ BÝT ČÍSLO. Podle tohoto pole je distributor provázán se sektory Zadejte jméno distributora Zadejte příjmení distributora Zadejte adresu distributora Zadejte město distributora Zadejte telefon distributora Zadejte e-mail distributora Zadejte pracovní poměr distributora vůči vaší firmě Informace o způsoby předání výplaty (převodem, hotově) Informace o úlevách na dani (studenti, důchodci atd.) Datum smlouvy dohody o provedení práce. Vlastní poznámka k distributorovi 5
Tvorba CENÍKU ADRESNÉ DISTRIBUCE Červené informace jsou povinné. Zadejte jednoznačnou zkratku POZOR NESMÍ BÝT ČÍSLO. Podle tohoto pole je ceník provázán se sektory. gramů. Váhové hranice, uvádějte cenu za adresnou zásilku do uvedených Tvorba CENÍKU PLOŠNÉ DISTRIBUCE Červené informace jsou povinné. Zadejte jednoznačnou zkratku POZOR NESMÍ BÝT ČÍSLO. Podle tohoto pole je ceník provázán se sektory. v sektoru. cena za první, druhý, třetí a čtvrtý leták cena za pátý a všechny další letáky v sektoru. 6
Tvorba seznamu VIP ADRES číslo sektoru ke kterému se daný VIP adresa či informace vztahuje. domova důchodců. informace o typu VIP. Např. Adresa klienta, stálý stěžovatel, nenosit do účelům než VIP adresa. Informace která má být předána na dodací list (možno využít i k jiným Zkratka skupiny pro určitou zakázku s vazbou na list ZAKÁZKY pomocí které se spáruje VIP informace se zakázkou podle řádku 6. 7
Příprava hlavičky DODACÍHO LISTU Údaje vepsané do šablony DL se budou zobrazovat na každém dodacím listu. Naplnění tabulky SEKTORY V této tabulce zadáte všechny důležité údaje vztahující se k sektoru včetně vazeb na ceníky a distributory. číslo sektoru z CEDI číslo svazku sektoru z CEDI identifikační zkratka z ceníku ADRESNÉ distribuce ze sloupce A. V případě použití čísla bude toto číslo použito jako PAUŠÁL. Tzn. celková cena za distribuci do sektoru bez ohledu na počet zásilek v sektoru. identifikační zkratka z ceníku PLOŠNÉ distribuce ze sloupce A. V případě použití čísla bude toto číslo použito jako PAUŠÁL. Tzn. celková cena za distribuci do sektoru bez ohledu na počet letáků v sektoru. identifikační číslo či zkratka rozvozce z listu ADRESÁŘ ze sloupce A, zodpovědného za rozvoz letáků či adresné do daného sektoru 8
identifikační číslo či zkratka distributora z listu ADRESÁŘ ze sloupce A, zodpovědného za distribuci PLOŠNÉ DISTRIBUCE do daného sektoru identifikační číslo či zkratka distributora z listu ADRESÁŘ ze sloupce A, zodpovědného za distribuci ADRESNÉ DISTRIBUCE do daného sektoru vaše vlastní libovolná poznámka k sektoru údaje z CEDI k sektoru Váš vlastní počet schránek k danému sektoru počet schránek z CEDI údaj z CEDI k sektoru zatím nefunkční informace pro zobrazení mapy na dodacím listu informace o tom, jestli k danému sektoru chcete používat počet schránek z CEDI nebo vlastní. 9
Zpracování vlny Import zakázek Otevřete zakázku v CEDI, tak aby se Vám zobrazila v Excelu. Pro import zakázky do listu ZAKÁZKY zmáčkněte kombinaci kláves CTRL+i Zakázka se Vám naimportuje do prvního volného sloupce v listu ZAKÁZKY. V případě, že má Excel z CEDI více listů, vytvoří se tyto jako další sloupce v listu ZAKÁZKY. Uvedený způsob je platný jak pro plošnou tak i pro adresnou distribuci Označení zakázky pro VIP V případě, že chcete k libovolné zakázce přiřadit nějaké VIP adresy či jiné důležité informace, napište jejich skupinu do řádku 6 ke každé zakázce, které se tato informace týká. Příklad: K zakázce TESCO chci přiřadit všechny VIP adresy. Z listu VIP adresy si zjistím název skupiny (TES) a tento zapíšu do pole G6 Tímto dojde k provázání skupiny VIP a informace k určitým sektorům z listu VIP ADRESY, budou připsány na dodací list. 10
Zpracování ROZVOZOVÉHO LISTU Pro zpracování rozvozového listu zmáčkněte tlačítko. Po spuštění se Vás program zeptá na název vlny. Tento název je libovolný, ale používejte jen čísla a písmena (žádné pomlčky, lomítka atd.). Dle Vámi zadaného názvu vlny se vytvoří složka v počítači dokteré bou ukládány rozvozové a dodací listy. Název vlny bude také použit v listu VÝPLATY k identifikaci vlny. Po zadání vlny se Vás program zeptá na název rozvozce (zkratka či číslo ze sloupce A z listu ADRESÁŘ), pro kterého má být rozvozový list vygenerován. V případě že pole necháte prázdné, bude automaticky vygenerován rozvozový list pro všechny rozvozce dohromady. Při výběru jednoho rozvozce dodržujte malá a velká písmena stejně jako jsou v ADRESÁŘI. Zpracování DODACÍHO LISTU Pro zpracování dodacího listu zmáčkněte tlačítko. Opět budete vyzvání k zadání VLNY. Po spuštění tohoto procesu bude ve složce s názvem vlny vygenerován pro každého distributora samostatný soubor dodacího listu. Zároveň se Vám částky z dodacích listů zapíšou do listu VÝPLATY. 11