Vzdělávání v oblasti veřejných zakázek dle postupu uvedeného v Příručce pro příjemce

Vzdělávání v oblasti veřejných zakázek dle postupu uvedeného v Příručce pro příjemce Název projektu: Moderní učitel Reg. číslo: CZ.1.07/1.3.00/51.0041 Příjemce podpory: Univerzita Palackého v Olomouci Lektor: Ing. Jan Weigel 1

Obsah 1. Úvod... 3 2. Stanovení předmětu zakázky... 4 3. Stanovení předpokládané hodnoty zakázky... 5 4. Stanovení režimu způsobu výběru dodavatele... 6 5. Zahájení výběrové řízení... 7 6. Výzva/zadávací dokumentace... 8 7. Otevírání obálek... 10 8. Posouzení a hodnocení nabídek... 11 9. Rozhodnutí... 13 10. Smlouva s vítězným uchazečem... 15 11. Dokumenty vyžadovány pro kontrolu průběhu výběrového řízení... 16 Použité zdroje... 17 2

1. Úvod Toto vzdělávání si klade za cíl seznámit potencionální zadavatele, zástupce partnerů projektu Moderní učitel, s postupy při zadávání zakázek malého rozsahu dle pravidel Příručky pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, kterou vydal Řídící orgán OP VK s účinnosti 29. 1. 2014. Tento dokument obsahuje zjednodušený návod, jak krok za krokem postupovat v případě, kdy veřejný či dotovaný zadavatel bude vybírat nejvhodnějšího dodavatele, ať už to bude pro stavební práce, služby či dodávky. V rámci tohoto vzdělávání je snaha dosáhnout toho, aby si jednotlivé partnerské subjekty na základě získaných informací v budoucnu mohly tato výběrová řízení (zakázky malého rozsahu) realizovat samy. V úvodu je vysvětleno několik základních pojmů. Zadavatel veřejné zakázky 1 Za zadavatele veřejné zakázky se považuje veřejný, dotovaný a sektorový zadavatel. Pokud Vy jako zadavatel veřejné zakázky spadáte do jedné z těchto kategorií, musíte se řídit pokyny dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Pro naše účely vysvětlíme definici prvních dvou: - veřejný zadavatel - je Česká republika, státní příspěvkové organizace, územní samosprávní celky a jejich zřizované organizace (většina partnerských škol v našem projektu, školy zřizované Arcibiskupstvím olomouckým jsou také veřejný zadavatel), - dotovaný zadavatel - je právnická nebo fyzická osoba, která zadává veřejnou zakázku hrazenou z více než 50 % z peněžních prostředků z veřejných zdrojů (pokud škola není veřejným zadavatelem, tak v rámci projektu patří sem, jelikož výdaje z projektu jsou ze 100 % z veřejných zdrojů). Druh veřejné zakázky 2 Veřejné zakázky se dle předmětu dělí na tyto tři druhy: - veřejné zakázky na dodávky, - veřejné zakázky na služby, - veřejné zakázky na stavební práce. Zásady postupu zadavatele - 6 zákona č. 137/2006 Sb. 3 I když budete realizovat výběrové řízení dle kategorie zakázky malého rozsahu, a zákon říká, že se nemusíte řídit pokyny v zákoně, platí zde jedna výjimka, a to je 6 zákona, podle kterého se musíte řídit vždy. - Zadavatel je povinen při postupu podle tohoto zákona dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 1 Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ze dne 14. března 2006. 2 Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ze dne 14. března 2006. 3 Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ze dne 14. března 2006. 3

- Zadavatel nesmí omezovat účast v zadávacím řízení těm dodavatelům, kteří mají sídlo nebo místo podnikání v členském státě Evropské unie a ostatních státech, které mají s Českou republikou či Evropskou unií uzavřenu mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelů z těchto států k zadávané veřejné zakázce. V následujících kapitolách je podrobně popsán průběh výběrového řízení krok za krokem od myšlenky na výběr dodavatele (stavebních prací, dodávky a služby) až po samotný podpis smlouvy. 1. krok 2. Stanovení předmětu zakázky Prvním krokem při zadávání zakázek je určení si předmětu zakázky. Zadavatel při stanovení předmětu zakázky musí dodržovat následující pravidla: - do předmětu zakázky je nutné zahrnout všechna obdobná a spolu související plnění (místně, věcně a časově související), která zadavatel zamýšlí pořídit v průběhu jednoho účetního období ( 3 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb, o účetnictví) 4, - v předmětu zakázky není přípustné uvádět odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží, služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku za příznačné, patenty na vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých uchazečů nebo určitých výrobků, - pokud v technické specifikaci přesto uvedeme nějaký obchodní název aj., ať je to třeba z důvodu jinak nemožného a nedostatečného určení předmětu zakázky, je dobré v zadávacích podmínkách uvést informaci, že uchazeč může použít pro plnění zakázky i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení, - doporučuje se u specifikace předmětu zakázky v rámci dodávek u určitých ICT komponentů (CPU) uvádět jako parametr výkonu minimální počet dosažených bodů z obecně použitelných programů pro měření výkonů jednotlivých komponentů, - dalším příkladem specifikace předmětu zakázky, které umožňují pravidla OP VK 5, je např. požadavek na operační systém PC (Microsoft Windows), popřípadě kancelářský SW (Microsoft Office). Při této specifikaci je nutné ale zdůvodnit, proč je tento parametry nutný. Např. z důvodu nekompatibility s již používaným zařízením či systémem a jeho přizpůsobení by provozu zadavatele působilo mimořádné obtíže, nebo zaměstnanci zadavatele jsou na tyto programy vyškoleni a použití jiného SW by 4 Účetním obdobím je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li dále stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem, nebo je hospodářským rokem. Hospodářským rokem je účetní období, které může začínat pouze prvním dnem jiného měsíce, než je leden. Účetní období bezprostředně předcházející změně účetního období může být kratší nebo i delší než uvedených dvanáct měsíců. Účetní období při vzniku účetní jednotky v období tří měsíců před koncem kalendářního roku nebo při zániku účetní jednotky v období tří měsíců po skončení kalendářního roku nebo hospodářského roku může být o příslušnou dobu delší než uvedených dvanáct měsíců. 5 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 4

zadavateli působilo mimořádné obtíže z důvodu přeškolování, což by mělo za následek další přídavné náklady, - stanovení předmětu zakázky, resp. definování parametrů technické specifikace komponent předmětu zakázky musí být takové, aby nedocházelo k diskriminaci potencionálních uchazečů. 2. krok 3. Stanovení předpokládané hodnoty zakázky Pokud již má zadavatel stanovený předmět zakázky, následně je nutné stanovit předpokládanou hodnotu zakázky. Předpokládanou hodnotu musí zadavatel stanovit v souladu s pravidly stanovenými zákonem č. 137/2006 Sb. a pravidly OP VK. Zadavatel musí dodržovat tato základní pravidla: - při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu jednoho účetního období. To neplatí pro dodávky nebo služby, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb. Při určení předpokládané ceny zakázky je nutné vycházet z celkové ceny plnění zakázky, nikoliv jen pouze z části, která bude vstupovat do způsobilých výdajů projektu, - zadavatel není povinen sčítat předpokládané hodnoty zakázek, které budou pořizovány nahodile dle aktuálních potřeb zadavatele, a které nelze objektivně dopředu vůbec předvídat, - při stanovení předpokládané hodnoty zakázky je vždy rozhodná cena bez DPH, a to cena ke dni uveřejnění oznámení o zahájení výběrového řízení resp. odeslání výzvy k podání nabídky, - při stanovení předpokládané hodnoty zakázky zadavatel vychází z údajů a informací o zakázkách stejného nebo obdobného předmětu plnění, nebo údajů a informací získaných průzkumem trhu s požadovaným plněním nebo z informací získaných jiným vhodným způsobem, - při stanovení předpokládané hodnoty na dodávku v rámci OP VK se řídí cena dle Metodického dopisu č. 23, jehož součástí je seznam nejčastějších nakupovaných komodit z prostředků OP VK, - v případě, že zadavatel má v úmyslu uzavřít smlouvu na dobu neurčitou nebo na dobu, jejíž trvání nelze přesně vymezit, je povinen při stanovení předpokládané hodnoty zakázky sečíst veškerá obdobná, spolu související plnění, která zamýšlí pořídit v průběhu následujících 48 měsíců, - zadavatel nesmí úmyslně dělit předmět veřejné zakázky za účelem snížení předpokládané hodnoty zakázky a tím se vyhnout přísnějším pravidlům při výběru dodavatele, - zadavatel nesmí úmyslně podhodnotit předpokládanou hodnotu zakázky za účelem vyhnout se přísnějším pravidlům při výběru dodavatele. 5

3. krok 4. Stanovení režimu způsobu výběru dodavatele Na základě stanovení předmětu a předpokládané hodnoty zakázky určí zadavatel režim způsobu výběru dodavatele. V tomto případě se musí zadavatel řídit těmito předpisy: - zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů, - Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8 ze dne 29. 1. 2014, - směrnice zřizovatele definující postupy při výběru dodavatele, - případně jiná pravidla dané poskytovatelem dotace (pokud to není OP VK). V případech, kdy se na zadavatele vztahuje při zadávání zakázky více právních předpisů, které upravují zadávání zakázek odlišně, je zadavatel povinen se řídit úpravou obsaženou v právním předpisu vyšší právní síly. V případě, že se jedná o předpisy stejné právní síly, tak je zadavatel povinen řídit se přísnějším postupem. Dle 12 zákona č. 137/2006 Sb. jsou definovány tři kategorie 6 veřejných zakázek dělených dle předpokládané hodnoty zakázky: - nadlimitní veřejná zakázka - je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota dosáhne nejméně finančního limitu stanoveného prováděcím právním předpisem 7, - podlimitní veřejná zakázka - je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota činí v případě dodávek a služeb nejméně 2 000 000 Kč bez DPH, v případě stavebních prací nejméně 6 000 000 Kč bez DPH a nedosáhne finančních limitů stanovených prováděcím právním předpisem, - zakázka malého rozsahu - je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě dodávek a služeb 2 000 000 Kč bez DPH, v případě stavebních prací 6 000 000 Kč bez DPH. Pokud zadavatel na základě stanovené přepokládané hodnoty zakázky spadá do nadlimitní či podlimitní veřejné zakázky, bude se řídit definovanými postupy danými zákonem č. 137/2006 Sb. V rámci tohoto dokumentu se těmito postupy zabývat nebudeme. Pokud zadavatel spadá do kategorie zakázek malého rozsahu, podle 18 odst. 5 zákona č. 137/2006 Sb., zadavatel není povinen zadávat zakázku podle tohoto zákona, je však povinen se řídit zásadami daných v 6 tohoto zákona. Vy jako veřejný či dotovaný zadavatel se vždy musíte řídit zákonem č. 137/2006 Sb. Tento zákon však nedefinuje závazný způsob, jak postupovat při zakázkách malého rozsahu. Tyto postupy definují zřizovatelé, popřípadě poskytovatelé dotace. 6 Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ze dne 14. března 2006. 7 Od 1. 1.2014 je finanční limit pro dodávky pro příspěvkové organizace územně samosprávních celků a dotovaných zadavatelů 5 224 000,00 Kč bez DPH. 6

Definovaný postup dle OP VK 8 A. Zakázka malého rozsahu s předpokládanou hodnotou do 200 000 Kč bez DPH - V tomto případě nemusí zadavatel provádět výběrové řízení a je dostačující oslovit přímo jednoho vhodného dodavatele. - Není nutné mít s dodavatelem uzavřenou písemnou smlouvu, je dostačující mít objednávku potvrzenou od dodavatele. - Přestože nebude provedeno výběrové řízení, je nutné, aby zadavatel postupoval při nákupu hospodárně, tzn. je nutné provést si průzkum trhu na cenu předmětu zakázky. B. Zakázka malého rozsahu s předpokládanou hodnotou od 200 000 Kč bez DPH do 2 000 000 Kč bez DPH pro služby a dodávky a 6 000 000 Kč bez DPH pro stavební práce - Zadavatel je povinen oslovit písemně minimálně 3 potencionální dodavatele předmětu zakázky. - Zadavatel je povinen zveřejnit oznámení o zahájení výběrového řízení resp. výzvu na webových stránkách poskytovatele dotace (MŠMT popřípadě Zprostředkujícího subjektu). - Lhůta pro podání nabídek je minimálně 10 kalendářních dnů ode dne odeslání výzvy (počítá se den následující po dni, co byla výzva zveřejněna či odeslána). - S vybraným dodavatelem musí být podepsaná písemná smlouva, která musí být do 15 pracovních dnů zveřejněna, pokud je od 200 tis. do 500 tis. Kč bez DPH na stránkách poskytovatele dotace, a v případě vyšší jak 500 tis. Kč bez DPH na profilu zadavatele. 4. krok 5. Zahájení výběrového řízení 9 Výběrové řízení je zahájeno uveřejněním oznámení o zahájení výběrového řízení resp. odesláním výzvy k podání nabídek potencionálním dodavatelům. Výzvu musí v tomto případě zadavatel zveřejnit na webových stránkách poskytovatele dotace (tj. MŠMT nebo Zprostředkující subjekt). Vyplněný vzor výzvy je nutné zaslat 3 pracovní dny před požadovaným termínem zveřejnění. Po zveřejnění je od poskytovatele dotace přiděleno číslo veřejné zakázky. Zadavatel dále musí odeslat výzvu minimálně 3 potencionálním dodavatelům. Zadavatel musí oslovit pouze takové dodavatele, o kterých má informace, že jsou schopni poskytnout včas a řádně požadovaný předmět plnění. Pokud dojde k opakovanému oslovení, třeba z důvodu předchozího zrušení výběrového řízení, nesmí zadavatel opakovaně oslovovat stejné dodavatele, pokud k tomu nevedou zvláštní okolnosti předmětu plnění. Dodavatelům je zadavatel povinen zaslat výzvu včetně všech příloh ve stejném formátu jako je výzva 8 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 9 V souladu s postupem uvedeným v Příručce pro příjemce finanční podpory z OPVK, verze č. 8 ze dne 29. 1. 2014, v kap. 7.5 pod písmenem B. 7

zveřejněna na webových stránkách poskytovatele dotace (včetně přiděleného čísla veřejné zakázky). Pro následné prokazování oslovení potencionálních dodavatelů je doporučeno využít k oslovení formu doporučené poštovní zásilky, aby zadavatel měl pro prokázání podací lístek. Další možnost je výzvu předat osobně na základě podepsaného předávacího protokolu za obě strany. Je možné využít i elektronického způsobu, tam je ale nutné mít dostatečný nástroj na potvrzení odeslání výzvy potencionálním dodavatelům. 5. krok 6. Výzva/zadávací dokumentace Jak jsme se již zmínili, tak výběrové řízení je zahájeno odesláním výzvy definovaným způsobem. Předepsaný dokument vzoru výzvy k podání nabídek je k dispozici u poskytovatele dotace. Vždy je nutné si tento dokument stáhnout před zahájením výběrového řízení v aktuální verzi. Výzva k podání nabídek odeslaná uchazečům musí být podepsaná zadavatelem nebo osobou oprávněnou jednat jménem zadavatele. Co musí minimálně výzva obsahovat: - číslo veřejné zakázky - tuto informaci získáte od poskytovatele dotace po odeslání výzvy ke zveřejnění na jejich webových stránkách, - identifikace projektu - název programu, název a registrační číslo projektu, - identifikační údaje zadavatele - název, sídlo, právní forma, osoba oprávněná jednat jménem zadavatele vč. kontaktních údajů (telefon, email), IČ, DIČ, kontaktní osoba vč. kontaktních údajů, - název veřejné zakázky, - předmět veřejné zakázky - definování druhu (služba, dodávka, stavební práce) a popis, - datum vyhlášení veřejné zakázky, - lhůta a místo pro podávání nabídek, - předpokládaná hodnota veřejné zakázky v Kč bez DPH, - údaje o hodnotících kritériích, - informace o tom, že se nejedná o zadávací řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., - informace, v jakém jazyce má být nabídka podána, - povinná publicita, - ustanovení o možnosti zrušit zadávací řízení, - podmínky poskytnutí zadávací dokumentace - pokud existuje samostatný dokument zadávací dokumentace včetně příloh a tyto dokumenty nejsou veřejné, tak musí zde být popsán způsob, jak může uchazeč tyto dokumenty získat a kde. Samotný předepsaný vzor výzvy pro předkládání nabídek neumožňuje podrobnější a rozsáhlejší popis informací a podmínek výběrového řízení. Proto je možné, pokud to je nezbytné v závislosti na předmětu a druhu zakázky, aby k samotné výzvě byl přiložen samostatný dokument zadávací dokumentace popřípadě i další potřebné přílohy. Pokud 8

neexistuje zadávací dokumentace jako zvláštní dokument, je nutné všechny potřebné informace, které zadávací dokumentace obsahuje, vložit do výzvy. Samotná zadávací dokumentace musí obsahovat minimálně tyto údaje: - podmínky a požadavky na zpracování nabídky - musí zde být uvedena informace co vše musí nabídka obsahovat, tj. např. krycí list, rozpočet, návrh smlouvy, prokázání kvalifikace, - požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny, - doba a místo plnění zakázky, - požadavky na varianty nabídek, - v případě stavebních prací - jsou nutné další dokumenty (např. projektová dokumentace, stavební povolení atd.) Kromě výzvy a zadávací dokumentace mohou být součástí dokumentace k výběrovému řízení i další přílohy, které jsou nezbytné pro řádné podání nabídek uchazečů, popřípadě zjednoduší následnou kontrolu nabídek členům hodnotící komise. - podrobná specifikace předmětu zakázky - pokud je specifikace předmětu zakázky obsáhlejší, je lepší mít samostatný dokument a ve výzvě pouze odkazovat na tento dokument, - krycí list nabídky - sumarizační list, kde je uvedena identifikace uchazeče, kontakt uchazeče, nabídková cena, popřípadě hodnotící kritéria, - prokázání kvalifikace v rozsahu 53 zákona č. 137/2006 Sb. - pokud požaduje zadavatele v nabídce splnění kvalifikačních předpokladů v rozsahu 53 zákona č. 137/2006 Sb., je lepší uchazeči předložit vzor ve formě čestného prohlášení, - položkový rozpočet - vzor položkového rozpočtu, - návrh smlouvy. Dodatečné informace Pokud dojde v průběhu lhůty pro podání nabídek ke změně podmínek ve výběrovém řízení, musí zadavatel o této změně informovat všechny známé uchazeče, a také tyto informace musí zveřejnit stejným způsobem, jak bylo uveřejněno oznámení o zahájení výběrového řízení. Každý uchazeč je oprávněn požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávací dokumentaci. Zadavatel musí sdělit odpověď i se zněním původního dotazu všem známým zájemcům nejpozději do 4 pracovních dnů a současně je povinen dodatečné informace a odpovědi na dotazy vhodným způsobem uveřejnit (tzn. i vyvěsit na webové stránky poskytovatele dotace). Pokud dojde v zadávací dokumentaci k takové změně podmínek výběrového řízení, která může rozšířit okruh možných dodavatelů, musí zadavatel prodloužit lhůtu pro podání nabídek tak, aby od okamžiku změny činila celou původní délku lhůty pro podání nabídek. 9

6. krok 7. Otevírání obálek V rámci výzvy, kromě požadavků na předmět výběrového řízení, stanovuje zadavatel i lhůtu, do kdy musí uchazeči podat své nabídky. Tomuto časovému údaji se říká lhůta pro podání nabídek. Ve výzvě zadavatel stanoví přesný datum i čas, do kdy a samozřejmě i kam mohou uchazeči podávat nabídky. V případě zakázek malého rozsahu, které se řídí postupy dané příručkou pro příjemce, je stanovena lhůta pro podání nabídek minimálně 10 kalendářních dnů 10 ode dne odeslání výzvy. Je počítáno vždy ode dne následujícího po dni, kdy byla výzva zveřejněna či odeslána. Zadavatel před procesem otevírání obálek, následném posouzení a hodnocení nabídek jmenuje hodnotící komisi. Dle podmínek OPVK tato komise musí být minimálně 3 členná a měl by v ní být alespoň jeden odborník se zkušenostmi odpovídající povaze předmětu zakázky. Je také důležité jmenovat i případné náhradníky pro případ nepřítomnosti jednoho z členů komise. Pro proces otevírání obálek může být jmenována samostatná komise nebo může zadavatel stanovit, že hodnotící komise bude plnit funkci komise pro otevírání obálek. Členové hodnotící komise nesmí být ve vztahu k zakázce a uchazečům podjatí a musí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dověděli v souvislosti se svou činností v hodnotící komisi. Každý člen proto před zahájením činnosti komise musí potvrdit svoji nepodjatost a převzetí závazku mlčenlivosti formou čestného prohlášení. Vzor čestného prohlášení je k dispozici na webových stránkách poskytovatele dotace. Proces otevírání obálek Po uplynutí lhůty pro podání nabídek zadavatel resp. jím stanovená komise, přistupuje k procesu otevírání obálek. Zadavatel předá přijaté nabídky, které obdržel ve lhůtě pro podání nabídek. Současně vede evidenci o přijatých nabídkách, která by měla obsahovat identifikaci výběrového řízení, identifikaci uchazeče a datum včetně času přijetí nabídky. Následně dochází k postupnému otevírání obálek v takovém pořadí, v jakém byly doručeny zadavateli. Pokud zadavatel obdrží nabídku po stanovené lhůtě pro podání nabídek, je tato nabídka okamžitě vyřazena z výběrového řízení, tato nabídka není ani otevírána a daný uchazeč je o této skutečnosti informován. Komise následně provádí kontrolu úplnosti všech nabídek. Kontroluje, zda je nabídka podána v požadovaném jazyce, zda obsahuje veškeré dokumenty požadované zadavatelem v zadávací dokumentaci (krycí list, smlouvu, dokumenty k prokázání kvalifikace, rozpočet aj.), zda jsou jednotlivé dokumenty podepsané. Pokud nabídka nesplňuje výše uvedené náležitosti, je nabídka považována za neúplnou a komise může požádat o doplnění nabídky v dodatečné lhůtě, která musí být stanovena přiměřeně ve vztahu k předmětu plnění (nesmí být kratší jak 3 pracovní dny). Pokud uchazeč do komisí stanovené lhůty nedoplní svoji nabídku, je tato nabídka z výběrového řízení vyřazena a uchazeč je o tomto kroku informován. 10 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 10

Nabídky, které byly shledány v rámci procesu otevírání obálek jako úplné z hlediska požadavků zadavatele dané podmínkami v zadávací dokumentaci, postupují do fáze posouzení a hodnocení nabídek. O jednání komise v procesu otevírání obálek je pořízen zápis dle vzoru daným poskytovatelem dotace. 7. krok 8. Posouzení a hodnocení nabídek Proces posouzení nabídek následuje bezprostředně po otevírání obálek. Do tohoto procesu jsou zařazeny všechny přijaté nabídky, které byly shledány jako úplné. Proces posouzení nabídek Všechny úplné nabídky jsou posuzovány z hlediska přijatelnosti nabídek. To znamená, že hodnotící komise posuzuje, zda nabídky splňují požadavky dané zadavatelem uvedených ve výzvě popřípadě v zadávací dokumentaci. Např. dochází ke kontrole, zda jsou požadované dokumenty podepsané osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, zda obsažené dokumenty v nabídce mají všechny požadované náležitosti, zda jsou dodrženy cenové limity dané zadavatelem, zda nabídka splňuje všechny požadavky na předmět plnění stanovený zadavatelem v zadávacích podmínkách atd. Jestliže hodnotící komise shledá nabídku jako nejasnou nebo neúplnou, může požádat uchazeče o písemné vysvětlení nabídky, případně o její doplnění v dodatečné lhůtě, která musí být stanovena přiměřeně ve vztahu k předmětu plnění (nesmí být kratší jak 3 pracovní dny). Tímto způsobem nelze doplnit či dovysvětlit informace v nabídce uchazeče, které by ovlivnily nebo změnily nabízené plnění, nabídkovou cenu a skutečnosti ovlivňující hodnotící kritéria. Pokud nabídka nesplňuje požadavky zadavatele, je z výběrového řízení vyřazena a uchazeč je o tomto kroku informován. Pokud uchazeč do stanovené lhůty nedoplní svoji nabídku dle požadavků hodnotící komise, je tato nabídka z výběrového řízení vyřazena. Proces hodnocení nabídek Do procesu hodnocení nabídek vstupují všechny nabídky, které byly shledány hodnotící komisí jako úplné a splňující všechny požadavky zadavatele dané výzvou resp. zadávací dokumentací. Hodnocení se provádí pomocí hodnotících kritérií, která byla definována zadavatelem ve výzvě, resp. v zadávací dokumentaci. Existují dvě možnosti pro hodnocení. Buď je hodnoceno pouze pomocí jediného kritéria, kterým je cena, nebo pomocí více kritérií, tj. dle ekonomické výhodnosti, kde jedním z kritérií musí být vždy cena. Pokud zadavatel zvolí jedno hodnotící kritérium (cenu), může být předmětem hodnocení cena bez DPH nebo cena včetně DPH v závislosti na tom, zda má zadavatel zákonný nárok na odpočet DPH vůči aktivitám či nikoliv. Pokud zadavatel zvolí možnost s více hodnotícími kritérii (ekonomická výhodnost), je povinen ve výzvě (zadávací dokumentaci) stanovit jasná a účelná hodnotící kritéria, která 11

mají přímý vztah k zadávané veřejné zakázce, odpovídají jejímu charakteru a složitosti a respektují základní zásady transparentnosti a nediskriminace. Kromě stanovení hodnotících kritérií musí zadavatel ve výzvě přesně definovat také váhu jednotlivých dílčích kritérií, a také přesně popsat, jaká hodnota daného kritéria je pro zadavatele definována jako ta nejvýhodnější. Dílčím hodnotícím kritériem nemohou být smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinnosti dodavatele, nebo platební podmínky. Dále nelze hodnotit délku záruky či pozáruční servis. Tyto parametry by měl zadavatel již definovat předem v zadávací dokumentaci. Dále nelze hodnotit požadavky na kvalifikační předpoklady, jako jsou zkušenosti dodavatele, kvalita řešitelského týmu a reference. V rámci OP VK poskytovatel dotace doporučuje, aby při výběrovém řízení na dodávky byla použita možnost s jedním hodnotícím kritériem, tedy cenou 11. Zápis o posouzení a hodnocení nabídek O celém procesu výběrového řízení, od otevírání obálek přes posouzení a hodnocení nabídek, musí být pořízen zápis dle doporučeného vzoru, který je k dispozici na webových stránkách poskytovatele dotace. Tento zápis musí obsahovat minimálně tyto informace: - seznam oslovených uchazečů a seznam doručených nabídek, včetně identifikačních údajů uchazeče, - seznam uchazečů vyzvaných k doplnění/objasnění nabídky, pokud byli vyzváni, - seznam posouzených a vyřazených nabídek a zdůvodnění vyřazení nabídek, pokud byly nějaké nabídky vyřazeny; - popis způsobu hodnocení nabídek včetně bodového ohodnocení a zdůvodnění přidělení jednotlivých bodů, - výsledek hodnocení, - odůvodnění výsledku hodnocení, resp. jakéhokoliv doporučení hodnotící komise, - údaj o složení hodnotící komise. Zápis z jednání hodnotící komise je vždy po jednání komise předložen zadavateli. Zadavatel rozhodne o výběru dodavatele samostatným písemným rozhodnutím podle výsledku hodnocení nabídek nebo podpisem zadavatele na zápisu a souhlasem s výsledkem hodnocení. Pokud zadavatel nesouhlasí s postupem hodnotící komise, uvede své rozhodnutí spolu s důvody v zápisu o posouzení a hodnocení nebo samostatném písemném rozhodnutí a sám, nebo prostřednictvím ustanovení jiné hodnotící komise, nově posoudí a zhodnotí předložené nabídky. O hodnocení pořizuje zápis s podpisem ve stejném rozsahu, jaký je uveden v případě zápisu z hodnocení jednání komise. 11 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 12

8. krok 9. Rozhodnutí Na základě doporučení hodnotící komise zadavatel rozhodne o výběru nejvhodnějšího dodavatele. Toto rozhodnutí stvrdí svým podpisem na konci zápisu o provedeném posouzení a hodnocení nabídek, a také v samostatném dokumentu výsledek výběrového řízení, ve kterém jsou uvedeny následující informace: - identifikace veřejné zakázky (číslo a název zakázky, název a číslo projektu, datum vyhlášení), - identifikace zadavatele, - identifikace vybraného dodavatele, - seznam předložených nabídek dle umístění. O výsledku výběrového řízení jsou informování všichni uchazeči, kteří podali nabídku ve stanovené lhůtě pro podání nabídek a jejichž nabídka nebyla z výběrového řízení vyloučena. Dále musí být výsledek výběrového řízení uveřejněn stejným způsobem jako oznámení o zahájení výběrového řízení, tj. na webových stránkách poskytovatele dotace. Tento dokument, spolu se zápisem o posouzení a hodnocení nabídek a smlouvou je nutné vyvěsit do 15 kalendářních dnů po skončení výběrového řízení. Postupy zadavatele v nestandardních situacích 12 Pouze jedna nabídka - pokud nastane situace, kdy zadavatel provede veškeré úkony dle předepsaných pravidel pro výběrové řízení, ale nabídku obdrží pouze od jednoho uchazeče, může v tomto případě uzavřít smlouvu s tímto uchazečem, pokud nabídka bude úplná a bude splňovat veškeré požadavky dané výzvou, nebo může výběrové řízení zrušit a zahájit nové. Žádná nabídka nesplní požadavky zadavatele - pokud nastane situace, kdy zadavatel provede veškeré úkony dle předepsaných pravidel pro výběrové řízení, ale žádná z předložených nabídek nesplní požadavky zadavatele dané výzvou, zadavatel výběrové řízení zruší a zahájí nové. Žádná přijatá nabídka - pokud nastane situace, kdy zadavatel provede veškeré úkony dle předepsaných pravidel pro výběrové řízení, ale neobdrží žádnou nabídku, musí výběrové řízení zrušit. Poté může postupovat tak, že přímo osloví konkrétního vybraného dodavatele za podmínky, že zůstane zachován původně požadovaný předmět zakázky a zadávací podmínky nebudou změněny v podstatných částech. Výjimky v postupech při výběru dodavatele 13 Nedostačující počet dodavatelů k oslovení - pokud nastane situace, ať už z technických, uměleckých či jiných důvodů, že nebude mít zadavatel dostačující počet dodavatelů k oslovení, může zadavatel vyzvat pouze určitý počet dodavatelů. Tento krok musí být ale patřičně zdůvodněn. 12 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 13 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 13

Dlouhodobě nasmlouvané služby nebo dodávky - pokud zadavatele nakupuje služby/dodávky, které má nasmlouvané dlouhodobě (alespoň 6 měsíců), nemusí provádět výběrové řízení. Musí ale platit, že cena za službu/dodávku musí být v místě a čase obvyklá a nesmí dojít ke změně smluvních podmínek v návaznosti na realizaci projektu. Pronájem nemovitosti - v případě nájmu za existující nemovitost či nebytové prostory nemusí zadavatel provádět výběrové řízení a může vstoupit do jednání přímo s pronajímatelem. Dodatečné zakázky na služby či stavební práce - v případě dodatečných zakázek na služby či stavební práce, jejichž potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností, a které jsou nezbytné pro provedení původní zakázky, může zadavatel oslovit pouze původního dodavatele za předpokladu, že dodatečné stavební práce či služby nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní zakázky. Zrušení výběrového řízení 14 Zadavatel může výběrové řízení zrušit kdykoliv během celého procesu, nejpozději však před podpisem smlouvy. Informace o tom, že zadavatel může výběrové řízení kdykoliv zrušit, je vždy uvedena ve výzvě. O zrušení výběrového řízení musí zadavatel informovat všechny známé uchazeče. V průběhu běhu lhůty pro podání nabídek jsou to všichni oslovení uchazeči a také ti uchazeči, kteří projevili zájem o zakázku. V době po lhůtě pro podání nabídek jsou to všichni uchazeči, kteří nabídku podali. Samozřejmě i tady platí, že informace o zrušení výběrového řízení musí být zveřejněna stejným způsobem jako oznámení, tj. tato informace musí být vyvěšena na webových stránkách poskytovatele dotace. Zadavatel není povinen uchazečům sdělit důvod zrušení výběrového řízení, ale tuto povinnost má zadavatel vůči kontrolním orgánům. Příručka pro příjemce stanoví, kdy zadavatel musí a kdy může výběrové řízení zrušit. Zadavatel musí zrušit výběrové řízení v těchto případech: - ve stanovené lhůtě nebyly podány žádné nabídky, - ve stanovené lhůtě nebyly podány žádné nabídky splňující požadavky zadavatele na předmět plnění zakázky, resp. byly všechny nabídky vyřazeny, - byly zjištěny vážné nesrovnalosti nebo chyby v oznámení o zahájení výběrového řízení, resp. výzvě, zadávací dokumentaci, nebo v průběhu administrace veřejné zakázky, - odmítl uzavřít smlouvu i uchazeč třetí v pořadí, s nímž bylo možné smlouvu uzavřít. Zadavatel může zrušit výběrové řízení v těchto případech: - v průběhu výběrového řízení se vyskytly důvody zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby ve výběrovém řízení pokračoval, - vybraný uchazeč, popřípadě uchazeč druhý v pořadí, odmítl uzavřít smlouvu nebo neposkytl zadavateli k jejímu uzavření dostatečnou součinnost, 14 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 14

- byla doručena pouze jedna nabídka. 9. krok 10. Smlouva s vítězným uchazečem Zadavatel je oprávněn uzavřít smlouvu pouze s uchazečem, který podal vítěznou nabídku. Pokud ale tento uchazeč odmítne uzavřít smlouvu se zadavatelem, nebo neposkytne dostatečnou součinnost při podpisu smlouvy ve lhůtě 15 dní ode dne odeslání oznámení o výsledku výběrového řízení, může zadavatel uzavřít smlouvu s uchazečem, který se umístil na druhém místě. Takto může zadavatel postupovat i v případě, že druhý uchazeč nepodepíše smlouvu, může zadavatel uzavřít smlouvu s uchazečem, který se umístil na třetím místě. Pokud i tento uchazeč smlouvu nepodepíše, musí zadavatel výběrové řízení zrušit. Smlouva musí být uzavřena v souladu s podmínkami danými v zadávací dokumentaci a musí být v písemné formě. Zadavatel nesmí uzavřít smlouvu s uchazečem, pokud se na zpracování uchazečovy 15 nabídky podílel zaměstnanec zadavatele, člen statutárního orgánu zadavatele, statutární orgán, člen správní či dozorčí rady zadavatele, člen realizačního týmu projektu či osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na přípravě nebo zadání předmětného výběrového řízení. Dále nesmí zadavatel uzavřít smlouvu s uchazečem, kterému byl uložen zákaz plnění veřejných zakázek ve smyslu 120a odst. 2) zákona č. 137/2006 Sb. a je veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek. Pokud zadavatel během výběrového řízení zjistí některou z výše uvedených skutečností, je povinen vyřadit danou nabídku již v okamžiku zjištění dané skutečnosti v jakékoli fázi výběrového řízení, nejpozději však do uzavření smlouvy. Co musí minimálně smlouva s vítězným uchazečem obsahovat: - identifikace smluvních stran vč. IČO a DIČ, - předmět plnění (konkretizovaný kvantitativně i kvalitativně), - cena bez DPH, vč. DPH a uvedení samotného DPH, příp. uvést, že dodavatel není plátcem DPH, platební podmínky, - doba a místo plnění, - další obligatorní náležitosti nezbytné pro platnost smlouvy, - povinnost, aby dodavatele umožnil všem subjektům oprávněným k výkonu kontroly projektu, z jehož prostředků je dodávka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním veřejné zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). - povinnost dodavatele archivovat do roku 2025 16 15 Tato podmínka platí i pro uchazeče ve sdružení, nebo pro subdodavatele uchazeče. 16 Tato povinnost, kdy musíte zavázat dodavatel archivovat do roku 2025, je pouze ve smlouvách o realizaci grantového projektu v rámci globálního grantu OP VK (krajské projekty) 15

Zveřejnění smlouvy Pokud zadavatel uzavře smlouvu s dodavatelem jejíž cena je mezi 200 000 Kč 500 000 Kč bez DPH, je zadavatel povinen finální a podepsanou smlouvu zveřejnit na webových stránkách poskytovatele dotace včetně všech dodatků. V případě smlouvy, jejíž cena přesahuje 500 000 Kč bez DPH, je zadavatel povinen finální a celé znění smlouvy zveřejnit na profilu zadavatele a to do 15 dnů od jejího uzavření. 11. Dokumenty vyžadovány pro kontrolu průběhu výběrového řízení 17 V rámci kontroly správnosti postupu výběrového řízení jsou vyžadovány při kontrolách tyto dokumenty: - text oznámení o výběrovém řízení, resp. výzva k podání nabídky včetně dalších dokumentů a včetně dokladů prokazujících jejich odeslání, - doklad o uveřejnění výzvy k podávání nabídek, doklad o uveřejnění výsledku výzvy k podávání nabídek včetně smlouvy a jejich příp. dodatků a zápisu z hodnocení nabídek (PrintScreen z webových stránek), - nabídky podané uchazeči, - zápis (protokol) o posouzení a hodnocení podaných nabídek podepsaný oprávněnými osobami, - smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem, vč. případných dodatků k ní, - text oznámení o výsledku výběrového řízení, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání, - další dokumenty související s výběrovým řízením, např. oznámení o vyloučení nabídky apod. 17 Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. 16

Použité zdroje Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávaní pro konkurenceschopnost, verze 8, vydal Řídící orgán OP VK, datum platnosti 1. 1. 2014, datum účinnosti 29. 1. 2014. Dostupné z: http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-proprijemce/prirucka-pro-prijemce-op-vk/ Čestné prohlášení o nestrannosti a nepodjatosti, vydal Řídící orgán OP VK, aktualizace dne 20. 9. 2013. Dostupné z: http://www.op-vk.cz/cs/siroka-verejnost/verejnezakazky/formulare.html Výzva k podání nabídek, vydal Řídící orgán OP VK, platné od 23. 11. 2011, aktualizace dne 20. 9. 2013. Dostupné z: http://www.op-vk.cz/cs/siroka-verejnost/verejnezakazky/formulare.html Zápis o posouzení a hodnocení nabídek, vydal Řídící orgán OP VK, aktualizace dne 20. 9. 2013. Dostupné z: http://www.op-vk.cz/cs/siroka-verejnost/verejne-zakazky/formulare.html Výsledek výběrového řízení, vydal Řídící orgán OP VK, aktualizace dne 20. 9. 2013. Dostupné z: http://www.op-vk.cz/cs/siroka-verejnost/verejne-zakazky/formulare.html Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ze dne 14. března 2006. Dostupné online http://portal.gov.cz/app/zakony/zakonpar.jsp?idbiblio=62419&nr=137~2f2006&rpp=15#loc al-content Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ze dne 12. 12. 1991. Dostupné online http://portal.gov.cz/app/zakony/zakonpar.jsp?idbiblio=39611&fulltext=&nr=563~2f1991&p art=&name=&rpp=15#local-content 17