MOJESODEXO.CZ Poukázky v obálkách Verze aplikace: 1.4.0 Aktualizováno: 22. 9. 2014 17:44 Strana 1 / 1
OBSAH DOKUMENTU 1. ÚVOD... 2 1.1. CO JSOU TO POUKÁZKY V OBÁLKÁCH?... 2 1.2. JAKÉ POUKÁZKY MOHOU BÝT V OBÁLKÁCH?... 2 1.3. CO SE TISKNE NA KRYCÍ LIST OBÁLKY... 2 1.4. DORUČOVACÍ STRUKTURA OBJEDNÁVKY... 2 2. TYPY OBJEDNÁVEK... 3 2.1. OBÁLKY NA JMÉNA... 3 2.2. ANONYMNÍ OBÁLKY... 3 3. ZPŮSOBY VYTVOŘENÍ OBJEDNÁVKY... 4 3.1. NAHRÁNÍ SOUBORU S OBJEDNÁVKOU... 5 3.1.1. Problémy s nahranými daty objednávky... 5 3.1.2. Kombinace více souborů... 6 3.2. EDITOR OBJEDNÁVKY... 6 3.2.1. Technické požadavky... 6 3.2.2. Prostředí editoru... 7 3.2.3. Struktura objednávky... 7 3.2.3.1. 3.2.3.2. Nová adresa a oddělení... 8 Šablona... 8 3.2.3.3. Import struktury objednávky... 9 3.2.4. Mazání... 9 3.2.5. Objednání obálky s poukázkami... 9 3.2.6. Nahrání souboru objednávky v editoru... 10 3.2.7. Dokončení objednávky v editoru... 11 4. TYPY SOUBORŮ S OBJEDNÁVKOU... 11 4.1. TYP OBJEDNÁVKY: OBÁLKY NA JMÉNA... 12 4.1.1. Šablona souboru: Objednávka obálek... 12 4.1.1.1. Příklad souboru objednávky obálek... 13 4.1.2. Šablona souboru: Objednávka s adresami... 13 4.1.2.1. Příklad souboru objednávky s adresami... 16 4.2. TYP OBJEDNÁVKY: ANONYMNÍ OBÁLKY... 17 4.2.1. Šablona souboru: Objednávka obálek... 17 4.2.1.1. Příklad souboru objednávky obálek... 18 5. DOKONČENÍ OBJEDNÁVKY... 18 5.1. KONTROLA OBJEDNÁVKY... 18 5.2. DISTRIBUČNÍ LISTY... 20 6. UŽITEČNÉ TIPY PRO VYTVOŘENÍ OBJEDNÁVKY... 21 6.1. ŘAZENÍ OBÁLEK V BALÍČKU... 21 6.2. NÁZEV PŘÍJEMCE ZÁSILKY... 21 6.3. KÓDY PRODUKTŮ... 21 6.4. TISK ÚDAJŮ OBJEDNÁVKY NA FORMULÁŘE SODEXO... 22 6.4.1. Daňový doklad... 22 6.4.2. Dodací list... 22 6.4.3. Distribuční list... 22 Strana 1 / 22
1. ÚVOD MOJESODEXO.CZ - Poukázky v obálkách Tento dokument vám pomůže lépe pochopit, co je to objednávka poukázek v obálkách a jak takovou objednávku vytvořit. 1.1. Co jsou to poukázky v obálkách? Na rozdíl od klasické objednávky poukázek v cihle, jsou v tomto typu objednávky poukázky rozděleny do označených a uzavřených obálek. Každá obálka má z jedné strany průhledové okénko, pod kterým se nalézá krycí list poukázek. Tento krycí list obsahuje identifikační údaje o příjemci obálky a skladbu vložených poukázek. Identifikační údaje mohou být buď: A) anonymní (na obálce je pouze její pořadové číslo) volíte typ objednávky: ANONYMNÍ OBÁLKY B) určené konkrétnímu příjemci obálky volíte typ objednávky: OBÁLKY NA JMÉNA. 1.2. Jaké poukázky mohou být v obálkách? V obálkách mohou být buď stravenky Gastro PASS, nebo libovolná kombinace dárkových a volnočasových poukázek. Stravenky bohužel nelze kombinovat v rámci jedné obálky s ostatními produkty. Tuto kombinaci ale lze objednat v rámci jedné objednávky, příjemce poukázek pouze obdrží dvě obálky. 1.3. Co se tiskne na krycí list obálky Na krycí list se tisknou následující informace: A) Jméno a příjmení příjemce obálky B) Volitelný text 1 a 2 (dva řádky, každý maximálně 60 znaků) C) Informace o poukázkách: Názvy produktů, celková cena poukázek v obálce a počty jednotlivých produktů se sekvenčními čísly poukázek. Tyto údaje se na krycí list tisknou automaticky a nedají se upravit. 1.4. Doručovací struktura objednávky Klasickou objednávku poukázek lze přepravit v rámci jedné objednávky na jedno nebo více míst doručení. U objednávky poukázek v obálkách, je možné u každé doručovací adresy obálky rozdělit na libovolný počet oddělení. V praxi pak dopravce doručí zásilku, která obsahuje separátně označené a zabalené skupiny obálek. Strana 2 / 22
2. TYPY OBJEDNÁVEK MOJESODEXO.CZ - Poukázky v obálkách Objednávku poukázek v obálkách naleznete v levém menu systému mojesodexo.cz: Objednávka se dělí na dva typy, které charakterizují váš požadavek na distribuci obálek: A) Distribuci obálek jejich příjemcům vám pomůže připravit Sodexo = OBÁLKY NA JMÉNA B) Distribuci obálek si řešíte vlastními prostředky = ANONYMNÍ OBÁLKY Každý z typů objednávek bude vyžadovat jinou skupinu vstupních informací. 2.1. Obálky na jména Obálka na jméno je určena vždy jednomu konkrétnímu příjemci, který je identifikován jménem a příjmením, případně osobním číslem, nebo jiným unikátním identifikátorem. Do objednávky musíte vložit tolik záznamů, kolik obálek chcete objednat. 2.2. Anonymní obálky Objednávka anonymních obálek vám umožnuje volit si množství obálek se stejným obsahem bez identifikace příjemce. Na rozdíl od obálek na jména tak nemusíte do systému vkládat informace o každé jednotlivé obálce. Strana 3 / 22
3. ZPŮSOBY VYTVOŘENÍ OBJEDNÁVKY MOJESODEXO.CZ - Poukázky v obálkách Základem objednávky poukázek v obálkách je doručovací struktura, na kterou mají být obálky distribuovány. Struktura se skládá z adresy, oddělení a obálky (příjemce obálky, nebo anonymní obálky). Doručovací strukturu s obálkami můžete v systému zadat jedním ze tří způsobů: A) RYCHLÁ OBJEDNÁVKA = Máte připravený soubor obsahující data objednávky, který nahrajete do systému Plusy Pomocí importních šablon můžete vytvořit celou objednávku obsahující stovky doručovacích míst, oddělení a zaměstnanců jediným importem Máte na výběr z více typů šablon a libovolně je mezi sebou kombinovat Tento způsob vytvoření objednávky je nejrychlejší Mínusy Vytvoření šablony pro velkou doručovací strukturu může být časově náročnější B) OBJEDNÁVKA PŘES EDITOR = objednávku vytvoříte ručně pomocí editoru Plusy Není zapotřebí příprava dat mimo systém mojesodexo.cz Celou objednávku si můžete neustále libovolně upravovat Mínusy Tento způsob je nevhodný pro objednávky s větším množstvím adres, oddělení a obálek C) Použijete libovolnou kombinaci editoru a importu Plusy Máte možnost vytvářet a upravovat si doručovací strukturu objednávky v rámci aplikace mojesodexo.cz a zároveň do této struktury importovat jednoduché šablony obsahující obálky Tento způsob je vhodný pro ty, kteří mají problém dostat ze své personální agendy jednoduše použitelné podklady pro importní soubor obsahující zároveň příjemce obálek, poukázky a doručovací adresy Mínusy Tento způsob může být při nevhodném použití zdlouhavý Strana 4 / 22
3.1. Nahrání souboru s objednávkou Systém Mojesodexo.cz podporuje několik typů importních šablon, které jsou detailně popsány v následujících kapitolách. Soubor vyhledejte ve vašem počítači a stiskněte tlačítko NAHRÁT SOUBOR: Systém soubor zpracuje, a pokud se nevyskytl žádný problém, například s chybějícími daty, umístí objednávku do košíku. V opačném případě vás bude podrobně informovat, kde je problém. 3.1.1. Problémy s nahranými daty objednávky Systém mojesodexo.cz obsahuje inteligentního průvodce, který se s vámi pokusí v případě problémů v nahraných datech problémy vyřešit. Pokud se nejedná o závažnou chybu, nemusíte soubor nahrávat znovu a problém vyřešíte přímo v rámci nahrávání souboru. Typy chyb rozdělujeme dle jejich závažnosti a možnosti vyřešení na: A) Malé chyby takové chyby nejsou závažné a lze je vyřešit v rámci nahrávání souboru. Mezi takové chyby patří například nezvolená adresa pro doručení obálek, nebo příliš mnoho kontaktních osob. Strana 5 / 22
B) Kritické chyby takové chyby jsou závažné a vyžadují vaší kontrolu a korekci nahrávaného souboru s objednávkou. Po vaší kontrole a úpravě nahrajete soubor znovu do systému. Mezi takové chyby patří například opakující se unikátní identifikátor zaměstnance. 3.1.2. Kombinace více souborů Pokud budete objednávku vytvářet kombinací nahrání souboru s editorem nebo kombinací více souborů s daty, dotáže se vás systém, zda chcete objednávku v košíku kombinovat s nově vkládanými daty. Pokud zvolíte volbu NAHRADIT EXISTUJÍCÍ OBJEDNÁVKU, celý košík bude promazán a připraven pro novou objednávku. V opačném případě budou data z nahrávaného souboru kombinována se stávající daty v košíku. 3.2. Editor objednávky Editor objednávky s obálkami spustíte stisknutím tlačítka SPUSTIT EDITOR 3.2.1. Technické požadavky Pro spuštění editoru potřebujete internetový prohlížeč s nainstalovaným doplňkem Adobe Flash Player. Ten můžete získat na této adrese: http://get.adobe.com/cz/flashplayer/ Zda máte Flash nainstalovaný zjistíte na této adrese: http://www.adobe.com/software/flash/about/ Strana 6 / 22
3.2.2. Prostředí editoru Editor je rozdělen na horní pruh obsahující ovládací prvky a spodní část, ve které se zobrazují jednotlivé adresy, oddělení, uživatelé, obálky a poukázky. Jednotlivé části doručovací struktury lze kliknutím myši otevřít nebo zavřít. 3.2.3. Struktura objednávky Při prvním spuštění neobsahuje editor žádnou adresu. Je zapotřebí doručovací strukturu nejprve vytvořit. Editor doručovací struktury otevřete tlačítkem Upravit strukturu objednávky: Jednotlivé možnosti v editoru struktury objednávky jsou popsány v následujících kapitolách. Po dokončení úprav strukturu adres a oddělení uložte tlačítkem Uložit nastavení. Tím se vrátíte zpět na obrazovku vytváření objednávky. Strana 7 / 22
3.2.3.1. Nová adresa a oddělení Novou adresu vytvoříte tlačítkem + NOVÁ doručovací adresa: Můžete vybrat jednu z již existujících adres, nebo vytvořit adresu zcela novou. Po otevření adresy a zvolení tlačítka Upravit můžete vybrat jednu až tři kontaktní osoby. Dále se vám nabízí možnost založení nového oddělení tlačítkem Přidat oddělení: Aby bylo možné objednat obálky s poukázkami, musí každá adresa obsahovat alespoň jedno oddělení. Hodnoty ID a Název nového oddělení jsou nepovinné. Pokud nevyplníte ID, systém ho doplní automaticky. Tato hodnota může být důležité pro případné pozdější importy souborů s obálkami: Adresa oddělení se může lišit od adresy doručení. Tuto možnost můžete využít například v případě interní distribuce. 3.2.3.2. Šablona Pokud máte vytvořeny adresy a oddělení a budete toto nastavení chtít využít i v příštích objednávkách, máte možnost uložit si nastavení jako šablonu, tlačítkem Uložit jako šablonu: Pokud šablonu uložíte, dojde při dalších objednávkách k načtení stejného nastavení adres a oddělení. Pokud šablonu neuložíte, otevře se s další objednávkou prázdný editor bez adres a adresy a oddělení budete muset nastavovat znovu. Strana 8 / 22
3.2.3.3. Import struktury objednávky Pokud se chystáte vytvářet doručovací strukturu, která bude obsahovat více adres a oddělení, doporučujeme jí vytvořit nahrání souboru s adresami. Tento soubor je popsán v následujících kapitolách. V tomto případě nemusí šablona souboru obsahovat řádky s obálkami (označení řádku písmenem U ). Nahrání souboru vyvoláte stisknutím tlačítka Import struktury objednávky HDBU: 3.2.4. Mazání Na obrazovce vytváření objednávky můžete ze všech adres hromadně smazat všechny obálky s jejich produkty tlačítkem Vymazat všechny produkty nebo vymazat všechny zaměstnance s jejich obálkami tlačítkem Vymazat všechny zaměstnance: 3.2.5. Objednání obálky s poukázkami Po rozevření adresy a oddělení se vám zobrazí tlačítko Přidat zaměstnance, kterým přidáte nového příjemce obálek s poukázkami: Zobrazí se formulář, ve kterém vyplňte jméno a příjmení zaměstnance. ID zaměstnance je nepovinné a systém ho může doplnit automaticky: Každý nově založený zaměstnanec má vždy automaticky založenou jednu prázdnou obálku, kterou můžete naplnit poukázkami tlačítkem Vložit poukázku: Strana 9 / 22
V zobrazeném formuláři vyplňte počet poukázek (maximálně 65 kusů v jedné obálce), typ produktu a nominální hodnotu poukázky: Jedna obálka nemůže obsahovat kombinaci Stravenky Gastro Pass s ostatními produkty. Pro případ takové kombinace založte zaměstnanci novou obálku a produkty rozdělte. 3.2.6. Nahrání souboru objednávky v editoru V rámci editoru máte možnost nahrávat soubory šablony Objednávka obálek. Struktura této šablony je detailně popsána v následujících kapitolách. Soubory můžete v editoru nahrát na dvou úrovních: A) Na úrovni objednávky (mimo adresy a oddělení) v tomto případě by soubor měl obsahovat u každé obálky vazbu na oddělení B) Na úrovni oddělení v tomto případě není nutné uvádět u obálky vazbu na oddělení. Systém přesně ví, kam má všechny obálky ze souboru nahrát. Nahrání souboru probíhá stejnou cestou jako v případě, že nepoužijete editor objednávky, včetně všech kontrol. Strana 10 / 22
3.2.7. Dokončení objednávky v editoru Pokud jste v editoru vaši objednávku dokončili, stiskněte tlačítko Do košíku: Objednávka se přesune do košíku. Pokud chcete objednávku uzavřít a odeslat do Sodexo, pokračujte kroky dokončení objednávky stisknutím tlačítka DOKONČIT OBJEDNÁVKU: 4. TYPY SOUBORŮ S OBJEDNÁVKOU Aplikace Mojesodexo.cz podporuje textové soubory typu CSV s daty oddělenými středníky. Soubory mají stejnou strukturu dat pro oba typy objednávek (anonymní nebo na jména), ale každý typ má rozdílné požadavky na povinné údaje. Objednávku poukázek v obálkách můžete vytvořit dvěma šablonami souborů: A) Objednávka obálek prostý seznam obálek s výčtem objednaných produktů. Soubor může obsahovat hlavičku pro jednodušší vyplnění dat. Pokud budete do systému nahrávat tento typ souboru, systém vám pomůže s případným doplněním adres a oddělení. B) Objednávka s adresami soubor obsahující kombinace čtyř typů řádků (hlavička, adresa, oddělení a obálka). Systém je tak schopný pomocí dat z jednoho souboru připravit celou objednávku, včetně doručovací struktury. V následujících kapitolách jsou tyto dvě šablony detailně popsány, dle požadavků typu objednávky. Vyberte si tedy, zda chcete vytvářet objednávku s obálkami na jména, nebo objednávku s anonymními obálkami. Každý soubor nahranný do systému vždy nese data o objednávce jednoho produktu (například objednávku stravenek Gastro Pass). Pokud chcete v rámci jedné objednávky objednat více produktů, nahrajte pro každý produkt vlastní soubor. V případě vašeho zájmu o objednávku libovolné kombinace produktů v rámci jednoho souboru, kontaktujte svého obchodního zástupce Sodexo. Strana 11 / 22
4.1. Typ objednávky: Obálky na jména U typu objednávky Obálky na jména jsou v souborech povinné informace o příjemci obálky - příjmení zaměstnance a unikátní identifikátor (například osobní číslo). 4.1.1. Šablona souboru: Objednávka obálek Objednávka obálek může obsahovat na prvním řádku souboru hlavičku s názvy jednotlivých sloupců, která není povinná. Názvy v hlavičce neměňte. Struktura šablony souboru Objednávka obálek: Č. Sl. Název sloupce Popis Typ Znaků Povinné 1 A id zaměstnance Unikátní identifikátor příjemce obálek, v rámci jednoho souboru se nesmí opakovat Text 10 ANO 2 B Příjmení zaměstnance Příjmení, nebo celé jméno zaměstnance. Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 40 ANO 3 C Jméno zaměstnance Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 40 NE 4 D Název Toto pole nevyplňujte 5 E Datum narození Datum ve formátu DD.MM.YYYY (např. 05.12.1975) Text 10 NE 6 F Emailová adresa Text 100 NE 7 G Mobil 8 H ID Oddělení Telefonní číslo ve formátu +420123456789 Vazba na oddělení, do kterého příjemce obálek spadá 9 I Počet obálek U tohoto typu objednávky nevyplňujte. Text 20 NE Text 10 NE 10 J Text na krycím listě 1 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 11 K Text na krycím listě 2 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 12 L Oddělení Obálky můžete v rámci jednoho balíčku (oddělení) řadit hodnotou udanou v tomto poli. Text 30 NE 13 M Počet 1 Počet poukázek Číslo NE 14 N Hodnota 1 Nominální hodnota poukázky Číslo NE Další kombinace počtu a nominální hodnoty poukázek můžete v následujících sloupcích zapsat libovolné množství Strana 12 / 22
4.1.1.1. Příklad souboru objednávky obálek Příklad dat v zobrazení tabulkového editoru: Po uložení do textového souboru CSV s daty oddělenými středníky budou data vypadat následovně: 4.1.2. Šablona souboru: Objednávka s adresami Objednávka s adresami musí vždy obsahovat kombinaci čtyř typů řádků. Jednotlivé řádky jsou definovány písmeny na první pozici v řádku: X Hlavička objednávky musí být v souboru pouze jednou. V rámci hlavičky můžete například zvolit vaše označení objednávky. D Adresy míst doručení zásilek. Adresy se mohou v souboru opakovat, každá ale musí mít svůj unikátní identifikátor. Na řádku D definujete kromě adresy i osoby, které mohou zásilku převzít a další kontaktní nebo notifikační údaje. B Oddělení, které jsou vazbou přes identifikátor vždy provázány s jednou adresou, na které budou distribuovány. Každá adresa může mít libovolný počet oddělení. U Obálka / příjemce poukázek s libovolným počtem kombinací nominálních hodnot jednoho typu poukázky. Pro každou obálku lze zvolit vlastní text, který bude vytištěn na krycím listu obálky. Na jedné řádce je možné objednat libovolné množství poukázek. V případě překročení maximální kapacity 65 kusů poukázek do obálky systém automaticky poukázky rozdělí do více obálek. Strana 13 / 22
Struktura šablony souboru Objednávka obálek: 1) Řádek X Hlavička Č. Sl. Název sloupce Popis Typ Znaků Povinné 1 A Typ řádku Pro hlavičku použijte písmeno "X" Text 1 ANO 2 B Distribuční list Pokud chcete s objednávkou dodat distribuční listy obálek, vložte "A", v opačném případě "N" Text 1 ANO 3 C ID kontaktní osoby ID osoby, která objednávku vytváří Text 10 ANO 4 D Jméno kontaktní osoby Jméno a příjmení osoby, která objednávku vytváří Text 60 ANO 5 E Kód produktu 6 F Vaše číslo objednávky Není nutné vyplňovat. Produkt si vyberete v rámci nahrání souboru do systému. Kódy produktů naleznete na konci dokumentu. Identifikátor objednávky, který bude vytištěn na formuláři objednávky i faktury Text 2 NE Text 45 NE 2) Řádek D Adresa Č. Sl. Název sloupce Popis Typ Znaků Povinné 1 A Typ řádku Pro adresu použijte písmeno "D" Text 1 ANO 2 B ID adresy doručení Unikátní identifikátor adresy, který se nesmí v rámci souboru u jiné adresy opakovat. Na tuto hodnotu jsou navázány oddělení. 3 C ID kontaktu č. 1 ID osoby, která bude zásilku přebírat Číslo ANO 4 D Jméno kontaktu č. 1 5 E Telefon kontaktu č. 1 6 F Ulice Jméno a příjmení osoby, která bude zásilku přebírat Telefon na osobu, která bude zásilku přebírat Ulice s nebo bez číselného označení budovy Číslo ANO Text 60 ANO Text 20 NE Text 30 ANO 7 G Číslo popisné Číselné označení budovy Text 10 NE 8 H Město Text 40 ANO 9 I PSČ Poštovní směrovací číslo Text 6 ANO 10 J Název společnosti Pokud tento údaj nevyplníte, automaticky se doplní název společnosti z vaší smlouvy. Pokud má zásilka dorazit jinému příjemci, zapište jeho jméno, nebo název organizace Text 60 NE Strana 14 / 22
11 K E-mail kontaktu č. 1 Email na osobu, která bude zásilku přebírat Text 60 NE 12 L ID kontaktu č. 2 ID osoby, která bude zásilku přebírat Číslo 10 NE 13 M Jméno kontaktu č. 2 14 N Telefon kontaktu č. 2 15 O E-mail kontaktu č. 2 Jméno a příjmení osoby, která bude zásilku přebírat Telefon na osobu, která bude zásilku přebírat Email na osobu, která bude zásilku přebírat Text 60 NE Text 20 NE Text 60 NE 16 P ID kontaktu č. 3 ID osoby, která bude zásilku přebírat Číslo 10 NE 17 Q Jméno kontaktu č. 3 18 R Telefon kontaktu č. 3 19 S E-mail kontaktu č. 3 20 T SMS notifikace 21 U Pozn. na štítek Jméno a příjmení osoby, která bude zásilku přebírat Telefon na osobu, která bude zásilku přebírat Email na osobu, která bude zásilku přebírat Číslo mobilu, na který chcete odeslat notifikaci o doručování zásilky na tuto adresu Upřesňující informace pro dopravce, která bude vytištěna na štítek zásilky Text 60 NE Text 20 NE Text 60 NE Text 20 NE Text 120 NE 3) Řádek B Oddělení Č. Sl. Název sloupce Popis Typ Znaků Povinné 1 A Typ řádku Pro oddělení použijte písmeno "B" Text 1 ANO 2 B ID adresy doručení Hodnota ID adresy, na kterou se váže oddělení (adresa, na kterou budou poukázky pro toto oddělení doručeny) Číslo 10 ANO 3 C ID oddělení Unikátní identifikátor oddělení, který se nesmí v rámci souboru u jiného oddělení opakovat. Na tuto hodnotu jsou navázány obálky. Tato hodnota se tiskne na distribuční list. Text 10 ANO 4 D Název společnosti 5 E Oddělení 6 F Ulice Název subjektu, který se bude tisknout u adresy oddělení Název oddělení. Tato hodnota se tiskne na distribuční list Ulice s nebo bez číselného označení budovy Text 60 NE Text 60 NE Text 30 NE 7 G Číslo popisné Číselné označení budovy Text 10 NE 8 H Město Text 40 NE 9 I PSČ Poštovní směrovací číslo Text 6 NE Strana 15 / 22
4) Řádek U Obálka Č. Sl. Název sloupce Popis Typ Znaků Povinné 1 A Typ řádku Pro obálku použijte písmeno "U" Text 1 ANO 2 B ID oddělení 3 C ID zaměstnance Hodnota ID oddělení, na kterou se váže obálka Unikátní identifikátor příjemce obálek, v rámci jednoho souboru se nesmí opakovat Text 10 ANO Text 10 ANO 4 D Příjmení zaměstnance Příjmení nebo celé jméno zaměstnance. Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 40 ANO 5 E Jméno zaměstnance Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 40 NE 6 F Název Toto pole nevyplňujte 7 G Datum narození Datum ve formátu DD.MM.YYYY (např. 05.12.1975) Text 10 NE 8 H Emailová adresa Text 100 NE 9 I Mobil 10 J Oddělení Telefonní číslo ve formátu +420123456789 Obálky můžete v rámci jednoho balíčku (oddělení) řadit hodnotou udanou v tomto poli. Text 20 NE Text 12 NE 11 K Údaj na krycím listě 1 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 12 L Údaj na krycím listě 2 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 13 M Počet 1 Počet poukázek Číslo 10 NE 14 N Hodnota 1 Nominální hodnota poukázky Číslo 7 NE Další kombinace počtu a nominální hodnoty poukázek můžete v následujících sloupcích zapsat libovolné množství 4.1.2.1. Příklad souboru objednávky s adresami Příklad dat v zobrazení tabulkového editoru: Strana 16 / 22
Po uložení do textového souboru CSV s daty oddělenými středníky budou data vypadat následovně: 4.2. Typ objednávky: Anonymní obálky U typu objednávky Anonymní obálky se v souborech nevyplňují informace o příjemci obálky. Povinný údaj je počet konkrétních obálek. 4.2.1. Šablona souboru: Objednávka obálek Objednávka obálek může obsahovat na prvním řádku souboru hlavičku s názvy jednotlivých sloupců, která není povinná. Názvy v hlavičce neměňte. Struktura šablony souboru Objednávka obálek: Č. Sl. Název sloupce Popis Typ Znaků Povinné 1 A id zaměstnance U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 2 B Příjmení zaměstnance U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 3 C Jméno zaměstnance U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 4 D Název U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 5 E Datum narození U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 6 F Emailová adresa U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 7 G Mobil U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 8 H ID Oddělení 9 I Počet obálek Vazba na oddělení, na které se mají obálky doručit Počet kusů obálek se zvolenou konfigurací poukázek Text 10 NE 10 J Text na krycím listě 1 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 11 K Text na krycím listě 2 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 12 L Oddělení U tohoto typu objednávky nevyplňujte. 13 M Počet 1 Počet poukázek Číslo NE 14 N Hodnota 1 Nominální hodnota poukázky Číslo NE Další kombinace počtu a nominální hodnoty poukázek můžete v následujících sloupcích zapsat libovolné množství Strana 17 / 22
4.2.1.1. Příklad souboru objednávky obálek Příklad dat v zobrazení tabulkového editoru: Po uložení do textového souboru CSV s daty oddělenými středníky budou data vypadat následovně: 5. DOKONČENÍ OBJEDNÁVKY Před a po dokončením objednávky máte k dispozici několik nástrojů, jak si zkontrolovat, že objednáváte přesně to, co chcete a přesně tam, kam chcete. 5.1. Kontrola objednávky Jedním z kroků dokončení objednávky je stránka Kontrola objednávky. Tato stránka slouží jako ucelený přehled všech objednaných produktů a zobrazení, jak budou vypadat zásilky, balíčky pro jednotlivé oddělení a konkrétní obálky. Na stránce naleznete čtyři hlavní části: A) Sumář objednávky zobrazuje počty adres, obálek, poukázek a další důležité údaje za celou objednávku. Strana 18 / 22
B) Adresy štítek zásilky náhled informací, které budou vytištěny na štítku zásilky tak, jak je uvidí dopravce. C) Oddělení distribuční list informace o jednotlivých oddělení dané adresy včetně možnosti náhledu distribučního listu obálek (jedná se pouze o náhled, finální verze bude dostupná v přehledu objednávek) D) Obálky krycí list náhled informací na krycím listu obálky Strana 19 / 22
U každé z výše uvedených skupin informací máte dvě možnosti zobrazení všech dostupný položek a to buď zobrazením tabulky, nebo exportu do CSV souboru: Zobrazená nabídka oddělení a obálek je vždy závislá na položce, do které spadají. Tedy v přehledu oddělení se vám zobrazí pouze ta oddělení, které spadají pod aktuální adresu doručení zásilky a stejně tak v nabídce obálek se vám zobrazí pouze ty, které budou doručeny na aktuálně vybrané oddělení. Informace adresy, oddělení nebo obálky můžete změnit. Stiskněte tlačítko Upravit: Zobrazí se vám formulář, ve kterém údaje upravte a stiskněte tlačítko Uložit. Změny se ihned zobrazí v náhledu. 5.2. Distribuční listy Distribuční list je formulář, který slouží k evidenci obálek předaných jejich příjemcům. Vždy se vytváří jeden distribuční list pro jedno oddělení adresy. Po přijetí objednávky v Sodexo budou distribuční listy ve formátu PDF k dispozici ke stažení na stránce přehledu objednávek (distribuční listy nejsou z důvodu výrobního procesu poukázek dostupné ihned po dokončení vaší objednávky): Stránku s distribučními listy zobrazíte stisknutím tlačítka Tisk distribučních listů: - toto tlačítko se u objednávky zobrazí až ve chvíli, kdy budou pro distribuční listy připravena veškerá data. Na stránce Tisk distribučního listu je zobrazen seznam všech adres doručení zásilek. Po kliknutí na tlačítko Oddělení se zobrazí seznam všech oddělení (balíčků zásilky): Strana 20 / 22
Máte možnost stáhnout PDF soubor distribučního listu pro konkrétní oddělení stiskem tlačítka PDF oddělení, nebo jeden PDF soubor, který bude obsahovat distribuční listy všech oddělení na dané adrese stisknutím tlačítka PDF celé adresy. 6. UŽITEČNÉ TIPY PRO VYTVOŘENÍ OBJEDNÁVKY 6.1. Řazení obálek v balíčku Obálky jsou v balíčku (soubor obálek jednoho oddělení) řazeny od A do Z dle dvou následujících hodnot: A) Hodnota oddělení hodnotu zadáváte v souborech s objednávkou na úrovni obálky. B) Příjmení zaměstnance 6.2. Název příjemce zásilky Pokud bude zásilka určena na jinou adresu, než je vaše firemní, máte možnost změnit název příjemce zásilky (například při doručení na domácí adresu zaměstnance). Informaci máte možnost vložit na úrovni adresy v Souboru s adresami, nebo ji upravit na stránce Kontrola objednávky - Adresy štítek zásilky, tlačítko Upravit: 6.3. Kódy produktů Při nahrávání souboru Objednávka s adresami můžete na řádku hlavičky určit, jaký produkt soubor obsahuje: Produkt Kód produktu Stravenka Gastro Pass 10 Dárkový Pass 30 Holiday Pass 70 Relax Pass 71 Smart Pass 72 Vital Pass 73 Flexi Pass 75 Gurman Pass 76 Wellness Pass 77 Asistence 79 Zážitkový Pass 80 Fokus Pass 81 Bonus Pass 83 Strana 21 / 22
6.4. Tisk údajů objednávky na formuláře Sodexo Vytištěné formuláře, které spolu s objednávkou dodává Sodexo obsahují data, která můžete měnit v rámci vytváření objednávky. Dle typu formulářů jsou to data popsaná v následujících kapitolách: 6.4.1. Daňový doklad Na daňovém dokladu (faktuře) můžete ovlivnit následující informace: 1) Vlastní název objednávky 2) Fakturační adresa 6.4.2. Dodací list Na dodacím listě můžete ovlivnit následující informace: 1) Název oddělení 2) Adresa oddělení 6.4.3. Distribuční list Na distribučním listě můžete ovlivnit následující informace: 1) ID oddělení 2) Název oddělení 3) Adresa oddělení Strana 22 / 22