MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA ZBRASLAV TAJEMNÍK ÚŘADU MĚSTSKÉ ČÁSTI S M Ě R N I C E č. S /2009 O SMLOUVÁCH Garant: Rozsah působnosti: Mgr. Tomáš Tesarčík, odbor majetkoprávní Uvolnění členové zastupitelstva MČ Zaměstnanci MČ zařazení do ÚMČ Nabývá účinnosti: Počet stran: Počet příloh: 6 1 Zákonná pravomoc dle: 94 odst. 3 zák. č. 131/2000 Sb. Usnesení rady městské části: Tímto předpisem se ruší předpis číslo: -- Originál předpisu je uložen: Elektronická podoba předpisu je uložena: Odbor majetkoprávní Sdílená složka ÚMČ Za odbor majetkoprávní schválil: Mgr. Tomáš Tesarčík, vedoucí odboru Vydal: Ing. Milan Vogl, tajemník ÚMČ Obdrží: všichni vedoucí odborů ÚMČ
V souladu s ustanovením 81 odst. 5 písm. d) a 103 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, vydávám nařízením tuto s m ě r n i c i: Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Tato směrnice stanoví obecný postup při sjednávání a uzavírání smluv, dodatků ke smlouvám a dohod (dále jen smlouvy ) Městskou částí Praha - Zbraslav, tj. proces vypracování návrhu smlouvy, jeho projednání příslušným orgánem městské části, podepsání smlouvy, zaevidování uzavřené smlouvy a její archivaci. 2. Tato směrnice je závazná pro zaměstnance Městské části Praha Zbraslav, zařazené do Úřadu Městské části Praha Zbraslav (dále jen úřad ). 3. Tato směrnice se nevztahuje na uzavírání smluv v pracovněprávních vztazích, smluv o nájmu hrobového místa a veřejnoprávních smluv. Článek 2 Vypracování návrhu smlouvy 1. Návrh smlouvy zpracovává věcně příslušný odbor úřadu (dále jen zpracovatel ). 2. Zpracováním se rozumí i vyžádání návrhu smlouvy od smluvního partnera, se kterým má být smlouva uzavřena. 3. Odbor majetkoprávní poskytuje zpracovateli součinnost při výběru smluvního typu. Je-li k dispozici vzorová smlouva nebo obdobná, městskou částí již uzavřená smlouva, doporučí jejich použití. 4. Zpracovatel plně odpovídá za to, že a) sjednávaný smluvní vztah je plně v souladu se zákonem o hl. m. Praze, b) smlouva je v souladu s příslušným usnesením orgánu městské části, bylo-li ve věci vydáno, c) smlouva je v souladu s interními předpisy městské části, zejména se směrnicí o veřejných zakázkách, d) věcný záměr rozhodnutí o právním úkonu byl projednán v příslušném výboru nebo komisi, e) každá smlouva má graficky úhlednou úpravu a odpovídající formát, tzn. zejména vhodný font a velikost písma, automatické číslování odstavců a jejich zarovnávání do bloku, f) v zápatí každé smlouvy je uvedeno pořadové číslo strany a celkový počet stran smlouvy 1, g) došlo k řádnému předchozímu zveřejnění záměru o uzavření smlouvy v případě, kdy právní úkon podléhá předchozímu zveřejnění na úřední desce 2, h) v textu každé smlouvy je uveden údaj, že smlouva byla projednána a schválena příslušným orgánem městské části, včetně čísla usnesení a data jeho přijetí, v případě, kdy smluvní úkon podléhá schválení radou nebo zastupitelstvem městské části. 5. Zpracovatel je povinen dbát zejména na uvedení: 1 Přílohy mohou mít vlastní čísla stran 2 36 zákona o hl. m. Praze 2/6
a) přesného označení všech smluvních stran (u právnických osob názvem nebo obchodní firmou, u fyzických osob jménem a příjmením), b) přesného označení sídla právnické osoby nebo místa trvalého pobytu, popř. místa podnikání fyzické osoby, c) právního titulu, na základě kterého je případný zástupce smluvní strany oprávněn smlouvu podepsat, d) identifikačního čísla, daňového identifikačního čísla a u fyzické osoby rovněž data narození příp. rodného čísla, e) bankovního spojení včetně čísla účtu u smluv s peněžitým plněním, f) přesné specifikace předmětu smlouvy, s případným odkazem na přílohu tvořící nedílnou součást smlouvy, g) ceny nebo způsobu jejího určení a termínu její splatnosti u smluv s peněžitým plněním (u smluv, kdy plátcem je městská část, uvede minimálně čtrnáctidenní splatnost), a náležitostí faktur, h) jednoznačně definovaných práv a povinností smluvních stran, včetně dalších smluvních podmínek, jako jsou např. doba a místo plnění, záruční doba, smluvní sankce, odstoupení od smlouvy, vypovězení smlouvy atd., i) doby platnosti a účinnosti smlouvy, j) údaje o vyhotovení dostatečného počtu stejnopisů tak, aby (kromě počtu stejnopisů pro smluvního partnera) pro účely městské části byly vyhotoveny nejméně I. dva stejnopisy (pro zpracovatele a pro odbor majetkoprávní), II. tři stejnopisy (pro zpracovatele, pro finanční odbor a pro odbor majetkoprávní) u smluv o pronájmu pozemků. Článek 3 Připomínkování návrhu smlouvy 1. Zpracovatel je povinen vyžádat si stanoviska dotčených odborů v dostatečném předstihu tak, aby každý dotázaný odbor měl přiměřenou lhůtu pro vyjádření, nejméně však 3 pracovní dny, není-li v konkrétním případě dohodnuta jiná lhůta. 2. Zpracovatel je povinen společně s žádostí o stanovisko poskytnout dotázanému odboru návrh smlouvy v elektronické formě. 3. Zpracovatel zašle v elektronické podobě návrh smlouvy všem dotčeným odborům k zajištění jejich stanoviska 3. 4. Je-li obsahem závazku jakékoliv finanční plnění, zasahující do rozpočtu městské části, musí být vždy vyžádáno stanovisko finančního odboru. Finanční odbor kontroluje, mimo jiné, správnost uvedeného čísla bankovního účtu městské části a přiděluje posuzované smlouvě variabilní symbol. 5. Návrh smlouvy spolu se stanovisky dotčených odborů předloží zpracovatel odboru majetkoprávnímu k posouzení, úpravě a schválení. 6. Návrh smlouvy, posouzený a schválený odborem majetkoprávním, předloží smluvnímu partnerovi zpracovatel k odsouhlasení. V případě protinávrhu smluvního partnera platí ustanovení odst. 3 tohoto článku obdobně s tím, že se k němu vyjadřují pouze odbory, jichž se smluvním partnerem navržené změny týkají. Finální návrh smlouvy musí být prokazatelně akceptován smluvním partnerem (písemně, elektronicky). 7. O akceptaci nebo odmítnutí změn navržených smluvním partnerem rozhoduje odbor majetkoprávní. 3 Oběh návrhu smlouvy tzv. kolečkem 3/6
8. Pokud je smluvnímu partnerovi předkládán vzorový návrh smlouvy, schválený orgánem městské části nebo vypracovaný odborem majetkoprávním, za správnost údajů doplňovaných do vzorového návrhu odpovídá zpracovatel. Do průvodního listu vzorového návrhu smlouvy zpracovatel označí uvedením slova VZOR na místo podpisu vedoucího odboru majetkoprávního, že se jedná o smlouvu vypracovanou na základě vzorového návrhu smlouvy. Tyto smlouvy již nepodléhají dalšímu právnímu posouzení. Odboru majetkoprávnímu jsou tyto smlouvy předkládány pouze k evidenci. Článek 4 Schválení smluvního úkonu Zpracovatel připraví materiál pro kolektivní orgán městské části, pokud tento orgán smluvní úkon schvaluje nebo předloží návrh smlouvy k podpisu oprávněné osobě 4. Článek 5 Projednání a schválení smluvního úkonu příslušným orgánem městské části 1. Materiál pro jednání příslušného orgánu městské části zpracovává a předkládá zpracovatel. Přílohu materiálu může tvořit návrh smlouvy s uvedením, že došlo k řádnému posouzení smlouvy dle této směrnice. 2. Materiál předkládaný příslušnému orgánu městské části musí obsahovat návrh usnesení, z něhož bude patrno, uzavření jakého smluvního úkonu a mezi jakými subjekty zpracovatel navrhuje. Návrh usnesení obsahuje podstatné náležitosti, zejména označení úkonu, subjekty vztahu, úplatnost včetně stanovení ceny či bezplatnost, dobu plnění, apod. 3. Bude-li městská část uzavírat smlouvu s územním samosprávným celkem, musí být návrh smlouvy opatřen doložkou osvědčující schválení návrhu smlouvy 5 příslušným orgánem tohoto územního samosprávného celku, vyžaduje-li tak obecně závazný právní předpis. 4. V případě, že smluvní úkon nebude příslušným orgánem městské části schválen a bude vrácen k přepracování, proces sjednávání takto přepracovaného návrhu se řídí předchozími ustanoveními, jako návrh nový. Článek 6 Průvodní list smlouvy 1. Průvodní list smlouvy slouží k dokumentaci postupu při sjednávání a uzavírání smluv. Průvodní list se vyhotovuje nejpozději před předložením smlouvy k podpisu oprávněné osobě 4. Vzor průvodního listu je uveden v příloze č. 1 této směrnice. 2. Vyplnění průvodního listu zajišťuje zpracovatel. Průvodní list se přikládá ke konečnému návrhu smlouvy, tzn. k návrhu akceptovanému smluvním partnerem a posouzenému a schválenému odborem majetkoprávním (to neplatí, pokud jde o vzorovou smlouvu). 3. Odpovědný zaměstnanec zpracovatele opatří průvodní list smlouvy svým jménem, příjmením a podpisem, dále jménem, příjmením a podpisem vedoucího zpracovatelského odboru, a zajistí podpisy vedoucího připomínkujícího odboru, vedoucího odboru majetkoprávního (to neplatí, 4 Osoba oprávněná smlouvu podepsat dle zákona o hl. m. Praze, dle interních předpisů MČ nebo dle závazného usnesení orgánu MČ 5 včetně grantových smluv 4/6
pokud jde o vzorovou smlouvu) a správce rozpočtu, pokud jde o smlouvu posuzovanou dle čl. 3 odst. 4 (dále jen dotčené odbory ). 4. V případě nesouhlasu s konečným návrhem smlouvy uvede dotčený odbor tuto skutečnost do průvodního listu a připojí k němu své písemné stanovisko na samostatnou listinu. 5. Průvodní list smlouvy se vyhotovuje v jednom vyhotovení, které se společně s originálem smlouvy ukládá do centrální evidence smluv. Článek 7 Podepisování smluv 1. Po schválení smluvního úkonu zajistí zpracovatel podepsání smlouvy ve stanoveném počtu stejnopisů (dle textu smlouvy) smluvním partnerem a předá ji s jedním vyplněným průvodním listem odboru kancelář starosty. Má-li smlouva více listů, opatří ji zpracovatel svázáním a orazítkovaným pečetítkem za účelem znemožnění jakékoliv manipulace s listy. 2. Odbor kancelář starosty předloží smlouvu opatřenou náležitostmi výše uvedenými včetně průvodního listu smlouvy k podpisu osobě oprávněné smlouvu za městskou část podepsat 6. 3. Vedoucí odboru kancelář starosty odpovídá za to, že k podpisu budou přijaty pouze smlouvy opatřené řádně vyplněným průvodním listem. 4. Pokud smluvní úkon podléhá schválení radou nebo zastupitelstvem městské části, opatří odbor kancelář starosty podepsanou smlouvu doložkou platnosti úkonu a předloží ji dvěma členům zastupitelstva k ověření. Článek 8 Evidence a archivace uzavřených smluv 1. Centrální evidenci smluv v elektronické podobě a ukládání uzavřených smluv v listinné a elektronické podobě zajišťuje odbor majetkoprávní. 2. Evidují a ukládají se pouze uzavřené smlouvy uzavřené a opatřené řádně vyplněným průvodním listem. 3. Zpracovatel odpovídá za to, že v centrální evidenci smluv je v elektronické podobě uveden text shodný s textem uzavřené smlouvy. 4. Zaevidované smlouvy se ukládají do centrálního úložiště smluv odboru majetkoprávního do doby, než proběhne jejich archivace dle spisového a skartačního řádu úřadu. 5. Do centrální evidence smluv mají právo nahlížet všichni zaměstnanci úřadu. Článek 9 Evidenční číslo smlouvy 1. Evidenční číslo smlouvy přiděluje odbor majetkoprávní. 2. Evidenční číslo smlouvy tvoří chronologicky uspořádaná číselná řada (pořadové číslo smlouvy nebo dodatku), lomítko a rok, ve kterém je smlouva uzavřena - např.: 1/2009. 3. Dodatky, dohody a právní úkony (dále jen následující úkony ) se smlouvou související se evidují pod číslem smlouvy, ke které se vztahují, není-li stanoveno jinak. 6 dle zákona o hl. m. Praze, interního předpisu městské části, závazného usnesení orgánu městské části 5/6
4. Pokud smlouva nebyla dosud jednotně evidována, je první následující úkon zaevidován dle odst. 2 tohoto článku a všem následujícím úkonům je přiřazováno evidenční číslo prvního úkonu. Kopie všech předešlých úkonů jsou přiloženy k tomuto prvnímu následujícímu úkonu. Článek 10 Výkon práv a plnění povinností z uzavřené smlouvy 1. Výkon práv a plnění povinností z uzavřené smlouvy kontroluje a zajišťuje zpracovatel, příp. další dotčený odbor, nevyplývá-li ze smlouvy něco jiného. V případě, že práva a povinnosti může realizovat pouze určitý orgán městské části, zpracovatel připravuje nezbytné podklady a činí nezbytná opatření pro jejich splnění. 2. Zpracovatel též sleduje věcné a časové plnění smlouvy a s dostatečným předstihem předkládá návrhy na uzavření dodatku, na uplatnění sankcí či k ukončení smluvního vztahu. 3. Finanční odbor kontroluje splatnost finančních plnění, aby nedošlo k prodlení na straně městské části a úhradu pohledávek ze smluv, aby bylo zajištěno plnění pro městskou část a činí příslušná opatření. Článek 11 Dodatky smluv 1. Zpracovatel postupuje při sjednávání dodatků k uzavřeným smlouvám dle směrnice obdobně. 2. Zpracovatel je povinen v případě víceprací nebo prodloužení smluvního vztahu postupovat dle směrnice o veřejných zakázkách. 3. Zpracovatel předloží odboru majetkoprávnímu k posouzení návrhu dodatku rovněž kopii uzavřené smlouvy včetně všech předchozích dodatků. Článek 12 Formulářové smlouvy Na formulářové smlouvy určitých dodavatelů, které obsahují standardní náležitosti vyžadované těmito dodavateli, u nichž není možné činit v textu formulářových smluv jakékoliv změny, se články 2 a 3 uplatňují přiměřeně. Článek 13 Závěrečná ustanovení 1. Na základě odůvodněné žádosti zpracovatele může tajemník úřadu udělit výjimku z pravidel stanovených touto směrnicí. 2. Směrnice byla schválena usnesením Rady Městské části Praha Zbraslav č dne 3. Směrnice nabývá účinnosti 15. září 2009. Přílohy: 1. Vzor průvodního listu smlouvy V Praze Zbraslavi dne. Ing. Milan Vogl tajemník úřadu 6/6