Příručka pro zadavatele E-ZAK krok za krokem Vyrobeno pro příspěvkové organizace Jihomoravského kraje pro administrace zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší než 500 tis. Kč bez DPH Tento dokument slouží pouze jako rychlý průvodce zveřejněním zakázky a povinných informací k zakázce dle 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. ver. 2.0 Přemysl Březovič, Jihomoravský kraj email: brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz prosinec 2015
Obsah 1. ÚVOD... 3 2. Přihlášení do systému... 3 3. Založení nové veřejné zakázky... 4 4. Editace, oprava údajů zakázky v průběhu příjmu nabídek... 9 5. Vyhodnocení zakázky... 11 6. Ukončení = zadání zakázky... 14 7. Doplnění povinných informací dle 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb.... 15 8. Které dokumenty mají být elektronicky podepsané... 16 2
1. ÚVOD Tato příručka slouží pouze jako rychlý návod pro kompletní vyvěšení veřejné zakázky a také jako jakási metodická příručka pro Jihomoravský kraj a jím zřízené příspěvkové organizace (dále pouze PO). Pokud nenaleznete informace, které hledáte, kompletní návod naleznete v Uživatelské příručce pro zadavatele od firmy QCM. 2. Přihlášení do systému Jihomoravský kraj a jeho PO mají zřízen certifikovaný profil zadavatele, který je součástí tzv. Protikorupčního portálu a kde se veřejné zakázky zveřejňují pomocí internetové aplikace E-ZAK od firmy QCM. - přihlaste se do systému v na stránkách https://zakazky.krajbezkorupce.cz/ - přihlašovací jméno a heslo Vám bylo zasláno, v případě, že ho nemáte, obraťte se prosím na pracovníka Jihomoravského kraje, Přemysla Březoviče: brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz tel. 541 65 8879 - po přihlášení zkontrolujte Vaše globální práva v E-ZAKu kliknutím na položku Detail uživatele poté vpravo nahoře Upravit. Je nutno mít zatrženou možnost Smí zakládat veřejné zakázky 3
3. Založení nové veřejné zakázky Po přihlášení do systému EZAK klikneme na volbu v levém panelu Nové zadávací řízení Poté vypisujeme všechny potřebné údaje! Pozor si dávejte u kolonky cena nepoužívejte mezery ani tečky v ceně!! Pokud je cena zakázky do 2 mil. Kč bez DPH u dodávek a služeb a do 6 mil. Kč bez DPH u stavebních prací jedná se o VZ malého rozsahu VZMR s uveřejněném. Dále je potřeba nechat zatrženou možnost Zadávací dokumentaci - neomezený a přímý dálkový přístup 4
POZN.: Pokud vyvěšujete nadlimitní zakázku, je nutno vyplnit Evidenční číslo zakázky ve Věstníku veřejných zakázek tj. nejprve ji vyvěsíte na www.vestnikverejnychzakazek.cz a až znáte číslo zakázky, můžete ji zveřejnit na profilu zadavatele!!! Vložte výzvu, zadávací dokumentaci (případě návrh smlouvy, výkazy výměr, plány atd.) do sekce Zadávací dokumentace VZ pomocí tlačítka Přidat zadávací dokumentaci. - je možno vkládat libovolný počet souborů, max. velikost jednoho souboru je 50 MB - dále vyplníme pole Název dokumentu + necháme zatržené možnosti Aktuální a Předchozí verze - klikneme na Uložit - POZORNĚ prostudujte kapitolu 8 které dokumenty se musí vyvěsit včetně případného elektronického podpisu - 5
Dále přidáme uchazeče, kterým budeme posílat poštou (datovou schránkou) výzvu s v sekci Oprávněné osoby přiřadit organizaci - pomocí vyhledávacích polí si najdeme naše dodavatele VYHLEDÁVAJETE NEJLÉPE POUZE POMOCÍ IČ, nepoužívejte další pole (např. email nebo Druh aktivit dodavatele) protože vyhledávací algoritmus poté vyhledává pomocí průniku parametrů a nic nenajde - vybereme (lze zatrhnout více možností najednou) a ještě MUSÍME zvolit důvod přiřazení organizace pak možnost Přiřadit organizaci - organizaci. - pokud nenaleznete dodavatele, musíte ho vytvořit (založit) klikněte v levém menu na Katalog organizací 6
- musíme dodavatele založit do katalogu funkce Založit nového dodavatele. Je potřeba znát aspoň IČ a kontaktní email - vyplníme IČ, klikneme na načíst z ARES a potom doplníme kontaktní email organizace (pokud nelze zjistit dodavatelův email, vyplňte buď svůj nebo nějaký smyšlený např. neni@neni.cz bohužel bez vyplněného emailu Vás to nepustí) Doporučuji si všechny vypsané údaje a vložené soubory znovu zkontrolovat, pokud jste si jisti, že máte vše správně, můžeme zakázku spustit. Na to je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele pomocí tlačítka Nastavit oprávnění. 7
POZN.: Pokud si myslíte, že systém neumí něco, co by měl umět je to pouze tím, že na to nemáte oprávnění DOPORUČUJI VŽDY PROVĚŘIT VAŠE OPRÁVĚNÍ K ZAKÁZCE: - můžete tak např. mazat špatně vložené soubory - přidávat další osoby z vaší organizace, které můžou zakázku upravovat např. pokud nejste v práci - smazat připravovanou zakázku nebo zrušit již probíhající zakázku atd. Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit U zakázky nám přibyde možnost zahájit zakázku bez výzvy/ oznámení můžeme tedy kliknout a spustit zakázku. Nastavíte počátek běhu lhůt = datum, kdy posíláte poštou písemnou výzvu 8
Nyní je zakázka ve fázi Zahájena, což znamená, že ještě NENÍ ZVEŘEJNĚNA PRO VEŘEJNOST, protože zakázka musí být ve fázi Příjem nabídek. V případě, že nabídky posíláte z 99 % poštou papírově, musíte fázi opět posunout manuálně. Sečteno, podtrženo = opakování je matka naděje (že zmoudříme) musíme předchozí krok zopakovat, protože kvůli bezpečnostním pravidlům nám systém oprávnění odebral. Je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele pomocí tlačítka Nastavit oprávnění - Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit. Nyní už přibyl možnost Zahájit příjem nabídek tu potvrdíme a zakázka se spustí a je viditelná pro všechny nepřihlášené. 4. Editace, oprava údajů zakázky v průběhu příjmu nabídek Někdy je nutné provést opravu údajů zakázky v průběhu příjmu nabídek nejčastěji to bývá prodloužení lhůty pro podání nabídek, změna předpokládané hodnoty atd. v tomto případě použijeme tzv. Opravné formuláře A) pokud potřebujete smazat omylem zveřejněný dokument (např. špatná faktura atd.) musíte si u příslušné zakázky nastavit právo k mazání Oprávněné osoby za zadavatele nastavit oprávnění 9
- vyberete si pak možnost mazat veřejný dokument atp., poté dáte dole možnost Uložit - poté Vám přibyde možnost mazat veřejný dokument např. objednávku - B) pokud potřebujete u již zveřejněné smlouvy opravit např. předpokládanou hodnotu nebo datum nákupu musíte vytvořit Interní opravný formulář v sekci Formuláře 10
- ve formuláři opravíte potřebný údaj, uložíte, poté se musíte vrátit zpět k zakázce - vytvoří se opravný formulář, který musíte zveřejnit pomocí ikony oka - abyste zveřejnili formulář, použijte tlačítko Obejít elektronický podpis tím se ihned přepíší požadované údaje - pokud budete odpovídat na dodatečné informace vložte tuto odpověď také mezi veřejné dokumenty k dané zakázce 5. Vyhodnocení zakázky Po uplynutí běhu lhůt systém automaticky překlopí fázi zakázky do stavu Hodnocení a čeká až do té doby, než zakázku vyhodnotíte. Nyní je potřeba počkat na otevření nabídek a jejich vyhodnocení. Dost často se stává, že vyzvaní uchazeči nepodají nabídku a do výběrového řízení se přihlásí dodavatelé, které jste neoslovili. Proto je potřeba dát ve fázi Hodnocení do pořádku konečný seznam uchazečů, kteří nakonec vstupují do samotného hodnocení tj. některé vyloučit a jiné zase přidat. - A) přidejte uchazeče, kteří si přihlásili a nemáte je v EZAKu u zakázky přiřazené postupujte podle kapitoly 3 (str. 6) - B) vyřaďte z hodnocení uchazeče, kteří nemohou vstoupit do hodnocení (nepodali nabídku, podali neúplnou atd.) k tomuto úkonu si musíme přidat právo Oprávněné osoby za zadavatele nastavit oprávnění 11
- v dlouhém seznamu najeďte do předposlední sekce Oprávněné osoby a tam si přidejte právo vyloučit přiřazenou organizaci ze zadávacího řízení poté Uložit - poté Vám přibyde v sekci Oprávněné osoby za dodavatele možnost vyloučit uchazeče, kteří nevstupují do hodnocení vyřaďte tedy požadované uchazeče a vyberte důvod vyřazení 12
Když máme přiřazeny VŠECHNY uchazeče k zakázce, kteří vstupují do hodnocení a máme hotovo i vyhodnocení zakázky, případně již podepsanou smlouvu s vítězem zakázky, můžeme pokračovat a Nastavit pořadí uchazečů. K jednotlivým uchazečům přiřadíme číslo tak, jak se umístili v hodnocení NEPOUŽÍVEJTE TEČKY! a dáme uložit pořadí. Ukončíme vyhodnocování a potvrdíme bezpečnostní hlášku. 13
6. Ukončení = zadání zakázky Pokud již máte podepsanou smlouvu s dodavatelem, můžete zakázku ukončit a zadat (smlouvu totiž nemusíte podepsat s vítězem soutěže, pokud nakonec odstoupí). Klikneme na Zadat veřejnou zakázku. Vyberte dodavatele, s kterým byla podepsána smlouva, a vyplňte všechna pole. Do polí s cenou pište POUZE PROSTÁ ČÍSLA BEZ MEZER! Pokud byste potřebovali použít desetinná místa, použijte jako oddělovač TEČKU a ne čárku. A pak možnost Zadat veřejnou zakázku. 14
Abychom naplnili povinnosti zveřejňování, musíme ještě k zakázce vložit smlouvu a fakturu (případně faktury, které budou k zakázce vedeny) v elektronické podobě. To uděláme v sekce Veřejné dokumenty přidat veřejný dokument (postup je stejný jako u vkládání zadávací dokumentace). 7. Doplnění povinných informací dle 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. Jedná se o povinnost zadavatele uveřejnit výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů u smluv uzavřených na základě zadávacího řízení, jejichž plnění přesahuje 1 rok. Výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů pak veřejný zadavatel uveřejní na profilu zadavatele nejpozději do 90 dnů od splnění smlouvy. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní veřejný zadavatel tyto informace za předchozí kalendářní rok nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku. V případě, že potřebujte zveřejnit subdodavatele nebo skutečně uhrazenou cenu, přejděte do sekce Plnění smlouvy na základě veřejné zakázky. 15
- doplňte i skutečně uhrazenou cenu (plnění smlouvy může probíhat i ve více letech a celkově uhrazená cena se tak může skládat z více let, doplňte tedy pro dané roky patřičné částky) - až bude smluvní vztah plně ukončen (tj. zaplaceno a dodáno a předáno dílo/zboží) ukončete plnění smlouvy pomocí textu - změnit 8. Které dokumenty mají být elektronicky podepsané Které dokumenty zakázky mají být podepsané elektronickým certifikátem (podpisem) určuje vyhláška č. 133/2012Sb. Záleží na typu (velikosti) veřejné zakázky. Informace uveřejňované na profilu zadavatele (podlimitní a nadlimitní VZ; v případě VZMR pouze smlouvu nad 500 tis. Kč bez DPH) Písemná výzva v ZPŘ dle 38 ZVZ Odůvodnění veřejné zakázky podle 156 odst. 1 ZVZ Zadávací a kvalifikační dokumentace nebo její textová část dle 48 ZVZ Dodatečné informace dle 49 ZVZ Informace o prohlídce místa plnění dle 49 odst.5 ZVZ v ZPŘ Rozhodnutí o vyloučení uchazeče dle 60 a 76 ZVZ v ZPŘ Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky dle 81 ZVZ v ZPŘ Písemná zpráva dle 85 ZVZ Smlouva uzavřená na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků dle 147a Výše skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky dle 147a Seznam subdodavatelů dodavatele veřejné zakázky dle 147a Povinnost el. podepsání ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE NE NE 16