PROJEKTOVÝ ZÁMĚR I. Identifikace vazby projektového záměru na OPZ Operační program Prioritní osa Investiční priorita Specifický cíl OP Zaměstnanost 4 Efektivní veřejná správa 4.1 Investice do institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy a veřejných služeb na celostátní, regionální a místní úrovni za účelem reforem, zlepšování právní úpravy a řádné správy SC 4.1.1 Optimalizovat procesy a postupy ve veřejné správě zejména prostřednictvím posílení strategického řízení organizací, zvýšení kvality jejich fungování a snížení administrativní zátěže II. Identifikace žadatele a partnerů Žadatel Partner 1 Partner 2 Název IČ, sídlo Název, IČ, sídlo Plánováno, že bude v projektu vynakládat prostředky OPZ? ANO / NE Název, IČ, sídlo Plánováno, že bude v projektu vynakládat prostředky OPZ? ANO / NE Svaz měst a obcí České republiky, IČ: 63113074, 5. května 1640/65, 140 21 Praha 4 NR NR NR NR III. Specifikace připravovaného projektu Název projektu Zkrácený název projektu Iniciátor projektu Předmět projektu Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce Centra společných služeb obcí Ministerstvo vnitra, Řídící výbor pro optimalizaci výkonu veřejné správy v území Projekt je zaměřen na podporu vytváření společné nebo společně sdílené administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce (tzv. centra společných služeb) spočívající v poskytování potřebných a požadovaných služeb v oblasti veřejné správy s důrazem na samosprávné kompetence - oblast rozvoje obcí, právního a správního poradenství, organizačních a ekonomických agend, finančně-rozvojového managementu, poskytování informačního servisu apod., s cílem zajistit řádné a efektivní poskytování veřejných služeb pro občany obcí se zaměřením např. na oblast školství, sociálních služeb, odpadového hospodářství, cestovního ruchu, dopravy, bezpečnosti apod. V rámci realizace bude prověřována i možnost systematického přenosu a výkonu některých kompetencí v rámci výkonu přenesené (státní) působnosti, např. přestupky, správa poplatků, evidence obyvatel. CSS budou sloužit jako administrativní podpora obcí, rozhodovací pravomoc o záležitostech obce náleží vždy zastupitelstvu dané obce.
Pro zajištění těchto služeb bude sestaven tým odborných pracovníků, specialistů na jednotlivé oblasti, působících v zapojeném území (DSO), jejichž činnost bude podporována a metodicky a odborně koordinována projektovým týmem na úrovni Svazu. Cíle / očekávané přínosy projektu Hlavním cílem projektu je prostřednictvím vytvoření center společných služeb na bázi meziobecní spolupráce při DSO pro zajištění odborné a administrativní kapacity obcí dosáhnout zkvalitnění a zefektivnění výkonu veřejné správy a veřejných služeb poskytovaných v rámci samostatné, příp. přenesené působnosti obcí, zajištění rovnoprávného přístupu občanů k poskytovaným veřejným službám, zlepšení informovanosti občanů a zajištění dostupnosti a kvality poskytovaných veřejných služeb pro občany. Dále hlouběji rozpracovat postavení DSO a jejich začlenění do systému výkonu veřejné správy v území ve vztahu k předpokládané analýze administrativního členění státu a vytvořit podmínky a definovat potřebné legislativní prostředí resp. návrhy na změny legislativy pro dlouhodobě udržitelné a systémové financování center společných služeb v území. Dílčí cíle: 1) Vytvoření podpůrného koordinačního, metodického a odborného střediska (projektový tým) na úrovni nositele projektu. 2) Pilotní ověření návrhu modelového řešení vedoucího ke zvýšení a optimalizaci administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce 3) Definovat systém fungování a řízení center společných služeb a vytvořit potřebné metodiky a doporučení umožňující zapojení jednotlivých DSO Popis klíčových aktivit projektu KA01: Řízení projektu KA zahrnuje jak strategické, tak věcné řízení projektu, tj. řízení lidí, financí a procesů tak, aby byly naplněny stanovené cíle projektu v daném časovém období a splněny podmínky dotace. Základní strategické a věcné řízení bude v kompetenci ředitele/garanta, operativní řízení a dohled nad celkovým technickým chodem projektu zajistí vedoucí projektový manažer, organizačně-technické zajištění projektových aktivit bude úlohou projektového manažera. Úkoly v oblasti právních a legislativních prací bude zajištěno právníky a ve spolupráci s dodavatelem advokátních služeb. Pro zajištění koordinace, supervize a získávání podnětů pro hodnocení činností v centrech společných služeb (CSS) a zároveň dohledu nad dodržováním ideového záměru projektu v území budou v centrální projektové kanceláři a zároveň v území působit regionální supervizoři CSS. Podpůrnou pozicí pro rozsáhlou koordinaci aktivit v území a administrativu s tím spojenou bude zastávat koordinátor/administrátor. Veškeré odborné, metodické a evaluační práce bude zajišťovat odborněevaluační tým a právníci spolu s dodavatelem právních služeb. Finanční řízení finanční tým složený z vedoucího, z finančních manažerů a finančního asistenta, který povede rovněž personální agendu. Propagaci projektu a jeho výstupů bude zajišťovat manažer publicity. KA bude zpočátku projektu zaměřena na celkové personální, procesní, technické a organizační nastavení realizace projektu (od výběru pracovníků, zajištění pronájmu prostor, jejich dovybavení, nákup hardwaru a softwaru atd.) V rámci této aktivity bude nejprve sestaven centrální Projektový tým (PT). Budou připraveny kvalifikační a kompetenční požadavky na jednotlivé pracovníky (právní tým, finanční tým, regionální supervizoři a odborněevaluační tým) a vedení projektu provede jejich výběr. Všichni zaměstnanci budou působit ve vytvořené projektové kanceláři/ projektovém oddělení žadatele. V rámci této aktivity bude pro část projektového týmu pořízena nová výpočetní technika (nezbytná náhrada
stávající výpočetní techniky žadatele po konci své životnosti) a další nezbytné vybavení pro zaměstnance. Součástí této aktivity bude tedy i příprava a realizace příslušných výběrových řízení. Součástí KA je rovněž celkové procesní nastavení realizace projektu vzhledem k časovému harmonogramu a celkovým podmínkám poskytnuté dotace, ale také nastavení dílčích procesů (personálních, finančních, organizačních, komunikačních), vytvoření příslušných interních předpisů, propagace a publicita apod. Dalšími aktivitami KA bude také např.: řízení a koordinace dílčích procesů (věcných, personálních a finančních), příprava a realizace jednání RT, průběžný monitoring a kontrola, organizace setkání se zástupci zapojených území, realizace VŘ, příprava Zpráv o realizaci projektu, komunikace s poskytovatelem dotace, audit, archivace podkladů a výstupů apod. V rámci KA budou organizována následující setkání: 1. Úvodní setkání v regionech pokrývající zapojené území ČR po výběru smluvních partnerů (DSO). Cílem 1 denního setkání bude informovat zástupce DSO o celkové koncepci projektu, smluvním zajištění projektu, nárocích na výběr zaměstnanců apod. Organizuje žadatel. 2. Setkání zástupců DSO a žadatele po prvním a druhém roce smluvní spolupráce na projektu se uskuteční jednodenní setkání zástupců smluvních partnerů (DSO) a žadatele za účelem zhodnocení dosavadní spolupráce a nastavení cílů a úkolů do dalšího období. 3. Závěrečné setkání - setkání zástupců žadatele a zástupců smluvních partnerů (DSO), zhodnocení celého projektu a naplnění jeho cílů, proces udržitelnosti apod. Harmonogram: 02/2016-09/2019 Výstupy: - sestavený PT - vytvořené administrativní a technické zázemí, - procesní nastavení realizace projektu, - pravidla fungování projektového týmu (manuál), - podrobný harmonogram (dokument), - webové stránky projektu (webový dokumentační portál vazba na KA05), - úvodní setkání, - 2 průběžná setkání zástupců smluvních partnerů a žadatele - závěrečná setkání. KA02: Metodická podpora a řízení (včetně právní podpory) Projekt, jehož realizace bude probíhat na významné části území ČR, vyžaduje silné odborné a metodické vedení a podporu. Za tímto účelem bude vytvořen v rámci centrálního projektového týmu tým specialistů na klíčové oblasti poskytovaných služeb center společných služeb (CSS), který by i ve spolupráci s dodavateli poskytoval odbornou podporu pracovníkům CSS, zároveň připravoval metodické podklady a doporučení a zajišťoval průběžné hodnocení CSS. Vzhledem k obsáhlosti řešených oblastí a problematik v rámci zřízených CSS budou ad hoc dle potřeby najímáni na DPP/DPČ další odborníci. V odborně-evaluačním týmu bude zřízena také pozice manažera pro odborné vzdělávání. Podrobné vzdělávání vybraných spolupracovníků na
jednotlivých DSO je základem pro úspěšnou realizaci projektu, a proto na ní musí být kladen zvýšený důraz (viz KA04 - na počátku realizace projektu bude uskutečněno specializované vzdělávání pro manažery CSS, poté průběžné vzdělávání zaměstnanců DSO a zástupců zapojených DSO a členů PT). Lektory realizovaných školení budou dle zaměření buďto samotní členové projektového týmu nebo externí lektoři na DPP/DPČ. Součástí odborné podpory bude rovněž právní zázemí, které budou zajišťovat jak interní právní experti, tak na základě výběrového řízení advokátní kancelář. Úkolem dodavatele právních služeb bude rovněž aktualizace, případně příprava návrhů legislativních úprav k prohlubování MOS ve vazbě na legislativní ukotvení CSS, jejich financování a spolupráce při vzdělávacích aktivitách. Odborně-evaluační tým bude rovněž zodpovědný za analýzu/ aktualizaci potřeb po nabízených službách CSS v rámci zapojených území, evaluaci činnosti CSS a nastavení systému sebeevaluace. Ve spolupráci s ostatními členy PT, zejména regionálními supervizory CSS a zástupci zapojených DSO průběžně provádět vyhodnocování aktivit a naplňování stanovených cílů projektu. (vazba na KA06). Nastavení systému evaluace bude podpořeno ve spolupráci s externím dodavatelem právních služeb, příp. odborníky na DPČ/DPP. Členové odborně-evaluačního týmu tak budou zajišťovat zejména: - veškeré odborné práce spojené s přípravou metodik a doporučení, - proškolení zaměstnanců CSS v daných tématech poskytovaných služeb, - -poskytovat průběžnou odbornou, metodickou pomoc ve spolupráci týmu pracovníků CSS, - průběžně spolupracovat s ostatními týmy, - provádět veškeré monitorovací práce spojené s realizací prací CSS, - analyzovat a zkoumat poptávku a průběh poskytování služeb CSS, - připravovat a implementovat metodiku evaluace a sebeevaluace, - zajišťovat tvorbu reportů o průběhu realizace projektu v území, - průběžně informovat vedoucí tým o dosažených pokrocích, podnětech apod. Členové právního týmu tak budou zajišťovat zejména: - veškeré odborné práce spojené s přípravou metodik a doporučení v právní oblasti, - poskytovat průběžnou odbornou, právní a metodickou pomoc týmu pracovníků CSS, případně ostatním představitelům zapojených obcí, - připravovat návrhy legislativních úprav k prohlubování MOS ve vazbě na legislativní ukotvení CSS a jejich financování, - koordinaci poskytování právních služeb. Harmonogram: 04/2016-09/2019 Výstupy: - sestavený odborně-evaluační tým a právní tým na úrovni nositele projektu, - vytvořená podrobná struktura vzdělávání, - jednotná metodika vzniku a fungování CSS, která bude následně individuálně upravena dle potřeb jednotlivých CSS, - konkrétní a podrobná doporučení (plánů práce) naplňování, dlouhodobých cílů na úrovni SMO ČR, - upravená doporučení (plánů práce) podle individuálních požadavků
jednotlivých CSS a jejich kontrola na úrovni SMO ČR, - jednotné metodické vedení, zajištění vazeb mezi metodikami, vydávanými pokyny a doporučeními, - návrhy legislativních úprav k prohlubování MOS ve vazbě na legislativní ukotvení DSO a CSS a jejich financování, - modely financování DSO, - realizace vzdělávacích aktivit (vazba na KA04). KA03: Výběr spolupracujících subjektů, uzavření smluv a nastavení systému spolupráce KA zahrnuje výběr smluvních partnerů (DSO), kteří na sebe převezmou smluvní závazek spolupráce na projektu (vytvořit a provozovat centra společných služeb), a to všem obcím v DSO a i po dobu udržitelnosti projektu. Před uzavřením smlouvy bude provedena analýza/aktualizace potřeb po nabízených službách CSS v rámci zapojených DSO. S každým, (do projektu vybraným) DSO bude podepsána podrobná smlouva o spolupráci, která zajistí spolupracujícím DSO příspěvek na mzdy pro určené zaměstnance CSS vykonávající činnosti podle tohoto projektu. Smlouva bude koncipována tak, že mzdové příspěvky na zaměstnance CSS budou DSO uvolňovány postupně podle stupně plnění požadavků projektu a po odsouhlasení žádosti o platbu ze strany žadatele, a to vždy až zpětně. Součástí smlouvy bude také povinnost DSO poskytnout zázemí pro zřízení a provoz CSS, zaměstnat v projektu pracovníky CSS s kvalifikací dle zaměření poskytovaných služeb a zajistit definovanou udržitelnost svého CSS. Podrobná smlouva bude pod sankcí popisovat jednotlivé úkoly DSO. Součástí smlouvy bude taktéž závazek pro DSO týkající se určité výše spolufinancování a zajištění plnění závazků vyplývajících ze smlouvy o spolupráci. Způsob obsazení pracovníků CSS bude záležet na DSO, tedy zda budou na práci v CSS převedeni stávající zaměstnanci, nebo zda budou přijímáni zaměstnanci noví. Požadavky na zaměstnance budou ve smlouvě s DSO popsány, s tím, že žadatel bude mít možnost se účastnit výběru zaměstnanců CSS a právo případně odmítnout jejich výběr. Celkem budou v CSS povinně zřízeny minimálně 3 pozice (2,0 úvazků) s příspěvkem na mzdu, z toho musí být na plný úvazek zaměstnán tzv.manažer CSS a další 2 pozice (1,0 úvazku) na částečný úvazek: 1. PP manažer CSS (1,0 úvazek) disponující manažerskými dovednostmi, znalostmi a zkušenostmi v oblasti veřejné správy, znalostmi organizačních aspektů činnosti CSS, apod. 2. PP specialista na rozvoj mikroregionu, právní a organizační aspekty meziobecní spolupráce (především strategické a územní plánovaní, operativní řízení, aktivizace vnějších zdrojů pro rozvoj území, schopnost prezentovat a posilovat myšlenku meziobecní spolupráce v území, znalosti komunikace v komunální sféře apod.) (předpoklad 0,5 úvazku) 3. PP specializace dle výběru smluvního partnera (zaměření na výkon veřejné správy s důrazem na samosprávu, např. odpady, školství, sociální oblast) (předpoklad 0,5 úvazku) Zároveň bude vybrána formou veřejné zakázky advokátní kancelář úzce spolupracující s centrálním týmem a jeho právníky, poté bude každému CSS dán k dispozici advokát se specializací na problematiku územních samospráv.
Harmonogram: 02/2016-08/2016 Výstupy - uzavření smluv o spolupráci s vybranými zájemci z území (DSO) - analýza/ aktualizace potřeb po nabízených službách CSS v rámci zapojených území - předběžná specifikace struktury a rámcový rozsah poptávaných služeb - určení odborného složení realizačního týmu CSS v každém zapojeném území. KA04: Nastavení systému vzdělávání a průběžného zvyšování odbornosti (PT a území) Cílem projektu je zvýšení a udržení profesionality výkonu veřejné správy v území pomocí sdílení prostředků a kapacit jednotlivých obcí sdružených do DSO, a to nejen po dobu trvání projektu, ale i po jeho ukončení. Na udržitelnost projektu bude kladen důraz i při výběru spolupracovníků. Aby tyto služby měly pozitivní dopad a přínos pro občany obcí, musí být nabízené služby ve vytvořeném společném centru služeb na vysoké úrovni. Toho lze dosáhnout zejména kvalitním výkonem práce jednotlivých pracovníků. Proto projekt klade značný důraz nejen na výběr příslušných pracovníků jak v rámci projektového týmu nositele - Svazu, tak v území, ale zejména na jejich řádné, praktické vstupní a následné průběžné vzdělávání. Tato aktivita bude realizována ve dvou stupních. V první fázi bude na úrovni SMO vytvořen koncept vzdělávání (KA 02). S ohledem na preference území budou identifikovány kompetence členů týmu CSS, které jsou nezbytným předpokladem pro úspěšnou realizaci plánovaných aktivit. Následně bude sestavena mapa dovedností, které je nutné posílit či rozvinout a strategie jejich zvyšování. Poté budou identifikovány nástroje, které je možné pro tyto účely použít. Vedle pořízení pomůcek dostupných na trhu (publikace, vzdělávací software), lze předpokládat i vytvoření vlastních vzdělávacích materiálů a to i na základě konceptu vzájemného vzdělávání (přenos zkušeností, dobré praxe mezi týmy - KA06). Důraz bude kladen nejen na teorii, ale hlavně na praktickou aplikaci získaných vědomostí. Vznikne tak série školení se zaměřením na všeobecné vědomosti, zejména z oblasti veřejné správy, oborového práva, prohlubování meziobecní spolupráce apod., které budou zajištěny pracovníky odborně-evaluačního týmu, právního týmu, případě externími dodavateli služeb, případně u vysoce specializovaných dovedností i externími školiteli na DDP/DPČ. V úvodní fázi projektu budou povinně proškoleni manažeři CSS s cílem hladkého nastavení činnosti center. Budu rovněž seznámeni se systémem řízení ze strany projektového týmu a způsobem využívání služeb, zajišťovaných externě. Následovat budou tematická školení zaměřená na jednotlivé okruhy aktivit, které budou chtít obce v rámci vybraného DSO společně řešit. Školení bude zahrnovat i rozvoj komunikačních, manažerských a marketingových dovedností, jak propagovat a šířit výsledky projektu. Samotné školení bude v úvodní pětiměsíční fázi intenzivní a následně bude průběžně probíhat podle aktuálních potřeb zaměstnanců. Také projektový tým na úrovni Svazu se bude aktivně účastnit na vybraných vzdělávacích akcích, neboť bude nutné ho udržovat v aktuálním povědomí a ve vysoké úrovni potřebných znalostí v průběhu celého projektu. Pro potřeby vzdělávání budou využívány různé nástroje setkání s členy týmu CSS v území a jejich proškolení, e-learning, webový seminář, samostudium poskytnutých materiálů apod. Součástí vzdělávání bude též organizování společných tematických setkání,
jejichž cílem bude sdílení dobré praxe. Konkrétně budou uspořádány níže uvedené vzdělávací semináře/kurzy: 1. Vzdělávací semináře/školení pro zaměstnance CSS a zástupce smluvních DSO - specializované školení pro manažery CSS - vstupní školení zaměstnanců CSS a představitelů zapojených DSO, - celodenní specializované semináře na vybrané odborné oblasti - tematická setkání, jejichž cílem bude sdílení dobré praxe - závěrečné praktické školení získaných dovedností Lektory budou lidé s odbornou praxí ve vybraných oblastech poskytovaných služeb (členové projektového týmu nebo externí školitelé). Přidanou hodnotou setkání je možnost poznání zaměstnanců CSS navzájem a navázání potřebných kontaktů. 2. Blended - learning pro zaměstnance CSS a zástupce smluvních DSO vytvoření vzdělávacích modulů kombinujících e-learning a školení prezenční formou, podmínka složení e-learningového školení, aby byl povolen vstup na prezenční školení (viz bod. č.1) 3. Vzdělávací kurzy pro zaměstnance projektového týmu - kurz projektového řízení přizpůsobený stupni dosažené kvalifikace proškolované osoby - členové projektového týmu se zúčastní min. 6 specializovaných školení za účelem zvýšení kvalifikace, aby byla dosažena maximální kvalita metodického vedení - 4. Zahraniční studijní cesty do zemí Evropy - 6x zahraniční studijní cesta, které se zúčastní 2 až 5 vybraných členů projektového týmu a zástupci zapojených DSO Zahraniční studijní cesty budou organizovány za účelem získání poznatků a seznámení se se systémy fungování MOS v zahraničí, k rozšíření znalostí a specializace v oblastech řešených v rámci projektu a získání tzv. dobré praxe ze zahraničí (návštěva regionální samosprávy, přednáška/workshop, diskuze s politiky a zaměstnanci, návštěva klíčových míst). Vybrány jsou země s velmi efektivní veřejnou správou (např. Skandinávie, Německo, Nizozemsko, Švýcarsko, Rakousko). - Harmonogram: 06/2016-05/2019 Výstupy - blended-learning - specializované školení pro manažery CSS - vstupní školení zaměstnanců CSS - vzdělávání zástupců zapojených DSO, - celodenní specializované semináře pro zaměstnance CSS a představitele zapojených DSO - závěrečné praktické školení získaných dovedností - 6 studijních výjezdů do zahraničí - školení centrálního projektového týmu v oblasti projektového řízení - průběžná školení členů projektového týmu (min. 6 školení) - vytvoření podrobných metodických školících materiálů (provazba na KA02)
KA05: Zřízení a činnost center společných služeb a vytvoření celorepublikové komunikační platformy DSO Cílem KA bude na základě smluv uzavřených se smluvními partnery a jejich zjištěných preferencí poskytovaných veřejných služeb vybudovat centra společných služeb a personálně je obsadit kvalifikovanými pracovníky. V rámci projektu v každém spolupracujícím DSO vznikne funkce manažera CSS. Jeho role je z hlediska úspěchu činnosti naprosto klíčová. Musí to být osoba schopná nejen řídící funkce, ale rovněž odborně zdatná na úseku veřejné správy a veřejných služeb. Měla by to být osoba s pokročilou znalostí jednotlivých agend, které obce jak v samostatné, tak v přenesené působnosti vykonávají. Dalšími osobami v týmu budou specialisté na místní rozvoj, na problematiku organizace,rozvoje meziobecní spolupráce apod. a specialista se zaměřením dle výběru smluvního partnera.. Tomuto základu týmu na každém spolupracujícím DSO by poskytoval externí podporu advokát (právník). V centrech společných služeb pak budou tito pracovníci obligatorně zajišťovat informační servis o svých poskytovaných službách a činnostech všem obcím a občanům v daném území a zároveň poskytovat obcím poradenskou podporu v oblastech samostatné, příp. přenesené působnosti obcí. Vedle všeobecné správní agendy podporující činnost obcí a měst (např. správní a právní agenda, organizační a ekonomické poradenství, apod.), budou CSS vykonávat specializované činnosti navazující např. na rozvojové dokumenty a akční plány území, tedy např. spolupráce v oblasti školství, odpadového hospodářství, sociálních služeb a rozvojového managementu. Všichni zaměstnanci, ať již noví nebo stávající, budou zapojeni do systému vzdělávání. Pro tyto účely budou manažery CSS identifikovány potřeby v oblasti specifického vzdělávání a sestaveny vzdělávací plány. Personálně obsazená a fungující CSS budou poskytovat informační servis, odborné služby a poradenství členským obcím při výkonu veřejné správy. Takto bude sdílena administrativní kapacita obcí například pro formulaci obecně závazných vyhlášek, pro sepisování právních dokumentů, pro řešení úkolů v rámci veřejné správy. Druhou komponentou při činnosti společných center služeb bude naplňování dlouhodobých úkolů identifikovaných např. v rozvojovém dokumentu území a akčních plánech. Pracovníci CSS budou vyvíjet úsilí k naplnění zvolených cílů, budou podporovat obce umožňující realizaci jejich rozvojových záměrů. S tím rovněž souvisí činnosti spojené s monitoringem a vyhodnocováním naplňování rozvojového dokumentu a akčního plánu, jakož i jeho průběžné aktualizace. K tomu účelu pracovníci CSS nastaví mechanismus komunikace se starosty a primátory daného území. Zástupci občanů, odborné veřejnosti a zájmových organizací se budou moci zapojit do debat o dalším strategickém směřování rozvoje území prostřednictvím tematicky zaměřených fokusních skupin. Jejich náměty a doporučení se uplatní při aktualizaci strategických a prováděcích dokumentů. Ze strany příjemce bude těmto aktivitám vytvářena potřebná metodická podpora (metodiky, metodické pokyny, metodická doporučení viz KA02), které budou konkretizovány podle individuálních potřeb v každém společném centru služeb. V rámci KA tak bude probíhat průběžná koordinace činností CSS ze strany projektového týmu. Činnost CCS bude předmětem monitoringu, analýz a evaluací. Pracovnici CSS budou povinni poskytovat podrobné informace o své činnosti, zapojí se do sebeevaluace a zajišťovat součinnost při realizaci evaluace ze strany příjemce, případně DSO jako smluvního partnera. Součástí KA bude také vytvoření celorepublikové komunikační platformy DSO (diskusní fokusní skupiny).
Jedním z prostředků koordinace CSS bude také webový dokumentační portál DSO webové stránky projektu (KA01) sloužící částečně k přímému řízení a komunikaci s územím, přenos poznatků z praxe a výstupů projektu, především do legislativní oblasti, zveřejňování vzorových dokumentů a metodik, poskytování právní a metodické podpory zaměstnancům CSS vazba na KA02 a KA03. Pro dosažení jednoho z cílů projektu, zlepšení informovanosti občanů o poskytovaných veřejných službách a zajištění rovného přístupu občanů k těmto službám bude minimálně 2x ročně rozesílán aktualizovaný newsletter s informacemi o poskytovaných veřejných službách v rámci daného CSS všem občanům zapojeného území. Harmonogram: 06/2016-05/2019 Výstupy - vybudování potřebné institucionální kapacity zřízení center společných služeb na bázi meziobecní spolupráce - aktualizace analýzy potřeb v území v souvislosti se zaměřením poskytovaných služeb v CSS - personální obsazení zapojených subjektů (center společných služeb) členy odborného týmu, - zajištění organizačně technických a provozních podmínek pro řádné fungování této kanceláře, - správa a průběžná aktualizace rozvojového dokumentu a akčních plánů, aktualizace rozvojových cílů, příprava aktivit klíčových pro rozvoj území,- pravidelné sebehodnocení a hodnocení center společných služeb ze strany žadatele a DSO - informování obcí a občanů (v každém zapojeném SO ORP) o spektru služeb nabízených centrem společných služeb - nastavení průběžné komunikace se starosty a primátory (zástupci obcí), komunikace s veřejností - využití webového dokumentačního portálu pro komunikaci příjemce s územím pro sdílení dobré praxe mezi jednotlivými CSS apod. (uzavřená část webových stránek projektu) - vytvoření celorepublikové komunikační platformy DSO (fokusní skupiny) KA06: Nastavení systému hodnocení a sebeevaluace Tato aktivita bude probíhat ve dvou úrovních: 1. Průběžné hodnocení fungování a činnosti CSS (realizuje odborněevaluační tým ve spolupráci s ostatními členy projektového týmu a zapojenými DSO) vazba na KA02 a KA05 2. Sebeevaluace projektu (realizuje externí dodavatel) Ad 1.) Prostřednictvím aktivit odborně-evaluačního týmu dojde k nastavení systému hodnocení fungování CSS. Dojde k vytvoření základní metodiky hodnocení, kde bude nastaveno, jaké oblasti budou hodnoceny, jakým způsobem (indikátory hodnocení) apod. Pro tento účel bude využito i služeb externího dodavatele právních služeb, včetně proškolení projektového týmu v potřebných metodách hodnocení. Zároveň dojde k vypracování vstupní analýzy obsahující zhodnocení výsledků z předchozího projektu SMOČR, na jehož výstupy je navázán tento projekt a celkové situace v rámci zapojených území (první z částí souhrnné
evaluační zprávy, viz níže). Odborně-evaluační tým následně nastaví systém průběžného monitoringu a hodnocení činnosti CSS. Způsob předávání informací a poskytování dat ze strany CSS upraví samostatnou metodikou, případně metodickým pokynem. Tým v území zpracovává průběžné měsíční zprávy o činnosti CSS a předává je projektovému týmu. Evaluace přispívá k vytipování a sdílení dobré praxe, k šíření poznatků o efektivních způsobech zajištění veřejných služeb včetně služeb CSS, příp. definuje důvody, proč nefungují a navrhuje projektovému týmu přijmout opatření ke zlepšení činnosti CSS, k úpravě procesů řízených jednotlivými týmy. Na základě výsledků a zjištění budou zpracovány případové studie s využitím reprezentativního vzorku DSO (cca 10-12 stran za každou), které budou prezentovat řešení vybraných složitých záležitostí a představí inspirativní postupy a řešení v oblastech zajišťovaných CSS. Výsledkem průběžné evaluace fungování CSS bude souhrnná evaluační zpráva, která bude obsahovat 3 části: 1. Vstupní zpráva 2. Průběžná zpráva zaměřená na hodnocení fungování CSS a 3. Závěrečné zhodnocení zaměřené na výsledky obsahující případové studie. K šíření a sdílení příkladů dobré praxe a případových studií budou využity webové stránky projektu (KA01) - provazba na KA02 a KA05. Informace budou sdíleny i prostřednictvím komunikační platformy DSO. Ad 2) V závěrečné fázi projektu bude provedeno vyhodnocení projektu podle kritérií 5U účelnost, účinnost, úspornost, užitečnost, udržitelnost a to jak individuálně v každém CSS, tak souhrnně za celý projekt. Sebeevaluace projektu bude zahrnovat vyhodnocení procesu realizace a zhodnocení dosažených výsledků projektu a bude prováděna externím dodavatelem za částečné podpůrné spolupráce členů projektového týmu. Sebeevaluační zpráva bude obsahovat 3 části: 1. Vstupní zpráva 2. Průběžná zpráva zaměřená na hodnocení procesů projektu a 3. Závěrečné zhodnocení výsledků projektu. Harmonogram: 06/2016-09/2019 Indikátory výstupů projektu Pozn.: počet nastaven dle zjištěného předběžného zájmu zapojení cca 80-85 DSO ponechána 25% rezerva pro snížení rizika zapojení nižšího počtu smluvních partnerů Výstupy: - dotazník pro týmy CSS - vytvořená metodika hodnocení fungování a činnosti CSS - zveřejněné příklady dobré praxe - zveřejněné případové studie - souhrnná evaluační zpráva fungování CSS - sebeevaluační zpráva projektu Kód Název indikátoru Měrná jednotka 6 00 00 Celkový počet účastníků 6 80 00 Počet institucí podpořených za Typ indikátoru Cílová hodnota Účastníci Výstup Cca 120 (60 smluvních partnerů x 2 - předpokládaný počet zaměstnanců CSS Instituce Výstup 60 (smluvní
účelem zavedení opatření 8 05 00 Počet napsaných a zveřejněných analytických a strategických dokumentů (vč. evaluačních) Dokumenty Výstup partneři DSO) 1x Sebeevaluační zpráva projektu 1 x Souhrnná evaluační zpráva fungování CSS 1x metodika hodnocení fungování a činnosti CSS 1x návrh legislativních změn k prohlubování MOS ve vazbě na legislativní ukotvení DSO a CSS a jejich financování 1x metodika vzdělávání zaměstnanců CSS 6 26 00 Účastníci, kteří získali kvalifikaci po ukončení své účasti Účastníci Výsledek 120 Cílové skupiny projektu Obce, jejich orgány a jimi zřízené organizace a jejich zaměstnanci Veřejnost (občané participující na výsledcích činnosti služeb center společných služeb, případně je využívající) Přínosy projektu pro cílové skupiny vybudovaná a fungující centra společných veřejných služeb v oblasti veřejné správy s administrativní kapacitou sloužící obcím, a tedy i jejich občanům kvalitnější a širší spektrum veřejných služeb poskytovaných v rámci samostatné působnosti obcí (vyšší specializace, odbornost a profesionalita obecních orgánů) zjednodušení a zrovnoprávnění přístupu veřejnosti ke službám a informacím veřejné správy prohloubení meziobecní spolupráce a přenos tzv. dobré praxe Harmonogram projektu (předpokládaný termín realizace) 02/2016 09/2019
Předpokládané náklady na realizaci projektu Pozn. rozpočet je nastavěn předběžně, bude vyplývat z reálného počtu zapojených DSO, nyní kalkulováno s cca 80-85 DSO Zdroje financování projektu Potenciální rizika projektu 395,000.000,- Kč 1. Osobní náklady 68 098 880,00 Kč 2. Cestovné 2 982 524,00 Kč 3. Zařízení a vybavení 400 000,00 Kč 4. Místní kancelář 8 126 000,00 Kč 5. Nákup služeb 76 800 000,00 Kč 6. Stavební úpravy 0,00 Kč 7. Přímá podpora 238 501 880,00 Kč Celkem přímé náklady projektu Celkem nepřímé náklady projektu (10 % z přímých) 359 008 440,00 Kč 35 900 844,00 Kč 80,86 % EU, 14,14 % SR, 5 % SMO ČR - přičemž příjemce přenese 5ti% spolufinancování mezi smluvní partnery Projektu (zapojená území do projektu), která budou muset určité procento nákladů na projektové aktivity hradit z vlastních zdrojů 1) Riziko personální a manažerské nepodaří se angažovat do týmu dostatek odborníků; v DSO nebudou do projektu zapojeni kvalitní zaměstnanci. Opatření k jejich eliminaci nebo zmírnění (dále O): - zkušenosti žadatele s vytvářením odborných týmů a zpracováním odborných témat - předběžné vytipování spolupracovníků - podrobná smlouva mezi DSO a žadatelem 2) Riziko finanční navýšení nákladů projektu v průběhu jeho realizace. O: - reálný odhad nákladů projektu - zkušenosti žadatele s finančním řízením projektů - periodické sledováním rozpočtu - řízení cash-flow - v případě předpokladu či zjištění nesrovnalostí přijímání preventivních opatření 3) Riziko časové nesplnění časového harmonogramu projektu. O: - plánování aktivit na základě podrobného harmonogramu, včetně zohlednění časových rezerv - periodické vyhodnocování naplňování harmonogramu 4) Riziko nedostatečné kvality výstupů. O: - pečlivý výběr zaměstnanců a dodavatelů (pod přímým dohledem vedení PT) - vybrané výstupy projektu budou podléhat důsledné oponentuře (z řad spolupracovníků, zástupců akademické sféry a ministerstev) 5) Riziko nezapojení dostatečného množství spolupracujících DSO. O: - silná členská základna žadatele (více než 2600 členů a 8 mil. občanů ČR) a silná a dobrá vazba i na nečlenské obce - pravidelná komunikace s vedením DSO - předběžný průzkum zájmu mezi DSO, na základě toho již vytipovány první DSO - využití všech aktivit a akcí Svazu a jeho orgánů k dalšímu oslovení
obcí - intenzivní přesvědčovací a informační kampaň v rámci měsíčníku žadatele, dále na webových stránkách žadatele a na pravidelných akcích žadatele - smluvní vztah s klíčovými představiteli DSO 6) Riziko nezájmu místních partnerů o spolupráci Spolupráce obcí při řešení vybraných témat se dotýká aktivit dalších aktérů. O: - aktivní komunikace se zástupci partnerů 7) Riziko nedodržení nastavené udržitelnosti O: - výběr smluvních partnerů DSO, kteří splňují předem stanovená kritéria účasti v projektu (spolufinancování provozu CSS, smluvní závazek udržitelnosti CSS, ručení CSS apod.) - ve smlouvě o spolupráci s DSO bude závazek zapojených DSO splnit předepsanou udržitelnosti a ručení DSO za své závazky ze smlouvy - nastavení závazku udržitelnosti CSS s určitou procentuální rezervou - intenzivní vyjednávání návrhů legislativních změn s příslušnými ministerstvy a dalšími relevantními institucemi Předpokládané personální nároky na realizaci projektu (Projektový tým): 22,7 úvazků + zaměstnanci na DPP/DPČ Pozn.: po zkušenostech s realizací projektu PMOS a vzhledem k výši rozpočtu projektu byl PT ponížen o 1/2 oproti PT projektu PMOS (cca 50 úvazků) 1. vedoucí tým ve složení: - ředitel/garant úvazek 0,5 - vedoucí projektový manažer úvazek 1,0, - projektový manažer/konzultant úvazek 1,0 - koordinátor/administrátor úvazek 1,0 - manažer publicity úvazek 0,2 - regionální supervizoři úvazek 4,0 - asistent týmu úvazek 1,0 2. finanční tým ve složení: - vedoucí finančního oddělení úvazek 1,0 - finanční manažer úvazek 3,0 - finanční asistent/personalista úvazek 1,0 3. odborně-evaluační tým ve složení: - vedoucí odborně-evaluačního týmu úvazek 1,0 - specialisté senioři na vybrané oblasti zaměření CSS úvazek 1,0 - specialisté junioři na vybrané oblasti zaměření CSS úvazek 2,0 - manažer odborného vzdělávání úvazek 1,0 - asistent odborně-evaluačního týmu úvazek 1,0 - experti/odborníci a lektoři na DPP/DPČ (úvazek bude upřesněn dle počtu zapojených smluvních partnerů a rozsahu okruhů řešených oblastí) 4. právní tým ve složení: - právní specialista úvazek 3,0 + dodavatel právních služeb (advokátní kancelář) Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu Předběžné šetření vyplývající z výsledků realizovaného projektu SMO ČR - Systémová podpora rozvoje meziobecní spolupráce v ČR v rámci území správních obvodů obcí s rozšířenou působnost, mapující potencionální poptávku obcí ukázalo, že starostové mají zájem o metodickou a konzultační podporu, v některých agendách pak i komplexní centrální zajištění a to
Soulad projektu se strategickými cíli (MPSV či jinými relevantními) Vazba projektu na jiné projekty Očekávané náklady po skončení projektu (po dobu udržitelnosti) zejména v oblasti rozvoje obcí a mikroregionu, správního a právního poradenství, ekonomických a finančních agend, rozvojového managementu a organizačního uspořádání, případně dalších oblastí. Podpora meziobecní spolupráce je navíc zanesena také jako jeden z cílů ve stanovách SMO ČR, který sdružuje přes 2 600 obcí v ČR a s téměř 80 % obyvatel v ČR. Uplatnění principu rovného přístupu k veřejným službám, tj. zajištění dostupnosti poskytovaných veřejných služeb, klade velké nároky na územní samosprávu, zejména na finanční zajištění kvalifikovaného administrativního aparátu, časové, znalostně a manažersky náročné řízení činností. Vzhledem k těmto aspektům nejsou obce schopny tyto klíčové agendy pokrýt v dostatečném rozsahu a kvalitě. Česká republika patří k zemím s nejnižším počtem obyvatel na jednu obec v rámci EU. Existence velkého množství malých obcí je velkou hodnotou, protože zatímco na celostátní nebo krajské úrovni je důvěra v politiky a politické procesy malá, právě u obcí je důvěra v místní politiky vysoká. Negativním jevem velkého počtu obcí je nemožnost zvládat množství svěřených agend s minimálním, nebo dokonce žádným profesionálním personálním zázemím. Výsledkem je nerovný přístup jednotlivých samospráv (tedy společenství občanů na určitém území) k profesionálně vedené veřejné správě. Je logické, že kvalita poskytovaných veřejných služeb ve velkých obcích je mnohdy na daleko vyšší úrovni než v obcích malých. Doposud uplatňovaným řešením, které ale vzdaluje výkon veřejné správy občanům (místo deklarovaného přiblížení), je neustálé posilování přenesené působnosti obcí na úrovni tzv. obcí III. typu a snahy o přenos kompetencí výš. Tento projekt naváže na již proběhlý úspěšný projekt a využije již připravené územní struktury jednotlivých DSO v území. Díky vzniku center společných služeb v území dojde k vytvoření profesionálního zázemí proškolených specialistů ne pro jednotlivé obce, ale pro celé skupiny obcí a další podpory obcí na této úrovni. Cílem projektu je pomoci s vytvořením malých, ale efektivních týmů v rámci DSO, které by vytvořily jednotky, jež by se staly podpůrným prvkem veřejné správy v území. K tomu je potřebné zajistit výběr zaměstnanců, zajistit jejich proškolení a zajistit postupný přechod na samofinancování z řad příslušných členských obcí. Projekt tedy umožní zvýšení a udržení odborné úrovně výkonu veřejné správy rovnoměrně u všech obcí bez ohledu na jejich velikost či lokalizaci při zachování optimálního využití kvalifikovaných pracovníků v území. Dalším přínosem je i reálný příspěvek k navýšení absorpční schopnosti území pro využití finančních prostředků EU v plánovacím období 2014+. Projekt má přímou vazbu na implementaci specifického cíle 2.1. Harmonizace administrativního členění státu, který je nedílnou součástí Strategického cíle 2: Revize a optimalizace výkonu veřejné správy v území ve Strategickém rámci rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014 2020. Projekt navazuje na výstupy projektu Systémová podpora rozvoje meziobecní spolupráce v ČR v rámci území správních obvodů obcí s rozšířenou působností, reg. č. CZ.1.04/4.1.00/B8.00001. Nastavená udržitelnost: - centrální udržitelnost: podpora MV při legislativním ukotvení DSO a CSS a jejich financování, - udržitelnost v rámci CSS: udržet min. po dobu 1 roku min. 30 % z celkového počtu CSS při zajištění min. 1 úvazku stávajícího zaměstnance CSS (pozice dle výběru příslušného DSO) Náklady na udržitelnost: - náklady na činnost 30 % center společných služeb (provozně technické i mzdové) z celkového počtu podpořených center na 1 rok + náklady na činnost projektového týmu na 1 rok (užší složení -
náklady na činnost 2 pracovníků SMO ČR, kteří zajistí po dobu min. 1 roku po ukončení prezentaci výsledků Projektu, budou se podílet na přípravě a prosazování návrhů legislativních změn vyplynulých z Projektu, náklady na provoz webových stránek Projektu min. 1 rok po ukončení)