Software IS Řízení stavebních zakázek Stručný popis Informačního systému řízení zakázek Hlavní cíl - sledování zakázky od jejího mapování, získání, realizaci, dokončení a běhu záručních lhůt. Obsah a rozsah informačního systému: marketinkové informace - stavby, kontakty na investory, projektanty, atd. obchod - zpracovatel, projektant, investor, termíny schůzek budoucích i minulých, ceny, termíny, realizace, porovnání nabídek dodavatelské systémy - rozdělení zakázek mezi dodavatele a subdodavatele, smlouvy subdodavatelé - certifikáty, hodnocení, zákonné údaje, bonita databáze dodavatelů materiálu oblast staveb a objektů, rozpočty, smlouvy, dodatky normativní základna (cizí URS, RTS) technologické předpisy fakturace a splátkové kalendáře termíny, záruční lhůty, reklamace, vady vyhodnocení stávajících zakázek propojení na účetní informace se zpětnou vazbou, manažerské vyhodnocení Hlavní okruhy: Část Kontraktační řízení zpracování nabídky Každá přijatá poptávka je zaevidována v IS jako tzv. Poptávka, a to s předem určenými parametry, označením velikosti a typu zakázky, vč.poptávkového čísla. viz. obrázek. Příklad nabídky,poptávky Oprávněná osoba (dle přístupových práv podle struktury funkcí) bude mít právo práce se zakázkou. Pokud bude rozhodnuto o zpracování nabídky, odpovědný vedoucí přiřadí zakázku obchodnímu manažerovi ke zpracování. Manažer zakázky prostřednictvím programu označí odpovědné osoby za jednotlivé oblasti a vybere způsob provádění nabídky. Na každou část vypracování nabídky odpovědná osoba určí konkrétní úkoly (je řešeno buď textovým popisem nebo číselníkem úkolů. Zaměstnancům obchodního oddělení je umožněn k těmto úkolům přístup a označení jejich splnění. Manažer zakázky, (systémová osoba) má možnost sledovat aktuální stav jednotlivých úkolů. Veškeré dokumenty týkající se 1
nabídky jsou zaklíčovány a jsou dostupné přímo ze systému. Tvorba rozpočtu je navázána na externí systémy např. (RTS, MS Excel). Pro výběr subdodavatelů je možné z dostupných údajů v systému tvořit poptávky pomocí definovaných šablon v MS Word a poloautomatizovaně rozesílat s přímou vazbou na poštovního klienta. Po kompletaci, přezkoumání a schválení nabídky je vytvořena a zaslána finální nabídka zákazníkovi. V informačním systému se tato skutečnost odrazí označením poptávky jako úspěšné nebo neúspěšné a případně se specifikuje podle předdefinovaných kritérií. Poptávka se v případě neúspěchu uzavře v opačném případě se přidělí číslo zakázky a je vytvořen prostor pro schromažďování dokumentů (smlouva, dodatky ke smlouvě) a atributů. Hlavním cílem táto části je získat okamžitý přehled o rozpracovaných výběrových řízeních, o fázích ve kterých se nachází, vč.sledování úkolů a o očekávaném výsledku řízení. Základní evidence poptávek dává přehled rozpracovanosti s ohledem na určení stádií, které je nutno projít, aby bylo možné úspěšně dokončit výběrové řízení. Na každé stádium je umožněno nadefinovat úkoly pro konkrétní osoby, které se sledují a vyhodnocují. Systémů nabídky bude možno vytvořit více (například státní zakázka, malá zakázka, velká zakázka, atd.) a při vytvoření nové poptávky je možné vybrat šablonu předdefinovaných úkolů a fází. Při vytváření nabídky jsou zřejmá její stádia (např. poptávka, nabídka, převod nabídky na zakázku, aktivity a úkoly. Každému stadiu nabídky přísluší soubor úkolů a sledování jejich stavu. Úkoly se zadávají s nebo bez vazby na poptávku. Souhrnně je možné zobrazit úkoly všech odpovědných pracovníků, ale jednotlivý pracovník si může zobrazit pouze své vlastní úkoly (na základě přístupových práv). Tato fáze končí podpisem SOD. Část Příprava zakázky (od podpisu smlouvy po předání na realizaci) Zakázka se eviduje pod jednoznačným číslem a vytváří se plán zakázky Pro usnadnění práce na plánu zakázky je možné převzít rozpočet nebo výkaz výměr z výstupu Excel nebo např. systémemu RTS. Program umožní na vzniklém základu označit subdodavatelské práce a jejich pořizovací cenu, určit vlastní výkony a vytvořit plán subdodávek včetně případného doplnění termínů, tj. předběžného harmonogramu. Plán zakázky je vytvořen podle definovatelného a schváleného kalkulačního vzorce. Takto vytvořený plán zakázky podléhá odsouhlasení systémovými osobami. Po odsouhlasení je provedeno jeho závazné zaevidování v IS a stává se z něj výchozí plán zakázky. U zakázky je možné zobrazit jak výchozí plán zakázky (odsouhlasený), tak i skutečnost. k základním evidovaným údajům patří zejména číslo zakázky, název akce, objednatel, kontaktní osoba, stavbyvedoucí, manager, smlouva o dílo (ano/ne), smluvní cena, termín zahájení, termín dokončení, skutečné předání, záruční doba, konec záruky, archiv. Tyto hodnoty jsou doplněny údaje o typu stavby, množství jednotek (např.počet BJ) a jejich ceně, lokalitě stavby (číselník statistického úřadu), atd. U rozpočtu zakázky se provádí rozlišení položek vlastní činnosti a subdodavatelských výkonů. Po zatřídění příslušnosti rozpočtových položek do kalkulačního vzorce a po vytvoření uživatelských šablon pro jednotlivé typy stavebních objektů program vytvoří plán zakázky ve tvaru definovaného kalkulačního vzorce. Sleduje se Aktuální plán zakázky (hodnoty z posledního odsouhlaseného plánu zakázky z položkového rozpočtu projektu s možností ruční úpravy zadáním hodnoty nebo %. Program umožňuje vytvořit rovněž materiálový soupis zakázky. V IS vzniká úkol a zaevidování jeho splnění. Při změně rozpočtu (dodatku ke smlouvě) vzniká aktualizovaný plán zakázky s příslušnou evidencí. K zakázce je připojen odkaz na smlouvu (příp. dodatky), dokumentaci v elektronické podobě. Kromě smlouvy jako takové se evidují zvlášť základní parametry smlouvy (bankovní záruky, smluvní penále, atd.) Dále je možné zobrazit seznam všech subdodavatelských smluv přiřazených k zakázce a všech uložených dokumentů k zakázce. Tato etapa končí předáním podkladů stavbyvedoucímu k realizaci. 2
Příklad editace zakázky, různé záložky Příklad editace záložky rozpočet - import Část Realizace zakázky (od převzetí stavbyvedoucím po předání investorovi) Základní okruhy: a) převzetí podkladů z přípravy zakázky vč. nabídky b) kontrola smluvních podkladů včetně ověření výsledků a reportu, resp. řešení nedostatků c) potvrzení nebo vypracování harmonogramu zakázky stavbyvedoucím. Termín realizace lze rozdělit na více termínů, rozdělením řádku rozpočtu na více řádků s definovanými termíny a případně přidat poznámku v textovému popisu. Rozšířené sledování umožňuje detailní sledování všech jednotlivých částí, např. sledování interních a subdodavatelských vztahů (finanční, časové..). včetně možnosti odsouhlasení stavbyvedoucím na soupisu provedených prací. 3
Příklad Hlavní menu programu, výstupy Excel - obchodní plán, operativní plán, kalkulace Příklad editace záložky subdodávky smlouva se subdodavatelem 4
Příklad editace záložky subdodávky výběrová řízení - úpravy Příklad úpravy výběrového řízení Příklad editace záložky kalkulace,plán zakázky úprava, přepočet b 5
Část Reklamační řízení v době realizace a záruční lhůtě Evidence reklamačního řízení v IS umožňuje rozdělení na příslušná stádia sledovaného stavu (v době realizace a záruční lhůtě, včetně určení systémových osob pro sledování a odpovědnost v daných fázích). Pro evidenci reklamačního řízení se vytváří karta reklamace, která obsahuje všechny potřebné údaje. K reklamaci je možné přiložit veškerou dokumentaci v elektronické podobě. Evidence kontaktů adresáře podpůrný modul fungující napříč systémem Je možné evidovat zákazníky, dodavatele a kontaktní osoby; rozdělit subdodavatele do skupiny podle činností a oblastí působnosti, včetně hodnocení dodavatelů. Pro evidenci veškerých kontaktů (firem i osob) je v IS použít adresář (číselník kontaktů), kde jsou odlišeny kontakty dle obchodních vztahů a činností. Je zde možné kategorizovat na objednatele, subdodavatele, konkurenci resp. další členění. Jednomu kontaktu je možné přiřadit více než jednu kategorii. Dále lze číselníku využít např. pro rozlišení kontaktů podle jejich činností - HSV, PSV, technologie, v podrobnějších členěních (např. elektro, vzduchotechnika, atd ). Jeden kontakt může náležet do více skupin. Příklad menu - číselníky Příklad číselník firem Pozn. Toto jsou hlavní body funkce programu, který je rozvíjen podle individuálních požadavků stavebních firem. Existuje řada zásuvných modulů (podpůrných prvků systému), které lze přizpůsobit konkrétním zvyklostem dané organizace, jak názvoslovím tak funkčností, resp. zapracováním vnitropodnikových směrnic. 6