Stavební bytové družstvo Vsetín, Štěpánská 967, 755 01 Vsetín Tel: 571 499 511, fax: 571 418 180, e-mail: info@sbdvsetin.cz, www.sbdvsetin.cz Směrnice č. 67/2014 Organizační řád 1. Úvodní ustanovení 1. Představenstvo Stavebního bytového družstva Vsetín (SBD) v souladu s ustanovením čl. 70, odst. 1 stanov SBD ze dne 4. 6. 2013 vydává směrnici č. 67/2014 Organizační řád, která popisuje organizační strukturu SBD a stanovuje náplň činností, odpovědnost správy družstva a jejich organizačních úseků. 2. Stavební bytové družstvo Vsetín vzniklo sloučením Stavebního bytového družstva Zbrojovka Vsetín a Stavebního bytového družstva MEZ Vsetín na ustavujícím shromáždění delegátů konaném dne 4. 12. 1979 ve Vsetíně. Družstvo je zapsáno ve veřejném rejstříku právnických osob, v obchodním rejstříku vedeném u krajského soudu v Ostravě v oddíle Dr XXII, vložka č. 391. 3. Organizační řád je závaznou normou pro zaměstnance, kteří se s ním musí prokazatelně seznámit a řídit se jím. 2. Činnost SBD 1. Činnost družstva je založena na vlastnictví, správě a provozu bytových domů, bytů a nebytových prostor, budov s nebytovými prostory a na ostatním majetku družstva. 2. Předmětem činnosti družstva je zejména: a) činnost za účelem zajišťování potřeb svých členů spočívající především v: aa) organizování přípravy a provádění popř. zabezpečování výstavby bytů, rodinných domů a nebytových prostor; ab) provádění popř. zajišťování správy, údržby, oprav, modernizací a rekonstrukcí bytových a nebytových objektů, bytů a nebytových prostor ve vlastnictví družstva nebo členů družstva; ac) zajišťování plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostor ve vlastnictví družstva nebo členů družstva; ad) uzavírání smluv o nájmu družstevních bytů (družstevních nebytových prostor), popř. jiných smluv souvisejících s jejich užíváním; b) činnost za účelem podnikání spočívající především v nájmu bytů, nebytových prostor a staveb osobám, které nejsou členy družstva a další následující činnosti: - montáž a opravy vyhrazených elektrických zařízení - činnost účetních poradců, vedení účetnictví - výroba, instalace a opravy elektronických zařízení - úklidové práce - výroba, opravy a montáž měřidel, montáž vodoměrů na teplou a studenou vodu - vodoinstalatérství, topenářství - zednictví - montáž, údržba a servis telekomunikačních zařízení, - pokrývačství - obchodní činnost, koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej - správa a údržba nemovitostí
2.1 Orgány SBD Charakteristiku, náplň činnosti a funkční období orgánů SBD vymezují stanovy. Orgány SBD tvoří: Shromáždění delegátů Představenstvo Předseda představenstva Kontrolní komise Členské schůze samosprávy Výbory samospráv 3. Správa SBD K zabezpečení ekonomických, technických a správních činností SBD utváří správu, která se skládá ze zaměstnanců v pracovním poměru. Správu družstva řídí ředitel. Schéma organizační struktury správy tvoří přílohu č. 1 organizačního řádu. Organizačně se správa SBD dělí na jednotlivé úseky: a) sekretariát b) ekonomický úsek c) technický úsek 3.1 Ředitel 1. Pracovní poměr ředitele je založený pracovní smlouvou. 2. Ředitel řídí běžnou činnost družstva a správu SBD. Je pověřen právním jednáním vůči zaměstnancům, např. uzavírá a rozvazuje pracovní poměr se zaměstnanci, plní úkoly vedoucího zaměstnance, vystavuje mzdový předpis, na návrh vedoucích úseků vystavuje měsíční mzdový předpis a další úkoly vyplývající z obecně platných právních předpisů. 3. Ředitel se ve své pracovní činnosti řídí usneseními orgánů SBD (shromáždění delegátů, představenstva), vnitřními předpisy a obecně platnými právními předpisy, které jsou závazné pro činnosti SBD. 4. V oblasti řízení ředitel vydává vnitřní předpisy, jimiž zajišťuje realizaci úkolů, vyplývajících pro správu z usnesení orgánů SBD a obecně platných právních předpisů: a) příkaz ředitele určuje pracovní činnosti adresované jednomu nebo několika zaměstnancům pro zajištění jednorázového konkrétního úkolu b) zajištění rozpracovává zajištění akce za účasti většího počtu zaměstnanců, popř. účasti většího počtu samospráv Pro jednání představenstva připravuje návrhy směrnic, které se týkají činnosti samospráv a výkonu správy bytových domů. 5. V oblastech řízení ředitel rozhoduje o věcech, které nejsou stanovami, jednacím řádem představenstva, výslovně vyhrazeny shromáždění delegátů a představenstvu, např.: a) zajišťuje prostřednictvím správy plnění usnesení shromáždění delegátů a představenstva b) řídí přímo podřízené zaměstnance (vedoucí ekonomického úseku, vedoucí technického úseku, zaměstnance sekretariátu) c) seznamuje podřízené zaměstnance s platností obecně platných právních předpisů v jejich oblasti pracovní činnosti d) svolává a řídí poradu vedoucích zaměstnanců e) zajišťuje zvyšování odborného vzdělávání zaměstnanců účastí na krátkodobých vzdělávacích akcích f) zúčastňuje se jednání představenstva, porad předsedů a ředitelů bytových družstev a vzdělávacích akcí pořádaných Svazem českých a moravských družstev g) určuje způsob a postup při vyřizování stížnosti členů na pracovní činnost zaměstnanců
h) zajišťuje, aby finanční prostředky k hmotné zainteresovanosti zaměstnanců byly využívány spravedlivě diferencovaným odměňováním v souladu s obecně platnými předpisy a vnitřním mzdovým předpisem SBD i) zajišťuje kolektivní vyjednávání k uzavření kolektivní smlouvy, kontroluje její plnění a vyvozuje závěry z případného neplnění úkolů nebo plnění v rozporu s ustanovením kolektivní smlouvy, schvaluje čerpání nákladů ze sociálního fondu j) uzavírá za SBD závazkové vztahy s obchodními partnery do výše 300.000,- Kč k) zastupuje SBD při jednání s obchodními partnery, členy družstva, vlastníky jednotek bytových domů ve správě SBD, orgány státu a podepisuje písemnou dokumentaci vůči těmto subjektům, mimo činností vyhrazených stanovami nebo usneseními orgánů SBD předsedovi a místopředsedovi představenstva l) schvaluje vyřazování a způsob likvidace majetku 3.2 Poradní orgány 1. Poradním orgánem ředitele je porada vedoucích zaměstnanců, kterou svolává ředitel v závislosti na rozsahu řešených úkolů zpravidla jednou týdně za účasti vedoucích úseků a personalistky. Projednává zásadní řídící otázky související se správou za součinnosti všech úseků. 2. Vedoucí úseků pro zajištění úkolů, vyplývajících z porad vedoucích zaměstnanců a k realizaci dlouhodobých úkolů svolávají v závislosti na rozsahu řešených úkolů porady úseků za účasti zaměstnanců úseků. 3. K zajištění činností, vyplývajících z obecně platných právních předpisů a vnitřních předpisů SBD, ustanovuje ředitel další komise, jejichž náplň a složení stanoví příkazem ředitele, např. likvidační, škodní, inventarizační, vyřazovací, skartační, atd. 3.3 Sekretariát 1. Sekretariát, podléhající řízení ředitele, zajišťuje po stránce organizační činnost ředitele a představenstva. Spolupracuje s dalšími úseky SBD, výbory samospráv a poskytuje jim podklady, které potřebují k zabezpečení své činnosti. Vede dokumentaci SBD (zápisy shromáždění delegátů, představenstva, komisí představenstva, členských schůzí samospráv, aktivů předsedů výborů samospráv a společenství vlastníků, vnitřní přepisy, stanovy, živnostenská oprávnění, protokoly kontrol orgánů státu, registrace SBD ve veřejných rejstřících, registrace u orgánů státu, evidence členů orgánů SBD, evidence razítek, atd.). 2. Další náplní sekretariátu jsou následující činnosti: a) vede personální agendu zaměstnanců spojenou se vznikem a ukončením pracovního poměru zaměstnanců (pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, popis pracovní pozice, mzdový výměr, přihlášky a odhlášky sociální zdravotní pojišťovně, zápočtový list a další různá potvrzení) b) připravuje podklady pro zpracování mezd, zpracovává statistická hlášení, přehledy a záznamy ve vztahu ke státním orgánům a pojišťovnám c) vyřizuje administrativně nástup zaměstnance do pracovního poměru (vstupní lékařská prohlídka, pracovní smlouva, vstupní školení BOZP, seznámení s právy a povinnostmi zaměstnance, atd.) d) vede evidenci žadatelů o přijetí do pracovního poměru e) sleduje plnění kolektivní smlouvy v oblasti personalistiky (životní jubilea zaměstnanců, přiznávání odměn zaměstnancům, zajištění preventivních lékařských prohlídek, školení a doškolení zaměstnanců, atd.) f) eviduje, vyhotovuje dopisy a další korespondenci ředitele, předsedy a místopředsedy představenstva, kontroluje náležitosti a úpravu korespondence dopisů dalších úseků
g) zabezpečuje příjem, evidenci a třídění došlé pošty, včetně jejího předání k vyřízení dalším úsekům h) rozděluje odborný tisk jednotlivým úsekům i) eviduje seznam členů orgánů SBD j) zajišťuje distribuci písemných materiálů samosprávám k) připravuje podkladové materiály pro jednání shromáždění delegátů, představenstva, aktivu předsedů výborů samospráv l) zajišťuje a eviduje nákup a spotřebu kancelářských potřeb 3. V oblasti členské evidence: a) přijímá přihlášky občanů za členy SBD b) vede evidenci členů v souladu s ustanovením zákona č. 101/2000 Sb., kontroluje úhradu zápisného, základního členského vkladu a eviduje ukončení členství, převod členských práv c) informuje o změnách údajů v členské evidenci další úseky a výbory samospráv d) připravuje předsedovi představenstva agendu související s uzavíráním nájemních smluv bytů a nebytových prostor (dědictví, úprava práv manželů, podnájmy, výměny, informace pro orgány soudu, notáře, atd.) e) měsíčně připravuje pro jednání představenstva zprávu o změnách v členské evidenci f) provádí analýzu zápisů členských schůzí samospráv g) přijímá stížnosti členů a podle charakteru je předává technikovi bytového domu nebo organizační komisi představenstva h) vede evidenci, archiv stížností a podílí se na administrativním řešení stížností i) připravuje podklady pro organizační komisi představenstva j) zpracovává změny pro zápis v obchodním rejstříku 3.4 Ekonomický úsek 1. Ekonomický úsek řídí vedoucí úseku. Zodpovídá za jeho činnost a vykonává následující pracovní činnosti: a) zpracovává popisy pracovní pozice podřízených zaměstnanců b) předkládá řediteli návrhy vnitřních předpisů a smluv c) zúčastňuje se porad vedoucích zaměstnanců d) soustavně sleduje nové obecně platné právní předpisy, vztahující se v metodické oblasti k řízení úseku a dbá na jejich aplikaci v praxi e) zajišťuje finanční, úvěrovou, daňovou, spisovou, skartační činnost f) kontroluje dodržování oběhu účetních dokladů g) řídí inventarizaci majetku a závazků h) zodpovídá za zpracování řádné účetní závěrky a předává podklady auditorovi i) provádí komplexní ekonomické analýzy hospodaření SBD a na jejich základě navrhuje opatření řediteli a ekonomické komisi představenstva j) zodpovídá za fungování komplexního informačního systému Integri a s tím související technické zabezpečení k) metodicky usměrňuje dokumentační činnost ekonomického úseku l) vyřizuje reklamace v působnosti ekonomického úseku m) spolupracuje s výbory samospráv na financování středisek BH n) zastupuje v době nepřítomnosti ředitele v zaměstnaneckých vztazích o) připravuje do programu jednání ekonomické komise představenstva zprávu o ŘÚZ, návrh na rozdělení zisku, včetně zprávy auditora p) navrhuje varianty pro krátkodobé nebo dlouhodobé zhodnocení finančních prostředků r) připravuje podklady pro uzavření smluv o poskytnutí úvěru s) připravuje podkladové materiály pro ekonomickou komisi představenstva
t) účastní se vzdělávacích akcí zaměstnavatele nebo třetích osob, na které je zaměstnavatelem vyslán a rozhoduje o účasti podřízených zaměstnanců na vzdělávacích akcích 2. Ekonomický úsek se organizačně člení na oddělení financování a majetku a oddělení správy informačního systému a nájmu. Úsek spolupracuje s dalšími úseky správy. Oddělení financování a majetku: a) sestavuje účetní rozvrh a číselník středisek včetně přístupu do informačního systému b) zajišťuje správnost, úplnost, včasnost účtování, dokladování a vzájemných vazeb jednotlivých účetních záznamů c) vede evidenci finančních operací, majetku, zásob, pohledávek a závazků a jejich úhrady včetně penalizace d) sestavuje odpisový plán majetku e) vystavuje účetní doklady, provádí fakturaci třetím osobám na základě podkladů technického úseku f) vede odděleně účetnictví bytového a ostatního hospodářství a sleduje výsledky jejich hospodaření g) vede účetní evidenci členských podílů v souladu s podklady členské evidence h) kontroluje stav a pohyb cenin v souladu s účetními záznamy i) předává k archivaci účetní doklady v souladu s vnitřní směrnicí j) zajišťuje bezhotovostní a hotovostní platební styk s peněžními ústavy, včetně sledování stavu finančních prostředků na bankovních účtech k) zpracovává statistická hlášení SČMBD l) zpracovává statistická hlášení v oblasti ekonomiky m) sestavuje účetní závěrku SBD n) vede účetnictví společenstvím vlastníků o) poskytuje dalším úsekům podklady, které potřebují k zabezpečení své činnosti p) poskytuje informace samosprávám o stavu a čerpání prostředků DZODI, včetně příslušných dokladů r) zajišťuje vyúčtování záloh u nebytových prostor Oddělení správy informačního systému a nájmu a) vystavuje měsíční předpisy nájemného uživatelům na základě vyúčtování zálohových plateb za předcházející kalendářní rok v souladu s pokyny vedení družstva a samospráv b) připravuje podklady pro odpočty stavů studené a teplé užitkové vody c) provádí roční vyúčtování zálohových plateb za služby spojené s užíváním bytů d) řeší reklamace vyúčtování zálohových plateb za služby spojené s užíváním bytů e) vyhodnocuje roční spotřebu tepla v jednotlivých domech pro statistické účely f) zúčtovává a eviduje úhrady od uživatelů bytů, upozorňuje dlužníky na výši dluhu g) připravuje podklady pro představenstvo o stavu výběru nájemného včetně návrhů na sjednání splátek dluhů, případně jiné řešení h) předává právnímu zástupci SBD podklady pro vymáhání pohledávek po lhůtě splatnosti i) zajišťuje provoz pokladny SBD a dodržování pokladního limitu j) zajišťuje pojištění společných částí domů, včetně vyřizování škodních událostí 3.5 Technický úsek 1. Technický úsek řídí vedoucí úseku. Zodpovídá za jeho činnost a vykonává následující pracovní činnosti: a) zpracovává popisy pracovní pozice podřízených zaměstnanců
b) předkládá řediteli návrhy vnitřních předpisů a smluv c) zúčastňuje se porad vedoucích zaměstnanců d) soustavně sleduje nové obecně platné právní předpisy vztahující se k oblasti řízení úseku e) zajišťuje vedení dokumentace úseku v souladu s vnitřními předpisy a obecně platnými předpisy f) sleduje nejnovější poznatky z oblasti stavební technologie g) vyřizuje reklamace v působnosti technického úseku h) ve spolupráci s vedoucí ekonomického úseku zpracovává investiční plán na daný kalendářní rok i) zpracovává harmonogramy na výměny vodoměrů a indikátorů topných nákladů j) připravuje podkladové materiály pro technickou komisi představenstva k) účastní se vzdělávacích akcí zaměstnavatele nebo třetích osob, na které je zaměstnavatelem vyslán a rozhoduje o účasti podřízených zaměstnanců na vzdělávacích akcích l) zajišťuje výběrové řízení pro výběr dodavatele m) vykonává správu bytových domů n) s obchodními partnery zpracovává smlouvy o dílo o) kontroluje průběh investičních akcí v daném kalendářním roce p) zpracovává a archivuje fotodokumentaci průběhu investičních akcí r) sleduje vyhlášení projektů dotačních titulů orgány státu a samosprávy s) zpracovává statické hlášení pro potřeby SČMBD a orgánů státu t) navrhuje aktualizaci správci komplexního informačního systému Integri u) zpracovává seznam provedených energeticky úsporných opatření za daný kalendářní rok 2. Úkoly technického úseku zajišťují technici bytového hospodářství, technik převodu bytů a řemeslníci. Úsek spolupracuje s dalšími úseky správy SBD. 3. Hlavní úkoly úseku technického jsou následující: a) spolupracuje s dalšími úseky správy a poskytuje jim podklady, které potřebují k zabezpečení své činnosti b) smluvně zajišťuje dodávky tepla, teplé užitkové vody, studené vody, elektrické energie, plynu a dalších služeb pro společné části bytových domů, další nemovitosti SBD a organizuje výběrové řízení na dodavatele c) soustřeďuje dokumentaci nemovitostí SBD (projektová dokumentace, doklady o revizích, kontrolách, tlakových zkouškách, kolaudační rozhodnutí, atd.) d) zajišťuje revize a kontroly elektroinstalace, plynových zařízení, technických zařízeních e) připravuje dokumentaci pro stavební a územní řízení f) zpracovává plány oprav jednotlivých domů a spolupracuje s výbory samospráv při jejich realizaci g) vydává stanovisko uživatelům ke stavebním úpravám bytových jednotek pro potřeby stavebního řízení h) organizuje dopravu motorových vozidel SBD i) odpovídá za kontrolu plnění povinností dodavatelů, obsahové a věcné správnosti faktur j) provádí odborný dozor při výstavbě a opravách nemovitostí ve správě SBD k) vede evidenci o předávání bytů (předávací protokol) l) vede evidenci žádostí o převod bytů do osobního vlastnictví m) zpracovává případné změny v prohlášení vlastníka nemovitosti n) zpracovává smlouvy o převodu bytů do osobního vlastnictví o) zpracovává smlouvy o zajišťování správy společných částí domů
p) vede evidenci pozemků a nemovitostí ve vlastnictví SBD r) vede evidenci všech instalovaných měřidel s) archivuje protokoly o montáži a předání poměrových měřidel uživatelům, provádí jejich aktualizaci v komplexním informačním systému Integri t) zajišťuje dodržování obecně platných právních předpisů v oblasti BOZP a PO u) zadává data o spotřebě studené a teplé vody do systému Integri v) sleduje dobu platnosti měřidel a zajišťuje jejich výměnu x) zajišťuje ověření měřidel při reklamaci spotřeby y) vyhodnocuje roční spotřebu elektrické energie v jednotlivých domech pro statistické účely z) řeší reklamace v dodávce elektrické energie, tepla, TUV, studené vody, plynu jednotlivým domům od dodavatele, které jsou v rozporu se smlouvou Hlavní úkoly úseku technického, které zajišťují zaměstnanci řemeslných pracovních pozic, jsou následující: a) zajišťuje činnosti související s údržbou nemovitostí ve správě SBD, popř. třetích osob (instalatérské, zednické, pokrývačské, izolatérské, zámečnické, truhlářské, elektrikářské, atd.) b) vede evidenci objednávek a realizuje údržbu a opravy c) zajišťuje provozuschopnost motorových vozidel SBD d) vede evidenci dopravy dle vnitřní směrnice (příkazy k jízdě, evidence spotřeby PHM, pojištění odpovědnosti z provozu vozidel, atd.) e) vydává osobní ochranné pracovní pomůcky zaměstnancům dle vnitřních směrnic f) zajišťuje instalaci a výměnu vadných vodoměrů g) zabezpečuje nákup zásob do skladů (instalatér, elektrikář) h) přijímá dodávky, odpovídá za jejich množství a kvalitu, kontroluje obsahovou a věcnou správnost dodavatelských faktur i) skladuje zakoupené zásoby, vede skladovou evidenci, zajišťuje aktivaci skladových zásob, provádí kontrolu skutečného stavu zásob j) provádí měření televizních a rozhlasových signálů na domech SBD, včetně vypracování měřících protokolů k) provádí kompletní instalace a montáž, údržbu televizních anténních systémů a TV rozvodů v domech l) zajišťuje podnikatelskou činnost pro třetí osoby 4. Předávání pracovních pozic 1. Předávání pracovních pozic řídí nadřízený zaměstnanec zaměstnance, předávajícího pracovní pozici. 2. Předávání pracovních pozic zaměstnanců je vždy prováděno protokolárně. Protokol o předání pracovní pozice musí obsahovat: - předávající osoby - soupis a stav majetku - spisová dokumentace - termíny plnění pravidelných pracovních úkolů - rozpracované úkoly s popisem jejich řešení - nesplněné úkoly - vyjádření a podpis předávajícího, přebírajícího a nadřízeného zaměstnance - datum předání
5. Závěrečná ustanovení 1. Organizační řád byl schválen jako směrnice SBD č. 67/2014 na jednání představenstva dne 14. 1. 2014 a dnem 14. 1. 2014 nabývá účinnosti. 2. Dnem 14. 1. 2014 končí účinnost směrnice SBD č. 31/2003 - Organizačního řádu SBD Vsetín, včetně všech dodatků 3. Seznámení zaměstnanců se směrnicí č. 67/2014 zajistí ředitel. Vsetín dne 14. 1. 2014 PaedDr. Antonín Bařák Předseda představenstva