Město Štramberk Náměstí 9, 742 66 VNITŘNÍ NORMA (Směrnice) č. 4/2010 Oběh účetních dokladů Platnost: od roku 2010 Pro účetní případy roku 2010, použití od zahájení účtování účetních případů roku 2010. Schválil: Rada města usnesení 78/607a) ROZDĚLOVNÍK Jméno Funkce Poznámka Věra Michnová Starostka elektronicky Ing. Pavel Podolský Místostarosta elektronicky Ing. Josef Babulík Tajemník elektronicky Všichni zaměstnanci MÚ elektronicky Zdeňka Bártlová Sekretářka kopie Ing. Andrea Hlávková Vedoucí finančního oddělení originál Navazující normy (směrnice) : 1. Harmonogram účetní závěrky 2. O evidenci a účtování majetku 3. O evidenci, účtování a oceňování zásob 4. Inventarizace majetku 5. Nakládání s pohledávkami
Obsah: Článek 1 Účel Článek 2 Legislativa a související předpisy Článek 3 Článek 4 Článek 5 Článek 6 Článek 7 Rozsah platnosti Pojmy, definice Oběh účetních dokladů 1. Přezkušování účetních dokladů 2. Objednávání zboží a služeb 3. Faktury od dodavatelů (přijaté faktury) 4. Daňový dobropis 5. Vydané faktury 6. Dobropis k vydanému daňovému dokladu 7. Pokladní doklady 8. Mzdové doklady 9. Bankovní doklady 10. Cestovní příkazy Zmocnění pracovníků města nařizovat a schvalovat účetní a hospodářské operace Závěrečná ustanovení 2
Článek 1 ÚČEL Účelem této směrnice je stanovit celý proces oběhu účetních dokladů od jejich vzniku až po archivaci, tzn. zabezpečit včasnost a dochvilnost účtování účetních dokladů a vytvořit předpoklady k tomu, aby účetnictví města Štramberka bylo správné, úplné, průkazné, včasné a dochvilné. Vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti, uvádí návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (pracovníky). Článek 2 LEGISLATIVA A SOUVISEJÍCÍ PŘEDPISY Zákon č. 563/91 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů. Vnitroorganizační směrnice č. 3/2010 Podpisový řád Vnitroorganizační směrnice č. 6/2007 O zadávání zakázek malého rozsahu. Článek 3 ROZSAH PLATNOSTI Touto směrnicí jsou povinni se řídit a dodržovat její ustanovení všichni zaměstnanci, kteří z titulu své pracovní náplně mají povinnost podílet se na vystavování, schvalování a oběhu účetních dokladů, nebo jsou pověřeni činit úkony jako příkazce operace, správce rozpočtu či hlavní účetní. Článek 4 POJMY, DEFINICE Účetní doklady jsou originální písemnosti, které musí mít tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo, že jde o účetní doklad, b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo, c) peněžní částku nebo údaj o množství a ceně, d) datum vyhotovení účetního dokladu, e) datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d/, f) podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. g) den uskutečnění účetního případu vydané faktury - den vystavení faktury (vzhledem k podmínkám splnění smlouvy) došlé faktury - den přijetí faktury pokladní faktury - den příjmu nebo vydání hotovosti bankovní doklady - den provedení finanční operace (vklad nebo výběr z bankovního účtu, čerpání nebo splácení úvěrů apod.) interní doklady - den vyhotovení účetního dokladu, popř. den uskutečnění účetního případu (zjištění manka, škody apod....) 3
Článek 5 OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ 1. Přezkušování účetních dokladů Účetní doklady se přezkušují vždy před jejich zaúčtováním z hlediska: a) věcné správnosti jde o porovnání údajů uvedených na účetních dokladech se skutečností co do ceny, množství, kvality a dalších požadovaných parametrů, dále je prováděna kontrola přípustnosti dané operace, rozpočtové zatřídění a odsouhlaseno rozpočtové krytí dokladu. Kontrolu věcné správnosti provádí pracovníci podle vymezených okruhů odpovědnosti. b) formální správnosti odsouhlasení, zda doklad obsahuje všechny náležitosti předepsané Zákonem o účetnictví, dále je kontrolováno, zda operace, které obsahuje účetní doklad byly nařízeny a schváleny odpovědnými pracovníky a jestli jsou v souladu s vnitřními pravidly organizace. Kontrolu formální správnosti provádí pracovníci finančního oddělení. 2. Objednávání zboží a služeb a) veškeré objednávky na nákup dlouhodobého majetku, materiálu, provedení služeb a dalších dodávek dodavatelským způsobem nad hodnotu Kč 5.000,- se předávají na finanční oddělení k zaevidování do ekonomického informačního systému města a to v písemné nebo v elektronické podobě. b) veškeré objednávky na nákup dlouhodobého majetku, materiálu, provedení služeb a dalších dodávek dodavatelským způsobem nad hodnotu Kč 10.000,- musí být schváleny před jejich objednáním jedním ze zástupců vedení města (starostou, místostarostou, tajemníkem) tzv. příkazcem operace a současně správcem rozpočtu. Schválením se rozumí vlastnoruční podpis oprávněné osoby nebo její elektronický podpis. 3. Faktury od dodavatelů (přijaté faktury) Každá došlá nebo předaná faktura musí být předána okamžitě účetní k zapsání do knihy faktur a ke kontrole formálních náležitostí faktury. V případě neúplných dokladů zajistí účetní její vrácení nebo doplnění. Účetní vyhotoví k faktuře tzv. košilku, na které svým podpisem potvrdí, že daný doklad prošel výše zmíněnou kontrolou. Řádná faktura bude předána příslušnému pracovníkovi k provedení kontroly věcné správnosti (k faktuře musí být přiložena objednávka viz článek 5, bod 2 a), b).). Tuto kontrolu provede nejdéle do dvou pracovních dnů a to tak, že svým podpisem na košilku k faktuře potvrdí správnost a úplnost údajů, poté fakturu předají zpět finančnímu oddělení. V případě, že faktura byla zaslána dodavatelem na základě uzavřené smlouvy s městem, může být smlouva nebo její kopie přiložena k faktuře. Pokud smlouva k faktuře přiložena není, je vždy pro potřebu dohledání založena v účtárně v pořadačích dle charakteru smlouvy. Při dodávce investičního majetku nebo zásob musí být provedeny úkony související s jeho evidencí a zařazením dle směrnice o evidenci a účtování majetku nebo dle směrnice o evidenci a účtování zásob. ji. Finanční oddělení ověří, že faktura splňuje všechny náležitosti, vystaví příkaz k úhradě a zaplatí 4
4. Daňový dobropis Daňový dobropis k dodavatelské faktuře má stejný oběh jako faktura, která je tímto způsobem opravována. 5. Vydané faktury Podklady pro vydání daňových dokladů faktur za dodávky materiálu, prací a služeb, které jsou předmětem fakturace, předávají jednotlivá pracoviště do účtárny. V podkladech musí být řádně uvedena adresa odběratele, jeho IČ, DIČ, předmět fakturace, částka. Odpovědná pracovnice účtárny na základě podkladů vystavuje faktury odběratelům do 15 dnů po uskutečnění zdanitelného plnění. Nájemné nebytových prostor a služby s ním související jsou fakturovány v souladu se smluvními podmínkami. Faktura při vystavení obdrží evidenční číslo v číselné řadě dle druhu vystaveného dokladu (hlavní činnost, hospodářská činnost). Originál se odešle odběrateli, jedna kopie je založena v účtárně a slouží jako podklad k účtování. Odpovědná pracovnice účtárny sleduje platby odběratele a zařizuje eventuelní upomínání nezaplacených pohledávek. 6. Dobropis k vydanému daňovému dokladu Dobropis k vystavenému daňovému dokladu provádí odpovědná pracovnice účtárny na základě reklamací odběratele, na žádost pracovišť o vystavení dobropisu nebo po zjištění skutečnosti, která vede k vystavení dobropisu. Způsob oběhu dokladů je stejný jako u vydaných faktur. 7. Pokladní doklady - výdajové pokladní doklady - vystavuje pokladní na základě příslušného odsouhlaseného dokladu (paragonu na drobná vydání, cestovního příkazu apod. - zkontrolovaná věcná správnost), provede kontrolu jeho formální správnosti, vystaví pokladní výdajový doklad, zaznamená výdaj v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově. Výdajový pokladní doklad je vystaven na počítači. Ve výjimečných případem může být vystaven na předepsaném tiskopise, který pokladní přikládá k později počítačem vyhotovenému výdajovému dokladu. Všechny výdajové pokladní doklady schvaluje tajemník městského úřadu. V případě, že pokladní osobně nezná příjemce hotovosti, ověří jeho totožnost a poznamená druh a číslo dokladu použitého k ověření totožnosti. Mimořádnou zálohu na drobné vydání pro jednotlivá pracoviště schvaluje vždy tajemník jako příkazce operace a současně vedoucí finančního oddělení. Mimořádná záloha musí být vyúčtována nejpozději do 10 dnů od ukončení akce nebo provedení nákupu, na které byla poskytnuta. Pokud nebyl výdaj realizován, musí být záloha vrácena nejpozději následující pracovní den po zjištění této skutečnosti. - příjmové pokladní doklady - vystavuje pokladní na základě příjmu peněz v hotovosti (výběr peněz z účtu, tržby v hotovosti apod.), zaznamená příjem v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově. Pokladní je povinna vždy vyhotovit dva příjmové doklady, kdy jeden předá osobě, která ji předala peníze a druhý založí ve své evidenci. Jejich správnost a úplnost potvrzuje svým podpisem. Všechny příjmové pokladní doklady schvaluje tajemník městského úřadu. 8. Mzdové doklady mzdy zpracovává a vede veškerou mzdovou agendu mzdová účetní. Jí jsou také předávány veškeré doklady, které mají vztah k této agendě. V termínu od 1. do 4. každého měsíce jsou předávány na mzdovou účtárnu podklady pro zpracování mezd za uplynulý měsíc - docházka, podklady při ukončení pracovního poměru, stravenky, návrhy odměn apod. Potvrzení o 5
pracovní neschopnosti a dalších sociálních událostech zaměstnanců jsou předávána do mzdové účtárny jednotlivými pracovníky nebo jejich nadřízenými bezprostředně po jejich obdržení. Mzdová účtárna zpracovává veškeré podklady pro výplaty mezd. Počítačově zpracované mzdy zaměstnanců jsou odesílány elektronicky na účty zaměstnanců (dle výplatních termínů). Pro výplatu v hotovosti připravuje mzdová účtárna výčetku a sumář podle jednotlivých pracovišť, a to dva dny před výplatním termínem. Současně s výplatami mezd jsou elektronicky zpracovány a uhrazeny odvody daní, sociálního a zdravotního pojištění, exekucí a dalších srážek, pokud není stanoveno jinak. Pracovnice mzdové účtárny připraví podklady pro zaúčtování mezd do účetnictví města. Podklady formálně přezkušuje vedoucí finančního oddělení a schvaluje tajemník města. Nejpozději 10. den v měsíci předá mzdová účtárna doklady odpovědné pracovnici finančního oddělení k proúčtování předpisu mezd, a to přímým převodem mezi softwarem účetnictví a mezd. Pokladní provede výplatu mezd v hotovosti ve výplatním termínu v měsíci dle jednotlivých pracovišť zaměstnancům proti podpisu na výplatní listině. Správnost dokladů, vztažených ke mzdové agendě potvrzuje mzdová účetní svým podpisem. 9. Bankovní doklady - styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník finančního oddělení. Veškeré písemnosti, které se týkají disponování s peněžními prostředky na bankovních účtech, budou podepisovány pracovníkem (-ky), jehož podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu ústavu. Výpis z účtu - pracovnice odpovědná za příslušný bankovní účet překontroluje jednotlivé výdajové a příjmové platby uvedené ve výpisu účtu v elektronické podobě, zejména zda nebyly provedeny nesprávné výdajové platby. Bankovní výpisy zaúčtuje a zkontroluje, zda souhlasí počáteční a konečné stavy v účetnictví s bankovním výpisem jak v elektronické podobě, tak v originální písemné verzi, kterou zasílá banka jednou měsíčně. Případné nesrovnalosti jsou reklamovány u peněžního ústavu. Jedná-li se o chybu v účetnictví, účetní zápisy se opraví a sesouhlasí s výpisem z účtu. Šek k výběru hotovosti pokladní nebo pracovnice účtárny vyhotoví šek k výběru hotovosti z peněžního ústavu a předloží ho k podpisu osobám oprávněným podepisovat bankovní doklady podle bankovních podpisových vzorů. Šek je vystaven na osobu, která je určena k výběru hotovosti. Pokladní provede výběr hotovosti pro účely dotace pokladny a vyhotoví pokladní doklad na příjem hotovosti do pokladny, jehož přílohou je potvrzení banky. 10. Cestovní příkazy Zúčtování a oběh dokladů v oblasti cestovních příkazů řeší Směrnice pro poskytování a účtování cestovních náhrad. Článek 6 Zmocnění pracovníků města nařizovat a schvalovat účetní a hospodářské operace Podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, zmocňuje tímto starosta města Štramberka pracovníky, kteří budou plnit funkci příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní (viz přílohy), tzn. kteří budou nařizovat a schvalovat hospodářské a účetní operace, dále pracovníky, kteří budou provádět věcnou a formální kontrolu operací. Cílem zmocnění je zajistit maximálně hospodárné, účelné a efektivní vynakládání veřejných finančních prostředků (příspěvků a 6
dotací ze státního rozpočtu) a dalších finančních zdrojů města v souladu s právními předpisy. Nedílnou součástí zmocnění jsou podpisové vzory těchto pracovníků, které se vyhotovují ve dvou vyhotoveních. Jednou pro sekretariát starosty a jednou k uložení v účtárně, která provádí formální kontrolu účetních dokladů. Při každé změně oprávněných pracovníků je pracoviště povinno vyhotovit nový podpisový vzor nebo dodatek. Tato směrnice nahrazuje směrnici č. 12/2004. Článek 7 Závěrečná ustanovení Dne 14.7.2010. Věra Michnová starostka 7