Vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 17/2012 Pro správu a vymáhání pohledávek Čl. 1 Předmět 1. Vnitřní předpis (dále jen předpis ) stanovuje postup při správě a vymáhání peněžitých pohledávek (dále jen ) města Dvůr Králové nad Labem (dále jen město ). 2. Pro účely tohoto předpisu se pohledávkami rozumí právo na peněžité plnění vyplývající zejména z: a) nároků na peněžitá plnění města vzniklá v souvislosti s hospodařením s rozpočtovými prostředky, ze smluv, z jednostranných právních úkonů, z náhrad škody z hospodaření s majetkem, z občanskoprávních, obchodněprávních a pracovněprávních vztahů, apod., b) rozhodnutí soudů nebo jiných státních orgánů, pokud přiznávají městu právo na peněžité plnění, především rozsudky, usnesení a platební rozkazy, c) nároků na peněžitá plnění města vzniklá v souvislosti s výkonem přenesené působnosti města (státní správy), zejména na místní poplatky, správní poplatky, daně, pokuty, d) z rozhodnutí o přidělení dotačních prostředků. 3. Pro účely tohoto předpisu se správcem rozumí věcně příslušný odbor, v případě Městské policie Dvůr Králové nad Labem (dále jen MěP) tento orgán města, u něhož pohledávka vzniká, a to vždy v souladu s platným Organizačním řádem Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem (dále jen MěÚ ) a 1
organizačním opatřením MěP, a to do okamžiku předání k vymáhání. Další správu od okamžiku jejího převzetí provádí odbor provádějící vymáhání (dále jen vymahatel ). Čl. 2 Základní členění pohledávek Pohledávky se dle charakteru vzniku a způsobu vymáhání člení: a) na vzniklé v oblasti samostatné působnosti města tj., které budou vymáhány městem cestou občanskoprávní, b) na vzniklé v oblasti přenesené působnosti města tj. které budou vymáhané úřadem podle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, v platném znění (dále jen daňový řád ). Čl. 3 Příslušnost a povinnosti správců pohledávek 1. Dle Organizačního řádu MěÚ má odpovědnost za vymáhání pohledávek vzniklých v samostatné působnosti města právní oddělení kanceláře tajemníka úřadu (dále KTÚ-PO) a odbor rozpočtu a financí (dále RAF) vymáhá vzniklé v oblasti přenesené působnosti města. Pracovník vymáhající je povinen zabezpečit, aby nedošlo k promlčení nebo zániku práv z těchto závazků vyplývajících; je povinen sledovat ve spolupráci s příslušným pracovníkem odboru RAF a odboru RIM, zda po zahájení vymáhání nedošlo k její částečné či úplné úhradě tak, aby bylo možné vymáhání zastavit. 2. Odbor RAF vede analytickou evidenci pohledávek (dále jen evidence ) v počítačové aplikaci. Majetkovou evidenci pohledávek vede správce (tzv. osobní účty daňových dlužníků). 3. Příslušný pracovník správce je povinen vytvořit v počítačové aplikaci účetní předpis k zaúčtování předpisu. 4. Odbor RIM jako správce eviduje pohledávku účetně po celou dobu její existence. Věcně správnou a průkaznou evidenci vede podle jednotlivých dlužníků v aplikaci WinDomy. 5. Správce je dále povinen: a) sledovat zda nebyl na dlužníka prohlášen konkurz či insolvence, zda vstoupil do likvidace, příp. zda nezemřel, b) navrhovat příslušnému orgánu města povolení splátek a povolení odkladu termínu splatnosti, c) kontrolovat a předávat podklady pro inventarizaci ke dni řádné nebo mezitímní účetní závěrky, d) poskytovat pracovníkům odpovědným za vymáhání pohledávek dle bodu 1. tohoto článku účinnou součinnost spočívající v předání předávacího protokolu, kde musí být uvedena: 2
- přesná identifikace subjektu (dlužníka) - částka předávaná k vymáhání - datum splatnosti - variabilní symbol, popř. další údaje důležité pro platbu - informace o majetku dlužníka, jsou-li předávajícímu známy z jeho dosavadní činnosti nebo spolupráce s dlužníkem (např. účty u peněžních ústavů) - podpis vedoucího správce - soupis všech předávaných písemností Součástí předávacího protokolu je spisový materiál, tj. zejména ověřená kopie právního titulu, kopie upomínky včetně doručenky, kopie evidenčního listu a další důležité doklady. Předávací protokol se vyhotovuje ve dvou vyhotoveních, přičemž KTÚ-PO a RAF potvrdí jeho převzetí. Správce předává k vymáhání bez zbytečného odkladu, nejméně však jednou měsíčně. e) v případě, že nastanou skutečnosti dle bodu 5. písm. a) tohoto článku, předá správce pohledávku bezodkladně KTÚ-PO nebo RAF pro účely přihlášení do konkurzního, insolvenčního či dědického řízení, a to i v případě, že dlužník dosud není v prodlení. Správce je zodpovědný za včasné předání podkladů k přihlášení, f) zajišťovat v případě pohledávek vzniklých v oblasti přenesené působnosti města úkony spojené s vymáháním těchto pohledávek do fáze vyhotovení pravomocného rozhodnutí (rozhodnutí o pokutě, pravomocný platební výměr), g) zabezpečit vedení evidence i pohledávek předaných k vymáhání vně městského úřadu, a zahrnout je do kontrolního režimu dle čl. 5 tohoto vnitřního předpisu. Čl. 4 Metodika vymáhání pohledávek Vymáhání pohledávek vzniklých v oblasti samostatné působnosti Jde o, které vznikly na základě právních úkonů uzavřených dle občanského nebo obchodního zákoníku, kterými jsou zejména nájemní smlouvy, kupní smlouvy, smlouvy o dílo a podobně. 1. Pokud tyto nejsou zaplaceny ve stanoveném termínu (do dne splatnosti) je správce povinen: a) odeslat dlužníkovi upomínku na doručenku do 15 dnů po uplynutí lhůty splatnosti s určením náhradní lhůty splatnosti (max. 30 dnů od doručení) a s upozorněním na právní důsledky nezaplacení, b) v případě, kdy dlužník požádá o možnost uhradit pohledávku ve splátkách, zpracuje pracovník správce materiál k projednání žádosti v příslušném orgánu města včetně návrhu dohody o uznání dluhu a způsobu jeho splacení, c) shromáždit veškerou dokumentaci k pohledávce a předat ji KTÚ-PO do 30 dnů poté, kdy nedošlo k zaplacení ani v náhradní lhůtě. 3
Lhůta podle písm. c) se netýká pohledávek vzniklých z nájemních vztahů (byty a nebytové prostory), v těchto případech je na KTÚ-PO předávána k vymáhání až celková částka vzniklé ke dni ukončení smlouvy nebo vyklizení bytu či nebytového prostoru. Předaná částka může obsahovat několik pohledávek s různou lhůtou splatnosti. Pracovník správce takové je povinen sledovat běh promlčecích lhůt a hrozí-li promlčení, je povinen předat veškerou dokumentaci k pohledávce na KTÚ-PO bez ohledu na to, zda je naplněna podmínka ukončení nájemního vztahu nebo vyklizení bytu či nebytového prostoru. 2. KTÚ-PO je povinno do 30 dnů po obdržení podkladů podat žalobu na zaplacení dluhu příslušnému soudu. 3. V případě, že povinný nesplní, co mu ukládá pravomocné rozhodnutí soudu v uložené lhůtě, podá KTÚ-PO, po zjištění majetkových poměrů dlužníka, do 90 dnů návrh na výkon rozhodnutí některým ze způsobů dle občanského soudního řádu. 4. KTÚ-PO předkládá průběžně příslušnému orgánu města návrh na prominutí pohledávek, jejichž vymáhání je neefektivní nebo jejich vymáhání je dlouhodobě bezúspěšné včetně jeho zdůvodnění. Vymáhaní pohledávek vzniklých v oblasti přenesené působnosti 5. Pokud vzniklé na základě rozhodnutí, platebního výměru nebo hromadného předpisného seznamu nejsou zaplaceny ve stanoveném termínu, je pracovník správce, povinen: a) předat podklady k vymáhání, tj. originál nebo úředně ověřenou kopii právního titulu s vyznačení právní moci a vykonatelnosti odboru RAF prostřednictvím spisové služby, a to nejpozději do 30 dnů po marném uplynutí lhůty splatnosti, b) v případě pohledávek vzniklých u MěP předat řádně vyplněný originál blokové pokuty na místě nezaplacené nejpozději do 3 měsíců po marném uplynutí lhůty splatnosti, c) v den předávání na odbor RAF zkontrolovat, zda nedošlo k úhradě nedoplatku a zároveň zkontrolovat ostatní náležitosti vystaveného předpisu (částka, splatnost, právní moc, atp.). 6. Odbor RAF provede účelným a hospodárným postupem vymáhání v exekučním řízení tak, že: a) dlužníkovi zašle výzvu k zaplacení nedoplatku, stanoví v ní náhradní lhůtu pro zaplacení a to nejméně 8 denní (maximálně 30 denní), b) po marném uplynutí stanovené lhůty vydá, po zjištění majetkových poměrů dlužníka, do 90 dnů exekuční příkaz s náležitostmi dle 102 odst. 1 a 178 daňového řádu, a to: c) podle 190 daňového řádu na přikázání na peněžní prostředky daňových dlužníků na účtech vedených u bank nebo na jiné, d) podle 187-189 daňového řádu na srážku ze mzdy, jiné odměny ze závislé činnosti nebo náhrady za pracovní příjem, důchody, sociální a nemocenské dávky, stipendia a podobně. 4
e) pokračuje v řízení dle 109-113 a 156-157 daňového řádu v případě, kdy dlužník podá opravný prostředek či žádost o posečkání daně a povolení splátek; v případě, kdy se dlužník odvolá proti exekučnímu příkazu, postupuje dle 178 daňového řádu. 7. Ve složitějších případech nebo v případě, kdy nebude možno postupovat dle bodu 6. písm. c) a d) tohoto článku, provede odbor RAF exekuci návrhem na výkon rozhodnutí prodejem movitých či nemovitých věcí soudem nebo podá návrh na výkon rozhodnutí exekutorským úřadem. 8. Spolu se žádostí o splátkový kalendář dlužník zaplatí správní poplatek podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů (kopii dokladu o zaplacení přiloží dlužník k žádosti). Čl. 5 Kontrola 1. Kontrolu stavu pohledávek provádí správce a vymahatel jedenkrát za pololetí. K tomuto účelu obdrží správce a vymahatel vždy v termínu do 31.01. a 31.07. každého roku od odboru RAF jako podklad přehled stavu pohledávek města dle jednotlivých kódů, které určují příslušnost a odpovědnost správce. 2. Písemné zprávy z kontrol pohledávek předkládá správce a vymahatel vedoucímu odboru RAF vždy do 28.2. a 31.08. každého roku spolu s tabulkou dle přílohy č. 1. Kontrola stavu pohledávek musí vycházet z podkladů vedených v účetnictví města. 3. Písemná zpráva o stavu pohledávek z jednotlivých kontrol se musí týkat pouze pohledávek po lhůtě splatnosti vedených v rozvaze, musí obsahovat počet vymáhaných pohledávek a jejich výši, dále členění pohledávek (počet a výše) dle jednotlivých kódů a účtů. 4. Vedoucí odboru RAF předkládá radě města souhrnný přehled pohledávek (tj. vzniklých z oblasti samostatné i přenesené působnosti), který se týká pouze pohledávek po lhůtě splatnosti vedených v rozvaze, a který musí obsahovat celkový počet vymáhaných pohledávek a jejich celkovou výši, dále členění pohledávek (počet a výše) dle jednotlivých kódů a účtů, v termínech do 15.03. a 15.09. každého roku. 5. KTÚ-PO a RAF jako vymahatelé jsou povinni zpracovat jako přílohu souhrnného přehledu o pohledávkách zprávu o stavu pohledávek předaných mu k vymáhání, která musí obsahovat soupis předaných pohledávek s uvedením kódů poplatku, její výše, způsobu a stavu vymáhání. Zprávu o stavu pohledávek předají vedoucímu odboru RAF vždy do 28.02. a 31.08. každého roku. 6. Souhrnný přehled pohledávek zpracovaný vedoucím RAF musí obsahovat zhodnocení vývoje stavu pohledávek včetně návrhů na řešení či zlepšení stávajícího stavu. 5
Čl. 6 Závěrečná ustanovení 1. Tento vnitřní předpis byl schválen radou města dne 07.08.2012, usnesením č. R/589/20121. 2. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem 10.08.2012. 3. Tento vnitřní předpis současně ruší vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 11/2011. 4. Všichni vedoucí odborů a oddělení jsou povinni s tímto předpisem prokazatelně seznámit podřízené pracovníky v termínu do 15.08.2012. Mgr. Edita Vaňková, v.r. starostka města 6
Podklad pololetní zprávy z kontrol pohledávek správce pohledávek (odbor): uváděné hodnoty jsou v Kč datum: podpis: změny hodnot změny hodnot změny hodnot změny hodnot kód poplatku, účet*/legenda ** 31.12.2011 30.06.2012 31.12.2012 30.06.2013 31.12.2013 např. 8001 Poznámky: * označení číslem účtu platí pro vzniklé na odboru RIM vedené v systému WINDOMY ** při zpracování v dalších obdobích doplní vyplňující osoba odpovídající legendu do dalších sloupců a vytiskne k předání vždy pouze přehled v sestavení počínající sloupcem se stavem k předminulému kontrolovanému období tj. sestava bude mít vždy 9 sloupců s číselnými údaji ***předpisem se rozumí záznam nově vzniklé